Gmail पावर यूज़र गाइड: विशेषज्ञ बनें

Gmail समय के साथ इतना बदल गया है कि इसे केवल "ईमेल क्लाइंट" कहना इसके साथ न्याय नहीं करता। इसे ऐसे समझें: आप स्मार्टफ़ोन का उपयोग केवल कॉल के लिए कर सकते हैं या कंप्यूटर केवल डॉक्यूमेंट बनाने के लिए। आप स्पोर्ट्स कार खरीदकर केवल कुछ ब्लॉक ड्राइव कर सकते हैं। आप ऐसा कर सकते हैं, लेकिन ये चीज़ें आपके लिए और भी बहुत कुछ कर सकती हैं, और केवल एक काम के लिए उपयोग करके आप अपना पैसा बर्बाद करेंगे। Gmail के बारे में भी यही कहा जा सकता है, भले ही इसका उपयोग मुफ़्त हो।

इस गाइड में: Gmail के साथ नई शुरुआत | Gmail कम्युनिकेशन हब के रूप में | लेबल्स: Gmail का DNA | सर्च और फ़िल्टर्स की शक्ति महसूस करें | Gmail उत्पादकता टूल्स

नोट: यह Gmail गाइड नए यूज़र्स के लिए नहीं, बल्कि उन लोगों के लिए है जो पहले से Gmail उपयोग करते हैं और इसकी अनेक फ़ीचर्स का लाभ उठाना चाहते हैं। नए यूज़र्स को पहले The Beginner's Guide to Gmail पढ़ना चाहिए, जो सेवा का परिचय और基本功 सिखाता है।

Gmail के साथ नई शुरुआत

1.1 थीम्स और प्रभावी Gmail माइंडसेट

एक तस्वीर हज़ार शब्दों के बराबर होती है, इसलिए मेरे Gmail इंटरफ़ेस का वर्णन करने के बजाय मैं आपको दिखाऊंगा:

आपको सबसे पहले क्या दिखा? Gmail कैलेंडर इंटीग्रेशन, ऑर्गनाइज़ेशन के लिए उपयोगी टैब, या नोटिफ़िकेशन आइकन?

दरअसल, पहली चीज़ जिस पर हम ध्यान देंगे वह है आपकी Gmail थीम। शायद आपने इस पर तुरंत ध्यान न दिया हो। कोई फैंसी स्टार नहीं, सब्जेक्ट लाइन्स के बीच लटकते निंजा नहीं, बैकग्राउंड में कोई तस्वीर नहीं। और यही बात है: थीम बस रास्ते से हट जाती है। थीम्स से आप अपने Gmail को अलग लुक दे सकते हैं, जो कई यूज़र्स की पसंदीदा फ़ीचर है। आप इन्हें लागू करना मूल Gmail गाइड से सीख सकते हैं, लेकिन यदि आप ईमेल के साथ प्रभावी होना चाहते हैं, तो चीज़ों को यथासंभव सरल रखने पर विचार करें।

आपकी Gmail थीम केवल रंगों का संग्रह या अच्छा बैकग्राउंड नहीं है। यह ईमेल देखते समय आपका मूड सेट करती है और प्रभावित कर सकती है कि आप उनका जवाब कैसे देते हैं। प्रोफेशनल Gmail अकाउंट में जहां आप काम और प्रोजेक्ट डील करते हैं, दक्षता को रचनात्मकता पर प्राथमिकता देनी चाहिए। हाई कंट्रास्ट वाली क्लीन थीम चुनें और ढेर सारे डिस्ट्रैक्शन से खुद को न भरें।

अपने काम और निजी जीवन को अलग करना दोनों की सफलता के लिए सबसे महत्वपूर्ण चीज़ों में से एक है। इसलिए, अधिक प्रभावी इनबॉक्स के लिए, कुछ हफ़्तों के लिए अपने Gmail को उसकी मूल थीम पर वापस आज़माएं। आप इसकी सराहना करना सीखेंगे। इस छोटे लेकिन महत्वपूर्ण सुझाव को कम न आंकें, यह आपको इस मैनुअल के बाकी हिस्सों के लिए सही माइंडसेट में डाल देगा।

1.2 अपना दिमाग खाली करें, अपना इनबॉक्स खाली करें

Gmail इनबॉक्स को खाली रखना प्रभावी Gmail उपयोग का एक और मुख्य बिंदु है। सरल थीम की तरह, यह एक माइंडसेट है जिसमें आपको खुद को प्रशिक्षित करना होगा। संदेशों से भरा बड़ा धब्बेदार इनबॉक्स कागज़ों से भरे वर्क डेस्क के बराबर है। आपको अपने इनबॉक्स का उपयोग केवल उन ईमेल के लिए करना चाहिए जिन्हें आपने अभी तक नहीं पढ़ा है और जिनका जवाब देना है; बाकी स्टोरेज में होने चाहिए।

हम बाद में सीखेंगे कि Gmail के शक्तिशाली फ़िल्टर्स (अध्याय 4) का उपयोग करके इनकमिंग ईमेल कैसे व्यवस्थित करें और कीबोर्ड शॉर्टकट्स (अध्याय 5) से उन ईमेल को तुरंत आर्काइव कैसे करें जिन पर तत्काल ध्यान देने की आवश्यकता नहीं है। Gmail टैब और ऑटोमैटिक लेबलिंग सिस्टम भी आसान ऑर्गनाइज़ेशन के लिए प्रदान करता है (अध्याय 5 में भी)।

अपने इनबॉक्स को "टू डू" सूची की तरह ट्रीट करें। इसमें मौजूद हर ईमेल आपसे कुछ करवाता है (आमतौर पर जवाब देना)। जैसे ही आप उस ईमेल का निपटारा कर लें, उसे आर्काइव कर दें। आप जानकर हैरान हो सकते हैं कि खाली इनबॉक्स कितना राहत देने वाला हो सकता है।

1.3 Gmail और अन्य Google प्रोडक्ट्स के साथ इंटीग्रेशन

यह Gmail गाइड Gmail पर केंद्रित है और इससे अधिकतम लाभ कैसे उठाएं, लेकिन Google ने कई प्रोडक्ट जारी किए हैं जो सद्भाव में मिलकर काम करते हैं। इन सेवाओं के बारे में बहुत कुछ कहा जा सकता है (जिनमें से कुछ को हम इस मैनुअल में विभिन्न बिंदुओं पर कवर करेंगे), लेकिन अभी के लिए, Gmail को अन्य लेयर्स के ऊपर सर्विस की एक "लेयर" के रूप में कल्पना करने की कोशिश करें, सभी एक दिशा में एक साथ बह रहे हैं।

