यदि आप एक विशिष्ट कार्यालय वातावरण में काम करते हैं, तो संभावना बहुत अच्छी है कि मेल सिस्टम एक एक्सचेंज सर्वर है और पसंद का मेल क्लाइंट आउटलुक है। हमने यहां MUO पर आउटलुक को कुछ कोणों से कवर किया है, जिसमें आउटलुक जर्नल और अपने आउटलुक डेटा का बैकअप लेना शामिल है। हमने आउटलुक में कुछ अच्छे VBA स्क्रिप्टिंग को भी कवर किया जहां आप अपने कार्यों को एक्सेल स्प्रेडशीट में निर्यात कर सकते थे।
इस लेख में, मैं आउटलुक क्लाइंट पर ही और कुछ सामान्य आउटलुक गलतियों पर करीब से नज़र डालने जा रहा हूं जिनका लोग अक्सर शिकार होते हैं। सौभाग्य से, कुछ अंतर्निहित उपकरण हैं जिनका उपयोग आप उन गलतियों में से एक को काम पर करने से खुद को बचाने की कोशिश करने के लिए कर सकते हैं जिसे जीने में आपको लंबा समय लगेगा।
वे गलतियाँ क्या हैं? उन सामूहिक ईमेल में से एक पर "रिप्लाई ऑल" मारकर खुद को पूरी तरह से मूर्ख बनाने के बारे में क्या ख्याल है? अपने बॉस को जल्दी से जुनून की गर्मी में कुछ लिखने के बारे में क्या ख्याल है जिसे आप "भेजें" पर क्लिक करते ही पूरी तरह से पछताते हैं? वहाँ बहुत सारी स्थितियाँ हैं जिनसे लोग वहाँ संबंधित हो सकते हैं, और बहुत सारे लोगों की अपनी ईमेल डरावनी कहानियाँ हैं। इसलिए, यह समझ में आता है कि माइक्रोसॉफ्ट उन सामान्य आउटलुक गलतियों से बचाव के लिए कुछ महत्वपूर्ण उपकरण एम्बेड करेगा।
ईमेल के खतरे
इस लेख में मैं तीन ईमेल खतरों को कवर करने जा रहा हूँ—उस ईमेल को भेजना जिसे आप इसे भेजते ही पछताते हैं, गलत व्यक्ति को ईमेल भेजना, और अंत में वह पुरानी रिप्लाई-ऑल गलती जिसके लिए बहुत से लोग दोषी हैं।
वह ईमेल जिसे भेजकर आप पछताते हैं
तुम जानते हो क्या, हम सभी के वे दिन होते हैं। आपको किसी बॉस या सहकर्मी से एक और ईमेल मिलता है जो आपको गलत तरीके से रगड़ता है। आपका सुबह खराब बीता, या आपने अभी तक अपनी पहली कॉफी खत्म नहीं की, और इसलिए आप रिप्लाई दबाते हैं और एक भयानक ईमेल में अपनी सारी निराशा और गुस्सा निकाल देते हैं।
5 मिनट और कई अपशब्दों के बाद, आप उस ईमेल को समाप्त करते हैं और मुश्किल से रुककर, "भेजें" पर क्लिक करते हैं। फिर, लगभग तीन या चार सेकंड के लिए आत्मसंतुष्टि में बैठने के बाद, आप पर यह बात हावी होने लगती है कि आपने अभी क्या किया है—और संभावित परिणाम। आप महसूस करते हैं, अपने पेट में डूबती हुई भावना के साथ, कि आपको वास्तव में इसे नहीं भेजना चाहिए था।
डरो मत, आउटलुक इस तरह की चीज के लिए एक बहुत अच्छा उपकरण लेकर आता है—सिवाय इसके कि आपको इसे अपने क्लाइंट पर पहले करना होगा, इससे पहले कि आप यह भावनात्मक गलती करें, बाद में नहीं। मैं इसे "ईमेल-देरी बीमा" कहता हूं। इसे सक्षम करने के लिए, बस "File", "Info" पर क्लिक करें और "Manage Rules & Alerts" पर क्लिक करें।
मूल रूप से, आप यहां जो करने जा रहे हैं वह एक नियम बनाना है जो आपके सभी आउटगोइंग ईमेल को 5 मिनट के लिए देरी करता है। यह आपको थोड़ा "कूल-डाउन" बीमा देता है, ताकि आप उन गलतियों को होने से पहले ही रोक सकें।
ई-मेल नियम स्क्रीन पर, "New Rule..." पर क्लिक करें।
फिर "Apply rule on messages I send" पर क्लिक करें। यह आपके द्वारा "भेजें" बटन पर क्लिक करने के क्षण से आपके द्वारा भेजे जाने वाले हर एक ईमेल पर देरी लागू करेगा।
नियम विज़ार्ड में अगले चरण पर, आपके पास आउटगोइंग संदेशों की संख्या को सीमित करने का विकल्प होता है जिस पर यह लागू होता है। उदाहरण के लिए, यह केवल महत्वपूर्ण संदेश हो सकते हैं, या आपके संदेश के मुख्य भाग में कुछ शब्द (शायद उन खास अपशब्दों की जांच कर रहे हैं जिन्हें आप उपयोग करना पसंद करते हैं?)
