क्या Gmail टिप्स की कोई ऐसी चीज है जैसे "बहुत सारे"?
Gmail में एक आकर्षक इंटरफ़ेस और कई उपयोगी विशेषताएं हैं जो इसे अन्य वेबमेल सेवाओं और डेस्कटॉप ईमेल क्लाइंट्स पर बढ़त देती हैं। इसकी लोकप्रियता ने डेवलपर्स को हर समय इसके लिए एक्सटेंशन और प्लगइन्स बनाने के लिए हाथ-पांव मारने पर मजबूर कर दिया है।
यदि आप एक Gmail उपयोगकर्ता हैं, तो आपके पास इसका सर्वोत्तम लाभ उठाने के लिए ट्रिक्स और एक्सटेंशन की एक अंतहीन धारा है। हम इस लेख में उनमें से कुछ का पता लगाएंगे, फिर आपको 20 और Gmail एक्सटेंशन की दिशा में इंगित करेंगे!
3 आवश्यक Gmail ब्राउज़र एक्सटेंशन
आइए तीन लोकप्रिय एक्सटेंशन के साथ शुरू करें जिन्हें हम जानते हैं कि आप पसंद करेंगे:
- Gmail Offline [अब उपलब्ध नहीं]: यह Gmail का आधिकारिक Chrome ऐप है जो आपको इंटरनेट एक्सेस न होने पर भी अपना ईमेल प्रोसेस करने की अनुमति देता है।
- Boomerang: यह ऐप आपको न्यूनतम उपद्रव के साथ ईमेल शेड्यूल करने और उन पर फॉलो अप करने की अनुमति देता है। यह Chrome, Firefox, और Safari पर काम करता है।
- Checker Plus for Gmail: यह Chrome एक्सटेंशन Gmail के लिए परम डेस्कटॉप नोटिफायर है। यह आपको ब्राउज़र में Gmail खोले बिना ईमेल पढ़ने और यहां तक कि उन्हें हटाने की सुविधा देता है।
उन पसंदीदा को रास्ते से हटाने के बाद, आइए दस Gmail टिप्स पर चलते हैं जो आपको Gmail पावर उपयोगकर्ता की श्रेणी में पदोन्नत करेंगे। हम अक्सर Gmail सेटिंग्स का उपयोग करेंगे, इसलिए आपको पता होना चाहिए कि उन्हें कहां ढूंढना है: Gmail में अपनी प्रोफ़ाइल छवि के नीचे गियर आइकन (ऊपर दाएं) पर क्लिक करें और फिर पॉप अप होने वाले ड्रॉपडाउन में Settings पर क्लिक करें।
1. Gmail को अपना ईमेल हब बनाएं
जहां तक संभव हो, आप दैनिक आधार पर कई ईमेल खातों के बीच शटल नहीं करना चाहते। अपने मुख्य Gmail खाते को भारी काम करने दें - ईमेल भेजना, प्राप्त करना, और सॉर्ट करना। आप इसे Settings > Accounts से कर सकते हैं।
Send mail as और Check mail from other accounts विकल्प देखें और अपने प्राथमिक ईमेल को किसी अन्य खाते की ओर से संदेश भेजने और प्राप्त करने (POP3 के माध्यम से) की अनुमति देने के लिए निर्देशित सेटअप प्रक्रिया का पालन करें। आपको हर उस खाते के लिए इस प्रक्रिया को दोहराना होगा जिसे आप जोड़ना चाहते हैं, और यहीं पर ये मेल सर्वर सेटिंग्स काम आएंगी।
यदि आप किसी विश्वसनीय व्यक्ति को ईमेल प्रोसेस करने का कार्य सौंपना चाहते हैं, तो आप इस (Accounts) खंड से अपने खाते तक पहुंच भी प्रदान कर सकते हैं।
नोट:
1. यदि आप POP के बजाय IMAP के माध्यम से ईमेल प्राप्त करना चाहते हैं, तो आप अपने प्रत्येक खाते से अपने प्राथमिक Gmail खाते में फ़ॉरवर्डिंग सेट अप कर सकते हैं।
2. "Send mail as" में ईमेल पता जोड़ते समय, आपको यह तय करना होगा कि क्या आप Gmail को ईमेल को उपनाम के रूप में मानना चाहते हैं। अनिश्चित हैं कि वह क्या है? Gmail उपनाम पर हमारा गाइड मदद के लिए यहां है।
2. साफ़ करें, Gmail को तेज़ करें
