हम में से कई लोगों के लिए पूरी तरह से ईमेल छोड़ना संभव नहीं है। लेकिन कम से कम हम अपने इनबॉक्स को हमारे ईमेल का बड़ा हिस्सा हमारे लिए निपटाने के लिए प्राप्त कर सकते हैं।
यदि आप एक मैक उपयोगकर्ता हैं जो Apple Mail का उपयोग करते हैं, तो आपको अपने अनुभव को सुव्यवस्थित करने के लिए सही नियम (अन्यथा फिल्टर के रूप में जाना जाता है) सेट अप करने की आवश्यकता होगी।
हमारे पास आपको शुरू करने के लिए छह उपयोगी नियम हैं, लेकिन पहले हम आपको अपने मैक के मूल ईमेल क्लाइंट में नियम बनाने की मूल बातें बताएंगे।
Apple Mail में नियम कैसे बनाएं
शॉर्टकट Cmd + Comma दबाकर Mail प्राथमिकताएं अनुभाग लाएं या Mail > Preferences के माध्यम से इस पर जाएं। अब Rules टैब पर स्विच करें और नियम बनाना शुरू करने के लिए Add Rule बटन पर क्लिक करें। इसमें ज्यादा कुछ नहीं है। पहले If ड्रॉपडाउन मेनू के नीचे सूचीबद्ध एक शर्त चुनें।
अगला, आप Mail को बताते हैं कि जब वह उन ईमेल को ढूंढता है जो आपके द्वारा जोड़े गए मानदंड से मेल खाते हैं तो एक निश्चित कार्रवाई करें। आप Perform the following actions ड्रॉपडाउन मेनू में उपलब्ध कार्रवाइयां देखेंगे।
समाप्त करने के लिए, नियम के लिए एक उपयुक्त नाम दर्ज करें और OK बटन दबाएं। इस बिंदु पर, Mail आपसे पूछेगा कि क्या आप नए नियम को उन मौजूदा संदेशों पर लागू करना चाहते हैं जो आपके द्वारा निर्दिष्ट शर्त से मेल खाते हैं। (यह नए संदेशों के लिए स्वचालित रूप से करता है।) यदि आपका उत्तर हां है, तो Apply बटन पर क्लिक करें। ध्यान रखें कि यह आर्काइव किए गए ईमेल पर काम नहीं करेगा।
ईमेल फ़िल्टर करने के लिए कई शर्तें बनाना चाहते हैं?
डिफ़ॉल्ट शर्त के बगल में + बटन पर क्लिक करके शुरू करें। यदि आप इस मार्ग पर जाते हैं, तो आप यह भी निर्दिष्ट कर सकते हैं कि क्या आप चाहते हैं कि नियम केवल तभी काम करे जब संदेश शर्तों में से किसी से मेल खाते हों या सभी से। यही If के बगल में any ड्रॉपडाउन मेनू के लिए है।
आप Mail को उन ईमेल पर कई कार्रवाई करने के लिए भी प्राप्त कर सकते हैं जिन्हें उसने फ़िल्टर किया है। मान लीजिए आप उन ईमेल को एक मेलबॉक्स में ले जाना चाहते हैं और दूसरे में कॉपी करना चाहते हैं। फिर डिफ़ॉल्ट कार्रवाई के बगल में + बटन पर क्लिक करके शर्तों का पालन करने के लिए कई कार्रवाइयां सेट करना शुरू करें।
नियमों के साथ ओवरबोर्ड जाना आसान है। अलग-अलग नियमों के बजाय कई शर्तों और कार्यों का उपयोग करके उनकी संख्या कम रखें।
1. उन लोगों के ईमेल पहचानें जिन्हें आप नहीं जानते
इस नियम के साथ, आपको उन ईमेल के स्रोतों को इंगित करना आसान होगा जिनमें आपको कम या कोई दिलचस्पी नहीं है। यह उन थोक ईमेल को पकड़ता है जो आपका समय और ध्यान खत्म करते हैं।