इस मैनुअल में वर्णित Gmail के कई एनहांसमेंट इन अन्य सेवाओं के माध्यम से काम करते हैं जो Gmail में पूरी तरह इंटीग्रेटेड हैं। इनका पूरा लाभ उठाने के लिए, आपको आगे जाकर उनमें झांकना होगा। मैं आपको ऐसा करने के लिए दृढ़ता से प्रोत्साहित करता हूं।

2. Gmail कम्युनिकेशन हब के रूप में

2.1 चैट को वह स्थान दें जिसका वह हकदार है

उम्मीद है, अब आप प्रभावी Gmail माइंडसेट में हैं, इसलिए मैं चाहता हूं कि आप Gmail के चैट फ़ीचर और Hangouts के उपयोग पर विचार करें। डिफ़ॉल्ट रूप से, Gmail कम्युनिकेशन को स्क्रीन के निचले बाएं कोने में, एक सेपरेटिंग लाइन के नीचे छिपा देता है। शायद आपका चैट अभी इसी तरह सेट है।

यदि आप Gmail को कम्युनिकेशन हब के रूप में उपयोग करना चाहते हैं, तो आपको चैट एरिया को स्क्रीन पर बहुत अधिक प्रमुख स्थान देना होगा। इसके लिए हम चैट बार को स्क्रीन के दाईं ओर ले जाएंगे। टॉप पर गियर आइकन पर क्लिक करें और Settings चुनें। टॉप से Labs चुनें और दिखाई देने वाले सर्च विंडो में "chat" टाइप करके केवल चैट फ़ीचर्स के लिए उपलब्ध विकल्प देखें। फिर Right-Side Chat विकल्प इनेबल करें और पेज के नीचे Save Changes पर क्लिक करें। Gmail परिवर्तन के साथ रीलोड होना चाहिए।

यह आसान था, है ना? इस Labs टैब को याद रखें क्योंकि हम जल्द ही इस पर लौटेंगे और अतिरिक्त फ़ीचर्स के लिए इसका उपयोग करेंगे।

राइट-साइड चैट स्क्रीन के दाहिने हिस्से का उपयोग करता है, जो Gmail में अपेक्षाकृत अनयूज़्ड रहता है। यह आपको एक साथ अधिक कॉन्टैक्ट्स देखने देता है, चैट को विज़ुअली अधिक प्रमुख बनाता है, और आपको लगातार उस कष्टप्रद डायनामिक बार को हिलाए बिना बाईं ओर अपने लेबल देखने के लिए अधिक जगह देता है। यह एक साधारण विन-विन स्थिति है।

2.2 चैट का उपयोग केवल चैटिंग से अधिक के लिए

जैसा कि मैंने पहले उल्लेख किया, Gmail का चैट इसकी सबसे शक्तिशाली फ़ीचर्स में से एक है। दुर्भाग्य से, कई Gmail यूज़र्स अभी भी इसकी पूरी क्षमताओं से अनजान हैं, और Google इन फ़ीचर्स को ज्ञात कराने में खराब काम करता प्रतीत होता है।

आइए हमारे चैट बार पर करीब से नज़र डालें। पहला है Hangouts Contacts बटन जो उन लोगों को दिखाएगा जिनके साथ आप पहले Hangout में शामिल हुए हैं। यदि आप एक चुनते हैं, तो आपके पास वीडियो कॉल, Hangout, या ईमेल के माध्यम से उनसे संपर्क करने के विकल्प होते हैं। आप उनके बेसिक विवरण भी देख सकते हैं।

अगला है Hangouts बटन, Google का वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग वर्जन। Hangouts Google Plus का एक घटक है जो आपको Gmail में पांच लोगों तक बात करने की अनुमति देता है (Google Plus के माध्यम से सीधे अधिक लोगों से बात करना संभव है)। आप लोगों को फ़ोन से भी जुड़ने दे सकते हैं। यह Gmail का अल्टीमेट कम्युनिकेशन टूल है और इसकी सर्वश्रेष्ठ फ़ीचर्स में से एक है।

उसके दाईं ओर फ़ोन कॉल बटन है जो कॉन्टैक्ट्स लाता है जिन्हें आप कॉल कर सकते हैं। यह एक छोटे डायल पैड विंडो में कॉल शुरू करेगा।

चैट फ़ीचर एरिया के टॉप पर हम अपनी प्रोफ़ाइल तस्वीर देखते हैं। इमेज या उसके बगल में दाएं तीर पर क्लिक करने से एक विंडो खुलती है जो हमें अपना स्टेटस बदलने और अन्य सेटिंग्स एडजस्ट करने में सक्षम बनाती है।

इस क्षेत्र की फ़ीचर्स स्वयं-व्याख्यात्मक हैं: वे आपको स्टेटस मैसेज डालने की अनुमति देते हैं, जैसे "काम में व्यस्त" या "मेरे फ़ोन पर," और इंगित करते हैं कि आप व्यस्त हैं या उपलब्ध। आप अपने नोटिफ़िकेशन, सामान्य सेटिंग्स एडजस्ट कर सकते हैं, और आर्काइव्ड Hangouts और ब्लॉक्ड कॉन्टैक्ट्स जैसी चीज़ों की समीक्षा कर सकते हैं।

2.2.1 Google Voice और अपना नंबर प्राप्त करना

हम Gmail में फ़ोन कॉल और टेक्स्ट मैसेजिंग के बारे में Google Voice का उल्लेख किए बिना बात नहीं कर सकते, भले ही संक्षेप में। Google Voice Google की एक और उत्कृष्ट सेवा है, और यह आपके कैरियर और आपके कॉन्टैक्ट के बीच एक ऑपरेटर की तरह काम करता है।

Google Voice की फ़ीचर्स इस Gmail गाइड के उद्देश्यों से परे जाती हैं। लेकिन, मैं यहाँ उल्लेख करूंगा कि यदि आपने Google Voice सेटअप किया है, तो आप फ़ोन कॉल कर सकते हैं और टेक्स्ट मैसेज भेज/प्राप्त कर सकते हैं। Google अंतर्राष्ट्रीय कॉल्स के लिए बहुत प्रतिस्पर्धी कीमतें प्रदान करता है, लेकिन आप इन्हें केवल Google Voice के माध्यम से सेटअप कर सकते हैं। यह वास्तव में एक उत्कृष्ट सेवा है, विशेष रूप से यदि आपके मित्र और रिश्तेदार विदेश में हैं।

3. लेबल्स: Gmail का DNA

3.1 लेबल्स वास्तव में क्या हैं?

