जीमेल के लिए पावर यूजर गाइड

जीमेल समय के साथ इतना बदल गया है कि इसे केवल "ईमेल क्लाइंट" के रूप में संदर्भित करना न्याय नहीं करता है। इसे इस तरह से सोचें, आप अपने स्मार्टफ़ोन का उपयोग विशेष रूप से फ़ोन कॉल करने के लिए कर सकते हैं या कंप्यूटर का उपयोग केवल दस्तावेज़ बनाने के लिए कर सकते हैं। आप एक स्पोर्ट्स कार के मालिक हो सकते हैं जिसे आप केवल कुछ ब्लॉक चलाते हैं। आप कर सकते थे, लेकिन ये चीजें आपके लिए और भी बहुत कुछ कर सकती हैं, और आप अपना पैसा केवल एक चीज़ के लिए उपयोग करने के लिए बर्बाद कर रहे होंगे। जीमेल के बारे में भी यही कहा जा सकता है, भले ही इसका उपयोग करने के लिए आपको एक पैसा भी खर्च न करना पड़े।

इस गाइड में: जीमेल के साथ शुरुआत | संचार हब के रूप में जीमेल | लेबल, जीमेल का डीएनए | खोज और फ़िल्टर की शक्ति को महसूस करें | Gmail उत्पादकता उपकरण

नोट: यह जीमेल गाइड नए उपयोगकर्ताओं के लिए नहीं है, बल्कि आप में से उन लोगों के लिए है जो पहले से ही जीमेल का उपयोग करते हैं और इसकी कई विशेषताओं का लाभ उठाना चाहते हैं। आप में से जो नए हैं उन्हें शायद पहले जीमेल के लिए शुरुआती गाइड पढ़ना चाहिए, जो आपको सेवा का परिचय देगा और इसकी सबसे बुनियादी और महत्वपूर्ण सुविधाओं का उपयोग कैसे करेगा।

Gmail से शुरू करना

1.1 थीम और प्रभावी जीमेल माइंडसेट

एक तस्वीर एक हजार शब्दों के बराबर होती है, इसलिए यह समझाने के बजाय कि मेरा जीमेल इंटरफ़ेस कैसा दिखता है, मैं आपको दिखाऊंगा:

आपने सबसे पहली बात क्या नोटिस की है? क्या यह Gmail कैलेंडर एकीकरण, संगठन के लिए सहायक टैब या सूचना आइकन है?

दरअसल, सबसे पहली चीज जो हम शुरू करने जा रहे हैं वह है आपकी जीमेल थीम। यह शायद एक चीज है जिस पर आपने तुरंत ध्यान नहीं दिया। कोई फैंसी सितारे नहीं हैं, विषय पंक्तियों के बीच कोई निन्जा लटका नहीं है, और पृष्ठभूमि में कोई चित्र नहीं है। और यही बात है:विषय बस रास्ते से बाहर है। थीम के साथ, आप अपने जीमेल के लिए एक अलग उपस्थिति चुन सकते हैं, जो कई उपयोगकर्ताओं के बीच एक पसंदीदा विशेषता है। आप उन्हें लागू करने का तरीका जानने के लिए मूल जीमेल गाइड पढ़ सकते हैं, लेकिन अगर आप अपने ईमेल के साथ प्रभावी होने के बारे में गंभीर हैं, तो आपको चीजों को यथासंभव सरल रखने पर विचार करना चाहिए।

आपकी जीमेल थीम सिर्फ रंगों के संग्रह या साफ-सुथरी पृष्ठभूमि से कहीं ज्यादा है। जब आप अपने ईमेल देख रहे होते हैं तो यह आपके मूड को सेट करता है और यह भी प्रभावित कर सकता है कि आप उनका जवाब कैसे देते हैं। एक पेशेवर जीमेल खाते में जहां आप काम और परियोजनाओं से निपटते हैं, रचनात्मकता पर दक्षता को प्राथमिकता दी जानी चाहिए। उच्च कंट्रास्ट के साथ एक साफ थीम चुनें और अपने आप को बहुत सारे विकर्षणों से अभिभूत न करें।

अपने काम और अपने निजी जीवन को अलग करना शायद सबसे महत्वपूर्ण चीजों में से एक है जो आप दोनों की सफलता के लिए कर सकते हैं। इसलिए, अधिक प्रभावी इनबॉक्स के लिए, कुछ हफ़्ते के लिए अपने जीमेल को उसकी मूल थीम में बदलने का प्रयास करें। आप इसकी सराहना करना सीखेंगे। इस छोटे से लेकिन महत्वपूर्ण सुझाव को कम मत समझो, यह आपको इस मैनुअल के बाकी हिस्सों के लिए सही मानसिकता में डाल देगा।

1.2 अपना दिमाग खाली करें, अपना इनबॉक्स खाली करें

अपने जीमेल इनबॉक्स को खाली रखना प्रभावी जीमेलिंग में एक और महत्वपूर्ण बिंदु है। साधारण विषय की तरह, यह एक मानसिकता है जिसमें आपको प्रवेश करने के लिए खुद को प्रशिक्षित करने की आवश्यकता होती है। संदेशों से भरा एक बड़ा ब्लॉटेड इनबॉक्स कागजों से भरे कार्य डेस्क के बराबर है। आपको अपने इनबॉक्स का उपयोग केवल उन ईमेल के लिए करना चाहिए जिन्हें आपने अभी तक नहीं पढ़ा है और जिन्हें उत्तर की आवश्यकता है; शेष भंडारण में हैं।

हम बाद में सीखेंगे कि आने वाले ईमेल को व्यवस्थित करने के लिए जीमेल के शक्तिशाली फिल्टर (अध्याय 4 देखें) का उपयोग कैसे करें और ईमेल को त्वरित रूप से संग्रहीत करने के लिए कीबोर्ड शॉर्टकट (अध्याय 5 देखें) का उपयोग कैसे करें, जिन पर आपको तत्काल ध्यान देने की आवश्यकता नहीं है। Gmail आसान संगठन के लिए टैब और एक स्वचालित लेबलिंग प्रणाली भी प्रदान करता है (अध्याय 5 में भी)।

अपने इनबॉक्स को "करने के लिए" सूची की तरह मानें। इसमें किसी भी ईमेल के लिए आपको इसके बारे में कुछ करने की आवश्यकता होती है (आमतौर पर इसका उत्तर दें)। जैसे ही आप उस ईमेल का ध्यान रखना समाप्त कर लें, उसे संग्रहित कर लें। आपको यह जानकर आश्चर्य हो सकता है कि एक खाली इनबॉक्स से कितनी राहत मिल सकती है।

