Gmail लाखों लोगों के लिए पसंद की ईमेल सेवा है—और अच्छे कारण के लिए। यह सुरक्षित है, उपयोग में आसान है, और आपके इनबॉक्स को प्रबंधित करने के लिए बहुत सारे अंतर्निहित टूल प्रदान करता है। दुर्भाग्य से, आपका इनबॉक्स अभी भी डर का स्रोत हो सकता है, खासकर जब यह अव्यवस्थित और भरा हुआ हो।
क्या आप अपने इनबॉक्स को संभालने की कोशिश में बहुत अधिक समय बिता रहे हैं? यदि हां, तो इसके बारे में कुछ करने का समय आ गया है। ये 8 उत्पादकता बढ़ाने वाले Gmail हैक्स मदद कर सकते हैं।
1. कीबोर्ड शॉर्टकट का उपयोग करें
कीबोर्ड शॉर्टकट कंप्यूटर उपयोगकर्ता के सबसे अच्छे दोस्त हैं, खासकर जब आपके इनबॉक्स को खाली करने की बात आती है। Gmail त्वरित नेविगेशन से लेकर ईमेल फॉर्मेटिंग तक हर चीज के लिए कीबोर्ड शॉर्टकट की एक विस्तृत श्रृंखला प्रदान करता है। यहां हमारे कुछ पसंदीदा शॉर्टकट हैं जिनका आप अभी उपयोग कर सकते हैं:
- Shift + I पढ़े हुए के रूप में चिह्नित करने के लिए
- ⌘ or Ctrl + Enter ईमेल भेजने के लिए
- ⌘ or Ctrl + K लिंक डालने के लिए
- C लिखने के लिए
- / अपने ईमेल खोजने के लिए
- D नए टैब में लिखने के लिए
- Shift + Ctrl + B BCC प्राप्तकर्ता जोड़ने के लिए
2. टेम्पलेट बनाएं
अपने आप को हर दिन एक ही ईमेल बार-बार भेजते हुए पाते हैं? कस्टमाइज़्ड ईमेल टेम्पलेट बनाकर इस प्रक्रिया को तेज़ कर सकते हैं। ऐसा करने के लिए, इन चरणों का पालन करें:
- Compose (लिखें) चुनें।
- ईमेल फ़ील्ड में वह टेक्स्ट दर्ज करें जिसे आप अपने टेम्पलेट के लिए उपयोग करना चाहते हैं।
- थ्री-डॉट मेनू चुनें और फिर Templates (टेम्पलेट)।
- Save draft as template (ड्राफ्ट को टेम्पलेट के रूप में सेव करें) और फिर Save as new template (नए टेम्पलेट के रूप में सेव करें) चुनें।
जब आप अपने टेम्पलेट का उपयोग करने के लिए तैयार हों, तो बस Templates (टेम्पलेट) चुनें और फिर Insert Template (टेम्पलेट डालें)।
3. वार्तालाप म्यूट करें
यदि आप एक लंबे ईमेल थ्रेड का हिस्सा हैं जो अब आपसे संबंधित नहीं है, तो आप बस इसे म्यूट कर सकते हैं। म्यूट करने से थ्रेड के भविष्य के उत्तर आपके इनबॉक्स से बाहर रहते हैं। और आप अपने म्यूट किए गए मेल को All Mail (सभी मेल) के अंदर अभी भी ढूंढ सकते हैं।
किसी वार्तालाप को म्यूट करने के लिए, जिस ईमेल को आप म्यूट करना चाहते हैं उसके अंदर, थ्री-डॉट मेनू चुनें और फिर Mute (म्यूट) चुनें। बस इतना ही।
4. अपने वेकेशन रिस्पॉन्डर का उपयोग करें