लेबल्स इस बात के केंद्र में हैं कि Gmail ईमेल कैसे व्यवस्थित करता है। जब Google ने पहली बार अपनी ईमेल सेवा शुरू की, तो अधिकांश यूज़र्स ने Gmail की तुलना Outlook से की, और Gmail के लेबल्स की तुलना Outlook के फ़ोल्डर्स से। वे लगभग समान दिखते हैं (इनबॉक्स, भेजे गए ईमेल, ड्राफ्ट) और लगता है वही काम करते हैं, इसलिए अधिकांश यूज़र्स ने इसे वहीं छोड़ दिया और "लेबल्स" शब्द को मार्केटिंग पिच से अधिक कुछ नहीं माना। लेकिन लेबल्स अलग हैं, और यह महत्वपूर्ण है कि एडवांस्ड Gmail यूज़र्स (जैसे आप) आगे बढ़ने से पहले अंतर जान लें।

लेबल्स फ़ोल्डर्स की तुलना में टैग्स की तरह अधिक काम करते हैं। यदि ईमेल कागज़ी दस्तावेज़ हैं जिन्हें फ़ोल्डर्स में रखा जाता है, तो लेबल्स उन कागज़ों पर वर्गीकरण के लिए लगाए गए रंगीन स्टिकर्स की तरह हैं। ईमेल सीधे एक लेबल में नहीं रखे जाते, वे एक लेबल से जुड़े होते हैं। इसलिए, एक ईमेल में एक से अधिक लेबल हो सकते हैं (कई स्टिकर्स लगे कागज़ों के बारे में सोचें), और ईमेल को एक से अधिक लेबल से भी खोजा जा सकता है।

उदाहरण के लिए, मेरा Gmail में "प्रोफेशनल" लेबल मेरे दोनों कार्यस्थलों के ईमेल रखता है। मेरे पास प्रत्येक स्थान के लिए एक लेबल है, लेकिन कुछ सामग्री दोनों जगहों पर कॉमन है। इन ईमेल में तब तीन लेबल होते हैं: "प्रोफेशनल" लेबल जो दर्शाता है कि यह कार्य-संबंधी है, और प्रत्येक कार्यस्थल के लिए लेबल। यह मुझे दोनों स्थानों की आवश्यकताओं को पूरा करने वाली सामग्री खोजने की अनुमति देता है।

Gmail में सब कुछ लेबल-आधारित है। कोई फ़ोल्डर नहीं हैं और कोई लिंक नहीं जो वेबसाइट के विभिन्न हिस्सों को खोलते हैं। सभी संदेश वहीं मौजूद हैं -- Gmail केवल सही लेबल एसोसिएशन दिखाता है जब आप उसे चुनते हैं। मैं आगे उदाहरणों में जा सकता हूं और वेन डायग्राम जैसी चीज़ का उपयोग कर सकता हूं, लेकिन आप शायद आगे बढ़ने के लिए उतने ही उत्साहित हैं जितना मैं हूं।

3.1.1 लेबल्स सेटिंग्स और लेबल्स के प्रकार

आप Settings के अंदर Labels टैब से Gmail में सभी लेबल सेटिंग्स एक्सेस कर सकते हैं। वर्तमान में Gmail में तीन प्रकार के लेबल हैं: सिस्टम लेबल्स, कैटेगरीज़, और कस्टम लेबल्स।

सिस्टम लेबल्स और कस्टम लेबल्स में Show in IMAP विकल्प होता है; यदि आप कोई अलग ऐप, Outlook जैसे सॉफ़्टवेयर, या कुछ ऐड-ऑन उपयोग कर रहे हैं तो आपको इन विकल्पों को कॉन्फ़िगर करना चाहिए। यह Gmail गाइड Gmail इंटरफ़ेस से अधिकतम लाभ प्राप्त करने पर केंद्रित है, इसलिए मैं यहाँ इन विकल्पों में नहीं जाऊंगा। यदि आप रुचि रखते हैं, तो The Beginner's Guide to Gmail अवश्य पढ़ें।

3.2 सिस्टम लेबल्स

Gmail में सबसे परिचित लेबल्स सिस्टम लेबल्स हैं। ये शीर्ष बाईं ओर के लिंक हैं जिन्हें आप सेवा का उपयोग शुरू करने के बाद से देख रहे हैं जैसे Inbox, Starred, Sent Mail, Drafts, Trash। प्रभावी Gmail उपयोग के लिए, मेरा सुझाव है कि आपके पास ये सिस्टम लेबल्स उपलब्ध हों। आप यह भी देखेंगे कि Drafts और Spam लेबल्स के लिए Show if Unread विकल्प है। इस विकल्प को ऑन करने से ये लेबल्स केवल तभी दिखेंगे जब वे किसी ईमेल से जुड़े हों।

3.2.1 All Mail और पुराने ईमेल आर्काइव करना

आप इस Gmail गाइड के परिचय से खाली इनबॉक्स फिलॉसफी याद कर सकते हैं। यदि आपका इनबॉक्स वर्क डेस्क है, तो All Mail आपकी फाइलिंग कैबिनेट है। इससे भी बेहतर, यह फाइलिंग कैबिनेट से भरा बेसमेंट है। हर बार ईमेल लिखने के लिए बेसमेंट जाने की ज़रूरत नहीं, लेकिन यदि आप अतीत से कोई संदेश प्राप्त करना चाहते हैं तो यह उपलब्ध होना उपयोगी है।

All Mail वही बेसमेंट है। इसे ऑन करना (Show चुनना) का अर्थ है आपके पिछले ईमेल तक तत्काल पहुंच, तारीख के अनुसार व्यवस्थित। हालांकि आप सर्च बार से किसी भी पुराने ईमेल तक पहुंच सकते हैं, यह लिंक तब काफी काम आता है जब आप अक्सर अपना इनबॉक्स साफ करते हैं और बस दिन में थोड़ा पहले प्राप्त ईमेल की त्वरित झलक चाहते हैं।

3.2.2 ड्राफ्ट्स के उपयोग जिन पर आपने विचार नहीं किया

जैसा कि आप जानते होंगे, Gmail आपके द्वारा लिखे गए संदेशों को ड्राफ्ट लेबल में ऑटोमैटिकली सेव करता है, भले ही आपने केवल कुछ वाक्य टाइप किए हों। आपके द्वारा कभी लिखा गया और न भेजा गया सब कुछ वहीं स्टोर होता है। संभावना है, आपके पास पहले से कुछ ड्राफ्ट सेव हों (या शायद अधिक!)।

जिस पर आपने विचार नहीं किया होगा, वह है ड्राफ्ट्स का उपयोग सरल नोट्स, विचारों को लिखने, शॉपिंग लिस्ट बनाने, या किसी की संपर्क जानकारी तुरंत स्टोर करने के लिए। आज अधिकांश मेल क्लाइंट आपको ईमेल में फ़ाइलें और तस्वीरें अटैच करने का विकल्प देते हैं। यह आपके ड्राफ्ट फ़ोल्डर को फ़ाइलें अपलोड करने और कंप्यूटर्स के बीच सिंक करने के लिए एक उत्कृष्ट स्थान बनाता है यदि आपको तेज़ समाधान की आवश्यकता है। लेकिन फ़ाइलों को हमेशा के लिए अपने ड्राफ्ट फ़ोल्डर में न छोड़ें! यह उनके लिए सही जगह नहीं है।