1.3 Gmail और अन्य Google उत्पादों के साथ एकीकरण

जबकि यह जीमेल गाइड जीमेल पर केंद्रित है और इसका अधिकतम लाभ कैसे उठाया जाए, Google ने कई उत्पाद जारी किए हैं जो एक साथ काम करते हैं। इन सेवाओं के बारे में बहुत कुछ कहा जा सकता है (जिनमें से कुछ को हम इस मैनुअल में अलग-अलग बिंदुओं में शामिल करेंगे), लेकिन अभी के लिए, जीमेल को अन्य परतों के ऊपर सेवा की एक "परत" के रूप में देखने की कोशिश करें, जो सभी एक साथ बहती हैं। एक दिशा में।

इस मैनुअल में वर्णित जीमेल में कई एन्हांसमेंट इन अन्य सेवाओं के माध्यम से काम करते हैं जो पूरी तरह से जीमेल में एकीकृत हैं। इनका पूरा लाभ उठाने के लिए, आपको आगे बढ़ना होगा और उन पर गौर करना होगा। मैं आपको ऐसा करने के लिए दृढ़ता से प्रोत्साहित करता हूं।

2. संचार हब के रूप में Gmail

2.1 चैट को वह कमरा दें जिसके वह हकदार हैं

उम्मीद है, अब आप एक प्रभावी Gmail मानसिकता में आ गए हैं, इसलिए मैं चाहता हूं कि आप Gmail की चैट सुविधा और Hangouts का उपयोग करने पर विचार करें। डिफ़ॉल्ट रूप से, जीमेल संचार को स्क्रीन के निचले बाएँ कोने में निचोड़ता है, जो एक अलग लाइन के नीचे छिपा होता है। संभवत:इस समय आपकी चैट इस प्रकार सेट की गई है।

यदि आप संचार केंद्र के रूप में जीमेल का उपयोग करना चाहते हैं, तो आपको चैट क्षेत्र को स्क्रीन पर अधिक प्रमुख स्थान देना होगा। ऐसा करने के लिए, हम चैट बार को स्क्रीन के दाईं ओर ले जाएंगे। गियर . क्लिक करें शीर्ष पर आइकन और सेटिंग . चुनें . लैब Choose चुनें ऊपर से और प्रकट होने वाली खोज विंडो में, चैट सुविधाओं के लिए केवल उपलब्ध विकल्प देखने के लिए "चैट" टाइप करें। फिर, राइट-साइड चैट को सक्षम करें विकल्प पर क्लिक करें और परिवर्तन सहेजें . पर क्लिक करें पृष्ठ के निचले भाग में। इसके बाद जीमेल को बदलाव के साथ फिर से लोड करना चाहिए।

यह आसान था, है ना? इस लैब्स टैब को याद रखें क्योंकि हम जल्द ही इस पर वापस लौटेंगे और अतिरिक्त सुविधाओं के लिए इसका उपयोग करेंगे।

राइट साइड चैट स्क्रीन के दाईं ओर का उपयोग करती है, जो जीमेल में अपेक्षाकृत अप्रयुक्त है। यह आपको एक ही बार में अपने अधिक संपर्कों को देखने की अनुमति देता है, चैट को अधिक स्पष्ट रूप से प्रमुख बनाता है और आपको उस कष्टप्रद गतिशील बार को लगातार हिलाए बिना, बाईं ओर अपने लेबल देखने के लिए अधिक जगह देता है। यह एक साधारण जीत की स्थिति है।

2.2 चैट का उपयोग केवल चैटिंग से अधिक के लिए करना

जैसा कि मैंने पहले उल्लेख किया है, जीमेल की चैट इसकी सबसे शक्तिशाली विशेषताओं में से एक है। दुर्भाग्य से, कई जीमेल उपयोगकर्ता अभी भी इसकी पूर्ण क्षमताओं से अवगत नहीं हैं, और ऐसा लगता है कि Google इन सुविधाओं को ज्ञात करने में एक खराब काम कर रहा है।

आइए हमारे चैट बार पर करीब से नज़र डालें। सबसे पहले हैंगआउट संपर्क बटन है जो उन लोगों को प्रदर्शित करेगा जिनके साथ आप पहले एक Hangout में शामिल हुए हैं। यदि आप किसी एक का चयन करते हैं, तो आपके पास वीडियो कॉल, Hangout या ईमेल के माध्यम से उनसे संपर्क करने के विकल्प हैं। आप उनके मूल विवरण की समीक्षा भी कर सकते हैं।

इसके बाद हैंगआउट बटन, Google का वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग का संस्करण है। Hangouts एक Google प्लस घटक है जो आपको Gmail में अधिकतम पांच लोगों से बात करने की अनुमति देता है (Google प्लस के माध्यम से अधिक लोगों से सीधे बात करना संभव है)। यहां तक ​​कि आप लोगों से फोन के जरिए भी जुड़ सकते हैं। यह जीमेल का अंतिम संचार उपकरण है और यह आपको पेश करने वाली सर्वोत्तम सुविधाओं में से एक है।

उसके दाईं ओर फोन कॉल बटन है जो उन संपर्कों को लाएगा जिन्हें आप कॉल कर सकते हैं। यह एक छोटी डायल पैड विंडो में कॉल आरंभ करेगा।

चैट फीचर एरिया में सबसे ऊपर हम अपनी प्रोफाइल पिक्चर देखते हैं। छवि या उसके ठीक आगे वाले तीर पर क्लिक करने पर एक विंडो खुलेगी जो हमें अपनी स्थिति बदलने और अन्य सेटिंग्स को समायोजित करने में सक्षम बनाती है।

इस क्षेत्र की विशेषताएं स्व-व्याख्यात्मक हैं:वे आपको एक स्थिति संदेश सम्मिलित करने की अनुमति देती हैं, जैसे "काम पर व्यस्त" या "मेरे फोन पर" और यह इंगित करें कि आप व्यस्त हैं या उपलब्ध हैं। आप अपनी सूचनाओं, सामान्य सेटिंग, और संग्रहित Hangouts और अवरोधित संपर्कों जैसे आइटम की समीक्षा भी कर सकते हैं।

2.2.1 Google Voice और अपना खुद का नंबर प्राप्त करना

हम Google Voice का उल्लेख किए बिना Gmail में फ़ोन कॉल और टेक्स्ट मैसेजिंग के बारे में संक्षेप में बात नहीं कर सकते। Google Voice, Google की एक और उत्कृष्ट सेवा है, और यह आपके वाहक और आपके संपर्क के बीच एक प्रकार के ऑपरेटर के रूप में कार्य करती है।