अपनी शर्त के रूप में Sender is not in my contacts चुनें। यह आप पर निर्भर करता है कि क्या आप फ़िल्टर किए गए ईमेल को एक अलग फ़ोल्डर में रीडायरेक्ट करना चाहते हैं, उन्हें फ्लैग करना चाहते हैं, उन्हें एक विशिष्ट रंग में हाइलाइट करना चाहते हैं, और इसी तरह। Perform the following actions ड्रॉपडाउन मेनू से उपयुक्त प्रतिक्रिया चुनें।
हर हफ्ते या तो, इस नियम से पहचाने गए ईमेल को स्किम करें। आप उनमें से कुछ से अनसब्सक्राइब करना चाहेंगे, उन्हें स्पैम के रूप में चिह्नित करना चाहेंगे, या यहां तक कि अगली बार उन्हें ऑटो-डिलीट करने के लिए नए नियम सेट अप करना चाहेंगे।
उपरोक्त नियम को डुप्लिकेट करना और इसे इस शर्त से मेल खाने के लिए संपादित करना एक अच्छा विचार है: Sender is not in my previous recipients. शुरू करने के लिए Rules टैब में Duplicate बटन का उपयोग करें।
एक तरफ की बात के रूप में, आपके द्वारा प्राप्त स्पैम की मात्रा को कम करने के लिए, एक डिस्पोजेबल ईमेल सेवा के साथ एक ईमेल अकाउंट बनाने पर विचार करें। जब आप अपना वास्तविक ईमेल पता निजी रखना चाहते हैं तो उस ईमेल पते को दें।
2. लगातार स्पैम और अग्रेषित ईमेल हटाएं
इस नियम के साथ, आपको अपने बाल फाड़ने जैसा महसूस नहीं होगा। यह उन वेबसाइटों के मेलर्स के लिए है जो अनसब्सक्राइब अनुरोधों का सम्मान नहीं करते और आपके इनबॉक्स को ड्रिप-फीड करना जारी रखते हैं।
From contains को अपना मानदंड सेट करें, उसके बाद उस प्रेषक का नाम जिसे आप उन ईमेल के लिए ब्लॉक करना चाहते हैं। Mail को आप जो कार्रवाई करना चाहते हैं उसके रूप में Delete Message चुनें।
ध्यान रखें कि Delete Message कार्रवाई संदेश को हमेशा के लिए हटा देती है। यदि आप इसे बाद में पहुंच योग्य रखने के लिए Trash में भेजना पसंद करेंगे, तो अपनी पसंदीदा कार्रवाई के रूप में Move Message to mailbox Trash चुनें।
नोट: यदि आप Gmail के "ब्लॉक प्रेषक" फ़ंक्शन को दोहराना चाहते हैं, तो ईमेल को जंक फ़ोल्डर में भेजने के लिए Move Message कार्रवाई का उपयोग करें।
यह नियम उन अग्रेषित संदेशों से छुटकारा पाने के लिए भी उपयोगी है जो थोक में भेजे जाते हैं, उदाहरण के लिए, परिवार के सदस्यों को। बेशक, यदि आप ऐसे संदेश प्राप्त नहीं करना पसंद करेंगे, तो प्रेषक को इसके बारे में बताना सबसे अच्छा है। यदि यह संभव नहीं है या काम नहीं करता है, तो Mail उन संदेशों को फ़िल्टर करके आपके लिए हटा दें।
जबकि आप प्रत्येक प्रेषक के लिए एक अलग नियम सेट अप कर सकते हैं जिसके ईमेल आप ब्लॉक करना चाहते हैं, यह सबसे साफ तरीका नहीं है। मौजूदा नियम को संपादित करके हर नए प्रेषक के लिए एक नई शर्त डालना बेहतर है। यह काम करता है क्योंकि If ड्रॉपडाउन मेनू any पर सेट है, जिसका अर्थ है कि नियम तब काम करता है जब शर्तों में से कोई भी पूरी होती है।
