जीवन संचार के इर्द-गिर्द घूमता है और इसके बिना शाब्दिक रूप से कुछ भी पूरा नहीं होता। ईमेल एक संचार उपकरण है जो आपके जीवन को आसान बनाने के लिए है। एक पत्र टाइप करने या किसी को फोन या व्यक्तिगत रूप से पकड़ने की कोशिश करने के बजाय, आप जल्दी से कुछ पंक्तियां टाइप कर सकते हैं और इससे छुटकारा पा सकते हैं।
लेकिन ईमेल एक महत्वपूर्ण समय सिंक भी हो सकता है। यह आमतौर पर तब होता है जब इसका गलत तरीके से उपयोग किया जाता है। बहुत से लोग आपको ऐसे ईमेल भेजते हैं जिनकी आपको आवश्यकता नहीं होती, विषय पंक्तियों के साथ जो सामग्री को प्रतिबिंबित नहीं करते, और आवश्यकता से अधिक शब्दों में। लेकिन यह आपकी अपनी गलती भी हो सकती है, उदाहरण के लिए यदि आप ईमेल को सही तरीके से संसाधित नहीं करते या अपने इनबॉक्स को टू डू या पढ़ने की सूची के रूप में दुरुपयोग करते हैं। तथ्य यह है, आप अपनी आदतों में सुधार करके और कुछ प्रमुख ईमेल दक्षता टिप्स को सख्ती से अपनाकर अपने ईमेल को तेजी से पार कर सकते हैं।
ईमेल समय शेड्यूल करें
यदि आप अपने ईमेल की देखभाल करने से डरते हैं या यदि आप नियमित रूप से अपने इनबॉक्स को साफ करने में बहुत अधिक समय बिताते हैं, तो एक शेड्यूल के लिए प्रतिबद्ध होने का प्रयास करें। कुछ लोग दिन में दो बार एक निर्धारित समय के लिए ईमेल करने की सलाह देते हैं। समय शेड्यूल करना स्मार्ट है क्योंकि यह कार्य को पूरा करने पर ध्यान केंद्रित करने के लिए समय सीमा और दिमाग की जगह बनाता है। इसके अलावा, आप पता लगा लेंगे कि आप वास्तव में ईमेल के साथ कितना समय बिताते हैं।
दिन में केवल दो बार ईमेल चेक करना सभी के लिए काम नहीं करता। यदि आपको चीजों के शीर्ष पर बने रहने और दिन भर में कई बार अपने ईमेल चेक करने की आवश्यकता है, तो सुबह और शाम को ईमेल चेक करने और संसाधित करने के अलावा हर घंटे कुछ मिनट दें। वे छोटे ईमेल स्प्रिंट तत्काल ईमेल का जवाब देने या उस ईमेल का जवाब देने का अवसर हैं जिसके लिए आपको पहले जानकारी लाने की आवश्यकता थी।
विचार यह है कि...
- ईमेल समय शेड्यूल करके एक समय सीमा बनाएं,
- उस सीमा के भीतर रहने की महत्वाकांक्षा रखें,
- तेज़ बनें, और
- धीरे-धीरे अपने शेड्यूल पर समय मुक्त करें।
यह मानसिकता आपको ध्यान केंद्रित करने और अधिक कुशल बनने में मदद करती है। इसे इस लेख में अन्य सभी ईमेल दक्षता टिप्स के साथ मिलाएं और आप जल्द ही अपने ईमेल के माध्यम से पहले की तरह तेजी से निकलेंगे।
आप जो भी ईमेल खोलते हैं उसे प्रोसेस करें
आप जो भी ईमेल खोलते हैं वह आपको किसी न किसी तरह से कार्य करने की आवश्यकता होती है। इसे तुरंत करना समय बचाता है क्योंकि आपको उस ईमेल से फिर से निपटना नहीं पड़ेगा। आप अपने इनबॉक्स को कम से कम दिन में एक बार साफ करेंगे, जो एक मुक्तिदायक एहसास है।
आपके द्वारा खोले गए प्रत्येक ईमेल के लिए, यदि संभव हो तो तुरंत कार्य करें या यदि आवश्यक हो तो एक कार्य शेड्यूल करें, फिर ईमेल को आर्काइव या हटाएं। तुरंत कार्य करने का मतलब यह हो सकता है कि आप तुरंत जवाब दें, एक संक्षिप्त फोन कॉल करें, तारीखों को अपने कैलेंडर में स्थानांतरित करें, कार्यों को अपनी टू डू सूची में जोड़ें, ईमेल या बाद में पढ़ने के लिए किसी भी सामग्री को फाइल करें। जब भी आप तुरंत जवाब देने या कार्य करने में सक्षम नहीं होते हैं, तो एक उत्तर ड्राफ्ट करें और जो कुछ भी आपको करने की आवश्यकता है उसे संबोधित करने के लिए एक कार्य शेड्यूल करें। किसी भी मामले में, सभी ईमेल को अपने इनबॉक्स से बाहर निकालें।
ध्यान दें कि जीमेल में, प्रत्येक ईमेल का एक अद्वितीय URL होता है। अब इसका उपयोग अपने ईमेल को बुकमार्क करने के लिए न करें! इसके बजाय, लिंक को अपनी टू डू सूची या कैलेंडर प्रविष्टि पर संबंधित कार्य में जोड़ें। यह उन ईमेल को अपने इनबॉक्स में ट्रैक रखने से कहीं बेहतर है।
अपने समय का अधिकतम लाभ उठाने के लिए...