Google Voice की विशेषताएं इस Gmail मार्गदर्शिका के उद्देश्यों से परे हैं। लेकिन, मैं यहां यह उल्लेख करूंगा कि यदि आपके पास Google Voice सेट अप है, तो आप फोन कॉल कर सकते हैं और टेक्स्ट संदेश भी भेज और प्राप्त कर सकते हैं। Google अंतरराष्ट्रीय कॉल के लिए बहुत प्रतिस्पर्धी मूल्य प्रदान करता है, लेकिन आप इन्हें केवल Google Voice के माध्यम से ही सेट कर सकते हैं। यह वास्तव में एक उत्कृष्ट सेवा है, खासकर यदि आपके विदेश में मित्र और रिश्तेदार हैं।

3. लेबल, Gmail का डीएनए

3.1 लेबल क्या होते हैं, बिल्कुल?

जीमेल ईमेल को कैसे व्यवस्थित करता है, इसके केंद्र में लेबल हैं। जब Google ने पहली बार अपनी ईमेल सेवा शुरू की, तो अधिकांश उपयोगकर्ताओं ने जीमेल की तुलना आउटलुक से और जीमेल के लेबल की तुलना आउटलुक के फोल्डर से की। वे उसी के बारे में देखते हैं (इनबॉक्स, भेजे गए ईमेल, ड्राफ्ट) और ऐसा लगता है कि वे वही काम कर रहे हैं, इसलिए अधिकांश उपयोगकर्ताओं ने इसे छोड़ दिया और "लेबल" शब्द को मार्केटिंग पिच से ज्यादा कुछ नहीं माना। लेकिन लेबल अलग होते हैं, और यह महत्वपूर्ण है कि आगे बढ़ने से पहले उन्नत Gmail उपयोगकर्ता (जैसे स्वयं) अंतर जान लें।

लेबल फोल्डर की तुलना में टैग की तरह अधिक काम करते हैं। यदि ईमेल कागज़ के दस्तावेज़ हैं जिन्हें फ़ोल्डरों में रखा गया है, तो लेबल इन कागज़ों पर रखे रंगीन स्टिकर की तरह होते हैं ताकि उन्हें और वर्गीकृत किया जा सके। ईमेल सीधे एक लेबल में नहीं रखे जाते हैं, वे एक लेबल से जुड़े होते हैं। इसलिए, एक ईमेल में एक से अधिक लेबल हो सकते हैं (कई स्टिकर वाले पेपर पर विचार करें), और ईमेल को एक से अधिक लेबल के साथ भी खोजा जा सकता है।

उदाहरण के लिए, जीमेल में मेरे "पेशेवर" लेबल में मेरे दोनों कार्यस्थलों के ईमेल हैं। मेरे पास प्रत्येक स्थान के लिए एक लेबल है, लेकिन कुछ सामग्री दोनों स्थानों के लिए समान है। फिर इन ईमेल में तीन लेबल होते हैं:"पेशेवर" लेबल, यह दर्शाता है कि यह कार्य-संबंधी है, और प्रत्येक कार्यस्थल के लिए लेबल। यह मुझे ऐसी सामग्री की खोज करने की अनुमति देता है जो दोनों स्थानों की आवश्यकताओं को पूरा करती हो।

जीमेल में सब कुछ लेबल आधारित है। वेबसाइट के अलग-अलग हिस्सों में खुलने वाले कोई फ़ोल्डर और लिंक नहीं हैं। सभी संदेश वहीं मौजूद हैं -- जब आप इसे चुनते हैं तो जीमेल केवल सही लेबल एसोसिएशन दिखाता है। मैं आगे के उदाहरणों में जा सकता हूं और वेन आरेख की तरह कुछ उपयोग कर सकता हूं, लेकिन आप शायद आगे बढ़ने के लिए उतने ही उत्साहित हैं जितना मैं हूं।

3.1.1 लेबल सेटिंग और लेबल के प्रकार

आप लेबल . से Gmail में सभी लेबल सेटिंग तक पहुंच सकते हैं सेटिंग . के अंदर टैब . जीमेल के अंदर वर्तमान में तीन प्रकार के लेबल हैं:सिस्टम लेबल, श्रेणियां और कस्टम लेबल।

सिस्टम लेबल और कस्टम लेबल में IMAP में दिखाएं . होता है विकल्प; यदि आप किसी भिन्न ऐप, सॉफ़्टवेयर जैसे आउटलुक, या कुछ ऐड-ऑन का उपयोग कर रहे हैं, तो आपको इन विकल्पों को कॉन्फ़िगर करना चाहिए। यह जीमेल गाइड जीमेल इंटरफेस का अधिकतम लाभ उठाने पर केंद्रित है, इस प्रकार मैं यहां इन विकल्पों में नहीं जाऊंगा। यदि आप रुचि रखते हैं, तो सुनिश्चित करें कि आपने Gmail के लिए शुरुआती मार्गदर्शिका पढ़ ली है।

3.2 सिस्टम लेबल

जीमेल में सबसे परिचित लेबल सिस्टम लेबल हैं। जब से आपने इनबॉक्स, तारांकित, भेजे गए मेल, ड्राफ्ट, ट्रैश जैसी सेवा का उपयोग करना शुरू किया है, तब से आपने ऊपर बाईं ओर ये लिंक देखे हैं। प्रभावी जीमेलिंग के लिए, मेरा सुझाव है कि आपके पास ये सिस्टम लेबल उपलब्ध हैं। आप यह भी देखेंगे कि आपके पास अपठित होने पर दिखाएं . है ड्राफ्ट और स्पैम लेबल के लिए विकल्प। इस विकल्प को चालू करने से आपको ये लेबल तभी दिखाई देंगे जब वे किसी ईमेल से जुड़े हों।

3.2.1 सभी मेल और पुराने ईमेल संग्रहित करना

आप इस जीमेल गाइड की शुरूआत से खाली इनबॉक्स दर्शन को याद कर सकते हैं। यदि आपका इनबॉक्स एक कार्य डेस्क है, तो All Mail आपकी फाइलिंग कैबिनेट है। इससे भी बेहतर, यह फाइलिंग कैबिनेट से भरा बेसमेंट है। ईमेल लिखने के लिए हर बार बेसमेंट में जाने की आवश्यकता नहीं है, लेकिन यदि आप अतीत से कोई संदेश प्राप्त करना चाहते हैं तो यह उपलब्ध होना उपयोगी है।

