ईमेल को संग्रहित करना आपके इनबॉक्स को अव्यवस्थित रखने के सर्वोत्तम तरीकों में से एक है। यदि आप इसे आउटलुक में करना चाहते हैं, तो आप भाग्य में हैं। वेब के लिए आउटलुक और डेस्कटॉप के लिए आउटलुक दोनों की मदद से आप अपने ईमेल को आसानी से संग्रहित कर सकते हैं।
इस मार्गदर्शिका में, हम आपके ईमेल को आपके कंप्यूटर पर Microsoft Outlook में संग्रहीत करने के सभी सर्वोत्तम तरीकों को शामिल करेंगे।
आउटलुक में आर्काइव क्या है?
आउटलुक और ईमेल के संदर्भ में, एक संग्रह मूल रूप से वे सभी ईमेल होते हैं जिन्हें आपने अपने मुख्य इनबॉक्स से अलग रखने के लिए चुना है।
आउटलुक फॉर वेब पर, ईमेल को आर्काइव करने का मतलब है ईमेल को मुख्य इनबॉक्स फोल्डर से आर्काइव फोल्डर में ले जाना।
डेस्कटॉप के लिए आउटलुक में, ईमेल को आर्काइव करने का मतलब मूल रूप से अपने ईमेल को मुख्य आउटलुक पीएसटी फाइल से एक नई पीएसटी फाइल में ले जाना है। आप इस पीएसटी फ़ाइल को इधर-उधर कर सकते हैं, और अपने सभी संग्रहीत ईमेल तक, जब चाहें, एक्सेस कर सकते हैं।
यदि आप अभी आउटलुक के साथ शुरुआत कर रहे हैं, तो वेब बनाम डेस्कटॉप के लिए आउटलुक की तुलना करें और देखें कि कौन सा आपकी आवश्यकताओं के अनुरूप है।
क्या आप अपने सभी ईमेल खातों के लिए आउटलुक आर्काइव का उपयोग कर सकते हैं?
ऐसे दो मामले हैं जहां आप आउटलुक में आर्काइव फीचर का उपयोग नहीं कर सकते हैं।
सबसे पहले, यदि आपके पास एक एक्सचेंज सर्वर ईमेल खाता है और आपका संगठन माइक्रोसॉफ्ट एक्सचेंज सर्वर ऑनलाइन आर्काइव का उपयोग करता है, तो आप मूल आउटलुक संग्रह सुविधा का उपयोग नहीं कर सकते।
दूसरा, यदि आपके नेटवर्क व्यवस्थापक ने संग्रह सुविधा को अक्षम कर दिया है, तो आप अपने ईमेल भी संग्रहीत नहीं कर सकते हैं।
इन दोनों मामलों में, सहायता प्राप्त करने के लिए अपने संगठन के नेटवर्क व्यवस्थापक से बात करें।
वेब के लिए आउटलुक में ईमेल कैसे संग्रहित करें
वेब के लिए आउटलुक पर ईमेल को आर्काइव करना डेस्कटॉप ऐप में करने की तुलना में आसान है। बस कुछ विकल्पों पर क्लिक करें और आपके चयनित ईमेल संग्रहीत हो जाते हैं।
यहां बताया गया है कि आप इसे कैसे करते हैं:
- Outlook.com पर जाएं और अपने ईमेल खाते में लॉग इन करें।
- बाईं ओर उस फ़ोल्डर पर क्लिक करें जहां आपके ईमेल स्थित हैं।
- दाएँ फलक से वे ईमेल चुनें जिन्हें आप संग्रहित करना चाहते हैं।
- उस विकल्प पर क्लिक करें जो कहता है संग्रह करें शीर्ष मेनू बार में।
- यदि आपने गलती से कोई ईमेल संग्रहीत कर लिया है, तो पूर्ववत करें . क्लिक करें अपनी कार्रवाई को उलटने के लिए तल में।
आप संग्रहीत करें . क्लिक करके अपने सभी संग्रहीत ईमेल देख सकते हैं बाईं ओर।