ड्राफ्ट सेक्शन का एक और बढ़िया उपयोग टेम्पलेट्स स्टोर करना है। यदि आप खुद को बार-बार वही ईमेल लिखते हुए पाते हैं, तो ईमेल की एक खाली कॉपी अपने ड्राफ्ट्स में सेव करें और हर बार जब आपको इसकी आवश्यकता हो तो इसे नए ईमेल में कॉपी-पेस्ट करें (अपना मूल ड्राफ्ट न भेजें – इससे ड्राफ्ट लेबल हट जाएगा!)। आप अपना ईमेल सिग्नेचर, लिंक्स, और यहां तक कि इमेज भी इस तरह सेव कर सकते हैं। अपने टेम्पलेट-ड्राफ्ट ईमेल को एक ऐसा विषय दें जो आपके लिए इसके उपयोग को दर्शाता हो, जैसे "शादी: धन्यवाद पत्र" या "प्रशंसक: जोड़ने के लिए धन्यवाद पत्र" आदि।

वैकल्पिक रूप से, आप उन मैसेज टाइप्स के लिए ईमेल टेम्पलेट्स रखने के लिए Canned Responses का उपयोग कर सकते हैं जिन्हें आप हर समय भेजते हैं।

3.3 कैटेगरीज़

कैटेगरीज़ वे लेबल्स हैं जो Gmail में दिखाई देने वाले टैब्स से मेल खाते हैं: Social, Promotions, Updates, और Forums। Gmail इन लेबल्स को ऑटोमैटिकली लागू करता है ताकि संदेश आने पर आपका इनबॉक्स अच्छी तरह व्यवस्थित रहे।

आप तय कर सकते हैं कि इनमें से प्रत्येक लेबल को लेबल लिस्ट और मैसेज लिस्ट दोनों में दिखाना है या छिपाना। ध्यान दें कि यह उन कैटेगरीज़ को टैब्स के रूप में दिखाने से अलग है।

यदि आप किसी कैटेगरी के लिए टैब जोड़ना या हटाना चाहते हैं, तो अंतिम टैब के दाईं ओर प्लस आइकन पर क्लिक करें। फिर, उपयुक्त बॉक्स चेक करके वांछित कैटेगरीज़ इनेबल करें और समाप्त होने पर Save दबाएं।

3.4 कस्टम लेबल्स

आपकी Gmail स्क्रीन के बाईं ओर सूची में अंतिम आपके कस्टम लेबल्स हैं। आपके पास शायद पहले से ही कुछ हैं। कस्टम लेबल्स Gmail के सबसे शक्तिशाली लेबल्स हैं (अभी के लिए), और आप बुद्धिमानी से सीखेंगे कि उनका अच्छा उपयोग कैसे करें, विशेष रूप से Gmail के अद्भुत फ़िल्टर्स के साथ।

आप Settings के तहत Label टैब से लेबल्स जोड़ और एडिट कर सकते हैं, ठीक वैसे ही जैसे किसी अन्य लेबल के साथ, लेकिन अपने कस्टम लेबल के नाम के बगल में रंगीन वर्ग पर क्लिक करना और भी तेज़ है। पॉप अप मेनू पारंपरिक Settings के तहत Labels टैब से भी अधिक प्रभावी है क्योंकि यह आपको सीधे लेबल का रंग चुनने और एडिट करने की अनुमति देता है।

ध्यान रखें कि कस्टम लेबल्स को एक-दूसरे में नेस्टेड भी किया जा सकता है। उदाहरण के लिए, आपके पास Work Forms के लिए एक लेबल हो सकता है जिसमें टैक्स, स्वास्थ्य बीमा जानकारी, और मेमो के लिए सब-फ़ोल्डर्स शामिल हों। आप Gmail को यह सिखा सकते हैं कि अंतर कैसे बताएं और आने वाले ईमेल को इन स्थानों पर आपके लिए ऑटोमैटिकली रखें।

4. सर्च और फ़िल्टर्स की शक्ति महसूस करें

यदि लेबल्स Gmail का DNA हैं, तो सर्च और फ़िल्टर्स इसका दिमाग हैं। बहुत कम संयोजन ऐसे होंगे जो आपको वह ईमेल न ढूंढ पाएं जिसे आप खोज रहे हैं, यहां तक कि कई साल पहले का भी, वह भी सेकंडों में। Gmail ईमेल व्यवस्थित करने के लिए अपने नियमों की सूची को फ़िल्टर्स कहता है। और चूंकि दोनों इतने जुड़े हुए हैं, Google ने अब उन्हें एक साथ मिला दिया है, इसलिए आप अपनी सर्च से सीधे फ़िल्टर्स बना सकते हैं।

पहली बात, Gmail की सर्च विंडो की आदत डालें। आप शायद अधिक लोकप्रिय सर्च ऑपरेटर्स से परिचित हैं, जैसे "from" या "has:attachment" (और यदि नहीं, तो आप सही जगह पर हैं)। ये वे शब्द हैं जो Gmail को बताते हैं कि जाकर कुछ ढूंढो। सौभाग्य से, ये शब्द ज्यादातर स्वयं-व्याख्यात्मक हैं।

आप उन ऑपरेटर्स को मैन्युअली दर्ज कर सकते हैं, लेकिन Gmail आपके लिए ऐसा करेगा जैसे ही आप सर्च ड्रॉपडाउन बॉक्स में जानकारी दर्ज करते हैं। बस सर्च बॉक्स में तीर पर क्लिक करें और अपनी सर्च का विवरण पूरा करें। यह इस बात से लेकर हो सकता है कि ईमेल किससे है या किसको, सब्जेक्ट लाइन क्या है, मैसेज में विशिष्ट शब्द हैं या नहीं, और अटैचमेंट है या नहीं।

आप आकार और तारीख के अनुसार अपनी सर्च को और संकीर्ण कर सकते हैं यदि आवश्यक हो। ऊपर की इमेज में ध्यान दें कि आपके द्वारा दर्ज सर्च एलिमेंट्स सर्च बॉक्स में प्रदर्शित होते हैं।

