बहुत से लोगों के लिए, पुराने ईमेल को आर्काइव करना और बैकअप लेना जटिल और असंभव लगता है, लेकिन यह वास्तव में बहुत जटिल नहीं होना चाहिए, खासकर यदि आप आउटलुक उपयोगकर्ता हैं।
Microsoft Outlook ईमेल को PST या OST फ़ाइल नामक डेटा फ़ाइल में संग्रहीत करता है। PST का अर्थ पर्सनल स्टोरेज टेबल है, और OST का अर्थ ऑफलाइन स्टोरेज टेबल है। दोनों ही मामलों में, इन फ़ाइलों में आपके आउटलुक क्लाइंट में लोड किए गए खातों से भेजे या प्राप्त किए गए सभी ईमेल होते हैं।
ईमेल को आर्काइव करना और बैकअप लेना केवल आउटलुक को पुराने ईमेल को एक विशेष फ़ाइल में आर्काइव करने के लिए सेटअप करने का मामला है, और फिर उन फ़ाइलों को दीर्घकालिक भंडारण के लिए किसी सुरक्षित स्थान पर आर्काइव करने के लिए एक शेड्यूल सेटअप करना है। इस लेख में आप देखेंगे कि यह प्रक्रिया कितनी सरल है।
आउटलुक का विशेष रूप से उपयोग करना
आप निश्चित रूप से Gmail और Yahoo जैसे ऑनलाइन ईमेल क्लाइंट का उपयोग करके अपना पूरा जीवन व्यतीत कर सकते हैं, और कभी भी डेस्कटॉप ईमेल क्लाइंट का उपयोग नहीं कर सकते। हालांकि, यदि आप एक बहुत व्यस्त व्यक्ति हैं जिसके पास उन ऑनलाइन खातों को साफ करने के लिए बहुत समय नहीं है, तो आपके इनबॉक्स में हजारों ईमेल होने में ज्यादा समय नहीं लगेगा।
आउटलुक जैसे क्लाइंट की खूबी यह है कि आप उन ऑनलाइन खातों को अपने आउटलुक क्लाइंट में सभी ईमेल लोड करके ऑफलोड कर सकते हैं। ऐसा करने के लाभ यहां दिए गए हैं:
- यदि आप कभी अपना आउटलुक क्लाइंट नहीं खोलते हैं, तो ईमेल आपके ऑनलाइन खाते में रहते हैं, जो अभी भी आपके मोबाइल डिवाइस से एक्सेस योग्य हैं।
- जब आप आउटलुक के साथ ईमेल खोलते हैं, तो ईमेल डाउनलोड हो जाता है और स्थानीय डेटा फ़ाइल में संग्रहीत हो जाता है।
- एक बार ईमेल आउटलुक में आ जाने पर, आप महत्वपूर्ण ईमेल को आर्काइव करने के लिए आउटलुक की स्वचालित सुविधाओं का उपयोग कर सकते हैं।
यह Google और Yahoo जैसे आपके ऑनलाइन खातों को मुक्त कर सकता है, जिससे आप डेटा स्टोरेज सीमा से बच सकते हैं और संभावित रूप से अतिरिक्त स्टोरेज के लिए भुगतान करने से बच सकते हैं।
आप इन खातों को अपने Microsoft आउटलुक क्लाइंट में File > Account Settings पर क्लिक करके जोड़ सकते हैं, फिर उसके नीचे ड्रॉप होने वाले Account Settings विकल्प पर क्लिक करें।
ई-मेल टैब पर, आप जितने चाहें उतने ईमेल खाते जोड़ सकते हैं, जब तक आप खाते के लिए सभी POP3 या IMAP सेटिंग्स जानते हैं (या एक्सचेंज सर्वर)। वह सब आउटलुक में सेट करना इस लेख के दायरे से बाहर है, लेकिन ब्रैड ने हाल ही में कवर किया था कि आप अपने आउटलुक क्लाइंट को ईमेल के साथ अधिक प्रभावी कैसे बना सकते हैं।
स्वचालित ईमेल आर्काइव बनाएं
यह मानते हुए कि आपके कई ईमेल खाते आपके आउटलुक क्लाइंट में ईमेल फीड कर रहे हैं, आपका अगला कदम यह सुनिश्चित करना है कि आप पुरानी फ़ाइलों को आर्काइव करें।
