इन दिनों, आप स्कूल और काम के साथ पकड़ने के लिए, और यहां तक कि उन सभी ऑनलाइन शॉपिंग ऑर्डर्स के लिए अपने ईमेल इनबॉक्स में बहुत समय बिता रहे होंगे। इसका मतलब यह हो सकता है कि आपका इनबॉक्स गड़बड़ है, जिसका मतलब है कि अपने ईमेल प्रबंधित करना कुछ ऐसा है जो और भी अधिक महत्वपूर्ण है।
खैर, यदि आप पहले से इसका उपयोग नहीं कर रहे हैं, तो Microsoft Outlook ऐप, Microsoft 365 के हिस्से के रूप में शामिल, Windows 10 पर अपने ईमेल प्रबंधित करने का एक शानदार तरीका है। इसके साथ, आप ईमेल को फ़ोल्डर्स में व्यवस्थित कर सकते हैं, Teams मीटिंग्स बना सकते हैं, और बहुत कुछ। इसलिए हमारे नवीनतम Microsoft 365 लेख में, हम Windows पर Outlook के लिए अपने कुछ सर्वोत्तम अभ्यासों की व्याख्या करेंगे।
फ़ोल्डर्स का उपयोग करें
पहली चीजें पहले, आप Outlook में अपने ईमेल को फ़ोल्डर्स में व्यवस्थित करना चाहेंगे। यह सबसे स्पष्ट चीजों में से एक लग सकता है, लेकिन यह वास्तव में आपके इनबॉक्स को साफ करने और खुद को व्यवस्थित करने में मदद करेगा। ऐसा करना काफी आसान है। सबसे पहले, आप Outlook खोलना चाहेंगे और अपने इनबॉक्स और संदेशों की सूची पर जाएंगे। फिर, वहां से, Inbox पर राइट-क्लिक करें और New Folder चुनें।
एक बार जब आप ऐसा करते हैं, तो आप अपने इनबॉक्स पर वापस जा सकते हैं, एक संदेश पर राइट-क्लिक करें, और फिर आपके द्वारा बनाए गए फ़ोल्डर को चुनें। आप Outlook में अधिकांश स्थानों पर फ़ोल्डर्स बना सकते हैं, जिसमें Deleted Items फ़ोल्डर भी शामिल है, जहां हटाए गए आइटम जाते हैं। ऐसा करना उन संदेशों को ढूंढना आसान बनाता है जिन्हें आप अंततः भूल सकते हैं। और, Outlook Desktop ऐप में आपके द्वारा बनाए गए कोई भी फ़ोल्डर्स Outlook वेब पर, और आपके फ़ोन पर Outlook के साथ भी सिंक हो जाएंगे, जिससे आपको ईमेल व्यवस्थित करने का एक शानदार तरीका मिलेगा, चाहे आप कहीं भी हों।
फ़िल्टर्स और श्रेणियों का उपयोग करें
यदि फ़ोल्डर्स आपके लिए काम नहीं कर रहे हैं और आपका इनबॉक्स अभी भी गड़बड़ है, तो Windows 10 के लिए Outlook ऐप में कुछ अतिरिक्त नियंत्रण हैं जिनका आप अपने लाभ के लिए उपयोग कर सकते हैं। इनमें श्रेणियां और फ़िल्टर्स शामिल हैं।
श्रेणियां फ़ोल्डर्स की तरह बहुत हैं, लेकिन ईमेल को अपने स्थान में ले जाने के बजाय, आपके द्वारा वर्गीकृत प्रत्येक ईमेल को एक रंग कोड मिलेगा क्योंकि यह आपके इनबॉक्स में रहता है। डिफ़ॉल्ट रूप से, कुछ श्रेणियां हैं। सूची में नीला, हरा, लाल, पीला, और बैंगनी शामिल हैं। जब आप पहली बार किसी ईमेल को वर्गीकृत करने के लिए राइट-क्लिक करते हैं, तो आपको श्रेणी का नाम देने, और यहां तक कि एक शॉर्टकट असाइन करने का विकल्प मिलेगा। एक बार जब आप अपने ईमेल वर्गीकृत कर लेते हैं, तो आप Home टैब पर जा सकते हैं और चार रंग के वर्ग आइकन को चुनकर ईमेल पर श्रेणी आइकन दिखा सकते हैं। आप तारीख के ऊपर विशिष्ट रंग श्रेणी देखेंगे।
श्रेणियों के अलावा, Outlook में फ़िल्टर विकल्प भी है। इस विकल्प के साथ, जो Home टैब में स्क्रीन के दाएं ओर एक त्रिकोण के रूप में दिखाता है, आप अपने संदेशों को अनरीड, अटैचमेंट वाले संदेशों, सप्ताह के अनुसार, श्रेणी के अनुसार, और यहां तक कि किसे CC किया गया है, द्वारा फ़िल्टर कर सकते हैं। यह आपके ईमेल ढूंढना इतना आसान बना देता है!
