अपने ईमेल इनबॉक्स को नीचे न आने दें।
आउटलुक में शानदार सुविधाओं का खजाना है जो आपको अपने इनबॉक्स को प्रबंधित करने देता है, जिससे आपको अधिक नियंत्रण और समय की बचत होती है। आप नियमों और सशर्त स्वरूपण का उपयोग करके ईमेल को स्वचालित रूप से फ़िल्टर कर सकते हैं, शॉर्टकट और खोज का उपयोग करके आपको जो चाहिए उसे गति दें, और जंक फ़िल्टर का उपयोग करके उस सभी स्पैम से छुटकारा पाएं। हम आपको दिखाएंगे कि आउटलुक के उत्पादकता टूल का सर्वोत्तम उपयोग कैसे करें।
यदि आपके पास अपने आउटलुक इनबॉक्स को प्रबंधित करने के बारे में साझा करने के लिए आपकी अपनी युक्तियां हैं, तो हमें टिप्पणियों में बताना सुनिश्चित करें।
नियमों के साथ प्रबंधित करें
आउटलुक में नियम बहुत शक्तिशाली हैं और आपके इनबॉक्स को प्रबंधित करने में आपका बहुत समय बचा सकते हैं। आपके इनबॉक्स में आने वाला कोई भी संदेश आपके द्वारा बताए गए नियमों का पालन करेगा। उदाहरण के लिए, आप अपने प्रबंधक के किसी भी संदेश को फ़्लैग करने और ध्वनि चलाने के लिए चिह्नित कर सकते हैं। वैकल्पिक रूप से, आप "न्यूज़लेटर" कीवर्ड वाले किसी भी संदेश को ट्रैश में ले जा सकते हैं।
आगे बढ़ने के लिए, होम . चुनें शीर्ष रिबन से टैब करें और नियम> नियम बनाएं select चुनें . यदि आपने कोई ईमेल चुना है तो आप देखेंगे कि कुछ फ़ील्ड पहले से भरी हुई हैं, लेकिन आप इन्हें अपनी इच्छानुसार बदल सकते हैं।
अपने नियमों पर वास्तव में अनुकूलन प्राप्त करने के लिए आप उन्नत विकल्प... . पर क्लिक करना चाहेंगे यहां आप कितनी भी शर्तें निर्धारित कर सकते हैं जिन्हें पूरा करना है, साथ ही उन संदेशों का क्या होता है जो उनसे मेल खाते हैं।
नियम बनाने और प्रबंधित करने के बारे में पूर्ण मार्गदर्शन के लिए, आउटलुक नियमों को अपना इनबॉक्स प्रबंधित करने देने के लिए हमारी मार्गदर्शिका देखें।
शॉर्टकट में महारत हासिल करें
यदि आप अपने इनबॉक्स को दक्षता के साथ प्रबंधित करना चाहते हैं, तो आपको अपनी उंगलियों पर उपलब्ध सभी कीबोर्ड शॉर्टकट में महारत हासिल करने की आवश्यकता होगी।
सबसे अच्छे में से एक है Alt + H . को दबाना , जो तब आपके द्वारा प्रेस करने के लिए संबंधित कुंजी के साथ रिबन को हाइलाइट करता है। अन्य उदाहरणों में शामिल हैं Ctrl + E खोज बॉक्स पर जाने के लिए, Ctrl + 1--6 विभिन्न दृश्यों (जैसे मेल, कैलेंडर और संपर्क) के बीच जाने के लिए, और सम्मिलित करें किसी संदेश को फ़्लैग करने के लिए।
बेशक, ये सिर्फ सतह को खरोंचते हैं। अधिक विस्तृत सूची के लिए, आउटलुक कीबोर्ड शॉर्टकट के लिए हमारी मार्गदर्शिका ब्राउज़ करना सुनिश्चित करें।
जंक फिल्टर और क्लटर फोल्डर का उपयोग करें
स्पैम इनबॉक्स का अभिशाप है। आप जिन ईमेल को पढ़ना चाहते हैं, उन्हें खोजने में अपना समय बर्बाद न करें; इसके बजाय, आउटलुक को जंक फिल्टर और क्लटर फीचर का उपयोग करके इसकी देखभाल करने दें।
आप इसे कितना सख्त बनाना चाहते हैं, इस पर निर्भर करते हुए जंक फ़िल्टर में अलग-अलग सुरक्षा स्तर होते हैं। अपनी सेटिंग बदलने के लिए, होम . पर जाएं रिबन में टैब करें और जंक> जंक ई-मेल विकल्प... . चुनें