ऑल मेल वह बेसमेंट है। इसे चालू करना (दिखाएं . चुनना) ) का अर्थ है तिथि के अनुसार व्यवस्थित अपने पिछले ईमेल तक त्वरित पहुंच प्राप्त करना। जबकि आप किसी भी पुराने ईमेल को खोज बार से एक्सेस कर सकते हैं, यह लिंक तब काफी उपयोगी हो जाता है जब आप अपने इनबॉक्स को अक्सर साफ करते हैं और उस ईमेल को खोजने के लिए एक त्वरित झलक चाहते हैं जो आपको दिन में कुछ समय पहले प्राप्त हुआ था।

3.2.2 ड्राफ़्ट उपयोग जिन पर आपने विचार नहीं किया

जैसा कि आप जानते होंगे, जीमेल आपके द्वारा लिखे गए संदेशों को ड्राफ्ट लेबल में स्वतः सहेज लेता है, भले ही आपने केवल कुछ वाक्य ही टाइप किए हों। आपने जो कुछ भी लिखा है और नहीं भेजा है, वह वहां संग्रहीत है। संभावना है, आपके पास शायद पहले से ही कुछ ड्राफ़्ट संग्रहीत हैं (या शायद अधिक!)

हालांकि, जिस पर आपने विचार नहीं किया होगा, वह है, साधारण नोट्स के लिए ड्राफ्ट का उपयोग करना, विचारों को लिखना, खरीदारी की सूची बनाना, या किसी की संपर्क जानकारी को जल्दी से संग्रहीत करना। अधिकांश मेल क्लाइंट आज आपको ईमेल में फ़ाइलें और चित्र संलग्न करने का विकल्प देते हैं। यह आपके ड्राफ्ट फ़ोल्डर को फ़ाइलों को अपलोड करने और कंप्यूटर के बीच सिंक करने के लिए एक उत्कृष्ट स्थान बनाता है यदि आपको एक तेज़ समाधान की आवश्यकता है। हालाँकि, अपने ड्राफ्ट फ़ोल्डर में फ़ाइलें हमेशा के लिए न छोड़ें! यह उनके लिए जगह नहीं है।

ड्राफ्ट सेक्शन के लिए एक और बढ़िया उपयोग टेम्प्लेट को स्टोर करना है। यदि आप खुद को एक ही ईमेल को बार-बार लिखते हुए पाते हैं, तो ईमेल की एक खाली कॉपी अपने ड्राफ्ट में सेव करें और जरूरत पड़ने पर इसे हर बार एक नए ईमेल में कॉपी-पेस्ट करें (अपना मूल ड्राफ्ट न भेजें - यह ड्राफ्ट को हटा देगा) लेबल!)। आप इस तरह अपने ईमेल हस्ताक्षर, लिंक और यहां तक ​​कि छवियों को भी सहेज सकते हैं। अपने टेम्प्लेट-ड्राफ़्ट ईमेल को एक ऐसा विषय दें जो आसान संदर्भ के लिए आपके लिए इसके उपयोग को दर्शाता हो, जैसे "शादी:धन्यवाद पत्र" या "प्रशंसक:पत्र जोड़ने के लिए धन्यवाद" आदि।

वैकल्पिक रूप से, आप हर समय भेजे जाने वाले संदेशों के प्रकारों के लिए ईमेल टेम्प्लेट रखने के लिए डिब्बाबंद प्रतिक्रियाओं का उपयोग कर सकते हैं।

3.3 श्रेणियाँ

श्रेणियाँ वे लेबल हैं जो आपके द्वारा जीमेल में देखे जाने वाले टैब के अनुरूप होते हैं; सामाजिक, प्रचार, अपडेट और फ़ोरम। संदेशों के आने पर आपके इनबॉक्स को सुव्यवस्थित रखने में सहायता के लिए Gmail इन लेबलों को स्वचालित रूप से लागू करता है।

आप तय कर सकते हैं कि आप इनमें से प्रत्येक लेबल को लेबल सूची और संदेश सूची दोनों में दिखाना या छिपाना चाहते हैं। ध्यान दें कि यह उन श्रेणियों को टैब के रूप में दिखाए जाने से अलग है।

यदि आप किसी एक श्रेणी के लिए टैब जोड़ना या हटाना चाहते हैं, तो प्लस . पर क्लिक करें अंतिम टैब के दाईं ओर आइकन। फिर, उपयुक्त बॉक्स को चेक करके और सहेजें . दबाकर, जिन्हें आप चाहते हैं, उन्हें सक्षम करें जब आप समाप्त कर लें।

3.4 कस्टम लेबल

आपकी Gmail स्क्रीन के बाईं ओर सूची में अंतिम रूप से आपके कस्टम लेबल हैं। आपके पास शायद उनमें से कुछ पहले से ही हैं। कस्टम लेबल जीमेल के सबसे शक्तिशाली लेबल बने हुए हैं (अभी के लिए), और आपको यह सीखना होगा कि उनका अच्छी तरह से उपयोग कैसे करें, खासकर जीमेल के अद्भुत फिल्टर के साथ।

आप लेबल . से लेबल जोड़ और संपादित कर सकते हैं सेटिंग . के अंतर्गत टैब , किसी भी अन्य लेबल की तरह, लेकिन अपने कस्टम लेबल के नाम के आगे रंगीन वर्ग पर क्लिक करना और भी तेज़ है। पॉप अप मेनू सेटिंग्स के तहत पारंपरिक लेबल टैब से भी अधिक प्रभावी है क्योंकि यह आपको सीधे लेबल का रंग चुनने और संपादित करने की अनुमति देता है।

ध्यान रखें कि कस्टम लेबल एक दूसरे में नेस्ट भी किए जा सकते हैं. उदाहरण के लिए, आपके पास कार्य प्रपत्रों के लिए एक लेबल हो सकता है जिसमें करों के लिए सबफ़ोल्डर, स्वास्थ्य बीमा जानकारी और मेमो शामिल हो सकते हैं। आप Gmail को यह भी सिखा सकते हैं कि अंतर कैसे बताएं और आने वाले ईमेल को अपने आप इन स्थानों पर कैसे रखें।

