अगर आप अपना कंप्यूटर रीसेट कर रहे हैं, ईमेल ऐप बदल रहे हैं, या ऐसा कुछ कर रहे हैं जो आपके ईमेल को प्रभावित कर सकता है, तो आप माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक के ईमेल का बैकअप एक्सपोर्ट करके लेना चाहेंगे।
आउटलुक आपको विभिन्न फॉर्मेट में अपने मैसेज एक्सपोर्ट करने की अनुमति देता है। हम आपको बताएंगे कि कौन सा फॉर्मेट उपयोग करना है, यह इस पर निर्भर करता है कि आप एक्सपोर्ट किए गए ईमेल का उपयोग कैसे करना चाहते हैं (आउटलुक के बाहर भी उनसे काम करना शामिल है)।
विंडोज पर आउटलुक से ईमेल एक्सपोर्ट कैसे करें
यदि आप विंडोज कंप्यूटर पर आउटलुक का उपयोग करते हैं, तो आप अपने ईमेल को PST फॉर्मेट में एक्सपोर्ट कर सकते हैं। इस फॉर्मेट में न केवल आपके ईमेल, बल्कि आपके कॉन्टैक्ट्स और कैलेंडर भी शामिल होते हैं। आप इस PST फाइल का उपयोग किसी अन्य कंप्यूटर पर आउटलुक में अपने सभी ईमेल इम्पोर्ट करने के लिए कर सकते हैं।
ऐसे कुछ परिदृश्य जहां आप इस एक्सपोर्ट विधि का उपयोग करना चाहेंगे: एक PC से दूसरे पर जाना, विंडोज से मैक पर स्विच करना, एक अकाउंट से दूसरे अकाउंट में ईमेल ले जाना, या बस अपने ईमेल का नियमित बैकअप बनाना।
आप इसे आउटलुक के भीतर से कर सकते हैं; निम्नलिखित चरण आपको प्रक्रिया के माध्यम से मार्गदर्शन करेंगे:
- अपने PC पर आउटलुक लॉन्च करें, File टैब पर क्लिक करें, और बाएं साइडबार से Info चुनें।
- मुख्य मेनू में, Account Settings विकल्प चुनें, फिर से Account Settings चुनें। यह आउटलुक के लिए सेटिंग्स मेनू खोलेगा।
- Data Files टैब चुनें अपने ईमेल अकाउंट देखने के लिए।
- उस ईमेल अकाउंट पर क्लिक करें जिससे आप ईमेल एक्सपोर्ट करना चाहते हैं और शीर्ष पर Open File Location चुनें।
- एक फाइल एक्सप्लोरर विंडो खुलेगी जिसमें एक PST फाइल हाइलाइट होगी। यह वह फाइल है जिसमें आपके सभी ईमेल होते हैं—आप इसे जहां चाहें कॉपी कर सकते हैं।
आप इस फाइल का उपयोग अपनी आवश्यकताओं के अनुसार कर सकते हैं। आप इसे क्लाउड स्टोरेज पर सुरक्षित बैकअप के लिए कॉपी कर सकते हैं, दूसरे कंप्यूटर पर ले जा सकते हैं यदि आप वहां आउटलुक उपयोग करेंगे, या आर्काइविंग के लिए एक्सटर्नल ड्राइव पर कॉपी कर सकते हैं।
मैक पर आउटलुक से ईमेल एक्सपोर्ट कैसे करें
आउटलुक macOS पर विंडोज की तुलना में अलग तरीके से काम करता है। मैक पर, आप अपने आउटलुक ईमेल को OLM फाइल में एक्सपोर्ट कर सकते हैं। विंडोज पर PST फॉर्मेट की तरह, यह फॉर्मेट भी आपके सभी ईमेल, कॉन्टैक्ट्स और कैलेंडर एंट्री को सेव करता है।
यहां एकमात्र अंतर वास्तविक फाइल फॉर्मेट का है; आउटलुक आपके ऑपरेटिंग सिस्टम के लिए पसंदीदा फॉर्मेट का उपयोग करता है। यहां बताया गया है कि मैक पर अपने आउटलुक ईमेल को OLM फाइल में कैसे सेव करें:
- अपने मैक पर आउटलुक लॉन्च करें और शीर्ष पर Tools टैब पर क्लिक करें। सुनिश्चित करें कि आप आउटलुक के अंदर टैब पर क्लिक करते हैं, न कि आपके मैक के शीर्ष मेनू बार पर पाए जाने वाले Tools मेनू पर।
- Tools टैब में Export पर क्लिक करके अपने आउटलुक ईमेल एक्सपोर्ट करें।
- विंडोज के विपरीत, मैक के लिए आउटलुक पूछेगा कि आप ऐप से कौन से आइटम एक्सपोर्ट करना चाहते हैं। उन आइटम का चयन करें जिन्हें आप अपने बैकअप में शामिल करना चाहते हैं और Continue पर क्लिक करें।
- आउटलुक आपसे एक्सपोर्ट की गई ईमेल फाइल को सेव करने के लिए स्थान चुनने को कहेगा। अपने मैक पर एक सुविधाजनक स्थान चुनें और Save दबाएं।
- आउटलुक द्वारा आपके सभी ईमेल आपके चुने हुए फोल्डर में एक्सपोर्ट करने तक प्रतीक्षा करें।
OLM फाइल अब आपके चुने हुए फोल्डर में उपलब्ध होगी। आप इसे जब चाहें ले जा सकते हैं।
आउटलुक से दूसरे ईमेल अकाउंट में ईमेल एक्सपोर्ट कैसे करें