इस उदाहरण में, मैं इसे सभी आउटगोइंग संदेशों पर लागू करने जा रहा हूं, तो आप नेक्स्ट पर क्लिक करें, और फिर चेतावनी संदेश के लिए "हां" पर क्लिक करें।
अंत में, "defer delivery by a number of minutes" चुनें, "a number" लिंक पर क्लिक करें, और देरी अवधि को उस समय की मात्रा पर सेट करें जो आपको लगता है कि ठंडा होने और संदेश को वास्तव में भेजे जाने से पहले रद्द करने में लगेगा।
अंतिम चरण पर, आप इस नियम पर अपवाद लागू कर सकते हैं ताकि यह कुछ लोगों को भेजे गए संदेशों में देरी न करे (एक उदाहरण के रूप में)। उदाहरण के लिए, मुझे पता है कि मैं अपने दोस्त जॉन को बहुत अधिक कुछ भी लिख सकता हूं, और वह मुझसे नाराज नहीं होगा। हम आखिरकार सबसे अच्छे दोस्त हैं—इसलिए मैं उसके ईमेल पते को "प्राप्तकर्ता" फ़ील्ड में रखने वाले उन संदेशों के लिए एक अपवाद बनाने जा रहा हूं।
अपने विलंब नियम को नाम दें, और आप जाने के लिए तैयार हैं (नियम चालू करना न भूलें)।
अब, हर बार जब आप एक ईमेल भेजते हैं, तो यह 5 मिनट के लिए आउटबॉक्स में बैठेगा। इसलिए, यदि आप एक मिनट या उसके बाद तय करते हैं कि ईमेल भेजना वास्तव में एक बड़ी गलती थी, तो आप अपने आउटबॉक्स में जा सकते हैं और संदेश को हटा सकते हैं—और एक बड़े संकट से बच सकते हैं।
सत्यापित करें कि आपका संदेश कहां जा रहा है
एक आम गलती जो लोग जल्दी से ईमेल भेजते समय करते हैं—आपने शायद इसे स्वयं अनुभव किया है। आप किसी दोस्त को ईमेल भेजने के लिए जाते हैं, मान लें, रयान ड्यूब। तो आप "ry" टाइप करते हैं और एक्सचेंज सर्वर ग्लोबल कॉन्टैक्ट लिस्ट या आपकी व्यक्तिगत कॉन्टैक्ट लिस्ट से तीन मिलान वाले नाम आते हैं।
क्योंकि आप इतनी जल्दी में हैं, आप गलती से "ब्रायन ड्यूब" का चयन करते हैं, और वेगास में अपने सप्ताहांत के रोमांच के बारे में लिखना शुरू करते हैं। आपने वहां जो कुछ किया उसका सावधानीपूर्वक विवरण देते हैं—आप जानते हैं, वे सभी चीजें जो वेगास में रहनी चाहिए थीं? आप "भेजें" पर क्लिक करते हैं, यह सुनिश्चित करने के लिए अपने "भेजे गए" बॉक्स को खोलते हैं कि यह आपके दोस्त को ठीक गया, और फिर आप पर यह बात आती है कि आपने इसे गलत व्यक्ति को भेज दिया। इससे भी बदतर—ब्रायन ड्यूब कंपनी के अध्यक्ष होते हैं जिन्होंने आपको पिछले सप्ताह कोई सामूहिक ईमेल भेजा था (इसलिए वह ड्रॉप-डाउन संपर्क के रूप में दिखाई दिए)।
हां, इसे स्क्रूड होना कहते हैं।