- आपके द्वारा खोले गए हर ईमेल पर कार्य करें,
- कार्यों और तारीखों को अपनी टू डू सूची या कैलेंडर में स्थानांतरित करें और
- संदर्भ के लिए ईमेल URL जोड़ें,
- यदि संभव हो तो तुरंत जवाब दें,
- यदि आवश्यक हो तो उत्तर ड्राफ्ट करें,
- आपके द्वारा खोले गए हर ईमेल को आर्काइव या हटाएं, और,
- ड्राफ्ट फ़ोल्डर और कार्य सूची को दिन में एक बार प्रोसेस करें।
ईमेल फिल्टर & लेबल करें
बहुत से लोग ईमेल को अपने इनबॉक्स में रखते हैं क्योंकि वे उन्हें ट्रैक रखने का बेहतर तरीका नहीं जानते। यह अव्यवस्था में योगदान देता है और समय के साथ वास्तव में चीजों को ढूंढना कठिन बना देता है। जीमेल में, आप शक्तिशाली खोज सुविधा का उपयोग करके किसी भी ईमेल को आसानी से ढूंढ सकते हैं। वैकल्पिक रूप से, आप ईमेल को लेबल कर सकते हैं ताकि यदि आपको उन्हें अपने इनबॉक्स में रखना ही है तो उन्हें जल्दी से ढूंढ सकें या उन्हें बाद में पुनः प्राप्त करने के लिए फ़ोल्डर्स में सॉर्ट कर सकें।
मैन्युअल रूप से ईमेल सॉर्ट करने के बजाय, आप नियमित रूप से प्राप्त होने वाले ईमेल को स्वचालित रूप से प्रोसेस करने के लिए फिल्टर्स सेट अप कर सकते हैं, जिनमें सूचनाएं, सदस्यताएं, डाइजेस्ट, बल्कि विशिष्ट लोगों के ईमेल भी शामिल हैं। प्रत्येक व्यक्तिगत स्रोत के लिए एक नया फिल्टर सेट अप करने के बजाय, ईमेल के प्रकारों के लिए एक ईमेल उपनाम बनाएं (उदाहरण के लिए फोरम सूचनाएं या न्यूज़लेटर सदस्यताएं) और ईमेल को इस आधार पर फ़िल्टर करें कि उन्हें किस ईमेल पते पर भेजा गया है। उन ईमेल को उनके अपने समर्पित फ़ोल्डर में निर्देशित करके, वे कभी भी आपके इनबॉक्स को बंद नहीं करेंगे, आप उन्हें संसाधित करने में समय बर्बाद नहीं करेंगे, और जब आपके पास समय हो तब भी आप उन्हें पढ़ सकते हैं।
अपने ईमेल को प्रबंधित करने का सबसे अच्छा तरीका है...
