जब आपकी टीम के साथ सहयोग करने का समय आता है, तो बहुत सारे व्यापक अनुप्रयोग होते हैं जो आपकी सहायता कर सकते हैं। हालाँकि, इन दिनों हम में से बहुत से लोग अभी भी अपने इनबॉक्स में रहते हैं। इसलिए, जब आप प्राप्त ईमेल पर सहयोग करना चाहते हैं, जिन्हें आप लिख रहे हैं, या यहां तक कि एक त्वरित बातचीत भी करना चाहते हैं, तो यह सब सीधे आपके जीमेल खाते से किया जा सकता है।
सौभाग्य से, वहाँ बहुत बढ़िया उपकरण और युक्तियाँ हैं जो मदद कर सकती हैं। आइए आपके Gmail सहयोगी इनबॉक्स के लिए कुछ सर्वोत्तम पर एक नज़र डालते हैं।
ईमेल सहयोग उपकरण जो सहायता कर सकते हैं
1. हिवर
हाइवर जीमेल एक्सटेंशन के साथ, आप लेबल का उपयोग करके, कार्यों को असाइन करके, संदेशों को सौंपकर और इन सभी की स्थिति को ट्रैक करके अपने जीमेल खाते से अपने व्यवसाय का प्रबंधन कर सकते हैं।
साझा किए गए लेबल का उपयोग करके, आपको और आपकी टीम को नए कार्यों के बारे में शीघ्रता से सूचित किया जा सकता है। साझा किए गए संपर्क आसान संदेश भेजने, ईमेल रिमाइंडर और फॉलो-अप के साथ स्नूज़िंग सहायता की अनुमति देते हैं, नोट्स बातचीत के लिए अनुमति देते हैं, और पुन:प्रयोज्य टेम्पलेट आपके व्यवसाय को एक समान रूप प्रदान कर सकते हैं।
इसके अलावा, हिवर एक टक्कर का पता लगाने की सुविधा प्रदान करता है ताकि यदि आपके संगठन का कोई अन्य व्यक्ति किसी साझा संदेश का जवाब दे रहा है, तो आपको तुरंत पता चल जाएगा।
हिवर एक नि:शुल्क परीक्षण प्रदान करता है ताकि आप सुविधाओं की जांच कर सकें। उपयोगकर्ताओं, ईमेल, टेम्प्लेट और अन्य वस्तुओं की संख्या के आधार पर, परीक्षण के बाद प्रति माह Hiver के लिए योजना मूल्य भिन्न होता है।
2. मिसाइल
मिसिव एक अद्भुत वेब-आधारित सहयोग उपकरण है क्योंकि यह सीधे आपके इनबॉक्स में थ्रेडेड चैट को शामिल करता है। एप्लिकेशन में चैट को याद दिलाने या संग्रहीत करने, टीम के साथियों के साथ ईमेल लिखने की क्षमता और आपको एक मजबूत ईमेल एप्लिकेशन देने के विकल्प भी हैं।
एक बार जब आप मिसिव के साथ एक मुफ्त खाते के लिए साइन अप करते हैं, तो आप केवल अपनी कंपनी का नाम दर्ज करके एक समूह बना सकते हैं। लोगों को शामिल होने के लिए आमंत्रित करें, अपने ईमेल आयात करने के लिए एक वर्तमान जीमेल खाता कनेक्ट करें, और फिर आप अपने रास्ते पर हैं।
सहयोग करना अत्यंत सरल है। आप किसी विशेष संदेश पर उनका ध्यान आकर्षित करने के लिए टीम के किसी अन्य सदस्य का उल्लेख कर सकते हैं। फिर, आप एक परिचित टेक्स्ट प्रकार के इंटरफ़ेस के साथ ईमेल के बारे में बातचीत कर सकते हैं। यदि आवश्यक हो तो आप अपनी टीम के सदस्यों के साथ निजी तौर पर चैट भी कर सकते हैं, संदेशों को संपादित कर सकते हैं और फ़ाइलें और तस्वीरें संलग्न कर सकते हैं।
शानदार सुविधाओं, आसान सहयोग और एक सरल इंटरफ़ेस के साथ एक संपूर्ण ईमेल एप्लिकेशन के लिए, मिसाइल एक बढ़िया विकल्प है। आप अतिरिक्त टीम के सदस्यों और सुविधाओं के लिए Missive की सशुल्क योजनाओं पर भी एक नज़र डाल सकते हैं।
3. टोडिस्ट
Todoist आसानी से सबसे लोकप्रिय कार्य प्रबंधन ऐप्स में से एक है और Gmail सहयोग के साथ, यह और भी अधिक शक्तिशाली है। आप संदेशों को त्वरित रूप से कार्यों में बदल सकते हैं, साझा किए गए प्रोजेक्ट पर सहयोग कर सकते हैं, और अपने इनबॉक्स से सभी कार्य सूचियां देख सकते हैं।
