यदि आप एक विशिष्ट कार्यालय वातावरण में काम करते हैं, तो संभावना बहुत अच्छी है कि मेल सिस्टम एक एक्सचेंज सेवर है और पसंद का मेल क्लाइंट आउटलुक है। हमने यहां आउटलुक जर्नल और आपके आउटलुक डेटा का बैकअप लेने सहित कुछ कोणों से एमयूओ में आउटलुक को कवर किया है। हमने आउटलुक में कुछ शानदार वीबीए स्क्रिप्टिंग को भी कवर किया है जहां आप अपने कार्यों को एक्सेल स्प्रेडशीट में निर्यात कर सकते हैं।
इस लेख में, मैं स्वयं आउटलुक क्लाइंट और कुछ सामान्य आउटलुक गलतियों पर करीब से नज़र डालने जा रहा हूँ, जिनका लोग अक्सर शिकार होते हैं। सौभाग्य से, कुछ अंतर्निहित उपकरण हैं जिनका उपयोग आप काम पर उन गलतियों में से एक को करने से बचाने के लिए कर सकते हैं जो आपको जीने में लंबा समय लेगी।
उनमें से कुछ गलतियाँ क्या हैं? "सभी को जवाब दें . को हिट करने के बारे में क्या विचार हैं? " उन सामूहिक ईमेलों में से एक के लिए और अपने आप को पूरी तरह से मूर्ख बनाना? अपने बॉस को जुनून की गर्मी में जल्दी से कुछ लिखने के बारे में क्या है कि जब आप "भेजें पर क्लिक करते हैं तो आपको पूरी तरह से पछतावा होता है "? ऐसी बहुत सी स्थितियां हैं कि लोग इस तरह की स्थितियों से संबंधित हो सकते हैं, और बहुत से लोगों की अपनी ईमेल डरावनी कहानियां हैं। इसलिए, यह समझ में आता है कि माइक्रोसॉफ्ट उन आम लोगों के खिलाफ सुरक्षा में मदद के लिए कुछ महत्वपूर्ण टूल एम्बेड करेगा। आउटलुक गलतियाँ।
ईमेल के खतरे
तीन ईमेल खतरे हैं जिन्हें मैं इस लेख में कवर करने जा रहा हूं - उस ईमेल को भेजना जिसे आप भेजते ही पछताते हैं, गलत व्यक्ति को ईमेल भेजना, और अंत में वह पुराना उत्तर-सभी गलती जो इतने सारे लोग हैं का दोषी।
वह ईमेल जिसे आप अफ़सोस कर रहे हैं
आप जानते हैं क्या, हम सभी के पास वो दिन होते हैं। आपको बॉस या सहकर्मी से एक और ईमेल मिलता है जो आपको गलत तरीके से परेशान करता है। आपकी सुबह खराब रही, या आपने अभी तक अपना पहला कप कॉफी खत्म नहीं किया है, और इसलिए आप उत्तर दबाते हैं और अपनी सारी निराशा और क्रोध को एक भयानक ईमेल में निकाल देते हैं।
5 मिनट और कई शाप-शब्दों के बाद, आप उस ईमेल को समाप्त करते हैं और बमुश्किल एक विराम के साथ, आप "भेजें" पर क्लिक करते हैं "। फिर, लगभग तीन या चार सेकंड के लिए आत्मसंतुष्ट संतुष्टि में बैठने के बाद, यह आपको ठीक वैसा ही पता चलने लगता है जो आपने अभी किया है - और संभावित परिणाम। आप महसूस करते हैं, एक डूबते हुए पेट के साथ, कि आपको वास्तव में करना चाहिए ' टी ने इसे भेजा है।
डरो मत, आउटलुक इस तरह के काम के लिए एक बहुत ही अच्छे टूल के साथ आता है - सिवाय इसके कि आपको इसे अपने क्लाइंट पर इससे पहले करना होगा। आप यह भावनात्मक गलती करते हैं, उसके बाद नहीं। मैं इसे "ईमेल-विलंब बीमा" कहता हूं। इसे सक्षम करने के लिए, बस "फ़ाइल", "जानकारी . पर क्लिक करें " और "नियम और अलर्ट प्रबंधित करें . पर क्लिक करें ".
