जीमेल लाखों लोगों की पसंद की ईमेल सेवा है—और एक अच्छे कारण के लिए। यह सुरक्षित है, उपयोग में आसान है, और आपके इनबॉक्स को प्रबंधित करने के लिए ढेर सारे बिल्ट-इन टूल प्रदान करता है। दुर्भाग्य से, आपका इनबॉक्स अभी भी भय का स्रोत हो सकता है, खासकर जब यह असंगठित और पूरी तरह से भरा हुआ हो।
क्या आप अपने इनबॉक्स पर नियंत्रण पाने के लिए बहुत अधिक समय व्यतीत कर रहे हैं? यदि हां, तो इसके बारे में कुछ करने का समय आ गया है। उत्पादकता बढ़ाने वाले ये 8 Gmail हैक मदद कर सकते हैं।
1. कीबोर्ड शॉर्टकट का उपयोग करें
कीबोर्ड शॉर्टकट कंप्यूटर उपयोगकर्ता के सबसे अच्छे दोस्त होते हैं, खासकर जब आपके इनबॉक्स को खत्म करने की बात आती है। जीमेल त्वरित नेविगेशन से लेकर ईमेल फॉर्मेटिंग तक हर चीज के लिए कीबोर्ड शॉर्टकट की एक विस्तृत श्रृंखला प्रदान करता है। यहां हमारे कुछ पसंदीदा शॉर्टकट हैं जिनका आप अभी उपयोग कर सकते हैं:
- Shift + I पढ़ने के रूप में चिह्नित करने के लिए
- ⌘ या Ctrl + Enter ईमेल भेजने के लिए
- ⌘ या Ctrl + K लिंक डालने के लिए
- सी रचना करना
- / अपने ईमेल खोजने के लिए
- डी एक नए टैब में लिखने के लिए
- Shift + Ctrl + B बीसीसी प्राप्तकर्ताओं को जोड़ने के लिए
2. टेम्प्लेट बनाएं
हर दिन एक ही ईमेल को बार-बार भेजने के लिए खुद को खोजें? आप अनुकूलित ईमेल टेम्प्लेट बनाकर इस प्रक्रिया को तेज कर सकते हैं। ऐसा करने के लिए, इन चरणों का पालन करें:
- लिखें का चयन करें .
- ईमेल फ़ील्ड में वह टेक्स्ट दर्ज करें जिसे आप अपने टेम्पलेट के लिए उपयोग करना चाहते हैं।
- तीन-बिंदु वाले मेनू का चयन करें और फिर टेम्पलेट्स .
- ड्राफ़्ट को टेम्प्लेट के रूप में सहेजें चुनें और फिर नए टेम्पलेट के रूप में सहेजें .
जब आप अपने टेम्प्लेट का उपयोग करने के लिए तैयार हों, तो बस टेम्पलेट्स . चुनें और फिर टेम्पलेट सम्मिलित करें ।
3. बातचीत म्यूट करें
यदि आप एक लंबे ईमेल थ्रेड का हिस्सा हैं जो अब आपसे संबंधित नहीं है, तो आप इसे केवल म्यूट कर सकते हैं। म्यूट करने से आपके इनबॉक्स से थ्रेड के लिए भावी प्रतिक्रियाएँ बाहर रहती हैं। और आप अभी भी अपने म्यूट किए गए मेल को All Mail के अंदर ढूंढ सकते हैं।
बातचीत को म्यूट करने के लिए, ईमेल के अंदर जिसे आप म्यूट करना चाहते हैं, तीन-बिंदु वाले मेनू का चयन करें और फिर म्यूट करें चुनें। . बस इतना ही।
4. अपने अवकाश प्रतिसादकर्ता का उपयोग करें
यदि आप शहर से बाहर जा रहे हैं या बस अपने डेस्क से कुछ समय दूर हैं, तो अपने अवकाश उत्तरदाता का उपयोग करें। जब आपका अवकाश प्रत्युत्तर चालू होता है, तो जो कोई भी आपको ईमेल भेजता है, उसे आपके कार्यालय से बाहर की स्थिति के बारे में आपके द्वारा निर्धारित एक पूर्वनिर्धारित प्रतिक्रिया प्राप्त होगी। यह प्रेषकों को आपके इनबॉक्स को बंद करने वाले अतिरिक्त ईमेल भेजने से रोकने में मदद कर सकता है।
अपने अवकाश उत्तरदाता का उपयोग करने के लिए:
- Gmail खोलें और सेटिंग . चुनें> देखें सभी सेटिंग .
- तब तक स्क्रॉल करें जब तक आपको अवकाश प्रतिसादकर्ता . दिखाई न दे .
- अवकाश प्रतिसादकर्ता पर . के बगल में स्थित रेडियो बटन का चयन करें .
- अपनी तिथियां, एक विषय पंक्ति और फिर अपना संदेश दर्ज करें। अंत में, परिवर्तन सहेजें select चुनें .
5. अपना इनबॉक्स लेआउट कस्टमाइज़ करें
अपने इनबॉक्स पर नियंत्रण पाने का सबसे अच्छा तरीका है अपने लेआउट को अनुकूलित करना। उदाहरण के लिए, आप अपने महत्वपूर्ण ईमेल को पहले या यहां तक कि अपने अपठित ईमेल को पहले सूचीबद्ध करना चुन सकते हैं। यह आपको लचीलापन देता है कि आप अपने ईमेल कैसे दिखाना चाहते हैं। अपना लेआउट बदलने के लिए:
- सेटिंग पर जाएं .
- स्क्रॉल करें जब तक आपको इनबॉक्स प्रकार दिखाई न दे .
