जीवन संचार के इर्द-गिर्द घूमता है और वस्तुतः इसके बिना कुछ भी पूरा नहीं होता है। ईमेल एक संचार उपकरण है जो आपके जीवन को आसान बनाने के लिए है। एक पत्र लिखने या फोन पर या व्यक्तिगत रूप से किसी को पकड़ने की कोशिश करने के बजाय, आप जल्दी से कुछ पंक्तियां टाइप कर सकते हैं और इसे खत्म कर सकते हैं।
लेकिन ईमेल भी एक महत्वपूर्ण समय सिंक हो सकता है। यह आमतौर पर तब होता है जब इसका गलत तरीके से उपयोग किया जाता है। बहुत से लोग आपको ऐसे ईमेल भेजते हैं जिनकी आपको आवश्यकता नहीं है, विषय पंक्तियों के साथ जो सामग्री को प्रतिबिंबित नहीं करते हैं, और आवश्यकता से अधिक शब्दों में। लेकिन यह आपकी अपनी गलती भी हो सकती है, उदाहरण के लिए यदि आप ईमेल को सही तरीके से संसाधित नहीं करते हैं या अपने इनबॉक्स को टू डू या रीडिंग लिस्ट के रूप में दुरुपयोग करते हैं। तथ्य यह है कि, आप अपनी आदतों में सुधार करके और कुछ प्रमुख ईमेल दक्षता युक्तियों को सख्ती से अपनाकर अपने ईमेल के माध्यम से तेज़ी से प्राप्त कर सकते हैं।
ईमेल समय निर्धारित करें
यदि आप अपने ईमेल पर ध्यान देने से डरते हैं या यदि आप नियमित रूप से अपना इनबॉक्स साफ़ करने में बहुत अधिक समय व्यतीत करते हैं, तो एक शेड्यूल करने का प्रयास करें। कुछ लोग एक निर्धारित समय के लिए दिन में दो बार ईमेल करने की सलाह देते हैं। शेड्यूलिंग समय स्मार्ट है क्योंकि यह कार्य को पूरा करने पर ध्यान केंद्रित करने के लिए समय सीमा और मन की जगह बनाता है। इसके अलावा, आपको पता चल जाएगा कि आप वास्तव में ईमेल के साथ कितना समय बिताते हैं।
दिन में केवल दो बार ईमेल की जाँच करना सभी के लिए कारगर नहीं होता है। यदि आपको चीजों के शीर्ष पर रहने और दिन भर में कई बार अपने ईमेल की जांच करने की आवश्यकता है, तो सुबह और शाम ईमेल की जांच और प्रसंस्करण के अलावा खुद को हर घंटे कुछ मिनट दें। वे छोटे ईमेल स्प्रिंट तत्काल ईमेल का जवाब देने या उस ईमेल का जवाब देने का एक अवसर हैं जिसके लिए आपको सबसे पहले जानकारी प्राप्त करने की आवश्यकता थी।
विचार है...
- ईमेल समय निर्धारित करके एक समय सीमा बनाएं,
- उस सीमा के भीतर रहने की महत्वाकांक्षा है,
- जल्दी बनो, और
- अपने शेड्यूल पर धीरे-धीरे समय खाली करें।
यह मानसिकता आपको ध्यान केंद्रित करने और अधिक कुशल बनने में मदद करती है। इस लेख में अन्य सभी ईमेल दक्षता युक्तियों के साथ संयोजन करें और आप जल्द ही अपने ईमेल के माध्यम से पहले की तरह गति करेंगे।
आपके द्वारा खोले गए प्रत्येक ईमेल को प्रोसेस करें
आपके द्वारा खोले गए प्रत्येक ईमेल के लिए आपको किसी न किसी तरह से कार्य करने की आवश्यकता होती है। ऐसा करने से तुरंत समय की बचत होती है क्योंकि आपको उस ईमेल का दोबारा सामना नहीं करना पड़ेगा। आप दिन में कम से कम एक बार अपना इनबॉक्स भी साफ़ करेंगे, जो एक मुक्तिदायक एहसास है।
आपके द्वारा खोले गए प्रत्येक ईमेल के लिए, यदि संभव हो तो तुरंत कार्य करें या यदि आवश्यक हो तो कार्य शेड्यूल करें, फिर ईमेल को संग्रहीत करें या हटाएं। तुरंत कार्रवाई करने का मतलब यह हो सकता है कि आप जल्दी से प्रतिक्रिया दें, एक संक्षिप्त फोन कॉल करें, अपने कैलेंडर में तिथियां स्थानांतरित करें, अपनी टू डू सूची में कार्य जोड़ें, ईमेल या बाद में पढ़ने के लिए कोई भी सामग्री दर्ज करें। जब भी आप तुरंत जवाब देने या कार्रवाई करने में सक्षम नहीं होते हैं, तो एक प्रतिक्रिया का मसौदा तैयार करें और जो कुछ भी आपको करने की आवश्यकता है उसे संबोधित करने के लिए एक कार्य निर्धारित करें। किसी भी स्थिति में, अपने इनबॉक्स से सभी ईमेल प्राप्त करें।
ध्यान दें कि जीमेल में हर ईमेल का एक यूनिक यूआरएल होता है। अब इसका उपयोग अपने ईमेल को बुकमार्क करने के लिए न करें! इसके बजाय, अपनी टू डू सूची या कैलेंडर प्रविष्टि पर संबंधित कार्य का लिंक जोड़ें। अपने इनबॉक्स में उन ईमेल पर नज़र रखने से कहीं बेहतर है।
अपने समय का अधिकतम लाभ उठाने के लिए...