एप्लिकेशन आसान सूचनाएं, एक वर्कफ़्लो-फिटिंग लेबल सिस्टम, अटैचमेंट क्षमता के साथ टिप्पणियां, iCalendar के लिए निर्यात फ़ंक्शन, रीयल-टाइम डिवाइस सिंकिंग और रंग-कोडित प्राथमिकता स्तर प्रदान करता है। ये सभी सुविधाजनक सुविधाएं आपके Gmail इनबॉक्स से सीधे सहयोग करना पाई की तरह आसान बनाती हैं।
टोडोइस्ट की एक असाधारण विशेषता इसकी पहुंच है। आप इसे वेब पर, अपने मोबाइल उपकरणों पर और ब्राउज़र एक्सटेंशन के रूप में उपयोग कर सकते हैं। वार्षिक सदस्यता के आधार पर टोडोइस्ट के लिए प्रीमियम और व्यावसायिक संस्करण योजना विकल्पों के साथ आवेदन मुफ्त में उपलब्ध है।
4. रखते हुए
यदि आप और आपकी टीम Google क्रोम उपयोगकर्ता हैं, तो एक एप्लिकेशन और क्रोम एक्सटेंशन जिसे कीपिंग कहा जाता है, जीमेल सहयोग की जांच करने के लिए एक है। यह एप्लिकेशन उन व्यवसायों के लिए अभिप्रेत है जो ईमेल सहायता प्रदान करते हैं और इसमें एक आंतरिक टिकट प्रणाली शामिल है।
कीपिंग एक सामान्य हेल्प डेस्क ईमेल बॉक्स प्रदान करता है जिसमें खुला और असाइन नहीं किया गया है, आपको असाइन किया गया है, और आपके जीमेल खाते के शीर्ष पर बंद सॉर्ट करने योग्य लेबल हैं। आप किसी संदेश की स्थिति को खुले से बंद में बदल सकते हैं, आपके द्वारा सेट किए गए उपयोगकर्ताओं को ईमेल असाइन कर सकते हैं और यह देखने के लिए फ़िल्टर का उपयोग कर सकते हैं कि प्रत्येक उपयोगकर्ता को कितने असाइन किए गए हैं।
एप्लिकेशन प्रति संदेश आंतरिक नोट्स की अनुमति देता है जिसे आपकी पूरी टीम देख सकती है, जो न केवल सुविधाजनक है बल्कि ईमेल समर्थन सहयोग के लिए आवश्यक है।
कीपिंग ऑफ़र का मुफ़्त परीक्षण है ताकि आप इसे आज़मा सकें। उसके बाद, आपके लिए आवश्यक उपयोगकर्ताओं और साझा किए गए मेलबॉक्सों की संख्या पर निर्भर मूल्य निर्धारण के साथ कीपिंग प्लान उपलब्ध हैं। जैसा कि बताया गया है, कीपिंग केवल Google Chrome के लिए उपलब्ध है।
5. Google समूह
Google समूह की स्थापना करने से आपको और आपकी टीम को सहयोगी इनबॉक्स से विचारों, विषयों और ईमेल पर एक साथ आने में मदद मिल सकती है।
आप बस एक नया समूह बनाते हैं, बुनियादी अनुमति सेटिंग समायोजित करते हैं, और अपनी टीम को आमंत्रित करते हैं। आप अप टू डेट रहने के लिए विषयों को असाइन और हल कर सकते हैं, सहायक टैग प्रबंधित कर सकते हैं और फ़िल्टर का उपयोग कर सकते हैं। संदेश और उत्तर पोस्ट करना आसान है, बातचीत को पूर्ण के रूप में चिह्नित करना एक क्लिक के साथ किया जाता है, और गतिविधि देखना और स्ट्रीम का लिंक प्राप्त करना भी बहुत सरल है।
यदि आप अपने व्यवसाय के साथ चीजों को सरल रखना चाहते हैं या आपके पास टीम के सदस्यों की संख्या कम है, तो Google समूह विचार करने के लिए एक सहयोगी उपकरण है।
और टूल जिन्हें आप कनेक्ट कर सकते हैं
1. ट्रेलो
ट्रेलो सहयोग के लिए अपने आसान परियोजना प्रबंधन उपकरण का उपयोग करने के अपने तरीके प्रदान करता है। लेकिन अगर आप एक Google क्रोम उपयोगकर्ता हैं, तो जीमेल-टू-ट्रेलो नामक एक उपयोगी एक्सटेंशन है जो आपको बोर्ड में कार्ड जोड़ने की सुविधा देता है। एक बार जब आप इसे स्थापित कर लेते हैं और जीमेल में एक ईमेल खोलते हैं, तो आपको एक कार्ड जोड़ें . दिखाई देगा शीर्ष पर बटन। बटन का चयन करें और फिर पॉप-अप विंडो में विवरण जोड़ें। हरे +ट्रेलो . पर क्लिक करें बटन और आप सेट हैं।
जीमेल के साथ ट्रेलो का उपयोग करने के बारे में अधिक जानकारी के लिए, हमारी सहायक मार्गदर्शिका देखें।
2. ड्रॉपबॉक्स