यदि आप कभी भी किसी संग्रहीत ईमेल को वापस मुख्य फ़ोल्डर में ले जाना चाहते हैं, तो उस ईमेल को संग्रह में ढूंढें फ़ोल्डर, ईमेल क्लिक करें, यहां ले जाएं . क्लिक करें सबसे ऊपर, और चुनें कि आप ईमेल को कहाँ ले जाना चाहते हैं।
स्वचालित रूप से Outlook में ईमेल कैसे संग्रहीत करें
डेस्कटॉप के लिए आउटलुक में, आप ईमेल को स्वचालित रूप से या मैन्युअल रूप से संग्रहित कर सकते हैं। इस खंड में, हम डेस्कटॉप के लिए आउटलुक में स्वचालित संग्रह सुविधा का उपयोग करने के तरीके को कवर करेंगे।
AutoArchive उस सुविधा का नाम है जो Outlook ऐप में आपके ईमेल को स्वचालित रूप से संग्रहीत करने में मदद करती है। पूर्वनिर्धारित समय बीत जाने के बाद यह सुविधा आपके ईमेल को आपके मुख्य फ़ोल्डर से संग्रह में भेजती है।
आप इस सुविधा में विभिन्न विकल्पों को कॉन्फ़िगर कर सकते हैं, और निम्न चरणों का वर्णन है कि आप इसे कैसे करते हैं:
- आउटलुक खोलें आपके कंप्युटर पर।
- फ़ाइलक्लिक करें शीर्ष पर, और फिर विकल्प select चुनें बाएं साइडबार से।
- उन्नत . क्लिक करें बाईं ओर विकल्प।
- स्वतः संग्रह करें ढूंढें दाएँ फलक पर और स्वतः संग्रह सेटिंग . क्लिक करें बटन।
- प्रत्येक स्वतः संग्रह चलाएँ पर टिक करें शीर्ष पर विकल्प और निर्दिष्ट करें कि यह सुविधा आपके आउटलुक में कब चलनी चाहिए।
- संग्रह के लिए डिफ़ॉल्ट फ़ोल्डर सेटिंग . में अनुभाग, चुनें कि किसी आइटम को कब संग्रहीत किया जाना चाहिए। मूल रूप से, आप अपनी आउटलुक सामग्री की आयु निर्दिष्ट कर रहे हैं।
- ब्राउज़ करें क्लिक करें और अपनी संग्रह फ़ाइल के लिए गंतव्य फ़ोल्डर चुनें। आपको ऐसा केवल तभी करना होगा जब आप डिफ़ॉल्ट आउटलुक पीएसटी निर्देशिका को पसंद नहीं करते हैं।
- अंत में, ठीक दबाएं अपने परिवर्तनों को सहेजने के लिए तल में।
यदि आप कभी भी आउटलुक को अपने ईमेल स्वचालित रूप से संग्रहीत करने से रोकना चाहते हैं, तो आप स्वतः संग्रह सुविधा को अक्षम कर सकते हैं।
ऐसा करने के लिए:
- आउटलुक खोलें आपके कंप्युटर पर।
- फ़ाइलक्लिक करें शीर्ष पर और विकल्प . चुनें बाईं तरफ।
- उन्नत . क्लिक करें बाईं ओर विकल्प।
- स्वतः संग्रह सेटिंग क्लिक करें दाएँ फलक पर।
- प्रत्येक स्वतः संग्रह चलाएँ को अनचेक करें शीर्ष पर विकल्प।
- ठीकक्लिक करें सबसे नीचे।
आउटलुक में ईमेल को मैन्युअल रूप से कैसे आर्काइव करें
ईमेल संग्रह पर अधिक नियंत्रण पाने के लिए, आप वास्तव में आउटलुक में ईमेल को मैन्युअल रूप से संग्रहित कर सकते हैं। यह आपको जरूरत पड़ने पर अपने मुख्य ईमेल को संग्रह में भेजने की सुविधा देता है।
इस विधि का उपयोग करने के लिए:
- आउटलुक खोलें आपके कंप्युटर पर।
- फ़ाइलक्लिक करें ऊपरी-बाएँ कोने में।
- जानकारी का चयन करें बाईं ओर टैब।
- टूल . के लिए डाउन एरो आइकन पर क्लिक करें और पुरानी वस्तुओं को साफ करें . चुनें .
