Microsoft Outlook ऐप और Outlook.com में ईमेल एन्क्रिप्ट कैसे करें

हालांकि सभी ईमेल सर्वर अब सुरक्षित कनेक्शन का उपयोग करते हैं, यदि आप Microsoft Outlook डेस्कटॉप क्लाइंट और वेब पर Outlook में ईमेल एन्क्रिप्ट करना चाहते हैं, तो आप ऐसा कर सकते हैं। प्रक्रिया अलग है, हालांकि। यहां हम कनेक्शन नहीं बल्कि ईमेल एन्क्रिप्ट करने की बात कर रहे हैं। आप इसे सुरक्षा की एक अतिरिक्त परत के रूप में सोच सकते हैं।

हालांकि इसका उपयोग करना आसान है, अंतिम उपयोगकर्ता और क्लाइंट को ध्यान में रखें जिसका वह उपयोग कर रहा है। जब तक प्रेषक और प्राप्तकर्ता दोनों एन्क्रिप्शन प्रारूप का समर्थन नहीं करते, ऐसे प्रकार के ईमेल भेजना चुनौतीपूर्ण होगा।

Outlook द्वारा समर्थित दो प्रकार के एन्क्रिप्शन हैं—

1. S/MIME एन्क्रिप्शन, और
2. Office 365 Message Encryption।

बाद वाला केवल तभी काम करता है जब कोई व्यवसाय Office 365 Enterprise E3 लाइसेंस का उपयोग करता है। पूर्व, हालांकि, व्यापक रूप से उपयोग किया जाता है और Outlook के अलावा अधिकांश ईमेल एप्लिकेशन के साथ काम करता है।

Outlook Web इन-हाउस एन्क्रिप्शन प्रदान करता है, जिसे आप व्यक्तिगत ईमेल के लिए सक्षम करना चुन सकते हैं। यहां उन चीजों की सूची है जिन पर हम इस विषय में चर्चा करेंगे

1. Office Outlook ईमेल कैसे एन्क्रिप्ट करें
2. Outlook Web ईमेल कैसे एन्क्रिप्ट करें
3. Office क्लाइंट के बाहर एन्क्रिप्टेड ईमेल कैसे पढ़ें

नोट: Outlook में व्यक्तिगत या ईमेल को पासवर्ड-प्रोटेक्ट करने का कोई तरीका नहीं है। आप PST फ़ाइलों को पासवर्ड प्रोटेक्ट कर सकते हैं, ताकि आपके सभी ईमेल किसी के द्वारा एक्सेस न किए जा सकें, लेकिन यह एन्क्रिप्शन से अलग है।

Windows 10 पर Outlook में ईमेल कैसे एन्क्रिप्ट करें

शुरू करने से पहले, यदि आप S/MIME एन्क्रिप्शन का उपयोग करते हैं, तो प्रेषक और प्राप्तकर्ता के पास S/MIME मानक का समर्थन करने वाला मेल एप्लिकेशन होना चाहिए। Outlook S/MIME मानक का समर्थन करता है। आप या तो सभी ईमेल एन्क्रिप्ट करना चुन सकते हैं, या आप व्यक्तिगत ईमेल एन्क्रिप्ट कर सकते हैं। चुनाव IT विभाग की नीति प्रवर्तन पर निर्भर करता है। साथ ही, आपके पास S/MIME प्रमाणपत्र स्थापित होना चाहिए। ऐसा करने के लिए सही व्यक्ति से जुड़ना सुनिश्चित करें। एक बार इंस्टॉल हो जाने पर, आपके पास Outlook में डिजिटल सर्टिफिकेट ड्रॉपडाउन में विकल्प उपलब्ध होगा।

व्यक्तिगत ईमेल एन्क्रिप्ट करें

• नई ईमेल कंपोजर में, Options टैब पर स्विच करें
• फिर नीचे दाएं कोने पर तीर पर क्लिक करके More options अनुभाग का विस्तार करें।
• यह Properties अनुभाग खोलेगा। Security Settings बटन पर क्लिक करें।
  • सबसे पहले, उस बॉक्स को चेक करें जिस पर "Encrypt message contents and attachments." लिखा है।
  • अगला, Security के तहत, security settings के तहत ड्रॉपडाउन पर क्लिक करें, और S/MIME प्रमाणपत्र चुनें।
  • अंत में, यदि लागू हो तो सुरक्षा लेबल चुनें।
• जब आप ईमेल भेजते हैं, तो इसे इस मानक का उपयोग करके एन्क्रिप्ट किया जाएगा।

नोट: यदि आपके पास S/MIME प्रमाणपत्र नहीं है, तो Outlook क्लाइंट आपको एक जोड़ने के लिए संकेत देगा। यदि आप नहीं कर सकते, तो यह आपको एन्क्रिप्टेड ईमेल भेजने की अनुमति नहीं देगा।

