विचार करें कि आप ईमेल ड्राफ्ट करने में कितना समय और प्रयास लगाते हैं, केवल उनके लिए आपके प्राप्तकर्ताओं के स्पैम फ़ोल्डर में फंस जाना। यह एक निराशाजनक अनुभव है, लेकिन बदतर हिस्सा यह है कि आपके प्राप्तकर्ताओं को कभी पता नहीं चल सकता कि आपने एक ईमेल भेजा क्योंकि, आइए इसका सामना करते हैं, कौन अपना स्पैम चेक करता है?
पढ़ते रहें ताकि आप कुछ व्यावहारिक रणनीतियाँ सीख सकें ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि आपके ईमेल स्पैम फ़ोल्डर में न जाएं।
आपके ईमेल स्पैम फ़ोल्डर में क्यों पहुंचते हैं
हर दिन भेजे जाने वाले ईमेल का एक बड़ा हिस्सा घोटाले होते हैं जो पीड़ितों से पैसे या जानकारी चुराने के लिए डिज़ाइन किए गए हैं। यह देखते हुए कि ईमेल उपयोगकर्ताओं के लिए इन ईमेल को मैन्युअल रूप से व्यवस्थित और फ़िल्टर करना कितना चुनौतीपूर्ण होगा, ईमेल सेवाओं ने इनसे निपटने के लिए मजबूत समाधान अपनाए हैं।
एक स्पैम फ़ोल्डर उन ईमेल के लिए एक होल्डिंग स्थान है जिनके भ्रामक या अनचाहे होने का संदेह है। ईमेल सेवाएं फ़िल्टर का उपयोग यह निर्धारित करने के लिए करती हैं कि कौन से ईमेल स्पैम होने की संभावना है, और इन संदेशों को स्पैम फ़ोल्डर में भेजा जाता है।
स्पैम फ़िल्टर ईमेल में संभावित स्पैम सामग्री की पहचान करने के लिए विभिन्न तरीकों का उपयोग करके काम करते हैं, जिसमें प्रेषक के IP पते को ज्ञात स्पैमर्स की ब्लैकलिस्ट के विरुद्ध जांचना, भ्रामक विषय पंक्ति, और ईमेल सामग्री शामिल हैं, बस कुछ नाम रखने के लिए।
समस्या यह है, वैध ईमेल कभी-कभी स्पैम फ़ोल्डर में फंस सकते हैं जब उनमें स्पैम ट्रिगर होते हैं।
आपके ईमेल को स्पैम फ़ोल्डर से बाहर रखने में मदद करने के लिए 6 प्रभावी टिप्स
1. स्पैम ट्रिगर से बचें
स्पैम फ़िल्टर आपकी सामग्री को स्कैन करते हैं, यह निर्धारित करने के लिए विशिष्ट ट्रिगर की तलाश करते हैं कि आपका ईमेल स्पैम होने की संभावना है या नहीं। यहां कुछ स्पैम ट्रिगर हैं जिनसे बचना चाहिए:
- ईमेल में अनसब्सक्राइब लिंक नहीं: अधिकांश लोगों ने एक ब्रांड से प्रतीत होने वाला वैध ईमेल प्राप्त करने का अनुभव किया है जिससे वे अक्सर खरीदते हैं, केवल यह पता लगाने के लिए कि नीचे कोई अनसब्सक्राइब लिंक नहीं है। कुछ ब्रांड अपनी संपर्क जानकारी जोड़ देंगे जबकि प्राप्तकर्ताओं को भविष्य के संचार से आसानी से ऑप्ट-आउट करने का तरीका छोड़ देंगे। यदि आप एक आसानी से मिलने वाले अनसब्सक्राइब लिंक को छोड़ देते हैं, तो आपके संदेश सीधे स्पैम फ़ोल्डर में जा सकते हैं।
- पूरी तरह से बड़े अक्षरों या अत्यधिक विस्मयादिबोधक बिंदुओं वाली विषय पंक्तियाँ: विषय पंक्ति सामग्री एंटी-स्पैम उपायों को भी ट्रिगर कर सकती है क्योंकि "फ्री" या "सेल" जैसे शब्द आमतौर पर घोटाले वाले ईमेल में उपयोग किए जाते हैं। अपनी विषय पंक्ति में सभी बड़े अक्षरों का उपयोग करना एक स्पष्ट संकेत है कि आपका ईमेल स्पैमी हो सकता है, जैसा कि बहुत सारे विस्मयादिबोधक बिंदुओं का उपयोग करना है। कुछ सबसे आम स्पैमी शब्द/वाक्यांशों में 100% फ्री, डील ऑफ ए लाइफटाइम, FLASH SALE NOW ON!!!, 100% सैटिस्फाइड, F.ree. p.r!z.e, फ्री गिफ्ट, और बहुत कुछ शामिल हैं।