इसके बजाय, पहले दो अक्षर टाइप करने के तुरंत बाद कंट्रोल-के के रूप में जाने जाने वाले एक छोटे प्रो-टिप का उपयोग करें। यह "Check Names" टूल खोलता है और आपको आधिकारिक संपर्क सूची से व्यक्ति का नाम वास्तव में चुनने देता है।
यह पहले एक अतिरिक्त कदम की तरह महसूस हो सकता है, लेकिन उन विशेष रूप से संवेदनशील संदेशों के लिए, यह एक बहुत महत्वपूर्ण अतिरिक्त कदम है। यह आपको पुष्टि करने और यह सुनिश्चित करने देता है कि आप जो संदेश लिख रहे हैं वह सही व्यक्ति के पास जा रहा है।
मेलटिप्स को आपको सामान्य आउटलुक गलतियों के लिए सतर्क करने दें
व्यक्तिगत रूप से, मुझे लगता है कि मेलटिप्स आउटलुक में कभी भी बनाए गए सबसे महान आविष्कारों में से एक है। मेलटिप्स आपको मुद्दों की एक लंबी सूची से बचाता है, जैसे कि क्या आप जिस प्राप्तकर्ता को ईमेल भेज रहे हैं वह वास्तव में बड़ी संख्या में प्राप्तकर्ताओं वाला एक समूह है (जो आपको रिप्लाई-ऑल गलती से बचाएगा), क्या आप कंपनी के बाहर किसी को ईमेल भेज रहे हैं, और समान सूचनात्मक टिप्स।
मेलटिप्स सक्षम करने के लिए, बस आउटलुक विकल्पों में जाएं, "Mail" चुनें और फिर तब तक नीचे स्क्रॉल करें जब तक आप "MailTips Options" बटन नहीं देख लेते।
आप इस विकल्प बॉक्स में उन सभी चीजों को देखेंगे जो मेलटिप्स आपके लिए करता है। यदि आप जो देखते हैं वह सब पसंद करते हैं, तो पुष्टि करें कि "Display automatically" चुना गया है और फिर OK पर क्लिक करें।
मेलटिप्स वास्तव में लाइफसेवर हो सकता है। जब महत्वपूर्ण ईमेल आते हैं, तो आपको सूचित किया जाएगा कि यह वह है जिसका आप जवाब देना चाह सकते हैं। यह आपको यह भी बताता है कि क्या यह किसी स्वचालित सिस्टम से आया है जिसने ईमेल को ऑटो-फॉरवर्ड किया है—उन IT लोगों के लिए एक अच्छी सुविधा जिन्होंने कंप्यूटर सिस्टम और सर्वरों की निगरानी करने वाले विभिन्न स्क्रिप्ट से ऑटो-फॉरवर्ड नियम सेट किए हैं।
मेलटिप्स आपको यह भी सलाह देगा जब आप किसी अमान्य ईमेल पते पर ईमेल भेजने की कोशिश कर रहे हों, या किसी ऐसे पते पर जिसमें बड़ी संख्या में प्राप्तकर्ता हों। मेलटिप्स आपको सामान्य ईमेल गलतियों को करने से बचा सकता है जितने तरीकों को यहां सूचीबद्ध करना संभव है।
आउटलुक में इन तीन महत्वपूर्ण प्रो-टूल्स का उपयोग करने से आपकी जान बच सकती है—या कम से कम आपका गौरव। उन्हें सक्षम करें और उनका उपयोग करें, और इन सामान्य आउटलुक गलतियों को करने के सिरदर्द से खुद को बचाएं। यह आपके करियर को भी बचा सकता है!
क्या आपने कभी कोई शर्मनाक ईमेल गलती की है जहां इस तरह के टिप्स आपको बचा सकते थे? नीचे कमेंट्स सेक्शन में अपने अनुभव साझा करें!