यदि आप उन्हें बैकअप के रूप में नहीं सहेज रहे हैं, तो आप अपने आउटलुक ईमेल को किसी अन्य ईमेल अकाउंट जैसे Gmail या Yahoo में इम्पोर्ट करने के लिए एक्सपोर्ट करना चाह सकते हैं। जैसा कि यह पता चला है, आउटलुक आपको अपने अकाउंट के बीच ईमेल ले जाने की अनुमति देता है, जब तक वे सभी ऐप में उपलब्ध हों।
यदि आपने अपना डेस्टिनेशन ईमेल अकाउंट आउटलुक में जोड़ लिया है, तो आप ऐप के भीतर आसानी से और जल्दी से अपने सभी वर्तमान आउटलुक ईमेल को अपने चुने हुए ईमेल अकाउंट में ले जा सकते हैं।
यहां इस अकाउंट-टू-अकाउंट ईमेल ट्रांसफर प्रक्रिया को करने का तरीका बताया गया है:
- यदि आपने पहले से नहीं किया है तो अपना सेकेंडरी ईमेल अकाउंट आउटलुक में जोड़ें। हमने दिखाया है कि आउटलुक में Gmail कैसे जोड़ें यदि आपको सहायता चाहिए।
- आउटलुक खोलें और उस अकाउंट को एक्सेस करें जिससे आप ईमेल एक्सपोर्ट करना चाहते हैं।
- अपना इनबॉक्स खोलें और कीबोर्ड पर Ctrl + A दबाकर अंदर के सभी ईमेल चुनें।
- किसी भी ईमेल पर राइट-क्लिक करें, फिर Move चुनें, उसके बाद Other Folder।
- आपको एक डायलॉग बॉक्स दिखाई देगा जिसका उपयोग आप अपने ईमेल ले जाने के लिए कर सकते हैं। यहां अपना डेस्टिनेशन ईमेल अकाउंट चुनें (जैसे आपका Gmail अकाउंट), उस अकाउंट के अंदर का फोल्डर चुनें जहां आप ईमेल सेव करना चाहते हैं, और OK पर क्लिक करें।
- आपके ईमेल आपके डेस्टिनेशन ईमेल अकाउंट में चुने गए फोल्डर में मूव होना शुरू हो जाएंगे।
आउटलुक से एक्सेल में ईमेल एक्सपोर्ट कैसे करें
यदि आप अपने मैसेज का विश्लेषण, सॉर्ट, या कोई बल्क कार्य करना चाहते हैं, तो आप उन्हें एक्सेल स्प्रेडशीट में रखना पसंद कर सकते हैं। सौभाग्य से, आउटलुक में एक विकल्प है जो आपको अपने ईमेल सीधे एक्सेल फाइल में एक्सपोर्ट करने की अनुमति देता है।
यह फाइल किसी अन्य स्प्रेडशीट की तरह दिखाई देगी, जिसमें आपके सभी ईमेल विभिन्न कॉलम में व्यवस्थित होंगे। इससे अपने मैसेज का विश्लेषण करना आउटलुक या किसी अन्य मेल प्रोग्राम में उन्हें देखने की तुलना में बहुत आसान हो जाता है।
आप इसे निम्नलिखित चरणों के साथ कर सकते हैं:
- आउटलुक खोलें, File टैब पर क्लिक करें, और बाएं साइडबार से Open & Export चुनें।
- मुख्य पैनल में Import/Export विकल्प पर क्लिक करें।
- आउटलुक पूछेगा कि आप अपना डेटा कैसे एक्सपोर्ट करना चाहते हैं। Export to a file विकल्प चुनें, क्योंकि आप डेटा को एक्सेल फाइल में एक्सपोर्ट करना चाहते हैं।
- अगली स्क्रीन पर, पहला विकल्प चुनें जो Comma Separated Values कहता है। यह एक CSV फाइल बनाएगा जो एक्सेल के साथ पूरी तरह से संगत है।
- अगला, विज़ार्ड आपसे डेटा एक्सपोर्ट करने के लिए एक फोल्डर चुनने को कहेगा। अपना मुख्य ईमेल फोल्डर चुनें और Next पर क्लिक करें।
- Browse पर क्लिक करें और अपनी एक्सपोर्ट की गई ईमेल फाइल के लिए एक डेस्टिनेशन फोल्डर चुनें।
- Next और फिर Finish चुनकर अपने ईमेल को एक्सेल फाइल में एक्सपोर्ट करें।
आउटलुक से व्यक्तिगत ईमेल एक्सपोर्ट कैसे करें
यदि आप केवल कुछ ईमेल एक्सपोर्ट करना चाहते हैं, तो ड्रैग और ड्रॉप विधि का उपयोग करना सुविधाजनक होता है।
ऐसा करने के लिए, आउटलुक खोलें, उन ईमेल को चुनें जिन्हें आप एक्सपोर्ट करना चाहते हैं, और उन्हें फाइल एक्सप्लोरर में एक फोल्डर पर ड्रैग और ड्रॉप करें। प्रत्येक के लिए, आउटलुक मैसेज युक्त एक MSG फाइल बनाएगा।
आउटलुक से अपने ईमेल निकालने के कई तरीके
चाहे आप एक नए ईमेल ऐप पर जा रहे हों या सिर्फ अपने ईमेल की बैकअप कॉपी चाहते हों, ऊपर दिखाए अनुसार आउटलुक से मैसेज एक्सपोर्ट करना आसान है।
यदि आप किसी अन्य ईमेल ऐप पर जाने की सोच रहे हैं, तो माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक के सर्वोत्तम मुफ्त विकल्पों पर एक नज़र डालें कुछ अन्य डेस्कटॉप मेल विकल्पों के लिए।