सभी ईमेल एन्क्रिप्ट करें

• Outlook खोलें और File मेनू पर क्लिक करें
• फिर Options पर क्लिक करें, और Trust Center > Trust Center Settings > Email Security पर नेविगेट करें
• उस बॉक्स को चेक करें जिस पर "Encrypt message contents and attachments." लिखा है।
• Encrypted email के तहत, Settings > Certificates and Algorithms > S/MIME प्रमाणपत्र चुनें पर क्लिक करें।
• OK चुनें

जब आप इसे सक्षम करते हैं, तो आपके सभी ईमेल एन्क्रिप्ट हो जाएंगे। आपको यह सुनिश्चित करना होगा कि प्राप्तकर्ता के पास भी S/MIME प्रमाणपत्र पढ़ने के लिए एक क्लाइंट हो।

पढ़ें: Outlook के लिए मुफ्त ईमेल एन्क्रिप्शन ऐड-इन।

वेब पर Outlook में ईमेल कैसे एन्क्रिप्ट करें

यह सुविधा केवल Office 365 Home या Office 365 Personal सब्सक्रिप्शन के लिए उपलब्ध है। यह उपयोगी है जब आप प्राप्तकर्ता के ईमेल प्रदाता पर सुरक्षित होने के लिए भरोसा नहीं करते हैं। हालांकि, आपको स्पष्ट रूप से समझना चाहिए कि ये सुविधाएं कैसे काम करती हैं; अन्यथा, प्राप्तकर्ता ईमेल पढ़ने या किसी भी सामग्री तक पहुंचने में सक्षम नहीं होगा।

Outlook खाते में लॉग इन करें, और फिर नए संदेश बटन पर क्लिक करें। Attach के ठीक बगल में, एक Encrypt लिंक है, उस पर क्लिक करें। आपके पास दो विकल्प होंगे:

• Encrypt:

  • संदेश एन्क्रिप्टेड रहता है और Office 365 नहीं छोड़ता।

  • Outlook.com और Office 365 खातों वाले प्राप्तकर्ता बिना एन्क्रिप्शन के अटैचमेंट डाउनलोड कर सकते हैं

  • वे ऐसा Outlook.com, Outlook मोबाइल ऐप, या Windows 10 में Mail ऐप का उपयोग करके कर सकते हैं।

हालांकि, यदि वे किसी अन्य ईमेल क्लाइंट का उपयोग कर रहे हैं, तो उन्हें Office 365 Message Encryption पोर्टल से अटैचमेंट डाउनलोड करने के लिए एक अस्थायी पासकोड का उपयोग करना होगा।

• Encrypt and Prevent Forwarding:
  • आपका संदेश Office 365 के भीतर एन्क्रिप्टेड रहता है
  • इसे कॉपी या फॉरवर्ड नहीं किया जा सकता।
  • Word या Excel जैसे Office दस्तावेज़ डाउनलोड के बाद भी एन्क्रिप्टेड रहते हैं।
  • PDF फ़ाइलों या छवि फ़ाइलों जैसे अन्य अटैचमेंट को बिना एन्क्रिप्शन के डाउनलोड किया जा सकता है।

Office क्लाइंट के बाहर एन्क्रिप्टेड ईमेल कैसे पढ़ें

यदि आपको एन्क्रिप्टेड ईमेल भेजने और Gmail जैसे ऐप्स का उपयोग करने वालों को इसे पढ़ने की अनुमति देने की आवश्यकता है, तो आपको नीचे चर्चा की गई विधि साझा करने की आवश्यकता है। यह विधि ईमेल तक पहुंचने के लिए पासवर्ड मांगेगी। हालांकि, यह Microsoft द्वारा प्राप्तकर्ता की प्रामाणिकता की जांच करने के लिए प्रदान किया गया एक पासकोड है।

• एन्क्रिप्शन का उपयोग करके ईमेल लिखें और भेजें
• प्राप्तकर्ता को एक ईमेल मिलेगा जो व्यक्ति और उसकी ईमेल आईडी के बारे में जानकारी प्रकट करेगा।
• फिर संदेश पढ़ने के लिए, Read the Message बटन पर क्लिक करें
• यह आपको Office 365 केंद्र पर ले जाएगा जहां आप या तो वन टाइम पासकोड का उपयोग करके या Google में साइन इन करके सत्यापित कर सकते हैं।
• एक बार सत्यापन पूरा हो जाने पर, ईमेल प्रकट हो जाएगा।

नोट: प्राप्तकर्ता के ईमेल पर एक OTP भेजा जाता है।

जैसा कि आप देख सकते हैं, ईमेल कभी भी Office 365 सर्वर नहीं छोड़ता। ईमेल वहीं होस्ट किया जाता है और सत्यापन के बाद पढ़ने की अनुमति दी जाती है। यदि आप Outlook क्लाइंट का उपयोग कर रहे हैं, तो आपको इस प्रक्रिया से गुजरने की आवश्यकता नहीं होगी।

मुझे आशा है कि पोस्ट का पालन करना आसान था, और आप ईमेल एन्क्रिप्शन के विवरण को समझने में सक्षम थे।