एक पावर उपयोगकर्ता के रूप में, आप Gmail को अव्यवस्थित या धीमा करने वाली हर चीज से छुटकारा पाना चाहेंगे। आप चीजों को तेज करने के लिए कुछ सुधार भी जोड़ना चाहेंगे। यहां से शुरू कर सकते हैं:
- एक संदेश में More ड्रॉपडाउन से Mute पर क्लिक करके समूह ईमेल म्यूट करें। यह उन ईमेल के लिए सूचनाओं को चुप कराता है जबकि थ्रेड में नए संदेश लाता रहता है।
- साइडबार से Manage labels या Settings > Labels के माध्यम से अनुपयोगी लेबल छिपाएं।
- Settings > General के तहत Maximum page size विकल्प के माध्यम से प्रति पेज अधिक संपर्क और संदेश प्रदर्शित करें।
- इसके बेसिक (HTML) संस्करण पर स्विच करके Gmail तेजी से लोड करें। यह नियमित संस्करण की तुलना में कम सुंदर और चिकना है, लेकिन धीमे इंटरनेट कनेक्शन से निपटने पर यह काफी टाइम सेवर है।
यदि आप Gmail इंटरफ़ेस और वर्कफ़्लो को माइक्रोमैनेज करना चाहते हैं, तो Chrome, Firefox, Opera, और Safari के लिए Gmelius एक्सटेंशन इसके बारे में जाने का सही तरीका है। यह आपको अपने इनबॉक्स का रूप बदलने, ईमेल को Google Calendar घटनाओं में बदलने, ईमेल ट्रैकिंग प्रयासों को ब्लॉक करने, और बहुत कुछ करने की अनुमति देता है।
3. Gmvault के साथ Gmail संदेशों का ऑफ़लाइन बैकअप लें
Gmvault एक मुफ्त और ओपन-सोर्स डेस्कटॉप प्रोग्राम है जो Gmail बैकअप को पीड़ारहित बनाता है। इसे अपने Windows, Linux, या Mac कंप्यूटर पर इंस्टॉल करें और अपने पूरे Gmail खाते का बैकअप लेने के लिए फुल सिंक मोड चलाएं। फिर नियमित आधार पर बैकअप रिपॉजिटरी को अद्यतन रखने के लिए क्विक सिंक विकल्प का उपयोग करें। आप Gmvault का उपयोग कई Gmail खातों का बैकअप लेने और यहां तक कि सहेजे गए ईमेल को एन्क्रिप्ट करने के लिए कर सकते हैं।
ईमेल का बैकअप लेने का एक और विश्वसनीय तरीका एक डेस्कटॉप ईमेल क्लाइंट इंस्टॉल करना और उसमें अपना Gmail खाता जोड़कर अपने ईमेल को स्थानीय मशीन में सहेजना है। यह सुनिश्चित करने के लिए कि आपके ईमेल की एक प्रति सर्वर पर बनी रहे, आपको इसे IMAP का उपयोग करके करना होगा।
आप Google के अपने Takeout फीचर के साथ अपने Gmail डेटा की एक प्रति भी डाउनलोड कर सकते हैं और उस डेटा को अपने ईमेल क्लाइंट में आयात कर सकते हैं।
नोट: यदि आपका ईमेल क्लाइंट आपके Gmail खाते से ईमेल सिंक करने में असमर्थ है, तो यह इसलिए हो सकता है क्योंकि आपने IMAP एक्सेस सक्षम नहीं किया है। इसे बदलने के लिए, वेब पर Gmail में Settings > Forwarding and POP/IMAP पर जाएं और IMAP access के तहत, Enable IMAP के बगल में रेडियो बटन चुनें।
4. ईमेल संगठन के साथ स्मार्ट बनें
क्या आप जानते हैं कि आपके Gmail उपयोगकर्ता नाम में डॉट्स मायने नहीं रखते? अच्छी बात यह है कि आप इसका अपने लाभ के लिए उपयोग कर सकते हैं। आइए देखें कैसे:
मान लीजिए आपकी Gmail आईडी muo.reader@gmail.com है। यह muoreader@gmail.com के समान है, जो m.u.o.r.e.a.d.e.r@gmail.com के समान है, जो mu.or.re.ad.er@gmail.com के समान है। गंभीरता से, डॉट्स मायने नहीं रखते।
