हम में से कई लोगों के लिए ईमेल को पूरी तरह से छोड़ना संभव नहीं है। लेकिन कम से कम हम अपने इनबॉक्स को हमारे लिए अपने ईमेल के थोक से निपटने के लिए प्राप्त कर सकते हैं।
यदि आप एक मैक उपयोगकर्ता हैं जो Apple मेल का उपयोग करते हैं, तो आपको अपने अनुभव को सुव्यवस्थित करने के लिए सही नियम (अन्यथा फ़िल्टर के रूप में जाना जाता है) सेट करने की आवश्यकता होगी।
आरंभ करने में आपकी सहायता करने के लिए हमारे पास छह उपयोगी नियम हैं, लेकिन पहले हम आपको आपके Mac के मूल ईमेल क्लाइंट में नियम बनाने की मूल बातें बताएंगे।
Apple मेल में नियम कैसे बनाएं
शॉर्टकट दबाएं सीएमडी + कॉमा मेल वरीयताएँ अनुभाग लाने के लिए या मेल> वरीयताएँ . के माध्यम से उस पर जाएँ . अब नियम . पर स्विच करें टैब पर क्लिक करें और नियम जोड़ें . पर क्लिक करें नियम बनाना शुरू करने के लिए बटन। इसमें बहुत कुछ नहीं है। सबसे पहले आप यदि . के नीचे सूचीबद्ध एक शर्त का चयन करें ड्रॉपडाउन मेनू।
इसके बाद, आप मेल को आपके द्वारा जोड़े गए मानदंड से मेल खाने वाले ईमेल मिलने पर एक निश्चित कार्रवाई करने के लिए कहते हैं। आप निम्न कार्रवाइयां निष्पादित करें . में सूचीबद्ध उपलब्ध कार्रवाइयां देखेंगे ड्रॉपडाउन मेनू।
समाप्त करने के लिए, नियम के लिए उपयुक्त नाम दर्ज करें और ठीक . दबाएं बटन। इस बिंदु पर, मेल आपसे पूछेगा कि क्या आप उन मौजूदा संदेशों पर नया नियम लागू करना चाहते हैं जो आपके द्वारा निर्दिष्ट शर्त से मेल खाते हैं। (यह नए संदेशों के लिए स्वचालित रूप से करता है।) यदि आपका उत्तर हां है, तो लागू करें . पर क्लिक करें बटन। ध्यान रखें कि यह संग्रहीत ईमेल पर काम नहीं करेगा।
ईमेल फ़िल्टर करने के लिए अनेक शर्तें बनाना चाहते हैं?
+ . क्लिक करें प्रारंभ करने के लिए डिफ़ॉल्ट स्थिति के आगे बटन। यदि आप इस मार्ग पर जाते हैं, तो आप यह भी निर्दिष्ट कर सकते हैं कि क्या आप चाहते हैं कि नियम केवल तभी काम करे जब संदेश किसी भी से मेल खाते हों शर्तों के या सभी उनमें से। यह वही है जो कोई भी यदि . के आगे ड्रॉपडाउन मेनू के लिए है।
आप मेल द्वारा फ़िल्टर किए गए ईमेल पर कई कार्य करने के लिए भी प्राप्त कर सकते हैं। मान लें कि आप उन ईमेल को एक मेलबॉक्स में ले जाना चाहते हैं और उन्हें दूसरे मेलबॉक्स में कॉपी करना चाहते हैं। फिर + . पर क्लिक करें शर्तों का पालन करने के लिए एकाधिक क्रियाओं को सेट करना प्रारंभ करने के लिए डिफ़ॉल्ट क्रिया के बगल में स्थित बटन।
नियमों के साथ ओवरबोर्ड जाना आसान है। अलग-अलग नियमों के बजाय कई शर्तों और कार्रवाइयों का इस्तेमाल करके उनकी संख्या कम रखें.
