क्या आपको लगता है कि ईमेल का आपका अंतहीन प्रवाह आपके सभी उत्पादकता समय को अवशोषित कर लेता है? यह सिर्फ तुम नहीं हो; Microsoft ने पाया है कि, औसतन, हम अपने कार्य सप्ताह के 11 घंटे ईमेल की जाँच और उत्तर देने में व्यतीत करते हैं।
Microsoft की हमारी ईमेल आदतों की खोज
Microsoft अध्ययन Calcalist Tech पर प्रस्तुत किया गया था। रिपोर्ट से पता चलता है कि ईमेल पढ़ने और जवाब देने सहित कर्मचारियों के समय का 28 प्रतिशत हिस्सा लेते हैं।
यह ध्यान देने योग्य है कि पहले से ही काफी समय के इस हिस्से में कोई अन्य सोशल मीडिया कार्यक्रम शामिल नहीं है, जैसे कि टीम और स्लैक। इसका मतलब है कि हम काम का एक बड़ा हिस्सा पत्राचार पर खर्च करते हैं।
Microsoft इज़राइल के राष्ट्रीय प्रौद्योगिकी अधिकारी डॉ. तोमर साइमन ने इस मामले पर यह बात कही:
<ब्लॉकक्वॉट>जब ईमेल की बाढ़ की बात आती है, तो हमने देखा कि एक कर्मचारी को सप्ताह में औसतन 620 प्राप्त होते हैं, प्रत्येक ईमेल में लगभग एक मिनट का समय लगता है, यह उत्पादकता को नुकसान पहुंचाता है क्योंकि ईमेल को कर्मचारी को कार्रवाई करने की भी आवश्यकता नहीं होती है और वे बस उस पर CC'd थे। कर्मचारी उत्पादकता बढ़ाने के प्रयास में हम इस तरह के डेटा पर बहुत शोध करते हैं।
कर्मचारियों के लिए एक आवश्यक बुराई?
साइमन बताते हैं कि जबकि ईमेल कर्मचारियों के लिए एक बहुत बड़ा समय है, इसका उत्तर कंपनी के इनबॉक्स को बंद करने जितना आसान नहीं है। जबकि सोशल मीडिया ने पिछले एक दशक में उपभोक्ता-व्यावसायिक संपर्क के लिए उड़ान भरी है, फिर भी ईमेल के माध्यम से गोपनीय जानकारी भेजने का मामला है।
जैसे, आगे का रास्ता यह है कि आप अपने ईमेल को बेहतर तरीके से हैंडल करें। साइमन का कहना है कि ईमेल बंद करना जवाब नहीं है, क्योंकि इससे समस्या बढ़ जाती है। इसके बजाय, वह "ईमेल ट्राइएज" को निष्पादित करने की अनुशंसा करता है, जो तत्काल पूछताछ का उत्तर देने के लिए कम-महत्वपूर्ण ईमेल का त्याग करता है।
ऐसी तकनीक आपके इनबॉक्स को व्यवस्थित और प्रबंधित करने के लिए आक्रामक लेबलिंग और सॉर्टिंग का उपयोग करती है। ऐसा करने से, आप जानते हैं कि वे कौन से ईमेल को छोड़ सकते हैं और जैसे ही यह आपके इनबॉक्स में आता है, आपको किसका जवाब देना होगा।
अपने ईमेल को अपनी ई-जेल न बनने दें
Microsoft ने खुलासा किया है कि कैसे ईमेल हमारी उत्पादकता को पंगु बना सकते हैं, लेकिन सब खो नहीं गया है। ईमेल ट्राइएज का उपयोग करके और महत्वपूर्ण लोगों को संतुष्ट करने के लिए कम-महत्वपूर्ण ईमेल का त्याग करके, आप अपने उभरे हुए इनबॉक्स पर नियंत्रण कर सकते हैं और अपने दिन के घंटों को पुनः प्राप्त कर सकते हैं।
यदि आपके इनबॉक्स को ट्राइएज से अधिक ट्रिपल बाईपास की आवश्यकता है, तो चिंता न करें। 20,000-चौड़े इनबॉक्स को केवल 30 सेकंड में आकार देने के लिए ट्रिम करने का एक तरीका है।