इन दिनों, आप अपने ईमेल इनबॉक्स में स्कूल और काम, और यहां तक कि उन सभी ऑनलाइन शॉपिंग ऑर्डर को पकड़ने के लिए बहुत समय व्यतीत कर रहे होंगे। इसका मतलब यह हो सकता है कि आपका इनबॉक्स गड़बड़ है, जिसका अर्थ है कि आपके ईमेल को प्रबंधित करना और भी महत्वपूर्ण है।
ठीक है, यदि आप पहले से इसका उपयोग नहीं कर रहे हैं, तो Microsoft Outlook ऐप, जैसा कि Microsoft 365 के भाग के रूप में शामिल है, Windows 10 पर आपके ईमेल प्रबंधित करने का एक शानदार तरीका है। इसके साथ, आप ईमेल को फ़ोल्डर में व्यवस्थित कर सकते हैं, टीम मीटिंग बना सकते हैं, और इतना अधिक। इसलिए अपने नवीनतम Microsoft 365 भाग में, हम विंडोज़ पर आउटलुक के लिए अपनी कुछ सर्वोत्तम प्रथाओं के बारे में बताएंगे।
फ़ोल्डर का उपयोग करें
सबसे पहले चीज़ें, आप अपने ईमेल को Outlook में फ़ोल्डरों में व्यवस्थित करना चाहेंगे। यह करने के लिए अधिक स्पष्ट चीजों में से एक की तरह लग सकता है, लेकिन यह वास्तव में आपके इनबॉक्स को साफ करने और खुद को व्यवस्थित करने में मदद करेगा। ऐसा करना काफी आसान है। सबसे पहले, आपको आउटलुक खोलना होगा और अपने इनबॉक्स और संदेशों की सूची पर जाना होगा। फिर, वहां से, इनबॉक्स . पर राइट-क्लिक करें और नया फ़ोल्डर choose चुनें ।
एक बार जब आप ऐसा कर लेते हैं, तो आप अपने इनबॉक्स में वापस जा सकते हैं, किसी संदेश पर राइट-क्लिक कर सकते हैं और फिर अपने द्वारा बनाए गए फ़ोल्डर को चुन सकते हैं। आप हटाए गए आइटम . सहित, Outlook में अधिकांश स्थानों पर फ़ोल्डर बना सकते हैं फ़ोल्डर, जहां हटाए गए आइटम जाते हैं। ऐसा करने से उन संदेशों को ढूंढना आसान हो जाता है जिन्हें आप अंततः भूल सकते हैं। और, आउटलुक डेस्कटॉप ऐप में आपके द्वारा बनाए गए कोई भी फ़ोल्डर वेब पर आउटलुक और आपके फोन पर आउटलुक के साथ सिंक हो जाएंगे, जिससे आपको ईमेल व्यवस्थित करने का एक शानदार तरीका मिल जाएगा, चाहे आप कहीं भी हों।
फ़िल्टर और श्रेणियों का उपयोग करें
यदि फ़ोल्डर आपके लिए काम नहीं कर रहे हैं और आपका इनबॉक्स अभी भी गड़बड़ है, तो विंडोज 10 के लिए आउटलुक ऐप में कुछ अतिरिक्त नियंत्रण हैं जिनका उपयोग आप अपने लाभ के लिए कर सकते हैं। इनमें श्रेणियां और फ़िल्टर शामिल हैं।
श्रेणियाँ फ़ोल्डरों की तरह होती हैं, लेकिन ईमेल को उनके अपने स्थान पर ले जाने के बजाय, आपके द्वारा वर्गीकृत प्रत्येक ईमेल को एक रंग कोड प्राप्त होगा क्योंकि यह आपके इनबॉक्स में रहता है। डिफ़ॉल्ट रूप से, कुछ श्रेणियां हैं। सूची में नीला, हरा, लाल, पीला और बैंगनी शामिल है। जब आप किसी ईमेल को पहली बार श्रेणीबद्ध करने के लिए राइट-क्लिक करते हैं, तो आपको श्रेणी को नाम देने और यहां तक कि एक शॉर्टकट असाइन करने का विकल्प मिलेगा। एक बार जब आप अपने ईमेल को वर्गीकृत कर लेते हैं, तो आप होम . पर जा सकते हैं टैब पर क्लिक करें और ईमेल पर श्रेणी आइकन दिखाने के लिए चार-रंग का चौकोर आइकन चुनें। आप देखेंगे कि विशिष्ट रंग श्रेणी दिनांक के ऊपर दिखाई देती है।
श्रेणियों के अलावा, आउटलुक में भी फ़िल्टर विकल्प है। इस विकल्प के साथ, जो होम . में दिखाई देता है स्क्रीन के दाईं ओर एक त्रिकोण के रूप में टैब, आप अपने संदेशों को अपठित, संदेशों के साथ संलग्नक, सप्ताह, श्रेणी, और यहां तक कि जिन पर CC'ed किया गया है, द्वारा फ़िल्टर कर सकते हैं। यह आपके ईमेल को ढूंढना इतना आसान बनाता है!
