हर कोई जानता है कि आजकल, ईमेल के बिना जीवित रहना या अपने मामलों का प्रबंधन करना बहुत मुश्किल है। वास्तव में, अधिकांश लोगों के पास प्रबंधन के लिए दो या तीन ईमेल होते हैं, इसलिए ईमेल प्रबंधन पर अच्छी पकड़ के बिना, वह व्यस्त इनबॉक्स बहुत तेजी से नियंत्रण से बाहर हो सकता है।
मुझे पता है, आप खुद से पूछ रहे हैं कि क्या हमें वास्तव में ईमेल प्रबंधन पर एक और लेख की आवश्यकता है? मेरा मतलब है, अकेले 2012 में हमारे पास उनमें से बहुत सारे थे, जैसे टीना का लेख जीमेल में ईमेल-गहन परियोजनाओं के प्रबंधन के बारे में, और एकाधिक खातों को आयात और प्रबंधित करने के बारे में उनका ईमेल। यारा ने जीमेल की नई कंपोज़ सुविधा को कवर किया, आरोन ने चर्चा की कि किसी दूसरे के अव्यवस्थित ईमेल बॉक्स में अपने ईमेल को कैसे अलग दिखाया जाए, और हाल ही में यारा ने कैन्ड रिस्पॉन्स को कवर किया। क्या हम अभी तक नहीं कर रहे हैं?
खैर, सच्चाई यह है कि लोगों की सबसे आम समस्याओं में से एक यह है कि उनके सर्वोत्तम प्रयासों के बावजूद, उनके द्वारा बनाए गए सबसे अच्छे प्लगइन्स और रचनात्मक फोल्डर्स के बावजूद, इनबॉक्स अनिवार्य रूप से फिर से अव्यवस्थित हो जाता है।
इसका कारण यह है कि चाहे आप अपने इनबॉक्स को व्यवस्थित करने की कितनी भी कोशिश करें, यदि आप सिस्टम को मैन्युअल आधार पर रखते हैं - यदि आप खुद को याद दिलाने के लिए समय-समय पर अंदर जाकर अपने इनबॉक्स को प्रबंधित करने पर निर्भर करते हैं, तो यह कभी नहीं होगा।
इसके बजाय, जीमेल के अंदर और बाहर उपलब्ध सर्वोत्तम टूल के उपयोग से अपने इनबॉक्स के संगठन को पूरी तरह से स्वचालित करना सबसे अच्छा है। इस लेख में, मैं आपको पांच चीजें दिखाने जा रहा हूं जो आप अभी अपने जीमेल इनबॉक्स को स्वचालित करने के लिए कर सकते हैं ताकि आपको कभी भी उन महत्वपूर्ण ईमेल को खोजने के लिए अव्यवस्था के माध्यम से खुदाई करने की चिंता न करनी पड़े।
जीमेल इनबॉक्स प्रबंधित करने के 5 टिप्स
आपको इस तरह नियंत्रण खोते रहने की जरूरत नहीं है। अपने इनबॉक्स को अच्छे और साफ फोल्डर्स में व्यवस्थित करने का सारा प्रयास एक महीने में बेकार नहीं जाना चाहिए जब उन सभी चीजों में बदलाव आ जाए, और आपकी नई फोल्डर प्रणाली कोई मायने न रखे।
जीमेल के बारे में बड़ी बात यह है कि कुछ शानदार स्वचालन उपकरण उपलब्ध हैं जिनका उपयोग आप जीमेल को आपके लिए सारा कठिन काम करने देने के लिए कर सकते हैं।
संगठन को स्वचालित करने के लिए फिल्टर और लेबल का उपयोग करें
यह कुछ ऐसा है जिसका यहां MUO के कई लेखकों ने अक्सर प्रचार किया है। वास्तव में, क्रेग ने 2011 में जीमेल फिल्टर को काफी अच्छी तरह से कवर किया था, लेकिन केवल एक बार फ़िल्टरिंग और सॉर्टिंग से परे, हर बार जब आपको अपने इनबॉक्स में एक नया ईमेल प्राप्त होता है जिसे आपके मौजूदा लेबल में से एक के साथ स्वचालित रूप से प्रदान नहीं किया गया था, तो फिल्टर लागू करना महत्वपूर्ण है।
थोड़ा पीछे चलते हैं। मान लें कि आपका ईमेल बॉक्स मेरे जैसा दिखता है। जंक ईमेल का एक भ्रमित गड़बड़, कुछ पुराने लेबल जो मैंने सालों पहले बनाए थे, और पूरे में बिखरे हुए महत्वपूर्ण ईमेल का एक समूह। ध्यान दें कि मेरा इनबॉक्स 10,000 से अधिक ईमेल तक बढ़ गया है? पागल, है ना?