- आपके द्वारा खोले गए प्रत्येक ईमेल पर कार्रवाई करें,
- कार्यों और तिथियों को अपनी टू डू सूची या कैलेंडर में स्थानांतरित करें और
- संदर्भ के लिए ईमेल URL जोड़ें,
- अगर संभव हो तो तुरंत जवाब दें,
- यदि आवश्यक हो तो प्रतिक्रिया का मसौदा तैयार करें,
- आपके द्वारा खोले गए प्रत्येक ईमेल को संग्रहित या हटाएं और,
- दिन में एक बार ड्राफ्ट फोल्डर और टास्क लिस्ट को प्रोसेस करें।
ईमेल फ़िल्टर और लेबल करें
बहुत से लोग अपने इनबॉक्स में ईमेल रखते हैं क्योंकि उन्हें उन पर नज़र रखने का बेहतर तरीका नहीं पता होता है। यह अव्यवस्था में योगदान देता है और समय के साथ वास्तव में चीजों को ढूंढना कठिन हो जाता है। जीमेल में, आप शक्तिशाली खोज सुविधा का उपयोग करके आसानी से कोई भी ईमेल ढूंढ सकते हैं। वैकल्पिक रूप से, आप ईमेल को तुरंत ढूंढने के लिए लेबल कर सकते हैं यदि आपको उन्हें अपने इनबॉक्स में रखना है या बाद में उन्हें पुनर्प्राप्त करने के लिए उन्हें फ़ोल्डर में सॉर्ट करना है।
ईमेल को मैन्युअल रूप से सॉर्ट करने के बजाय, आप नियमित रूप से प्राप्त होने वाले ईमेल को स्वचालित रूप से संसाधित करने के लिए फ़िल्टर सेट कर सकते हैं, जिसमें नोटिफिकेशन, सब्सक्रिप्शन, डाइजेस्ट, लेकिन विशिष्ट लोगों के ईमेल भी शामिल हैं। प्रत्येक व्यक्तिगत स्रोत के लिए एक नया फ़िल्टर सेट करने के बजाय, ईमेल के प्रकारों (जैसे फ़ोरम नोटिफिकेशन या न्यूज़लेटर सदस्यता) के लिए एक ईमेल उपनाम बनाएं और ईमेल को इस आधार पर फ़िल्टर करें कि उन्हें किस ईमेल पते पर भेजा गया है। उन ईमेल को उनके अपने समर्पित फ़ोल्डर में निर्देशित करके, वे आपके इनबॉक्स को कभी बंद नहीं करेंगे, आप उन्हें संसाधित करने में समय बर्बाद नहीं करेंगे, और जब भी आपके पास समय हो तब भी आप उन्हें पढ़ सकते हैं।
अपने ईमेल प्रबंधित करने का सबसे अच्छा तरीका है...
