हर कोई जानता है कि इन दिनों ईमेल के बिना जीवित रहना या अपने मामलों का प्रबंधन करना बहुत मुश्किल है। वास्तव में, अधिकांश लोगों के पास प्रबंधित करने के लिए दो या तीन ईमेल होते हैं, इसलिए ईमेल प्रबंधन पर एक अच्छी संभाल के बिना, वह व्यस्त इनबॉक्स बहुत तेज़ी से नियंत्रण से बाहर हो सकता है।
मुझे पता है, आप खुद से पूछ रहे हैं कि क्या हमें वास्तव में दूसरे की जरूरत है ईमेल प्रबंधन के बारे में लेख? मेरा मतलब है, केवल 2012 में ही हमारे पास उनमें से बहुत से हैं, जैसे जीमेल में ईमेल-गहन परियोजनाओं के प्रबंधन के बारे में टीना का लेख, और कई खातों को आयात और प्रबंधित करने के बारे में उनका ईमेल। यारा ने जीमेल के नए कंपोज फीचर को कवर किया, हारून ने चर्चा की कि कैसे अपने ईमेल को किसी और के सामने खड़ा किया जाए औरों बरबाद ईमेल बॉक्स, और अभी हाल ही में Yaara ने डिब्बाबंद प्रतिक्रियाओं को कवर किया। क्या हमने अभी तक नहीं किया है?
खैर, सच्चाई यह है कि लोगों की सबसे आम समस्याओं में से एक यह है कि अपने सभी बेहतरीन प्रयासों के बावजूद, ईमेल रखने के लिए बनाए गए सभी बेहतरीन प्लगइन्स और रचनात्मक फ़ोल्डरों के बावजूद, इनबॉक्स अनिवार्य रूप से फिर से बंद हो जाता है।
इसका कारण यह है कि आप अपने इनबॉक्स को व्यवस्थित करने का कितना भी प्रयास करें, यदि आप सिस्टम को मैन्युअल आधार पर रखते हैं - यदि आप अपने इनबॉक्स को समय-समय पर प्रबंधित करने के लिए समय निकालने के लिए याद रखने के लिए स्वयं पर निर्भर हैं, तो यह कभी नहीं होता।
इसके बजाय, Gmail के अंदर और बाहर के सर्वोत्तम टूल का उपयोग करके अपने इनबॉक्स के संगठन को पूरी तरह से स्वचालित करना सबसे अच्छा है। इस लेख में, मैं आपको अपने जीमेल इनबॉक्स को स्वचालित करने के लिए पांच चीजें दिखाने जा रहा हूं ताकि आपको उन महत्वपूर्ण ईमेल को खोजने के लिए अव्यवस्था को खोदने की कोशिश करने की चिंता न करनी पड़े।
जीमेल इनबॉक्स को मैनेज करने के लिए 5 टिप्स
आपको इस तरह से नियंत्रण खोते रहने की जरूरत नहीं है। आपके इनबॉक्स को अच्छे और सुव्यवस्थित फ़ोल्डरों में व्यवस्थित करने के सभी प्रयासों को एक महीने में व्यर्थ प्रयास नहीं करना पड़ता है जब वे सभी चीजें बदल जाती हैं, और आपके नए फ़ोल्डर सिस्टम का कोई मतलब नहीं होता है।
जीमेल के बारे में सबसे अच्छी बात यह है कि कुछ शानदार ऑटोमेशन टूल उपलब्ध हैं जिनका उपयोग करके आप जीमेल को खुद ही आपके लिए पूरी मेहनत करने दे सकते हैं।
संगठन को स्वचालित करने के लिए फ़िल्टर और लेबल का उपयोग करें
यह कुछ ऐसा है जो यहां MUO के कई लेखकों ने अक्सर प्रचार किया है। वास्तव में, क्रेग ने 2011 में जीमेल फिल्टर को बहुत अच्छी तरह से कवर किया था, लेकिन केवल एक बार फ़िल्टरिंग और सॉर्टिंग से परे, हर बार जब आप अपने इनबॉक्स में एक नया ईमेल प्राप्त करते हैं तो फ़िल्टर लागू करना महत्वपूर्ण है जो स्वचालित रूप से आपके मौजूदा लेबल में से एक के साथ प्रदान नहीं किया गया था।
आइए थोड़ा बैक अप लें। मान लीजिए कि आपका ईमेल बॉक्स थोड़ा सा मेरा जैसा दिखता है। जंक ईमेल की एक भ्रमित गड़बड़ी, कुछ पुराने लेबल जो मैंने सालों पहले बनाए थे, और महत्वपूर्ण ईमेल का एक बिखरा हुआ गुच्छा। ध्यान दें कि मेरा इनबॉक्स 10,000 से अधिक ईमेल तक बढ़ गया है? पागल, है ना?
