ओवरफ्लोइंग इनबॉक्स सभी के लिए एक आम समस्या है। ऐसा लगता है कि वे ईमेल हमारे द्वारा उन पर कार्रवाई करने की तुलना में तेज दर से आते हैं। जीवन में अधिकांश चीजों की तरह, कुछ कार्यों को स्वचालित करना खुद पर बोझ डालने से बेहतर है। यही Gmail के फिल्टर्स के लिए हैं।
हमने आपको दिखाया है कि Gmail और अन्य ईमेल सेवाओं में फिल्टर्स कैसे सेट करें, और प्रक्रिया अभी भी कमोबेश वही है। Gmail ने इसे अब थोड़ा आसान बना दिया है। आप उस बड़े सर्च बार को शीर्ष पर देखते हैं? छोटे ड्रॉप-डाउन तीर पर क्लिक करें, और आपको यह बॉक्स मिलेगा:
फील्ड्स को जो भी डेटा आप अपने इनबॉक्स को सॉर्ट करने के लिए चाहते हैं, उससे भरें। नीचे, "इस खोज के साथ एक फिल्टर बनाएं" पर क्लिक करें एक नया बॉक्स पाने के लिए:
Gmail को बताएं कि जब वह आपके मानदंडों के आधार पर ईमेल को फिल्टर करता है तो आप उससे क्या कार्रवाई चाहते हैं, और बस ऐसे ही, आप अपने इनबॉक्स को पहले से कहीं ज्यादा तेजी से सॉर्ट करेंगे। विश्वास नहीं होता? अंतर देखने के लिए इन शानदार Gmail फिल्टर्स में से कुछ को आजमाएं।
हमारे द्वारा पहले सुझाए गए कई निफ्टी फिल्टर्स Gmail के नए टैब्स द्वारा Social, Priority, आदि के लिए अनावश्यक बना दिए गए हैं। लेकिन फिल्टर्स आपकी ईमेल समस्याओं को हल करने के कई अन्य तरीके हैं।
फॉलो अप का आसान तरीका
जब आपको किसी से जवाब नहीं मिलता, तो ओवररिएक्ट न करें; बस फॉलो अप करें। लेकिन काम के दौरान, आपके पास इतने सारे संदेश होंगे जहां आपको किसी के साथ फॉलो अप करने की आवश्यकता होगी कि आप भूल जाएंगे। बिना कुछ इंस्टॉल किए स्वचालित रूप से फॉलो अप करने के लिए सेवाएं हैं, लेकिन उनका उपयोग करना याद रखना थोड़ा मुश्किल है। तो अपनी समस्याओं को हल करने के लिए एक सरल फिल्टर बनाएं।
आप शायद Gmail एलियास बनाने की पुरानी ट्रिक जानते हैं जिसमें आपके ईमेल पते में प्लस साइन जोड़ना शामिल है। हां, वह अभी भी ईमेल को आपको भेजता है। उदाहरण के लिए, "mihir+followup@gmail.com" "mihir@gmail.com" को ईमेल भेजेगा। अब, निम्नलिखित के साथ एक नया फिल्टर बनाएं:
शब्द हैं: mihir+followup@gmail.com ("mihir" को अपने ईमेल पते से बदलें)
चुनें इनबॉक्स छोड़ें (इसे आर्काइव करें)
चुनें लेबल लागू करें: Follow Up (यदि आवश्यक हो तो नया लेबल बनाएं)
चुनें: मिलान करने वाली बातचीत पर भी फिल्टर लागू करें
अब जब भी आप किसी को ईमेल लिखते हैं जहां आपको उनसे उत्तर की आवश्यकता होती है, तो अपने "फॉलोअप" पते (यानी mihir+followup@gmail.com) को BCC फील्ड में जोड़ें। यह स्वचालित रूप से आपके Follow Up लेबल पर भेजा जाएगा, जिसे आप हर दिन जांच सकते हैं कि क्या लंबित है।
व्यक्तिगत क्लिपबोर्ड या नोट्स बनाएं
अपने लगभग असीमित स्टोरेज के साथ, बहुत सारे Gmail उपयोगकर्ता अटैचमेंट्स, रिमाइंडर्स, टू-डू लिस्ट्स, या नोट्स खुद को भेजते हैं। Gmail टैब हमेशा खुला रहता है और कहीं से भी आसानी से एक्सेस योग्य होता है, इसलिए यह एक त्वरित क्लिपबोर्ड के रूप में कार्य करता है।