- एक संवाद बॉक्स प्रकट होता है जो आपको अपना मैन्युअल ईमेल संग्रह कॉन्फ़िगर करने देता है।
- सबसे ऊपर, आपके पास दो विकल्प हैं जो आपको यह तय करने देते हैं कि आपके संग्रह में क्या शामिल करना है। वह चुनें जिसे आप उपयोग करना चाहते हैं।
- उन फ़ोल्डरों का चयन करें जिन्हें आप अपने संग्रह में जोड़ना चाहते हैं।
- कैलेंडर विकल्प का उपयोग करके अपने आइटम की आयु चुनें।
- ब्राउज़ करें क्लिक करें और वह फ़ोल्डर चुनें जहाँ आप अपनी आउटलुक संग्रह फ़ाइल को सहेजना चाहते हैं।
- ठीक दबाएं आउटलुक में ईमेल आर्काइव बनाना शुरू करने के लिए नीचे।
एक बार संग्रह बन जाने के बाद, आप परिणामी PST फ़ाइल को अपनी इच्छानुसार कहीं भी ले जा सकते हैं।
Outlook में संग्रहीत ईमेल कैसे देखें
डेस्कटॉप के लिए आउटलुक में अपने संग्रहीत ईमेल तक पहुंचना वेब के लिए आउटलुक में ऐसा करना जितना आसान है। आपको बस अपनी संग्रह फ़ाइल को Outlook में लोड करने की आवश्यकता है, और आप अपने सभी संग्रहीत ईमेल देखेंगे।
अपने कंप्यूटर पर आउटलुक में पीएसटी ईमेल संग्रह फ़ाइल को आयात करने का तरीका यहां दिया गया है:
- लॉन्च करें आउटलुक .
- फ़ाइलक्लिक करें शीर्ष पर मेनू।
- खोलें और निर्यात करें चुनें बाएं साइडबार में।
- दाएँ फलक पर, Outlook डेटा फ़ाइल खोलें क्लिक करें जैसा कि आप प्रोग्राम में PST डेटा फ़ाइल आयात कर रहे हैं।
- उस फ़ोल्डर में नेविगेट करें जहां आपकी संग्रह फ़ाइल बैठी है, फ़ाइल पर क्लिक करें और खोलें दबाएं सबसे नीचे।
- आपकी फ़ाइल प्रोग्राम में लोड होनी चाहिए, और तब आप अपने सभी संग्रहीत ईमेल देखने में सक्षम होंगे।
यदि आपके पास एकाधिक फ़ाइलें हैं, तो आप अपनी आउटलुक पीएसटी फाइलों को मर्ज कर सकते हैं।
ईमेल को आर्काइव करके आउटलुक को डिक्लटर करना
यदि आप अपने इनबॉक्स में ईमेल की संख्या को देखकर अभिभूत महसूस करते हैं, तो समय आ गया है कि उनमें से कुछ ईमेल को संग्रहीत करके उनसे छुटकारा पाएं। कम महत्वपूर्ण ईमेल को संग्रह में ले जाने के लिए उपरोक्त विधियों का उपयोग करें, ताकि आप उन पर काम कर सकें जिन पर आपको तत्काल ध्यान देने की आवश्यकता है।
ईमेल के साथ बात यह है कि उन्हें प्रबंधित करना पेशेवरों के लिए भी आसान नहीं है। हालांकि, कुछ युक्तियां और तरकीबें हैं जिनसे आप ईमेल को प्रबंधित करना बहुत कम प्रभावशाली बनाना सीख सकते हैं।