बहुत से लोगों के लिए, पुराने ईमेल को संग्रहित करना और उनका बैकअप लेना जटिल और दुर्गम लगता है, लेकिन यह वास्तव में बहुत जटिल नहीं है, खासकर यदि आप एक आउटलुक उपयोगकर्ता हैं।
Microsoft आउटलुक ईमेल को एक डेटा फ़ाइल में संग्रहीत करता है जिसे या तो PST या OST फ़ाइल कहा जाता है। PST का मतलब पर्सनल स्टोरेज टेबल है, और OST का मतलब ऑफलाइन स्टोरेज टेबल है। दोनों ही मामलों में, इन फ़ाइलों में आपके द्वारा भेजे गए या आपके Outlook क्लाइंट में लोड किए गए खातों से प्राप्त सभी ईमेल शामिल हैं।
ईमेल को संग्रहित करना और उनका बैकअप लेना केवल पुराने ईमेल को एक विशेष फ़ाइल में संग्रहीत करने के लिए आउटलुक को स्थापित करने और फिर उन फ़ाइलों को दीर्घकालिक भंडारण के लिए किसी सुरक्षित स्थान पर संग्रहीत करने के लिए एक शेड्यूल सेट करने का मामला है। इस लेख में आप देखेंगे कि यह प्रक्रिया कितनी सरल है।
Outlook का विशेष रूप से उपयोग करना
आप निश्चित रूप से जीमेल और याहू जैसे ऑनलाइन ईमेल क्लाइंट का उपयोग करके अपना पूरा जीवन व्यतीत कर सकते हैं, और कभी भी डेस्कटॉप ईमेल क्लाइंट का उपयोग नहीं कर सकते। हालांकि, यदि आप बहुत व्यस्त व्यक्ति हैं जिसके पास उन ऑनलाइन खातों को साफ करने के लिए बहुत समय नहीं है, तो आपके इनबॉक्स में हजारों ईमेल शामिल होने में ज्यादा समय नहीं लगेगा।
आउटलुक जैसे क्लाइंट की खूबी यह है कि आप अपने आउटलुक क्लाइंट को सभी ईमेल लोड करके उन ऑनलाइन खातों को ऑफलोड कर सकते हैं। ऐसा करने के ये फायदे हैं:
- यदि आप अपना आउटलुक क्लाइंट कभी नहीं खोलते हैं, तो ईमेल आपके ऑनलाइन खाते में बने रहते हैं, फिर भी आपके मोबाइल डिवाइस से एक्सेस किए जा सकते हैं।
- जब आप आउटलुक के साथ ईमेल खोलते हैं, तो ईमेल स्थानीय डेटा फ़ाइल में डाउनलोड और संग्रहीत किया जाता है।
- एक बार ईमेल आउटलुक में होने के बाद, आप महत्वपूर्ण ईमेल को संग्रहित करने के लिए आउटलुक की स्वचालित सुविधाओं का उपयोग कर सकते हैं।
यह आपके Google और Yahoo जैसे ऑनलाइन खातों को मुक्त कर सकता है, जिससे आप डेटा संग्रहण सीमा तक पहुंचने से रोक सकते हैं और संभावित रूप से अतिरिक्त संग्रहण के लिए भुगतान कर सकते हैं।
आप फ़ाइल > . पर क्लिक करके इन खातों को अपने Microsoft Outlook क्लाइंट में जोड़ सकते हैं खाता सेटिंग , फिर खाता सेटिंग . क्लिक करें विकल्प जो इसके नीचे गिर जाता है।
ई-मेल टैब पर, आप जितने चाहें उतने ईमेल खाते जोड़ सकते हैं, जब तक आप खाते (या एक्सचेंज सर्वर) के लिए सभी POP3 या IMAP सेटिंग्स को जानते हैं। आउटलुक में वह सब सेट करना इस लेख के दायरे से बाहर है, लेकिन ब्रैड ने हाल ही में कवर किया है कि आप अपने आउटलुक क्लाइंट को ईमेल के साथ और अधिक प्रभावी बनाने के लिए कैसे सेट कर सकते हैं।
स्वचालित ईमेल संग्रह बनाएं
यह मानते हुए कि आपके कई ईमेल खाते आपके आउटलुक क्लाइंट में ईमेल फीड कर रहे हैं, आपका अगला कदम यह सुनिश्चित करना है कि आप पुरानी फाइलों को संग्रहित करें।
इस उदाहरण में, मैं अपने उन सभी MakeUseOf ईमेल को संग्रहित करने जा रहा हूं जो एक वर्ष से अधिक पुराने हैं। ऐसा करने के लिए, आप फ़ाइल> पर जाकर, संग्रह फ़ाइल बनाते हैं जहां आप उन ईमेल को संग्रहीत करना चाहते हैं खाता सेटिंग जैसा आपने ऊपर किया था, लेकिन इस बार डेटा फ़ाइलें . पर क्लिक करें टैब।
जोड़ें... . पर क्लिक करें और अपनी नई डेटा फ़ाइल को नाम दें जहां आप अपने पुराने संग्रहीत ईमेल संग्रहीत करेंगे।
यदि आप उन पुराने ईमेल को सुरक्षित करना चाहते हैं ताकि कोई भी जासूसी करने न आ सके और फ़ाइल को खोल सके, तो आगे बढ़ें और पासवर्ड सुरक्षा शामिल करने के लिए चेकबॉक्स पर क्लिक करें। यह अच्छा अभ्यास है, खासकर यदि उन ईमेल में व्यावसायिक डेटा या उन लोगों के बारे में व्यक्तिगत जानकारी है जिन्हें आप जानते हैं।
पुराने ईमेल के लिए ऑटोआर्काइव सेट करने के दो तरीके हैं। पहला तरीका फ़ाइल> . पर जाना है सफाई उपकरण > संग्रहीत करें...
