Apple Mail उपयोगकर्ता अटैचमेंट के साथ कई तरह की समस्याओं का अनुभव कर सकते हैं। ग्राफिक्स और PDF संदेश के मुख्य भाग में दिखाई दे सकते हैं। मैक से भेजी गई फ़ाइलें विंडोज में सही ढंग से दिखाई नहीं दे सकती हैं। या इससे भी बदतर—आपका संदेश उसके आकार के कारण प्राप्तकर्ता तक नहीं पहुंच सकता है।
यह मुद्दा जटिल है क्योंकि लोग संदेशों का आदान-प्रदान करने के लिए विभिन्न ईमेल क्लाइंट और ऑपरेटिंग सिस्टम का उपयोग करते हैं। ईमेल अटैचमेंट के बारे में अधिक सीखने से आपको इनमें से कुछ समस्याओं से बचने में मदद मिलेगी।
हम आपको दिखाएंगे कि अटैचमेंट कैसे काम करते हैं और समस्याओं को हल करने के महत्वपूर्ण तरीके।
MIME क्या है?
अपने शुरुआती दिनों में, ईमेल केवल प्लेन टेक्स्ट था। समय बीतने के साथ, लोग ईमेल के माध्यम से मल्टीमीडिया फ़ाइलों और अधिक का आदान-प्रदान करना चाहते थे।
इस प्रकार, MIME (Multipurpose Internet Mail Extensions) नामक एक नई प्रणाली का जन्म हुआ। यह कई उपयोगी सुविधाओं के साथ ईमेल की सीमित क्षमताओं का विस्तार करने के लिए एक मानक है। आप एक ही संदेश में कई अटैचमेंट भेज सकते हैं, ASCII कोड के अलावा अंतरराष्ट्रीय कैरेक्टर सेट का उपयोग कर सकते हैं, विभिन्न फॉन्ट और रंगों के लिए संदेश में रिच टेक्स्ट का उपयोग कर सकते हैं, और ऑडियो, वीडियो, और छवि फ़ाइलें भेज सकते हैं।
MIME कैसे काम करता है?
MIME का उद्देश्य संदेश की सामग्री को एक विशेष हेडर के साथ लेबल करना है। यह संदेश बॉडी में निहित खंडों को निर्धारित और वर्णन करता है। इस हेडर को तब ईमेल क्लाइंट द्वारा पढ़ा जाता है ताकि संदेश की व्याख्या और फॉर्मेट किया जा सके।
MIME कई हेडर फ़ील्ड को परिभाषित करता है। ये हैं MIME-Version, Content-Type, Content-Transfer-Encoding, Content-Disposition, और अधिक। अधिक विवरण के लिए Wikipedia का MIME पेज देखें।
MIME-Version हेडर की उपस्थिति इंगित करती है कि संदेश MIME-अनुरूप है। Content-Type संदेश बॉडी में शामिल मीडिया के प्रकार को इंगित करता है, और Content-Disposition अटैचमेंट सेटिंग्स को परिभाषित करता है।
image/gif के साथ एक Content-Type क्लाइंट को बताता है कि संलग्न छवि एक GIF है और इसे देखने के लिए एक छवि दर्शक की आवश्यकता है। इसी तरह, multipart/mixed के साथ एक Content-Type क्लाइंट को बताता है कि संदेश प्लेन-टेक्स्ट और एक अटैचमेंट का मिश्रण है।
यदि आप संदेश का स्रोत खोलते हैं, तो आप इन हेडर को स्वयं देख सकते हैं। Apple Mail ऐप में एक संदेश खोलें और View > Message > Raw Source चुनें।
जब कोई उपयोगकर्ता अटैचमेंट के साथ एक संदेश भेजता है, तो MIME संदेश के विभिन्न भागों को प्लेन टेक्स्ट में एन्कोड करता है। एन्कोडिंग प्रक्रिया पृष्ठभूमि में तेजी से होती है। प्राप्तकर्ता का क्लाइंट हेडर पढ़ता है, संदेश के कई भागों को डिकोड करता है, और इसे उपयोगकर्ता को प्रदर्शित करता है।
जब अटैचमेंट गलत हो जाते हैं
एक ईमेल क्लाइंट की भूमिका इनकमिंग और आउटगोइंग दोनों संदेशों के लिए सरल है। इसे संदेशों को सही ढंग से एन्कोड और डिकोड करना होगा, उचित संदर्भ के साथ ग्राफिक्स के लिए HTML टैग बनाना और व्याख्या करना होगा, और प्रत्येक अटैचमेंट के लिए सही content-disposition विशेषताओं को सेट करना होगा।
कोई परफेक्ट ईमेल ऐप नहीं है। Apple Mail सहित हर एक, इन समस्याओं से पीड़ित हो सकता है:
