क्या आपको लगता है कि आपके कभी न खत्म होने वाले ईमेल प्रवाह आपकी सारी उत्पादकता समय सोख लेते हैं? यह केवल आप नहीं हैं; Microsoft ने पाया है कि, औसतन, हम अपने कार्य सप्ताह के 11 घंटे ईमेल की जांच और उत्तर देने में बिताते हैं।
Microsoft के हमारे ईमेल आदतों के निष्कर्ष
Microsoft अध्ययन Calcalist Tech पर प्रस्तुत किया गया था। रिपोर्ट दिखाती है कि ईमेल कर्मचारियों के समय का 28 प्रतिशत लेते हैं, जिसमें उन्हें पढ़ना और उत्तर देना शामिल है।
यह ध्यान देने योग्य है कि समय का यह पहले से ही काफी बड़ा हिस्सा Teams और Slack जैसे किसी अन्य सोशल मीडिया प्रोग्राम को शामिल नहीं करता है। इसका मतलब है कि हम काम के समय का एक बड़ा हिस्सा पत्राचार पर बिताते हैं।
Microsoft Israel के राष्ट्रीय प्रौद्योगिकी अधिकारी डॉ. टॉमर साइमन ने इस मामले पर यह कहा:
जब ईमेल की बाढ़ की बात आती है, तो हमने देखा कि एक कर्मचारी को औसतन सप्ताह में 620 ईमेल प्राप्त होते हैं, प्रत्येक ईमेल उनके समय का लगभग एक मिनट लेता है, यह उत्पादकता को नुकसान पहुंचाता है क्योंकि ईमेल को कर्मचारी से कार्रवाई की आवश्यकता नहीं हो सकती है और उन्हें केवल CC किया गया था। हम इस तरह के डेटा पर बहुत शोध करते हैं ताकि कर्मचारी उत्पादकता बढ़ाने का प्रयास किया जा सके।
कर्मचारियों के लिए एक आवश्यक बुराई?
साइमन बताते हैं कि जबकि ईमेल कर्मचारियों के लिए एक बड़ा समय नाला है, इसका उत्तर कंपनी इनबॉक्स को बंद करने जितना सरल नहीं है। जबकि सोशल मीडिया ने पिछले दशक में उपभोक्ता-व्यवसाय इंटरैक्शन के लिए उड़ान भरी है, फिर भी गोपनीय जानकारी ईमेल के माध्यम से भेजने का मामला है।
इसलिए, आगे का रास्ता अपने ईमेल को बेहतर तरीके से संभालना है। साइमन कहते हैं कि ईमेल को टालना जवाब नहीं है, क्योंकि यह समस्या को जमा होने देता है। इसके बजाय, वे "ईमेल ट्राइएज" नामक कार्य करने की सलाह देते हैं, जो तत्काल पूछताछ का उत्तर देने के लिए कम महत्वपूर्ण ईमेल का बलिदान करता है।
ऐसी तकनीक आपके इनबॉक्स को व्यवस्थित और प्रबंधित करने के लिए आक्रामक लेबलिंग और सॉर्टिंग का उपयोग करती है। ऐसा करके, आप जानते हैं कि वे कौन से ईमेल हैं जिन्हें वे छोड़ सकते हैं और किन्हें आपको अपने इनबॉक्स में आते ही जल्द से जल्द जवाब देने की आवश्यकता है।
अपने ईमेल को अपनी ई-जेल न बनने दें
Microsoft ने उजागर किया है कि ईमेल हमारी उत्पादकता को कैसे अपंग कर सकते हैं, लेकिन सब कुछ खो नहीं गया है। ईमेल ट्राइएज का उपयोग करके और महत्वपूर्ण लोगों को संतुष्ट करने के लिए कम महत्वपूर्ण ईमेल का बलिदान करके, आप अपने उभरे हुए इनबॉक्स पर नियंत्रण पा सकते हैं और अपने दिन में घंटे पुनः प्राप्त कर सकते हैं।
यदि आपके इनबॉक्स को ट्राइएज के बजाय ट्रिपल बाईपास की अधिक आवश्यकता है, तो चिंता न करें। 20,000 चौड़े इनबॉक्स को केवल 30 सेकंड में आकार में लाने का एक तरीका है।