तो चलिए जीमेल को यह बताते हुए काम करना शुरू करते हैं कि उन ईमेल का क्या करना है जो हर दिन इनबॉक्स में आते हैं। इन चरणों का पालन करके, जिन्हें मैं कवर करने जा रहा हूं, आप देखेंगे कि आपके ईमेल की इनबॉक्स संख्या एक बार में कुछ सौ ईमेल छोड़ने लगती है।
सबसे पहले, जब आप अपने इनबॉक्स में एक ईमेल देखते हैं जिसमें कोई लेबल नहीं है, तो यह पता करें कि आप इसके साथ क्या करना चाहते हैं। क्या वे किसी क्लाइंट के ईमेल हैं जो आपके पास है समय पर जवाब देने के लिए? क्या यह दिलचस्प कहानियों वाला एक Google अलर्ट है जिसे आप बाद में समय मिलने पर पढ़ना चाहेंगे? प्रत्येक संदेश के लिए, एक लेबल नाम बनाएं जो लागू हो।
एक बार जब आप अपना नया लेबल बना लेते हैं, तो उस ईमेल को खोलें और "इस तरह के संदेशों को फ़िल्टर करें" चुनने के लिए दाईं ओर ड्रॉपडाउन सूची का उपयोग करें। ". यह स्वचालित रूप से आवश्यक नियम बनाएगा जो अगली बार एक नया आने पर आने वाले ईमेल की पहचान करेगा - आमतौर पर प्रेषक ईमेल का उपयोग करके।
आप कोई भी अतिरिक्त नियम सेट कर सकते हैं जो आपके मामले में समझ में आता है। प्रेषक ईमेल के अलावा, आप यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि उस प्रेषक के केवल कुछ ईमेल - जैसे कि वे जिनमें कुछ विषय पंक्तियाँ हों या ऐसे ईमेल जिनमें कुछ शब्द हों, उस लेबल के साथ लागू हों।
प्रत्येक फ़िल्टर के लिए, आपको अपने जीमेल खाते को यह बताना होगा कि आने वाले ईमेल को स्वचालित रूप से कैसे व्यवस्थित या प्रबंधित किया जाए। इस मामले में, मुझे पता है कि यह ईमेल पता किसी विशेष क्लाइंट का है, और यह कि ये ईमेल बहुत महत्वपूर्ण हैं, इसलिए मैं जीमेल को स्वचालित रूप से एक लेबल लागू करने जा रहा हूं, जहां मैं उन ईमेल का जवाब दैनिक आधार पर देने के लिए जा सकता हूं - कोई बात नहीं कितनी अव्यवस्था है वास्तव में मेरे इनबॉक्स में।
ऐसा इसलिए है क्योंकि आप अपने जीमेल खाते के बाईं ओर स्थित लेबल पर क्लिक कर सकते हैं और आपको केवल वे ईमेल दिखाई देंगे। जंक मेल और कम-प्राथमिकता वाले अलर्ट के ढेर में कोई और महत्वपूर्ण ईमेल नहीं खोया।
इससे भी बेहतर, केवल एक लेबल लगाने के अलावा, Gmail को हमेशा महत्वपूर्ण के रूप में चिह्नित करने के लिए कहें (ताकि उनके आगे पीला झंडा दिखाई दे), और "फ़िल्टर भी लागू करें को चेक करना न भूलें। " ताकि आपके इनबॉक्स को भरने वाले सैकड़ों ईमेल एक क्लिक से तुरंत व्यवस्थित हो जाएं।
