जब आपकी टीम के साथ सहयोग करने का समय आता है, तो ऐसे कई व्यापक एप्लिकेशन हैं जो आपकी सहायता कर सकते हैं। हालांकि, इन दिनों हम में से कई अभी भी अपने इनबॉक्स में रहते हैं। इसलिए, जब आप प्राप्त ईमेल पर सहयोग करना चाहते हैं, जिन्हें आप लिख रहे हैं, या यहां तक कि एक त्वरित वार्तालाप करना चाहते हैं, तो यह सब सीधे आपके जीमेल खाते से किया जा सकता है।
सौभाग्य से, ऐसे शानदार टूल और टिप्स हैं जो मदद कर सकते हैं। आइए आपके जीमेल सहयोगी इनबॉक्स के लिए कुछ सर्वश्रेष्ठ पर एक नज़र डालें।
ईमेल सहयोग टूल जो मदद कर सकते हैं
1. हाइवर
हाइवर जीमेल एक्सटेंशन के साथ, आप लेबल का उपयोग करके, कार्य असाइन करके, संदेशों को प्रतिनिधिमंडल करके, और उन सभी की स्थिति को ट्रैक करके अपने व्यवसाय को सीधे अपने जीमेल खाते से प्रबंधित कर सकते हैं।
साझा लेबल का उपयोग करके, आप और आपकी टीम नए कार्यों के बारे में तुरंत सूचित हो सकते हैं। साझा संपर्क आसान मैसेजिंग की अनुमति देते हैं, ईमेल रिमाइंडर और स्नूज़िंग फॉलो-अप में मदद करते हैं, नोट्स वार्तालाप की अनुमति देते हैं, और पुन: प्रयोज्य टेम्पलेट आपके व्यवसाय को एक समान रूप प्रदान कर सकते हैं।
इसके अलावा, हाइवर एक टकराव पहचान सुविधा प्रदान करता है ताकि यदि आपके संगठन में कोई अन्य व्यक्ति साझा संदेश का उत्तर दे रहा है, तो आप तुरंत जान जाएंगे।
हाइवर एक मुफ्त परीक्षण प्रदान करता है ताकि आप सुविधाओं की जांच कर सकें। परीक्षण के बाद प्रति माह हाइवर के लिए योजना मूल्य निर्धारण, उपयोगकर्ताओं, ईमेल, टेम्पलेट्स, और अन्य वस्तुओं की संख्या के आधार पर भिन्न होता है।
2. मिसिव
मिसिव एक अद्भुत वेब-आधारित सहयोग टूल है क्योंकि यह आपके इनबॉक्स में सीधे थ्रेडेड चैट को शामिल करता है। एप्लिकेशन में चैट को स्नूज़ या आर्काइव करने के विकल्प, टीम के साथियों के साथ ईमेल लिखने की क्षमता, और एक मजबूत ईमेल एप्लिकेशन देता है।
एक बार जब आप मिसिव के साथ एक मुफ्त खाते के लिए साइन अप करते हैं, तो आप बस अपनी कंपनी का नाम दर्ज करके एक समूह बना सकते हैं। लोगों को शामिल होने के लिए आमंत्रित करें, आयात करने के लिए एक वर्तमान जीमेल खाता कनेक्ट करें, और फिर आप अपने रास्ते पर हैं।
सहयोग करना बेहद सरल है। आप किसी अन्य टीम सदस्य का उल्लेख करके किसी विशेष संदेश पर उनका ध्यान आकर्षित कर सकते हैं। फिर, आप एक परिचित टेक्स्ट-प्रकार के इंटरफेस के साथ ईमेल के बारे में बातचीत कर सकते हैं। यदि आवश्यक हो तो आप अपनी टीम के सदस्यों के साथ निजी तौर पर चैट भी कर सकते हैं, संदेश संपादित कर सकते हैं, और फ़ाइलें और फ़ोटो संलग्न कर सकते हैं।
एक पूर्ण ईमेल एप्लिकेशन के लिए शानदार सुविधाओं, आसान सहयोग, और एक सीधी इंटरफेस के साथ, मिसिव एक शानदार विकल्प है। आप अतिरिक्त टीम सदस्यों और सुविधाओं के लिए मिसिव की सशुल्क योजनाओं पर भी नज़र डाल सकते हैं।
3. टूडूइस्ट
टूडूइस्ट आसानी से सबसे लोकप्रिय कार्य प्रबंधन ऐप्स में से एक है और जीमेल सहयोग के साथ, यह और भी शक्तिशाली है। आप जल्दी से संदेशों को कार्यों में बदल सकते हैं, साझा परियोजनाओं पर सहयोग कर सकते हैं, और अपने इनबॉक्स से ही टू-डू सूचियों को देख सकते हैं।
