इनबॉक्स का ओवरफ्लो होना हर किसी के लिए एक आम समस्या है। ऐसा लगता है कि वे ईमेल हमारे द्वारा उन पर कार्रवाई करने की तुलना में अधिक तेज़ गति से आते हैं। जैसा कि जीवन में अधिकांश चीजों के साथ होता है, स्वयं पर बोझ डालने के बजाय कुछ कार्यों को स्वचालित करना सबसे अच्छा है। जीमेल के फिल्टर इसी के लिए हैं।
हमने आपको Gmail और अन्य ईमेल सेवाओं में फ़िल्टर सेट अप करने का तरीका दिखाया है, और प्रक्रिया अभी भी कमोबेश वैसी ही है। जीमेल ने अब इसे थोड़ा आसान कर दिया है। आप शीर्ष पर वह बड़ा खोज बार देखते हैं? छोटे ड्रॉप-डाउन तीर पर क्लिक करें, और आपको यह बॉक्स मिलेगा:
आप अपने इनबॉक्स को जो भी डेटा सॉर्ट करना चाहते हैं, उसके साथ फ़ील्ड भरें। सबसे नीचे, "इस खोज के साथ एक फ़िल्टर बनाएं . क्लिक करें "नया बॉक्स पाने के लिए:
Gmail को बताएं कि जब वह आपके मानदंड के आधार पर किसी ईमेल को फ़िल्टर करता है तो आप उसे क्या कार्रवाई करना चाहते हैं, और ठीक उसी तरह, आप अपने इनबॉक्स के माध्यम से पहले से कहीं अधिक तेज़ी से छाँटेंगे। विश्वास मत करो? अंतर देखने के लिए इनमें से कुछ शानदार Gmail फ़िल्टर आज़माएं।
हमारे द्वारा पहले सुझाए गए कई निफ्टी फ़िल्टर सामाजिक, प्राथमिकता, आदि के लिए Gmail के नए टैब द्वारा निरर्थक बना दिए गए हैं। लेकिन ऐसे बहुत से अन्य तरीके हैं जिनसे फ़िल्टर आपकी ईमेल समस्याओं को हल कर सकते हैं।
फॉलो करने का आसान तरीका
जब आपको किसी से उत्तर नहीं मिलता है, तो अति प्रतिक्रिया न करें; बस अनुवर्ती। लेकिन काम के दौरान, आपके पास बहुत सारे संदेश होंगे जहां आपको किसी ऐसे व्यक्ति के साथ अनुवर्ती कार्रवाई करने की आवश्यकता होगी जिसे आप भूल जाएंगे। कुछ भी इंस्टॉल किए बिना स्वचालित रूप से अनुसरण करने के लिए सेवाएं हैं, लेकिन यह याद रखना कि उनका उपयोग कैसे करना थोड़ा मुश्किल है। इसलिए अपनी समस्याओं को हल करने के लिए एक आसान फ़िल्टर बनाएं।
आप शायद अपने ईमेल पते में एक प्लस चिह्न जोड़कर जीमेल उपनाम बनाने की पुरानी चाल जानते हैं। हाँ, वह अभी भी आपको ईमेल भेजता है। उदाहरण के लिए, "mihir+followup@gmail.com" ईमेल को "mihir@gmail.com" पर भेजेगा। अब, निम्न के साथ एक नया फ़िल्टर बनाएं:
<ब्लॉकक्वॉट>शब्द हैं: mihir+followup@gmail.com ("मिहिर" को अपने ईमेल पते से बदलें)चुनें इनबॉक्स छोड़ें (इसे संग्रहित करें)चुनें लेबल लागू करें:फॉलो अप (यदि आवश्यक हो तो एक नया लेबल बनाएं)चुनें: मेल खाने वाली बातचीत पर भी फ़िल्टर लागू करें
अब जब भी आप किसी ऐसे व्यक्ति को ईमेल लिखें जहां आपको उनसे उत्तर चाहिए, तो अपना "फॉलोअप" पता (यानी mihir+followup@gmail.com) को BCC फ़ील्ड में जोड़ें। यह स्वचालित रूप से आपके फॉलो अप लेबल पर भेज दिया जाएगा, जिसे आप हर दिन देख सकते हैं कि क्या लंबित है।