1. उन लोगों के ईमेल की पहचान करें जिन्हें आप नहीं जानते हैं
इस नियम के साथ, आपको उन ईमेल के स्रोतों का पता लगाना आसान हो जाएगा, जिनमें आपकी रुचि न के बराबर है या नहीं। यह उन अधिकांश ईमेल को पकड़ लेता है जो आपका समय और ध्यान बर्बाद करते हैं।
प्रेषक मेरे संपर्कों में नहीं है . चुनें आपकी हालत के रूप में। यह आप पर निर्भर करता है कि आप फ़िल्टर किए गए ईमेल को एक अलग फ़ोल्डर में पुनर्निर्देशित करना चाहते हैं, उन्हें ध्वजांकित करना चाहते हैं, उन्हें एक विशिष्ट रंग में हाइलाइट करना चाहते हैं, और इसी तरह। निम्न कार्रवाइयां निष्पादित करें . से उपयुक्त प्रतिक्रिया का चयन करें ड्रॉपडाउन मेनू।
हर हफ्ते या तो, इस नियम के साथ आपके द्वारा पहचाने जाने वाले ईमेल के माध्यम से स्किम करें। आप उनमें से कुछ की सदस्यता समाप्त करना चाहेंगे, उन्हें स्पैम के रूप में चिह्नित करेंगे, या अगली बार उन्हें स्वतः हटाने के लिए नए नियम भी सेट अप करेंगे।
उपरोक्त नियम की नकल करना और इस शर्त से मेल खाने के लिए इसे संपादित करना एक अच्छा विचार है:प्रेषक मेरे पिछले प्राप्तकर्ताओं में नहीं है . डुप्लिकेट . का उपयोग करें नियमों . में बटन आरंभ करने के लिए टैब।
एक तरफ ध्यान दें, आपको मिलने वाले स्पैम की मात्रा को कम करने के लिए, एक डिस्पोजेबल ईमेल सेवा के साथ एक ईमेल खाता बनाने पर विचार करें। जब आप अपना वास्तविक ईमेल पता निजी रखना चाहते हैं तो वह ईमेल पता दें।
2. लगातार स्पैम और अग्रेषित ईमेल हटाएं
इस नियम के साथ, आपका अब अपने बालों को फाड़ने का मन नहीं करेगा। यह उन वेबसाइटों के मेलर्स के लिए है जो सदस्यता समाप्त करने के अनुरोधों का सम्मान नहीं करते हैं और आपके इनबॉक्स को ड्रिप फीड करना जारी रखते हैं।
इसमें शामिल हैं सेट करें आपके मानदंड के रूप में, उसके बाद उस ईमेल के लिए जिम्मेदार प्रेषक का नाम जिसे आप ब्लॉक करना चाहते हैं। चुनें संदेश हटाएं उस क्रिया के रूप में जिसे आप मेल से करना चाहते हैं।
ध्यान रखें कि संदेश हटाएं कार्रवाई संदेश को अच्छे के लिए हटा देती है। यदि आप इसे बाद में पहुंच योग्य बनाए रखने के लिए इसे ट्रैश में भेजना चाहते हैं, तो संदेश को मेलबॉक्स ट्रैश में ले जाएं चुनें आपकी पसंदीदा कार्रवाई के रूप में।
नोट: यदि आप Gmail के "प्रेषक को अवरोधित करें" फ़ंक्शन को दोहराना चाहते हैं, तो संदेश ले जाएं . का उपयोग करें इसके बजाय ईमेल को जंक फोल्डर में शंट करने की कार्रवाई।
यह नियम, उदाहरण के लिए, थोक में परिवार के सदस्यों को भेजे गए अग्रेषित संदेशों से छुटकारा पाने के लिए भी उपयोगी है। बेशक, यदि आप ऐसे संदेश प्राप्त नहीं करना चाहते हैं, तो बेहतर होगा कि प्रेषक को इसके बारे में बताएं। यदि यह संभव नहीं है या काम नहीं करता है, तो मेल को उन संदेशों को फ़िल्टर करने दें और उन्हें आपके लिए हटा दें।
