आज, व्यक्तियों, कंपनियों आदि के बीच ईमेल का निरंतर आदान-प्रदान होता है जिसके परिणामस्वरूप हमारे मेलबॉक्स में मेल की मात्रा बढ़ती जा रही है। हर बार बड़ी संख्या में ईमेल प्रबंधित करना और पुनर्प्राप्त करना मुश्किल हो गया है। इस प्रकार, इस समस्या को हल करने के लिए, ईमेल आर्काइविंग की अवधारणा अस्तित्व में आई। आइए देखें कि यह वास्तव में क्या है और Microsoft Outlook 2019/2016 में ईमेल कैसे आर्काइव किया जा सकता है।
ईमेल आर्काइविंग क्या है
ईमेल आर्काइविंग एक ईमेल प्रबंधन प्रक्रिया है जो आपके ईमेल को व्यवस्थित रूप से प्रबंधित और फाइल करती है। यह आपके डेटा को बिना किसी डेटा हानि के स्थायी रूप से संग्रहीत और सुरक्षित करता है। मूल रूप से, जब आप एक ईमेल आर्काइव करते हैं, तो यह हटाए बिना आपके इनबॉक्स से गायब हो जाता है और आर्काइव फ़ोल्डर में संग्रहीत होता है। जिन ईमेल को आप हटाना नहीं चाहते क्योंकि आपको भविष्य में उनकी आवश्यकता हो सकती है, उन्हें आर्काइव किया जा सकता है। आर्काइव फ़ोल्डर में सभी ईमेल आवश्यकता पड़ने पर पुनर्स्थापित किए जा सकते हैं ताकि महत्वपूर्ण सामग्री खो न जाए। आर्काइविंग ईमेल को नेटवर्क मेल सर्वर से आपके स्थानीय कंप्यूटर पर ले जाएगी।
Outlook में ईमेल कैसे आर्काइव करें
Microsoft Outlook खोलने के लिए, प्रारंभ बटन पर क्लिक करें और Outlook खोलने के लिए नीचे स्क्रॉल करें।
अपने इनबॉक्स पर जाएं और वह ईमेल खोलें जिसे आप आर्काइव करना चाहते हैं। एक बार आपका मेल खुल जाने पर, आपको अपने मेलबॉक्स के शीर्ष पर मेनू बार में आर्काइव विकल्प दिखाई देगा।
आर्काइव पर क्लिक करें और आप देखेंगे कि आपका ईमेल इनबॉक्स से गायब हो गया है। आप बाएं फलक में दिखाई देने वाले आर्काइव फ़ोल्डर में ऐसे सभी ईमेल पाएंगे। उन्हें देखने के लिए आर्काइव फ़ोल्डर पर क्लिक करें।
आप ऊपर खोज बॉक्स में किसी विशेष मेल को खोज सकते हैं जिसे आप ढूंढ रहे हैं। आप ईमेल को फ़िल्टर कर सकते हैं और उन्हें नवीनतम या सबसे पुराने को शीर्ष पर रखकर क्रमबद्ध कर सकते हैं। आप ईमेल को तारीख, आकार, विषय, महत्व, श्रेणियों, आदि के अनुसार भी व्यवस्थित कर सकते हैं।
Outlook में ईमेल आर्काइव करना इतना सरल है और इसलिए इसे कुशल तरीके से किया जा सकता है।
Outlook में बल्क ईमेल आर्काइव करें
Outlook में बल्क ईमेल आर्काइव करने के लिए, फ़ाइल > जानकारी > टूल खोलें, और पुराने आइटम साफ़ करें चुनें।
इस फ़ोल्डर और सभी सबफ़ोल्डर्स को आर्काइव करें चुनें, और वह फ़ोल्डर चुनें जिसे आप आर्काइव करना चाहते हैं।
इसके बाद, आर्काइव आइटम्स ओल्डर दैन के तहत, एक तारीख दर्ज करें।
आर्काइव न करें चेक किए गए विकल्प के साथ आइटम शामिल करें चुनें।
OK पर क्लिक करें और बाहर निकलें।
पढ़ें: Microsoft Outlook में अपने पुराने आइटम्स को ऑटो आर्काइव कैसे करें।
Outlook में आर्काइव किए गए ईमेल कैसे पुनर्प्राप्त करें
Microsoft Outlook में अपने आर्काइव किए गए ईमेल एक्सेस करने के लिए:
- Outlook खोलें
- ईमेल आईडी चुनें
- आर्काइव फ़ोल्डर पर क्लिक करें
- आपको यहां अपने सभी आर्काइव किए गए ईमेल दिखाई देंगे।
मुझे आशा है कि आपको यह पोस्ट उपयोगी लगी।