तो, आइए हर दिन इनबॉक्स में आने वाले उन ईमेल के साथ जीमेल को क्या करना है, यह बताने का काम शुरू करते हैं। मेरे द्वारा कवर किए जाने वाले इन चरणों का पालन करके, आप अपने इनबॉक्स की ईमेल संख्या को कुछ सौ ईमेल एक समय में गिरते हुए देखना शुरू कर देंगे।
सबसे पहले, जब आप अपने इनबॉक्स में बिना लेबल वाला ईमेल देखते हैं, तो पता लगाएं कि आप इसके साथ क्या करना चाहते हैं। क्या वे किसी क्लाइंट के ईमेल हैं जिनका आपको समय पर जवाब देना है? क्या यह दिलचस्प कहानियों के साथ एक गूगल अलर्ट है जिसे आप बाद में समय होने पर पढ़ना चाहेंगे? प्रत्येक संदेश के लिए, एक लेबल नाम बनाएं जो लागू होता है।
एक बार जब आप अपना नया लेबल बना लेते हैं, तो उस ईमेल को खोलें और दाईं ओर ड्रॉपडाउन सूची का उपयोग करके "इस तरह के संदेशों को फ़िल्टर करें" चुनें। यह स्वचालित रूप से वह नियम बनाएगा जो अगली बार एक नया आने पर उस आने वाले ईमेल की पहचान करेगा - आमतौर पर प्रेषक ईमेल का उपयोग करके।
आप अपने मामले में समझ में आने वाले किसी भी अतिरिक्त नियम सेट कर सकते हैं। प्रेषक ईमेल के अलावा, आप यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि उस प्रेषक के केवल कुछ ईमेल - जैसे कि विशिष्ट विषय पंक्तियों वाले या कुछ शब्दों वाले ईमेल - उस लेबल के साथ लागू हों।
प्रत्येक फ़िल्टर के लिए, आपको अपने जीमेल खाते को यह बताना होगा कि उस आने वाले ईमेल को स्वचालित रूप से कैसे व्यवस्थित या प्रबंधित करना है। इस मामले में, मुझे पता है कि यह ईमेल पता एक विशेष क्लाइंट से है, और ये ईमेल बहुत महत्वपूर्ण हैं, इसलिए मैं जीमेल को एक लेबल स्वचालित रूप से लागू करने जा रहा हूं जहां मैं उन ईमेल का दैनिक आधार पर जवाब दे सकूं - चाहे मेरे इनबॉक्स में वास्तव में कितना भी अव्यवस्था हो।
ऐसा इसलिए है क्योंकि आप बस अपने जीमेल खाते के बाईं ओर लेबल पर क्लिक कर सकते हैं और आपको केवल वे ईमेल दिखाई देंगे। जंक मेल और कम-प्राथमिकता वाले अलर्ट के ढेर में कोई और महत्वपूर्ण ईमेल खोया नहीं।
यहां तक कि बेहतर, केवल एक लेबल लागू करने से परे, जीमेल को हमेशा उन्हें महत्वपूर्ण के रूप में चिह्नित करने के लिए कहें (ताकि उनके बगल में पीला झंडा दिखाई दे), और "फ़िल्टर भी लागू करें" को चेक करना याद रखें ताकि आपके इनबॉक्स को भरने वाले सैकड़ों ईमेल एक क्लिक के साथ तुरंत व्यवस्थित हो जाएं।
यदि आप लंबे समय से जंक मेल प्राप्त कर रहे हैं और उनसे अनसब्सक्राइब करना भूल गए हैं, तो संभव है कि आपके इनबॉक्स को भरने वाले सैकड़ों या हजारों ईमेल पूरी तरह से बेकार हों। जब आप उनमें आते हैं, तो एक फ़िल्टर लागू करें और एक नया फ़िल्टर बनाने के बजाय, बस खोज बटन पर टैप करें।
यह उस प्रेषक के आपके इनबॉक्स में सभी ईमेल सूचीबद्ध करेगा। अब आप उन सभी का चयन कर सकते हैं और उन्हें थोक में हटा सकते हैं। अपने उभरे हुए इनबॉक्स को तेजी से शून्य की ओर सिकुड़ते हुए देखें।
सूचनात्मक ईमेल को अपने इनबॉक्स से बाहर रखें
मेरे इनबॉक्स में एक चीज बहुत आम है: कई प्रणालियों से लगातार आने वाले अलर्ट या स्टेटस अपडेट जिनके लिए मैंने साइन अप किया है, जैसे कुछ खोज शब्दों के लिए गूगल अलर्ट, या गूगल एनालिटिक्स या गूगल एडसेंस से साप्ताहिक डेटा रिपोर्ट। आपको वास्तव में उन सभी को हर समय खोलने और पढ़ने की ज़रूरत नहीं है, लेकिन आप उस जानकारी को भविष्य की तारीख के लिए संग्रहीत करना चाहते हैं।
उनको अपने इनबॉक्स को अव्यवस्थित करने से रोकने के लिए, एक फ़िल्टर बनाएं और "इनबॉक्स छोड़ें" चुनें, और एक लेबल लागू करना सुनिश्चित करें ताकि आप भविष्य की तारीख में जब आपके पास उनके लिए समय हो, उन ईमेल को जल्दी से ढूंढ सकें।
अब तक, आपके इनबॉक्स को ईमेल की एक अद्भुत प्रबंधनीय संख्या में होना चाहिए - शायद शून्य भी!
