Microsoft Outlook ऐप और Outlook.com में ईमेल कैसे एन्क्रिप्ट करें

जबकि सभी ईमेल सर्वर अब एक सुरक्षित कनेक्शन का उपयोग करते हैं, यदि आप Microsoft आउटलुक डेस्कटॉप क्लाइंट और वेब पर आउटलुक में ईमेल एन्क्रिप्ट करना चाहते हैं, तो आप ऐसा कर सकते हैं। हालाँकि, प्रक्रिया अलग है। यहां हम ईमेल को एन्क्रिप्ट करने की बात कर रहे हैं न कि कनेक्शन की। आप इसे सुरक्षा की एक अतिरिक्त परत के रूप में सोच सकते हैं।

जबकि इसका उपयोग करना आसान है, अंतिम-उपयोगकर्ता को ध्यान में रखें, और ग्राहक, जिसका वह उपयोग कर रहा है। जब तक प्रेषक और प्राप्तकर्ता दोनों एन्क्रिप्शन प्रारूप का समर्थन नहीं करते, तब तक इस प्रकार के ईमेल भेजना चुनौतीपूर्ण होगा।

आउटलुक द्वारा समर्थित दो प्रकार के एन्क्रिप्शन हैं-

1. S/MIME एन्क्रिप्शन, और
2. कार्यालय 365 संदेश एन्क्रिप्शन।

बाद वाला तभी काम करता है जब कोई व्यवसाय Office 365 Enterprise E3 लाइसेंस का उपयोग करता है। हालाँकि, पूर्व का व्यापक रूप से उपयोग किया जाता है और आउटलुक के अलावा अन्य अधिकांश ईमेल अनुप्रयोगों के साथ काम करता है।

आउटलुक वेब इन-हाउस एन्क्रिप्शन प्रदान करता है, जिसे आप अलग-अलग ईमेल के लिए सक्षम करने के लिए चुन सकते हैं। यहां उन चीजों की सूची दी गई है जिन पर हम इस विषय में चर्चा करेंगे

1. ऑफ़िस आउटलुक ईमेल कैसे एन्क्रिप्ट करें
2. आउटलुक वेब ईमेल कैसे एन्क्रिप्ट करें
3. कार्यालय ग्राहकों के बाहर एन्क्रिप्टेड ईमेल कैसे पढ़ें

नोट: आउटलुक में व्यक्ति या ईमेल को पासवर्ड से सुरक्षित रखने का कोई तरीका नहीं है। आप पासवर्ड से पीएसटी फाइलों की सुरक्षा कर सकते हैं, इसलिए आपके सभी ईमेल किसी के द्वारा एक्सेस नहीं किए जा सकते, लेकिन यह एन्क्रिप्शन से अलग है।

Windows 10 पर Outlook में ईमेल कैसे एन्क्रिप्ट करें

शुरू करने से पहले, यदि आप S/MIME एन्क्रिप्शन का उपयोग करते हैं, तो प्रेषक और प्राप्तकर्ता के पास एक मेल एप्लिकेशन होना चाहिए जो S/MIME मानक का समर्थन करता हो। आउटलुक S/MIME मानक का समर्थन करता है। आप या तो सभी ईमेल एन्क्रिप्ट करना चुन सकते हैं, या आप अलग-अलग ईमेल एन्क्रिप्ट कर सकते हैं। चुनाव आईटी विभाग के नीति प्रवर्तन पर निर्भर करता है। साथ ही, आपके पास एक S/MIME प्रमाणपत्र स्थापित होना चाहिए। ऐसा करने के लिए सही व्यक्ति से जुड़ना सुनिश्चित करें। एक बार इंस्टाल हो जाने पर, आपके पास आउटलुक में डिजिटल सर्टिफिकेट ड्रॉपडाउन में विकल्प उपलब्ध होगा।

व्यक्तिगत ईमेल एन्क्रिप्ट करें

• नए ईमेल कंपोज़र में होने पर, विकल्प टैब पर स्विच करें
• फिर नीचे दाईं ओर स्थित तीर पर क्लिक करके अधिक विकल्प अनुभाग का विस्तार करें।
• यह गुण अनुभाग खोलेगा। सुरक्षा सेटिंग्स बटन पर क्लिक करें।
  • सबसे पहले, "संदेश सामग्री और अनुलग्नकों को एन्क्रिप्ट करें" कहने वाले बॉक्स को चेक करें।
  • अगला, सुरक्षा के अंतर्गत, सुरक्षा सेटिंग्स के अंतर्गत ड्रॉपडाउन पर क्लिक करें, और S/MIME प्रमाणपत्र चुनें।
  • अंत में, लागू होने पर सुरक्षा लेबल चुनें।
• जब आप ईमेल भेजते हैं, तो इसे इस मानक का उपयोग करके एन्क्रिप्ट किया जाएगा।

नोट: यदि आपके पास S/MIME प्रमाणपत्र नहीं है, तो Outlook क्लाइंट आपको एक जोड़ने के लिए संकेत देगा। यदि आप नहीं कर सकते हैं, तो यह आपको एक एन्क्रिप्टेड ईमेल भेजने की अनुमति नहीं देगा।