यदि आप लंबे समय से जंक मेल प्राप्त कर रहे हैं और उनसे सदस्यता समाप्त करना भूल गए हैं, तो संभव है कि आपके इनबॉक्स में सैकड़ों या हजारों ईमेल भरे हों जो पूरी तरह से बेकार हों। जब आप उन पर आते हैं, तो एक फ़िल्टर लागू करें और एक नया फ़िल्टर बनाने के बजाय, बस खोज बटन पर टैप करें।
यह उस प्रेषक के आपके इनबॉक्स के सभी ईमेल सूचीबद्ध करेगा। अब आप उन सभी का चयन कर सकते हैं और उन सभी को बल्क में हटा सकते हैं। अपने उभरे हुए इनबॉक्स को तेज़ी से और तेज़ी से शून्य की ओर सिकुड़ते हुए देखें।
सूचनात्मक ईमेल को अपने इनबॉक्स से बाहर रखें
एक चीज जो मेरे इनबॉक्स में बहुत आम है, वह है लगातार आने वाले अलर्ट या सिस्टम के एक समूह से स्थिति अपडेट, जिसके लिए मैंने साइन अप किया है, जैसे कि कुछ खोज शब्दों के लिए Google अलर्ट, या Google Analytics या Google Adsense से साप्ताहिक डेटा रिपोर्ट। आपको वास्तव में उन्हें खोलने और उन्हें हर समय पढ़ने की ज़रूरत नहीं है, लेकिन आप उस जानकारी को दूर रखना चाहते हैं।
अपने इनबॉक्स को अव्यवस्थित होने से बचाने के लिए, एक फ़िल्टर बनाएं और "इनबॉक्स छोड़ें" चुनें , और एक लेबल लागू करना सुनिश्चित करें ताकि आप भविष्य की तारीख में उन ईमेल को जल्दी से ढूंढ सकें जब आपके पास उन्हें समर्पित करने का समय हो।
अब तक, आपके पास पहले से ही अपने इनबॉक्स में ईमेल की एक अद्भुत प्रबंधनीय संख्या होनी चाहिए - शायद शून्य भी!
हालाँकि, हमने उस इनबॉक्स को स्वचालित नहीं किया है। वास्तविकता यह है कि महत्वपूर्ण जानकारी को स्वचालित रूप से छाँटने और फ़ाइल करने के लिए आप और भी बहुत कुछ कर सकते हैं, इसके लिए आपको वास्तव में इसे स्वयं करने की आवश्यकता नहीं है।
फ़ाइल अटैचमेंट स्वचालित रूप से
हारून ने सबसे पहले पिछले साल अटैचमेंट.मी को कवर किया था, और मेरी राय में यह आपके जीमेल बॉक्स के आकार को अच्छी तरह से नियंत्रण में रखने का सबसे स्मार्ट तरीका है।
यदि आपको उन लोगों से नियमित रिपोर्ट या डेटा प्राप्त होता है जो आपके लिए काम करते हैं, तो संभावना अच्छी है कि वे हमेशा एक ही विषय का उपयोग करते हैं जब वे आपको रिपोर्ट भेजते हैं (शायद इसलिए कि उन्होंने अपने सिस्टम को भी स्वचालित कर दिया है)। आप अटैचमेंट.मी सेवा को अपने जीमेल खाते से कनेक्ट कर सकते हैं ताकि यह स्वचालित रूप से उन अटैचमेंट को आपके पसंदीदा क्लाउड स्टोरेज अकाउंट - जैसे ड्रॉपबॉक्स, बॉक्स, गूगल ड्राइव या स्काईड्राइव में डाउनलोड कर सके।
एक बार जब आप सेवा के लिए साइन अप कर लेते हैं, तो जब भी आप किसी अटैचमेंट के साथ ईमेल खोलते हैं, तो यह आपके जीमेल खाते के दाईं ओर दिखाई देगा। आप बस "अपने क्लाउड पर भेजें . क्लिक कर सकते हैं " उस अटैचमेंट को अपने पसंदीदा ऑनलाइन स्टोरेज बॉक्स में भेजने के लिए, इसे अपने पीसी पर डाउनलोड करने में समय बर्बाद किए बिना।