जबकि आप कर सकते हैं प्रत्येक . के लिए एक अलग नियम स्थापित करें प्रेषक जिसका ईमेल आप ब्लॉक करना चाहते हैं, यह सबसे साफ तरीका नहीं है। प्रत्येक नए प्रेषक के लिए एक नई शर्त सम्मिलित करने के लिए मौजूदा नियम को संपादित करना बेहतर है। यह काम करता है क्योंकि अगर ड्रॉपडाउन मेनू कोई भी . पर सेट है , जिसका अर्थ है कि नियम तब काम करता है जब कोई भी की शर्तें पूरी होती हैं।
यदि आप आगे की ओर पूर्ण प्रतिबंध लगाना चाहते हैं, तो इसमें शामिल हैं . को बदलें विषय के साथ शुरू होता है . के साथ शर्त Fw: ।
3. गैर-कार्य ईमेल को पठित के रूप में चिह्नित करें
आपके व्यक्तिगत ईमेल का बड़ा हिस्सा समय के प्रति संवेदनशील नहीं होने की संभावना है। जब तक आप उन ईमेल से निपटने के लिए तैयार न हों, उन्हें इस अगले नियम के साथ पढ़ा गया के रूप में चिह्नित करके अपना ध्यान आकर्षित करने से रोकें।
खाता सेट करें अपने मानदंड के रूप में और फिर अपने व्यक्तिगत ईमेल से जुड़े खाते का चयन करें। इसके बाद, पढ़े के रूप में चिह्नित करें . सेट करें कार्रवाई के रूप में।
आप इसके बजाय सभी . को चिह्नित करना चाहेंगे सभी . के संदेश जैसे ही खाते आपके इनबॉक्स में आते हैं, पढ़े जाते हैं? उस स्थिति में, हर संदेश select चुनें खाता . के बजाय यदि . से ड्रॉपडाउन मेनू।
4. महत्वपूर्ण ईमेल पकड़ने के लिए डोमेन नाम का उपयोग करें
आप शायद हर . के बारे में जानना चाहेंगे ईमेल जो आपके बैंक से आता है, भले ही वह प्रचारक मेलर ही क्यों न हो। वही काम से संबंधित ईमेल के लिए जाता है। आप यह सुनिश्चित करने के लिए एक नियम का उपयोग कर सकते हैं कि आप उन्हें कभी नहीं चूकेंगे।
उदाहरण के लिए, जबकि मुझे akshata@makeuseof.com . पर कई ईमेल मिलते हैं , मेरे काम से संबंधित हमेशा makeuseof.com . से आते हैं . बाद वाले को इंगित करने के लिए, मैं यह शर्त सेट कर सकता हूं:इसमें शामिल है @makeuseof.com ।
फिर मैं फ़िल्टर किए गए ईमेल को पृष्ठभूमि का रंग बदलकर, ध्वनि बजाकर, या उन्हें कहीं और रीडायरेक्ट करके हाइलाइट कर सकता हूं।
@makeuseof.com को बदलें आपकी कंपनी या आपके बैंक के डोमेन नाम के साथ थोड़ा ऊपर, और आप समान परिणामों के साथ उसी फ़िल्टर का उपयोग कर सकते हैं।
5. सबसे महत्वपूर्ण कार्य ईमेल स्लैक को भेजें
सभी ईमेल को आपके तत्काल ध्यान देने की आवश्यकता नहीं है। हाँ, काम पर भी। यदि आपकी टीम स्लैक जैसे ऐप के माध्यम से संचार करती है, तो आप अधिकतर समय अपने इनबॉक्स को अनदेखा कर सकते हैं। यह सुनिश्चित करने के लिए कि अति महत्वपूर्ण ईमेल, यदि कोई हों, आपकी सूचना से बच न जाएं, उन्हें इस अगले नियम के साथ Slack पर अग्रेषित करें।
अपने प्रबंधक या अन्य उच्च-अप, या विषय में एक विशिष्ट शब्द/वाक्यांश के साथ ईमेल की पहचान करने के लिए शर्त निर्धारित करें। अब संदेश अग्रेषित करें select चुनें अपनी पसंदीदा कार्रवाई के रूप में और दिए गए क्षेत्र में अपना "slack को भेजें" पता टाइप करें।
आपको अपना स्लैक अग्रेषण पता कहां मिल सकता है?
यह [Your_Team_Name]> प्राथमिकताएं> संदेश और मीडिया के अंतर्गत छिपा हुआ है . नीचे स्क्रॉल करके ईमेल को स्लैक में लाएं अनुभाग, और यह वहाँ है। अब आप Slackbot में अग्रेषित ईमेल पढ़ सकेंगे!