यहां आप उस इनबॉक्स का चयन कर सकते हैं जहां आप ईमेल संग्रहित करना चाहते हैं, उस आयु को परिभाषित कर सकते हैं जिसके बाद आप संग्रह करना चाहते हैं, और फिर उस संग्रह डेटा फ़ाइल को ब्राउज़ करें जिसे आपने अभी ऊपर चरण में बनाया है।
दूसरा तरीका यह है कि आउटलुक क्लाइंट के ठीक अंदर इनबॉक्स पर राइट-क्लिक करें, गुणों पर क्लिक करें। , और स्वतः संग्रह . पर जाएं टैब।
इस विंडो में, आप इनबॉक्स में ईमेल को महीनों में थ्रेशोल्ड देकर कब संग्रहित करना है, यह भी कॉन्फ़िगर कर सकते हैं। पुराने आइटम यहां ले जाएं... . चुनें और ऊपर दिए गए चरण में आपके द्वारा बनाई गई डेटा फ़ाइल को ब्राउज़ करें।
एक नया आयातित खाता संग्रहीत करना
उपरोक्त पढ़ने के बाद कोई भी पहली चीज जो करने जा रहा है, वह है आउटलुक को तुरंत स्थापित करना, अपने सभी पसंदीदा खातों को क्लाइंट में जोड़ना, और समय के साथ उन ऑनलाइन खातों में बनाए गए हजारों-हजारों ईमेल आयात करना।
महान! सिवाय... यह काम नहीं करेगा।
यह रही बात:AutoArchive आपके द्वारा AutoArchive को सेट करने के बाद से प्राप्त होने वाले सभी ईमेल के लिए है। ऐसा इसलिए है क्योंकि आउटलुक ईमेल की "संशोधित" तिथि का उपयोग करता है। और अनुमान लगाएं कि जब आप उन 10,000+ ईमेल को अपने ऑनलाइन खातों से आयात करते हैं तो क्या होता है। आपने अनुमान लगाया, प्रत्येक ईमेल को आज की "संशोधित" तिथि मिलती है।
तो आप उन ईमेल के बारे में क्या करते हैं? ठीक है, आप उन्हें मैन्युअल रूप से संग्रह डेटा फ़ाइल में स्थानांतरित कर सकते हैं।
बस उस इनबॉक्स में जाएं जहां आपके पास वे सभी पुराने ईमेल हैं जिन्हें आप संग्रहित करना चाहते हैं, उन सभी को हाइलाइट करें, और फिर बस क्लिक करें और उन्हें आपके द्वारा बनाए गए संग्रह में खींचें।
आप कितने ईमेल संग्रहित करने का प्रयास कर रहे हैं, इस पर निर्भर करते हुए इसमें बहुत लंबा समय लग सकता है। लेकिन आपको नीचे की तरह एक स्टेटस विंडो दिखाई देगी, इसलिए बस एक कप कॉफी लें और इसे कुछ समय दें।
अपने संग्रह प्रबंधित करें
एक बार जब आप उन ईमेल को संग्रहीत कर लेते हैं, तो आपके पास कई विकल्प उपलब्ध होते हैं, जो इस पर निर्भर करते हैं कि आप अपने ईमेल संग्रह को कैसे व्यवस्थित करना चाहते हैं।
- विकल्प 1 :जब आप संग्रह फ़ाइलों को नाम देते हैं, तो उन्हें पिछले वर्ष का नाम दें। प्रत्येक वर्ष के अंत में, संग्रह को बंद करें (नीचे देखें), और एक नई संग्रह फ़ाइल बनाएँ।
- विकल्प 2 :एक एकल संग्रह फ़ाइल बनाएं, उस संग्रह में 6 महीने से अधिक पुरानी किसी भी चीज़ को संग्रहीत करने के लिए AutoArchive सेट करें, और फिर इसके बारे में भूल जाएं।