- फ़िशिंग प्रयास: फ़िशिंग घोटाले लोगों को वैध कंपनी होने का दिखावा करके पासवर्ड या क्रेडिट कार्ड नंबर जैसी संवेदनशील जानकारी प्रकट करने के लिए धोखा देने के लिए डिज़ाइन किए गए हैं। फ़िशिंग लिंक वाले ईमेल अक्सर स्पैम फ़िल्टर द्वारा पकड़े जाते हैं और सीधे स्पैम फ़ोल्डर में भेज दिए जाते हैं।
- अनावश्यक अटैचमेंट: यदि आपके ईमेल में अटैचमेंट है, तो सुनिश्चित करें कि यह कुछ ऐसा है जो प्राप्तकर्ता चाहता है या चाहिए। अत्यधिक अटैचमेंट वाले ईमेल आमतौर पर स्पैम फ़ोल्डर में भेजे जाते हैं क्योंकि उनमें वायरस और स्पाइवेयर हो सकते हैं, जो प्राप्तकर्ताओं के लिए सुरक्षा जोखिम पैदा करते हैं।
- बहुत सारी छवियां: कई वैध मार्केटिंग अभियान अपनी रणनीति के हिस्से के रूप में कई छवियों का उपयोग करते हैं, लेकिन बहुत सारी एंटी-स्पैम उपायों को ट्रिगर कर सकती हैं। आपको अपने टेक्स्ट को छवियों से बदलने से भी बचना चाहिए। ऐसा इसलिए है क्योंकि स्पैमर्स के लिए छवियों में स्पैमी शब्दों को शामिल करना स्पैम फ़िल्टर को धोखा देने के लिए एक हताश प्रयास में आम बात हो गई है।
2. अपने ईमेल प्रूफरीड करें
भेजने से पहले अपने ईमेल को प्रूफरीड करना हमेशा एक अच्छा विचार है, लेकिन यह विशेष रूप से महत्वपूर्ण है यदि आप स्पैम फ़ोल्डर से बचना चाहते हैं। टाइपो और त्रुटियां आसानी से स्पैम फ़िल्टर को ट्रिगर कर सकती हैं।
ऐसा इसलिए है क्योंकि फ़िशिंग ईमेल घोटाले आमतौर पर गलतियों से भरे होते हैं। स्पैमर्स जानबूझकर ऐसा करते हैं ताकि केवल अपने सबसे भोले प्राप्तकर्ताओं से प्रतिक्रियाएं प्राप्त कर सकें ताकि बहुत सारे लोगों के साथ आगे-पीछे समय बर्बाद न हो, क्योंकि वे आमतौर पर हजारों में ईमेल भेजते हैं।
कहा जा रहा है, जितना अधिक आप ईमेल लिखते समय टाइपो करते हैं, उतनी ही अधिक संभावना है कि आप जंक फ़ोल्डर में समाप्त हो जाएंगे। आप इस कार्य में सहायता के लिए ग्रामरली जैसे संपादन टूल का भी लाभ उठा सकते हैं।
3. ईमेल भेजने की अनुमति प्राप्त करें
यह सुनिश्चित करने के सर्वोत्तम तरीकों में से एक है कि आपके ईमेल स्पैम फ़ोल्डर में न जाएं, ग्राहकों से उन्हें मार्केटिंग संदेश भेजने की अनुमति प्राप्त करना। इसका अर्थ है प्रत्येक संपर्क से एक स्पष्ट ऑप्ट-इन प्राप्त करना, खरीदी गई ईमेल सूची का उपयोग करने या वेब से ईमेल पते एकत्र करने के बजाय।
प्राप्तकर्ताओं से सहमति प्राप्त करना विशेष रूप से महत्वपूर्ण है जब ईमेल मार्केटिंग को नियंत्रित करने वाले नियमों का पालन किया जाता है, जैसे कनाडा का एंटी-स्पैम कानून (CASL), जिसके लिए आवश्यक है कि किसी भी व्यावसायिक इलेक्ट्रॉनिक संदेश भेजने से पहले आपके पास स्पष्ट सहमति हो।
