अपने ईमेल इनबॉक्स को आपको निराश न करने दें।
आउटलुक में बेहतरीन सुविधाओं का खजाना है जो आपको अपने इनबॉक्स को प्रबंधित करने देते हैं, जिससे आपको अधिक नियंत्रण मिलता है और समय की बचत होती है। आप नियमों और सशर्त स्वरूपण का उपयोग करके ईमेल को स्वचालित रूप से फ़िल्टर कर सकते हैं, शॉर्टकट और खोज का उपयोग करके जो आपको चाहिए उसे तेजी से ढूंढ सकते हैं, और जंक फ़िल्टर का उपयोग करके उस सभी स्पैम से छुटकारा पा सकते हैं। हम आपको दिखाएंगे कि आउटलुक के उत्पादकता टूल का सर्वोत्तम उपयोग कैसे करें।
यदि आपके पास आउटलुक इनबॉक्स प्रबंधित करने के लिए अपने स्वयं के सुझाव हैं, तो टिप्पणियों में हमें बताना सुनिश्चित करें।
नियमों के साथ प्रबंधित करें
आउटलुक में नियम बहुत शक्तिशाली हैं और आपके इनबॉक्स को प्रबंधित करने में आपका बहुत समय बचा सकते हैं। आपके इनबॉक्स में आने वाला कोई भी संदेश आपके द्वारा उल्लिखित नियमों का पालन करेगा। उदाहरण के लिए, आप अपने प्रबंधक के किसी भी संदेश को फ़्लैग करवा सकते हैं और ध्वनि बजा सकते हैं। वैकल्पिक रूप से, आप "न्यूज़लेटर" कीवर्ड वाले किसी भी संदेश को कचरे में ले जा सकते हैं।
शुरू करने के लिए, शीर्ष रिबन से होम टैब चुनें और नियम > नियम बनाएं चुनें। यदि आपने कोई ईमेल चुना था तो आप देखेंगे कि कुछ फ़ील्ड पहले से भरे हुए हैं, लेकिन आप इन्हें अपनी इच्छानुसार बदल सकते हैं।
अपने नियमों पर वास्तव में अनुकूलन प्राप्त करने के लिए आप उन्नत विकल्प... पर क्लिक करना चाहेंगे। यहां आप कई शर्तें सेट कर सकते हैं जिन्हें पूरा किया जाना है, साथ ही उन संदेशों के साथ क्या होता है जो उनसे मेल खाते हैं।
नियम बनाने और प्रबंधित करने पर पूर्ण मार्गदर्शन के लिए, अपने इनबॉक्स को प्रबंधित करने के लिए आउटलुक नियमों पर हमारी गाइड देखें।
शॉर्टकट्स में महारत हासिल करें
यदि आप अपने इनबॉक्स को दक्षता के साथ प्रबंधित करना चाहते हैं, तो आपको अपनी उंगलियों पर उपलब्ध सभी कीबोर्ड शॉर्टकट्स में महारत हासिल करने की आवश्यकता होगी।
सबसे अच्छे में से एक है Alt + H दबाना, जो फिर रिबन को संबंधित कुंजी के साथ हाइलाइट करता है जिसे आपको दबाना है। अन्य उदाहरणों में सर्च बॉक्स पर जाने के लिए Ctrl + E, विभिन्न दृश्यों (जैसे मेल, कैलेंडर, और संपर्क) के बीच जाने के लिए Ctrl + 1-6, और किसी संदेश को फ़्लैग करने के लिए Insert शामिल हैं।
बेशक, ये सिर्फ सतह को खरोंचते हैं। अधिक व्यापक सूची के लिए, आउटलुक कीबोर्ड शॉर्टकट्स पर हमारी गाइड ब्राउज़ करना सुनिश्चित करें।
जंक फ़िल्टर और क्लटर फ़ोल्डर का उपयोग करें
स्पैम इनबॉक्स का अभिशाप है। उन ईमेल को ढूंढने की कोशिश में अपना समय बर्बाद न करें जिन्हें आप पढ़ना चाहते हैं; इसके बजाय, जंक फ़िल्टर और क्लटर सुविधा का उपयोग करके आउटलुक को इसका ख्याल रखने दें।