प्रत्येक दृष्टिकोण के पक्ष और विपक्ष हैं। दूसरा विकल्प उस समय के लिए बहुत अच्छा है जब आप केवल कुछ ईमेल संग्रहीत करते हैं जैसा कि आप बस सेट कर सकते हैं और भूल सकते हैं। हालाँकि, यदि आप संग्रह फ़ाइल के लिए संग्रहण स्थान से बाहर निकलते हैं, तो यह आपको परेशान करने के लिए वापस आ जाएगा। पहले विकल्प के साथ, आपको अपने आउटलुक क्लाइंट में आर्काइव फाइल पर राइट क्लिक करने और आर्काइव को बंद करने के लिए हर साल याद रखना होगा।
फिर आप इस पीएसटी फ़ाइल को सुरक्षित रखने के लिए किसी अन्य स्थान पर ले जा सकते हैं। Outlook की डेटा फ़ाइलों का डिफ़ॉल्ट स्थान /दस्तावेज़/आउटलुक फ़ाइलें/ . में है फ़ोल्डर।
आप या तो बंद संग्रह फ़ाइल को /Documents/Outlook Files/2014 Archives/ में स्थानांतरित कर सकते हैं - या, बेहतर अभी तक, उन पुराने संग्रहीत ईमेल को अपने ड्रॉपबॉक्स या Google ड्राइव खाते जैसे कुछ ऑफ-साइट क्लाउड स्टोरेज स्थान पर कॉपी करें। यह एक और भी बेहतर विकल्प है क्योंकि आग लगने की स्थिति में (या यदि आपका पीसी हार्ड ड्राइव अन्यथा नष्ट हो जाता है), तो आपने उन पुराने ईमेल को नहीं खोया है।
क्या आपको कभी भी संग्रहीत ईमेल से भरी उन डेटा फ़ाइलों को वापस बुलाने की आवश्यकता है, बस उन्हें वापस /दस्तावेज़/आउटलुक फ़ाइलें/ में कॉपी करें निर्देशिका में, Outlook में और उसी डेटा फ़ाइलें . में जाएं टैब जहां आपने डेटा फ़ाइलें बनाई हैं, आप जोड़ें.. . का उपयोग कर सकते हैं उस संग्रहीत संग्रह फ़ाइल में ब्राउज़ करने के लिए बटन और इसे वापस अपने आउटलुक क्लाइंट में जोड़ें, जहां आप अपने सभी पुराने ईमेल को फिर से ब्राउज़ कर सकते हैं।
केवल बैकअप किया गया ईमेल ही सुरक्षित ईमेल होता है
यहां कुंजी आपके ऑनलाइन खातों को नियंत्रण में रखना है, और आउटलुक मदद कर सकता है। पहला चरण अपने आउटलुक क्लाइंट को उन ऑनलाइन खातों से जोड़ना है। अगला चरण उन सभी पुराने ईमेल को मैन्युअल रूप से कॉपी करना है जिन्हें आप एक संग्रह फ़ाइल में छिपा रहे हैं, और उस फ़ाइल को किसी सुरक्षित स्थान पर संग्रहीत करना है।
अंतिम और अंतिम चरण अपना इनबॉक्स साफ़ रखने के लिए अपने Outlook क्लाइंट में AutoArchive को कॉन्फ़िगर करना है और आपका क्लाइंट उन पुराने ईमेल को किसी भिन्न डेटा फ़ाइल में स्वचालित रूप से संग्रहीत करके, अच्छी तरह से काम कर रहा है। छोटी डेटा फ़ाइल को बंद करने से आपका इनबॉक्स तेज़ और कुशल बना रहता है।
क्या आपने कभी अपने मुख्य ईमेल क्लाइंट के रूप में आउटलुक का उपयोग किया है? अब जबकि आप जानते हैं कि यह कितनी आसानी से आपके सबसे महत्वपूर्ण, सहेजे गए ईमेल का बैकअप लेने में आपकी सहायता कर सकता है, क्या आप इसे आज़माने पर विचार करेंगे? नीचे टिप्पणी अनुभाग में अपने विचार हमारे साथ साझा करें!