4. खोज और फ़िल्टर की शक्ति को महसूस करें

अगर लेबल जीमेल के डीएनए हैं, तो सर्च और फिल्टर्स इसका दिमाग हैं। ऐसे बहुत कम संयोजन हैं जो आपको उस ईमेल तक नहीं ले जाते जो आप चाहते हैं, यहां तक ​​कि कई साल पहले, सब कुछ सेकंड के भीतर। जीमेल ईमेल फिल्टर को व्यवस्थित करने के लिए नियमों की अपनी सूची कहता है। और चूंकि दोनों आपस में इतने अधिक जुड़े हुए हैं, इसलिए Google ने अब उन्हें एक साथ मैश कर दिया है, ताकि आप सीधे अपनी खोजों से फ़िल्टर बना सकें।

सबसे पहले चीज़ें, Gmail की खोज विंडो की आदत डालें। आप शायद अधिक लोकप्रिय खोज ऑपरेटरों से परिचित हैं, जैसे "से" या "है:अटैचमेंट" (और यदि नहीं, तो आप सही जगह पर हैं)। ये ऐसे शब्द हैं जो जीमेल को जाने और कुछ लाने के लिए कहते हैं। सौभाग्य से, ये शब्द अधिकतर स्व-व्याख्यात्मक हैं।

आप उन ऑपरेटरों को मैन्युअल रूप से दर्ज कर सकते हैं, लेकिन जैसे ही आप खोज ड्रॉपडाउन बॉक्स में जानकारी दर्ज करते हैं, जीमेल आपके लिए यह कर देगा। बस खोज बॉक्स में तीर पर क्लिक करें और अपनी खोज के लिए विवरण पूरा करें। यह इस बात से लेकर हो सकता है कि ईमेल किसका है या किसको, विषय पंक्ति क्या है, यदि संदेश में विशिष्ट शब्द हैं या नहीं, और कोई अनुलग्नक है या नहीं।

फिर आप जरूरत पड़ने पर आकार और तारीख के आधार पर अपनी खोज को सीमित कर सकते हैं। ऊपर की छवि में ध्यान दें कि आपके द्वारा दर्ज किए गए खोज तत्व खोज बॉक्स में प्रदर्शित होते हैं।

4.1 किसी खोज को फ़िल्टर में बदलना

जीमेल खोज में बदलना निंजा कमाल है, लेकिन इन खोजों को सहेजने के बारे में क्या? क्या होगा यदि आप एक ऐसी खोज करना चाहते हैं जो आपके सभी वर्ड फाइलों को आपके जीमेल में अक्सर ढूंढती है? बेहतर अभी तक, क्या होगा यदि आप चाहते हैं कि यह खोज स्वचालित रूप से चले? क्या यह अच्छा नहीं होगा यदि जीमेल हर बार आपके लिए इन वर्ड फाइलों को ढूंढ सके और आपके लिए उनके साथ कुछ कर सके, जैसे उन्हें किसी मित्र को भेजना या उन्हें एक निश्चित तरीके से लेबल करना? वैसे जीमेल ये काम कर सकता है, और आसानी से। जीमेल के इन स्वचालित आदेशों को फिल्टर कहा जाता है। किसी फ़िल्टर में खोज करने के लिए, खोज ड्रॉपडाउन बॉक्स के नीचे स्थित लिंक पर क्लिक करें, इस खोज के साथ फ़िल्टर बनाएं ।

अगली विंडो आपको उपलब्ध विकल्पों की सूची के साथ प्रस्तुत करेगी। आप इन ईमेल को स्वचालित रूप से हटाना, संग्रहित करना और अग्रेषित करना चुन सकते हैं। आप उन पर एक लेबल लागू कर सकते हैं या यहां तक ​​कि जीमेल को इस उद्देश्य के लिए एक पूर्वनिर्मित ईमेल के साथ स्वचालित रूप से इन ईमेल का जवाब देने के लिए सेट कर सकते हैं। जब आपका काम हो जाए, तो नीले फ़िल्टर बनाएं click पर क्लिक करें बटन। यदि आप अपने Gmail में पहले से मौजूद सभी ईमेल पर फ़िल्टर लागू करना चुनते हैं, तो आपके द्वारा अभी-अभी चुनी गई कार्रवाइयां भी ऐसा कर सकती हैं।

आप अपने मौजूदा फ़िल्टर को फ़िल्टर . से कभी भी एक्सेस कर सकते हैं सेटिंग . के अंतर्गत टैब . वहां से आप किसी भी कस्टम फ़िल्टर को संपादित करना या हटाना चुन सकते हैं।

4.1.1 उपयोगी फ़िल्टर के उदाहरण

यहां कुछ सबसे उपयोगी Gmail फ़िल्टर हैं जिनका मैंने वर्षों से उपयोग किया है:

अर्ध-जंक मेल फ़िल्टर:

कुछ ईमेल बिल्कुल जंक नहीं होते हैं, लेकिन आपके ध्यान की भी आवश्यकता नहीं होती है। बिल और क्रेडिट कार्ड विवरण, फेसबुक सूचनाएं, कार्यालय से ईमेल जो आप जानते हैं कि आपको एक दिन की आवश्यकता हो सकती है, या यहां तक ​​​​कि सिर्फ एक परिवार का सदस्य जो अपने प्यारे नए पिल्ला की तस्वीरों के साथ आपके इनबॉक्स में भर जाता है। आप इन ईमेल को पूरी तरह से हटाना नहीं चाहते हैं, लेकिन आप इन्हें तुरंत छांटना भी नहीं चाहते हैं।

"से:" ऑपरेटर के साथ एक खोज बनाएं और अधिक ईमेल पते शामिल करने के लिए अल्पविराम के साथ ईमेल जोड़ें। उदाहरण के लिए, "from:[email protected], चाचा[email protected], [email protected]" आपको इन सभी लोगों के ईमेल दिखाएगा। नीचे तीर पर क्लिक करें और एक फ़िल्टर बनाएं जो इन ईमेल को स्वचालित रूप से पढ़े गए के रूप में चिह्नित करता है और उन्हें संग्रह में रखता है।

अगली बार आंटी सूसी अपने पिल्ला की तस्वीर भेजती है, वह आपके इनबॉक्स में भी नहीं होगी, लेकिन अगर वह आपको कॉल करती है और आपसे इसके बारे में पूछती है, तो आप इसे अपने संग्रह में जल्दी से ढूंढ सकते हैं।

अमेज़न डिलीवरी नोटिफिकेशन को मार्क डाउन करें:

यदि आप अमेज़ॅन का बहुत अधिक उपयोग करते हैं, तो संभवतः आपको उनसे कई ईमेल प्राप्त होते हैं जैसे प्रचार, रसीदें और प्रतिक्रिया के लिए अनुरोध। आप इन सभी को अपने "सेमी-जंक" लेबल पर भेजने के लिए आसानी से एक फ़िल्टर बना सकते हैं, लेकिन समस्या यह है कि आप अभी भी तुरंत जानना चाहते हैं कि अमेज़ॅन ने आपको कुछ कब भेजा ताकि आपके पास ट्रैकिंग नंबर उपलब्ध हो। आप यह कैसे करते हैं?

