हम सभी को ढेरों ईमेल मिलते हैं। प्रबंधकों से लेकर उनके कर्मचारियों, सहकर्मियों, विभिन्न सेवाओं के न्यूज़लेटर्स जिनकी आपने सदस्यता ली है, और क्या नहीं!
इतने भारी भरकम ईमेल डेटा की छानबीन करना समय और ऊर्जा की बर्बादी है। अपने ईमेल को प्रभावी ढंग से प्रबंधित करने के तरीके का पुनर्मूल्यांकन क्यों न करें।
क्या आप जानते हैं कि आप कुछ आसान तरकीबों से अपने ईमेल शेड्यूल कर सकते हैं?
<उल शैली ="पाठ्य-संरेखण:औचित्य;">जंक से छुटकारा पाएं
मान लें, आपको प्रति दिन औसतन एक सौ ईमेल प्राप्त होते हैं, जिनमें से केवल आधे मेल महत्वपूर्ण होते हैं और शेष 'जंक' होते हैं। यदि आप स्पैम/जंक मेल के दोहराव वाले उदाहरणों का सामना कर रहे हैं, तो अधिकांश स्पैम को कैप्चर करने के लिए जंक फ़ाइलों का उपयोग करें और अवांछित ईमेल से छुटकारा पाने के लिए इसे दिन में दो बार स्कैन करें। यह आपके इनबॉक्स से तीस प्रतिशत जंक कम कर देगा।
<उल शैली ="पाठ्य-संरेखण:औचित्य;">स्मार्ट फोल्डर सेट करें
जब आप अपना इनबॉक्स खोलते हैं, तो आप देखेंगे कि एक चौथाई ईमेल विशेष ऑफ़र, डिस्काउंट ऑफ़र, अग्रेषित चुटकुले या विज्ञापन सूचना हैं। मूल रूप से, ईमेल मार्केटिंग सामान। यह अधिक ग्राहकों को आकर्षित करने के लिए बिक्री की चाल है। इसलिए, इनबॉक्स को व्यवस्थित रखने के लिए अपने ईमेल को उपश्रेणियों में प्राथमिकता दें। आपात स्थिति में ईमेल का पता लगाना या एक साथ कई ईमेल को हटाना आसान होगा।
<उल शैली ="पाठ्य-संरेखण:औचित्य;">सभी ईमेल सूचनाएं बंद करें
ईमेल संचार का तत्काल माध्यम नहीं है। हम उसके लिए सेल फोन और इंस्टेंट मैसेजिंग का इस्तेमाल करते हैं। ईमेल उन व्यवसायों के लिए अच्छा है जहाँ आपको तत्काल प्रतिक्रिया की आवश्यकता नहीं होती है। इसलिए दूसरों को अपने काम में बाधा न डालने दें। ईमेल अलर्ट और बीप आपकी एकाग्रता में बाधा डालते हैं, मीटिंग और बातचीत में आपका ध्यान भटका सकते हैं। प्रत्येक नए ईमेल के लिए फ़ोन का कंपन या श्रव्य डिंग बंद करें।
<उल शैली ="पाठ्य-संरेखण:औचित्य;">अवांछित प्रचार ईमेल से सदस्यता समाप्त करें
आप कभी भी सभी विज्ञापन और प्रचार संबंधी ईमेल नहीं पढ़ना चाहेंगे। अनावश्यक लोगों से सदस्यता समाप्त करें। यह एक आसान और तेज प्रक्रिया है। आप नहीं चाहते न्यूज़लेटर्स की सदस्यता समाप्त करने के लिए, अपने ईमेल खाते में लॉगिन करें और उन मेलर्स में 'अनसब्सक्राइब' देखें जिनसे आप तंग आ चुके हैं। खोज परिणामों की समीक्षा करें और तय करें कि किस ईमेल के साथ जारी रखना चाहते हैं। आप www.unroll.me पर भी जा सकते हैं और उन न्यूज़लेटर्स की सदस्यता समाप्त कर सकते हैं जिन्हें आप ट्रैश करना चाहते हैं। यह इनबॉक्स को विभिन्न श्रेणियों और फ़ोल्डरों के साथ व्यवस्थित करेगा।
<उल शैली ="पाठ्य-संरेखण:औचित्य;">ईमेल पढ़ने और उसका जवाब देने के लिए अपना समय निर्धारित करें
अलर्ट या सूचना प्राप्त करने से आप अपनी जिम्मेदारियों के प्रति ध्यान केंद्रित नहीं कर पाते हैं। हालांकि निर्धारित समय में आपके ईमेल पर विचार करने से आपको तत्काल सहायता के साथ-साथ मीटिंग के बारे में अपने कैलेंडर को बनाए रखने और अपडेट करने में भी मदद मिलेगी।
आप अपना संपर्क नंबर अपडेट करके और उपयुक्त प्रदान करके किसी भी आपात स्थिति के लिए अपना ईमेल भी बना सकते हैं आप तक पहुँचने का समय। भारी काम के बोझ के कारण, आप हर घंटे दस से पंद्रह मिनट तक अपना ईमेल भी देख सकते हैं या दिन में 3-4 बार अपना ईमेल देख सकते हैं, जैसे सुबह दोपहर और शाम को।
श्रेणी के अनुसार ईमेल क्रमित करना
जब आप एक साथ बहुत सारे ईमेल प्राप्त करते हैं, तो आप महत्वपूर्ण ईमेल पर ध्यान देना भूल सकते हैं या कभी-कभी आप बिना पढ़े गलती से उन्हें हटा सकते हैं। ऐसा तब होता है जब आप अपने इनबॉक्स में सभी ईमेल प्राप्त करते हैं और ईमेल को संबंधित फ़ोल्डर में रखने के लिए कोई फ़ोल्डर और श्रेणियां उपलब्ध नहीं होती हैं। कभी-कभी जब आप अपने इनबॉक्स से जंक हटाते हैं तो आप काम से संबंधित ईमेल भी हटा देते हैं। हालाँकि, आप उन्हें ट्रैश से पुनर्प्राप्त कर सकते हैं लेकिन कभी-कभी आपको पता नहीं चलता कि आपने ऐसा किया है!
अपनी सामग्री को संभालने का हर किसी का अपना तरीका होता है। यह सिर्फ एक सुझाव है कि अपने ईमेल को प्रभावी ढंग से कैसे प्रबंधित करें और आप इसे कैसे सरल बना सकते हैं। हालाँकि आप एक ऐसा सिस्टम ढूंढ सकते हैं जो आपके लिए काम करता हो।