इस उदाहरण में, मैं अपने सभी MakeUseOf ईमेल को आर्काइव करने जा रहा हूं जो एक साल से अधिक पुराने हैं। ऐसा करने के लिए, आप File > Account Settings पर जाकर वहीं आर्काइव फ़ाइल बनाते हैं जहां आप उन ईमेल को स्टोर करना चाहते हैं, लेकिन इस बार Data Files टैब पर क्लिक करें।
Add... पर क्लिक करें और अपने नए डेटा फ़ाइल का नाम रखें जहां आप अपने पुराने आर्काइव किए गए ईमेल स्टोर करेंगे।
यदि आप उन पुराने ईमेल को सुरक्षित करना चाहते हैं ताकि कोई भी इधर-उधर घूमकर फ़ाइल खोल न सके, तो पासवर्ड सुरक्षा शामिल करने के लिए चेकबॉक्स पर क्लिक करें। यह अच्छी प्रथा है, खासकर यदि उन ईमेल में व्यावसायिक डेटा हो, या आपके जानने वाले लोगों के बारे में व्यक्तिगत जानकारी हो।
पुराने ईमेल के लिए AutoArchive सेटअप करने के दो तरीके हैं। पहला तरीका है File > Cleanup Tools > Archive... पर जाना।
यहां आप वह इनबॉक्स चुन सकते हैं जहां से आप ईमेल आर्काइव करना चाहते हैं, उस उम्र को परिभाषित करें जिसके बाद आप आर्काइव करना चाहते हैं, और फिर ऊपर के चरण में आपके द्वारा बनाई गई आर्काइव डेटा फ़ाइल पर ब्राउज़ करें।
दूसरा दृष्टिकोण आउटलुक क्लाइंट के अंदर इनबॉक्स पर राइट-क्लिक करना, Properties पर क्लिक करना, और AutoArchive टैब पर जाना है।
इस विंडो में, आप महीनों में थ्रेशोल्ड देकर इनबॉक्स में ईमेल को कब आर्काइव करना है, इसे भी कॉन्फ़िगर कर सकते हैं। Move old items to... चुनें और ऊपर के चरण में आपके द्वारा बनाई गई डेटा फ़ाइल पर ब्राउज़ करें।
नए आयातित खाते को आर्काइव करना
ऊपर पढ़ने के बाद सबसे पहली चीज जो कोई करने जा रहा है वह है तुरंत आउटलुक इंस्टॉल करना, अपने सभी पसंदीदा खातों को क्लाइंट में जोड़ना, और समय के साथ उन ऑनलाइन खातों में जमा हुए हजारों ईमेल आयात करना।
बढ़िया! सिवाय... यह काम नहीं करेगा।
यह बात है: AutoArchive का अर्थ है उन सभी ईमेल के लिए जो आप AutoArchive सेटअप करने के क्षण से प्राप्त करते हैं। ऐसा इसलिए है क्योंकि आउटलुक ईमेल की "संशोधित" तारीख का उपयोग करता है। और अनुमान लगाएं कि जब आप अपने ऑनलाइन खातों से उन 10,000+ ईमेल को आयात करते हैं तो क्या होता है। आपने सही अनुमान लगाया, हर एक ईमेल को आज की "संशोधित" तारीख मिलती है।
तो आप उन ईमेल के बारे में क्या करते हैं? खैर, आप उन्हें मैन्युअल रूप से आर्काइव डेटा फ़ाइल में ले जा सकते हैं।
बस उस इनबॉक्स पर जाएं जहां वे सभी पुराने ईमेल हैं जिन्हें आप आर्काइव करना चाहते हैं, उन सभी को हाइलाइट करें, और फिर बस उन्हें क्लिक करके खींचें और उस आर्काइव में डालें जिसे आपने उनके लिए बनाया था।
इसमें बहुत लंबा समय लग सकता है, यह इस बात पर निर्भर करता है कि आप कितने ईमेल आर्काइव करने की कोशिश कर रहे हैं। लेकिन आपको नीचे जैसी एक स्टेटस विंडो दिखाई देगी, तो बस एक कप कॉफी लें और इसे कुछ समय दें।
अपने आर्काइव प्रबंधित करें
एक बार जब आप उन ईमेल को आर्काइव कर लेते हैं, तो आपके पास कई विकल्प उपलब्ध होते हैं, यह इस बात पर निर्भर करता है कि आप अपने ईमेल आर्काइव को कैसे व्यवस्थित करना चाहते हैं।
