अपने ईमेल को आर्काइव करने से आपको अपने ईमेल और उनके डेटा को बाद में उपयोग के लिए सहेजने में मदद मिलती है। जब आपको उन्हें ढूंढने की आवश्यकता होती है तो यह आपकी फ़ाइलों को तुरंत देखना भी आसान बनाता है। इसके अलावा, यह अचानक डेटा हानि में भी काम आ सकता है जहां आप अन्यथा अपनी महत्वपूर्ण जानकारी खो सकते हैं।
इसलिए, अपने ईमेल को नियमित रूप से आर्काइव करना समझदारी है। यह लेख देखता है कि आप इसे बिना किसी परेशानी के कैसे कर सकते हैं। तो चलिए शुरू करते हैं।
Outlook ईमेल कैसे आर्काइव करें
इससे पहले कि आप अपने Outlook ईमेल को आर्काइव करना शुरू करें, यह समझना आवश्यक है कि अपने Outlook ईमेल को आर्काइव किए गए ईमेल में ले जाना अलग-अलग Outlook सेटअप के लिए अलग है।
उदाहरण के लिए, यदि आप Outlook Web का उपयोग कर रहे हैं तो आप बस अपने ईमेल को अपने इनबॉक्स से आर्काइव मेलबॉक्स में ले जाएंगे। दूसरी ओर, यदि आप Outlook डेस्कटॉप ऐप पर हैं, तो अपने ईमेल को आर्काइव करना मेल इनबॉक्स फ़ोल्डर से Archive (आर्काइव) फ़ोल्डर में अपने ईमेल को ले जाने के बारे में भी हो सकता है। तो आइए दोनों प्रक्रियाओं को देखते हैं।
Outlook डेस्कटॉप पर ईमेल कैसे आर्काइव करें
Outlook डेस्कटॉप पर अपने ईमेल को आर्काइव करने के लिए, आप Outlook ऐप में AutoArchive सुविधा का उपयोग कर सकते हैं। Outlook से मुफ़्त में उपलब्ध, जब आपने इस सुविधा को सक्षम किया है, तो आपके ईमेल एक निर्दिष्ट समय अवधि के बाद स्वचालित रूप से आर्काइव हो जाएंगे। काफी आसान, है ना? यहां बताया गया है कि आप इस सुविधा को कैसे सेट अप कर सकते हैं:
- Outlook ऐप खोलें और File (फ़ाइल) विकल्प चुनें।
- Options > Advanced (विकल्प > उन्नत) पर क्लिक करें।
- AutoArchive सुविधा देखें और जब आप इसे ढूंढ लें तो AutoArchive Settings (AutoArchive सेटिंग्स) सुविधा पर क्लिक करें।
- Run AutoArchive every (हर बार AutoArchive चलाएं) रेडियो बॉक्स चुनें और चुनें कि AutoArchive सुविधा को कितनी बार चलना चाहिए।
- Default folder (डिफ़ॉल्ट फ़ोल्डर) आर्काइविंग के लिए सेटिंग्स अनुभाग से, चुनें कि आपके Outlook ईमेल कब आर्काइव किए जाने चाहिए।
- Browse (ब्राउज़ करें) पर क्लिक करें और अपने फ़ोल्डर को आर्काइव करने के लिए एक गंतव्य चुनें।
- अपने परिवर्तनों को सहेजने के लिए OK पर क्लिक करें।
बस इतना ही — आपके Outlook ईमेल आपकी निर्दिष्ट सेटिंग्स के अनुसार आर्काइव किए जाएंगे। यदि आप भविष्य में Outlook सुविधा को अक्षम करना चाहते हैं, तो आपको बस Run AutoArchive every (हर बार AutoArchive चलाएं) रेडियो बॉक्स को फिर से अनचेक करना होगा और अपनी सेटिंग्स सहेजनी होंगी - आर्काइव सुविधा अक्षम हो जाएगी।
Outlook Web पर ईमेल कैसे आर्काइव करें
Outlook वेब पर अपने ईमेल को आर्काइव करना एक सीधा मामला है; Outlook डेस्कटॉप की तुलना में निश्चित रूप से बहुत सरल। इसके साथ शुरू करने के लिए, नीचे दिए गए चरणों का पालन करें:
- Outlook.com खाते पर जाएं, लॉग इन करें, और Inbox (इनबॉक्स) पर जाएं।
- उन सभी ईमेल का चयन करें जिन्हें आप आर्काइव करना चाहते हैं और Archive (आर्काइव) चुनें।
सभी चयनित ईमेल तुरंत आर्काइव हो जाएंगे। यदि आप उन्हें बाद में अनआर्काइव करना चाहते हैं, तो Archive (आर्काइव) फ़ोल्डर पर जाएं और ईमेल चुनें। फिर ऊपर से Move (ले जाएं) पर क्लिक करें, और वह स्थान चुनें जहां आप अपने ईमेल ले जाना चाहते हैं।
आसानी से अपने Outlook ईमेल आर्काइव करना
तो दोस्तों, Outlook पर अपने ईमेल आर्काइव करने के बारे में बस इतना ही था। अपनी फ़ाइलों को आर्काइव करना आकस्मिक डेटा हानि के खिलाफ अपनी फ़ाइलों को सुरक्षित रखने और अपने ईमेल को तुरंत खींचने में मदद करने के लिए बेहद मददगार हो सकता है। मुझे उम्मीद है कि आप इस गाइड के बाद अपने ईमेल को सफलतापूर्वक आर्काइव कर पाए होंगे।