एक बिंदु के बाद, यह एक अव्यवस्थित इनबॉक्स की ओर ले जाता है। उपरोक्त एलियास ट्रिक का उपयोग करके, आप अपने इनबॉक्स को साफ और व्यवस्थित रख सकते हैं। अपने सभी ट्रिक्स के लिए सरल ऐड-ऑन एलियास रखें, और Gmail लेबल्स की शक्ति को फिर से खोजें ताकि उन्हें व्यवस्थित रखा जा सके।
उदाहरण के लिए, मान लें कि मैंने अपने फोन से खुद को कुछ तस्वीरें भेजीं, ताकि मैं उन्हें अपने कंप्यूटर पर खोल सकूं। मैं मूल रूप से Gmail को क्लिपबोर्ड के रूप में उपयोग कर रहा हूं। इसलिए mihir@gmail.com पर भेजने के बजाय, मैं इसे mihir+clipboard@gmail.com पर भेजूंगा। और मैं यह फिल्टर बनाऊंगा:
To: mihir+clipboard@gmail.com
चुनें: लेबल लागू करें: Clipboard (यदि आवश्यक हो तो नया लेबल बनाएं)
चुनें: मिलान करने वाली बातचीत पर भी फिल्टर लागू करें
अपनी टू-डू लिस्ट, नोट्स, और अन्य चीजों के लिए समान एलियास और लेबल बनाएं जिन्हें आप अक्सर खुद को ईमेल करते हैं। हर महीने या तो, उस लेबल की जांच करें और आपको बहुत सारा पुराना सामान मिलेगा जिसकी अब आपको आवश्यकता नहीं है, इसलिए आप इसे आसानी से शुद्ध कर सकते हैं।
आप "Has attachment" मानदंड का चयन भी करना चाह सकते हैं ताकि आपके द्वारा स्वयं को भेजी गई फाइलों को इंगित किया जा सके।
स्वचालित मेल रोकने के लिए विशाल कीवर्ड सूची
Gmail का अंतर्निहित स्पैम फिल्टर शानदार है, जो अधिकांश अवांछित संदेशों को आप तक पहुंचने से पहले ही विफल कर देता है। लेकिन कुछ अभी भी पार हो जाते हैं, जैसे धोखाधड़ी या नकली ईमेल। फिर उन सेवाओं के अनचाहे ईमेल हैं जिनके लिए आपने साइन अप किया है, या वे न्यूज़लेटर्स जिन्हें आप बाद में जांचना चाहते हैं बिना अपने इनबॉक्स को बंद किए।
मार्केटिंग रणनीति ब्लॉग Kikolani के अच्छे लोगों ने स्वचालित ईमेल पकड़ने के लिए कीवर्ड्स की एक विशाल सूची बनाई। यहां फिल्टर बनाने का तरीका बताया गया है:
शब्द हैं: "to view this email as a web page, go here."|"having trouble reading this email"|"having trouble viewing this email"|"email not displaying correctly"|"unsubscribe | change subscriber options"|"unsubscribe from this list"|"unsubscribe instantly"|"please unsubscribe"|"update subscription preferences"|"email preferences"|"follow the URL below to update your preferences or opt-out"|"if you would rather not receive future communications from"|"if you would like to unsubscribe"|"to ensure that you continue receiving our emails, please add us to your address book or safe list"|"safeunsubscribe"|"to unsubscribe"|"unsubscribe from these emails"|"unsubscribe from our emails"|"unsubscribe please click"|"unsubscribe from future"|"you can unsubscribe here"|"to unsubscribe or change subscriber options"|"this message was sent to leilaniana@gmail.com" (अपने ईमेल पते से बदलें)|"this email has been sent to you by"|"to opt out"|"opt out using TrueRemove"|"one-click unsubscribe"|"do not reply to this email"|"view this email in a browser"|"please do not reply to this message"|"if you no longer wish to receive our emails"|"if you do not wish to receive email from"|"no longer receive