- उस प्रकार का चयन करें जिसका आप उपयोग करना चाहते हैं।
इनबॉक्स लेआउट के प्रकार इस प्रकार हैं:
- महत्वपूर्ण प्रथम: आपके इनबॉक्स को दो भागों में विभाजित करता है:महत्वपूर्ण और बाकी सब कुछ।
- पहले अपठित: आपके अपठित संदेशों को आपके इनबॉक्स के शीर्ष पर दिखाता है।
- पहले तारांकित: तारांकित संदेश सबसे पहले आपके इनबॉक्स में दिखाई देते हैं।
- एकाधिक इनबॉक्स: आपके इनबॉक्स में अतिरिक्त अनुभाग उपलब्ध होंगे, ताकि आप खोज ऑपरेटरों का उपयोग कर सकें या कस्टम लेबल बना सकें।
- प्राथमिकता इनबॉक्स: आपके इनबॉक्स को कई अनुभागों में विभाजित करता है, ताकि आप चुन सकें कि कौन से अनुभाग दिखाए जाएं, जिनमें तारांकित, महत्वपूर्ण या अपठित शामिल हैं।
6. ईमेल फ़िल्टर बनाएं
कुछ ईमेल स्वचालित रूप से ट्रैश बिन में भेजना चाहते हैं? महत्वपूर्ण ईमेल को तारे से चिह्नित करके सहेजना चाहते हैं? आप ईमेल फ़िल्टर बनाकर यह सब और बहुत कुछ कर सकते हैं। ऐसा करने के लिए, इन चरणों का पालन करें:
- सेटिंग का चयन करें जीमेल सर्च बार के अंदर आइकन।
- विंडो में सूचीबद्ध जानकारी भरें। जीमेल आपको यहां या मूल रूप से अपने ईमेल में बहुत विशिष्ट होने का विकल्प देता है। उदाहरण के लिए, आप केवल कुछ शब्दों वाले संदेशों को तारांकित कर सकते हैं।
- जब आप खुश हों, तो फ़िल्टर बनाएं चुनें .
- फिर, उन व्यवहारों का चयन करें जिन्हें आप फ़िल्टर का पालन करना चाहते हैं। फिर, फ़िल्टर बनाएं select चुनें .
7. एकीकरण का उपयोग करें
आपकी टीम के साथ संवाद करने, अपनी परियोजनाओं को प्रबंधित करने, और बहुत कुछ करने के लिए संभवत:आपके द्वारा प्रतिदिन उपयोग किए जाने वाले कई अन्य ऐप हैं। इनमें से कुछ ऐप शायद किसी न किसी तरह से जीमेल के साथ एकीकृत होते हैं। एकीकरण अतिरिक्त चरणों को हटाकर आपकी उत्पादकता को बढ़ा सकता है।
Gmail के लिए उपलब्ध कुछ एकीकरणों में शामिल हैं:
- सुस्त: क्या आप टीम संचार के लिए स्लैक का उपयोग करते हैं? अगर ऐसा है तो आप स्लैक के अंदर भी जीमेल का इस्तेमाल कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, आप चर्चा के लिए सीधे स्लैक को ईमेल भेज सकते हैं।
- ज़ूम करें: आप जीमेल को जूम के साथ एकीकृत कर सकते हैं ताकि मीटिंग्स को तुरंत ईमेल के अंदर से शेड्यूल किया जा सके या तुरंत मीटिंग शुरू की जा सके। एक नई विंडो खोलने की जरूरत नहीं है।
- ट्रेलो: ट्रेलो एकीकरण के साथ, आप अपना इनबॉक्स छोड़े बिना नए ट्रेलो कार्ड बना सकते हैं। यह सुनिश्चित करता है कि आप अपने ईमेल को ज़ूम करते समय एक महत्वपूर्ण कार्य से न चूकें।
यह उपलब्ध सैकड़ों एकीकरणों में से कुछ ही हैं। यदि आप किसी कार्य को स्वचालित करना चाहते हैं, तो जीमेल शायद मदद कर सकता है। और भी अधिक ऐप्स के लिए Google Workspace Marketplace देखें।
8. अप्रयुक्त फोल्डर छिपाएं (जैसे स्पैम)
अगर आपके जीमेल इनबॉक्स का साइडबार पुराने और नए फोल्डर से पूरी तरह से भरा हुआ है, तो आप उन फोल्डर को छिपाकर उनका हैंडल प्राप्त कर सकते हैं जिनका आप अब उपयोग नहीं करते हैं। फ़ोल्डर या लेबल छुपाते समय, यह अंदर की सामग्री को नहीं हटाता है। इसके बजाय, यह केवल फ़ोल्डरों को देखने से छुपाता है।
यह उस सामग्री से "छुटकारा पाने" का एक शानदार तरीका है जिसे आप अब हमेशा के लिए हटाए बिना अक्सर उपयोग नहीं करते हैं। अप्रयुक्त फ़ोल्डरों को छिपाने के लिए:
- सेटिंग का चयन करें और फिर सभी सेटिंग देखें .
- लेबल का चयन करें शीर्ष मेनू से।
- पर जाएं और छिपाएं . चुनें उन सभी फ़ोल्डरों के लिए जिन्हें आप दृश्य से छिपाना चाहते हैं।
यह Gmail क्या कर सकता है, इसका केवल एक स्नैपशॉट है
ये आठ युक्तियां आपके Gmail इनबॉक्स को प्रबंधित करते समय अपनी उत्पादकता को सुपरचार्ज करने के लिए आप क्या कर सकते हैं, इसकी सतह को खरोंच कर रहे हैं।
चाहे वह आपके इनबॉक्स को आपकी आवश्यकताओं के अनुसार अनुकूलित करना हो या क्रोम एक्सटेंशन का उपयोग करना हो, वहां बहुत सारी युक्तियां और तरकीबें हैं।