अपने जीमेल में "अमेज़ॅन" खोजें और अपना फ़िल्टर बनाने के लिए डाउन एरो पर क्लिक करें। शब्द "अमेज़ॅन" आपको Amazon.com से भेजे गए हर ईमेल को लाता है, इसलिए अगला कदम अतिरिक्त शब्दों को शामिल करना है जो केवल अमेज़ॅन शिपिंग पुष्टिकरण ईमेल में मौजूद हैं। "है वर्ड्स" लाइन टाइप इन "हैस शिप!" उद्धरण चिह्नों में। यह जीमेल को बताता है कि आप शब्द संयोजन की तलाश कर रहे हैं "शिप कर दिया गया है!" ठीक वैसे ही जैसे यह पाठ में दिखाई देता है:दो शब्द, स्थान और विस्मयादिबोधक चिह्न। आप देखेंगे कि सूची केवल अमेज़ॅन से ईमेल शामिल करने के लिए काफी कम हो गई है जिसमें वाक्यांश "शिप कर दिया गया है!"

फिर भी, कुछ ईमेल के माध्यम से प्राप्त करने का प्रबंधन करते हैं, खासकर यदि आप अमेज़ॅन पर आइटम बेचते हैं। आपको एक संदेश मिलेगा जिसमें आपसे अपने आइटम शिप करने के लिए कहा जाएगा। कोई बात नहीं। बस "शिप नाउ" शब्द को "नहीं है" लाइन में शामिल करें, और अपनी सूची को और कम होते हुए देखें। अब बहुत अच्छा लग रहा है, है ना? फिर, फ़िल्टर बनाएं।

इसके बाद, आप इन ईमेल पर एक लेबल लागू कर सकते हैं, जैसे "अमेज़ॅन से शिप किया गया।" अब से Amazon से ऑर्डर किए गए आपके सभी आइटम इस लेबल पर बड़े करीने से डिलीवर किए जाएंगे और आप भविष्य में अपने शिपमेंट को आसानी से ट्रैक कर सकते हैं। सभी मौजूदा ईमेल पर फ़िल्टर लागू करें और आप अपने अतीत में भी खोज सकते हैं।

5. Gmail उत्पादकता टूल

अब जबकि आप जीमेल के बारे में अपना रास्ता जानते हैं और इसकी सबसे शक्तिशाली सुविधाओं का उपयोग कैसे करते हैं, यह समय अतिरिक्त मजेदार बदलावों पर गौर करने का है जो वास्तव में जीमेल को एक उत्पादकता उपकरण बनाते हैं।

5.1 प्रधान इनबॉक्स और इसकी विविधताएं

ईमेल को बेहतर तरीके से काम करने की अपनी खोज में, Google ने जीमेल में कई उन्नत एल्गोरिदम शामिल किए। इन महान विशेषताओं में से एक विभिन्न इनबॉक्स शैलियाँ हैं, जिनमें से पाँच हैं:क्लासिक, महत्वपूर्ण पहले, अपठित पहले, तारांकित प्रथम और प्रधान इनबॉक्स। प्रत्येक व्यक्ति जो करता है वह सीधे (क्लासिक, अपठित पहले) से लेकर समझाने के लिए थोड़ा मुश्किल (प्राथमिकता इनबॉक्स) तक होता है। विभिन्न इनबॉक्स शैलियों के बारे में जानने का सबसे अच्छा तरीका बस उनके साथ प्रयोग करना और यह देखना है कि सबसे अच्छा क्या काम करता है।

प्रधान इनबॉक्स आपके ईमेल के माध्यम से स्वचालित रूप से सॉर्ट करता है और यह तय करता है कि आपको पहले क्या पढ़ना चाहिए और कैसे आपकी ईमेल सूची के साथ-साथ अन्य इनबॉक्स प्रकारों को विभाजित नहीं करता है। महत्वपूर्ण पहला इनबॉक्स, जो स्मार्ट टैग के साथ मिलकर आपके लिए आपके इनबॉक्स को व्यवस्थित करने में एक उत्कृष्ट कार्य करता है। आपके द्वारा महत्वपूर्ण समझे जाने वाले सभी संदेश शीर्ष सूची में दिखाई देंगे, और बाकी सब कुछ निचली सूची में चला जाएगा, भले ही आपने इसे पढ़ा न हो।

अपना इनबॉक्स प्रकार बदलने के लिए, इनबॉक्स . क्लिक करें सेटिंग . के अंतर्गत और ड्रॉपडाउन बॉक्स से अपनी पसंद बनाएं। परिवर्तन सहेजें click पर क्लिक करना सुनिश्चित करें जब आप समाप्त कर लें तो सबसे नीचे।

5.1.1 VIP ईमेल बनाम नियमित ईमेल

जब जीमेल पहली बार लॉन्च हुआ, तब तक प्रायोरिटी इनबॉक्स था, आउटलुक पर एक फ्लैग या जीमेल में एक स्टार द्वारा ईमेल को महत्वपूर्ण माना जाता था। हालांकि यह अभी भी ईमेल को तुरंत "बुकमार्क" करने का सबसे अच्छा और सरल तरीका है, जीमेल अब समझता है कि आपके कुछ संपर्क दूसरों की तुलना में आपके लिए अधिक महत्वपूर्ण हैं।

जीमेल तय करता है कि कौन से ईमेल अधिक महत्वपूर्ण हैं, इस आधार पर कि आप किसी निश्चित संपर्क के ईमेल को कितनी बार पढ़ते हैं और उनका जवाब देते हैं और आप उनके साथ कैसे इंटरैक्ट करते हैं। जीमेल का तंत्र अपने आप में बहुत अच्छा है, लेकिन आप सीधे हस्तक्षेप कर सकते हैं और कुछ ईमेल को महत्वपूर्ण के रूप में चिह्नित करके वीआईपी स्थिति दे सकते हैं। वैकल्पिक रूप से, आप ईमेल को उनके महत्व से हटा सकते हैं।

आप मुख्य ईमेल सूची में या संदेश के अंदर एक बार शीर्ष पर उनके बगल में छोटे टैग आइकन पर क्लिक करके ईमेल को महत्वपूर्ण या महत्वपूर्ण के रूप में चिह्नित कर सकते हैं (नीचे चित्र देखें)।

जैसे ही आप अपने ईमेल पर क्लिक करते हैं और समायोजित करते हैं, जीमेल अपने स्वयं के एल्गोरिदम को भी समायोजित करेगा और तदनुसार प्रतिक्रिया देगा:किसी निश्चित संपर्क से सभी संदेशों को महत्वपूर्ण चिह्नित करने की कोई आवश्यकता नहीं है। कुछ मैन्युअल परिवर्तनों के बाद Gmail सक्रिय हो जाएगा और उन्हें आपके लिए चिह्नित कर देगा.

