यदि आप अपना कंप्यूटर रीसेट कर रहे हैं, अपना ईमेल ऐप बदल रहे हैं, या बस कुछ ऐसा खेल रहे हैं जो आपके ईमेल को प्रभावित कर सकता है, तो आप अपने Microsoft आउटलुक ईमेल को निर्यात करके उनका बैकअप बनाना चाह सकते हैं।
आउटलुक आपको अपने संदेशों को विभिन्न स्वरूपों में निर्यात करने की अनुमति देता है। निर्यात किए गए ईमेल (आउटलुक के बाहर उनके साथ काम करने सहित) के उपयोग की योजना के आधार पर हम आपको दिखाएंगे कि किसका उपयोग करना है।
विंडोज़ पर आउटलुक से ईमेल कैसे एक्सपोर्ट करें
यदि आप विंडोज कंप्यूटर पर आउटलुक का उपयोग करते हैं, तो आप अपने ईमेल को पीएसटी प्रारूप में निर्यात कर सकते हैं। इस प्रारूप में न केवल आपके ईमेल, बल्कि आपके संपर्क और कैलेंडर भी शामिल हैं। फिर आप अपने सभी ईमेल को आउटलुक में आयात करने के लिए किसी अन्य कंप्यूटर पर इस पीएसटी फ़ाइल का उपयोग कर सकते हैं।
कुछ परिदृश्य जहां आप इस निर्यात पद्धति का उपयोग करना चाहते हैं, उनमें शामिल हैं जब आप एक पीसी से दूसरे पीसी पर जा रहे हैं, विंडोज से मैक पर स्विच कर रहे हैं, ईमेल को एक खाते से दूसरे खाते में ले जा रहे हैं, या बस अपने ईमेल का नियमित बैकअप बना रहे हैं।
आप इसे आउटलुक के भीतर से कर सकते हैं; निम्नलिखित चरण आपको इस प्रक्रिया से परिचित कराएंगे:
- अपने पीसी पर आउटलुक लॉन्च करें, फाइल . पर क्लिक करें टैब, और जानकारी . चुनें बाएं साइडबार से।
- मुख्य मेनू में, खाता सेटिंग . चुनें विकल्प, उसके बाद खाता सेटिंग दोबारा। यह आउटलुक के लिए सेटिंग्स मेनू को खोलेगा।
- डेटा फ़ाइलें चुनें अपने ईमेल खाते देखने के लिए टैब।
- उस ईमेल खाते पर क्लिक करें जिससे आप ईमेल निर्यात करना चाहते हैं और फ़ाइल स्थान खोलें select चुनें शीर्ष पर।
- एक फ़ाइल एक्सप्लोरर विंडो एक PST . के साथ खुलेगी फ़ाइल पर प्रकाश डाला। यह वह फ़ाइल है जिसमें आपके सभी ईमेल हैं --- आप इसे जहाँ चाहें कॉपी कर सकते हैं।
आप इसके साथ क्या करते हैं यह आपकी आवश्यकताओं पर निर्भर करता है। आप सुरक्षित बैकअप के लिए फ़ाइल को क्लाउड स्टोरेज में कॉपी कर सकते हैं, अगर आप वहां आउटलुक का उपयोग करेंगे तो इसे दूसरे कंप्यूटर पर ले जा सकते हैं, या आर्काइविंग के लिए इसे बाहरी ड्राइव पर कॉपी कर सकते हैं।
मैक पर आउटलुक से ईमेल कैसे एक्सपोर्ट करें
आउटलुक मैकओएस पर विंडोज की तुलना में अलग तरह से काम करता है। Mac पर, आप अपने Outlook ईमेल को किसी OLM फ़ाइल में निर्यात कर सकते हैं। विंडोज़ पर पीएसटी प्रारूप की तरह, यह प्रारूप आपके सभी ईमेल, संपर्क और कैलेंडर प्रविष्टियों को भी सहेजता है।
यहाँ एकमात्र अंतर वास्तविक फ़ाइल स्वरूप है; आउटलुक आपके ऑपरेटिंग सिस्टम के लिए पसंदीदा का उपयोग करता है। अपने Outlook ईमेल को अपने Mac पर किसी OLM फ़ाइल में सहेजने का तरीका यहां दिया गया है:
- अपने मैक पर आउटलुक लॉन्च करें और टूल्स . पर क्लिक करें शीर्ष पर टैब। सुनिश्चित करें कि आप आउटलुक के अंदर टैब पर क्लिक करते हैं न कि टूल्स . पर मेन्यू, जो आपके मैक के टॉप मेन्यू बार पर मिलता है।
- निर्यात करें पर क्लिक करें टूल . में अपने आउटलुक ईमेल निर्यात करने के लिए टैब।
- विंडोज़ के विपरीत, मैक के लिए आउटलुक पूछेगा कि आप ऐप से किन वस्तुओं को निर्यात करना चाहते हैं। वे आइटम चुनें जिन्हें आप अपने बैकअप में शामिल करना चाहते हैं और जारी रखें . पर क्लिक करें .
