अपने जीमेल इनबॉक्स को हटाना और व्यवस्थित करना बहुत अच्छा है, लेकिन इसके लिए आपके इनपुट की आवश्यकता होती है, और इसलिए आपका समय और ध्यान। जब आपके पास दोनों में से कुछ भी शेष हो, तो यह समय अपने आप से कठिन प्रश्न पूछने का है। आप Gmail को कौन-से कार्य सौंप सकते हैं? आप अपने इनबॉक्स को नियंत्रण से बाहर होने से कैसे बचाते हैं?
आज हम जिस ईमेल रणनीति की खोज करेंगे, उसमें Gmail में चार बुनियादी प्रकार के फ़िल्टर बनाना शामिल है। इस तरह, आप ज़्यादातर समय शोर को नज़रअंदाज़ कर सकते हैं और फिर उन्हें हर दो दिन में एक बार आसानी से बैच-प्रोसेस कर सकते हैं।
Gmail फ़िल्टर कैसे बनाएं
एक ईमेल फ़िल्टर बनाकर, आप नियमों का एक सेट स्थापित कर रहे हैं जो आपके इनबॉक्स को बताएगा कि उसे एक निश्चित ईमेल को कैसे संसाधित करना चाहिए।
Gmail में फ़िल्टर बनाने के लिए, गियर . पर क्लिक करें आपके प्रोफ़ाइल चित्र के बगल में स्थित आइकन। सभी सेटिंग देखें दबाएं अपने जीमेल खाते की सेटिंग में ले जाने के लिए। फ़िल्टर और अवरोधित पते चुनें टैब।
इसके बाद, नया फ़िल्टर बनाएं . पर क्लिक करें एक नया फ़िल्टर बनाने के लिए। नया फ़िल्टर बनाएं . में पैनल में, आपको ईमेल फ़िल्टर करने के लिए कम से कम एक मानदंड—एक प्रेषक का ईमेल पता, एक विषय पंक्ति, या एक कीवर्ड—निर्दिष्ट करना होगा। एक बार ऐसा करने के बाद, फ़िल्टर बनाएं . पर क्लिक करें नीचे दाईं ओर।
यह आपको अगले पैनल में ले जाता है। यहां, आप निर्दिष्ट कर सकते हैं कि आप अपने खोज मापदंड से मेल खाने वाले ईमेल के साथ जीमेल से क्या करना चाहते हैं। आप उन्हें संग्रहित करना चुन सकते हैं, उन्हें पढ़े गए के रूप में चिह्नित कर सकते हैं, उन्हें हटा सकते हैं, उन्हें महत्वपूर्ण के रूप में चिह्नित कर सकते हैं, या यहां दिखाए गए किसी भी अन्य विकल्प को चुन सकते हैं।
लागू होने वाले सभी बॉक्स चेक करें और फ़िल्टर बनाएं . क्लिक करें बटन। अपने इनबॉक्स में, आप टैब के बीच ईमेल को ड्रैग और ड्रॉप कर सकते हैं और आने वाले संदेशों के लिए अनुकूलित फ़िल्टर सेट कर सकते हैं। अब, हमने जिन चार फ़िल्टर का वादा किया है, वे ईमेल को बेहतर ढंग से प्रबंधित करने में आपकी सहायता करेंगे।
Gmail स्मार्ट फ़िल्टर सभी डोमेन से ईमेल पुनर्निर्देशित करने के लिए लेकिन एक
यदि आपको प्राप्त होने वाले सबसे महत्वपूर्ण कार्य ईमेल केवल एक या दो डोमेन से आते हैं, तो आप एक फ़िल्टर बना सकते हैं जो केवल उन ईमेल को आपके इनबॉक्स में रखता है और बाकी को एक अलग फ़ोल्डर में धकेल देता है।
किसी विशेष डोमेन से ईमेल को बाहर करने के लिए, प्रेषक . में /प्रति फ़ील्ड, आपको इस तरह दिखने वाले सिंटैक्स की आवश्यकता होगी:-*@MakeUseOf.Com . माइनस (- ) चिह्न उसके बाद आने वाले ईमेल पते को बाहर कर देता है। इस मामले में, यह डोमेन MakeUseOf.Com से कोई ईमेल पता होता है, जैसा कि *@MakeUseOf.Com द्वारा दर्शाया गया है। , जहां * एक वाइल्डकार्ड वर्ण है।
एक उदाहरण एक फ़िल्टर है जो ईमेल को इनबॉक्स को छोड़ने और विविध लेबल के साथ टैग करने के लिए बाध्य करता है। फिर, जब आप अपना इनबॉक्स खोलते हैं, तो आपके फ़िल्टर के बाहर के डोमेन से कोई ईमेल नहीं आएगा।
Gmail स्मार्ट फ़िल्टर टू-डू ईमेल को एक एक्शन फोल्डर में निर्देशित करने के लिए
