Outlook में ईमेल कैसे आर्काइव करें: पूरी गाइड

ईमेल आर्काइव करना आपके इनबॉक्स को अव्यवस्था मुक्त रखने के सर्वोत्तम तरीकों में से एक है। यदि आप इसे Outlook में करना चाहते हैं, तो आप भाग्यशाली हैं। वेब के लिए Outlook और डेस्कटॉप के लिए Outlook दोनों आपको आसानी से अपने ईमेल आर्काइव करने देते हैं।

इस गाइड में, हम आपके कंप्यूटर पर Microsoft Outlook में अपने ईमेल आर्काइव करने के सभी सर्वोत्तम तरीकों को कवर करेंगे।

Outlook में आर्काइव क्या है?

Outlook और ईमेल के संदर्भ में, आर्काइव मूल रूप से वे सभी ईमेल हैं जिन्हें आपने अपने मुख्य इनबॉक्स से अलग रखना चुना है।

वेब के लिए Outlook पर, ईमेल आर्काइव करने का अर्थ है ईमेल को मुख्य इनबॉक्स फ़ोल्डर से आर्काइव फ़ोल्डर में ले जाना।

डेस्कटॉप के लिए Outlook में, ईमेल आर्काइव करने का मूल अर्थ है अपने ईमेल को मुख्य Outlook PST फ़ाइल से एक नई PST फ़ाइल में ले जाना। आप इस PST फ़ाइल को इधर-उधर ले जा सकते हैं, और जब चाहें इसमें अपने सभी आर्काइव किए गए ईमेल एक्सेस कर सकते हैं।

यदि आप Outlook के साथ शुरुआत कर रहे हैं, तो वेब के लिए Outlook बनाम डेस्कटॉप की तुलना करें और देखें कि कौन सा आपकी आवश्यकताओं के अनुरूप है।

क्या आप अपने सभी ईमेल खातों के लिए Outlook आर्काइव का उपयोग कर सकते हैं?

दो मामले हैं जहां आप Outlook में आर्काइव सुविधा का उपयोग नहीं कर सकते।

पहला, यदि आपके पास एक Exchange Server ईमेल खाता है और आपका संगठन Microsoft Exchange Server Online Archive का उपयोग करता है, तो आप मूल Outlook आर्काइव सुविधा का उपयोग नहीं कर सकते।

दूसरा, यदि आपके नेटवर्क प्रशासक ने आर्काइव सुविधा को अक्षम कर दिया है, तो आप अपने ईमेल आर्काइव नहीं कर सकते।

इन दोनों मामलों में, सहायता के लिए अपने संगठन के नेटवर्क प्रशासक से बात करें।

वेब के लिए Outlook में ईमेल कैसे आर्काइव करें

वेब के लिए Outlook पर ईमेल आर्काइव करना डेस्कटॉप ऐप में करने से आसान है। बस कुछ विकल्प क्लिक करें और आपके चुने हुए ईमेल आर्काइव हो गए।

यहां बताया गया है कि आप इसे कैसे करते हैं:

1. Outlook.com पर जाएं और अपने ईमेल खाते में लॉग इन करें।
2. बाएं उस फ़ोल्डर पर क्लिक करें जहां आपके ईमेल स्थित हैं।
3. दाएं फलक से उन ईमेल का चयन करें जिन्हें आप आर्काइव करना चाहते हैं।
4. शीर्ष मेनू बार में Archive विकल्प पर क्लिक करें।
5. यदि आपने गलती से कोई ईमेल आर्काइव कर दिया, तो नीचे Undo पर क्लिक करके अपनी कार्रवाई उलट दें।

आप बाएं Archive पर क्लिक करके अपने सभी आर्काइव किए गए ईमेल देख सकते हैं।

यदि आप कभी किसी आर्काइव किए गए ईमेल को मुख्य फ़ोल्डर में वापस ले जाना चाहते हैं, तो उस ईमेल को Archive फ़ोल्डर में ढूंढें, ईमेल पर क्लिक करें, शीर्ष पर Move to पर क्लिक करें, और चुनें कि आप ईमेल को कहां ले जाना चाहते हैं।

Outlook में ईमेल स्वचालित रूप से कैसे आर्काइव करें

डेस्कटॉप के लिए Outlook में, आप ईमेल को स्वचालित या मैन्युअल रूप से आर्काइव कर सकते हैं। इस अनुभाग में, हम डेस्कटॉप के लिए Outlook में स्वचालित आर्काइव सुविधा का उपयोग करने का तरीका कवर करेंगे।

AutoArchive उस सुविधा का नाम है जो Outlook ऐप में आपके ईमेल को स्वचालित रूप से आर्काइव करने में मदद करती है। यह सुविधा एक पूर्वनिर्धारित समय बीत जाने के बाद आपके ईमेल को आपके मुख्य फ़ोल्डर्स से आर्काइव में भेजती है।

आप इस सुविधा में विभिन्न विकल्प कॉन्फ़िगर कर सकते हैं, और निम्नलिखित चरण बताते हैं कि आप ऐसा कैसे करते हैं:

1. अपने कंप्यूटर पर Outlook खोलें।
2. शीर्ष पर File पर क्लिक करें, और फिर बाएं साइडबार से Options चुनें।
3. बाएं पर Advanced विकल्प पर क्लिक करें।
4. दाएं फलक पर AutoArchive ढूंढें और AutoArchive Settings बटन पर क्लिक करें।
5. शीर्ष पर Run AutoArchive every विकल्प पर टिक करें और निर्दिष्ट करें कि सुविधा आपके Outlook में कब चलनी चाहिए।
6. Default folder settings for archiving अनुभाग में, चुनें कि कोई आइटम कब आर्काइव किया जाना चाहिए। मूल रूप से, आप अपने Outlook कंटेंट की आयु निर्दिष्ट कर रहे हैं।
7. Browse पर क्लिक करें और अपनी आर्काइव फ़ाइल के लिए गंतव्य फ़ोल्डर चुनें। आपको यह केवल तब करने की आवश्यकता है जब आप डिफ़ॉल्ट Outlook PST डायरेक्टरी पसंद नहीं करते।
8. अंत में, नीचे OK पर क्लिक करके अपने परिवर्तन सेव करें।

यदि आप कभी Outlook को अपने ईमेल स्वचालित रूप से आर्काइव करने से रोकना चाहते हैं, तो आप AutoArchive सुविधा को अक्षम कर सकते हैं।

ऐसा करने के लिए:

1. अपने कंप्यूटर पर Outlook खोलें।
2. शीर्ष पर File पर क्लिक करें और बाएं पर Options चुनें।
3. बाएं पर Advanced विकल्प पर क्लिक करें।
4. दाएं फलक पर AutoArchive Settings पर क्लिक करें।
5. शीर्ष पर Run AutoArchive every विकल्प को अनटिक करें।
6. नीचे OK पर क्लिक करें।

Outlook में ईमेल मैन्युअल रूप से कैसे आर्काइव करें

ईमेल आर्काइव पर अधिक नियंत्रण पाने के लिए, आप वास्तव में Outlook में ईमेल को मैन्युअल रूप से आर्काइव कर सकते हैं। यह आपको अपने मुख्य ईमेल को जब भी आवश्यकता हो आर्काइव में भेजने देता है।

इस विधि का उपयोग करने के लिए:

1. अपने कंप्यूटर पर Outlook खोलें।
2. ऊपर बाएं कोने में File पर क्लिक करें।
3. बाएं पर Info टैब चुनें।
4. Tools के लिए डाउन एरो आइकन पर क्लिक करें और Clean Up Old Items चुनें।
5. एक संवाद बॉक्स दिखाई देगा जो आपको अपने मैन्युअल ईमेल आर्काइव को कॉन्फ़िगर करने देगा।
6. शीर्ष पर, आपके पास दो विकल्प हैं जो आपको यह तय करने देते हैं कि आपके आर्काइव में क्या शामिल करना है। वह चुनें जिसे आप उपयोग करना चाहते हैं।
7. उन फ़ोल्डर्स का चयन करें जिन्हें आप अपने आर्काइव में जोड़ना चाहते हैं।
8. कैलेंडर विकल्प का उपयोग करके अपने आइटम्स की आयु चुनें।
9. Browse पर क्लिक करें और वह फ़ोल्डर चुनें जहां आप अपनी Outlook आर्काइव फ़ाइल सेव करना चाहते हैं।
10. Outlook में ईमेल आर्काइव बनाना शुरू करने के लिए नीचे OK पर क्लिक करें।

एक बार आर्काइव बन जाने पर, आप परिणामी PST फ़ाइल को कहीं भी ले जा सकते हैं।

Outlook में आर्काइव किए गए ईमेल कैसे देखें

डेस्कटॉप के लिए Outlook में अपने आर्काइव किए गए ईमेल एक्सेस करना वेब के लिए Outlook में करने जितना आसान है। आपको बस अपनी आर्काइव फ़ाइल को Outlook में लोड करना है, और आप अपने सभी आर्काइव किए गए ईमेल देखेंगे।

यहां बताया गया है कि अपने कंप्यूटर पर Outlook में PST ईमेल आर्काइव फ़ाइल कैसे आयात करें:

1. Outlook लॉन्च करें।
2. शीर्ष पर File मेनू पर क्लिक करें।
3. बाएं साइडबार में Open & Export चुनें।
4. दाएं फलक पर, Open Outlook Data File पर क्लिक करें क्योंकि आप प्रोग्राम में PST डेटा फ़ाइल आयात कर रहे हैं।
5. उस फ़ोल्डर पर नेविगेट करें जहां आपकी आर्काइव फ़ाइल बैठी है, फ़ाइल पर क्लिक करें, और नीचे Open पर क्लिक करें।
6. आपकी फ़ाइल प्रोग्राम में लोड होनी चाहिए, और फिर आप अपने सभी आर्काइव किए गए ईमेल देख पाएंगे।

यदि आपके पास कई फ़ाइलें हैं तो आप अपनी Outlook PST फ़ाइलों को मर्ज कर सकते हैं।

ईमेल आर्काइव करके Outlook को डिक्लटर करें

यदि आप अपने इनबॉक्स में ईमेल की संख्या को देखकर केवल अभिभूत महसूस करते हैं, तो उनमें से कुछ ईमेल को आर्काइव करके छुटकारा पाने का समय आ गया है। ऊपर दिए गए तरीकों का उपयोग करके कम महत्वपूर्ण ईमेल को आर्काइव में ले जाएं, ताकि आप उन पर काम कर सकें जिन पर आपका तत्काल ध्यान देने की आवश्यकता है।

ईमेल के साथ बात यह है कि उन्हें प्रबंधित करना आसान नहीं है, यहां तक कि पेशेवरों के लिए भी। हालांकि, कुछ टिप्स और ट्रिक्स हैं जिन्हें आप सीख सकते हैं ताकि ईमेल प्रबंधन बहुत कम भारी हो जाए।