this newsletter"|"do not want to receive any newsletters"|"to remove this e-mail address from"|"removed from this mailing list"|"manage your email settings"|"edit your subscription"|"you may unsubscribe"|"you can unsubscribe"|"powered by YMLP"|"update your contact information"|"update your contact details"|"change your subscription settings"|"manage your subscription"|"manage your subscriptions"|"update Email Address or Unsubscribe"|"this email was sent by"|"this email was intended for"|"you received this email because"|"you received this e-mail because"|"you are receiving this message"|"prefer not to receive invites from"
चुनें: इनबॉक्स छोड़ें (इसे आर्काइव करें)
चुनें: लेबल लागू करें: Automated (यदि आवश्यक हो तो नया लेबल बनाएं)
चुनें: मिलान करने वाली बातचीत पर भी फिल्टर लागू करें
आप लेबल को छोड़कर इन्हें सीधे Promotions श्रेणी में भेजना भी चुन सकते हैं, यदि आप Gmail के टैब्स का उपयोग करते हैं।
बिल और वित्त स्वचालित रूप से फॉरवर्ड करें
"हनी, क्या तुमने इस महीने बिजली का बिल भरा?" संभावना है, आपकी बिजली कंपनी घर में एक व्यक्ति को बिल भेजती है, लेकिन किसी और को घरेलू वित्त प्रबंधित करने के लिए इसके बारे में जानने की आवश्यकता होती है, चाहे वह आपका रूममेट हो, आपका महत्वपूर्ण अन्य, या यहां तक कि आपका अकाउंटेंट। अपने सभी वित्तीय जानकारी के लिए ऑटो-फॉरवर्डिंग सेट करने के लिए एक क्षण लें, बिल से लेकर खाता विवरण तक।
दुर्भाग्य से, ऐसा करने के लिए कोई जादुई कीवर्ड नहीं हैं, इसलिए आपको प्रत्येक प्रेषक को व्यक्तिगत रूप से जोड़ना होगा। यहां आपको "वाइल्ड कार्ड" फिल्टर जानने की आवश्यकता है। जब आप एक एस्टरिस्क जोड़ते हैं, तो यह उस फील्ड में किसी भी प्रविष्टि पर लागू होता है। उदाहरण के लिए, *@americanexpress.com किसी भी ईमेल पर लागू होगा जहां प्रेषक के पास "americanexpress.com" ईमेल पता है।
तदनुसार फिल्टर बनाएं। अपने अंतिम बिल या खाता विवरण के लिए ईमेल ढूंढें, और सर्च बार पर क्लिक करें:
From: *@bankemailaddress.com
चुनें: Has Attachment
चुनें: लेबल लागू करें: Bills (यदि आवश्यक हो तो नया बनाएं)
चुनें: इसे फॉरवर्ड करें: spouse@significantother.com
चुनें: मिलान करने वाली बातचीत पर भी फिल्टर लागू करें
प्राप्तकर्ता को आपसे ऑटो-फॉरवर्डेड ईमेल स्वीकार करने की आवश्यकता होगी, इसलिए सुनिश्चित करें कि आप वह सत्यापन प्रक्रिया भी पूरी करते हैं। अधिकांश बिल और बैंक खाता विवरण आपको बिल का PDF अटैचमेंट भेजते हैं, इसलिए मैं "Has Attachment" विकल्प चुनने की सलाह देता हूं। यदि आपको अपने किसी प्रदाता से बिना अटैचमेंट के ईमेल बिल मिलते हैं, तो उनके फिल्टर के लिए इस विकल्प का चयन न करें।
रसीदें और ऑर्डर ट्रैक करें
आपने जो कुछ भी ऑनलाइन ऑर्डर किया है वह एक फोल्डर या लेबल में जाना चाहिए ताकि बाद में जब आपको इसकी आवश्यकता हो तो इसे ढूंढना आसान हो। रसीदों को स्कैन, प्रबंधित और ट्रैक करने के लिए अच्छे ऐप्स हैं, लेकिन जब वे पहले से ही डिजिटाइज़्ड आते हैं, तो यह और भी बेहतर है!
