Inbox Zero एक असंभव सपने जैसा लगता है। यह विचार कि आप अपने ईमेल इनबॉक्स को खाली रख सकते हैं, हमारे द्वारा प्राप्त मेल की निरंतर बाढ़ के बीच यथार्थवादी नहीं लगता।
लेकिन यह है। Android फोन के लिए कई टूल हैं जो आपको उन LinkedIn रिमाइंडर्स और Amazon सिफारिशों का ख्याल रखने में मदद करेंगे, जबकि यह सुनिश्चित करते हुए कि आप अपने बॉस के उस महत्वपूर्ण संदेश को कभी न चूकें।
इस गाइड में हम आठ ऐप्स पर एक नज़र डालेंगे जो आपके इनबॉक्स को एक बार और सभी के लिए वश में करने में आपकी मदद कर सकते हैं।
1. Gmail
Gmail ऐप की सिफारिश करना थोड़ा स्पष्ट लग सकता है क्योंकि आप शायद इसका उपयोग पहले से ही करते हैं। लेकिन क्या आप इसका सबसे प्रभावी तरीके से उपयोग करते हैं?
Gmail को बेहतर बनाने के लिए आप बहुत सी चीजें कर सकते हैं। आप यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि आप टैब्स का उपयोग कर रहे हैं, जो आपके ईमेल को श्रेणियों में सॉर्ट करते हैं (और सबसे महत्वपूर्ण को हाइलाइट करते हैं), और फिर आप कुछ श्रेणियों को स्वचालित रूप से आर्काइव करने के लिए फिल्टर्स बना सकते हैं। आप अपने इनबॉक्स को और व्यवस्थित करने के लिए लेबल्स का उपयोग कर सकते हैं, या फिल्टर्स बना सकते हैं जो संदेशों को आपके देखने से पहले ही ले जाएं या हटा दें।
Android के लिए Gmail टिप्स
इनमें से बहुत कुछ डेस्कटॉप पर सेट करना पड़ता है, लेकिन कुछ ट्रिक्स हैं जो Gmail ऐप को बेहतर बनाते हैं। आप एक ईमेल खोलकर और फिर बाएं स्वाइप करके अगले को खोलकर, जैसे आप कोई पत्रिका पढ़ रहे हों, अपने इनबॉक्स को तेजी से ब्राउज़ कर सकते हैं।
आप ऑपरेटर्स का उपयोग करके अपने ईमेल को अधिक आसानी से खोज सकते हैं। उदाहरण के लिए, android in:sent खोजने से आपके Sent फोल्डर में android शब्द वाले संदेश खोजे जाएंगे। आप Gmail ऑपरेटर्स की पूरी सूची यहां पा सकते हैं।
और यदि आप मेलिंग सूचियों के सदस्य हैं, या उन समूह वार्तालापों में CC किए जा रहे हैं जिनका आप हिस्सा नहीं हैं, तो आप उस थ्रेड में किसी भी नए संदेश को स्वचालित रूप से आर्काइव करने के लिए Mute बटन दबा सकते हैं।
2. Widgets for Gmail
यदि आप Gmail से खुश हैं और किसी अन्य ईमेल ऐप पर स्विच नहीं करना चाहते हैं, तो आप Widgets for Gmail इंस्टॉल करके इसे और बेहतर बना सकते हैं।
विजेट्स का यह छोटा समूह एक फुल-स्क्रीन इनबॉक्स शामिल करता है जो आपके सभी संदेशों को दिखाता है, या केवल विशिष्ट श्रेणियों से। जब टैप किया जाता है, तो मेल विजेट के भीतर ही खुलते हैं, इसलिए आप उन्हें पढ़े हुए के रूप में चिह्नित कर सकते हैं, आर्काइव कर सकते हैं, हटा सकते हैं, या पूर्ण Gmail ऐप खोले बिना रिप्लाई कर सकते हैं।
ऐसे रिप्लेसमेंट आइकन भी हैं जिनमें अनरीड काउंट बैज शामिल है जो दर्शाता है कि आप Inbox Zero तक पहुंचने से कितने दूर हैं।
3. Notifly
Inbox Zero के मुख्य सिद्धांतों में से एक यह है कि आपको अपने ईमेल को यथासंभव तेजी से और कुशलता से निपटना चाहिए। विशेष रूप से, इसका अर्थ है किसी भी ईमेल का तुरंत जवाब देना जिसका उत्तर दो मिनट से कम समय में दिया जा सकता है। यह काम Notifly द्वारा बहुत आसान बना दिया जाता है।