एप्लिकेशन उपयोगी सूचनाएं, एक वर्कफ़्लो-फिटिंग लेबल सिस्टम, अनुलग्नक क्षमता के साथ टिप्पणियां, iCalendar के लिए निर्यात फ़ंक्शन, रीयल-टाइम डिवाइस सिंकिंग, और रंग-कोडित प्राथमिकता स्तर प्रदान करता है। ये सभी सुविधाजनक सुविधाएं सीधे आपके जीमेल इनबॉक्स से सहयोग करना उतना ही आसान बनाती हैं जितना पाई।
टूडूइस्ट की एक असाधारण विशेषता इसकी पहुंच है। आप इसे वेब पर, अपने मोबाइल उपकरणों पर, और ब्राउज़र एक्सटेंशन के रूप में उपयोग कर सकते हैं। एप्लिकेशन वार्षिक सदस्यता आधार पर टूडूइस्ट के लिए मुफ्त, प्रीमियम और व्यावसायिक संस्करण योजना विकल्पों के साथ उपलब्ध है।
4. कीपिंग
यदि आप और आपकी टीम गूगल क्रोम उपयोगकर्ता हैं, तो कीपिंग नामक एक एप्लिकेशन और क्रोम एक्सटेंशन जीमेल सहयोग के लिए जांचने योग्य है। यह एप्लिकेशन उन व्यवसायों के लिए है जो ईमेल सहायता प्रदान करते हैं और इसमें एक आंतरिक टिकटिंग सिस्टम है।
कीपिंग आपके जीमेल खाते के शीर्ष पर खुले और अनअसाइन्ड, आपको असाइन किए गए, और बंद सॉर्टेबल लेबल के साथ एक सामान्य हेल्प डेस्क ईमेल बॉक्स प्रदान करता है। आप एक संदेश की स्थिति को खुले से बंद में बदल सकते हैं, आपके द्वारा सेट किए गए उपयोगकर्ताओं को ईमेल असाइन कर सकते हैं, और फ़िल्टर का उपयोग करके देख सकते हैं कि प्रत्येक उपयोगकर्ता को कितने असाइन किए गए हैं।
एप्लिकेशन प्रति संदेश आंतरिक नोट्स की अनुमति देता है जिसे आपकी पूरी टीम देख सकती है, जो न केवल सुविधाजनक है बल्कि ईमेल सहायता सहयोग के लिए आवश्यक है।
कीपिंग एक मुफ्त परीक्षण प्रदान करता है ताकि आप इसे आज़मा सकें। उसके बाद, कीपिंग योजनाएं उपलब्ध हैं जिनकी कीमत उपयोगकर्ताओं और साझा मेलबॉक्स की संख्या पर निर्भर करती है जिनकी आपको आवश्यकता है। जैसा कि उल्लेख किया गया है, कीपिंग केवल गूगल क्रोम के लिए उपलब्ध है।
5. गूगल ग्रुप्स
एक गूगल ग्रुप सेट करने से आप और आपकी टीम विचारों, विषयों, और एक सहयोगी इनबॉक्स से ईमेल पर एक साथ आ सकते हैं।
आप बस एक नया समूह बनाते हैं, बुनियादी अनुमति सेटिंग्स समायोजित करते हैं, और अपनी टीम को आमंत्रित करते हैं। आप विषय असाइन और हल कर सकते हैं, सहायक टैग प्रबंधित कर सकते हैं, और अद्यतित रहने के लिए फ़िल्टर का उपयोग कर सकते हैं। संदेश और उत्तर पोस्ट करना आसान है, वार्तालाप को पूर्ण के रूप में चिह्नित करना एक क्लिक के साथ किया जाता है, और गतिविधि देखना और स्ट्रीम का लिंक प्राप्त करना भी बहुत सरल है।
यदि आप अपने व्यवसाय के साथ चीजों को सरल रखना पसंद करते हैं या टीम के सदस्यों की एक छोटी संख्या है, तो गूगल ग्रुप्स विचार करने योग्य एक सहयोगी टूल है।
अधिक टूल जिन्हें आप कनेक्ट कर सकते हैं
1. ट्रेलो
ट्रेलो सहयोग के लिए अपने आसान परियोजना प्रबंधन टूल का उपयोग करने के अपने तरीके प्रदान करता है। लेकिन यदि आप गूगल क्रोम उपयोगकर्ता हैं, तो जीमेल-टू-ट्रेलो नामक एक उपयोगी एक्सटेंशन है जो आपको बोर्ड में कार्ड जोड़ने देता है। एक बार जब आप इसे इंस्टॉल करते हैं और जीमेल में एक ईमेल खोलते हैं, तो आपको शीर्ष पर एक कार्ड जोड़ें बटन दिखाई देगा। बटन चुनें और फिर पॉप-अप विंडो में विवरण जोड़ें। हरे +ट्रेलो बटन पर क्लिक करें और आप सेट हैं।
ट्रेलो को जीमेल के साथ उपयोग करने पर अधिक के लिए, हमारे सहायक गाइड को देखें।
2. ड्रॉपबॉक्स
