इंटरनेट शिष्टाचार (etiquette) एक संवेदनशील विषय हो सकता है, और हालांकि मैं खुद को वर्ल्ड वाइड वेब की मिस मैनर्स (Miss Manners) नहीं मानता, मैं ऑनलाइन अपने व्यवहार में विनम्र रहने की पूरी कोशिश करता हूँ। दी गई बात है, मैं पूर्ण नहीं हूँ, और जब ऑनलाइन बहस में कोई गलत साबित होता है तो मुझे भी अगले आदमी जितनी ही संतुष्टि मिलती है (मैं वास्तव में काफी असभ्य हो सकता हूँ, लेकिन जब मैं ऐसा करता हूँ, तो मैं अक्सर छठी कक्षा के धमकाने वाले (bully) जैसा लगने लगता हूँ, जो दयनीय है)। हालांकि, इंटरनेट शिष्टाचार के बड़े बाधाओं में से एक जिससे लोग कभी-कभी ऑनलाइन संघर्ष करते हैं वह है ईमेल भेजना।
ईमेल निश्चित रूप से संचार का एक नया तरीका नहीं है, लेकिन यह इंटरनेट का एक ऐसा प्रमुख हिस्सा है जो वर्षों से प्रासंगिक बना हुआ है। दुर्भाग्य से, बहुत से लोग ईमेल लिखते समय अच्छा काम नहीं करते। यह संवाद का एक बहुत अजीब तरीका है, क्योंकि यह पत्रों की लंबी लेखन शैली को ऑनलाइन दुनिया के तत्काल प्रतिक्रिया तत्व के साथ जोड़ता है। इसके साथ कहा जाए, तो ईमेल लिखते समय कोई काफी चिंतित हो सकता है, और यह समझ में आता है।
नीचे, उस चिंता से निपटने में आपकी मदद के लिए पांच टिप्स दिए गए हैं।
चीजों को दोस्ताना रखें
अगर ईमेल के बारे में कुछ चिंता करता था, तो वह मेरा लहजा (tone) था। इसे ठीक करने के लिए, मैंने बस अपने ईमेल में एक दोस्ताना लहजा स्थापित करने का फैसला किया। एक विस्मयादिबोधक चिह्न (exclamation point) शामिल सलाम (salutation) के साथ शुरू करना मदद करता है। वास्तव में, यदि आप हास्य की शक्ति (Power of the Funny) से संपन्न हैं, तो थोड़ा हास्य जोड़ें। सीधे शब्दों में कहें, यदि आप चिंतित हैं कि आपका ईमेल असभ्य लग सकता है, तो 100% समय दोस्ताना रहना इसे अपने दिमाग से निकालने का सबसे अच्छा तरीका है। बहुत बार ईमेल अत्यधित कुंद (blunt) और भावनाहीन होते हैं। अगर लोग केवल अपने शब्दों में थोड़ा व्यक्तित्व जोड़ दें, तो दुनिया बेहतर जगह होगी।
यह वास्तव में तब मदद करता है जब आप किसी ऐसे व्यक्ति को ईमेल कर रहे हों जिसे आप नहीं जानते, और यह तब और भी बेहतर है जब आप किसी संवेदनशील विषय पर किसी ऐसे व्यक्ति के साथ व्यवहार कर रहे हों जिसे आप जानते हैं। मेज साफ करके और चीजों को दयालु रखकर (बिना किसी अंतर्निहित व्यंग्य या निष्क्रिय आक्रामकता के), यह काम करना चाहिए। बस इसे ज़्यादा न करें।
चापलूसी न करें
मैं सबसे पहले मानूंगा कि मैं कभी-कभी ईमेल में चापलूसी (kissing up) करता हुआ पाता हूँ, और मेरा वास्तव में ऐसा मतलब नहीं होता। जैसा कि मैंने पहले उल्लेख किया, दोस्ताना होने और अविश्वसनीय रूप से कष्टप्रद होने के बीच एक महीन रेखा है, और इसे आसानी से पार किया जा सकता है। लिखित शब्द के साथ, यह बहुत अधिक स्पष्ट होता है यदि आप चापलूसी कर रहे हैं। लोग लगभग हमेशा अपने ईमेल को दोबारा पढ़ते हैं कि क्या कहा गया है, और मुझ पर विश्वास करें, आपकी चापलूसी बहुत स्पष्ट होने वाली है। इसके बजाय, यदि आप किसी उच्च अधिकारी को ईमेल कर रहे हैं, तो बस उनकी रैंक को अपने दिमाग से निकाल दें। इसके बजाय, उन्हें एक व्यक्ति के रूप में देखें। मुझ पर विश्वास करें, यह वास्तव में मदद करता है।
