हम सभी को ढेर सारे ईमेल प्राप्त होते हैं। प्रबंधकों से उनके कर्मचारियों तक, सहकर्मियों, विभिन्न सेवाओं के न्यूज़लेटर्स जिनकी आपने सदस्यता ली है, और क्या नहीं!
इस तरह के भारी ईमेल डेटा को छानना समय और ऊर्जा की बर्बादी है। क्यों न पुनर्मूल्यांकन करें कि अपने ईमेल को प्रभावी ढंग से कैसे प्रबंधित किया जाए।
क्या आप जानते हैं कि आप कुछ सरल तरकीबों से अपने ईमेल शेड्यूल कर सकते हैं?
जंक से छुटकारा पाएं
मान लीजिए, आपको प्रति दिन औसतन सौ ईमेल प्राप्त होते हैं, जिनमें से केवल आधे मेल महत्वपूर्ण होते हैं और बाकी 'जंक' होते हैं। यदि आप स्पैम/जंक मेल के दोहराव वाले उदाहरणों का सामना कर रहे हैं, तो अधिकांश स्पैम को पकड़ने के लिए जंक फाइल्स का उपयोग करें और दिन में दो बार स्कैन करें, अवांछित ईमेल से छुटकारा पाने के लिए। यह आपके इनबॉक्स से तीस प्रतिशत जंक को कम कर देगा।
स्मार्ट फोल्डर सेट करें
जब आप अपना इनबॉक्स खोलते हैं, तो आप देखेंगे कि एक चौथाई ईमेल विशेष ऑफ़र, छूट ऑफ़र, फॉरवर्ड किए गए चुटकुले या विज्ञापन सूचनाएं हैं। मूल रूप से, ईमेल मार्केटिंग सामग्री। यह अधिक ग्राहकों को आकर्षित करने की एक बिक्री चाल है। इसलिए, इनबॉक्स को व्यवस्थित रखने के लिए अपने ईमेल को उपश्रेणियों में प्राथमिकता दें। आपातकाल में ईमेल ढूंढना या एक साथ कई ईमेल हटाना आसान होगा।
सभी ईमेल सूचनाएं बंद करें
ईमेल संचार का तत्काल माध्यम नहीं है। हम इसके लिए सेल फोन और इंस्टेंट मैसेजिंग का उपयोग करते हैं। ईमेल उन व्यवसायों के लिए अच्छा है जहां आपको तत्काल प्रतिक्रिया की आवश्यकता नहीं होती है। इसलिए, दूसरों को अपने काम में बाधा न डालने दें। ईमेल अलर्ट और बीप आपकी एकाग्रता को बाधित करते हैं, बैठकों और बातचीत में आपका ध्यान भटका सकते हैं। हर नए ईमेल के लिए फोन का वाइब्रेशन या श्रव्य डिंग बंद करें।
अवांछित प्रचार ईमेल से अनसब्सक्राइब करें
आप सभी विज्ञापन और प्रचार ईमेल पढ़ना कभी नहीं चाहेंगे। अनावश्यक लोगों से अनसब्सक्राइब करें। यह एक आसान और त्वरित प्रक्रिया है। जिन न्यूज़लेटर्स को आप नहीं चाहते, उनसे अनसब्सक्राइब करने के लिए, अपने ईमेल खाते में लॉग इन करें और उन मेलर्स में 'unsubscribe' देखें जिनसे आप तंग आ चुके हैं। खोज परिणामों की समीक्षा करें और तय करें कि आप किस ईमेल के साथ जारी रखना चाहते हैं। आप www.unroll.me पर भी जा सकते हैं और उन न्यूज़लेटर्स से अनसब्सक्राइब कर सकते हैं जिन्हें आप कचरा करना चाहते हैं। यह इनबॉक्स को विभिन्न श्रेणियों और फोल्डर्स के साथ व्यवस्थित करेगा।
ईमेल पढ़ने और जवाब देने के लिए अपना समय शेड्यूल करें
अलर्ट या सूचना प्राप्त करने से आप अपनी जिम्मेदारियों के प्रति अनफोकस्ड हो जाते हैं। हालांकि निर्धारित समय में अपने ईमेल पर विचार करने से आपको तत्काल सहायता में मदद मिलेगी साथ ही आपको अपनी मीटिंग्स के बारे में कैलेंडर को बनाए रखने और अपडेट करने में मदद मिलेगी।
आप किसी भी आपातकाल के लिए अपना ईमेल ड्राफ्ट कर सकते हैं अपने संपर्क नंबर को अपडेट करके और आप तक पहुंचने के लिए उपयुक्त समय प्रदान करके। भारी कार्यभार के कारण, आप हर घंटे दस से पंद्रह मिनट के लिए अपने ईमेल भी चेक कर सकते हैं या दिन में 3-4 बार अपना ईमेल चेक कर सकते हैं, जैसे सुबह, दोपहर और शाम।
ईमेल को श्रेणी के अनुसार सॉर्ट करें
जब आप एक साथ बहुत सारे ईमेल प्राप्त करते हैं, तो आप महत्वपूर्ण ईमेल पर ध्यान देना भूल सकते हैं या कभी-कभी आप उन्हें पढ़े बिना गलती से हटा सकते हैं। यह तब होता है जब आप अपने इनबॉक्स में सभी ईमेल प्राप्त करते हैं और ईमेल को संबंधित फोल्डर्स में रखने के लिए कोई फोल्डर और श्रेणियां उपलब्ध नहीं होती हैं। कभी-कभी जब आप अपने इनबॉक्स से जंक हटाते हैं तो आप काम से संबंधित ईमेल हटा देते हैं। हालांकि, आप उन्हें ट्रैश से पुनर्प्राप्त कर सकते हैं लेकिन कभी-कभी आप इस बात से अनजान होते हैं कि आपने ऐसा किया है!
हर किसी का अपना सामान संभालने का अपना तरीका होता है। यह सिर्फ एक सुझाव है कि अपने ईमेल को प्रभावी ढंग से कैसे प्रबंधित करें और आप इसे कैसे सरल बना सकते हैं। हालांकि आप एक ऐसी प्रणाली ढूंढ सकते हैं जो आपके लिए काम करे।
