आउटलुक कई पेशेवरों और व्यवसायों द्वारा उपयोग किए जाने वाले सबसे लोकप्रिय विंडोज ईमेल क्लाइंट में से एक है। जैसे, ऐसे समय होंगे जब आप संवेदनशील ईमेल या गोपनीय दस्तावेज भेजना चाहेंगे जबकि यह सुनिश्चित करते हुए कि केवल इच्छित प्राप्तकर्ता ही उन तक पहुंच सकता है। निश्चित रूप से, लगभग सभी प्रमुख ईमेल सेवाएं ईमेल एन्क्रिप्शन (SSL/TLS) का उपयोग यह सुनिश्चित करने के लिए करती हैं कि यह सुरक्षित और सिक्योर है। हालांकि, अक्सर, इस प्रकार का एन्क्रिप्शन केवल ईमेल की रक्षा कर सकता है जब यह इंटरनेट के माध्यम से चल रहा हो। जब आपका ईमेल आराम की स्थिति में होता है। यानी आपके इनबॉक्स में, आपके ईमेल अकाउंट तक पहुंच रखने वाला कोई भी व्यक्ति इसे पढ़ सकता है।
यह सुनिश्चित करने के लिए कि केवल इच्छित प्राप्तकर्ता ही आपके ईमेल तक पहुंच सकता है, आप GPG (GNU Privacy Guard) का उपयोग करके पब्लिक और प्राइवेट की का उपयोग करके ईमेल को आगे एन्क्रिप्ट कर सकते हैं। यहां GPG का उपयोग करके आउटलुक में ईमेल एन्क्रिप्ट करने का तरीका बताया गया है।
आउटलुक ईमेल क्लाइंट में ईमेल एन्क्रिप्ट करें
आउटलुक में ईमेल एन्क्रिप्ट करने के लिए हम Gpg4win नामक एक फ्री सॉफ्टवेयर का उपयोग करने जा रहे हैं जो OpenPGP को सपोर्ट करता है। किसी अन्य सॉफ्टवेयर की तरह Gpg4win को डाउनलोड और इंस्टॉल करें। सॉफ्टवेयर आउटलुक ईमेल क्लाइंट के भीतर ईमेल एन्क्रिप्ट और डिक्रिप्ट करने के लिए आवश्यक प्लगइन इंस्टॉल करेगा।
एक बार इंस्टॉल हो जाने पर, स्टार्ट मेनू में "Kleopatra" खोजें और इसे खोलें। यहां, आप अपना खुद का कीरिंग बना सकते हैं और आवश्यकतानुसार किसी भी पब्लिक की को इम्पोर्ट कर सकते हैं।
Kleopatra खोलने के बाद, "File" पर नेविगेट करें, और फिर "New Certificate" विकल्प चुनें।
इस विंडो में पहला विकल्प चुनें, "Create a personal OpenPGP key pair" और "Next" बटन पर क्लिक करें।
यहां, उस नाम और ईमेल पते को दर्ज करें जिसके लिए आप कीरिंग बनाना चाहते हैं। की जोड़ी इस ईमेल पते से जुड़ी होगी।
अब, अपने सर्टिफिकेट पैरामीटर्स की समीक्षा करें और "Create Key" बटन पर क्लिक करें।
अपनी की जोड़ी के लिए एक मजबूत पासवर्ड दर्ज करें और "OK" बटन पर क्लिक करें। आपको पासवर्ड फिर से दर्ज करने के लिए कहा जाएगा; जारी रखने के लिए बस वही पासवर्ड दर्ज करें।
उपरोक्त कार्रवाई आपकी की जोड़ी बनाएगी जिसमें आपकी पब्लिक और प्राइवेट दोनों कीज होंगी। "Make a Backup Of Your Key Pair" बटन पर क्लिक करके, आप सुरक्षित रखने के लिए की जोड़ी का बैकअप बना सकते हैं।
पब्लिक की: पब्लिक की का उपयोग ईमेल को एन्क्रिप्ट करने के लिए किया जाता है। जैसे, आप अपनी पब्लिक की को जैसे चाहें शेयर कर सकते हैं। यदि कोई आपको एन्क्रिप्टेड ईमेल भेजना चाहता है, तो उन्हें उक्त ईमेल को एन्क्रिप्ट करने के लिए आपकी पब्लिक की का उपयोग करना होगा।
प्राइवेट की: प्राइवेट की का उपयोग एन्क्रिप्टेड ईमेल को डिक्रिप्ट करने के लिए किया जाता है। आपको अपनी प्राइवेट की कभी भी किसी के साथ शेयर नहीं करनी चाहिए। इसके अलावा, आपकी प्राइवेट की केवल उन ईमेल को डिक्रिप्ट कर सकती है जो आपकी पब्लिक की से एन्क्रिप्ट किए गए हैं।