उसके लिए, Redditor shenannagans के पास एक उत्कृष्ट फिल्टर है। इसे बनाने का तरीका यहां बताया गया है:
Subject: "Order Receipt"|"your order"|"order confirmaton"|"your payment"|"your etsy purchase"|"my account payment processed"|"your purchase"|"your gift purchase"|"thinkgeek order"|"Your threadless order"|"order from Woot"|"your amazon order"|"Return Confirmation"|"your amazon order"|"Your package"|"Order Has Been Updated"|"UPS My Choice"|"UPS Ship Notification"|"Netrition order"|"Your payment"|"Your contribution"|"order has shipped"|"Your download"|"Your Amazon.com order"|"Payment scheduled"|"bill is ready"|"order confirmation"|"thanks for becoming a backer"|"you have authorized a payment"|"changed your pledge"|"successfully funded"|"you sent a payment"|"amazon.com order"|"payment received"|"Purchase Confirmation"|"pledge receipt"|"Your TopatoCo Order"|"Humble Bundle order"|"your transaction"|"Package From TopatoCo"|"Your best offer has been submitted"|"Offer Retraction Notice"|"You've received a gift copy"|"Your Etsy Order"|"Thanks for contributing to"|"Shipping Confirmation"|"Purchase Receipt"
चुनें: इनबॉक्स छोड़ें (इसे आर्काइव करें)
लेबल लागू करें: Orders (यदि आवश्यक हो तो नया लेबल बनाएं)
चुनें: मिलान करने वाली बातचीत पर भी फिल्टर लागू करें
गैर-जरूरी ईमेल सॉर्ट करें
अपने इनबॉक्स को प्रबंधित करने के लिए पालन करने का एक अच्छा नियम: यदि आपको किसी ईमेल पर BCC किया गया है, तो उसे आपकी तत्काल ध्यान देने की आवश्यकता नहीं है। संदेश अभी भी उपयोगी हो सकता है, लेकिन कोई कारण नहीं है कि उसे आपके इनबॉक्स के शीर्ष पर कीमती ध्यान लेना चाहिए।
BCC, निश्चित रूप से, ब्लाइंड कार्बन कॉपी है। इसका मतलब है कि प्रेषक ने आपका ईमेल पता उस ईमेल को प्राप्त करने वाले अन्य सभी प्राप्तकर्ताओं से छिपाया, लेकिन आपको संदेश के बारे में सूचित रखना चाहता था। संभावना है, यह सिर्फ एक "FYI" ईमेल है। तो एक नया फिल्टर बनाएं:
शब्द हैं: BCC:mihir@gmail.com
चुनें: इनबॉक्स छोड़ें (इसे आर्काइव करें)
चुनें: लेबल लागू करें: BCC (यदि आवश्यक हो तो नया लेबल बनाएं)
चुनें: मिलान करने वाली बातचीत पर भी फिल्टर लागू करें
महत्वपूर्ण अपडेट छूटने की चिंता किए बिना इन ईमेल को अपनी सुविधानुसार जांचें।
जगह खाली करने के लिए बड़े अटैचमेंट्स ढूंढें
क्या आप जगह से बाहर हो रहे हैं? हमने आपको Gmail पर स्टोरेज खाली करने के कुछ तरीके दिखाए हैं, जिनमें प्रसिद्ध Find Big Mail शामिल था, लेकिन अब उसकी कोई आवश्यकता नहीं है।
Gmail आपको एक निश्चित आकार से अधिक अटैचमेंट वाले ईमेल के लिए फिल्टर बनाने देता है:
चुनें: Has attachment
आकार: 10 MB से बड़ा
चुनें: लेबल लागू करें: 10MB (यदि आवश्यक हो तो नया लेबल बनाएं)
चुनें: मिलान करने वाली बातचीत पर भी फिल्टर लागू करें
कुछ फाइल आकारों के लिए ऐसा करें (जैसे 10MB, 20MB, 50MB, 100MB)। सबसे बड़े से सबसे छोटे लेबल्स को स्कैन करें ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि आप कुछ महत्वपूर्ण नहीं हटा देंगे। और फिर एक ही झटके में अवांछित शेष से छुटकारा पाएं।