6. PDF के साथ ईमेल एकत्रित करें
बिलों और रसीदों से लेकर साइन-अप मुफ्त उपहारों तक, आपको अपने इनबॉक्स में पीडीएफ़ के रूप में उपयोगी दस्तावेज़ प्राप्त होते हैं। इस अगले नियम के साथ उन सभी ईमेल को एक ही स्थान पर पकड़ें।
अनुलग्नक प्रकार . से मेल खाने के लिए शर्त सेट करें है पीडीएफ और संदेश ले जाएं . का उपयोग करें PDF वाले ईमेल को अलग करने की कार्रवाई। यदि आप ईमेल को अलग फ़ोल्डर में ले जाने के बजाय उनके स्थान पर हाइलाइट करना चाहते हैं, तो संदेश का रंग सेट करें का उपयोग करें कार्रवाई।
आप अन्य प्रकार के अटैचमेंट वाले ईमेल को भी फ़िल्टर कर सकते हैं, जैसे कि आर्काइव, प्रस्तुतीकरण, और इसी तरह के नियम वाली फिल्में।
"नियमों का मूल्यांकन रोकें" क्या करता है?
निम्न कार्रवाइयां निष्पादित करें . के अंत में मेनू, आपने शायद इस आइटम पर ध्यान दिया होगा:नियमों का मूल्यांकन करना बंद करें . आश्चर्य है कि यह क्या करता है? खैर, यह मेल को नियमों के विरोध में होने वाली कार्रवाई के सही तरीके की पहचान करने में मदद करता है।
डिफ़ॉल्ट नियम लें Apple से समाचार , उदाहरण के लिए। अगर आप कोई ऐसा नया नियम बनाते हैं, जिसमें इस नियम जैसी एक या अधिक समान शर्तें हैं, तो आपके द्वारा नए नियम में जोड़ी जाने वाली कोई भी कार्रवाई निष्पादित नहीं की जाएगी। ऐसा इसलिए है क्योंकि Apple से समाचार नियम में नियमों का मूल्यांकन करना बंद करें . है उस पर टैग किया गया, जो अनुवर्ती कार्रवाइयों को अप्रभावी बना देता है।
आइए एक दूसरे उदाहरण से स्पष्ट करते हैं।
मान लें कि आप एक मेलबॉक्स में आने वाले सभी संदेशों को पढ़े गए के रूप में चिह्नित करना चाहते हैं, सिवाय एक विशेष ईमेल पते से जिन्हें hello@my_inbox.com कहा जाता है। . आप इस पते से संदेशों को भी फ़्लैग करना चाहते हैं। इस परिदृश्य में, नियम इस प्रकार दिखाई देंगे:
- यदि इसमें शामिल है hello@my_inbox.com , चिह्नित लाल के रूप में चिह्नित करें और नियमों का मूल्यांकन करना बंद करें
- अगर हर संदेश , पढ़े के रूप में चिह्नित करें .
यदि आप नियमों का मूल्यांकन करना बंद करें . छोड़ देते हैं तो क्या होगा पहले नियम से कार्रवाई? hello@my_inbox.com . से संदेश फ़्लैग किया जाएगा और पढ़े गए के रूप में भी चिह्नित किया जाएगा।
अब, यदि आप नियमों को बनाते समय उनके क्रम की अदला-बदली करते हैं, तो सभी संदेश पढ़े गए के रूप में चिह्नित हो जाएंगे। hello@my_inbox.com . से वाले पढ़ने और झंडी दिखाने दोनों के रूप में चिह्नित किया जाएगा। यदि आप नियमों का मूल्यांकन करना बंद करें . जोड़ते हैं यहां पहले नियम के लिए कार्रवाई, hello@my_inbox.com . के ईमेल पढ़े गए के रूप में चिह्नित हो जाएगा, लेकिन फ़्लैग नहीं किया जाएगा।
Apple मेल को आपके लिए भारी भार उठाने दें
यह अव्यवस्थित इनबॉक्स ही नहीं समस्या है। यह है कि महत्वपूर्ण संदेशों को खोने से बचने के लिए और आपके लिए अपना रास्ता खोजने वाली सामान्य ज्ञान को स्वाहा करने के लिए आपको हर रोज इसके माध्यम से जाना होगा।
यदि आपके पास नियम हैं, तो मेल हाइलाइट करता है कि आपके ध्यान की क्या आवश्यकता है और छुपाता है या बाकी से छुटकारा पाता है। महत्वपूर्ण ईमेल को एक या दो सुरक्षित स्थानों पर पुनर्निर्देशित करें और आप बेझिझक शेष को अनदेखा कर देंगे, शायद हमेशा के लिए भी !
बेशक, नियम एक हैं ऐप्पल मेल में ईमेल को सॉर्ट करने का तरीका, लेकिन आप अधिक विकल्पों के लिए वैकल्पिक क्लाइंट का प्रयास कर सकते हैं।