यदि आप फॉरवर्ड पर एक पूर्ण प्रतिबंध लगाना चाहते हैं, तो From contains शर्त को Subject begins with Fw: से बदलें।
3. गैर-कार्य ईमेल को पढ़ा हुआ चिह्नित करें
आपके व्यक्तिगत ईमेल का बड़ा हिस्सा सबसे अधिक संभावना समय-संवेदनशील नहीं है। जब तक आप उन ईमेल से निपटने के लिए तैयार नहीं होते, तब तक उन्हें इस अगले नियम से पढ़ा हुआ चिह्नित करके उनका ध्यान आकर्षित करने से रोकें।
Account को अपना मानदंड सेट करें और फिर अपने व्यक्तिगत ईमेल से जुड़े अकाउंट का चयन करें। अगला, कार्रवाई के रूप में Mark as Read सेट करें।
आप बल्कि सभी खातों से सभी संदेशों को पढ़ा हुआ चिह्नित करना चाहेंगे जैसे ही वे आपके इनबॉक्स में आते हैं? उस स्थिति में, If ड्रॉपडाउन मेनू से Account के बजाय Every Message चुनें।
4. महत्वपूर्ण ईमेल पकड़ने के लिए डोमेन नामों का उपयोग करें
आप शायद हर ईमेल के बारे में जानना चाहेंगे जो आपके बैंक से आता है, भले ही यह एक प्रचार मेलर हो। वही कार्य-संबंधी ईमेल के लिए जाता है। आप एक नियम का उपयोग करके यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि आप उनमें से कभी नहीं चूकेंगे।
उदाहरण के लिए, जबकि मुझे akshata@makeuseof.com पर कई ईमेल मिलते हैं, जो मेरे काम से संबंधित हैं वे हमेशा makeuseof.com से आते हैं। बाद वाले को इंगित करने के लिए, मैं यह शर्त सेट अप कर सकता हूं: From contains @makeuseof.com।
मैं तब फ़िल्टर किए गए ईमेल को हाइलाइट कर सकता हूं, उदाहरण के लिए, पृष्ठभूमि रंग बदलकर, ध्वनि बजाकर, या उन्हें कहीं और रीडायरेक्ट करके।
ऊपर @makeuseof.com बिट को अपनी कंपनी या अपने बैंक के डोमेन नाम से बदलें, और आप समान परिणामों के साथ उसी फ़िल्टर का उपयोग कर सकते हैं।
5. सबसे महत्वपूर्ण कार्य ईमेल को Slack पर भेजें
सभी ईमेल को आपकी तत्काल ध्यान देने की आवश्यकता नहीं है। हां, काम पर भी। यदि आपकी टीम Slack जैसे ऐप के माध्यम से संचार करती है, तो आप ज्यादातर समय अपने इनबॉक्स को बहुत ज्यादा अनदेखा कर सकते हैं। यह सुनिश्चित करने के लिए कि सुपर महत्वपूर्ण ईमेल, यदि कोई हो, आपकी नज़र से नहीं बचते, उन्हें इस अगले नियम के साथ Slack पर अग्रेषित करें।
अपने मैनेजर या अन्य उच्च-अधिकारी से ईमेल की पहचान करने के लिए शर्त सेट करें, या विषय में एक विशिष्ट शब्द/वाक्यांश के साथ। अब Forward Message को अपनी पसंदीदा कार्रवाई के रूप में चुनें और प्रदान किए गए फ़ील्ड में अपना "Slack पर भेजें" पता टाइप करें।
आप अपना Slack अग्रेषण पता कहां ढूंढ सकते हैं?
यह [Your_Team_Name] > Preferences > Messages & Media के नीचे छिपा हुआ है। Bring Emails into Slack अनुभाग तक नीचे स्क्रॉल करें, और वहां यह है। अब आप Slackbot में अग्रेषित ईमेल पढ़ सकेंगे!