अटैचमेंट आइकन बनाएं
आप ईमेल के बगल में वह पिन देख सकते हैं, जो बताता है कि अंदर एक अटैचमेंट है। लेकिन यह जानना उपयोगी हो सकता है कि वह PDF है, एक्सेल शीट है, या इमेज फाइल। यहां आप फिल्टर्स और लेबल्स को जोड़कर सही अटैचमेंट वाले ईमेल को तुरंत ढूंढ सकते हैं।
उदाहरण के लिए, स्प्रेडशीट्स के लिए एक फिल्टर बनाने पर नजर डालते हैं:
चुनें: Has attachment
शब्द हैं: filename:xls OR filename:xlsx OR filename:odf
लेबल लागू करें: XLS (यदि आवश्यक हो तो नया लेबल बनाएं)
चुनें: मिलान करने वाली बातचीत पर भी फिल्टर लागू करें
एक बार जब आप पूरा कर लें, तो XLS लेबल पर जाएं और रंग को हरे रंग में बदलें - जो Microsoft Office में Excel का रंग है। DOC (नीला लेबल), PPT (नारंगी लेबल), PDF (लाल लेबल), और इसी तरह के लिए समान फिल्टर्स बनाएं। आपके ईमेल आइकन जैसे लेबल्स के साथ स्पष्ट रूप से चिह्नित होंगे, जिससे आपको अटैचमेंट जांचने के लिए उन्हें खोलने की परेशानी से बचाया जा सकेगा।
गलती से स्पैम के रूप में चिह्नित चीजों को पकड़ें
कभी-कभी, Gmail अति उत्साही हो जाता है और संदेशों को स्पैम के रूप में चिह्नित कर देता है तब भी जब वे आपका ध्यान डिजर्व करते हैं। और यह उन शर्मनाक स्थितियों को जन्म दे सकता है जहां कोई पूछता है कि क्या आपको वह मेल मिला जो उन्होंने भेजा था, और आपको उन्हें बताना पड़ता है कि Gmail ने कैसे तय किया कि वे स्पैम थे।
इस असहजता से बचने का एक आसान तरीका है यह फिल्टर बनाकर:
खोज: Spam
शब्द हैं: Mihir OR MakeUseOf OR Patkar (जाहिर है, इन्हें अपने नाम और कार्य जानकारी से बदलें)
लेबल लागू करें: Not Spam
चुनें: मिलान करने वाली बातचीत पर भी फिल्टर लागू करें
जब भी आप उस लेबल के बगल में अनरीड नंबर देखें, तो उसे देखें। यदि आप स्पैम से बचने में बेहतर होते हैं, तो आप इस लेबल से भी बेहतर परिणाम प्राप्त करेंगे।
सभी अटैचमेंट्स का बैकअप लें
Lifehack की यह ट्रिक फिल्टर्स के साथ आप जो सबसे चतुर काम कर सकते हैं वह है। विचार यह है कि आपके इनबॉक्स को साफ करने की खोज में एक महत्वपूर्ण अटैचमेंट को हटाने के डर को खत्म करना, बस ऐसे सभी अटैचमेंट्स का बैकअप लेकर।
यह फिल्टर बनाने का तरीका यहां बताया गया है:
सबसे पहले, अपने लिए एक नया Gmail खाता बनाएं, जैसे yourname.attachments@gmail.com।
चुनें: Has Attachment
चुनें: इसे फॉरवर्ड करें: yourname.attachments@gmail.com
चुनें: मिलान करने वाली बातचीत पर भी फिल्टर लागू करें
इसलिए अटैचमेंट वाला कोई भी ईमेल स्वचालित रूप से इस दूसरे खाते में सुरक्षित रखने के लिए भेज दिया जाता है, यदि आप इसे अपने प्राथमिक ईमेल खाते से गलती से हटा देते हैं।
हमें अपने रचनात्मक फिल्टर्स बताएं
जाहिर है, कई अन्य परिदृश्य हैं जिनमें आप उपयोगी परिदृश्यों के लिए Gmail फिल्टर्स बना सकते हैं। नया Inbox by Gmail भी सुविधा के लिए ड्रैग-एंड-ड्रॉप फिल्टर्स रखता है।
तो हमें बताएं कि आपने कौन से फिल्टर्स बनाए हैं जिन्होंने आपके इनबॉक्स को उपयोग में आसान बना दिया।
