अपने Gmail इनबॉक्स को अव्यवस्थित करना और व्यवस्थित करना बहुत अच्छा है, लेकिन इसमें आपका इनपुट, और इसलिए आपका समय और ध्यान लगता है। जब आपके पास इनमें से किसी की भी कमी हो, तो खुद से कठिन सवाल पूछने का समय आ गया है। आप Gmail को कौन से कार्य सौंप सकते हैं? आप अपने इनबॉक्स को नियंत्रण से बाहर होने से कैसे रोकते हैं?
आज हम जिस ईमेल रणनीति का पता लगाएंगे, उसमें Gmail में चार बुनियादी प्रकार के फ़िल्टर बनाना शामिल है। इस तरह, आप ज्यादातर समय शोर को नजरअंदाज कर सकते हैं और फिर उन्हें आसानी से बैच-प्रोसेस कर सकते हैं, जैसे, हर दो दिन में एक बार।
Gmail फ़िल्टर कैसे बनाएं
ईमेल फ़िल्टर बनाकर, आप नियमों का एक सेट स्थापित कर रहे हैं जो आपके इनबॉक्स को बताएगा कि उसे एक निश्चित ईमेल को कैसे प्रोसेस करना चाहिए।
Gmail में फ़िल्टर बनाने के लिए, अपनी प्रोफ़ाइल तस्वीर के आगे गियर आइकन पर क्लिक करें। अपने Gmail खाता सेटिंग्स पर जाने के लिए See All Settings दबाएं। Filters and Blocked Addresses टैब चुनें।
इसके बाद, एक नया फ़िल्टर बनाने के लिए Create a New Filter पर क्लिक करें। Create a New Filter पैनल में, आपको ईमेल फ़िल्टर करने के लिए कम से कम एक मानदंड निर्दिष्ट करना होगा—एक प्रेषक का ईमेल पता, एक विषय पंक्ति, या एक कीवर्ड। एक बार ऐसा करने के बाद, नीचे दाएं कोने में Create Filter पर क्लिक करें।
यह आपको अगले पैनल पर ले जाता है। यहां, आप निर्दिष्ट कर सकते हैं कि आप Gmail को अपने खोज मानदंड से मेल खाने वाले ईमेल के साथ क्या करना चाहते हैं। आप उन्हें आर्काइव करना, पढ़ा हुआ चिह्नित करना, हटाना, महत्वपूर्ण चिह्नित करना, या यहां दिखाए गए किसी अन्य विकल्प को चुन सकते हैं।
लागू होने वाले सभी बॉक्स चेक करें और Create Filter बटन पर क्लिक करें। अपने इनबॉक्स में, आप टैब के बीच ईमेल को ड्रैग और ड्रॉप कर सकते हैं और आने वाले संदेशों के लिए कस्टमाइज़्ड फ़िल्टर सेट कर सकते हैं। अब, उन चार फ़िल्टर पर चलते हैं जिनका हमने वादा किया था कि वे आपको ईमेल को बेहतर ढंग से प्रबंधित करने में मदद करेंगे।
Gmail स्मार्ट फ़िल्टर: एक डोमेन को छोड़कर सभी डोमेन के ईमेल को रीडायरेक्ट करें
यदि आपको प्राप्त होने वाले सबसे महत्वपूर्ण कार्य ईमेल केवल एक या दो डोमेन से आते हैं, तो आप एक फ़िल्टर बना सकते हैं जो केवल उन ईमेल को आपके इनबॉक्स में रखता है और बाकी को एक अलग फ़ोल्डर में भेज देता है।
किसी विशेष डोमेन से ईमेल को बाहर करने के लिए, From/To फ़ील्ड में, आपको इस तरह का सिंटैक्स चाहिए: -*@MakeUseOf.Com। माइनस (-) चिह्न उसके बाद आने वाले ईमेल पते को बाहर करता है। इस मामले में, वह डोमेन MakeUseOf.Com से कोई भी ईमेल पता होता है, जैसा कि *@MakeUseOf.Com द्वारा दर्शाया गया है, जहां * एक वाइल्डकार्ड कैरेक्टर है।
एक उदाहरण एक फ़िल्टर है जो ईमेल को इनबॉक्स छोड़ने के लिए मजबूर करता है और उसे Miscellaneous लेबल के साथ टैग करता है। फिर, जब आप अपना इनबॉक्स खोलते हैं, तो आपके फ़िल्टर के बाहर के डोमेन से कोई ईमेल नहीं होगा।
Gmail स्मार्ट फ़िल्टर: टू-डू ईमेल को एक्शन फ़ोल्डर में निर्देशित करें
यदि आपको बहुत अधिक ईमेल मिलते हैं, तो उन पर नज़र रखना आसान नहीं होता जिन पर आपको वास्तव में कार्रवाई करने की आवश्यकता होती है। इसे रोकने के लिए, प्रेषक, विषय, या कीवर्ड के आधार पर टू-डू ईमेल को फ़िल्टर करें और उन ईमेल को एक अलग फ़ोल्डर में निर्देशित करें।