साथ ही, यदि आप अपने उपयोगकर्ता नाम के बाद '+' चिह्न से शुरू होने वाला कोई भी यादृच्छिक टेक्स्ट जोड़ते हैं, तो वह टेक्स्ट भी नहीं गिना जाता, इसलिए muo.reader+longtime@gmail.com muo.reader@gmail.com के समान होगा।
उपरोक्त किसी भी पते पर भेजे गए ईमेल मूल आईडी से जुड़े इनबॉक्स में पहुंचते हैं: muo.reader@gmail.com, लेकिन आप इन उपयोगकर्ता नाम विविधताओं का उपयोग विशिष्ट ईमेल को फ़िल्टर का उपयोग करके विशिष्ट फ़ोल्डरों में निर्देशित करने के लिए कर सकते हैं।
उदाहरण के लिए, आप आईडी muo.reader@gmail.com अपने सहकर्मियों के साथ साझा कर सकते हैं और उस पते पर प्राप्त ईमेल को Work नामक फ़ोल्डर में निर्देशित कर सकते हैं। इसी तरह, आप muoreader@gmail.com अपने दोस्तों के साथ साझा कर सकते हैं और उस पते पर प्राप्त ईमेल को दूसरे फ़ोल्डर, जैसे Personal में निर्देशित कर सकते हैं। आप इस ट्रिक का उपयोग स्पैमर्स को ट्रैक/ब्लॉक करने के लिए भी कर सकते हैं, लेकिन आपको पता होना चाहिए कि यह Google Apps खातों के साथ काम नहीं करता।
यह आपके इनबॉक्स को व्यवस्थित करने के लिए Gmail फ़िल्टर का उपयोग करने का एकमात्र तरीका नहीं है। Google Calendar इवेंट नोटिफिकेशन, न्यूज़लेटर्स, टास्क रिमाइंडर्स आदि को उपयुक्त, आसानी से ढूंढे जाने वाले फ़ोल्डरों में पकड़ने के लिए फ़िल्टर सेट करने के लिए Settings > Filters and Blocked Addresses पर जाएं। और मत भूलें कि Gmail लेबल आपके इनबॉक्स (और आपकी समझदारी) के लिए क्या कर सकते हैं। उनका उपयोग करें!
5. सर्वश्रेष्ठ Gmail Labs सुविधाएं सक्षम करें
Settings में Gmail का Labs खंड उन शानदार सुविधाओं की एक सरणी है जिनका आपको उपयोग करना चाहिए लेकिन शायद नहीं करते। यहां उनमें से कुछ हैं जिन्हें हम तुरंत सक्षम करने की सलाह देते हैं:
- Mark as Read Button एक बटन के क्लिक से ईमेल को पढ़े गए के रूप में चिह्नित करने के लिए।
- Authentication icon for verified senders स्कैमर्स के ईमेल को एक विशेष की आइकन के साथ प्रामाणिक ईमेल को हाइलाइट करके बाहर निकालने के लिए।
- Canned Responses ईमेल में बार-बार उन्हीं टेक्स्ट स्निपेट्स को टाइप करने से बचने के लिए।
- Preview pane एक नए पेज के बजाय एक पेन में व्यक्तिगत ईमेल लोड करने के लिए, आउटलुक की तरह। एक बार जब आप इस सुविधा को सक्षम करते हैं, तो आप क्षैतिज विभाजन दृश्य या ऊर्ध्वाधर विभाजन दृश्य में से चुन सकते हैं।
- Multiple Inboxes आपके इनबॉक्स को सुविधा के लिए कई सब-इनबॉक्स में विभाजित करने के लिए। आप संदेशों को इस आधार पर समूहित कर सकते हैं कि वे किस खाते में भेजे गए थे, चाहे वे स्टार किए गए हों, चाहे उनमें अटैचमेंट हों, आदि।
- Auto-advance एक ईमेल प्रोसेस करने के बाद स्वचालित रूप से लाइन में अगले संदेश पर जाने के लिए।
6. Gmail और क्लाउड स्टोरेज के बीच अटैचमेंट को सुचारू रूप से ले जाएं
यदि आप Google Drive का उपयोग करते हैं, तो Gmail अटैचमेंट के फ़ाइल आकार पर 25MB की सीमा एक बाधा है जो लगभग न के बराबर है। ऐसा इसलिए है क्योंकि आप सीधे Google Drive से अपने ईमेल से लिंक करके बड़ी फ़ाइलों को अटैचमेंट के रूप में भेज सकते हैं। यह प्रक्रिया रिवर्स में भी काम करती है, यानी आप Gmail अटैचमेंट को सीधे Google Drive में सहेज सकते हैं।