यह समय बचाता है, लेकिन यदि आप और भी अधिक समय बचाना चाहते हैं, तो प्रक्रिया को स्वचालित करें! आपको अपनी Gmail स्क्रीन के शीर्ष पर एक पेपर क्लिप आइकन दिखाई देगा। इसे क्लिक करें और चुनें "स्वचालित फाइलिंग नियम ".
अब आप जीमेल फिल्टर के समान कुछ बना सकते हैं जिसे आप अब तक लागू कर रहे हैं। उदाहरण के लिए, मुझे एक क्लाइंट से साप्ताहिक ऐडसेंस रिपोर्ट प्राप्त होती है, इसलिए मैंने Adsense_Files के लिए एक फ़ोल्डर बनाया है मेरे ड्रॉपबॉक्स खाते में, और यहां मैंने उस क्लाइंट से विषय पंक्ति के साथ, ऐडसेंस से ईमेल देखने के लिए एक नियम स्थापित किया है।
अब, जब अटैचमेंट.मी उन नियमों से मेल खाने वाला एक इनकमिंग ईमेल देखता है, तो यह स्वचालित रूप से फ़ाइल को आपके क्लाउड स्टोरेज खाते में अपलोड कर देगा। इसका मतलब है कि आपको एक भी काम करने की ज़रूरत नहीं है - आप बस निश्चिंत हो सकते हैं कि जब आप अपने ऑनलाइन संग्रहण खाते में उस फ़ोल्डर में जाते हैं, तो आपके पास हमेशा नवीनतम फ़ाइलें होती हैं।
यह मूल रूप से आपके जीमेल खाते को एक स्वचालित सहायक में परिवर्तित करता है जो जानकारी प्राप्त करता है और आपके लिए सभी सूचनाओं को छाँटता है। यह एक निजी सचिव होने जैसा है, सिवाय इसके कि आपको लाभों का भुगतान नहीं करना है।
आने वाले ईमेल को कार्य के रूप में फ़ाइल करें
सबसे बढ़िया चीजों में से एक जो Google कर सकता है वह है जीमेल में एक फिल्टर जोड़ने की क्षमता जोड़ना जो स्वचालित रूप से एक Google टास्क बनाता है। दुर्भाग्य से, वह सुविधा अभी तक उपलब्ध नहीं है, लेकिन आप कम से कम अपने जीमेल खाते को कुछ आने वाले ईमेल को ऐसे कार्यों के रूप में सॉर्ट कर सकते हैं जिन्हें आपको अपनी सूची में मैन्युअल रूप से जोड़ने की आवश्यकता है।
उदाहरण के लिए, मुझे TopSecretWriters के पाठकों से ध्वनि मेल और संपर्क फ़ॉर्म ईमेल प्राप्त होते हैं जिनका मुझे कभी-कभी उत्तर देने की आवश्यकता होती है। जब मैं उन्हें प्राप्त करता हूं तो मेरे पास जवाब देने के लिए हमेशा समय नहीं होता है, लेकिन मैं बाद में जवाब देना चाहता हूं।
ऐसा करने के लिए, मैं बस उन ईमेल के लिए एक फ़िल्टर बनाता हूं जैसा कि इस लेख की शुरुआत में दिखाया गया है, और फिर इसके लिए एक नया लेबल बनाएं, और उस लेबल को मेरे द्वारा बनाए गए मास्टर लेबल के नीचे नेस्ट करें जिसे "TASKS_TO_ADD कहा जाता है। ".
