ईमेल ने स्नेल मेल संचार को लगभग पूरी तरह से बदल दिया है। अब हर कोई आपके इनबॉक्स में घुसने की कोशिश कर रहा है। परिवार और दोस्तों से लेकर कंपनियों और विज्ञापनदाताओं तक, वे सभी आपके ध्यान का एक टुकड़ा मांगते हैं। यदि आप फिल्टर्स और अन्य प्राथमिकता टूल्स के साथ अपने इनबॉक्स का प्रबंधन नहीं कर रहे हैं, तो यह एक गड़बड़ होना चाहिए। और कभी अधिक ईमेल इसे अव्यवस्थित कर रहे हैं, ट्रैक खोना आसान है। क्या आपने कभी कोई महत्वपूर्ण ईमेल मिस किया है?
लगभग एक साल पहले मैंने अपने डेस्कटॉप ईमेल क्लाइंट को अलविदा कहा और अच्छे के लिए जीमेल के ऑनलाइन इंटरफेस पर स्विच किया। यह एक बड़ा बदलाव था, लेकिन तब से मैंने ईमेल प्रबंधित करने के बारे में एक या दो चीजें सीखी हैं। यह लेख आपको ईमेल को प्राथमिकता देने के तीन परेशानी मुक्त और स्वचालित तरीके दिखाता है, जिसमें एक ऐसा भी है जिसमें जीमेल की आवश्यकता नहीं है। ये उपकरण सुनिश्चित करेंगे कि आप फिर कभी कोई महत्वपूर्ण ईमेल मिस न करें।
ईमेल के साथ फिर से शुरुआत करें या पहली बार अपने इनबॉक्स को व्यवस्थित करें
जब आप एक नए ईमेल पते, ईमेल क्लाइंट पर स्विच कर रहे हों, या अपने इनबॉक्स को व्यवस्थित करने में कभी भी ज्यादा प्रयास नहीं किया हो, तो मैं अदरइनबॉक्स ऑर्गनाइज़र को आजमाने की अत्यधिक अनुशंसा करता हूं। वह है यदि आप AOL, जीमेल, याहू!, या आईक्लाउड का उपयोग उनके नेटिव/वेब इंटरफेस या IMAP के साथ करते हैं। ऑर्गनाइज़र आपके सभी ईमेल का विश्लेषण करता है और उन्हें अलग-अलग फ़ोल्डर्स में सॉर्ट करता है। यह अव्यवस्था को काटता है और केवल आपके सबसे महत्वपूर्ण ईमेल को आपके इनबॉक्स में छोड़ता है।
मैंने अपने जीमेल खाते के साथ ऑर्गनाइज़र को आजमाया। साइन अप करने के बाद, ऑर्गनाइज़र प्रेषकों को व्यवस्थित करने के लिए ईमेल स्कैन करने के लिए आगे बढ़ता है। इसमें कुछ समय लग सकता है और आपको इसके खत्म होने के लिए इधर-उधर रहने की ज़रूरत नहीं है।
अगले दिन मैंने देखा कि मेरे जीमेल खाते में नए लेबल उभरे हैं। जीमेल में, ऑर्गनाइज़र एक OIB रूट लेबल सेट करता है जिसमें बिजनेस से ट्रैवल और बीच में सब कुछ तक कई सब-लेबल होते हैं। ईमेल जिन्हें ऑर्गनाइज़र पहचानता है, लेकिन जिनके बारे में सुनिश्चित नहीं है, उन्हें होम के रूप में लेबल किया जाता है। मेरे मामले में इसमें डूडल, ड्रॉपबॉक्स, और स्काइप से सूचनाएं शामिल थीं। करीब से निरीक्षण करने पर, मैंने पाया कि ऑर्गनाइज़र ने मेरे जीमेल खाते में 30,000 से अधिक ईमेल सॉर्ट किए थे।
शुरुआत से, ऑर्गनाइज़र ने मेरे लगभग सभी न्यूज़लेटर्स, सोशल नेटवर्क नोटिफिकेशन, ग्रुप या लिस्ट मेल, और बहुत कुछ को पहचान लिया। पहले मेरे द्वारा सेट अप किए गए लेबल और फिल्टर्स की तुलना में—सभी थकाऊ मैन्युअल काम में—ऑर्गनाइज़र ने बहुत अच्छा प्रदर्शन किया। इसने कुछ नए प्रेषकों का भी ध्यान रखा जिन्हें मैंने अभी तक किसी फिल्टर में सबमिट नहीं किया था। और हर दिन, एक दैनिक डाइजेस्ट है जो सारांशित करता है कि ऑर्गनाइज़र ने आने वाले ईमेल के साथ क्या किया है।