एक व्यक्तिगत क्लिपबोर्ड या नोट्स बनाएं
इसके लगभग असीमित भंडारण के साथ, बहुत सारे जीमेल उपयोगकर्ता खुद को अटैचमेंट, रिमाइंडर, टू-डू लिस्ट या नोट्स भेजते हैं। Gmail टैब हमेशा खुला रहता है और कहीं भी पहुंचना आसान होता है, इसलिए यह एक त्वरित क्लिपबोर्ड के रूप में कार्य करता है।
एक बिंदु के बाद, यह एक अव्यवस्थित इनबॉक्स की ओर जाता है। ऊपर दिए गए समान उपनाम ट्रिक का उपयोग करके, आप अपने इनबॉक्स को साफ सुथरा रख सकते हैं। अपनी सभी तरकीबों के लिए सरल ऐड-ऑन उपनाम रखें, और उन्हें व्यवस्थित रखने के लिए Gmail लेबल की शक्ति को फिर से खोजें।
उदाहरण के लिए, मान लें कि मैंने अपने फ़ोन से कुछ फ़ोटो स्वयं भेजी हैं, ताकि मैं उन्हें अपने कंप्यूटर पर खोल सकूं। मैं मूल रूप से जीमेल का उपयोग क्लिपबोर्ड के रूप में कर रहा हूं। इसलिए इसे mihir@gmail.com पर भेजने के बजाय, मैं इसे mihir+clipboard@gmail.com पर भेजूंगा। और मैं यह फ़िल्टर बनाऊंगा:
<ब्लॉकक्वॉट>प्रति: mihir+clipboard@gmail.comचुनें: लेबल लागू करें:क्लिपबोर्ड (यदि आवश्यक हो तो एक नया लेबल बनाएं)चुनें: मेल खाने वाली बातचीत पर भी फ़िल्टर लागू करें
अपनी टू-डू सूची, नोट्स और अन्य चीजों के लिए समान उपनाम और लेबल बनाएं जिन्हें आप अक्सर स्वयं ईमेल करते हैं। हर महीने या इसके बाद, उस लेबल की जाँच करें और आपको बहुत सारी पुरानी चीज़ें मिलेंगी जिनकी आपको अब और आवश्यकता नहीं है, ताकि आप इसे आसानी से शुद्ध कर सकें।
आप स्वयं को भेजी गई फ़ाइलों को इंगित करने के लिए "अनुलग्नक है" मानदंड का चयन करना चाह सकते हैं।
स्वचालित मेल रोकने के लिए विशाल कीवर्ड सूची
Gmail का बिल्ट इन स्पैम फ़िल्टर शानदार है, जो अधिकांश अवांछित संदेशों को आप तक पहुंचने से पहले ही विफल कर देता है। लेकिन कुछ अभी भी ऐसे होते हैं, जैसे वे धोखाधड़ी या नकली ईमेल। फिर उन सेवाओं से अवांछित ईमेल हैं जिनके लिए आपने साइन अप किया है, या न्यूज़लेटर जिन्हें आप बाद में अपने इनबॉक्स को बंद किए बिना जांचना चाहते हैं।
मार्केटिंग रणनीति ब्लॉग किकोलानी के अच्छे लोगों ने स्वचालित ईमेल पकड़ने के लिए कीवर्ड की एक विशाल सूची बनाई। यहां फ़िल्टर बनाने का तरीका बताया गया है:
<ब्लॉकक्वॉट>शब्द हैं: "इस ईमेल को वेब पेज के रूप में देखने के लिए, यहां जाएं।"