इस दृष्टिकोण का उपयोग करने से आपका जीमेल खाता स्वचालित रूप से उन प्रकार के आने वाले ईमेल फाइल करता है जिन्हें आप जानते हैं कि उनके साथ जुड़े कार्य होंगे, आपके नेविगेशन बार में उस लेबल के नीचे।
दैनिक आधार पर, या जब भी आप चाहें, आप उन फ़ोल्डरों में जा सकते हैं, ईमेल देख सकते हैं, और यदि आपको लगता है कि ईमेल आपकी ओर से एक और कार्रवाई की आवश्यकता है, तो बस "अधिक" पर क्लिक करें। "आपके gmail खाते के शीर्ष पर ड्रॉपडाउन खो गया है और "कार्यों में जोड़ें . पर क्लिक करें ".
यह स्वचालित रूप से उस ईमेल को आपके Google कार्य खाते में "कार्य" के रूप में भेजता है।
फिर से, यदि आप ईमेल को ऑटो-आर्काइव करते हैं और इसे अपने इनबॉक्स से हटाते हैं, तो उन प्रकार के ईमेल को आपके इनबॉक्स को अव्यवस्थित नहीं करना पड़ता है, लेकिन आप जानते हैं कि "टू-डू" को प्रबंधित करने के अपने दैनिक अनुष्ठान के कारण आप उन्हें मिस नहीं करेंगे। आपके ईमेल खाते में आइटम।
ग्रंट वर्क करने के लिए डिब्बाबंद प्रतिक्रियाओं का उपयोग करें
अपने कार्यभार को कम करने के लिए जीमेल ऑटोमेशन का उपयोग करने के बारे में अंतिम युक्ति स्वचालित डिब्बाबंद प्रतिक्रियाओं के माध्यम से है।
मेरे मामले में, मैं चाहता हूं कि जब भी मैं अपने टॉप सीक्रेट राइटर्स संपर्क फ़ॉर्म से ईमेल प्राप्त करूं, तो जीमेल एक डिब्बाबंद प्रतिक्रिया भेजे। बस उन ईमेल के लिए एक फ़िल्टर बनाएं, और "डिब्बाबंद प्रतिक्रिया भेजें . चुनें ".
बेशक, आपको उपयोग करने के लिए पहले से ही एक डिब्बाबंद प्रतिक्रिया बनानी होगी, लेकिन आप उस लेख में ऐसा करना सीख सकते हैं जिसे यारा ने हाल ही में इस विषय पर लिखा है।
एक बार जब आप अपने जीमेल खाते में यह सभी स्वचालन स्थापित कर लेते हैं, तो आपको अपने इनबॉक्स को मैन्युअल रूप से सक्रिय रूप से प्रबंधित करने के बारे में अधिक चिंता करने की आवश्यकता नहीं होगी। अपने इनबॉक्स पर फिर से नियंत्रण पाने का इससे बेहतर तरीका और कोई नहीं है कि आप उन सभी कार्यों को स्वचालित कर लें जिनमें आपका हर दिन इतना अधिक समय लग सकता है।
क्या आप अपने जीमेल इनबॉक्स को नियंत्रण में लाने के लिए किसी अन्य शानदार जीमेल ऑटोमेशन ट्रिक्स के बारे में जानते हैं? नीचे दिए गए कमेंट सेक्शन में अपनी खुद की टिप्स और ट्रिक्स शेयर करें।