- अपना ईमेल खोजने का तरीका जानें,
- लेबल और
- ईमेल सॉर्ट करें,
- आदर्श रूप से जहां संभव हो स्वचालित फ़िल्टर के साथ, और
- अगर आपको उनसे तुरंत निपटने की आवश्यकता नहीं है तो उन्हें अपने इनबॉक्स को बायपास कर दें।
इनकमिंग ईमेल कम करें
जैसे ही आप अपने इनबॉक्स को दैनिक आधार पर साफ़ करना शुरू करते हैं, आप देखेंगे कि आपको किन ईमेल की आवश्यकता नहीं है। उन ईमेल के लिए फ़िल्टर सेट करने के बजाय जिन्हें आप वास्तव में प्राप्त नहीं करना चाहते हैं या जिनके पास पढ़ने, कार्य करने का समय कभी नहीं होगा। इसका मतलब यह हो सकता है कि आप किसी ऐसे न्यूज़लेटर की सदस्यता समाप्त कर दें जिसे आपने कभी नहीं पढ़ा है, किसी मित्र से कहें कि वह अब आपको कार्टून आगे न भेजें, या किसी सहकर्मी से महत्वपूर्ण ईमेल पर आपको केवल सीसी करने के लिए कहें।
संक्षेप में, अनावश्यक ईमेल को संबोधित करें, सख्ती से सदस्यता समाप्त करें, और यदि आवश्यक हो तो ट्रैश में फ़िल्टर करें।
एक उदाहरण सेट करें:अपने खुद के ईमेल स्पष्ट और संक्षिप्त रखें
एक विस्तृत ईमेल लिखने में समय लगता है। और इसे पढ़ने और प्रोसेस करने में समय लगता है। अपना और दूसरों का समय बचाएं और अपने ईमेल को स्पष्ट और संक्षिप्त रखना सीखें।
यह एक अच्छी सब्जेक्ट लाइन से शुरू होता है। सुनिश्चित करें कि यह आपके ईमेल की सामग्री को स्पष्ट रूप से दर्शाता है। यह आसान हो जाता है यदि आप प्रति ईमेल एक ही विषय से चिपके रहते हैं। अंत में, अपना ईमेल संक्षिप्त रखें। मैं एक वाक्य नीति की सिफारिश नहीं करूंगा, लेकिन रोजमर्रा के काम के ईमेल संक्षिप्त होने चाहिए। सोचने और भेजने से पहले आप जो संवाद करना चाहते हैं उसका सार निकालें।
आपके प्राप्तकर्ताओं को आपके ईमेल पसंद आएंगे यदि उनमें...
- एक स्पष्ट विषय पंक्ति,
- प्रति ईमेल एक विषय,
- प्रमुख विचार . में स्पष्ट रूप से व्यक्त किए गए
- 1-5 से अधिक वाक्य नहीं।
डिब्बाबंद प्रतिक्रियाओं का उपयोग करें
यदि आपको बहुत से ऐसे ईमेल प्राप्त होते हैं जिनके लिए कमोबेश एक ही प्रतिक्रिया की आवश्यकता होती है, तो एक टेम्प्लेट बनाएं और एक डिब्बाबंद प्रतिक्रिया सेट करें। यह बहुत समय बचा सकता है और जीमेल के साथ करना बहुत आसान है। हमने डिब्बाबंद प्रतिक्रियाओं के साथ तेजी से और बेहतर ईमेल कैसे करें, इस पर एक पूरा लेख समर्पित किया है।
कीबोर्ड शॉर्टकट का उपयोग करें
अधिकांश ईमेल प्रोग्राम कीबोर्ड शॉर्टकट प्रदान करते हैं। उदाहरण के लिए जीमेल में जवाब देने (ए), हटाने (SHIFT + 3), या ईमेल (ए) को संग्रहीत करने के लिए शॉर्टकट हैं। हमने यहां उपयोगी जीमेल शॉर्टकट का पीडीएफ सारांश संकलित किया है। ध्यान दें कि आपको कीबोर्ड शॉर्टकट सक्षम करने पड़ सकते हैं। अपनी पसंद के ईमेल क्लाइंट के लिए कीबोर्ड शॉर्टकट सीखने के लिए कुछ मिनट बिताएं, और आप अपने ईमेल को हर दिन बहुत तेजी से संसाधित करेंगे।
ईमेल का अधिक प्रभावी ढंग से उपयोग करने में आपकी सहायता के लिए यहां कुछ और ईमेल दक्षता युक्तियां दी गई हैं।
निष्कर्ष
ईमेल एक संचार उपकरण है जिसे आपकी सेवा करनी चाहिए, आपके जीवन को नियंत्रित नहीं करना चाहिए। स्पष्ट रहें कि आप इस संचार उपकरण के साथ क्या हासिल करना चाहते हैं, आप अपना समय कैसे व्यतीत करना चाहते हैं, और जो कुछ भी आपके बीच खड़ा है उसे स्वचालित या समाप्त कर दें और अपने ईमेल को जल्दी से संसाधित करें। यदि सही तरीके से किया जाता है, तो अपने इनबॉक्स को साफ़ करने में अधिक समय नहीं लगता है। और एक बार आपकी अच्छी दिनचर्या हो जाने के बाद, आप कुछ घंटों या एक दिन के लिए अपने ईमेल की जाँच न करने की चिंता नहीं करेंगे क्योंकि आप अधिक महत्वपूर्ण कार्य करते हैं। आपको पता चल जाएगा कि आपकी दिनचर्या आपको कुछ ही समय में बाढ़ वाले इनबॉक्स के माध्यम से हल करने देगी।
क्या आपके पास कोई ईमेल संसाधन युक्तियाँ हैं जो मुझसे छूट गई हैं?
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