Outlook के साथ टीम का उपयोग करें
Microsoft Teams Outlook के साथ जाता है, और Outlook Teams के साथ जाता है। लेकिन, क्या आप जानते हैं कि आप सीधे आउटलुक से टीम मीटिंग बना सकते हैं? Microsoft Teams ऐप में मैन्युअल रूप से मीटिंग बनाने के बजाय, आप Outlook के माध्यम से भी एक मीटिंग बना सकते हैं, जहां आपको आमतौर पर एक लिंक ईमेल करने के लिए जाना होगा।
हमने पहले बताया था कि आप ऐसा कैसे कर सकते हैं, लेकिन हम इसका पुनर्कथन करेंगे। फिर से, यह काफी आसान है। सबसे पहले, आउटलुक खोलें और उस खाते पर स्विच करें जिसमें आप चाहते हैं कि यह मीटिंग हो। उसके बाद, शीर्ष टैब पर जाएं, और होम . चुनें . नया ईमेल . के आगे एक ड्रॉप-डाउन तीर होना चाहिए . एक बार जब आप इसे क्लिक करते हैं, तो वे टीम मीटिंग . के लिए एक विकल्प होंगे . एक नई मीटिंग विंडो दिखाई देगी, और फिर आप आवश्यकतानुसार सूचना फ़ील्ड भर सकते हैं। समाप्त होने पर, आप भेजें . पर क्लिक कर सकते हैं . ठीक उसी तरह, Outlook में Teams मीटिंग बनाना इतना आसान है!
स्पैम और जंक को ब्लॉक करें
जंक ईमेल खतरनाक है। यह न केवल आपके इनबॉक्स को प्रदूषित करता है, बल्कि कभी-कभी उनमें मौजूद लिंक आपके पीसी को नुकसान पहुंचा सकते हैं यदि आप गलती से क्लिक कर देते हैं। इसलिए आप विशिष्ट प्रेषकों पर क्लिक करके आउटलुक में जंक को ब्लॉक कर सकते हैं। आमतौर पर, आउटलुक के अपने स्पैम और जंक फिल्टर काम करेंगे, लेकिन अगर आपको लगातार अवांछित संदेश मिल रहे हैं, तो आप किसी विशिष्ट प्रेषक के संदेशों को ब्लॉक करने के लिए विंडोज 10 में आउटलुक ऐप का उपयोग कर सकते हैं।
संदेशों को ब्लॉक करने के लिए, आप होम . पर जा सकते हैं टैब, उसके बाद जंक ईमेल विकल्प . फिर आपको एक नई विंडो मिलनी चाहिए, जो आपको यह चुनने की अनुमति देती है कि कौन से प्रेषक और ईमेल आप किस देश से स्पैम के रूप में पहचानना चाहते हैं। यहां से, आप अपनी सुरक्षा का स्तर भी बदल सकते हैं।
केवल निम्न, उच्च और सुरक्षित सूचियों से विभिन्न स्तर हैं। यदि आपको कई जंक संदेश नहीं मिलते हैं, तो आमतौर पर निम्न सबसे अच्छा होता है। यदि आप बहुत अधिक जंक प्राप्त करते हैं तो उच्च है। और सुरक्षित सूचियाँ सबसे अधिक प्रतिबंधात्मक हैं। Microsoft इनमें से प्रत्येक के बारे में इस समर्थन पृष्ठ पर गहराई से बताता है।
हमारे पास और गाइड हैं!
आउटलुक के साथ ईमेल करने के लिए हमारी सर्वोत्तम प्रथाएं अभी शुरुआत हैं। हमने आउटलुक ऐप के लिए अपनी कुछ पसंदीदा तरकीबों की भी व्याख्या की है, जिसमें कीबोर्ड शॉर्टकट और ईमेल का बैकअप लेना शामिल है। और, हमने वेब पर भी आउटलुक का अधिकतम लाभ उठाने के लिए कुछ टिप्स और ट्रिक्स साझा की हैं। यह सब हमारे Microsoft 365 कवरेज का हिस्सा है, जिसे आप अधिक गाइड, कैसे-करें, समाचार लेख, और बहुत कुछ खोजने के लिए यहां एक्सप्लोर कर सकते हैं।