यदि आपका इनबॉक्स गड़बड़ है, तो Outlook के माध्यम से इसे प्रबंधित करने के कई तरीके हैं। जबकि हमने पहले ही चर्चा की है कि आप फ़ोल्डर्स, फ़िल्टर्स, और श्रेणियों का उपयोग कैसे कर सकते हैं, ये सभी बाद के बदलाव हैं, एक बार जब आपका ईमेल आप तक पहुंच जाता है। यदि आप वास्तव में एक साफ इनबॉक्स चाहते हैं, तो आप Windows 10 में Outlook ऐप में Rules सेट अप कर सकते हैं ताकि ईमेल संदेशों को स्वचालित रूप से स्थानांतरित, फ्लैग, और प्रतिक्रिया दे सकें। यहां देखें कैसे।
किसी संदेश से नियम बनाना
Outlook में नियम बनाने के सबसे आसान तरीकों में से एक है अपने संदेशों में से एक के माध्यम से। आप संदेश पर राइट-क्लिक करके, Rules चुनकर, और फिर Create Rule चुनकर शुरू कर सकते हैं। कुछ शर्तें होंगी जिन्हें आप चुन सकते हैं, लेकिन आप Advanced Options पर क्लिक करके अतिरिक्त भी ढूंढ सकते हैं। एक उदाहरण और डिफ़ॉल्ट परिदृश्य के रूप में, आप Outlook को उस शीर्षक या प्रेषक के संदेशों को एक फ़ोल्डर में ले जाने के लिए कॉन्फ़िगर कर सकते हैं, बस Subject contains के लिए चेकबॉक्स चुनें, और फिर Move the item to a folder के लिए चेकबॉक्स।
ऐसे कई नियम हैं जिनके बारे में हम अगले भाग में बताने वाले हैं। लेकिन, एक बार जब आप संतुष्ट हो जाते हैं, तो आप एक चुन सकते हैं। फिर, OK पर क्लिक करें। उसके बाद, आप नियम को तुरंत उपयोग करना चुन सकते हैं। बस Run this new rule now on messages already in the current folder checkbox चुनें, और फिर OK चुनें। आपको देखना चाहिए कि संदेश अब आपके द्वारा चुने गए फ़ोल्डर में चला जाएगा।
टेम्पलेट से नियम बनाना
किसी संदेश से नियम बनाने के अलावा, आप टेम्पलेट से नियम भी बना सकते हैं। ऐसा करने के लिए, File मेनू चुनें और फिर Manage Rules & Alerts चुनें। फिर आप New Rule पर क्लिक करना चाहेंगे। वहां से, एक टेम्पलेट चुनें। व्यवस्थित रहने, अप टू डेट रहने के लिए आप विभिन्न टेम्पलेट चुन सकते हैं। यहां तक कि एक ऐसा भी है जिसे आप स्क्रैच से चुन सकते हैं।
Staying Organized टेम्पलेट आपको संदेशों को स्थानांतरित करने, संदेशों को फ्लैग करने में मदद कर सकते हैं। Staying Up to Date टेम्पलेट किसी से मेल को अलर्ट विंडो में प्रदर्शित करने, या ध्वनि बजाने, या आपके फ़ोन पर अलर्ट भेजने में मदद कर सकते हैं।
इस उदाहरण में, हम Flag messages from someone for follow-up चुनेंगे। आप टेम्पलेट पर क्लिक करना चाहेंगे, अंडरलाइन मूल्यों पर क्लिक करके विवरण संपादित करें, उन्हें बदलें, और OK पर क्लिक करें। उसके बाद, आप Next चुनना चाहेंगे, शर्तें चुनें, प्रासंगिक जानकारी जोड़ें, और फिर Next पर क्लिक करें। आप इसे नाम देकर, इसकी समीक्षा करके, और Finish चुनकर सेट अप समाप्त कर सकते हैं।
नियमों पर नोट्स
Outlook में दो प्रकार के नियम हैं। पहला सर्वर-आधारित है, और दूसरा क्लाइंट-ओनली है। सर्वर-आधारित नियम आपके मेलबॉक्स पर सर्वर पर चलते हैं जब भी Outlook नहीं चल रहा होता है। वे उन संदेशों पर लागू होते हैं जो पहले आपके इनबॉक्स में जाते हैं, और नियम तब तक नहीं चलते जब तक वे सर्वर से नहीं गुजरते। क्लाइंट-ओनली नियम, इस बीच, केवल आपके कंप्यूटर पर चलते हैं। ये वे नियम हैं जो आपके सर्वर के बजाय Outlook में चलते हैं, और केवल तभी चलेंगे जब Outlook चल रहा हो। आप Microsoft के सपोर्ट पेज पर अंतर के बारे में अधिक जान सकते हैं।