4.1 सर्च को फ़िल्टर में बदलना

Gmail सर्च निंजा बनना बहुत बढ़िया है, लेकिन इन सर्चेज को सेव करने का क्या? क्या होगा यदि आप एक सर्च करना चाहते हैं जो आपके Gmail में सभी वर्ड फ़ाइलें ढूंढे? बेहतर अभी तक, क्या होगा यदि आप चाहते हैं कि यह सर्च ऑटोमैटिकली चले? क्या यह अच्छा नहीं होगा यदि Gmail हर बार आपके लिए ये वर्ड फ़ाइलें ढूंढे और उनके साथ कुछ करे, जैसे उन्हें किसी मित्र को फ़ॉरवर्ड करे या उन्हें एक निश्चित तरीके से लेबल करे? खैर, Gmail ये चीजें कर सकता है, और आसानी से। Gmail के ये ऑटोमैटिक कमांड फ़िल्टर्स कहलाते हैं। सर्च को फ़िल्टर में बदलने के लिए, सर्च ड्रॉपडाउन बॉक्स के नीचे लिंक पर क्लिक करें, Create filter with this search।

अगली विंडो आपको उपलब्ध विकल्पों की सूची प्रस्तुत करेगी। आप इन ईमेल को ऑटोमैटिकली डिलीट, आर्काइव, और फ़ॉरवर्ड करना चुन सकते हैं। आप उन पर लेबल लगा सकते हैं या यहां तक कि Gmail को केवल उस उद्देश्य के लिए एक पूर्व-निर्मित ईमेल के साथ इन ईमेल का ऑटोमैटिकली जवाब देने के लिए सेट कर सकते हैं। जब आप कर लें, तो नीले Create filter बटन पर क्लिक करें। यदि आप फ़िल्टर को अपने Gmail में पहले से मौजूद सभी ईमेल पर लागू करना चुनते हैं, तो आपके द्वारा चुने गए एक्शन वह भी कर सकते हैं।

आप अपने मौजूदा फ़िल्टर्स को Settings के तहत Filters टैब से हमेशा एक्सेस कर सकते हैं। वहां से आप किसी भी कस्टम फ़िल्टर को एडिट या डिलीट करना चुन सकते हैं।

4.1.1 उपयोगी फ़िल्टर्स के उदाहरण

यहां कुछ सबसे सहायक Gmail फ़िल्टर्स हैं जिनका मैंने वर्षों से उपयोग किया है:

सेमी-जंक मेल फ़िल्टर:

कुछ ईमेल बिल्कुल जंक नहीं हैं, लेकिन आपके ध्यान की भी आवश्यकता नहीं है। बिल और क्रेडिट कार्ड स्टेटमेंट, Facebook नोटिफ़िकेशन, ऑफिस से ईमेल जो आप जानते हैं कि एक दिन काम आ सकते हैं, या कोई परिवार का सदस्य जो अपने प्यारे नए पिल्ला की तस्वीरों से आपका इनबॉक्स भर देता है। आप इन ईमेल को पूरी तरह से डिलीट नहीं करना चाहते, लेकिन आप तुरंत उनके माध्यम से सॉर्ट भी नहीं करना चाहते।

"from:" ऑपरेटर के साथ एक सर्च बनाएं और अधिक ईमेल एड्रेस शामिल करने के लिए कॉमा से ईमेल जोड़ें। उदाहरण के लिए, "from:auntsusie@gmail.com, uncleBob11@gmail.com, auntjess223kar@gmail.com" आपको इन सभी लोगों के ईमेल दिखाएगा। डाउन एरो पर क्लिक करें और एक फ़िल्टर बनाएं जो इन ईमेल को ऑटोमैटिकली रीड मार्क करे और आर्काइव में डाल दे।

अगली बार जब आंटी सुज़ी अपने पिल्ला की तस्वीर भेजेगी, तो वह आपके इनबॉक्स में भी नहीं होगी, लेकिन अगर वह कॉल करके इसके बारे में पूछे, तो आप इसे अपने आर्काइव में जल्दी ढूंढ सकते हैं।

Amazon डिलीवरी नोटिफ़िकेशन मार्क करें:

यदि आप Amazon का बहुत उपयोग करते हैं, तो आपको शायद उनसे कई ईमेल मिलते हैं जैसे प्रोमोशन, रसीदें, और फ़ीडबैक के लिए अनुरोध। आप इन सभी को अपने "सेमी-जंक" लेबल पर भेजने के लिए आसानी से एक फ़िल्टर बना सकते हैं, लेकिन समस्या यह है कि आप अभी भी तुरंत जानना चाहते हैं जब Amazon ने आपको कुछ भेजा है ताकि ट्रैकिंग नंबर उपलब्ध हो। आप ऐसा कैसे करते हैं?

अपने Gmail में "Amazon" खोजें और अपना फ़िल्टर बनाने के लिए डाउन एरो पर क्लिक करें। शब्द "Amazon" आपको Amazon.com से कभी भी भेजे गए हर ईमेल को लाता है, इसलिए अगला कदम उन अतिरिक्त शब्दों को शामिल करना है जो केवल Amazon शिपिंग कन्फ़र्मेशन ईमेल में मौजूद हैं। "has the words" लाइन में "has shipped!" टाइप करें कोटेशन मार्क्स में। यह Gmail को बताता है कि आप शब्द संयोजन "has shipped!" को टेक्स्ट में जैसा दिखाई देता है ठीक वैसे ही ढूंढ रहे हैं: दो शब्द, स्पेस, और विस्मयादिबोधक चिह्न। आप देखेंगे कि सूची काफी हद तक सिकुड़ जाती है और केवल Amazon के उन ईमेल को शामिल करती है जिनमें वाक्यांश "has shipped!" शामिल है।

फिर भी, कुछ ईमेल निकल जाते हैं, विशेष रूप से यदि आप Amazon पर आइटम बेचते हैं। आपको अपने आइटम शिप करने के लिए कहने वाला मैसेज मिलेगा। कोई बात नहीं। बस "doesn't have" लाइन में शब्द संयोजन "ship now" शामिल करें, और अपनी सूची को और सिकुड़ते देखें। अब काफी अच्छा लग रहा है, है ना? फिर फ़िल्टर बनाएं।

अब, आप इन ईमेल पर एक लेबल लगा सकते हैं, जैसे "Amazon से शिप्ड"। अब से आपके Amazon से ऑर्डर किए गए सभी आइटम इस लेबल पर बड़े करीने से डिलीवर होंगे और आप भविष्य में अपने शिपमेंट्स को आसानी से ट्रैक कर सकेंगे। फ़िल्टर को सभी मौजूदा ईमेल पर लागू करें और आप अपने अतीत में भी खोज कर सकते हैं।

5. Gmail उत्पादकता टूल्स

अब जब आप Gmail के चारों ओर अपना रास्ता जानते हैं और इसकी सबसे शक्तिशाली फ़ीचर्स का उपयोग करना जानते हैं, तो अतिरिक्त मजेदार ट्वीक देखने का समय है जो वास्तव में Gmail को एक उत्पादकता टूल बनाते हैं।