- प्राप्तकर्ता के पास एक पुराना ईमेल ऐप हो सकता है जो एन्कोडिंग के एक विशिष्ट रूप का समर्थन नहीं करता। इस प्रकार, संदेश और अटैचमेंट कोड के एक गड़बड़ गड़बड़ के रूप में आ सकते हैं।
- एक अटैचमेंट संदेश के नीचे के बजाय इनलाइन दिखाई देता है।
- विभिन्न ऑपरेटिंग सिस्टम का उपयोग करने वाले लोगों को अटैचमेंट के साथ अजीब व्यवहार का सामना करना पड़ सकता है।
- कुछ लोगों को अटैचमेंट बिल्कुल भी प्राप्त नहीं हो सकता है। ईमेल ऐप्स और सेवाएं एक निश्चित आकार से ऊपर के संदेशों को संभालने से इनकार करती हैं।
इन अटैचमेंट मुद्दों से बचने के लिए नीचे दिए गए हमारे सुझावों का पालन करें।
1. मेल ड्रॉप और समान क्लाउड सेवाओं का उपयोग करें
macOS 10.10 Yosemite या बाद में, यदि किसी आउटगोइंग संदेश का कुल आकार 20MB से अधिक है, तो मेल ड्रॉप सुविधा स्वचालित रूप से सक्रिय हो जाएगी। सक्षम होने पर, यह फ़ाइल को iCloud पर अपलोड करेगा (5GB की सीमा के साथ), संदेश से सभी अटैचमेंट हटा देगा, और उन्हें लिंक के साथ प्रतिस्थापित करेगा। लिंक अस्थायी है, और 30 दिनों के बाद समाप्त हो जाएगा।
डिफ़ॉल्ट रूप से, मेल ड्रॉप iCloud के लिए चालू है। लेकिन यदि आप गैर-iCloud ईमेल अकाउंट के लिए भी इस सुविधा को अनुमति देना चाहते हैं, तो Mail > Preferences, पर जाएं, Accounts टैब पर क्लिक करें, और बाएं पैनल से अपने गैर-iCloud ईमेल अकाउंट का चयन करें। Account Information, के तहत, Send large attachments with Mail Drop. के लिए बॉक्स चेक करें।
यदि आप मेल ड्रॉप का उपयोग नहीं करना चाहते हैं, तो अपनी पसंद के क्लाउड स्टोरेज में अपनी फ़ाइलें डालें, और उस फ़ाइल का सीधा लिंक प्राप्तकर्ता के साथ साझा करें। आपका संदेश उन तक तेजी से पहुंचेगा और अटैचमेंट आकार प्रतिबंधों के पूरे मुद्दे को बायपास करेगा।
2. विंडोज-अनुकूल अटैचमेंट का उपयोग करें
macOS में, कुछ ग्राफिक्स फ़ाइलों में एक अदृश्य घटक होता है जिसे रिसोर्स फोर्क कहा जाता है। यह फ़ाइल जानकारी जैसे प्रकार, आइकन, मेटाडेटा, छवि थंबनेल, और अधिक संग्रहीत करता है। जब आप इन फ़ाइलों को ईमेल के माध्यम से या विंडोज के साथ साझा करते हैं, तो आप दो अलग-अलग फ़ाइलें देखेंगे। एक डेटा फ़ाइल है, और दूसरा "__" नामकरण परंपरा से पहले रिसोर्स फोर्क है।
macOS पर, आप इस फ़ाइल को नहीं देखेंगे, लेकिन अन्य ऑपरेटिंग सिस्टम और ईमेल क्लाइंट नहीं जानते कि रिसोर्स फोर्क का क्या करना है। इस प्रकार, वे अतिरिक्त अपठनीय फ़ाइलों के रूप में दिखाई देते हैं। इसे रोकने के लिए, Edit > Attachments > Always Send Windows-Friendly Attachments चुनें।
यह विकल्प टूलबार पर Attach बटन पर क्लिक करने पर फ़ाइल चयन डायलॉग के नीचे एक चेकबॉक्स के रूप में भी दिखाई देता है। यदि आप अक्सर विंडोज में Outlook Mail का उपयोग करने वाले लोगों को फ़ाइलें भेजते हैं, तो सुनिश्चित करें कि आप सभी आउटगोइंग ग्राफिक्स से रिसोर्स फोर्क को हटाने के लिए इस विकल्प का चयन करते हैं।
3. हमेशा फ़ाइल एक्सटेंशन शामिल करें
macOS और Linux में फ़ाइल प्रकारों की पहचान करने के लिए अंतर्निहित तंत्र हैं। वे सामग्री प्रकार को परिभाषित करने के लिए MIME का उपयोग करते हैं, और दस्तावेजों, ऐप्स, और क्लिपबोर्ड डेटा के भीतर डेटा की पहचान करने के लिए UTIs का उपयोग करते हैं। यदि आपके पास फ़ाइल एक्सटेंशन के बिना एक छवि फ़ाइल है, तो आप इसे Preview में खोलने के लिए डबल-क्लिक कर सकते हैं। अन्य प्रकार की फ़ाइलें भी अपने डिफ़ॉल्ट ऐप्स में खुलती हैं। ऐप्स को अपने PLIST फ़ाइल में उनके द्वारा खोले और लिखे जा सकने वाले दस्तावेज़ के प्रकार की घोषणा करनी होती है।