Notifly Gmail और Inbox (साथ ही कई अन्य लोकप्रिय मैसेजिंग ऐप्स) जैसे ऐप्स से नोटिफिकेशन को इंटरसेप्ट करता है, और उन्हें आपके वर्तमान ऐप के शीर्ष पर एक छोटे बबल में दिखाता है। वे आपकी लॉकस्क्रीन पर भी दिखाई देंगे। वहां से, आप सीधे रिप्लाई कर सकते हैं या यदि आप बाधित नहीं होना चाहते तो संदेशों को खारिज या अनदेखा कर सकते हैं।
Notifly छोटी, टेक्स्ट-आधारित बातचीत के लिए बहुत अच्छा है, लेकिन यदि आपके पास लंबा संदेश है, तो आपको अभी भी इसे अपने ईमेल क्लाइंट में खोलकर निपटना पड़ सकता है। किसी भी तरह से, यह Android की अंतर्निहित नोटिफिकेशन प्रणाली के लिए एक उपयोगी वृद्धि है।
4. Inbox by Gmail
Google का अन्य ईमेल ऐप, Inbox, पूरी तरह से पुनर्विचार करता है कि ईमेल को कैसे संभाला जाना चाहिए। यह विषय शीर्षकों की पारंपरिक, कभी न खत्म होने वाली सूचियों को पूरी तरह से खत्म कर देता है और आपके संदेशों को अधिक बुद्धिमान तरीके से व्यवस्थित करता है।
नाम के बावजूद, Inbox में पारंपरिक अर्थों में वास्तव में एक इनबॉक्स नहीं है। इसके बजाय, यह आपको ईमेल के समूहों को पहले समय के अनुसार बंडल करके दिखाता है - आज प्राप्त ईमेल, कल, और इसी तरह - और फिर श्रेणी या विषय के अनुसार। यह Gmail में टैब्स फीचर को उसके तार्किक निष्कर्ष तक ले जाता है।
कई मामलों में ऐप यह सुनिश्चित करने के लिए भी काम करेगा कि आपको कुछ ईमेल बिल्कुल न पढ़ने पड़ें। यह संदेशों को स्कैन करता है और किसी भी प्रासंगिक सामग्री को सामने लाता है - अटैचमेंट्स, ऑर्डर ट्रैकिंग जानकारी, और ऑनलाइन सामग्री के लिंक उन चीजों के कुछ उदाहरण हैं जिन्हें आप एक टैप से देख सकते हैं, बिना कभी उस ईमेल को खोले जिसमें वे शामिल थे। यह आगे बढ़ते हुए सीखता है, इसलिए आप ऐप का जितना अधिक उपयोग करते हैं, यह उतना बेहतर होता जाता है।
5. Microsoft Outlook
यदि आपने कभी डेस्कटॉप पर Outlook का उपयोग किया है, तो आप शायद इसे अपने ईमेल बोझ को बढ़ाने के रूप में सोचते हैं, उन्हें हल करने के रूप में नहीं। लेकिन Android पर Outlook अलग है; यह वास्तव में काफी अच्छा है।
ऐप आपके सभी ईमेल खातों के साथ काम करता है और इसमें अंतर्निहित संपर्क और कैलेंडर फीचर्स हैं, इसलिए यह Gmail ऐप के प्रतिस्थापन के रूप में कार्य कर सकता है। "Focused" इनबॉक्स चतुराई से आपको जंक को छोड़कर केवल महत्वपूर्ण संदेश देखने में सक्षम बनाता है।
सबसे अच्छी बात है ईमेल शेड्यूल करने की क्षमता, उन्हें दाएं स्वाइप करके। यह संदेश को आपके इनबॉक्स से हटा देता है, और यह केवल आपके द्वारा चुने गए समय पर एक नई सूचना के साथ फिर से प्रकट होगा।
यह आपको Inbox Zero तक नहीं पहुंचा सकता, लेकिन शेड्यूलिंग वास्तव में ईमेल को कम दखलंदाजी वाला बनाने में मदद करता है, खासकर जब वह शुक्रवार की रात को काम का संदेश आता है और आप इसे केवल एक साधारण स्वाइप से सोमवार सुबह तक टाल सकते हैं।
6. Boxer
Boxer एक शानदार ऐप है जिसे आपके ईमेल को यथासंभव तेजी से पार करने में मदद करने के लिए बनाया गया है। इसमें वे सभी समान स्वाइप और जेस्चर्स हैं जो हर दूसरे ईमेल क्लाइंट में हैं, लेकिन यह उन्हें ऐप का केंद्र बिंदु बना देता है।