5.1.2 तारांकित ईमेल

जैसा कि ऊपर उल्लेख किया गया है, सितारे (आउटलुक में झंडे के बराबर) शुरुआत से ही आसपास रहे हैं, और ईमेल को जल्दी से चिह्नित करने के लिए अभी भी बहुत प्रभावी हैं। किसी ईमेल को तारांकित करने के लिए ऊपर वर्णित महत्व "टैग" के ठीक बगल में, मुख्य ईमेल सूची में उसके बगल में स्थित स्टार आइकन पर क्लिक करें।

यदि आपके पास पहले से ही प्राथमिकता वाले इनबॉक्स जैसी उन्नत सुविधा है, तो आप ईमेल को तारांकित क्यों करना चाहेंगे? क्योंकि कभी-कभी आपको बस कुछ जल्दी याद करने या खुद को याद दिलाने की आवश्यकता होती है कि आप ईमेल के समूह को महत्वपूर्ण मानने के बजाय किसी विशेष ईमेल के बारे में कुछ करना चाहते हैं। ध्यान रखें, सितारे आपके महत्वपूर्ण ईमेल और आपके महत्वपूर्ण ईमेल दोनों में एक जैसे ही काम करते हैं।

उदाहरण के लिए, उन ईमेल को तारांकित करें जिनका आप तुरंत उत्तर नहीं दे सकते, लेकिन दिन में बाद में जवाब देना चाहते हैं या उन ईमेल को तारांकित करें जिनमें महत्वपूर्ण जानकारी होती है, जैसे पते और फ़ोन नंबर जिनकी आपको बाद में आवश्यकता होगी। आप तारांकित ईमेल को अपने इनबॉक्स से निकालने के लिए आसानी से संग्रहीत कर सकते हैं और बाद में ऊपर बाईं ओर "तारांकित" सिस्टम लेबल से उन तक पहुंच सकते हैं। जब आप ईमेल के साथ जो कुछ भी करना चाहते हैं, उसे पूरा कर लें, तो उसे फिर से स्टार आइकन पर क्लिक करके अतारांकित करें।

5.2 कीबोर्ड शॉर्टकट

बहुत से लोग कीबोर्ड शॉर्टकट की शक्ति को कम आंकते हैं और उन्हें एक झुंझलाहट के रूप में सबसे अच्छा मानते हैं। लेकिन मैं आपको बता दूं कि आप कम से कम एक जोड़े में महारत हासिल किए बिना एक प्रभावी जीमेल उपयोगकर्ता नहीं बन सकते। हर चीज के लिए अपने माउस का उपयोग करने और इन शॉर्टकट के साथ सेकंड में इनबॉक्स को जल्दी से व्यवस्थित करने का तरीका जानने के बीच रात और दिन का अंतर है।

जब तक आप कोई ईमेल नहीं लिख रहे हैं (जो निश्चित रूप से आपके शरीर में एक प्रश्न चिह्न डालेगा, तब तक आप प्रश्न चिह्न, या शिफ्ट + / (फॉरवर्ड स्लैश) दबाकर जीमेल में कीबोर्ड शॉर्टकट की सूची तक पहुंच सकते हैं। ईमेल)।

इससे पहले कि हम जीमेल में कीबोर्ड शॉर्टकट का उपयोग कर सकें, हालांकि, हमें यह सुनिश्चित करना होगा कि वे सक्रिय हैं। ऐसा करने के लिए, सेटिंग . पर जाएं और कीबोर्ड शॉर्टकट तक नीचे स्क्रॉल करें उन्हें सक्षम करने के लिए।

नेविगेशन:

• J दबाएं और के मुख्य स्क्रीन पर ईमेल सूची को ऊपर और नीचे ले जाने के लिए कुंजियाँ।
• X दबाएं बातचीत का चयन करने के लिए ("चिह्नित करें" या इसे हाइलाइट करें)।

इस तरह से ईमेल का चयन करने से आप उन ईमेल को तुरंत चुन सकते हैं जिन्हें आप हटाना चाहते हैं, संग्रह करना चाहते हैं या किसी अन्य लेबल पर ले जाना चाहते हैं। कुछ अभ्यास के बाद, आप पाएंगे कि इस तरह से ईमेल का चयन करना माउस का उपयोग करने की तुलना में बहुत तेज़ है। जैसे ही आप कीबोर्ड शॉर्टकट की शक्ति को समझना शुरू करेंगे, आप और अधिक के लिए तैयार होंगे।

कार्रवाइयां:

• दर्ज करें दबाएं एक ईमेल खोलने और उसे पढ़ने के लिए।
• ई दबाएं एक ईमेल संग्रहित करने के लिए।

यह सीधे ईमेल के अंदर से या मुख्य स्क्रीन पर ईमेल सूची से काम करता है। एकाधिक ईमेल चुनने का प्रयास करें (J . के साथ सूची को ऊपर और नीचे ले जाकर) और के और X . वाले संदेशों का चयन करना ) और E . दबाएं . पूफ!

• # दबाएं (Shift + 3) ईमेल डिलीट करने के लिए।

फिर से, यह मुख्य सूची से या आपके द्वारा खोले गए ईमेल के अंदर से कई ईमेल पर काम करता है।

• खुले ईमेल के अंदर, R press दबाएं प्रेषक को उत्तर देने के लिए; प्रेस ए सभी प्रेषकों को उत्तर देने के लिए।
• खुले ईमेल के अंदर, G press दबाएं और फिर मैं इनबॉक्स में वापस जाने के लिए।

ये महत्वपूर्ण शॉर्टकट हैं। आप शायद देख सकते हैं कि कैसे, अपनी उंगलियों के कुछ टैप के साथ, अब आप कई ईमेल का चयन कर सकते हैं, सभी प्रेषकों को एक साथ जवाब दे सकते हैं, और ईमेल का एक गुच्छा जल्दी से हटा सकते हैं। इससे पहले कि आप वास्तव में अच्छे शॉर्टकट पर आगे बढ़ें, कुछ बार इनका अभ्यास करें।