ऑर्गनाइज़र जरूरी नहीं कि परफेक्ट हो, हालांकि, यह लचीला है। यदि ऐसे ईमेल हैं जिन्हें आप अलग तरीके से सॉर्ट करना चाहते हैं, तो आप अदरइनबॉक्स वेब इंटरफेस पर वापस जा सकते हैं, संबंधित प्रेषक को ढूंढ सकते हैं, और बदल सकते हैं कि उसके साथ कैसा व्यवहार किया जाता है। आप चयनित प्रेषकों के लिए एक नया फ़ोल्डर/लेबल बना सकते हैं या सॉर्टिंग अक्षम कर सकते हैं।
जो तुरंत स्पष्ट नहीं है वह यह है कि ऑर्गनाइज़र सीख सकता है। यदि आपको कोई प्रेषक मिलता है जिसे ऑर्गनाइज़र स्वचालित रूप से नहीं पहचानता, तो संबंधित ईमेल को OIB फ़ोल्डर में खींचें या इसे मैन्युअली लेबल करें। यह ऑर्गनाइज़र को उस प्रेषक के सभी भविष्य के ईमेल को चयनित फ़ोल्डर में सॉर्ट करना सिखाएगा और आपको एक संबंधित सूचना ईमेल प्राप्त होगी, जिसमें कुछ समय लग सकता है।
अदरइनबॉक्स ऑर्गनाइज़र वास्तव में एक प्रभावशाली उपकरण है। यह आपके इनबॉक्स को अव्यवस्थित करेगा और आपको उन ईमेल पर ध्यान केंद्रित करने में मदद करेगा जो कुछ ही समय में मायने रखते हैं। और जहां यह परफेक्ट नहीं है, आप इसे सुधारने में मदद कर सकते हैं। यदि मैंने जटिल लेबल और ईमेल फिल्टर्स सेट अप करने में इतना प्रयास नहीं किया होता, तो मैं दिल से ऑर्गनाइज़र के साथ रहूंगा। मेरी एकमात्र चिंता एक बाहरी उपकरण पर भरोसा करना और क्या होगा यदि यह मुफ्त सेवा होना बंद कर दे या व्यवसाय से बाहर हो जाए। उस अर्थ में, मुझे खुशी है कि मेरे पास पहले से ही एक प्रणाली है जो मेरे लिए काम करती है।
निर्णय: यदि आपको पता नहीं है कि अपने इनबॉक्स में गड़बड़ को कैसे प्रबंधित करना है तो यह परफेक्ट टूल है!
मौजूदा जीमेल खाते को प्रायोरिटी इनबॉक्स & फिल्टर्स के साथ ठीक करें
मेरे कार्य ईमेल खाते में मैं पिछले साल से जीमेल के प्रायोरिटी इनबॉक्स का उपयोग कर रहा हूं। यह एकमात्र इनबॉक्स है जिसे मैं दैनिक आधार पर साफ करने में कामयाब रहा हूं। क्या आप चाहेंगे कि आपका इनबॉक्स नीचे स्क्रीनशॉट जैसा दिखे? प्रायोरिटी इनबॉक्स महत्वपूर्ण और अनरीड ईमेल को शीर्ष पर रखता है, स्टार्ड या महत्वपूर्ण ईमेल या कोई अन्य चयनित लेबल (दो तक) ठीक नीचे बैठते हैं, और बाकी सब कुछ नीचे कतार में होता है।
आप अपने इनबॉक्स सेटिंग्स में प्रायोरिटी इनबॉक्स सक्षम कर सकते हैं। यह पांच इनबॉक्स प्रकारों में से एक है। हमने पहले यहां प्रायोरिटी इनबॉक्स के बारे में लिखा है।
मैंने पाया कि प्रायोरिटी इनबॉक्स बहुत विश्वसनीय है। कुछ दुर्लभ मामलों में ईमेल महत्वपूर्ण और अनरीड में दिखाई दिए, हालांकि वे नियमित संपर्क से नहीं थे और व्यक्तिगत रूप से मुझे भेजे भी नहीं गए थे। हालांकि, दैनिक आधार पर, मुझे केवल अपने इनबॉक्स के शीर्ष पर महत्वपूर्ण ईमेल मिलते हैं। मैंने वास्तव में भुला दिया था कि मैंने प्रायोरिटी इनबॉक्स सक्षम किया हुआ था—यही वह कितना अच्छा काम करता है!