यहां आप निम्न . का चयन कर सकते हैं स्पष्ट जंक फ़िल्टर करने के लिए, उच्च सबसे जंक पकड़ने के लिए, लेकिन संभावना के साथ कुछ सामान्य ईमेल भी पकड़े जा सकते हैं, या केवल सुरक्षित सूचियां केवल उन प्रेषकों से प्राप्त करने के लिए जिन्हें आपने स्वीकृत किया है।
उसी विंडो से, सुरक्षित प्रेषक का उपयोग करें और अवरुद्ध प्रेषक टैब उन ईमेल पतों या डोमेन को सूचीबद्ध करने के लिए जो आप करते हैं और जिन्हें आप क्रमशः प्राप्त नहीं करना चाहते हैं।
व्यवसाय के लिए Office 365 उपयोगकर्ता क्लटर नामक एक नई सुविधा का भी उपयोग कर सकते हैं। प्रेषक, संदेश की सामग्री और आपके पढ़ने की आदतों का विश्लेषण करके, आउटलुक कुछ ईमेल को आपके इनबॉक्स फ़ोल्डर से दूर और अव्यवस्था में ले जाएगा। आप किसी ईमेल को मैन्युअल रूप से क्लटर में ले जा सकते हैं और राइट-क्लिक . द्वारा सिस्टम को सीखने में मदद कर सकते हैं संदेश और स्थानांतरित करें> अव्यवस्था में ले जाएं . का चयन करें ।
अव्यवस्था डिफ़ॉल्ट रूप से सक्षम है, लेकिन आप इसे आउटलुक के वेब संस्करण के माध्यम से बंद कर सकते हैं। कोग आइकन . क्लिक करें और विकल्प> मेल> स्वचालित संसाधन> अव्यवस्था . पर नेविगेट करें और अव्यवस्था के रूप में पहचाने गए आइटम को अलग करें . को अनचेक करें , फिर सहेजें . क्लिक करें ।
यदि आप अधिक स्पैम फ़िल्टरिंग युक्तियों के बाद हैं, तो आउटलुक जंक मेल से बचने के तरीके के बारे में हमारी मार्गदर्शिका पढ़ें।
पैरामीटर का उपयोग करके खोजें
यदि आप इतने इच्छुक हैं, तो आप शायद अपने इनबॉक्स को क्रमबद्ध न करके दूर हो सकते हैं, और केवल आउटलुक के भीतर शक्तिशाली खोज का उपयोग करें। अपनी ईमेल लिस्टिंग के शीर्ष पर तत्काल खोज बॉक्स का उपयोग करके, आप अपने सभी फ़ोल्डरों और मेलबॉक्सों को वर्तमान मेलबॉक्स से चुनकर खोज सकते हैं। ड्रॉपडाउन।
खोज बॉक्स के भीतर ही आपको बस कुछ टाइप करना शुरू करना होगा और आउटलुक इसे किसी भी क्षेत्र में खोजने की कोशिश करेगा, जैसे प्रेषक का नाम, विषय, या संदेश का मुख्य भाग। आप और . जैसे तार्किक ऑपरेटरों का उपयोग करके अधिक विशिष्ट प्राप्त कर सकते हैं , या , और नहीं . आप से . जैसे पैरामीटर का भी उपयोग कर सकते हैं , विषय , और प्राप्त , उसके बाद एक कोलन और आपका कार्यकाल। इनकी पूरी सूची प्रासंगिक आउटलुक समर्थन पृष्ठ पर देखी जा सकती है।
खोज बॉक्स में क्लिक करने से खोज . सामने आएगा रिबन पर टैब, जहां आप इंटरफ़ेस से इनमें से कई पैरामीटर चुन सकते हैं।
सशर्त स्वरूपण के साथ फ़्लेयर
सशर्त स्वरूपण आपको नियमों के एक समूह से मेल खाने वाले संदेशों पर एक विशेष शैली लागू करने की अनुमति देता है। उदाहरण के लिए, आप एक सप्ताह पहले प्राप्त ईमेल का फ़ॉन्ट रंग बदल सकते हैं या किसी कीवर्ड वाले ईमेल को एक श्रेणी में रख सकते हैं।