|"इस ईमेल को पढ़ने में समस्या आ रही है"|"इस ईमेल को देखने में समस्या आ रही है"|"ईमेल सही ढंग से प्रदर्शित नहीं हो रहा है"|"अनसब्सक्राइब | सब्सक्राइबर विकल्प बदलें"|"इससे सदस्यता समाप्त करें सूची"|"तुरंत सदस्यता समाप्त करें"|"कृपया सदस्यता समाप्त करें"|"सदस्यता प्राथमिकताएं अपडेट करें"|"ईमेल प्राथमिकताएं"|"अपनी प्राथमिकताएं अपडेट करने या ऑप्ट-आउट करने के लिए नीचे दिए गए URL का पालन करें"|"यदि आप भविष्य में संचार प्राप्त नहीं करना चाहते हैं" |"यदि आप सदस्यता समाप्त करना चाहते हैं"|"यह सुनिश्चित करने के लिए कि आप हमारे ईमेल प्राप्त करना जारी रखें, कृपया हमें अपनी पता पुस्तिका या सुरक्षित सूची में जोड़ें"|"सुरक्षित सदस्यता समाप्त करें"|"सदस्यता समाप्त करने के लिए"|"इन ईमेल से सदस्यता समाप्त करें"|"सदस्यता समाप्त करें हमारे ईमेल से"|"अनसब्सक्राइब प्लीज क्लिक"|"अनसब्सक्राइब फ्रॉम फ्यूचर"|"आप यहां अनसब्सक्राइब कर सकते हैं"|"सब्सक्राइबर ऑप्शन को अनसब्सक्राइब या चेंज करने के लिए"|"यह मैसेज leilaniana@gmail.com पर भेजा गया था" (अपने ईमेल से बदलें) पता)|"यह ईमेल आपको"|"ऑप्ट आउट करने के लिए"|"TrueRemove का उपयोग करके ऑप्ट आउट करें"|"वन-क्लिक अनसब्सक्राइब"|"द्वारा उत्तर न दें यह ईमेल"|"इस ईमेल को ब्राउज़र में देखें"|"कृपया इस संदेश का उत्तर न दें"|"यदि आप अब हमारे ईमेल प्राप्त नहीं करना चाहते हैं"|"यदि आप इससे ईमेल प्राप्त नहीं करना चाहते हैं"|"अब और नहीं यह न्यूज़लेटर प्राप्त करें"|"कोई भी न्यूज़लेटर प्राप्त नहीं करना चाहता"|"इस ईमेल पते को निकालने के लिए"|"इस मेलिंग सूची से हटा दिया गया"|"अपनी ईमेल सेटिंग प्रबंधित करें"|"अपनी सदस्यता संपादित करें"|"आप कर सकते हैं सदस्यता समाप्त करें"|"आप सदस्यता समाप्त कर सकते हैं"|"वाईएमएलपी द्वारा संचालित"|"अपनी संपर्क जानकारी अपडेट करें"|"अपना संपर्क विवरण अपडेट करें"|"अपनी सदस्यता सेटिंग बदलें"|"अपनी सदस्यता प्रबंधित करें"|"अपनी सदस्यता प्रबंधित करें"|"अपडेट करें ईमेल पता या सदस्यता समाप्त करें"|"यह ईमेल द्वारा भेजा गया था"|"यह ईमेल के लिए अभिप्रेत था"|"आपको यह ईमेल प्राप्त हुआ क्योंकि"|"आपको यह ईमेल प्राप्त हुआ क्योंकि"|"आप यह संदेश प्राप्त कर रहे हैं"|"पसंद करते हैं से आमंत्रण प्राप्त नहीं करने के लिए"चुनें: इनबॉक्स छोड़ें (इसे संग्रहित करें)चुनें: लेबल लागू करें:स्वचालित (यदि आवश्यक हो तो एक नया लेबल बनाएं)चुनें: मेल खाने वाली बातचीत पर भी फ़िल्टर लागू करें
यदि आप Gmail के टैब का उपयोग करते हैं, तो आप लेबल को छोड़ना और इन्हें सीधे प्रचार श्रेणी में भेजना भी चुन सकते हैं।
बिल और वित्त अपने आप अग्रेषित करें
"हनी, क्या आपने इस महीने बिजली बिल का भुगतान किया?" संभावना है, आपकी बिजली कंपनी घर में एक व्यक्ति को बिल भेजती है, लेकिन घर के वित्त का प्रबंधन करने के लिए किसी और को इसके बारे में जानने की जरूरत है, चाहे वह आपका रूममेट हो, आपका महत्वपूर्ण अन्य, या यहां तक कि आपका एकाउंटेंट भी। बिल से लेकर अकाउंट स्टेटमेंट तक, अपनी सभी वित्तीय जानकारी के लिए ऑटो-फ़ॉरवर्डिंग सेट करने के लिए कुछ समय निकालें।