यदि आपको बहुत अधिक ईमेल प्राप्त होते हैं, तो उन पर नज़र रखना आसान हो जाता है जिन पर आपको वास्तव में कार्रवाई करने की आवश्यकता होती है। ऐसा होने से रोकने के लिए, प्रेषक, विषय या कीवर्ड के आधार पर टू-डू ईमेल को फ़िल्टर करें और उन ईमेल को एक अलग फ़ोल्डर में निर्देशित करें।
इस तरह के फ़िल्टर का एक उदाहरण, क्या आप अपने सभी कार्य ईमेल को कार्य नामक फ़ोल्डर में जाने के लिए सेट कर सकते हैं। यह न केवल आपके इनबॉक्स को कार्यालय के ईमेल से हटाने में मदद करेगा, बल्कि आपको जरूरत पड़ने पर उन ईमेल को अधिक आसानी से ढूंढने में भी मदद करेगा।
Gmail Smart Filter to Auto-Delete ईमेल
ईमेल को आपके इनबॉक्स तक पहुंचने से रोकना शुरू करने के लिए एक बार आने के बाद उससे निपटने से कहीं बेहतर है। हम अनुशंसा करते हैं कि जीमेल के ब्लॉक और अनसब्सक्राइब बटन का उदार उपयोग करें। आप चाहें तो एक स्मार्ट अनसब्सक्राइब टूल का भी इस्तेमाल कर सकते हैं।
उन मेलिंग सूचियों के ईमेल से निपटने का सबसे अच्छा तरीका क्या है जो सदस्यता समाप्त करने के अनुरोधों का सम्मान नहीं करते हैं, या ऐसे लोगों से जिन्हें आप बिल्कुल भी ब्लॉक नहीं कर सकते हैं? एक रास्ता है:आप प्रेषक के ईमेल पते के आधार पर ईमेल की पहचान करने के लिए एक फ़िल्टर बना सकते हैं और जीमेल को उन ईमेल को स्वचालित रूप से हटाने का निर्देश दे सकते हैं।
यदि आप ईमेल को देखे बिना उन्हें हटाना पसंद नहीं करते हैं, तो इनबॉक्स छोड़ें (संग्रहीत करें) चुनें ईमेल को संग्रहित करने का विकल्प। लेबल लागू करें . का उपयोग करें विकल्प यदि आप उन सभी को एक ही स्थान पर चाहते हैं।
सभी ईमेल को पठित के रूप में चिह्नित करने के लिए
इनबॉक्स ज़ीरो हासिल करना उतना महत्वपूर्ण नहीं है जितना कि हर कुछ मिनटों में अपने ईमेल की जांच करने के आग्रह का विरोध करना। उत्तरार्द्ध आसान हो जाता है जब आपके इनबॉक्स में हर बार जब आप इसे खोलते हैं तो शून्य अपठित ईमेल बैठे होते हैं। आप एक फ़िल्टर बनाकर ऐसा कर सकते हैं जो आने वाले सभी ईमेल को स्वचालित रूप से पढ़ने के रूप में चिह्नित करता है।
फ़िल्टर जोड़ते समय, पहले प्रति . में अपने ईमेल पते का उपयोग करें इसे भेजे गए सभी ईमेल में फ़िल्टर करने के लिए फ़ील्ड। फिर, पढ़े के रूप में चिह्नित करें . का उपयोग करें प्रत्येक ईमेल के आते ही उसे पढ़ने के रूप में चिह्नित करने के लिए चेकबॉक्स। यदि आप अन्य खातों से ईमेल प्रबंधित करने के लिए उसी Gmail खाते का उपयोग करते हैं, तो आपको उन अन्य ईमेल पतों के लिए भी समान फ़िल्टर बनाने होंगे।
इस रणनीति के साथ, आप जल्द ही नए मेल के लिए अपने इनबॉक्स की जांच करने की उत्सुकता खो देंगे। मूल रूप से, यह अब तक का सबसे उपयोगी Gmail फ़िल्टर है।
साइकिल से बचें:पेशेवरों की तरह Gmail पर ईमेल फ़िल्टर करें
कुछ अन्य कार्यनीतियां जिनकी हम अनुशंसा करते हैं:अपने पसंद के न्यूज़लेटर्स को अपने फ़ीड रीडर में ले जाएं, साइडबार से सभी लेबल छिपाएं (अपने इनबॉक्स के अलावा!) हर संभव।
कुंजी आपके इनबॉक्स से सभी महत्वपूर्ण संचार को उन प्लेटफ़ॉर्म पर ले जाना है, जिन्हें आप या तो आदी नहीं हैं या अनदेखा कर सकते हैं। यदि आप दस्तावेज़ साझा करने के लिए ईमेल का उपयोग करते हैं, तो Google डिस्क या किसी अन्य क्लाउड संग्रहण/साझाकरण सेवा के माध्यम से फ़ाइलें और फ़ोल्डर साझा करने पर स्विच करें।
ईमेल छोड़ना असंभव के बगल में है। सही ईमेल फ़िल्टर के साथ, आपके पास निपटने के लिए कम से कम शोर होगा। और इसका मतलब है कि आपके जीवन में अन्य चीजों के लिए अधिक समय।