5.1 प्रायोरिटी इनबॉक्स और इसके वेरिएशन्स

ईमेल को बेहतर बनाने की अपनी खोज में, Google ने Gmail में कई एडवांस्ड एल्गोरिदम शामिल किए। इन महान फ़ीचर्स में से एक है विभिन्न इनबॉक्स स्टाइल्स, जिनमें से पांच हैं: Classic, Important first, Unread first, Starred first और Priority Inbox। प्रत्येक क्या करता है सीधे (classic, unread first) से लेकर थोड़ा मुश्किल से समझाने तक (Priority Inbox) तक होता है। विभिन्न इनबॉक्स स्टाइल्स के बारे में जानने का सबसे अच्छा तरीका बस उनके साथ प्रयोग करना है और देखना है कि आपके लिए सबसे अच्छा क्या काम करता है।

Priority Inbox आपके ईमेल को ऑटोमैटिकली सॉर्ट करता है और तय करता है कि आपको पहले क्या पढ़ना चाहिए और कैसे, लेकिन अन्य इनबॉक्स टाइप्स की तरह आपकी ईमेल सूची को उतना अच्छी तरह विभाजित नहीं करता। Important first इनबॉक्स, जो स्मार्ट टैग्स के साथ मिलकर, आपके इनबॉक्स को आपके लिए व्यवस्थित करने का उत्कृष्ट काम करता है। आपके द्वारा महत्वपूर्ण समझे गए सभी संदेश शीर्ष सूची में दिखाई देंगे, और बाकी सब कुछ निचली सूची में चला जाएगा, भले ही आपने उसे पढ़ा न हो।

अपना इनबॉक्स प्रकार बदलने के लिए, Settings के तहत Inbox पर क्लिक करें और ड्रॉपडाउन बॉक्स से अपना चयन करें। समाप्त होने पर नीचे Save Changes पर क्लिक करना सुनिश्चित करें।

5.1.1 VIP ईमेल बनाम नियमित ईमेल

जब Gmail पहली बार लॉन्च हुआ, इससे पहले कि Priority Inbox बिल्कुल भी था, ईमेल को Outlook पर फ्लैग या Gmail में स्टार द्वारा महत्वपूर्ण माना जाता था। हालांकि यह अभी भी तुरंत ईमेल "बुकमार्क" करने का सबसे अच्छा और सरल तरीका है, Gmail अब समझता है कि आपके कुछ कॉन्टैक्ट दूसरों की तुलना में आपके लिए अधिक महत्वपूर्ण हैं।

Gmail इस आधार पर तय करता है कि कौन से ईमेल अधिक महत्वपूर्ण हैं: आप किसी विशेष कॉन्टैक्ट से ईमेल कितनी बार पढ़ते और जवाब देते हैं और आप उनके साथ कैसे इंटरैक्ट करते हैं। Gmail का तंत्र अपने आप में बहुत अच्छा है, लेकिन आप सीधे हस्तक्षेप कर सकते हैं और कुछ ईमेल को महत्वपूर्ण मार्क करके VIP दर्जा दे सकते हैं। वैकल्पिक रूप से, आप ईमेल से उनका महत्व छीन सकते हैं।

आप मेन ईमेल लिस्ट में उनके बगल में छोटे टैग आइकन पर क्लिक करके या मैसेज के अंदर एक बार ऊपर से ईमेल को महत्वपूर्ण या महत्वहीन मार्क कर सकते हैं (नीचे चित्र देखें)।

जैसे ही आप क्लिक करते हैं और अपने ईमेल एडजस्ट करते हैं, Gmail अपने स्वयं के एल्गोरिदम को भी एडजस्ट करेगा और तदनुसार प्रतिक्रिया देगा: किसी विशेष कॉन्टैक्ट के सभी संदेशों को महत्वपूर्ण मार्क करने की आवश्यकता नहीं है। कुछ मैन्युअल परिवर्तनों के बाद Gmail समझ जाएगा और उन्हें आपके लिए मार्क करेगा।

5.1.2 ईमेल स्टार करना

जैसा कि ऊपर उल्लेख किया गया है, स्टार्स (Outlook में फ्लैग के समकक्ष) शुरुआत से मौजूद हैं, और ईमेल को तुरंत मार्क करने के लिए अभी भी बहुत प्रभावी हैं। किसी ईमेल को स्टार करने के लिए बस मेन ईमेल लिस्ट में उसके बगल में स्टार आइकन पर क्लिक करें, ऊपर वर्णित महत्व "टैग" के ठीक बगल में।

आप स्टार्ड ईमेल का उपयोग क्यों करना चाहेंगे यदि आपके पास प्रायोरिटी इनबॉक्स जैसी एडवांस्ड फ़ीचर पहले से है? क्योंकि कभी-कभी आपको बस किसी चीज़ को तुरंत याद रखने की आवश्यकता होती है या खुद को याद दिलाना होता है कि आप किसी विशेष ईमेल के बारे में कुछ करना चाहते हैं, बजाय केवल ईमेल के एक समूह को महत्वपूर्ण मानने के। ध्यान रखें, स्टार्स आपके महत्वपूर्ण ईमेल और आपके कम-महत्वपूर्ण ईमेल दोनों में समान रूप से काम करते हैं।

उदाहरण के लिए, उन ईमेल को स्टार करें जिनका आप अभी जवाब नहीं दे सकते लेकिन दिन में बाद में जवाब देना चाहते हैं या उन ईमेल को स्टार करें जिनमें महत्वपूर्ण जानकारी हो, जैसे पते और फ़ोन नंबर जिनकी आपको बाद में आवश्यकता होगी। आप स्टार्ड ईमेल को आसानी से आर्काइव करके अपने इनबॉक्स से बाहर कर सकते हैं और बाद में टॉप लेफ़्ट में "Starred" सिस्टम लेबल से उन्हें एक्सेस कर सकते हैं। जब आप ईमेल के साथ जो करना था वह कर लें, तो स्टार आइकन पर फिर से क्लिक करके अनस्टार कर दें।

5.2 कीबोर्ड शॉर्टकट्स

बहुत से लोग कीबोर्ड शॉर्टकट्स की शक्ति को कम आंकते हैं और उन्हें अधिक से अधिक एक झुंझलाहट मानते हैं। लेकिन मैं आपको बता दूं कि आप कम से कम कुछ में महारत हासिल किए बिना एक प्रभावी Gmail यूज़र नहीं बन सकते। हर चीज़ के लिए माउस का उपयोग करने और इन शॉर्टकट्स से सेकंडों में इनबॉक्स को जल्दी व्यवस्थित करने का तरीका जानने में रात और दिन का अंतर है।