दुर्भाग्य से, ऐसा कोई जादुई कीवर्ड नहीं है जो इसे पूरा कर सके, इसलिए आपको प्रत्येक प्रेषक को अलग-अलग जोड़ना होगा। यहां आपको जो जानने की जरूरत है वह है "वाइल्ड कार्ड" फिल्टर। जब आप तारांकन जोड़ते हैं, तो यह उस क्षेत्र की किसी भी प्रविष्टि पर लागू होता है। उदाहरण के लिए, *@americanexpress.com ऐसे किसी भी ईमेल पर लागू होगा जहां प्रेषक के पास "americanexpress.com" ईमेल पता हो।
इसलिए उसी के अनुसार फिल्टर बनाएं। अपने पिछले बिल या खाता विवरण के लिए ईमेल खोजें, और खोज बार पर क्लिक करें:
<ब्लॉकक्वॉट>प्रेषक: *@bankemailaddress.comचुनें: अटैचमेंट हैचुनें: लेबल लागू करें:बिल (यदि आवश्यक हो तो नया बनाएं)चुनें: इसे अग्रेषित करें:पति/पत्नी@महत्वपूर्ण अन्य.comचुनें: मेल खाने वाली बातचीत पर भी फ़िल्टर लागू करें
प्राप्तकर्ता को आपसे स्वतः अग्रेषित ईमेल स्वीकार करने की आवश्यकता होगी, इसलिए सुनिश्चित करें कि आप सत्यापन प्रक्रिया को भी पूरा कर लें। अधिकांश बिल और बैंक खाता विवरण आपको बिल का एक पीडीएफ अटैचमेंट भेजते हैं, यही वजह है कि मैं "हैस अटैचमेंट" विकल्प चुनने की सलाह देता हूं। अगर आपको अपने किसी प्रदाता से अटैचमेंट के बिना ईमेल बिल मिलते हैं, तो उनके फ़िल्टर के लिए इस विकल्प का चयन न करें।
प्राप्तियां और ऑर्डर ट्रैक करें
आपके द्वारा ऑनलाइन ऑर्डर की गई कोई भी चीज़ एक फ़ोल्डर या लेबल में चली जानी चाहिए ताकि बाद में ज़रूरत पड़ने पर उसे ढूंढना आसान हो। रसीदों को स्कैन करने, प्रबंधित करने और ट्रैक करने के लिए अच्छे ऐप्स हैं, लेकिन जब वे पहले से ही डिजीटल हो जाते हैं, तो यह और भी बेहतर होता है!
उसके लिए, Redditor शीनागन्स के पास एक उत्कृष्ट फ़िल्टर है। इसे बनाने का तरीका यहां दिया गया है:
<ब्लॉकक्वॉट>उपखंड: "आदेश रसीद"|"आपका आदेश"|"आदेश पुष्टिकरण"|"आपका भुगतान"|"आपकी ईटीसी खरीदारी"|"मेरा खाता भुगतान संसाधित"|"आपकी खरीद"|"आपकी उपहार खरीद"|"थिंकगीक ऑर्डर"|" आपका थ्रेडलेस ऑर्डर"|"वूट से ऑर्डर"|"आपका अमेज़ॅन ऑर्डर"|"रिटर्न कन्फर्मेशन"|"आपका अमेज़ॅन ऑर्डर"|"आपका पैकेज"|"ऑर्डर अपडेट किया गया है"|"यूपीएस माई चॉइस"|"यूपीएस शिप अधिसूचना "|"देशांतर आदेश"|"आपका भुगतान"|"आपका योगदान"|"आदेश भेज दिया गया है"|"आपका डाउनलोड"|"आपका Amazon.com आदेश"|"भुगतान निर्धारित है"|"बिल तैयार है"|"आदेश की पुष्टि "|"समर्थक बनने के लिए धन्यवाद"|"आपने एक भुगतान अधिकृत किया है"|"अपना प्रतिज्ञा बदल दी है"|"सफलतापूर्वक वित्त पोषित"|"आपने एक भुगतान भेजा"|"amazon.com आदेश"|"भुगतान प्राप्त हुआ"|"खरीदारी पुष्टि"|"प्रतिज्ञा रसीद"|"आपका टोपाटोको ऑर्डर"|"विनम्र बंडल