चाहे पेशेवर हो या व्यक्तिगत, ईमेल संचार का सबसे विश्वसनीय साधन है। चूंकि मार्केटर भी प्रचार के लिए इसी माध्यम का उपयोग करते हैं, हमारे इनबॉक्स में ढेरों ईमेल जमा हो जाते हैं। क्या कभी ऐसा हुआ कि एक महीने बाद आपने इनबॉक्स खोला और ईमेल की बाढ़ देखी? हां, ऐसा अक्सर होता है!
ऐसे में इनबॉक्स प्रबंधन एक थकाऊ काम बन जाता है और सभी ईमेल को फोल्डर्स में व्यवस्थित करने में बहुत समय लग सकता है। शुक्र है, माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक एक उपयोगी टूल "कन्वर्सेशन क्लीनअप" प्रदान करता है, जो एक कन्वर्सेशन से अनावश्यक ईमेल को प्रभावी ढंग से हटाता या स्थानांतरित करता है, जिससे इनबॉक्स अधिक व्यवस्थित हो जाता है। आप इस टूल को एकल कन्वर्सेशन, फोल्डर या सबफोल्डर पर उपयोग कर सकते हैं।
यदि किसी संदेश की एकाधिक प्रतियां हैं, तो कन्वर्सेशन क्लीनअप टूल उन सभी अनावश्यक प्रतियों को आपके आउटलुक अकाउंट से हटा देता है। यहां आउटलुक पर कन्वर्सेशन क्लीनअप टूल का उपयोग करने की त्वरित मार्गदर्शिका दी गई है।
शुरू करते हैं! यह ऐसे काम करता है।
आउटलुक पर कन्वर्सेशन क्लीनअप टूल का उपयोग कैसे करें
MS Outlook लॉन्च करें और File > Options > Mail पर जाएं, फिर नीचे स्क्रॉल करके "Conversation Clean Up" सेक्शन ढूंढें।
अब "Browse" बटन पर क्लिक करके अपनी हार्ड ड्राइव पर वह फोल्डर चुनें जहां अनावश्यक ईमेल आइटम स्थानांतरित किए जाएंगे। आप सूची से विकल्पों को चेक या अनचेक भी कर सकते हैं, जैसे फ़्लैग्ड कन्वर्सेशन, वर्गीकृत संदेश आदि। अपनी पसंद के अनुसार पैरामीटर ऑन या ऑफ करें।
सभी विकल्प सेट करने के बाद "Ok" पर क्लिक करें।
आगे बढ़ते हुए, आउटलुक होम स्क्रीन पर वापस आएं और होम टैब पर "Clean up" बटन ढूंढें।
अब आपको ड्रॉप-डाउन में तीन विकल्प दिखाई देंगे: कन्वर्सेशन क्लीनअप, फोल्डर क्लीनअप, या सबफोल्डर क्लीनअप। अपनी पसंद चुनें।
अगर आप फोल्डर विकल्प चुनते हैं, तो एक वैकल्पिक तरीका है: Folder > Clean Up Folder।
यदि आप पहली बार आउटलुक पर कन्वर्सेशन क्लीनअप टूल चला रहे हैं, तो एक पॉप-अप चेतावनी दिखाई देगी जो पूछेगी कि क्या आप इस कार्रवाई के साथ आगे बढ़ना चाहते हैं। "Cleanup folder" विकल्प पर क्लिक करके आगे बढ़ें।
"Don't want to see this message again in future" को भी चेक करना न भूलें।
अब कन्वर्सेशन क्लीनअप टूल काम करना शुरू करेगा। यह आपके सभी ईमेल को स्कैन करके अनावश्यक आइटम ढूंढेगा। खासकर, यदि आप पहली बार इस टूल को अपने सिस्टम पर चला रहे हैं, तो पूरे इनबॉक्स को स्कैन करने में थोड़ा समय लग सकता है।
अच्छी बात यह है कि आप इस प्रक्रिया को बैकग्राउंड में चलने दे सकते हैं और इस बीच आउटलुक का उपयोग जारी रख सकते हैं। जैसे ही टूल ईमेल स्कैन कर लेगा, यह बैकग्राउंड में स्वचालित रूप से समाप्त हो जाएगा बिना आपके काम में बाधा डाले। हालांकि, यदि आपके ईमेल फोल्डर्स में ऐसा कोई ईमेल नहीं मिलता, तो यह "No messages were cleaned up" अधिसूचना से सूचित करेगा।
कुल मिलाकर, यह आउटलुक के लिए एक उपयोगी और अवश्य उपयोग करने योग्य टूल है। हमें यकीन है कि आपके इनबॉक्स में अनावश्यक ईमेल का एक हिस्सा जरूर होगा जिसे कन्वर्सेशन क्लीनअप टूल द्वारा संभाला जाना चाहिए।
आशा है इस ब्लॉग ने आउटलुक पर कन्वर्सेशन क्लीनअप टूल के उपयोग से संबंधित आपकी सभी शंकाओं को दूर कर दिया है। आप इस टूल को समय-समय पर उपयोग करके अपने इनबॉक्स को केवल ईमेल की अनूठी प्रतियों के साथ साफ और व्यवस्थित रख सकते हैं।