6. PDF वाले ईमेल एकत्र करें
बिल और रसीदों से लेकर साइन-अप फ्रीबीज तक, आपको अपने इनबॉक्स में PDF के रूप में उपयोगी दस्तावेज प्राप्त होते हैं। उन संबंधित ईमेल को इस अगले नियम के साथ एक ही स्थान पर पकड़ें।
शर्त को Attachment type is PDF से मेल खाने के लिए सेट करें और PDF वाले ईमेल को अलग करने के लिए Move Message कार्रवाई का उपयोग करें। यदि आप उन्हें एक अलग फ़ोल्डर में ले जाने के बजाय मौके पर ही हाइलाइट करना चाहते हैं, तो Set Color of Message कार्रवाई का उपयोग करें।
आप अभिलेखागार, प्रस्तुतियों, और फिल्मों जैसे अन्य प्रकार के अटैचमेंट वाले ईमेल को इसी तरह के नियम से फ़िल्टर कर सकते हैं।
"Stop Evaluating Rules" क्या करता है?
Perform the following actions मेनू के अंत में, आपने इस आइटम पर ध्यान दिया होगा: Stop evaluating rules। सोच रहे हैं कि यह क्या करता है? खैर, यह Mail को सही कार्रवाई की पहचान करने में मदद करता है जब नियम विरोधाभास में होते हैं।
डिफ़ॉल्ट नियम News From Apple को लें, उदाहरण के लिए। यदि आप एक नया नियम बनाते हैं जिसमें इस नियम के समान एक या अधिक शर्तें हैं, तो आपके द्वारा नए नियम में जोड़ी गई कोई भी कार्रवाई निष्पादित नहीं होगी। ऐसा इसलिए है क्योंकि News From Apple नियम में Stop evaluating rules टैग किया गया है, जो अनुवर्ती कार्यों को अप्रभावी बना देता है।
आइए दूसरे उदाहरण से स्पष्ट करें।
मान लीजिए आप एक मेलबॉक्स में आने वाले सभी संदेशों को पढ़ा हुआ चिह्नित करना चाहते हैं, सिवाय एक विशेष ईमेल पते hello@my_inbox.com के। आप इस पते के संदेशों को फ्लैग भी करना चाहते हैं। इस परिदृश्य में, नियम इस तरह दिखेंगे:
- यदि From contains hello@my_inbox.com, Mark as Flagged Red और Stop evaluating rules
- यदि Every message, Mark as Read।
यदि आप पहले नियम से Stop evaluating rules कार्रवाई को छोड़ देते हैं तो क्या होता है? hello@my_inbox.com के संदेश फ्लैग हो जाएंगे और पढ़ा हुआ भी चिह्नित हो जाएंगे।
अब, यदि आप उन्हें बनाते समय नियमों के क्रम को स्वैप करते हैं, तो सभी संदेश पढ़ा हुआ चिह्नित हो जाएंगे। hello@my_inbox.com वाले दोनों पढ़ा हुआ और फ्लैग होंगे। यदि आप यहां पहले नियम में Stop evaluating rules कार्रवाई जोड़ते हैं, तो hello@my_inbox.com के ईमेल पढ़ा हुआ चिह्नित होंगे, लेकिन फ्लैग नहीं होंगे।
Apple Mail को आपके लिए भारी काम करने दें
यह अव्यवस्थित इनबॉक्स नहीं है जो समस्या है। यह है कि आपको हर दिन इसके माध्यम से घूमना पड़ता है ताकि महत्वपूर्ण संदेशों को खोने से बचा जा सके और तुच्छ चीजों को दूर किया जा सके जो आपके रास्ते में आती हैं।
यदि आपके पास नियम हैं, तो Mail जो आपका ध्यान चाहता है उसे हाइलाइट करता है और बाकी को छुपाता है या छुटकारा दिलाता है। उन ईमेल को एक या दो सुरक्षित स्थानों पर रीडायरेक्ट करें जो मायने रखते हैं और आप बाकी को अनदेखा करने के लिए स्वतंत्र महसूस करेंगे, शायद हमेशा के लिए!
बेशक, नियम Apple Mail में ईमेल सॉर्ट करने का एक तरीका है, लेकिन आप अधिक विकल्पों के लिए एक वैकल्पिक क्लाइंट आज़मा सकते हैं।