स्पष्ट सहमति प्राप्त करने के कई तरीके हैं, जैसे आपके साइनअप फॉर्म पर एक चेकबॉक्स होना या आपके सदस्यता पुष्टिकरण संदेश में "मैं [ब्रांड] से अपडेट प्राप्त करना चाहूंगा" जैसा कथन शामिल करना।
ग्राहकों से अनुमति प्राप्त करना न केवल स्पैम फ़ोल्डर से बचने का एक प्रभावी तरीका है, बल्कि यह एक नैतिक और कानूनी आवश्यकता भी है।
4. प्राप्तकर्ताओं से अपने ईमेल को व्हाइटलिस्ट करने के लिए कहें
यह सुनिश्चित करने का एक और तरीका है कि आपके ईमेल स्पैम फ़ोल्डर में न जाएं, प्राप्तकर्ताओं से अपने ईमेल पते को व्हाइटलिस्ट करने के लिए कहना। इसका सीधा सा मतलब है अपने ईमेल पते को उनकी संपर्क सूची या सुरक्षित प्रेषक की सूची में जोड़ना, जो उनके ईमेल क्लाइंट को बताएगा कि आपके संदेशों को स्वचालित रूप से स्पैम फ़ोल्डर में न भेजें।
प्राप्तकर्ताओं से अपने ईमेल को व्हाइटलिस्ट करने के लिए कहते समय, हमेशा स्पष्ट निर्देश प्रदान करें कि वे ऐसा कैसे कर सकते हैं।
5. प्रमाणीकरण के माध्यम से अपनी प्रतिष्ठा सुधारें
प्रमाणीकरण एक प्रक्रिया है जो आपको डोमेन नाम (जैसे "ब्रांड नाम") या IP पते के मालिक के रूप में सत्यापित करती है। यह कस्टम ईमेल पते का उपयोग करने वाले लोगों के लिए विशेष रूप से उपयोगी है।
प्रमाणीकरण में आपके सर्वर से प्राप्तकर्ताओं के सर्वरों पर सत्यापन उद्देश्यों के लिए एन्क्रिप्टेड संदेश भेजना शामिल है। उचित प्रमाणीकरण के बिना, कुछ ISP आने वाले मेल को पूरी तरह से ब्लॉक कर देते हैं, जिसका अर्थ है कि उन्हें कोई वैध मार्केटिंग ईमेल अभियान बिल्कुल भी प्राप्त नहीं हो सकते हैं।
इस मुद्दे से बचने का सबसे अच्छा तरीका सेंडर पॉलिसी फ्रेमवर्क (SPF) और डोमेनकीज आइडेंटिफाइड मेल (DKIM) दोनों का उपयोग करना है। इन प्रमाणीकरण विधियों की सिफारिश की जाती है क्योंकि वे ईमेल सत्यापन प्रदान करके स्पूफिंग को रोकने में मदद करते हैं।
यह आपके ईमेल को स्पैम के रूप में फ़्लैग किए जाने या जंक फ़ोल्डर में जाने से रोकता है।
6. स्पैम चेकर्स का लाभ उठाएं
स्पैम चेकर्स का उपयोग आपके ईमेल की डिलीवरी और खुली दरों में सुधार करने का एक प्रभावी तरीका है। आप ग्लॉकऐप्स जैसे ऑनलाइन समाधान का उपयोग करके अपनी ईमेल सामग्री में किसी भी संभावित समस्या की पहचान करने में मदद कर सकते हैं जो स्पैम फ़िल्टर को ट्रिगर कर सकती है।
यह टूल आपकी ईमेल डिलीवरेबिलिटी का आकलन करने में मदद करता है। यह आपको किसी भी डिलीवरी-संबंधी समस्या को दूर करने में मदद करने के लिए अंतर्दृष्टि और सिफारिशें भी प्रदान करता है।
इन टिप्स के साथ अपनी ईमेल उत्पादकता में सुधार करें
यह सुनिश्चित करना कि आपके ईमेल स्पैम फ़ोल्डर में न जाएं, अपने लक्षित दर्शकों तक पहुंचने और आपको आवश्यक परिणाम प्राप्त करने के सर्वोत्तम तरीकों में से एक है।
इसे ध्यान में रखते हुए, आप इन टिप्स का लाभ उठा सकते हैं ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि आपके ईमेल आपके प्राप्तकर्ताओं के इनबॉक्स में पहुंचें।