- आउटलुक आपको निर्यात की गई ईमेल फ़ाइल को सहेजने के लिए एक स्थान का चयन करने के लिए कहेगा। अपने Mac पर सुविधाजनक स्थान चुनें और सहेजें hit दबाएं .
- प्रतीक्षा करें जब तक कि आउटलुक आपके सभी ईमेल को आपके चयनित फ़ोल्डर में निर्यात न कर दे।
OLM फ़ाइल अब आपके चुने हुए फ़ोल्डर में उपलब्ध होगी। आप जब चाहें इसे स्थानांतरित कर सकते हैं।
आउटलुक से दूसरे ईमेल अकाउंट में ईमेल कैसे एक्सपोर्ट करें
यदि आप उन्हें बैकअप के रूप में नहीं सहेज रहे हैं, तो आप अपने आउटलुक ईमेल को किसी अन्य ईमेल खाते जैसे जीमेल या याहू में आयात करने के लिए निर्यात करना चाह सकते हैं। जैसा कि यह पता चला है, आउटलुक आपको अपने ईमेल को अपने खातों के बीच स्थानांतरित करने की अनुमति देता है, जब तक कि वे सभी ऐप में उपलब्ध हों।
यदि आपने अपना गंतव्य ईमेल खाता आउटलुक में जोड़ा है, तो आप अपने सभी मौजूदा आउटलुक ईमेल को ऐप के भीतर अपने चुने हुए ईमेल खाते में आसानी से और जल्दी से स्थानांतरित कर सकते हैं।
यह खाता-से-खाता ईमेल स्थानांतरण प्रक्रिया को निष्पादित करने का तरीका यहां दिया गया है:
- यदि आपने पहले से ऐसा नहीं किया है तो अपने द्वितीयक ईमेल खाते को आउटलुक में जोड़ें। यदि आपको सहायता की आवश्यकता है तो हमने दिखाया है कि आउटलुक में जीमेल को कैसे जोड़ा जाए।
- आउटलुक खोलें और उस खाते तक पहुंचें जिससे आप ईमेल निर्यात करना चाहते हैं।
- अपना इनबॉक्स खोलें और Ctrl + A . दबाकर अंदर के सभी ईमेल चुनें अपने कीबोर्ड पर।
- किसी भी ईमेल पर राइट-क्लिक करें, फिर स्थानांतरित करें . चुनें , उसके बाद अन्य फ़ोल्डर .
- आपको एक डायलॉग बॉक्स दिखाई देगा जिसका उपयोग आप अपने ईमेल को स्थानांतरित करने के लिए कर सकते हैं। यहां अपना गंतव्य ईमेल खाता चुनें (जैसे आपका जीमेल खाता), उस खाते के अंदर फ़ोल्डर चुनें जहां आप ईमेल सहेजना चाहते हैं, और ठीक क्लिक करें .