इसके विपरीत, Windows MIME प्रकारों को अनदेखा करता है। यह केवल फ़ाइल एक्सटेंशन पर निर्भर करता है। यदि आप फ़ाइल एक्सटेंशन हटाते हैं, तो Windows नहीं जान पाएगा कि उस फ़ाइल का क्या करना है। इस कारण से, इससे पहले कि आप किसी फ़ाइल को संदेश में खींचें, सुनिश्चित करें कि फ़ाइल में एक एक्सटेंशन है।
इसे देखना आसान बनाने के लिए, Finder > Preferences खोलें, Advanced बटन पर क्लिक करें, और Show All Filename Extensions चेक बॉक्स चुनें। जब आप इस विकल्प का चयन करते हैं, तो Finder हमेशा डेस्कटॉप पर, फ़ोल्डरों में, और अन्य जगहों पर फ़ाइल नाम एक्सटेंशन प्रदर्शित करेगा। फिर आप दोबारा जांच सकते हैं कि सभी अटैचमेंट में एक्सटेंशन है ताकि विंडोज उपयोगकर्ताओं के लिए जीवन आसान हो जाए।
4. अटैचमेंट को संदेश के अंत में रखें
जब आप किसी आउटगोइंग संदेश में फ़ाइल को ड्रैग और ड्रॉप करते हैं, तो Mail उस स्थान पर आइकन या पूर्ण आकार की छवि रखता है जहां आपने इसे छोड़ा था। लेकिन यह प्राप्तकर्ता के क्लाइंट के साथ समस्या पैदा कर सकता है। उनका ईमेल ऐप इनलाइन ग्राफिक्स का समर्थन नहीं कर सकता है, या उपयोगकर्ता ने इनलाइन डिस्प्ले को बंद कर दिया होगा।
यदि आप सभी अटैचमेंट को आउटगोइंग संदेश के नीचे दिखाना चाहते हैं, तो Edit > Attachments > Always Insert Attachments at End of Message चुनें। लेकिन यह प्रभावित नहीं करता कि अटैचमेंट आइकन या थंबनेल के रूप में दिखाई देता है या नहीं।
यदि आप किसी अटैचमेंट पर राइट-क्लिक करते हैं और View as Icon चुनते हैं, तो आप पूर्ण आकार की छवि को आइकन के रूप में दिखा सकते हैं। लेकिन यह प्रभावित नहीं करता कि Mail संदेश कैसे भेजता है—सिर्फ यह कि यह आपको कैसे प्रदर्शित होता है।
इसे ठीक करने के लिए, Terminal खोलें और निम्न कमांड टाइप करें:
defaults write com.apple.mail DisableInlineAttachmentViewing -bool yesयह इनलाइन छवियों को पूरी तरह से बंद कर देगा, जिसमें आपके ईमेल सिग्नेचर में हो सकने वाली छवियां भी शामिल हैं। लेकिन कम से कम यह प्राप्तकर्ता के अंत पर किसी भी समस्या को रोकेगा। इनलाइन छवियों को फिर से चालू करने के लिए, दर्ज करें:
defaults write com.apple.mail DisableInlineAttachmentViewing -bool false
यह कमांड उपयोगी है, लेकिन हर समय इनलाइन ग्राफिक्स को चालू और बंद करना असुविधाजनक है। वैकल्पिक रूप से, आप फ़ाइलों को अटैच करने से पहले ज़िप कर सकते हैं। यह न केवल कई फ़ाइलों को एक में समेकित करता है, बल्कि यह भी गारंटी देता है कि अटैचमेंट प्राप्तकर्ता के क्लाइंट में आइकन के रूप में दिखाई देगा।
Apple Mail को और भी बेहतर बनाएं
अटैचमेंट समस्या को हल करना मुश्किल है। जबकि हर ईमेल ऐप सर्वोत्तम अनुकूलता सुनिश्चित करने की कोशिश करता है, आप कभी भी निश्चित नहीं हो सकते कि जब अटैचमेंट प्रेषक से प्राप्तकर्ता तक जाता है तो क्या होगा। यदि आप इन सभी युक्तियों का पालन करते हैं, तो आपको कभी भी इसके बारे में चिंता नहीं करनी चाहिए।
अपने मोबाइल इनबॉक्स के बारे में भी मत भूलना। हमने दिखाया है कि कष्टप्रद संदेशों को रोकने के लिए अपने iPhone पर ईमेल कैसे ब्लॉक करें।
अंत में, यदि आप Mac Mail का उपयोग कर रहे हैं, तो हमारे उत्पादकता सुझावों को आजमाएं।