यदि आप शहर से बाहर जा रहे हैं या बस अपनी डेस्क से कुछ समय दूर चाहिए, तो अपने वेकेशन रिस्पॉन्डर का उपयोग करें। जब आपका वेकेशन रिस्पॉन्डर चालू होता है, तो जो कोई भी आपको ईमेल भेजता है, उसे आपके आउट-ऑफ-ऑफिस स्टेटस के बारे में आपके द्वारा सेट किया गया एक डिब्बाबंद उत्तर प्राप्त होगा। यह प्रेषकों को अतिरिक्त ईमेल भेजने से रोकने में मदद कर सकता है जो आपके इनबॉक्स को भर देते हैं।
अपने वेकेशन रिस्पॉन्डर का उपयोग करने के लिए:
- Gmail खोलें और Settings > See all settings (सेटिंग्स > सभी सेटिंग्स देखें) चुनें।
- तब तक स्क्रॉल करें जब तक आप Vacation responder (वेकेशन रिस्पॉन्डर) न देख लें।
- Vacation responder on (वेकेशन रिस्पॉन्डर चालू) के बगल में रेडियो बटन चुनें।
- अपनी तारीखें, एक विषय पंक्ति, और फिर अपना संदेश दर्ज करें। अंत में, Save changes (परिवर्तन सेव करें) चुनें।
5. अपने इनबॉक्स लेआउट को कस्टमाइज़ करें
अपने इनबॉक्स को संभालने का सबसे अच्छा तरीका अपने लेआउट को कस्टमाइज़ करना है। उदाहरण के लिए, आप अपने महत्वपूर्ण ईमेल को पहले सूचीबद्ध करना चुन सकते हैं या यहां तक कि अपने अनपढ़ ईमेल को पहले। यह आपको इस बात में लचीलापन देता है कि आप अपने ईमेल कैसे दिखाना चाहते हैं। अपना लेआउट बदलने के लिए:
- Settings (सेटिंग्स) पर जाएं।
- तब तक स्क्रॉल करें जब तक आप Inbox Type (इनबॉक्स प्रकार) न देख लें।
- उस प्रकार को चुनें जिसे आप उपयोग करना चाहते हैं।
इनबॉक्स लेआउट के प्रकार इस प्रकार हैं:
- Important First: (महत्वपूर्ण पहले:) आपके इनबॉक्स को दो भागों में विभाजित करता है: महत्वपूर्ण और बाकी सब कुछ।
- Unread First: (अनपढ़ पहले:) आपके अनपढ़ संदेशों को आपके इनबॉक्स के शीर्ष पर दिखाता है।
- Starred First: (स्टार्ड पहले:) स्टार्ड संदेश आपके इनबॉक्स में पहले दिखाई देते हैं।
- Multiple Inboxes: (एकाधिक इनबॉक्स:) आपके इनबॉक्स के अंदर अतिरिक्त सेक्शन उपलब्ध होंगे, ताकि आप खोज ऑपरेटर का उपयोग कर सकें या कस्टम लेबल बना सकें।
- Priority Inbox: (प्राथमिकता इनबॉक्स:) आपके इनबॉक्स को कई सेक्शन में विभाजित करता है, ताकि आप चुन सकें कि कौन से सेक्शन दिखाने हैं, जिसमें Starred (स्टार्ड), Important (महत्वपूर्ण), या Unread (अनपढ़) शामिल हैं।
6. ईमेल फ़िल्टर बनाएं
कुछ ईमेल को स्वचालित रूप से ट्रैश बिन में भेजना चाहते हैं? स्टार के साथ चिह्नित करके महत्वपूर्ण ईमेल सहेजना चाहते हैं? आप ईमेल फ़िल्टर बनाकर यह सब और बहुत कुछ कर सकते हैं। ऐसा करने के लिए, इन चरणों का पालन करें:
- Gmail सर्च बार के अंदर Settings (सेटिंग्स) आइकन चुनें।
- विंडो में सूचीबद्ध जानकारी भरें। Gmail आपको यहां अपने ईमेल में बहुत विशिष्ट होने का विकल्प देता है या बुनियादी में। उदाहरण के लिए, आप केवल उन संदेशों को स्टार कर सकते हैं जिनमें कुछ शब्द हैं।