जंक फ़िल्टर में विभिन्न सुरक्षा स्तर होते हैं, यह इस पर निर्भर करता है कि आप इसे कितना सख्त चाहते हैं। अपनी सेटिंग्स बदलने के लिए, रिबन में होम टैब पर जाएं और जंक > जंक ई-मेल विकल्प... चुनें।
यहां आप कम चुन सकते हैं स्पष्ट जंक को फ़िल्टर करने के लिए, उच्च सबसे अधिक जंक पकड़ने के लिए, लेकिन कुछ सामान्य ईमेल भी पकड़े जा सकते हैं, या केवल सुरक्षित सूचियां केवल उन प्रेषकों से प्राप्त करने के लिए जिन्हें आपने अनुमोदित किया है।
उसी विंडो से, सुरक्षित प्रेषक और अवरुद्ध प्रेषक टैब का उपयोग करके उन ईमेल पतों या डोमेन को सूचीबद्ध करें जिन्हें आप क्रमशः प्राप्त करना चाहते हैं और नहीं चाहते हैं।
ऑफिस 365 फॉर बिजनेस उपयोगकर्ता क्लटर नामक एक नई सुविधा का भी उपयोग कर सकते हैं। प्रेषक, संदेश की सामग्री और आपकी पढ़ने की आदतों का विश्लेषण करके, आउटलुक कुछ ईमेल को आपके इनबॉक्स फ़ोल्डर से दूर क्लटर में ले जाएगा। आप राइट-क्लिक करके किसी ईमेल को मैन्युअल रूप से क्लटर में ले जा सकते हैं और ले जाएं > क्लटर में ले जाएं चुनकर सिस्टम को सीखने में मदद कर सकते हैं।
क्लटर डिफ़ॉल्ट रूप से सक्षम है, लेकिन आप इसे आउटलुक के वेब संस्करण के माध्यम से बंद कर सकते हैं। कॉग आइकन पर क्लिक करें और विकल्प > मेल > स्वचालित प्रसंस्करण > क्लटर पर नेविगेट करें और क्लटर के रूप में पहचाने गए आइटम अलग करें को अनचेक करें, फिर सहेजें पर क्लिक करें।
अधिक स्पैम फ़िल्टरिंग युक्तियों के लिए, आउटलुक जंक मेल से बचने के तरीके पर हमारी गाइड पढ़ें।
पैरामीटर्स का उपयोग करके खोजें
आप शायद अपने इनबॉक्स को बिल्कुल भी सॉर्ट किए बिना बच सकते हैं, यदि आप इतने इच्छुक थे, और बस आउटलुक के भीतर शक्तिशाली खोज का उपयोग कर सकते थे। अपने ईमेल लिस्टिंग के शीर्ष पर त्वरित खोज बॉक्स का उपयोग करके, आप वर्तमान मेलबॉक्स ड्रॉपडाउन से चयन करके अपने सभी फ़ोल्डर्स और मेलबॉक्स में खोज सकते हैं।
खोज बॉक्स के भीतर आप बस कुछ टाइप करना शुरू करते हैं और आउटलुक इसे किसी भी फ़ील्ड में खोजने का प्रयास करेगा, जैसे प्रेषक नाम, विषय, या संदेश बॉडी। आप AND, OR, और NOT जैसे तार्किक ऑपरेटर्स का उपयोग करके अधिक विशिष्ट प्राप्त कर सकते हैं। आप from, subject, और received जैसे पैरामीटर्स का भी उपयोग कर सकते हैं, उसके बाद कोलन और आपका शब्द। इनकी पूरी सूची संबंधित आउटलुक समर्थन पेज पर देखी जा सकती है।
खोज बॉक्स में क्लिक करने से रिबन पर खोज टैब आ जाएगा, जहां आप इंटरफ़ेस से इनमें से कई पैरामीटर्स का चयन कर सकते हैं।
सशर्त स्वरूपण के साथ स्टाइल
सशर्त स्वरूपण आपको उन संदेशों पर एक विशेष शैली लागू करने की अनुमति देता है जो नियमों के एक सेट से मेल खाते हैं। उदाहरण के लिए, आप एक सप्ताह पहले प्राप्त ईमेल का फ़ॉन्ट रंग बदल सकते हैं या किसी कीवर्ड वाले ईमेल को किसी श्रेणी में डाल सकते हैं।