इस तरह के फ़िल्टर का एक उदाहरण है, आप अपने सभी कार्य ईमेल को वर्क नामक फ़ोल्डर में जाने के लिए सेट कर सकते हैं। यह न केवल कार्य ईमेल से आपके इनबॉक्स को अव्यवस्थित करने में मदद करेगा, बल्कि जब आपको उनकी आवश्यकता हो तो उन ईमेल को अधिक आसानी से ढूंढने की अनुमति भी देगा।
Gmail स्मार्ट फ़िल्टर: ईमेल को ऑटो-डिलीट करें
ईमेल को अपने इनबॉक्स में पहुंचने से पहले ही रोकना, एक बार आने के बाद उससे निपटने से कहीं बेहतर है। हम Gmail के ब्लॉक और अनसब्सक्राइब बटन का उदारतापूर्वक उपयोग करने की सलाह देते हैं। यदि आप चाहें तो एक स्मार्ट अनसब्सक्राइब टूल का उपयोग भी कर सकते हैं।
मेलिंग सूचियों से आने वाले ईमेल से निपटने का सबसे अच्छा तरीका क्या है जो अनसब्सक्राइब अनुरोधों का सम्मान नहीं करते, या उन लोगों से जिन्हें आप बिल्कुल ब्लॉक नहीं कर सकते? एक रास्ता है: आप प्रेषक के ईमेल पते के आधार पर ईमेल की पहचान करने के लिए एक फ़िल्टर बना सकते हैं और Gmail को उन ईमेल को स्वचालित रूप से हटाने का निर्देश दे सकते हैं।
यदि आप उन्हें देखे बिना ईमेल हटाना पसंद नहीं करते हैं, तो ईमेल को आर्काइव करने के लिए Skip the Inbox (Archive it) विकल्प चुनें। यदि आप उन सभी को एक ही स्थान पर चाहते हैं तो Apply the Label विकल्प का उपयोग करें।
सभी ईमेल को पढ़ा हुआ चिह्नित करने के लिए
इनबॉक्स ज़ीरो हासिल करना हर कुछ मिनट में अपना ईमेल जांचने की इच्छा का विरोध करने जितना महत्वपूर्ण नहीं है। जब भी आप इसे खोलते हैं तो आपके इनबॉक्स में शून्य अनपढ़ ईमेल होते हैं तो बाद वाला आसान हो जाता है। आप एक फ़िल्टर बनाकर ऐसा कर सकते हैं जो आने वाले सभी ईमेल को स्वचालित रूप से पढ़ा हुआ चिह्नित कर दे।
फ़िल्टर जोड़ते समय, पहले सभी ईमेल को फ़िल्टर करने के लिए To फ़ील्ड में अपने ईमेल पते का उपयोग करें। फिर, जैसे ही ईमेल आता है, हर ईमेल को पढ़ा हुआ चिह्नित करने के लिए Mark as Read चेकबॉक्स का उपयोग करें। यदि आप अन्य खातों से ईमेल प्रबंधित करने के लिए उसी Gmail खाते का उपयोग करते हैं, तो आपको उन अन्य ईमेल पतों के लिए भी इसी तरह के फ़िल्टर बनाने होंगे।
इस रणनीति के साथ, आप जल्द ही नए मेल के लिए अपना इनबॉक्स जांचने की उत्सुकता खो देंगे। मूल रूप से, यह अब तक का सबसे उपयोगी Gmail फ़िल्टर है।
चक्र से बचें: प्रो की तरह Gmail पर ईमेल फ़िल्टर करें
कुछ अन्य रणनीतियाँ जिनकी हम अनुशंसा करते हैं: उन न्यूज़लेटर्स को अपने फीड रीडर में ले जाएँ जिन्हें आप पसंद करते हैं, साइडबार से सभी लेबल छिपाएं (अपने इनबॉक्स के अलावा!) उनके बगल में तीर पर क्लिक करके, और यदि संभव हो तो व्यक्तिगत ईमेल पर कटौती करें।
कुंजी है अपने इनबॉक्स से सबसे महत्वपूर्ण संचार को छोड़कर बाकी सभी को उन प्लेटफ़ॉर्म पर ले जाना जिनके आप या तो आदी नहीं हैं या जिन्हें नजरअंदाज कर सकते हैं। यदि आप दस्तावेज़ साझा करने के लिए ईमेल का उपयोग करते हैं, तो Google Drive या किसी अन्य क्लाउड स्टोरेज/शेयरिंग सेवा के माध्यम से फ़ाइलें और फ़ोल्डर साझा करने पर स्विच करें।
ईमेल छोड़ना लगभग असंभव है। सही ईमेल फ़िल्टर के साथ, आपको कम से कम थोड़ा कम शोर झेलना पड़ेगा। और इसका मतलब है आपके जीवन में अन्य चीजों के लिए अधिक समय।