मूल रूप से, आप यहां जो करने जा रहे हैं वह एक ऐसा नियम बनाना है जो आपके सभी आउटगोइंग ईमेल को 5 मिनट के लिए विलंबित करता है। यह आपको थोड़ा सा "कूल-डाउन" बीमा देता है, ताकि आप उन गलतियों को होने से पहले होने से रोक सकें।
ई-मेल नियम स्क्रीन पर, "नया नियम... . पर क्लिक करें "
फिर "मेरे द्वारा भेजे जाने वाले संदेशों पर नियम लागू करें . पर क्लिक करें ". जब आप "भेजें" पर क्लिक करते हैं, तो यह आपके द्वारा भेजे जाने वाले प्रत्येक ईमेल पर विलंब लागू कर देगा "बटन।
नियम विज़ार्ड में अगले चरण पर, आपके पास उस आउटगोइंग संदेशों की संख्या को सीमित करने का विकल्प होता है, जिन पर यह लागू होता है। उदाहरण के लिए, यह केवल महत्वपूर्ण संदेश हो सकता है, या आपके संदेश के मुख्य भाग में कुछ शब्द हो सकते हैं (हो सकता है कि आपके द्वारा उपयोग किए जाने वाले कुछ विशेष अभिशाप शब्दों की जाँच कर रहे हों?)
इस उदाहरण में, मैं इसे सभी आउटगोइंग संदेशों पर लागू करने जा रहा हूं, इसलिए आप अगला क्लिक करें, और फिर चेतावनी संदेश के लिए "हां" पर क्लिक करें।
अंत में, "डिलीवरी को कुछ मिनटों के लिए स्थगित करें . चुनें ","एक नंबर . पर क्लिक करें " लिंक करें, और विलंब अवधि को उस समय तक सेट करें जब तक आपको लगता है कि यह आपको संदेश को वास्तव में भेजे जाने से पहले शांत और रद्द करने में ले जाएगा।
अंतिम चरण में, आप इस नियम के अपवादों को लागू कर सकते हैं ताकि यह कुछ लोगों को भेजे गए संदेशों में देरी न करे (एक उदाहरण के रूप में)। उदाहरण के लिए, मुझे पता है कि मैं अपने दोस्त जॉन को कुछ भी लिख सकता हूं, और वह मुझसे नाराज नहीं होगा। आखिर हम सबसे अच्छे दोस्त हैं - इसलिए मैं "प्राप्तकर्ता" फ़ील्ड में उनके ईमेल पते के साथ उन संदेशों के लिए एक अपवाद बनाने जा रहा हूं।
अपने विलंब नियम को नाम दें, और आप जाने के लिए तैयार हैं (नियम को चालू करना न भूलें)।
अब, हर बार जब आप कोई ईमेल भेजते हैं, तो वह 5 मिनट के लिए आउटबॉक्स में रहेगा। इसलिए, यदि आप एक-एक मिनट के बाद निर्णय लेते हैं कि ईमेल भेजना वास्तव में एक बड़ी गलती थी, तो आप अपने आउटबॉक्स में जाकर संदेश को हटा सकते हैं - और एक बड़े संकट से बच सकते हैं।
सत्यापित करें कि आपका संदेश किसके पास जा रहा है
लोगों को जल्दी से ईमेल भेजते समय एक आम गलती होती है - शायद आपने खुद इसका अनुभव किया हो। आप उदाहरण के लिए रयान दुबे नाम के एक दोस्त को ईमेल भेजने जाते हैं। तो आप "ry" टाइप करें और एक्सचेंज सर्वर वैश्विक संपर्क सूची से या आपकी व्यक्तिगत संपर्क सूची से तीन मेल खाने वाले नाम सामने आएं।
क्योंकि आप इतनी जल्दी में हैं, आप गलती से "ब्रायन दूबे . चुन लेते हैं ", और वेगास में अपने सप्ताहांत के पलायन के बारे में लिखने के लिए आगे बढ़ें। आप ध्यान से उन सभी चीजों का विवरण देते हैं जो आपने वहां की थीं - आप जानते हैं, वे सभी चीजें जो रहने के लिए अपेक्षित थीं। वेगास में? आप "भेजें . पर क्लिक करें ", अपना "भेजा . खोलें " बॉक्स यह सुनिश्चित करने के लिए कि यह आपके दोस्त के पास गया ठीक है, और फिर आपको पता चलता है कि आपने इसे गलत व्यक्ति को भेजा है। इससे भी बदतर - ब्रायन दूबे कंपनी के अध्यक्ष हैं, जिन्होंने आपको पिछले सप्ताह कुछ सामूहिक ईमेल भेजे थे (इसीलिए वह एक ड्रॉप-डाउन संपर्क के रूप में दिखाई दिया)।