- जब आप खुश हों, तो Create filter (फ़िल्टर बनाएं) चुनें।
- फिर, उन व्यवहारों का चयन करें जिन्हें आप फ़िल्टर का पालन करना चाहते हैं। फिर, Create filter (फ़िल्टर बनाएं) चुनें।
7. इंटीग्रेशन का उपयोग करें
शायद कई अन्य ऐप हैं जिनका आप अपनी टीम के साथ संवाद करने, अपने प्रोजेक्ट प्रबंधित करने, और अधिक के लिए दैनिक उपयोग करते हैं। इनमें से कुछ ऐप शायद किसी तरह से Gmail के साथ इंटीग्रेट होते हैं। इंटीग्रेशन अतिरिक्त चरणों को समाप्त करके आपकी उत्पादकता बढ़ा सकते हैं।
Gmail के लिए उपलब्ध कुछ इंटीग्रेशन में शामिल हैं:
- Slack: क्या आप टीम संचार के लिए Slack का उपयोग करते हैं? यदि हां, तो आप Slack के अंदर Gmail का भी उपयोग कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, आप चर्चा के लिए सीधे Slack पर ईमेल भेज सकते हैं।
- Zoom: आप मीटिंग को ईमेल के अंदर से जल्दी शेड्यूल करने या तुरंत मीटिंग शुरू करने के लिए Gmail को Zoom के साथ इंटीग्रेट भी कर सकते हैं। नई विंडो खोलने की आवश्यकता नहीं।
- Trello: Trello इंटीग्रेशन के साथ, आप अपने इनबॉक्स को छोड़े बिना नए Trello कार्ड बना सकते हैं। यह सुनिश्चित करता है कि आप अपने ईमेल के माध्यम से ज़ूम करते समय किसी महत्वपूर्ण कार्य को मिस न करें।
यह केवल उपलब्ध सैकड़ों इंटीग्रेशन में से कुछ हैं। यदि आप किसी कार्य को स्वचालित करना चाहते हैं, तो Gmail शायद मदद कर सकता है। और भी अधिक ऐप्स के लिए Google Workspace Marketplace देखें।
8. अनुपयोगी फोल्डर छिपाएं (स्पैम जैसे)
यदि आपके Gmail इनबॉक्स का साइडबार पुराने और नए फोल्डर से पूरी तरह भर गया है, तो आप उन लोगों को छिपाकर उन्हें संभाल सकते हैं जिनका आप अब उपयोग नहीं करते। फोल्डर या लेबल छिपाते समय, यह अंदर की सामग्री को नहीं हटाता। इसके बजाय, यह केवल फोल्डर को दृश्य से छुपाता है।
यह उन सामग्री से "छुटकारा पाने" का एक शानदार तरीका है जिनका आप अब अक्सर उपयोग नहीं करते हैं बिना उन्हें हमेशा के लिए हटाए। अनुपयोगी फोल्डर छिपाने के लिए:
- Settings (सेटिंग्स) चुनें और फिर See all settings (सभी सेटिंग्स देखें)।
- शीर्ष मेनू से Labels (लेबल) चुनें।
- उन सभी फोल्डर के लिए Hide (छिपाएं) चुनें जिन्हें आप दृश्य से छिपाना चाहते हैं।
यह केवल एक झलक है कि Gmail क्या कर सकता है
ये आठ टिप्स केवल सतह को खरोंच रहे हैं कि आप अपने Gmail इनबॉक्स को प्रबंधित करते हुए अपनी उत्पादकता को सुपरचार्ज करने के लिए क्या कर सकते हैं।
चाहे वह आपकी आवश्यकताओं के अनुरूप अपने इनबॉक्स को कस्टमाइज़ करना हो या Chrome एक्सटेंशन का उपयोग करना, वहां बहुत सारे टिप्स और ट्रिक्स हैं।