ड्रॉपबॉक्स के साथ, Google क्रोम उपयोगकर्ताओं के पास जीमेल के लिए ड्रॉपबॉक्स नामक एक्सटेंशन तक पहुंच है। यह सहायक ड्रॉपबॉक्स उपकरण ईमेल लिखें विंडो के निचले भाग में ड्रॉपबॉक्स बटन प्रदर्शित करेगा। बस उस बटन पर क्लिक करें, पॉप-अप विंडो में कोई फ़ाइल या फ़ोटो ब्राउज़ करें या खोजें, और फिर चुनें चुनें . यह आपके इनबॉक्स से नेविगेट किए बिना आपके प्राप्तकर्ता को उस आइटम का लिंक भेज देगा।
3. Google डिस्क
किसी भी ब्राउज़र के लिए जिसका उपयोग आप Gmail तक पहुँचने के लिए करते हैं, Google डिस्क एक स्वचालित विकल्प है। जैसे Google Chrome के ड्रॉपबॉक्स एक्सटेंशन के साथ, आपको Google डिस्क . के लिए एक बटन देखना चाहिए ईमेल लिखें विंडो के नीचे। Google डिस्क का उपयोग करने से आप या तो आइटम का लिंक भेज सकते हैं या इसे सीधे संदेश में संलग्न कर सकते हैं, जिससे आपको अपने इनबॉक्स से लचीलापन मिलता है।
उपयोगी टिप्स और ट्रिक्स
Gmail का उपयोग करके अपनी टीम के साथ सहयोग करने के लिए आपको हमेशा तृतीय-पक्ष एप्लिकेशन या एक्सटेंशन का उपयोग करने की आवश्यकता नहीं होती है। हालांकि ये सभी टूल उपयोगी और अद्भुत विकल्प हैं, यदि आपके पास बहुत छोटी टीम है तो कुछ सरल टिप्स और ट्रिक्स हैं जिनका उपयोग आप जीमेल में पहले से ही कर सकते हैं।
लेबल वाले आइटम असाइन करें . Gmail आपके इनबॉक्स और फ़ोल्डरों को व्यवस्थित रखने के लिए आपके लिए सहायक लेबल प्रदान करता है, लेकिन इन आसान टूल का उपयोग कार्यों को असाइन करने और विशेष संदेशों पर ध्यान आकर्षित करने के लिए भी किया जा सकता है।
उदाहरण के लिए, आप टीम के प्रत्येक सदस्य के लिए रंग-कोडित लेबल सेट कर सकते हैं। इस तरह, आप और आपकी टीम दोनों एक नज़र में ऐसे ईमेल देख सकते हैं जिन पर ध्यान देने की आवश्यकता है।
फ़िल्टर का लाभ उठाएं . जीमेल शक्तिशाली फिल्टर प्रदान करता है जो काफी उपयोगी और लचीले होते हैं। उदाहरण के लिए, आपके पास मुकदमा के सभी ईमेल हो सकते हैं जिनमें एक विशिष्ट लेबल लागू होता है और फिल को अग्रेषित किया जाता है। एक अन्य उदाहरण के रूप में, आप विषय पंक्ति में प्रोजेक्ट शब्द वाले सभी ईमेल प्राप्त कर सकते हैं और उन्हें महत्वपूर्ण के रूप में चिह्नित किया जा सकता है।
चैट सुविधा का उपयोग करें . जीमेल में गूगल हैंगआउट अंतर्निहित है, जिसका अर्थ है कि अगर आपकी पूरी टीम जीमेल का उपयोग करती है तो आपको दूसरा मैसेंजर एप्लिकेशन डाउनलोड करने की आवश्यकता नहीं है।
आप टेक्स्ट के माध्यम से चैट कर सकते हैं या किसी व्यक्ति या समूह के साथ आसानी से वीडियो या फोन कॉल शुरू कर सकते हैं। दूरस्थ टीमों के लिए विशेष रूप से उपयोगी, यह सुविधा आपको Gmail को छोड़े बिना पूरे दिन सहयोग करने देती है।
Google Hangouts का अधिकतम लाभ उठाने के लिए इन अतिरिक्त रचनात्मक तरीकों को देखना सुनिश्चित करें।
अतिरिक्त टिप्स :
- अपनी विषय पंक्ति को स्पष्ट रखें और कार्यों को निर्दिष्ट करने के लिए कीवर्ड और निरंतरता का उपयोग करें।
- महत्वपूर्ण संदेशों पर अपनी टीम को कॉपी करके उन्हें लूप में रखें।
- उपयोग करने के लिए कीवर्ड और विषय पंक्तियों की संरचना पर सभी को अप-टू-डेट रखें।
आपका Gmail सहयोगी इनबॉक्स
सहयोग कई सफल व्यवसायों की कुंजी है। इसलिए इस तरह के ईमेल सहयोग टूल के साथ जीमेल जैसे सरल एप्लिकेशन का उपयोग करने से आपकी कंपनी को लंबे समय में मदद मिल सकती है।
अधिक जानकारी के लिए, हमारे पावर उपयोगकर्ता की Gmail के लिए मार्गदर्शिका देखें।