अधिकांश उपयोगकर्ताओं को आउटलुक के साथ सबसे बड़ी समस्या यह है कि यह वास्तव में धीमा हो जाता है और उनके सिस्टम पर बहुत अधिक मेमोरी खाता है। मेरे पास 1.5 जीबी की आउटलुक फाइल है, लेकिन आउटलुक तेजी से चलता है और मेरे कंप्यूटर पर सभी संसाधनों को नहीं खाता! क्यों?
ऐसा इसलिए है क्योंकि मैं कुछ नियमित कार्य करके अपने आउटलुक को अनुकूलित करता हूं ताकि यह साफ और स्लिम रहे। आउटलुक क्रैश, पागल त्रुटि संदेश, मेमोरी हॉगिंग या आउटलुक के लोड होने की प्रतीक्षा में समय बर्बाद करने के बजाय, क्यों न नीचे दी गई मेरी सलाह का पालन करके आउटलुक को तेज और प्रतिक्रियाशील बनाया जाए।
आउटलुक के बारे में एक बात समझनी है कि यह पूरी तरह से एक डेटाबेस से चलता है। आपके सभी ईमेल, कार्य, कैलेंडर आइटम, व्यावसायिक संपर्क आदि एक डेटाबेस फाइल में संग्रहीत हैं। मेमोरी उपयोग को कम करने और आउटलुक को तेज बनाने के लिए, उस डेटाबेस को छोटा और अनुकूलित होना चाहिए।
आउटलुक मेमोरी उपयोग कम करें
नियम 1. सबसे पहले, सुनिश्चित करें कि आउटलुक में ऑटोआर्काइव चालू है। आप शायद 5 साल पहले के उन ईमेल को फिर कभी नहीं देखने वाले हैं ना? हजारों ईमेल को अपने इनबॉक्स में रखने के बजाय, ऑटोआर्काइव पुराने ईमेल को एक नई PST फाइल में ले जाएगा और आपकी वर्तमान PST फाइल को स्लिम रखेगा। आप बाद में खोज करके उन पुराने ईमेल को हमेशा ढूंढ सकते हैं।
फाइल पर क्लिक करें और फिर टूल्स पर क्लिक करें और फिर मेलबॉक्स क्लीनअप। आपको नीचे दिखाए अनुसार कई विकल्प दिखाई देंगे। मैं मेलबॉक्स आकार की जांच करूंगा और यदि यह 500 एमबी से अधिक है, तो आपको ऑटोआर्काइव चालू करना चाहिए या उन ईमेल को हटाना चाहिए जो बड़ी मात्रा में जगह ले रहे हैं। साथ ही, बाद में डिलीट किए गए आइटम फोल्डर को खाली करना सुनिश्चित करें क्योंकि वह अभी भी जगह लेता है।
यह भी ध्यान देने योग्य है कि आपको आउटलुक में सेटअप प्रत्येक मेलबॉक्स के लिए यह करना होगा। इसलिए ऑटोआर्काइव चालू करना एक अच्छा विचार है क्योंकि यह बिना किसी हस्तक्षेप के स्वचालित रूप से इसका ध्यान रखेगा।
यदि आप ऐसा नहीं करना चाहते हैं, तो कम से कम सभी पुराने ईमेल को किसी अन्य फ़ोल्डर में ले जाएं ताकि आउटलुक को हर बार इनबॉक्स में आने पर हजारों ईमेल लोड न करने पड़ें, जिससे मेमोरी उपयोग अधिक होता है।
नियम 2. सुनिश्चित करें कि आप केवल आउटलुक के लिए आवश्यक ऐड-इन्स का उपयोग कर रहे हैं। बहुत सारे प्रोग्राम स्वचालित रूप से आउटलुक में ऐड-ऑन इंस्टॉल करना पसंद करते हैं, जैसे एडोब, एवरनोट, वंडरलिस्ट, आदि। यहां तक कि माइक्रोसॉफ्ट भी बहुत सारा सामान जोड़ता है जिसे मैं आमतौर पर अक्षम कर देता हूं जैसे स्काइप, वननोट, शेयरपॉइंट, आदि।
यदि आप उनका उपयोग नहीं करते हैं, तो उनसे छुटकारा पाएं! उन्हें आउटलुक शुरू होने पर मेमोरी में लोड होना पड़ता है और वे प्रोग्राम को धीमा भी करते हैं। वास्तव में एक ऐड-इन को अक्षम करने के लिए, आपको नीचे कॉम्बो बॉक्स में COM ऐड-इन्स का चयन करना होगा और जाएं पर क्लिक करना होगा। एक और विंडो पॉपअप होगी और आप उन आइटम को अनचेक कर सकते हैं जिन्हें आप नहीं चाहते।
नियम 3. आउटलुक विंडोज के हिस्से के रूप में स्पीच और हैंडराइटिंग रिकग्निशन फीचर्स के साथ बंडल में आता है। यदि आप इसका उपयोग नहीं करते हैं, तो इसे अक्षम करें ताकि यह हर बार आउटलुक शुरू होने पर लोड न हो। यह आपके सिस्टम को आपके ईमेल आदि को स्कैन करने से भी रोकेगा।
आप कंट्रोल पैनल, स्पीच रिकग्निशन पर जा सकते हैं और फिर उन्नत स्पीच विकल्प पर क्लिक कर सकते हैं।
उपयोगकर्ता सेटिंग्स के तहत, सटीकता में सुधार के लिए दस्तावेजों और मेल की समीक्षा करें विकल्प को अनचेक करें।