एक बार जब आप महसूस करते हैं कि आप बस एक और इंसान को लिख रहे हैं, तो चापलूसी करने की कोई आवश्यकता नहीं है (भले ही आप अवचेतन रूप से ऐसा कर रहे हों)। बस ध्यान रखें कि लगभग हर इंसान समान सम्मान का हकदार है। यदि आप सभी के साथ समान और उच्चतम सम्मान के साथ व्यवहार करते हैं, तो आपको इस बात की चिंता नहीं करनी होगी कि आप किसे ईमेल कर रहे हैं या आप क्या कहते हैं। उस बिंदु पर, आपको केवल एक सम्मानजनक व्यक्ति माना जा सकता है।
अपने आधार कवर करें, लेकिन इसे सरल रखें
मैं बहुत लंबे ईमेल लिखता हूँ, और ऐसा करने का उद्देश्य यह सुनिश्चित करना है कि मैं जिस व्यक्ति को ईमेल कर रहा हूँ, उसे हर जानकारी पहुँच जाए। हालांकि, यह आवश्यक नहीं है कि ऐसा ही हो। उपन्यास लिखने के बजाय, बस अपनी बात स्पष्ट करें। निश्चित रूप से, आप अपने व्यक्तित्व को ईमेल के मुख्य भाग में जोड़ सकते हैं ताकि यह आपकी बात के लिए एक वाहन (vehicle) के रूप में काम करे। हालांकि, जब बात व्यवसाय की आती है, तो जो आप कहना चाहते हैं उसके बारे में स्पष्ट रहें।
मैं सुझाव दूंगा कि एक सीधा वाक्य लिखें जो वह कहे जो आपको कहना है, और अपने मन को शांत करने के लिए, आगे बढ़ें और एक और वाक्य लिखें जो उसका वर्णन कर सके। उसके बाद, आपका काम हो गया। और कुछ न करें। बिल्कुल। सच में।
साहसी बनें
मैं चाहता हूँ कि आप सोचें कि ईमेल भेजना आपको चिंतित क्यों करता है। क्या इसलिए क्योंकि आप किसी के ना कहने से डरते हैं? क्या इसलिए क्योंकि आपको निकाल दिए जाने का डर है? शायद आप डरते हैं कि आप मूर्ख लगेंगे? खैर, अगर इन तीनों सवालों का जवाब हाँ था, तो मैं यह कहता हूँ: आपके पास खोने के लिए कुछ नहीं है, अगर वे आपको निकाल देते हैं तो यह उनका नुकसान है, और आप सिर्फ एक ईमेल भेजने की चिंता करके पहले से ही मूर्ख हैं — इससे उबर जाएं।
मुझे पता है कि यह थोड़ा अजीब लग सकता है, लेकिन अपने ईमेल के साथ साहसी बनें। किसी को संदेश भेजने के जोखिम को अपनाएं, यह जाने बिना कि वे कैसे, कब, या यहां तक कि जवाब देंगे भी या नहीं। इसके बारे में जुए की तरह सोचना शुरू करें, और यह थोड़ा अधिक मजेदार हो सकता है। वास्तव में, अपने ईमेल में अपमानजनक बातें कहें। अपमानजनक अतिशयोक्ति (hyperboles) और मनोरंजक कथन बनाएं। अगर कुछ नहीं, तो अपने ईमेल को यादगार बनाएं।
घबराएं नहीं
कभी जल्दबाजी में या जब आपका दिमाग जीवन के विशिष्ट तनावों से विचलित हो, ईमेल लिखा है? यह हमेशा बहुत शर्मनाक होता है जब आप पीछे मुड़कर देखते हैं कि आपने क्या लिखा है। इसके बजाय, क्यों न आप घबराहट में ईमेल न लिखें? इसे आजमाएं।
अगली बार जब आप घबराए हुए मूड में ईमेल लिखने बैठें, तो बैठें और स्थिति का मूल्यांकन करें। भेजें बटन दबाने से पहले एक सेकंड रुकें, और रेडिट (Reddit) या कुछ और ब्राउज़ करें — अपना दिमाग ईमेल से हटा लें। ठंडा होने के बाद वापस आएं, और फिर जो चाहें बदलें। प्राप्तकर्ता आपके जवाब पर कुछ और मिनट इंतजार कर सकता है, और यह आपके द्वारा गलती से अपना दिल खोलकर रख देने, अपने जीवन के सभी संकटों का विवरण देने वाले संदेश को देखने से न होने के लायक है।
निष्कर्ष
मैं स्पष्ट कर दूं: ईमेल भेजते समय चिंता करने की कोई बात नहीं है! बस अंदर जाएं और कर दें। आप ठीक रहेंगे।
ईमेल लिखने के लिए आपके पास क्या टिप्स हैं? क्या इनमें से किसी ने आपकी मदद की?