सभी ईमेल एन्क्रिप्ट करें

• आउटलुक खोलें और फ़ाइल मेनू क्लिक करें
• फिर फिर से विकल्प पर क्लिक करें, और ट्रस्ट सेंटर> ट्रस्ट सेंटर सेटिंग्स> ईमेल सुरक्षा पर नेविगेट करें।
• "संदेश सामग्री और संलग्नक एन्क्रिप्ट करें" कहने वाले बॉक्स को चेक करें।
• एन्क्रिप्टेड ईमेल के अंतर्गत, सेटिंग्स> प्रमाणपत्र और एल्गोरिदम> S/MIME प्रमाणपत्र चुनें पर क्लिक करें।
• ठीक चुनें

जब आप इसे सक्षम करते हैं, तो आपके सभी ईमेल एन्क्रिप्ट किए जाएंगे। आपको यह सुनिश्चित करना होगा कि प्राप्तकर्ता के पास एक क्लाइंट भी है जो ईमेल पढ़ने के लिए S/MIME प्रमाणपत्र का समर्थन करता है।

पढ़ें :आउटलुक के लिए मुफ्त ईमेल एन्क्रिप्शन ऐड-इन्स।

वेब पर आउटलुक में ईमेल कैसे एन्क्रिप्ट करें

यह सुविधा केवल Office 365 Home या Office 365 व्यक्तिगत सदस्यता के लिए उपलब्ध है। यह तब उपयोगी होता है जब आप प्राप्तकर्ता के ईमेल प्रदाता के सुरक्षित होने पर भरोसा नहीं करते हैं। हालाँकि, आपको स्पष्ट रूप से समझना चाहिए कि ये सुविधाएँ कैसे काम करती हैं; अन्यथा, प्राप्तकर्ता ईमेल को पढ़ने या किसी भी सामग्री तक पहुंचने में सक्षम नहीं होगा।

आउटलुक अकाउंट में लॉग इन करें और फिर न्यू मैसेज बटन पर क्लिक करें। अटैच के ठीक बगल में एक एनक्रिप्ट लिंक है, उस पर क्लिक करें। आपके पास दो विकल्प होंगे:

• एन्क्रिप्ट करें:

  • संदेश एन्क्रिप्टेड रहता है और Office 365 को नहीं छोड़ता है।

  • Outlook.com और Office 365 खातों वाले प्राप्तकर्ता बिना एन्क्रिप्शन के अटैचमेंट डाउनलोड कर सकते हैं

  • वे Windows 10 में Outlook.com, Outlook मोबाइल ऐप या मेल ऐप का उपयोग करते समय ऐसा कर सकते हैं।

हालांकि, यदि वे किसी अन्य ईमेल क्लाइंट का उपयोग कर रहे हैं, तो उन्हें Office 365 संदेश एन्क्रिप्शन पोर्टल से अटैचमेंट डाउनलोड करने के लिए एक अस्थायी पासकोड का उपयोग करना होगा।

• एन्क्रिप्ट करें और अग्रेषण रोकें :
  • आपका संदेश Office 365 में एन्क्रिप्टेड रहता है
  • इसे कॉपी या अग्रेषित नहीं किया जा सकता।
  • वर्ड या एक्सेल जैसे कार्यालय दस्तावेज़ डाउनलोड के बाद भी एन्क्रिप्टेड रहते हैं।
  • अन्य संलग्नक, जैसे कि PDF फ़ाइलें या छवि फ़ाइलें, एन्क्रिप्शन के बिना डाउनलोड की जा सकती हैं।

कार्यालय क्लाइंट के बाहर एन्क्रिप्टेड ईमेल कैसे पढ़ें

यदि आपको एन्क्रिप्टेड ईमेल भेजने की आवश्यकता है और चाहते हैं कि अन्य लोग इसे जीमेल जैसे ऐप का उपयोग करके पढ़ें, तो आपको नीचे चर्चा की गई विधि को साझा करने की आवश्यकता है। यह विधि ईमेल तक पहुंचने के लिए पासवर्ड मांगेगी। हालाँकि, यह Microsoft द्वारा रिसीवर की प्रामाणिकता की जाँच करने के लिए पेश किया गया एक पासकोड है।

• एन्क्रिप्शन का उपयोग करके ईमेल लिखें और भेजें
• प्राप्तकर्ता को एक ईमेल प्राप्त होगा जो व्यक्ति और उसकी ईमेल आईडी के बारे में जानकारी प्रकट करेगा।
• फिर संदेश पढ़ने के लिए, संदेश पढ़ें बटन पर क्लिक करें
• यह आपको Office 365 केंद्र पर ले जाएगा जहां आप वन टाइम पासकोड का उपयोग करके या Google में साइन इन करके सत्यापित कर सकते हैं।
• एक बार सत्यापन पूरा हो जाने पर, ईमेल प्रकट हो जाएगा।

नोट: प्राप्तकर्ता के ईमेल पर एक ओटीपी भेजा जाता है।

जैसा कि आप देख सकते हैं, ईमेल कभी भी Office 365 सर्वर को नहीं छोड़ता है। ईमेल वहां होस्ट किया गया है और सत्यापन के बाद पढ़ने की अनुमति है। यदि आप आउटलुक क्लाइंट का उपयोग कर रहे हैं, तो आपको इस प्रक्रिया से नहीं गुजरना पड़ेगा।

मुझे आशा है कि पोस्ट का अनुसरण करना आसान था, और आप ईमेल एन्क्रिप्शन के विवरण को समझने में सक्षम थे।