सशर्त स्वरूपण सेट करने के लिए, देखें . पर नेविगेट करें रिबन में टैब करें और सेटिंग देखें . क्लिक करें> सशर्त स्वरूपण... जोड़ें Click क्लिक करें एक नया नियम बनाने के लिए, इसे एक नाम दें , और एक फ़ॉन्ट . सेट करें यदि आप चाहते हैं। तैयार होने पर, शर्त... . क्लिक करें
यह इस विंडो से है कि आप नियम के बारीक विवरण को बेहतर बना सकते हैं। उदाहरण के लिए, प्रेषक... . का उपयोग करें प्रेषकों को निर्दिष्ट करने के लिए नियम लागू होगा या समय तिथि के आधार पर आवेदन करना है। अधिक विकल्प . जैसे अन्य टैब देखना सुनिश्चित करें और उन्नत , जिनमें से पूर्व आपको रंग श्रेणियां सेट करने की अनुमति देता है।
हो जाने पर, ठीक . क्लिक करें और ठीक दोबारा। इस सब के बारे में अधिक जानकारी के लिए, सशर्त स्वरूपण के साथ ईमेल को चिह्नित करने के बारे में हमारी मार्गदर्शिका पढ़ें।
भेजे गए ईमेल को याद करें
क्या आपने कभी एक ईमेल भेजा है जिसे आप चाहते हैं कि आप उलट सकते हैं? ऐसा संभव हो सकता है। आपको एक एक्सचेंज खाते का उपयोग करने की आवश्यकता है और प्राप्तकर्ता को उसी सर्वर पर होना चाहिए। साथ ही, यदि मूल ईमेल को पढ़ लिया गया है या किसी अन्य फ़ोल्डर में स्थानांतरित कर दिया गया है तो रिकॉल विफल हो जाएगा।
याद करने का प्रयास करने के लिए, अपने भेजे गए आइटम . पर जाएं और वह संदेश खोलें जिसे आप याद करना चाहते हैं। संदेश का चयन करें शीर्ष पर रिबन पर टैब करें, फिर स्थानांतरित करें . में समूह, कार्रवाइयां . क्लिक करें और फिर इस संदेश को याद करें...
खुलने वाली नई विंडो से, वह कार्रवाई तय करें जिसे आप करना चाहते हैं। या तो इस संदेश की अपठित प्रतियां हटाएं प्राप्तकर्ता के इनबॉक्स से ईमेल निकालने के लिए या अपठित प्रतियां हटाएं और एक नए संदेश से बदलें मूल के स्थान पर एक नया ईमेल भेजने के लिए।
मुझे बताएं कि प्रत्येक प्राप्तकर्ता के लिए रिकॉल सफल होता है या विफल रहता है आपको याद करने के प्रत्येक प्रयास का परिणाम बताने के लिए आपको एक ईमेल भेजेगा, जिसका सारांश आप ट्रैकिंग पर क्लिक करके देख सकते हैं रिबन में आइकन।
ठीकक्लिक करें जब संदेश को आज़माने और याद करने के लिए तैयार हों। इस प्रक्रिया के बारे में अधिक जानकारी के लिए, रिकॉल के सभी कारकों और कुछ अन्य विकल्पों के साथ, हमारी ईमेल रिकॉलिंग गाइड देखें।
बॉस योर इनबॉक्स
यह अनुमान है कि हर दिन 205 अरब ईमेल भेजे जाते हैं। शुक्र है, इनमें से केवल एक छोटा सा हिस्सा ही आपके इनबॉक्स में आएगा, लेकिन अक्सर इनके माध्यम से जाने में भी परेशानी होती है। इनबॉक्स प्रबंधन में पेशेवर बनने के लिए हमारी सभी युक्तियों का उपयोग करना सुनिश्चित करें।
क्या आप अभी भी और भी शानदार आउटलुक टिप्स जानना चाहते हैं? यदि ऐसा है, तो आउटलुक में महारत हासिल करने के लिए हमारे 10 त्वरित सुझावों और अपने आउटलुक वर्कफ़्लो को बढ़ावा देने के 6 तरीकों के साथ अपने ज्ञान को आगे बढ़ाएं। आप कुछ ही समय में एक ईमेल विज़ार्ड बन जाएंगे।
अपने इनबॉक्स पर नियंत्रण रखने के लिए आप किन विधियों का उपयोग करते हैं? क्या ऐसी कोई विशेषताएँ हैं जिन्हें आप Outlook में जोड़ना चाहते हैं?