Outlook के साथ Teams का उपयोग करें
Microsoft Teams Outlook के साथ जाता है, और Outlook Teams के साथ जाता है। लेकिन, क्या आप जानते हैं कि आप Outlook से सीधे Teams मीटिंग्स बना सकते हैं? Microsoft Teams ऐप में मैन्युअल रूप से मीटिंग बनाने के बजाय, आप Outlook के माध्यम से भी एक बना सकते हैं, जहां आपको वैसे भी लिंक ईमेल करने के लिए जाना होगा।
हमने पहले बताया था कि आप यह कैसे कर सकते हैं, लेकिन हम पुनर्कथन करेंगे। फिर से, यह काफी आसान है। सबसे पहले, Outlook खोलें और उस अकाउंट पर स्विच करें जिसके साथ आप यह मीटिंग चाहते हैं। उसके बाद, शीर्ष टैब पर जाएं, और Home चुनें। New Email के बगल में एक ड्रॉप-डाउन तीर होना चाहिए। एक बार जब आप इस पर क्लिक करते हैं, तो उनके लिए Teams Meeting का विकल्प होगा। एक नई मीटिंग विंडो दिखाई देगी, और फिर आप आवश्यकतानुसार सूचना फ़ील्ड भर सकते हैं। जब समाप्त हो जाए, तो आप Send पर क्लिक कर सकते हैं। बस इतना ही, Outlook में Teams मीटिंग बनाना इतना आसान है!
स्पैम और जंक को ब्लॉक करें
जंक ईमेल खतरनाक है। यह न केवल आपके इनबॉक्स को प्रदूषित करता है, बल्कि कभी-कभी उनमें लिंक आपके PC को नुकसान पहुंचा सकते हैं यदि आप गलती से क्लिक कर देते हैं। इसलिए आप Outlook में विशिष्ट प्रेषकों पर क्लिक करके जंक को ब्लॉक कर सकते हैं। आमतौर पर, Outlook के अपने स्पैम और जंक फ़िल्टर काम करेंगे, लेकिन यदि आप लगातार अवांछित संदेश प्राप्त कर रहे हैं, तो आप Windows 10 में Outlook ऐप का उपयोग करके किसी विशिष्ट प्रेषक से संदेशों को ब्लॉक कर सकते हैं।
संदेशों को ब्लॉक करने के लिए, आप Home टैब पर जा सकते हैं, इसके बाद Junk email options। आपको फिर एक नई विंडो मिलनी चाहिए, जो आपको यह चुनने की अनुमति देती है कि किन प्रेषकों को, और किन देशों के ईमेल को स्पैम के रूप में पहचानना है। यहां से, आप अपने सुरक्षा स्तर को भी बदल सकते हैं।
विभिन्न स्तर हैं, निम्न, उच्च, और केवल सुरक्षित सूचियां। निम्न आमतौर पर सबसे अच्छा है यदि आपको कई जंक संदेश नहीं मिलते। उच्च तब है जब आपको बहुत सारे जंक मिलते हैं। और सुरक्षित सूचियां सबसे अधिक प्रतिबंधात्मक है। Microsoft इनमें से प्रत्येक को इस सपोर्ट पेज पर गहराई से समझाता है।
हमारे पास और गाइड हैं!
Outlook के साथ ईमेलिंग के लिए हमारे सर्वोत्तम अभ्यास सिर्फ शुरुआत हैं। हमने Outlook ऐप के लिए अपने कुछ पसंदीदा ट्रिक्स भी बताए हैं, जिसमें कीबोर्ड शॉर्टकट्स और ईमेल का बैकअप लेना शामिल है। और, हमने Outlook वेब पर अधिकतम लाभ उठाने के लिए कुछ टिप्स और ट्रिक्स भी साझा किए हैं। यह सब हमारे Microsoft 365 कवरेज का हिस्सा है, जिसे आप यहां अधिक गाइड, कैसे करें, समाचार लेख, और बहुत कुछ ढूंढने के लिए एक्सप्लोर कर सकते हैं।