हालांकि, हम उस इनबॉक्स को स्वचालित करने में समाप्त नहीं हुए हैं। वास्तविकता यह है कि अभी भी अधिक चीजें हैं जो आप स्वचालित रूप से महत्वपूर्ण जानकारी को सॉर्ट और फाइल करने के लिए कर सकते हैं बिना कभी वास्तव में इसे स्वयं किए।
अटैचमेंट को स्वचालित रूप से फाइल करें
आरोन ने पिछले साल सबसे पहले Attachments.me को कवर किया था, और मेरी राय में यह आपके जीमेल बॉक्स आकार को अच्छी तरह से नियंत्रण में रखने का सबसे स्मार्ट तरीका है।
यदि आप उन लोगों से नियमित रिपोर्ट या डेटा प्राप्त करते हैं जो आपके लिए काम करते हैं, तो संभावना है कि वे हमेशा वही विषय उपयोग करते हैं जब वे आपको उन रिपोर्ट को भेजते हैं (शायद इसलिए क्योंकि उन्होंने अपने सिस्टम को भी स्वचालित किया है)। आप Attachments.me सेवा को अपने जीमेल खाते से जोड़ सकते हैं ताकि यह उन अटैचमेंट को आपके पसंदीदा क्लाउड स्टोरेज खाते में स्वचालित रूप से डाउनलोड कर सके - जैसे ड्रॉपबॉक्स, बॉक्स, गूगल ड्राइव या स्काईड्राइव।
एक बार जब आप सेवा के लिए साइन अप कर लेते हैं, तो यह आपके जीमेल खाते के दाईं ओर हर बार दिखाई देगा जब आप अटैचमेंट वाला ईमेल खोलते हैं। आप बस "अपने क्लाउड पर भेजें" पर क्लिक कर सकते हैं ताकि उस अटैचमेंट को अपने पसंदीदा ऑनलाइन स्टोरेज बॉक्स में भेज सकें, बिना इसे अपने पीसी पर डाउनलोड करने में समय बिताए।
यह समय बचाता है, लेकिन यदि आप और भी अधिक समय बचाना चाहते हैं, तो प्रक्रिया को स्वचालित करें! आप अपने जीमेल स्क्रीन के शीर्ष पर एक पेपर क्लिप आइकन देखेंगे। उस पर क्लिक करें और "स्वचालित फाइलिंग नियम" चुनें।
अब आप जीमेल फ़िल्टर के समान कुछ बना सकते हैं जिसे आप अब तक लागू कर रहे हैं। उदाहरण के लिए, मुझे एक क्लाइंट से साप्ताहिक एडसेंस रिपोर्ट प्राप्त होती है, इसलिए मैंने अपने ड्रॉपबॉक्स खाते में Adsense_Files के लिए एक फ़ोल्डर बनाया है, और यहां मैं एडसेंस के ईमेल देखने के लिए एक नियम सेट करता हूं, उस क्लाइंट से विषय पंक्ति के साथ।
अब, जब Attachement.me एक आने वाला ईमेल देखता है जो उन नियमों से मेल खाता है, तो यह स्वचालित रूप से फ़ाइल को आपके क्लाउड स्टोरेज खाते में अपलोड कर देगा। इसका मतलब है कि आपको एक भी काम नहीं करना है - आप बस निश्चिंत हो सकते हैं कि जब आप अपने ऑनलाइन स्टोरेज खाते में उस फ़ोल्डर में जाएंगे, तो आपके पास हमेशा नवीनतम फाइलें होंगी।
यह मूल रूप से आपके जीमेल खाते को एक स्वचालित सहायक में बदल देता है जो जानकारी प्राप्त करता है और आपके लिए सभी जानकारी को सॉर्ट करता है। यह एक व्यक्तिगत सचिव की तरह है, सिवाय इसके कि आपको लाभ का भुगतान नहीं करना पड़ता।
आने वाले ईमेल को कार्यों के रूप में फाइल करें
Google जो सबसे अच्छी चीज कर सकता था वह जीमेल में एक फ़िल्टर जोड़ने की क्षमता होगी जो स्वचालित रूप से एक Google कार्य बनाता है। दुर्भाग्य से, वह सुविधा अभी तक उपलब्ध नहीं है, लेकिन आप कम से कम अपने जीमेल खाते को कुछ आने वाले ईमेल को कार्यों के रूप में सॉर्ट करने दे सकते हैं जिन्हें आपको मैन्युअल रूप से अपनी सूची में जोड़ने की आवश्यकता है।