आप Gmail में कीबोर्ड शॉर्टकट्स की सूची को हमेशा एक प्रश्न चिह्न दबाकर, या शिफ्ट + / (फॉरवर्ड स्लैश) दबाकर एक्सेस कर सकते हैं, जब तक कि आप ईमेल नहीं लिख रहे हैं (जो निश्चित रूप से आपके ईमेल के शरीर में केवल एक प्रश्न चिह्न डाल देगा)।

इससे पहले कि हम Gmail में कीबोर्ड शॉर्टकट्स का उपयोग कर सकें, हालांकि, हमें यह सुनिश्चित करना होगा कि वे सक्रिय हैं। ऐसा करने के लिए, Settings पर जाएं और Keyboard shortcuts तक स्क्रॉल करके उन्हें इनेबल करें।

नेविगेशन:

• J और K कीज़ दबाकर मेन स्क्रीन पर ईमेल लिस्ट में ऊपर और नीचे जाएं।
• X दबाकर एक कन्वर्सेशन चुनें ("मार्क" या हाइलाइट करें)।

इस तरह ईमेल चुनने से आप उन ईमेल को जल्दी चुन सकते हैं जिन्हें आप डिलीट, आर्काइव या किसी अन्य लेबल पर ले जाना चाहते हैं। कुछ अभ्यास के बाद, आप पाएंगे कि इस तरह ईमेल चुनना माउस का उपयोग करने से बहुत तेज़ है। जैसे ही आप कीबोर्ड शॉर्टकट्स की शक्ति को समझना शुरू करते हैं, आप अधिक के लिए तैयार होंगे।

एक्शन्स:

• Enter दबाकर ईमेल खोलें और पढ़ें।
• E दबाकर ईमेल आर्काइव करें।

यह सीधे खुले ईमेल से या मेन स्क्रीन पर ईमेल लिस्ट से काम करता है। कई ईमेल चुनने का प्रयास करें (J और K से लिस्ट में ऊपर-नीचे जाकर और X से मैसेज चुनकर) और E दबाएं। पूफ़!

• # (Shift + 3) दबाकर ईमेल डिलीट करें।

फिर से, यह मेन लिस्ट से एकाधिक ईमेल पर या आपके द्वारा खोले गए ईमेल के अंदर से काम करता है।

• खुले ईमेल के अंदर, R दबाकर भेजने वाले को रिप्लाई करें; A दबाकर सभी भेजने वालों को रिप्लाई करें।
• खुले ईमेल के अंदर, G और फिर I दबाकर इनबॉक्स पर वापस जाएं।

ये महत्वपूर्ण शॉर्टकट्स हैं। आप शायद देख सकते हैं कि कैसे, अपनी उंगलियों के कुछ टैप से, अब आप कई ईमेल चुन सकते हैं, एक साथ सभी भेजने वालों को रिप्लाई कर सकते हैं, और कई ईमेल जल्दी डिलीट कर सकते हैं। आगे बढ़ने से पहले इनका कुछ बार अभ्यास करें।

वास्तव में कूल कीबोर्ड शॉर्टकट्स:

• खुले ईमेल के अंदर, Shift + R दबाकर नई विंडो में रिप्लाई करें; Shift + A दबाकर सभी भेजने वालों को नई विंडो में रिप्लाई करें।

यह छोटी स्क्रीन पर अतिरिक्त सहायक है, जहां आपको ईमेल पढ़ने और जवाब देने के लिए अतिरिक्त स्थान की आवश्यकता होती है। यह चैट और लेबल्स को ब्लॉक कर देता है जिससे आप ईमेल पर ध्यान केंद्रित कर सकते हैं।

• खुले ईमेल के अंदर, G और फिर K दबाकर अपनी टास्क लिस्ट पर जाएं।

क्या आपको याद है कि Gmail Google Tasks के साथ इंटीग्रेट होता है? हम इसे अगले कवर करेंगे। मेन ईमेल लिस्ट में, एक ईमेल मार्क करें (X) और Shift + K दबाकर ईमेल को अपनी टास्क लिस्ट पर एक नए "टू-डू" आइटम से अटैच करें। यह फ़ीचर केवल कीबोर्ड शॉर्टकट्स के साथ काम करता है! इसे माउस से करने का कोई तरीका नहीं है।

• G और फिर P दबाकर फ़ोन विंडो लाएं और फ़ोन कॉल करें।
• Shift + F दबाकर ईमेल फ़ॉरवर्ड करें।
• Shift + U दबाकर ईमेल को अनरीड मार्क करें।
• + या – दबाकर ईमेल को महत्वपूर्ण या कम महत्वपूर्ण मार्क करें (ऊपर चर्चा के अनुसार)।

सभी शॉर्टकट्स जानने के लिए बाध्य महसूस न करें। खुद को उनको याद करने के लिए प्रशिक्षित करें जिनका आप अक्सर उपयोग करते हैं और एक सप्ताह तक उनका उपयोग करने के लिए खुद को मजबूर करें (माउस का उपयोग न करें!) जब तक कि वे दूसरी प्रकृति न बन जाएं। आप पाएंगे कि आप Gmail में माउस का उपयोग करना नहीं चाहते और शॉर्टकट्स के साथ अपने ईमेल को बहुत तेजी से संभाल रहे हैं।

5.3 टास्क्स और टू-डू लिस्ट्स

Gmail में Google Tasks बहुत बेसिक हैं और अन्यथा पूरी तरह से फ़ीचर्ड ईमेल ऐप के विपरीत कुछ हद तक खड़े हैं, लेकिन वे सुविधाजनक हैं।

शीर्ष बाईं ओर लाल रंग में Gmail हेडर के बगल में नीचे तीर पर क्लिक करके Google Tasks एक्सेस करें। यह एक मेनू लाएगा जो आपको टास्क या कॉन्टैक्ट की ओर ले जाएगा। आपके टास्क निचले दाएं कोने में एक विंडो में दिखाई देंगे जो चैट पॉप अप जैसा दिखता है। वैकल्पिक रूप से, आप पहले बताए अनुसार Gmail में कहीं भी B और फिर K दबाकर टास्क एक्सेस कर सकते हैं।

Gmail के साथ Google Tasks वास्तव में काफी उपयोगी हो सकते हैं। आप आसानी से एक टास्क बना सकते हैं और फिर "टैबिंग" नए टास्क को दाईं ओर करके उसके अंदर टास्क नेस्ट कर सकते हैं, जिससे वे मूल के सबटास्क बन जाते हैं। यह एक प्रोजेक्ट को रास्ते में छोटे चरणों में तोड़कर सरल बनाने के लिए उपयोगी है। चूंकि आप ईमेल को सीधे टास्क से जोड़ सकते हैं, आप उस टास्क के अंदर उपयोगी जानकारी शामिल कर सकते हैं, जैसे लिंक्स, संपर्क जानकारी और यहां तक कि फ़ाइलें। जब एक टास्क पूरा हो जाए, तो आप इसे चेक ऑफ कर सकते हैं और एक स्ट्राइक-थ्रू द्वारा इसे पार करके पूरा होने के रूप में पुरस्कृत हो सकते हैं।