अटैचमेंट सहेजने और अपलोड करने के लिए Dropbox का उपयोग करना चाहते हैं? आपको Dropbox for Gmail की आवश्यकता है, लेकिन यह केवल Chrome पर काम करता है। इसलिए आप Kloudless [अब उपलब्ध नहीं] को भी देखना चाह सकते हैं, जो Chrome और Firefox और Dropbox, Box, और Google Drive का समर्थन करता है।
अब देखते हैं कि आपको विकल्प कहां मिलेगा:
- अटैचमेंट सहेजें:
- अटैचमेंट अपलोड करें:
यदि आप Dropbox या Google Drive का उपयोग कर रहे हैं, तो उपरोक्त समान स्थानों में उस सेवा के अनुरूप आइकन देखें।
7. Batched Inbox के साथ बैचों में ईमेल प्रोसेस करें
भले ही आप हर सुबह ईमेल को टाल नहीं सकते, एक ईमेल अनुष्ठान रखना स्मार्ट है जो आपके लिए काम करता है, अधिमानतः वह जिसमें निश्चित समय पर बैचों में ईमेल से निपटना शामिल हो। Batched Inbox इसके लिए बहुत अच्छा है और सभी प्रमुख ब्राउज़रों पर काम करता है।
सेवा आने वाले ईमेल को BatchedInbox लेबल वाले एक विशेष फ़ोल्डर में निर्देशित करती है और फिर विशिष्ट अंतराल (आपके द्वारा चुने गए!) पर, उन ईमेल को आपके इनबॉक्स में ले जाती है।
क्या होगा यदि आप चाहते हैं कि कुछ ईमेल या कुछ संपर्कों के संदेश BatchedInbox लेबल को छोड़ दें? यह कोई समस्या नहीं है। आप ऐसे ईमेल को कॉन्फ़िगर कर सकते हैं कि वे सीधे इनबॉक्स में जाएं जैसे ही वे आते हैं। आप ट्विटर और फेसबुक जैसी सोशल मीडिया साइटों से अपडेट को भी बैच कर सकते हैं।
यदि आप अपने Gmail से लिंक करने से पहले Batched Inbox के बारे में अधिक जानना चाहते हैं, तो यह FAQ पेज आपको इसके बारे में जानने के लिए आवश्यक सब कुछ बताता है।
8. कस्टम कीबोर्ड शॉर्टकट और इनपुट टूल्स का उपयोग करें
आप जानते हैं कि पावर यूज़र माउस पॉइंटिंग और क्लिकिंग के साथ खिलवाड़ नहीं करते, है ना? वे जहां भी संभव हो सीधे कीबोर्ड शॉर्टकट के लिए जाते हैं। कुछ उपयोगकर्ता उन्हें बेहतर याद रखने के लिए शॉर्टकट को कस्टमाइज़ भी करते हैं, और आप भी ऐसा कर सकते हैं। लेकिन पहले आपको Settings > Labs के माध्यम से Custom Shortcut सुविधा सक्षम करनी होगी। एक बार जब आप ऐसा कर लेते हैं (और परिवर्तन सहेजते हैं), तो आपको Settings में Keyboard Shortcuts नामक एक नया टैब दिखाई देगा। Gmail शॉर्टकट को विभिन्न कार्यों के लिए रीमैप करने के लिए उस पर स्विच करें।
जब आप कस्टम शॉर्टकट जोड़ रहे हों, तो आप Gmail में हैंडराइटिंग इनपुट समर्थन भी जोड़ना चाह सकते हैं। यह आपको ईमेल टाइप करने के लिए भाषा और कीबोर्ड लेआउट को कस्टमाइज़ करने की अनुमति देता है। आप Settings > General > Language के तहत इनपुट टूल सक्षम कर सकते हैं। यदि Enable input tools चेकबॉक्स दिखाई नहीं देता है, तो Language अनुभाग में Show all language options लिंक पर क्लिक करके इसे प्रकट करें।
9. अपने खाते का प्रबंधन करें
किसी अन्य डिजिटल इकाई की तरह, आपका Gmail खाता विभिन्न धारियों के हैकर्स और स्कैमर्स से प्रतिरक्षित नहीं है। इसकी रक्षा करने के लिए आप सबसे अच्छा यह कर सकते हैं कि अपने Gmail खाते पर विसंगतियों के लिए कड़ी नजर रखें और ईमेल एन्क्रिप्शन और दो-कारक प्रमाणीकरण जैसे टूल के साथ Gmail सुरक्षा को मजबूत करें।