सशर्त स्वरूपण सेट करने के लिए, रिबन में व्यू टैब पर नेविगेट करें और व्यू सेटिंग्स > सशर्त स्वरूपण... पर क्लिक करें। एक नया नियम बनाने के लिए जोड़ें पर क्लिक करें, इसे एक नाम दें, और यदि चाहें तो फ़ॉन्ट सेट करें। तैयार होने पर, शर्त... पर क्लिक करें।
यह वह विंडो है जहां से आप नियम के बेहतर विवरण को सुधार सकते हैं। उदाहरण के लिए, नियम पर लागू होने वाले प्रेषकों को निर्दिष्ट करने के लिए प्रेषक... का उपयोग करें या तिथि के आधार पर लागू करने के लिए समय। अधिक विकल्प और उन्नत जैसे अन्य टैब देखना सुनिश्चित करें, पूर्व वाला आपको रंग श्रेणियां सेट करने की अनुमति देता है।
हो जाने पर, ओके और फिर से ओके पर क्लिक करें। इस सब पर अधिक जानकारी के लिए, ईमेल को सशर्त स्वरूपण के साथ मार्कअप करने पर हमारी गाइड पढ़ें।
एक भेजे गए ईमेल को वापस बुलाएं
क्या आपने कभी कोई ईमेल भेजा है जिसे आप वापस लेना चाहते हैं? यह संभव हो सकता है। आपको एक्सचेंज खाते का उपयोग करने की आवश्यकता है और प्राप्तकर्ता को उसी सर्वर पर होना होगा। साथ ही, यदि मूल ईमेल पढ़ा जा चुका है या किसी अन्य फ़ोल्डर में ले जाया गया है तो रिकॉल विफल हो जाएगा।
रिकॉल का प्रयास करने के लिए, अपने भेजे गए आइटम पर जाएं और वह संदेश खोलें जिसे आप वापस बुलाना चाहते हैं। शीर्ष पर रिबन पर संदेश टैब चुनें, फिर, ले जाएं समूह में, कार्रवाई पर क्लिक करें और फिर यह संदेश वापस बुलाएं...
खुलने वाली नई विंडो से, वह कार्रवाई तय करें जो आप करना चाहते हैं। या तो इस संदेश की अपठित प्रतियां हटाएं प्राप्तकर्ता के इनबॉक्स से ईमेल हटाने के लिए या अपठित प्रतियां हटाएं और नए संदेश से बदलें मूल के स्थान पर एक नया ईमेल भेजने के लिए।
मुझे बताएं कि क्या रिकॉल प्रत्येक प्राप्तकर्ता के लिए सफल या विफल होता है को चेक करने से आपको प्रत्येक रिकॉल प्रयास के परिणाम के बारे में एक ईमेल भेजा जाएगा, जिसका सारांश आप रिबन में ट्रैकिंग आइकन पर क्लिक करके देख सकते हैं।
तैयार होने पर ओके पर क्लिक करें और संदेश को वापस बुलाने का प्रयास करें। इस प्रक्रिया पर अधिक जानकारी के लिए, रिकॉल के सभी कारकों और कुछ अन्य विकल्पों के साथ, हमारा ईमेल रिकॉलिंग गाइड देखें।
अपने इनबॉक्स पर राज करें
अनुमान है कि हर दिन 205 अरब ईमेल भेजे जाते हैं। शुक्र है, इनमें से केवल एक छोटा सा हिस्सा आपके इनबॉक्स में आएगा, लेकिन अक्सर उनमें से भी निकलना एक परेशानी होती है। इनबॉक्स प्रबंधन में समर्थक बनने के लिए हमारे सभी सुझावों का उपयोग करना सुनिश्चित करें।
क्या आप अभी भी और भी शानदार आउटलुक टिप्स जानना चाहते हैं? यदि हां, तो आउटलुक में महारत हासिल करने के लिए 10 त्वरित युक्तियों और अपने आउटलुक वर्कफ़्लो को बढ़ावा देने के 6 तरीकों के साथ अपने ज्ञान को आगे बढ़ाएं। आप कुछ ही समय में ईमेल विजार्ड बन जाएंगे।
आप अपने इनबॉक्स पर नियंत्रण रखने के लिए किन तरीकों का उपयोग करते हैं? क्या कोई ऐसी विशेषताएं हैं जिन्हें आप आउटलुक में जोड़ा देखना चाहेंगे?