हाँ, इसे खराब होना कहते हैं।
इसके बजाय, अपने मित्र के नाम के पहले दो अक्षर टाइप करने के ठीक बाद कंट्रोल-के के नाम से जाने जाने वाले प्रो-टिप का उपयोग करें। यह "नाम जांचें खोलता है " टूल और आपको आधिकारिक संपर्क सूची से वास्तव में व्यक्ति के नाम का चयन करने देता है।
यह पहली बार में एक अतिरिक्त कदम की तरह लग सकता है, लेकिन उन विशेष रूप से संवेदनशील संदेशों के लिए, यह एक बहुत ही महत्वपूर्ण अतिरिक्त कदम है। यह आपको पुष्टि करने और सुनिश्चित करने देता है कि आपके द्वारा लिखा गया संदेश सही व्यक्ति को जा रहा है।
MailTips को आपको सामान्य आउटलुक गलतियों के बारे में सचेत करने दें
व्यक्तिगत रूप से, मुझे लगता है कि मेलटिप्स आउटलुक में निर्मित अब तक के सबसे महान आविष्कारों में से एक है। मेलटिप्स आपको इस तरह की चीजों के बारे में चेतावनी देकर मुद्दों की एक लंबी सूची से बचाता है कि क्या आप जिस प्राप्तकर्ता को ईमेल भेज रहे हैं वह वास्तव में बड़ी संख्या में प्राप्तकर्ताओं वाला समूह है (जो आपको उत्तर-सभी गलती से बचाएगा), चाहे आप 'कंपनी से बाहर के किसी व्यक्ति को ईमेल भेज रहे हैं, और इसी तरह की सूचनात्मक युक्तियाँ।
मेलटिप्स को सक्षम करने के लिए, बस आउटलुक विकल्प में जाएं, "मेल . चुनें " और तब तक नीचे स्क्रॉल करें जब तक आपको "MailTips विकल्प . दिखाई न दे " बटन।
आप इस विकल्प बॉक्स में वे सभी चीज़ें देखेंगे जो MailTips आपके लिए करती हैं। यदि आप जो कुछ भी देखते हैं उसे पसंद करते हैं, तो पुष्टि करें कि "स्वचालित रूप से प्रदर्शित करें " चयनित है और फिर OK पर क्लिक करें।
MailTips वास्तव में एक जीवन रक्षक हो सकता है। जब महत्वपूर्ण ईमेल आते हैं, तो आपको सूचित किया जाएगा कि यह वही है जिसका आप जवाब देना चाहते हैं। यह आपको यह भी बताता है कि क्या यह एक स्वचालित सिस्टम से आया है जो आपको ईमेल को ऑटो-फॉरवर्ड करता है - आईटी लोगों के लिए एक अच्छी सुविधा जिन्होंने कंप्यूटर सिस्टम और सर्वर की निगरानी करने वाली विभिन्न स्क्रिप्ट से ऑटो-फॉरवर्ड नियम स्थापित किए हैं।
जब आप किसी अमान्य ईमेल पते पर, या ऐसे पते पर ईमेल भेजने का प्रयास कर रहे हों, जिसमें बड़ी संख्या में प्राप्तकर्ता हों, तो MailTips आपको सलाह भी देगा। मेलटिप्स आपको यहां सूचीबद्ध करने के कई तरीकों से सामान्य ईमेल गलतियां करने से बचा सकता है।
आउटलुक में इन तीन महत्वपूर्ण प्रो-टूल्स का उपयोग करने से आपका जीवन बच सकता है - या कम से कम आपका गौरव। उन्हें सक्षम करें और उनका उपयोग करें, और इन सामान्य आउटलुक गलतियों को करने के सिरदर्द से खुद को बचाएं। यह आपके करियर को भी बचा सकता है!
क्या आपने कभी कोई शर्मनाक ईमेल गलतियाँ की हैं जहाँ इस तरह की युक्तियों ने आपको बचा लिया होगा? अपने अनुभव नीचे टिप्पणी अनुभाग में साझा करें!