ऑर्डर"|"आपका लेनदेन"|"टोपाटोको से पैकेज"|"आपका सबसे अच्छा प्रस्ताव सबमिट कर दिया गया है"|"ऑफर वापसी नोटिस"|"आपने एक उपहार प्रति प्राप्त हुई"|"आपका ईटीसी ऑर्डर"|"योगदान करने के लिए धन्यवाद"|"शिपिंग पुष्टिकरण"|"खरीद रसीद "चुनें: इनबॉक्स छोड़ें (इसे संग्रहित करें)लेबल लागू करें: आदेश (यदि आवश्यक हो तो एक नया लेबल बनाएं)चुनें: मेल खाने वाली बातचीत पर भी फ़िल्टर लागू करें
गैर-जरूरी ईमेल को क्रम से लगाएं
अपने इनबॉक्स को प्रबंधित करने के लिए पालन करने के लिए यहां एक अच्छा नियम दिया गया है:यदि आपको किसी ईमेल पर बीसीसी-एड किया गया है, तो इस पर आपको तत्काल ध्यान देने की आवश्यकता नहीं है। संदेश अभी भी उपयोगी हो सकता है, लेकिन ऐसा कोई कारण नहीं है कि यह आपके इनबॉक्स में सबसे ऊपर कीमती ध्यान आकर्षित करे।
एक बीसीसी, निश्चित रूप से, एक अंधी कार्बन कॉपी है। इसका अर्थ है कि प्रेषक ने आपके ईमेल पते को अन्य सभी प्राप्तकर्ताओं से छिपा दिया, जिन्हें वह ईमेल मिला था, लेकिन वह आपको संदेश के बारे में सूचित रखना चाहता था। संभावना है, यह सिर्फ एक "FYI" ईमेल है। तो एक नया फ़िल्टर बनाएं:
<ब्लॉकक्वॉट>शब्द हैं: बीसीसी:mihir@gmail.comचुनें: इनबॉक्स छोड़ें (इसे संग्रहित करें)चुनें: लेबल लागू करें:बीसीसी (यदि आवश्यक हो तो एक नया लेबल बनाएं)चुनें: मेल खाने वाली बातचीत पर भी फ़िल्टर लागू करें
एक महत्वपूर्ण अपडेट छूटने की चिंता किए बिना इन ईमेल को अपने खाली समय में देखें।
जगह खाली करने के लिए बड़े अटैचमेंट ढूंढें
क्या आप अंतरिक्ष से बाहर भाग रहे हैं? हमने आपको Gmail पर मेमोरी खाली करने के कुछ तरीके दिखाए हैं, जिसमें प्रसिद्ध फाइंड बिग मेल भी शामिल है, लेकिन अब इसकी कोई आवश्यकता नहीं है।
Gmail आपको उन ईमेल के लिए फ़िल्टर बनाने की सुविधा देता है जिनमें अटैचमेंट एक निश्चित आकार से अधिक होते हैं:
<ब्लॉकक्वॉट>चुनें: अटैचमेंट हैआकार: 10 एमबी से अधिकचुनें: लेबल लागू करें:10MB (यदि आवश्यक हो तो एक नया लेबल बनाएं)चुनें: मेल खाने वाली बातचीत पर भी फ़िल्टर लागू करें
इसे कुछ फ़ाइल आकारों (जैसे 10MB, 20MB, 50MB, 100MB) के लिए करें। यह सुनिश्चित करने के लिए कि आप कुछ महत्वपूर्ण नहीं हटाएंगे, लेबल को सबसे बड़े से छोटे तक स्कैन करें। और फिर बस एक झटके में अवांछित अवशेषों से छुटकारा पाएं।
अटैचमेंट आइकॉन बनाएं
आप उस पिन को ईमेल के बगल में देख सकते हैं, जो आपको बता रहा है कि अंदर एक अटैचमेंट है। लेकिन यह जानना मददगार हो सकता है कि वह पीडीएफ है, एक्सेल शीट है या इमेज फाइल है। यहां पर आप सही अटैचमेंट वाले ईमेल तुरंत ढूंढने के लिए फ़िल्टर और लेबल को संयोजित कर सकते हैं।
उदाहरण के लिए, आइए स्प्रैडशीट के लिए फ़िल्टर बनाने पर एक नज़र डालें:
<ब्लॉकक्वॉट>चुनें: अटैचमेंट हैइसमें शब्द हैं: फ़ाइल नाम:xls या फ़ाइल नाम:xlsx या फ़ाइल नाम:odf लेबल लागू करें: XLS (यदि आवश्यक हो तो एक नया लेबल बनाएं)चुनें: मेल खाने वाली बातचीत पर भी फ़िल्टर लागू करें
एक बार जब आप कर लें, तो XLS लेबल पर जाएं और रंग को हरे रंग में बदलें - जो कि Microsoft Office में एक्सेल के लिए रंग है। DOC (नीला लेबल), PPT (नारंगी लेबल), PDF (लाल लेबल), इत्यादि के लिए समान फ़िल्टर बनाएँ। आपके ईमेल स्पष्ट रूप से चिह्न जैसे लेबल से चिह्नित होंगे, जिससे आपको अनुलग्नकों की जांच करने के लिए उन्हें खोलने में होने वाली परेशानी से बचा जा सकेगा।
कैच चीजें गलत तरीके से स्पैम के रूप में चिह्नित की गई हैं
कभी-कभी, जीमेल अति उत्साही हो जाता है और संदेशों को स्पैम के रूप में चिह्नित करता है, भले ही वह आपका ध्यान आकर्षित करे। और इससे शर्मनाक स्थिति पैदा हो सकती है जहां कोई पूछता है कि क्या आपको वह मेल मिला है जो उन्होंने भेजा था, और आपको उन्हें बताना होगा कि जीमेल ने कैसे तय किया कि वे स्पैम थे।
इस फ़िल्टर को बनाकर इस अजीबता को दूर करने का एक आसान तरीका है:
<ब्लॉकक्वॉट>खोज: स्पैमइसमें शब्द हैं: मिहिर या MakeUseOf या पाटकर (जाहिर है, इन्हें अपने नाम और काम की जानकारी में बदलें)लेबल लागू करें: स्पैम नहींचुनें: मेल खाने वाली बातचीत पर भी फ़िल्टर लागू करें
जब भी आप उस लेबल के आगे कोई अपठित संख्या देखें, तो उसे देखें। यदि आप स्पैम से बचने में बेहतर होते हैं, तो आपको इस लेबल से बेहतर परिणाम भी प्राप्त होंगे।
सभी अटैचमेंट का बैकअप लें
Lifehack की यह ट्रिक सबसे स्मार्ट चीज है जिसे आप फिल्टर के साथ कर सकते हैं। इस तरह के सभी अटैचमेंट का बैकअप लेकर, अपने इनबॉक्स को साफ करने की अपनी खोज में एक महत्वपूर्ण अटैचमेंट को हटाने के डर को दूर करने का विचार है।
यहां उस फ़िल्टर को बनाने का तरीका बताया गया है:
<ब्लॉकक्वॉट>सबसे पहले, अपने लिए एक नया जीमेल खाता बनाएं, जैसे yourname.attachments@gmail.com।चुनें: अटैचमेंट हैचुनें: इसे अग्रेषित करें:yourname.attachments@gmail.comचुनें: मेल खाने वाली बातचीत पर भी फ़िल्टर लागू करें
इसलिए अटैचमेंट वाला कोई भी ईमेल सुरक्षित रखने के लिए इस दूसरे खाते में स्वचालित रूप से भेजा जाता है, यदि आप गलती से इसे अपने प्राथमिक ईमेल खाते से हटा देते हैं।
हमें अपने क्रिएटिव फ़िल्टर बताएं
जाहिर है, ऐसे कई अन्य परिदृश्य हैं जिनमें आप उपयोगी परिदृश्यों के लिए जीमेल फिल्टर बना सकते हैं। जीमेल के नए इनबॉक्स में सुविधा के लिए ड्रैग-एंड-ड्रॉप फिल्टर भी हैं।
तो हमें बताएं कि आपने जो फ़िल्टर बनाए हैं, जिससे आपके इनबॉक्स का उपयोग करना आसान हो गया है।