ड्रॉपबॉक्स के साथ, गूगल क्रोम उपयोगकर्ताओं के पास जीमेल के लिए ड्रॉपबॉक्स नामक एक एक्सटेंशन तक पहुंच है। यह सहायक ड्रॉपबॉक्स टूल कंपोज ईमेल विंडो के नीचे ड्रॉपबॉक्स बटन प्रदर्शित करेगा। बस उस बटन पर क्लिक करें, पॉप-अप विंडो में फ़ाइल या फ़ोटो ब्राउज़ करें या खोजें, और फिर चुनें चुनें। यह आपको अपने इनबॉक्स से नेविगेट किए बिना उस आइटम का लिंक आपके प्राप्तकर्ता को भेज देगा।
3. गूगल ड्राइव
जीमेल तक पहुंचने के लिए आपके द्वारा उपयोग किए जाने वाले किसी भी ब्राउज़र के लिए, गूगल ड्राइव एक स्वचालित विकल्प है। क्रोम के लिए ड्रॉपबॉक्स एक्सटेंशन की तरह, आपको कंपोज ईमेल विंडो के नीचे गूगल ड्राइव बटन दिखाई देना चाहिए। गूगल ड्राइव का उपयोग करके आप आइटम का लिंक भेज सकते हैं या इसे सीधे संदेश में संलग्न कर सकते हैं, जिससे आपको अपने इनबॉक्स से लचीलापन मिलता है।
सहायक टिप्स और ट्रिक्स
जीमेल का उपयोग करके अपनी टीम के साथ सहयोग करने के लिए हमेशा तृतीय-पक्ष एप्लिकेशन या एक्सटेंशन की आवश्यकता नहीं होती है। हालांकि ये सभी टूल उपयोगी और अद्भुत विकल्प हैं, यदि आपकी टीम बहुत छोटी है तो कुछ सरल टिप्स और ट्रिक्स हैं जिनका उपयोग आप कर सकते हैं जो पहले से ही जीमेल के भीतर मौजूद हैं।
लेबल के साथ आइटम असाइन करें. जीमेल आपके इनबॉक्स और फ़ोल्डर्स को व्यवस्थित रखने के लिए सहायक लेबल प्रदान करता है, लेकिन ये उपयोगी टूल कार्यों को असाइन करने और विशेष संदेशों पर ध्यान आकर्षित करने के लिए भी उपयोग किए जा सकते हैं।
उदाहरण के लिए, आप टीम के प्रत्येक सदस्य के लिए रंग-कोडित लेबल सेट कर सकते हैं। इस तरह, आप और आपकी टीम दोनों उन ईमेल को देख सकते हैं जिन पर एक नज़र में ध्यान देने की आवश्यकता है।
फ़िल्टर का लाभ उठाएं. जीमेल शक्तिशाली फ़िल्टर प्रदान करता है जो काफी उपयोगी और लचीले हैं। उदाहरण के लिए, आप सू से सभी ईमेल पर एक विशिष्ट लेबल लागू कर सकते हैं और फिल को फ़ॉरवर्ड कर सकते हैं। एक अन्य उदाहरण के रूप में, आप विषय पंक्ति में "प्रोजेक्ट" शब्द वाले सभी ईमेल को एक स्टार प्राप्त कर सकते हैं और महत्वपूर्ण के रूप में चिह्नित कर सकते हैं।
चैट सुविधा का उपयोग करें. जीमेल में गूगल हैंगआउट्स अंतर्निहित है जिसका अर्थ है कि यदि आपकी पूरी टीम जीमेल का उपयोग करती है तो आपको कोई अन्य मैसेंजर एप्लिकेशन डाउनलोड करने की आवश्यकता नहीं है।
आप टेक्स्ट के माध्यम से चैट कर सकते हैं या किसी व्यक्ति या समूह के साथ आसानी से वीडियो या फोन कॉल शुरू कर सकते हैं। विशेष रूप से दूरस्थ टीमों के लिए उपयोगी, यह सुविधा आपको जीमेल छोड़े बिना पूरे दिन सहयोग करने की अनुमति देती है।
इन अतिरिक्त रचनात्मक तरीकों को देखना सुनिश्चित करें जिनसे आप गूगल हैंगआउट्स का अधिकतम लाभ उठा सकते हैं।
अतिरिक्त टिप्स:
- विषय पंक्तियों को स्पष्ट रखें और टू-डू असाइन करने के लिए कीवर्ड और स्थिरता का उपयोग करें।
- महत्वपूर्ण संदेशों पर उन्हें कॉपी करके अपनी टीम को लूप में रखें।
- कीवर्ड का उपयोग करने और विषय पंक्तियों की संरचना पर सभी को अद्यतित रखें।
आपका जीमेल सहयोगी इनबॉक्स
सहयोग कई सफल व्यवसायों की कुंजी है। इसलिए जीमेल जैसे सरल एप्लिकेशन का उपयोग इन ईमेल सहयोग टूल के साथ करने से आपकी कंपनी को लंबे समय में मदद मिल सकती है।
अधिक के लिए, जीमेल के लिए हमारे पावर यूजर गाइड पर एक नज़र डालें।