- आपके ईमेल आपके गंतव्य ईमेल खाते में आपके चुने हुए फ़ोल्डर में जाने लगेंगे।
आउटलुक से एक्सेल में ईमेल कैसे एक्सपोर्ट करें
यदि आप अपने संदेशों का विश्लेषण करना, क्रमबद्ध करना या कोई सामूहिक कार्य करना चाहते हैं, तो आप उन्हें एक्सेल स्प्रेडशीट में रखना पसंद कर सकते हैं। सौभाग्य से, आउटलुक के पास एक विकल्प है जो आपको अपने ईमेल को सीधे एक्सेल फ़ाइल में निर्यात करने की अनुमति देता है।
यह फ़ाइल किसी भी अन्य स्प्रैडशीट की तरह दिखेगी, जिसमें आपके सभी ईमेल विभिन्न कॉलमों में बड़े करीने से व्यवस्थित होंगे। यह आपके संदेशों का आउटलुक या किसी अन्य मेल प्रोग्राम में विश्लेषण करने से कहीं अधिक आसान बनाता है।
आप इसे निम्न चरणों के साथ कर सकते हैं:
- आउटलुक खोलें, फ़ाइल . पर क्लिक करें टैब पर क्लिक करें और खोलें और निर्यात करें . चुनें बाएं साइडबार से।
- आयात/निर्यात पर क्लिक करें मुख्य पैनल में विकल्प।
- आउटलुक पूछेगा कि आप अपना डेटा कैसे निर्यात करना चाहते हैं। फ़ाइल में निर्यात करें . कहने वाले विकल्प का चयन करें , जैसा कि आप डेटा को एक्सेल फ़ाइल में निर्यात करना चाहते हैं।
- निम्न स्क्रीन पर, अल्पविराम द्वारा अलग किए गए मान कहने वाले पहले विकल्प पर क्लिक करें . यह एक सीएसवी फ़ाइल बनाएगा जो एक्सेल के साथ पूरी तरह से संगत है।
- इसके बाद, विज़ार्ड आपको डेटा निर्यात करने के लिए एक फ़ोल्डर का चयन करने के लिए कहता है। अपना मुख्य ईमेल फ़ोल्डर चुनें और अगला . पर क्लिक करें .
- ब्राउज़ करें पर क्लिक करें और अपनी निर्यात की गई ईमेल फ़ाइल के लिए एक गंतव्य फ़ोल्डर चुनें।
- अगला चुनें उसके बाद समाप्त करें अपने ईमेल को एक्सेल फाइल में एक्सपोर्ट करने के लिए।
आउटलुक से अलग-अलग ईमेल कैसे एक्सपोर्ट करें
यदि आप केवल कुछ ही ईमेल निर्यात करना चाहते हैं, तो ड्रैग एंड ड्रॉप विधि का उपयोग करके ऐसा करना सुविधाजनक है।
ऐसा करने के लिए, आउटलुक खोलें, उन ईमेल का चयन करें जिन्हें आप निर्यात करना चाहते हैं, और उन्हें फाइल एक्सप्लोरर में एक फ़ोल्डर में खींचें और छोड़ दें। प्रत्येक के लिए, आउटलुक संदेश वाली एक एमएसजी फाइल बनाएगा।
अपने ईमेल को आउटलुक से बाहर निकालने के कई तरीके
चाहे आप किसी नए ईमेल ऐप पर जा रहे हों या बस अपने ईमेल की बैकअप कॉपी चाहते हों, आउटलुक से संदेशों को निर्यात करना आसान है, जैसा कि ऊपर दिखाया गया है।
यदि आप किसी अन्य ईमेल ऐप पर जाना चाहते हैं, तो कुछ अन्य डेस्कटॉप मेल विकल्पों के लिए Microsoft आउटलुक के सर्वश्रेष्ठ मुफ्त विकल्पों पर एक नज़र डालें।