किसी भी टास्क पर क्लिक करने से टास्क में नोट्स जोड़ने या ड्यू डेट चुनने का विकल्प खुलता है। यह विशेष रूप से काम आता है यदि आप Google Calendar के साथ काम करते हैं, क्योंकि टास्क लिस्ट निर्बाध रूप से सिंक होती हैं और आपके कैलेंडर पर भी दिखाई देंगी।

5.4 अपने कॉन्टैक्ट्स प्रबंधित करना

अपने कॉन्टैक्ट्स एक्सेस करने के लिए, शीर्ष बाईं ओर Mail के बगल में डाउन एरो पर क्लिक करें, जैसा आपने अपने टास्क के साथ किया था, या अपने इनबॉक्स से G और फिर C दबाएं। यदि आपको वास्तव में शुरुआत करने में मदद की ज़रूरत है, तो पहले उल्लिखित The Beginner's Gmail Guide देखें। इसलिए, हम केवल उन्हें प्रभावी ढंग से प्रबंधित करने के तरीके पर स्पर्श करेंगे।

आप देखेंगे कि जब आप अपने ड्रॉपडाउन से Contacts पर क्लिक करते हैं, तो आपको एक नए पेज पर ले जाया जाता है। यहां, आप अपने प्रत्येक कॉन्टैक्ट को उनके ईमेल एड्रेस और फ़ोन नंबर के साथ देख सकते हैं, यदि लागू हो। आप Frequently contacted पर भी क्लिक कर सकते हैं अपने सबसे हाल के कॉन्टैक्ट कम्युनिकेटर्स को देखने के लिए।

ईमेल की तरह ही, आप अपने कॉन्टैक्ट्स के लिए बिजनेस, स्कूल, और परिवार जैसे लेबल बना और एडिट कर सकते हैं। यह आपके कॉन्टैक्ट्स को अलग और आसानी से सुलभ रखने का एक अद्भुत तरीका है। आप यह भी चुन सकते हैं कि अपने कॉन्टैक्ट्स पेज को कैसे सॉर्ट करें, बाईं ओर से Settings पर क्लिक करके और फर्स्ट नेम या लास्ट नेम को सॉर्ट ऑर्डर के लिए चुनकर।

प्रत्येक कॉन्टैक्ट के बगल में, आप उनका लेबल बदलने, उन्हें डिलीट करने, या उन्हें अपनी कॉन्टैक्ट लिस्ट से छिपाने के लिए More (थ्री-डॉट आइकन) मेनू पर क्लिक कर सकते हैं।

अपने कॉन्टैक्ट्स को प्रबंधित करने का सबसे आसान तरीका उन्हें लेबल्स के साथ ग्रुप करना है ताकि आप उन्हें Gmail से जल्दी संपर्क कर सकें।

5.5 अतिरिक्त Labs फ़ीचर्स

Gmail में कई वैकल्पिक फ़ीचर्स हैं जो आपकी उत्पादकता को और बढ़ा सकते हैं।

वे Settings में Labs टैब के तहत उपलब्ध हैं। नीचे मैं कुछ का नाम लूंगा जो मुझे उपयोगी लगते हैं, Labs एरिया में उनके क्रम के अनुसार व्यवस्थित। बेझिझक अपने दम पर एक्सप्लोर करें और अधिक खोजें।

Smart Labels:

मेरे व्यक्तिगत पसंदीदा में से एक, यह आसान फ़ीचर Gmail को "अनुमान" लगाने देता है कि आपके इनकमिंग ईमेल में से कौन से नोटिफ़िकेशन हैं, ऑनलाइन फ़ोरम से रिप्लाई हैं, और बल्क (न्यूज़लेटर्स आदि)। Gmail प्रत्येक प्रकार को ऑटोमैटिकली लेबल करता है और अनुमान लगाने में बहुत अच्छा काम करता है। जब आप इसे चालू करते हैं तो यह आपको कुछ दिनों के लिए सही लेबल चुनकर इसे "प्रशिक्षित" करने के लिए भी कहेगा। इसे आज़माएं और देखें कि यह आपके संगठन को कैसे प्रभावित करता है।

Canned Response:

एक वरदान यदि आपको कई ईमेल प्राप्त होते हैं जिनका आप उसी तरह जवाब देते हैं। इसे चालू करें, और फिर एक ईमेल को "टेम्पलेट" के रूप में लिखें। इसे सेव करें, और अगली बार जब आप जल्दी जवाब देना चाहें तो इसका उपयोग करें। यह धन्यवाद पत्रों के लिए उत्कृष्ट है, उदाहरण के लिए, या न्यूज़लेटर्स के लिए।

5.6 Gmail ऐड-ऑन्स

आप गियर आइकन पर क्लिक करके और फिर Get add-ons चुनकर Gmail के लिए कई ऐड-ऑन ढूंढ सकते हैं। यहां आप उन टूल्स के माध्यम से ब्राउज़ कर सकते हैं जो आपको अधिक उत्पादक, अतिरिक्त संगठित, या बेहतर कम्युनिकेटर बनने में मदद करते हैं। हालांकि विकल्प सीमित हैं, फिर भी आपको इनमें से कुछ उपयोगी टूल्स पसंद आ सकते हैं।

फाइनेंस के लिए QuickBooks, प्रोजेक्ट मैनेजमेंट के लिए Trello, कम्युनिकेशन के लिए Dialpad, और मानव संसाधन के लिए Hire उपलब्ध कुछ विकल्प हैं। यदि आप एक ऐड-ऑन इंस्टॉल करना चुनते हैं, तो बस ध्यान रखें कि अधिकांश थर्ड पार्टी स्रोतों से आते हैं, इसलिए आप Install दबाने के बाद और Continue दबाने से पहले शर्तों को जांचना चाह सकते हैं।

आपका Gmail इनबॉक्स मास्टर्ड

बस इतना ही! मुझे आशा है कि इसे पढ़कर आप एक बेहतर Gmail यूज़र बन गए होंगे, और यह आपके जीवन को थोड़ा आसान बना देगा। आनंद लें!

अब शायद समय आ गया है कि हम अपने Gmail मास्टरी को अगले स्तर पर ले जाएं और Android पर छिपी Gmail फ़ीचर्स के बारे में पता लगाएं।

क्या हमसे कुछ छूट गया? आपने Gmail के बारे में क्या खोजा है जिसे साथी पाठकों को अवश्य जानना चाहिए? कृपया कमेंट्स में हमारे साथ साझा करें।