उदाहरण के लिए, मुझे TopSecretWriters पर पाठकों से वॉयसमेल और संपर्क फ़ॉर्म ईमेल प्राप्त होते हैं जिनका मुझे कभी-कभी जवाब देना पड़ता है। मेरे पास हमेशा समय नहीं होता जब मैं उन्हें प्राप्त करता हूं, लेकिन मैं बाद में जवाब देना चाहता हूं।
ऐसा करने के लिए, मैं इस लेख की शुरुआत में दिखाए अनुसार उन ईमेल के लिए एक फ़िल्टर बनाता हूं, और फिर उसके लिए एक नया लेबल बनाता हूं, और उस लेबल को एक मास्टर लेबल के तहत नेस्ट करता हूं जिसे मैंने "TASKS_TO_ADD" कहा।
इस दृष्टिकोण का उपयोग करके आपका जीमेल खाता स्वचालित रूप से उन प्रकार के आने वाले ईमेल को फाइल करता है जिनके बारे में आप जानते हैं कि उनसे कार्य जुड़े होंगे, आपके नेविगेशन बार में उस लेबल के तहत।
दैनिक आधार पर, या जब भी आप चाहें, आप उन फोल्डर्स पर जा सकते हैं, ईमेल देख सकते हैं, और यदि आपको लगता है कि ईमेल आपके हिस्से पर आगे की कार्रवाई की गारंटी देता है, तो बस अपने जीमेल खाते के शीर्ष पर "अधिक" ड्रॉपडाउन सूची पर क्लिक करें और "कार्यों में जोड़ें" पर क्लिक करें।
यह स्वचालित रूप से उस ईमेल को आपके Google Tasks खाते में एक "कार्य" के रूप में भेज देता है।
फिर से, यदि आप ईमेल को स्वचालित रूप से आर्काइव करते हैं और इसे अपने इनबॉक्स से हटाते हैं, तो उन प्रकार के ईमेल को आपके इनबॉक्स को अव्यवस्थित नहीं करना पड़ेगा, लेकिन आप जानते हैं कि आप उन्हें मिस नहीं करेंगे क्योंकि आपके ईमेल खाते में "करने के लिए" आइटम प्रबंधित करने की दैनिक रस्म के कारण।
कठिन काम करने के लिए कैन्ड रिस्पॉन्स का उपयोग करें
जीमेल स्वचालन का उपयोग करके अपने कार्यभार को कम करने का अंतिम टिप स्वचालित कैन्ड रिस्पॉन्स के माध्यम से है।
मेरे मामले में, मैं चाहता हूं कि जीमेल हर बार मेरे टॉप सीक्रेट राइटर्स संपर्क फ़ॉर्म से ईमेल प्राप्त होने पर एक कैन्ड रिस्पॉन्स भेजे। बस उन ईमेल के लिए एक फ़िल्टर बनाएं, और "कैन्ड रिस्पॉन्स भेजें" चुनें।
बेशक, आपके पास पहले से एक कैन्ड रिस्पॉन्स बनाया हुआ होना चाहिए जिसका उपयोग किया जा सके, लेकिन आप हाल ही में यारा द्वारा इस विषय पर लिखे गए लेख में ऐसा करना सीख सकते हैं।
एक बार जब आप अपने जीमेल खाते में इस सभी स्वचालन को सेट अप कर लेते हैं, तो आपको अपने इनबॉक्स को मैन्युअल रूप से सक्रिय रूप से प्रबंधित करने के बारे में इतना चिंता करने की ज़रूरत नहीं होगी। अपने इनबॉक्स पर नियंत्रण हासिल करने का कोई बेहतर तरीका नहीं है उन सभी कार्यों को स्वचालित करना जो हर दिन आपका इतना समय खा सकते हैं।
क्या आप किसी अन्य अच्छे जीमेल स्वचालन ट्रिक्स को जानते हैं जो आपके जीमेल इनबॉक्स को नियंत्रण में ला सकते हैं? अपने टिप्स और ट्रिक्स नीचे टिप्पणी अनुभाग में साझा करें।