मानो हैकर्स आपको चिंता करने के लिए पर्याप्त नहीं देते, Google आपके डिजिटल मामलों में ताक-झांक करने पर जोर देता है। एकमात्र सांत्वना यह है कि Google अब आपको उस डेटा का एक राउंडअप देता है जो उसके पास आप पर है और उस डेटा को साफ़ करने का विकल्प। आप दोनों को My Account खंड में पाएंगे। इसे एक्सेस करने के लिए, पहले अपने Gmail इनबॉक्स में ऊपर दाएं कोने में अपनी प्रोफ़ाइल तस्वीर पर क्लिक करें और फिर उसके बाद आने वाले ड्रॉपडाउन से My Account पर क्लिक करें।
My Account खंड में, आपको तीन उप-खंड मिलेंगे: Sign-in & security, Personal info & privacy, और Account preferences. इनमें से प्रत्येक खंड को देखें और हर अंतिम सेटिंग की जांच करें। आप देख पाएंगे कि किन तृतीय-पक्ष ऐप्स की आपके Gmail तक पहुंच है, क्या आप अपने लिए अनुकूलित विज्ञापन देख रहे हैं, क्या Google आपकी वेब खोज क्वेरी रिकॉर्ड कर रहा है, आदि। इन सभी सेटिंग्स को अपनी पसंद के अनुसार और अपने Google खाते के लिए अधिकतम गोपनीयता सुनिश्चित करने के लिए ट्वीक करें।
10. अपनी खाता जानकारी का बैकअप लें
जब आप अपने खाते की गहन जांच कर रहे हों, तो निम्नलिखित विवरणों को नोट करने के लिए समय निकालें जब आप उनके सामने आएं, और उन्हें एक सुरक्षित स्थान पर संग्रहीत करें:
- वह महीना और वर्ष जब आपने अपना Google खाता बनाया था
- आपके सुरक्षा प्रश्न का उत्तर
- आपके खाते से जुड़े फोन नंबर
- वह ईमेल पता जिसे आपने खाता पुनर्प्राप्ति के लिए निर्दिष्ट किया है
- चार Gmail लेबल के नाम
- पांच लोगों के ईमेल आईडी जिन्हें आप अक्सर ईमेल करते हैं
यदि आप कभी भी अपने Gmail तक पहुंच खो देते हैं, तो ये विवरण आपको खाते के असली मालिक के रूप में अपनी पहचान स्थापित करके पहुंच हासिल करने में मदद कर सकते हैं। यदि आप कभी Google की थकाऊ खाता पुनर्प्राप्ति प्रक्रिया का सामना करते हैं तो आप हमें इस रिमाइंडर के लिए धन्यवाद देंगे।
क्या आप Gmail पावर यूज़र बनने के लिए तैयार हैं?
Gmail के आलोचक हैं, मुख्य रूप से ईमेल के प्रति इसके घुसपैठ दृष्टिकोण के कारण। लेकिन इसकी सुविधा की उच्च डिग्री इसके सभी नकारात्मक पहलुओं को खत्म कर देती है, अगर Gmail का विशाल उपयोगकर्ता आधार कुछ भी हो जाए। किसी भी मामले में, यदि आप Gmail का उपयोग करते हैं, तो आप इसका सर्वोत्तम लाभ उठा सकते हैं।
हम आपको तीन लोकप्रिय ब्राउज़रों के लिए कुछ अच्छे Gmail एक्सटेंशन राउंडअप के साथ छोड़ेंगे, जिससे आपको चुनने के लिए 20 अद्वितीय एक्सटेंशन और मिलेंगे:
- 11 Chrome Extensions That Will Super-Power Your Gmail Experience
- Send This: 10 Life-Enhancing Firefox Add-ons for Gmail
- 5 Extensions That Make Safari a Gmail Productivity Powerhouse
यदि आपको एक Gmail सुविधा या एक्सटेंशन को अपने जस्ट-कैन-डू-विदाउट-इट पसंदीदा के रूप में चुनना हो, तो वह कौन सा होगा? अपनी पसंद हमारे साथ कमेंट्स में साझा करें!