- अपने ईमेल को खोजना सीखें,
- लेबल करें और
- ईमेल सॉर्ट करें,
- जहां संभव हो स्वचालित फिल्टर्स के साथ, और
- उन्हें अपने इनबॉक्स को बायपास करने दें यदि आपको कभी भी उनके साथ तुरंत निपटने की आवश्यकता नहीं है।
आने वाले ईमेल कम करें
जैसे ही आप अपने इनबॉक्स को दैनिक आधार पर साफ करना शुरू करते हैं, आप देखेंगे कि कौन से ईमेल आपको नहीं चाहिए। उन ईमेल के लिए फिल्टर्स सेट अप करने के बजाय जिन्हें आप वास्तव में प्राप्त नहीं करना चाहते या जिनके लिए आपके पास कभी पढ़ने का समय नहीं होगा, कार्य करें। इसका मतलब यह हो सकता है कि आप एक न्यूज़लेटर से अनसब्सक्राइब करें जिसे आप कभी नहीं पढ़ते, किसी मित्र को कार्टून फॉरवर्ड न करने के लिए कहें, या किसी सहकर्मी को केवल महत्वपूर्ण ईमेल पर CC करने के लिए कहें।
संक्षेप में, अनावश्यक ईमेल को संबोधित करें, सख्ती से अनसब्सक्राइब करें, और यदि आवश्यक हो तो कचरे में फ़िल्टर करें।
एक उदाहरण स्थापित करें: अपने खुद के ईमेल स्पष्ट & संक्षिप्त रखें
एक विस्तृत ईमेल लिखने में समय लगता है। और इसे पढ़ने और प्रोसेस करने में समय लगता है। अपने और दूसरों का समय बचाएं और अपने ईमेल को स्पष्ट और संक्षिप्त रखना सीखें।
यह एक अच्छी विषय पंक्ति से शुरू होता है। सुनिश्चित करें कि यह आपके ईमेल की सामग्री को स्पष्ट रूप से दर्शाता है। यदि आप प्रति ईमेल एक विषय पर टिके रहते हैं तो यह आसान हो जाता है। अंत में, अपने ईमेल को संक्षिप्त रखें। मैं एक वाक्य नीति की सिफारिश नहीं करूंगा, लेकिन रोजमर्रा के कार्य ईमेल संक्षिप्त होने चाहिए। भेजने से पहले आप जो संवाद करना चाहते हैं उसका सार सोचें और निकालें।
आपके प्राप्तकर्ता आपके ईमेल को पसंद करेंगे यदि उनमें...
- एक स्पष्ट विषय पंक्ति,
- प्रति ईमेल एक विषय,
- मुख्य विचार स्पष्ट रूप से व्यक्त किए गए
- अधिकतम 1-5 वाक्यों में।
कैंड रिस्पॉन्सेस का उपयोग करें
यदि आपको बहुत सारे ईमेल प्राप्त होते हैं जो कमोबेश एक ही प्रतिक्रिया की मांग करते हैं, तो एक टेम्प्लेट बनाएं और कैंड रिस्पॉन्स सेट अप करें। यह बहुत समय बचा सकता है और जीमेल के साथ करना बहुत आसान है। हमने कैंड रिस्पॉन्सेस के साथ तेजी से और बेहतर ईमेल कैसे करें पर एक पूरा लेख समर्पित किया है।
कीबोर्ड शॉर्टकट्स का उपयोग करें
अधिकांश ईमेल प्रोग्राम कीबोर्ड शॉर्टकट्स प्रदान करते हैं। जीमेल के लिए उदाहरण के लिए जवाब देने (a), हटाने (SHIFT + 3), या ईमेल आर्काइव करने (a) के लिए शॉर्टकट हैं। हमने उपयोगी जीमेल शॉर्टकट्स का एक PDF सारांश यहां संकलित किया है। ध्यान दें कि आपको कीबोर्ड शॉर्टकट्स सक्षम करने पड़ सकते हैं। अपने पसंद के ईमेल क्लाइंट के लिए कीबोर्ड शॉर्टकट्स सीखने में कुछ मिनट बिताएं, और आप हर दिन अपने ईमेल को बहुत तेजी से प्रोसेस करेंगे।
यहां ईमेल को अधिक प्रभावी ढंग से उपयोग करने में आपकी सहायता के लिए कुछ और ईमेल दक्षता टिप्स हैं।
निष्कर्ष
ईमेल एक संचार उपकरण है जो आपकी सेवा करना चाहिए, आपके जीवन को नियंत्रित नहीं करना चाहिए। स्पष्ट रहें कि आप इस संचार उपकरण से क्या हासिल करना चाहते हैं, आप अपना समय कैसे बिताना चाहते हैं, और आपके और अपने ईमेल को तेजी से प्रोसेस करने के बीच खड़ी किसी भी चीज़ को स्वचालित या समाप्त करें। अगर सही ढंग से किया जाए, तो अपने इनबॉक्स को साफ करने में बहुत अधिक समय नहीं लगना चाहिए। और एक बार जब आपके पास एक अच्छी दिनचर्या हो, तो आप कुछ घंटों या एक दिन के लिए अपने ईमेल की जांच न करने की चिंता नहीं करेंगे क्योंकि आप अधिक महत्वपूर्ण काम करते हैं। आप जान जाएंगे कि आपकी दिनचर्या आपको कुछ ही समय में भरे हुए इनबॉक्स से निकलने देगी।
क्या आपके पास कोई ईमेल प्रोसेसिंग टिप्स हैं जो मैं चूक गया?
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