- विकल्प 1: आर्काइव फ़ाइलों को नाम देते समय, उन्हें पिछले वर्ष का नाम दें। हर साल के अंत में, आर्काइव को बंद करें (नीचे देखें), और एक नई आर्काइव फ़ाइल बनाएं।
- विकल्प 2: एक ही आर्काइव फ़ाइल बनाएं, AutoArchive को 6 महीने से पुराने किसी भी चीज़ को उस आर्काइव में आर्काइव करते रहने के लिए सेटअप करें, और फिर इसके बारे में भूल जाएं।
प्रत्येक दृष्टिकोण के फायदे और नुकसान हैं। दूसरा विकल्प तब बहुत अच्छा होता है जब आप केवल कुछ ईमेल आर्काइव करते हैं क्योंकि आप बस सेट करके भूल सकते हैं। हालांकि, यह आपको परेशान करने के लिए वापस आएगा, यदि आप आर्काइव फ़ाइल के लिए स्टोरेज स्पेस से बाहर निकलते हैं। पहले विकल्प के साथ, आपको हर साल आउटलुक क्लाइंट में आर्काइव फ़ाइल पर राइट क्लिक करना याद रखना होगा, और आर्काइव को बंद करना होगा।
फिर आप इस PST फ़ाइल को किसी अन्य स्थान पर सुरक्षित रखने के लिए ले जा सकते हैं। आउटलुक की डेटा फ़ाइलों का डिफ़ॉल्ट स्थान /Documents/Outlook Files/ फ़ोल्डर में है।
आप बंद आर्काइव फ़ाइल को /Documents/Outlook Files/2014 Archives/ में ले जा सकते हैं -- या, बेहतर अभी तक, उन पुराने आर्काइव किए गए ईमेल को किसी ऑफ-साइट क्लाउड स्टोरेज स्थान जैसे आपके ड्रॉपबॉक्स या Google ड्राइव खाते में कॉपी करें। यह एक और भी बेहतर विकल्प है क्योंकि आग लगने की स्थिति में (या यदि आपके PC की हार्ड ड्राइव अन्यथा नष्ट हो जाती है), तो आपने उन पुराने ईमेल को नहीं खोया है।
क्या आपको कभी उन डेटा फ़ाइलों को याद करना चाहिए जो आर्काइव किए गए ईमेल से भरी हैं, बस उन्हें /Documents/Outlook Files/ डायरेक्टरी में वापस कॉपी करें, आउटलुक में जाएं, और उसी Data Files टैब में जहां आपने डेटा फ़ाइलें बनाई थीं, आप उस संग्रहीत आर्काइव फ़ाइल को ब्राउज़ करने और इसे वापस अपने आउटलुक क्लाइंट में जोड़ने के लिए Add.. बटन का उपयोग कर सकते हैं, जहां आप अपने सभी पुराने ईमेल को फिर से ब्राउज़ कर सकते हैं।
केवल बैकअप लिया गया ईमेल एक सुरक्षित ईमेल है
यहां कुंजी यह है कि अपने ऑनलाइन खातों को नियंत्रण में लाएं, और आउटलुक इसमें मदद कर सकता है। पहला चरण है अपने आउटलुक क्लाइंट को उन ऑनलाइन खातों से कनेक्ट करना। अगला चरण है उन सभी पुराने ईमेल को मैन्युअल रूप से एक आर्काइव फ़ाइल में कॉपी करना, और उस फ़ाइल को किसी सुरक्षित स्थान पर स्टोर करना।
अंतिम चरण है अपने आउटलुक क्लाइंट में AutoArchive को कॉन्फ़िगर करना ताकि अपने इनबॉक्स को साफ रखें और अपने क्लाइंट को अच्छी तरह से संचालित रखें, उन पुराने ईमेल को स्वचालित रूप से एक अलग डेटा फ़ाइल में आर्काइव करके। एक छोटी डेटा फ़ाइल से काम करने से आपका इनबॉक्स तेज और कुशल रहता है।
क्या आपने कभी आउटलुक को अपने मुख्य ईमेल क्लाइंट के रूप में उपयोग किया है? अब जब आप जानते हैं कि यह आपके सबसे महत्वपूर्ण, सहेजे गए ईमेल का बैकअप लेने में कितनी आसानी से मदद कर सकता है, तो क्या आप इसे आज़माने पर विचार करेंगे? अपने विचार नीचे कमेंट सेक्शन में हमारे साथ शेयर करें!