पब्लिक की को एक्सपोर्ट करने के लिए, मेन विंडो में अपने सर्टिफिकेट को चुनें, और "Export Certificate" बटन पर क्लिक करें।
डेस्टिनेशन चुनें और "Save" बटन पर क्लिक करें। डिफ़ॉल्ट रूप से, फाइल फिंगरप्रिंट को नाम के रूप में उपयोग किया जाएगा। यदि आवश्यक हो तो आप फाइल का नाम बदल सकते हैं।
एक बार एक्सपोर्ट और सेव हो जाने पर, आप पब्लिक की को किसी भी तरीके से वितरित कर सकते हैं जैसे फोरम पर, अपनी वेबसाइट पर, आदि।
जैसा कि मैंने पहले कहा, यदि आप एक एन्क्रिप्टेड ईमेल भेजना चाहते हैं, तो आपको उस विशिष्ट उपयोगकर्ता के लिए ईमेल को एन्क्रिप्ट करने के लिए टार्गेट प्राप्तकर्ता की पब्लिक की का उपयोग करना होगा। ऐसा करने से पहले, आपको प्राप्तकर्ता की पब्लिक की इम्पोर्ट करनी होगी।
ऐसा करने के लिए, उनसे उनकी पब्लिक की देने के लिए कहें और इसे डाउनलोड करें। Kleopatra की मेन विंडो में "Import Certificate" बटन पर क्लिक करें। अब, ब्राउज़ करें और सर्टिफिकेट चुनें।
उपरोक्त कार्रवाई पब्लिक की को इम्पोर्ट करेगी। इसका उपयोग करने से पहले, आपको इस पर भरोसा करना होगा। ऐसा करने के लिए, मेन विंडो में "Imported Certificates" टैब पर नेविगेट करें। आपके द्वारा अभी इम्पोर्ट किए गए सर्टिफिकेट पर राइट-क्लिक करें और "Change Owner Trust" विकल्प चुनें।
अब, "I believe checks are very accurate" रेडियो बटन चुनें और "OK" पर क्लिक करें।
फिर से, सर्टिफिकेट पर राइट-क्लिक करें और "Certify Certificate" विकल्प चुनें।
यहां, जैसा दर्शाया गया है दोनों चेकबॉक्स चुनें और "Next" पर क्लिक करें।
"Certify only for myself" रेडियो बटन चुनें, और "Certify" बटन पर क्लिक करें।
आपसे की जोड़ी बनाते समय दर्ज किए गए पासवर्ड के लिए पूछा जाएगा। पासवर्ड दर्ज करें और "OK" पर क्लिक करें।
आपको पुष्टिकरण विंडो दिखाई देगी। विंडो बंद करने के लिए "Finish" पर क्लिक करें।
एक बार जब आप पब्लिक की इम्पोर्ट कर लेते हैं, तो आप इसका उपयोग अपने आउटलुक क्लाइंट का उपयोग करके उस विशिष्ट उपयोगकर्ता के लिए ईमेल एन्क्रिप्ट करने के लिए कर सकते हैं।
ईमेल एन्क्रिप्ट करने के लिए, आउटलुक क्लाइंट खोलें और हमेशा की तरह एक नया ईमेल लिखें। ईमेल लिखने के बाद, "GpgOL" टैब पर नेविगेट करें, और फिर "Encrypt" बटन पर क्लिक करें।
जैसे ही आप बटन पर क्लिक करते हैं, Gpg4win ईमेल को एन्क्रिप्ट करेगा यदि आपके पास टार्गेट ईमेल पते की पब्लिक की है। एक बार एन्क्रिप्ट हो जाने पर, यह ऐसा दिखता है। इच्छित प्राप्तकर्ता अपनी प्राइवेट की का उपयोग करके इस ईमेल को डिक्रिप्ट कर सकेगा।
यदि किसी ने आपको आपकी पब्लिक की से एन्क्रिप्ट किया गया ईमेल भेजा है, तो आउटलुक आपसे की जोड़ी बनाते समय दर्ज किए गए पासवर्ड के लिए पूछेगा। बस पासवर्ड दर्ज करें और "OK" बटन पर क्लिक करें।
यदि सब कुछ ठीक रहा, तो आप अपने आउटलुक क्लाइंट में डिक्रिप्टेड संदेश देखेंगे।
आउटलुक ईमेल क्लाइंट का उपयोग करके एन्क्रिप्टेड ईमेल भेजना और प्राप्त करना इतना सरल है। फिर से, अपनी प्राइवेट की कभी भी किसी के साथ शेयर न करें।
नीचे कमेंट करके आउटलुक ईमेल क्लाइंट में ईमेल एन्क्रिप्ट करने के लिए उपरोक्त विधि का उपयोग करने के बारे में अपने विचार और अनुभव साझा करें।