निर्णय: इसे सेट अप करें और पाएं कि यह बस काम करता है। हालांकि, आपको अभी भी ईमेल फिल्टर्स सेट अप करने पड़ सकते हैं।
बेशक प्रायोरिटी इनबॉक्स वह सब नहीं है जिसका उपयोग मैं अपने कार्य ईमेल खाते को प्रबंधित करने के लिए करता हूं। मैंने अपने इनबॉक्स को, विशेष रूप से बाकी सब कुछ खंड को, अव्यवस्था से मुक्त रखने के लिए फिल्टर्स का एक गुच्छा भी सेट अप किया है। यह हमारे प्रमुख जीमेल लेखों में से एक पर वापस जाता है, 3 चीजें जो प्रो जीमेल उपयोगकर्ताओं ने अपने खातों में सेट अप की हैं। आप 5 जीमेल फिल्टर्स टू हेल्प प्रायोरिटाइज़ & ऑर्गनाइज़ योर इनबॉक्स भी देखना चाह सकते हैं।
जीमेल में मल्टीपल इनबॉक्स के साथ एकाधिक ईमेल खातों का प्रबंधन
जीमेल के साथ आप एक ही इंटरफेस से कई ईमेल खातों का प्रबंधन कर सकते हैं। हालांकि, यह काफी भ्रमित करने वाला हो सकता है यदि कई अलग-अलग खातों के ईमेल एक ही इनबॉक्स में समाप्त हो जाते हैं। जबकि लेबल ईमेल को सॉर्ट करने और विभिन्न श्रेणियों के बीच अंतर करने का एक शानदार तरीका प्रदान करते हैं, वे आवश्यक रूप से एक अच्छा अवलोकन प्रदान नहीं करते। मल्टीपल इनबॉक्स दर्ज करें, एक जीमेल लैब्स सुविधा जो आपको अपने जीमेल इनबॉक्स फलक में पांच अतिरिक्त इनबॉक्स तक देखने देती है।
पिछले वर्ष में, मैं अपने इनबॉक्स, स्टार्ड ईमेल, ड्राफ्ट्स, और विभिन्न लेबल के तहत ईमेल का अवलोकन प्राप्त करने के लिए मल्टीपल इनबॉक्स का उपयोग कर रहा हूं। मैं मानता हूं कि स्टार्ड ईमेल थोड़ा नियंत्रण से बाहर हो गए हैं। इसके अलावा, यह आकर्षण की तरह काम कर रहा है।
मल्टीपल इनबॉक्स सेट अप करना आसान है और मैंने इसे यहां विस्तार से और कई स्क्रीनशॉट के साथ समझाया है; बस Manage Multiple Email Accounts in Gmail हेडर तक नीचे स्क्रॉल करें।
निर्णय: कई लेबल या ईमेल खातों पर अवलोकन बनाए रखने के लिए बढ़िया उपकरण। फिल्टर्स/लेबल सेट अप करने की आवश्यकता है।
विकल्प
एक और उपकरण जिसे मैंने आजमाया वह था क्लाउड-सक्षम डेस्कटॉप ऐप इंकी। यह साफ दिखता है, लेकिन जब ईमेल को प्राथमिकता देने की बात आती है तो यह बहुत उपयोगी नहीं लगता। मुझे Sort by Relevance सुविधा बहुत मददगार नहीं लगी, बल्कि ऐप को थोड़ा बहुत सरल और दर्दनाक रूप से धीमा पाया। हमने इस लेख में इंकी का उल्लेख किया: ईमेल गोज़ मॉडर्न: थ्री विंडोज 8 ईमेल ऐप्स
आप में से जो आउटलुक या याहू का उपयोग कर रहे हैं और कई ईमेल खातों का प्रबंधन करना चाहते हैं, यह लेख उपयोगी हो सकता है।
निष्कर्ष
जीमेल पर पूरी तरह से बिके होने और फिल्टर्स सेट अप करने में बहुत समय निवेश करने के बाद, मैंने पाया कि देशी जीमेल उपकरण प्रायोरिटी इनबॉक्स और मल्टीपल इनबॉक्स (जीमेल लैब्स के माध्यम से) अभी भी मेरे लिए सबसे अच्छा काम करते हैं। हालांकि, यदि आप ईमेल को प्राथमिकता देना शुरू कर रहे हैं, यदि आपका ईमेल खाता जीमेल नहीं है, और यदि आपका इनबॉक्स एक भयानक गड़बड़ है, तो अदरइनबॉक्स ऑर्गनाइज़र जीवनरक्षक होगा!
क्या आप अपने ईमेल प्रबंधित करने के लिए किसी टूल या तकनीक का उपयोग करते हैं जिनके बारे में हमें पता होना चाहिए? कृपया कमेंट्स में साझा करें!
इमेज क्रेडिट: वेक्टर मेल वाया शटरस्टॉक