नियम 4. RSS फ़ीड और इंटरनेट कैलेंडर के लिए एक अलग प्रोग्राम का उपयोग करें। हां, गूगल रीडर बहुत अच्छा था और अब जब यह चला गया है, तो अपने फ़ीड प्रबंधित करने के लिए आउटलुक का उपयोग क्यों न करें? बुरा विचार! अभी भी कई अच्छे ऑनलाइन और ऑफलाइन RSS रीडर हैं जिनका उपयोग आप आउटलुक के अलावा कर सकते हैं।
आउटलुक को RSS फ़ीड को अच्छी तरह से संभालने के लिए डिज़ाइन नहीं किया गया था, इसलिए कुछ से अधिक फ़ीड आउटलुक को धीमा कर देंगे। आप किसी भी इंटरनेट कैलेंडर का पालन करने के लिए गूगल कैलेंडर का उपयोग कर सकते हैं।
नियम 5. किसी कारण से, लोग अपने स्पैम और ट्रैश फ़ोल्डर के बारे में भूल जाते हैं। उन्हें खाली करें! मेरे जैसे किसी को एक दिन में सैकड़ों स्पैम ईमेल मिलते हैं! वह सब आउटलुक डेटाबेस में संग्रहीत होता है और इसे धीमा कर देता है। अपने स्पैम फ़ोल्डर और ट्रैश फ़ोल्डर को अक्सर खाली करें।
नियम 6. अपनी PST फ़ाइल को समय-समय पर कॉम्पैक्ट करें। आप फाइल पर जाकर, फिर डेटा प्रबंधन पर जाकर ऐसा कर सकते हैं। अगला PST फ़ाइल पर क्लिक करें और सेटिंग्स चुनें। फिर अभी कॉम्पैक्ट करें बटन पर क्लिक करें।
ऑफिस के नए संस्करणों में, आपको फाइल पर क्लिक करना होगा और फिर खाता सेटिंग्स। डेटा फ़ाइलें टैब पर क्लिक करें और उस डेटा फ़ाइल पर डबल-क्लिक करें जिसे आप कॉम्पैक्ट करना चाहते हैं।
आउटलुक यह पृष्ठभूमि में स्वचालित रूप से करेगा, लेकिन केवल तभी चलता है जब आपका कंप्यूटर निष्क्रिय हो और आउटलुक खुला हो। कभी-कभी यह स्थिति कभी नहीं आती, इसलिए मैन्युअल रूप से इसे कभी-कभी करना अच्छा होता है।
नियम 7. यदि आपके पास वास्तव में बड़ी आउटलुक फ़ाइलें हैं और सर्च इंडेक्सिंग सक्षम है, तो यह आउटलुक में बड़े पैमाने पर धीमापन पैदा कर सकता है। जब तक आपको इसकी आवश्यकता न हो, आउटलुक के लिए सर्च इंडेक्सिंग को अक्षम करना या इंडेक्स को हटाकर पुनर्निर्माण करना एक अच्छा विचार हो सकता है। किसी भी मामले में, आपको अपनी मुख्य डेटा फ़ाइलों का आकार कम करना चाहिए ताकि इंडेक्स छोटा हो।
बस स्टार्ट पर क्लिक करें और फिर सर्च में टाइप करें। आउटलुक को सर्च इंडेक्स से हटाने के लिए विंडोज सर्च बदलें विकल्प पर क्लिक करें।
नियम 8. आउटलुक के लिए एक और बड़ा धीमापन किसी भी प्रकार का एंटी-वायरस प्रोग्राम है जो आपके सभी ईमेल को स्कैन करता है। अब यह बहुत उपयोगी है यदि आप कोई ऐसे व्यक्ति हैं जो मैलवेयर लिंक पर क्लिक करने या नकली ईमेल द्वारा स्पूफ किए जाने की संभावना रखते हैं। दुर्भाग्य से, सबसे समझदार उपयोगकर्ता भी कभी-कभी धोखा खा जाते हैं, इसलिए अतिरिक्त सुरक्षा सहायक होती है।
हालांकि, एंटी-वायरस प्रोग्राम के आधार पर, यह आउटलुक में चीजों को वास्तव में बहुत धीमा कर सकता है। यदि आपको यह समस्या हो रही है, तो आउटलुक के लिए एंटी-वायरस को बंद करके देखना एक अच्छा विचार है कि क्या समस्या दूर हो जाती है। यदि ऐसा होता है, तो आपको एक अलग प्रोग्राम पर विचार करना चाहिए जो स्कैनिंग के साथ अधिक कुशल हो।
नियम 9. यह टिप केवल माइक्रोसॉफ्ट एक्सचेंज खातों पर लागू होती है, इसलिए यह POP या IMAP खातों के लिए काम नहीं करेगी। मूल रूप से, आप कैश्ड एक्सचेंज मोड सक्षम करना चाहते हैं, जिसका अर्थ है कि ईमेल स्थानीय रूप से संग्रहीत होंगे और तेजी से एक्सेस किए जाएंगे।
फाइल पर जाएं, खाता सेटिंग्स और फिर ईमेल टैब के तहत ईमेल खाते पर डबल-क्लिक करें। कैश्ड एक्सचेंज मोड का उपयोग करें बॉक्स को चेक करें।
उम्मीद है, ये कार्रवाइयां आपके आउटलुक मेमोरी फुटप्रिंट को कम करेंगी और इसे तेजी से चलाएंगी! साथ ही, सुनिश्चित करें कि आप ऑफिस और विंडोज के लिए नवीनतम अपडेट और सर्विस पैक इंस्टॉल करते हैं क्योंकि ये प्रदर्शन और मेमोरी लीक मुद्दों में मदद करते हैं! आनंद लें!