वास्तव में शानदार कीबोर्ड शॉर्टकट:

• खुले ईमेल के अंदर, Shift + R दबाएं एक नई विंडो में उत्तर देने के लिए; प्रेस Shift + A सभी प्रेषकों को एक नई विंडो में उत्तर देने के लिए।

यह छोटी स्क्रीन पर अतिरिक्त सहायक होता है, जहां आपको ईमेल पढ़ने और उसका उत्तर देने के लिए अतिरिक्त स्थान की आवश्यकता होती है। यह चैट और लेबल को भी ब्लॉक कर देता है जिससे आप ईमेल पर ध्यान केंद्रित कर सकते हैं।

• खुले ईमेल के अंदर, G press दबाएं और फिर K अपनी कार्य सूची में जाने के लिए।

क्या आपको याद है कि Gmail Google कार्य के साथ एकीकृत होता है? हम इसे आगे कवर करेंगे। ईमेल की मुख्य सूची में, एक ईमेल चिह्नित करें (X ) और Shift + K press दबाएं ईमेल को अपनी कार्य सूची में एक नए "टू-डू" आइटम में संलग्न करने के लिए। यह सुविधा केवल कीबोर्ड शॉर्टकट के साथ काम करती है! इसे करने का कोई माउसी तरीका नहीं है।

• G दबाएं और फिर P फ़ोन विंडो लाने और फ़ोन कॉल करने के लिए।
• Shift + F दबाएं एक ईमेल अग्रेषित करने के लिए।
• Shift + U दबाएं ईमेल को अपठित के रूप में चिह्नित करने के लिए।
• + दबाएं या – ईमेल को महत्वपूर्ण या महत्वपूर्ण नहीं चिह्नित करने के लिए (जैसा कि ऊपर चर्चा की गई है)।

सभी शॉर्टकट जानने के लिए बाध्य महसूस न करें। उन लोगों को याद करने के लिए खुद को प्रशिक्षित करें जिनका आप अक्सर उपयोग करते हैं और एक सप्ताह के लिए उनका उपयोग करें (माउस का उपयोग न करें!) जब तक कि वे दूसरी प्रकृति न बन जाएं। आप पाएंगे कि आप जीमेल में माउस का उपयोग करने के लिए वापस नहीं जाना चाहते हैं और आप शॉर्टकट के साथ अपने ईमेल को बहुत तेजी से संभाल रहे हैं।

5.3 टास्क और टू-डू लिस्ट

Gmail में Google कार्य बहुत ही बुनियादी हैं और कुछ हद तक पूरी तरह से विशेष रुप से प्रदर्शित ईमेल ऐप के विपरीत हैं, लेकिन वे सुविधाजनक हैं।

ऊपर बाईं ओर लाल रंग में जीमेल हेडर के आगे नीचे तीर पर क्लिक करके Google कार्य तक पहुंचें। यह एक मेनू लाएगा जो आपको कार्यों या संपर्कों तक ले जाएगा। आपके कार्य एक विंडो में निचले दाएं कोने में दिखाई देंगे जो चैट पॉप अप से मिलता-जुलता है। वैकल्पिक रूप से, आप B . दबाकर कार्यों तक पहुंच सकते हैं और फिर K जीमेल में कहीं भी, जैसा कि पहले बताया गया है।

Gmail के साथ Google कार्य वास्तव में बहुत उपयोगी हो सकते हैं। आप नए कार्यों को दाईं ओर "टैबिंग" करके आसानी से एक कार्य बना सकते हैं और फिर उसके अंदर कार्यों को घोंसला बना सकते हैं, जिससे वे मूल के उप-कार्य बन जाएंगे। यह एक परियोजना को रास्ते में छोटे चरणों में तोड़कर सरल बनाने के लिए उपयोगी है। Since you can connect emails directly to tasks you can include useful information inside that task, such as links, contact information and even files. When a task is done, you can check it off and be rewarded by a strike-through passing through it, crossing it off as complete.

Clicking on any task will open an option to add notes to the task or choose a due date. This comes in handy especially if you work with Google Calendar, as the task lists sync seamlessly and would show up on your calendar as well.

5.4 Managing Your Contacts

To access your contacts, click on the down arrow next to Mail on the top left, as you did with your tasks, or press G and then C from your inbox. If you really need help getting started, look into The Beginner's Gmail to Guide mentioned previously. So, we will just touch on how to manage them effectively.

You will notice that when you click Contacts from your dropdown, you are taken to a new page. Here, you can see each of your contacts with their email address and phone number, if applicable. You can also click on Frequently contacted to see your most recent contact communicators.

Just like with emails, you can create and edit labels for your contacts for business, school, and family. This is a wonderful way to keep your contacts separated and easily accessible. You can also choose how to sort your contacts page by clicking Settings from the left and choosing from first name or last name for the sort order.

Next to each contact, you can click the More (three-dot icon) menu to change their label, delete them, or hide them from your contact list.

The easiest way to manage your contacts is to group them with labels so that you can contact them from Gmail quickly.

5.5 Additional Labs Features

Gmail contains several optional features that can further enhance your productivity.

They are accessible under the Labs tab in Settings . Below I will name a couple that I find helpful, organized by their order in the Labs area. Feel free to explore and find more on your own.

Smart labels :

One of my personal favorites, this handy feature allows Gmail to "guess" which of your incoming emails are notifications, replies from online forums, and bulk (newsletters and such). Gmail automatically adds labels to each kind and does a pretty good job at guessing. It will also ask you to "train" it by choosing the right label for a few days when you turn it on. Try it and see how it affects your organization.

Canned response:

A godsend if you receive many emails to which you reply the same way. Turn it on, and then compose an email as a "template." Save it, and use it next time you want to respond quickly. This is excellent for thank you letters, for example, or for newsletters.

5.6 Gmail Add-ons

You can find a bunch of add-ons for Gmail by clicking the gear icon and then selecting Get add-ons . Here you can browse through tools that help you be more productive, extra organized, or a better communicator. While the options are limited, you may still like a few of these handy tools.

QuickBooks for finance, Trello for project management, Dialpad for communication, and Hire for human resources are a few of the options available. If you choose to install an add-on, just keep in mind that most come from third party sources, so you may want to check out the terms after hitting Install and before pressing Continue ।

Your Gmail Inbox Mastered

इतना ही! I hope you've become a better Gmail user by reading this, and that it makes your life just a little bit easier. Enjoy!

Now it may be time to take our Gmail mastery to the next level and find out about hidden Gmail features on Android.

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