इसलिए जबकि Gmail और बाकी केवल आपको एक समय में एक ईमेल स्वाइप करने की अनुमति देते हैं, Boxer में आप एकाधिक संदेशों का चयन कर सकते हैं और उन सभी को एक साथ स्वाइप कर सकते हैं।
और जबकि वे अन्य ऐप्स ज्यादातर स्वाइप कार्यों को डिलीट, आर्काइव, या शेड्यूल करने तक सीमित करते हैं, Boxer आपको 11 कार्यों में से चुनने और उन्हें चार स्वाइप जेस्चर्स (लंबा और छोटा बाएं और दाएं स्वाइप) पर असाइन करने देता है।
ये कार्य बेसिक्स जैसे आर्काइविंग और डिलीट करने से लेकर, ईमेल को To Do लिस्ट एंट्री में बदलने या उन्हें अपने Evernote खाते में फॉरवर्ड करने तक, और यहां तक कि पूर्व-निर्मित त्वरित रिप्लाई भेजने तक होते हैं - आपको कभी भी "Thanks!" ईमेल फिर से लिखने की आवश्यकता नहीं होगी।
7. WeMail
Inbox की तरह, WeMail ईमेल के लिए एक अलग दृष्टिकोण अपनाता है। लेकिन यह ऐप आपके संदेशों को विषय या श्रेणी के अनुसार समूहित नहीं करता; यह उन्हें प्रेषक के अनुसार समूहित करता है। यह ईमेल की मैसेजिंग ऐप के रूप में पुनर्कल्पना है, और यह काफी अच्छी तरह से काम करता है।
इनबॉक्स अभी भी कालानुक्रमिक रूप से क्रमबद्ध है, और वार्तालाप अपने स्वयं के थ्रेड्स में रखे गए हैं, लेकिन वे सभी प्रेषक के नाम के तहत एक साथ रखे गए हैं। इससे व्यावसायिक संपर्कों के साथ अपनी पिछली बातचीत को तुरंत जांचना आसान हो जाता है, यह सुनिश्चित करना कि दोस्तों या परिवार के ईमेल शोर में खो न जाएं, और एक ही स्वाइप में किसी प्रेषक के हर संदेश को आर्काइव करना।
WeMail स्वचालित रूप से सोशल और प्रोमोशनल ईमेल को भी फिल्टर करता है, और यह आपको किसी भी अटैचमेंट को एक बटन टैप से देखने देता है। यह ईमेल में बहुत सारे HTML फॉर्मेटिंग को भी हटा देता है, ताकि आप सीधे संदेश की सामग्री तक पहुंच सकें।
8. IQTELL
IQTELL एक ऐसा ऐप है जो दो सबसे बड़ी उत्पादकता अवधारणाओं को जोड़ता है: Inbox Zero और Getting Things Done।
विचार यह है कि आप अपने इनबॉक्स में कुछ भी अनछुआ नहीं छोड़ते - सब कुछ एक GTD कार्य में बदल दिया जाना चाहिए जैसे एक Action (अनिवार्य रूप से एक To Do लिस्ट आइटम) या एक Project (एक बहु-कार्य कार्य जिसमें Actions शामिल हो सकते हैं)। या, उन्हें आपके Evernote खाते में फॉरवर्ड किया जाना चाहिए, या आर्काइव, डिलीट, या रिप्लाई किया जाना चाहिए। और यह सब सामान्य स्वाइप जेस्चर्स के साथ किया जा सकता है।
IQTELL हाइपर-ऑर्गनाइज़्ड के लिए एक ऐप है, और Getting Things Done से प्यार करने वाले सभी लोगों के लिए एक आवश्यक उपकरण है।
Inbox Zero के लिए आपके टिप्स
ईमेल इंटरनेट के सबसे पुराने हिस्सों में से एक है, और कई मायनों में सबसे खराब में से एक। यह दखल देने वाला है, और इसमें बस बहुत अधिक है। लेकिन यह ऐसा नहीं होना चाहिए। एक अलग ईमेल ऐप पर स्विच करके, जो आपके काम करने के तरीके के अनुकूल हो, या बस अपने वर्तमान ऐप को बेहतर तरीके से सेटअप करना सीखकर, आप इसे कुछ ही समय में नियंत्रण में ला सकते हैं।
Inbox Zero प्राप्त करने के लिए आपके टिप्स क्या हैं? क्या आपके पास Android के लिए कोई पसंदीदा ईमेल ऐप है? नीचे कमेंट में अपने विचार शेयर करें।
