यह पेशेवर हो या व्यक्तिगत, ईमेल संचार का सबसे विश्वसनीय स्रोत होता है। जैसा कि विपणक संचार के इस स्रोत का उपयोग प्रचार उद्देश्यों के लिए भी करते हैं, हम अपने इनबॉक्स में एक गुच्छा भार प्राप्त करते हैं। क्या कभी ऐसा होता है, जब आप एक महीने के बाद अपना ईमेल इनबॉक्स खोलते हैं और आप अपनी स्क्रीन पर ईमेल की बाढ़ देखते हैं? हाँ, हर समय होता है!
इस विशेष मामले में इनबॉक्स को प्रबंधित करना एक कठिन काम हो सकता है और फ़ोल्डरों में सभी ईमेल को बड़े करीने से व्यवस्थित करने में लगभग हमेशा के लिए लग सकता है। खैर, Microsoft आउटलुक को वार्तालाप क्लीनर उपकरण के रूप में जाने जाने वाले एक उपयोगी उपकरण की पेशकश के लिए धन्यवाद, जो बातचीत से अनावश्यक ईमेल को प्रभावी ढंग से हटा देता है या स्थानांतरित कर देता है, जिससे हमारा इनबॉक्स अधिक व्यवस्थित हो जाता है। आप इस वार्तालाप उपकरण का उपयोग एकल वार्तालापों, फ़ोल्डरों, इसके सबफ़ोल्डरों में जैसे चाहें वैसे कर सकते हैं।
इसलिए, यदि आपके पास एक ही संदेश की कई प्रतियां हैं, तो वार्तालाप क्लीनर टूल काम करेगा और आपके आउटलुक खाते से सभी अनावश्यक प्रतियों को हटा देगा। यहां आउटलुक पर कन्वर्सेशन क्लीनअप टूल का उपयोग करने के तरीके के बारे में एक त्वरित गाइड है।
आएँ शुरू करें! यहां बताया गया है कि यह कैसे काम करता है।
आउटलुक पर कन्वर्सेशन क्लीनअप टूल का उपयोग कैसे करें
MS Outlook लॉन्च करें और फ़ाइल> विकल्प> मेल पर जाएँ और तब तक नीचे स्क्रॉल करें जब तक आपको “बातचीत क्लीन अप” अनुभाग न मिल जाए।
अब, प्रारंभ करने के लिए अपनी हार्ड ड्राइव से उस फ़ोल्डर का चयन करने के लिए "ब्राउज़ करें" बटन पर टैप करें जहां सभी अनावश्यक ईमेल आइटम स्थानांतरित होंगे। आप सूची से किसी भी विकल्प को चेक या अनचेक कर सकते हैं जैसे कि क्या आप फ़्लैग किए गए वार्तालापों, वर्गीकृत संदेशों आदि को स्थानांतरित करना चाहते हैं। अपनी पसंद के अनुसार मापदंडों को चालू या बंद करें, हालांकि स्थिति की मांग है।
एक बार जब आप सभी विकल्प सेट कर लें, तो "ओके" पर टैप करें।
आगे बढ़ते हुए, आउटलुक होम स्क्रीन पर वापस आने के बाद, होम टैब पर "क्लीन अप" बटन देखें।
अब, आपको ड्रॉप-डाउन बॉक्स में तीन विकल्प दिखाई देंगे कि क्या आप वार्तालाप, फ़ोल्डर या सबफ़ोल्डर को साफ़ करना चाहते हैं। आगे बढ़ने के लिए अपनी पसंद बनाएं।
यदि आप फोल्डर विकल्प के लिए जाना चाहते हैं तो चुनने का एक वैकल्पिक तरीका फोल्डर> क्लीन अप फोल्डर है। जैसा भी हो सकता है।
यदि आप पहली बार आउटलुक पर कन्वर्सेशन क्लीनर टूल चला रहे हैं, तो आपको एक पॉप-अप चेतावनी दिखाई देगी जो आपसे पूछेगी कि क्या आप इस क्रिया को आगे बढ़ाना चाहते हैं। आगे बढ़ने के लिए "क्लीनअप फ़ोल्डर" विकल्प पर टैप करें।
"भविष्य में इस संदेश को दोबारा नहीं देखना चाहते" पर भी जांचना न भूलें।
अब, वार्तालाप क्लीनर टूल काम करना शुरू कर देगा। अनावश्यक ईमेल मदों की जांच के लिए अपने पूरे ईमेल को स्कैन करें। और विशेष रूप से, यदि आप इस उपकरण को पहली बार अपने सिस्टम पर चला रहे हैं तो इसमें कुछ समय लग सकता है जब तक कि आपका पूरा इनबॉक्स स्कैन नहीं हो जाता।
लेकिन ठीक है, अच्छी बात यह है कि आप इस प्रक्रिया को पृष्ठभूमि में चलने दे सकते हैं और इस दौरान आउटलुक का उपयोग कर सकते हैं। जैसे ही टूल आपके ईमेल को स्कैन करता है, यह आपके काम को बाधित किए बिना स्वचालित रूप से पृष्ठभूमि में समाप्त हो जाएगा। हालाँकि, यदि ऐसा कोई ईमेल आपके ईमेल फ़ोल्डर में नहीं मिलता है, तो यह निश्चित रूप से आपको "कोई संदेश साफ़ नहीं किया गया" अधिसूचना के साथ सूचित करेगा।
तो, कुल मिलाकर यह आउटलुक के लिए एक योग्य उपकरण का उपयोग करना चाहिए। हमें यकीन है कि आपको अपने इनबॉक्स में अनावश्यक ईमेल का एक अंश मिलेगा जिसकी निश्चित रूप से वार्तालाप क्लीनर टूल द्वारा देखभाल करने की आवश्यकता है।
आशा है कि इस ब्लॉग ने आउटलुक पर कन्वर्सेशन क्लीनअप टूल का उपयोग करने के बारे में आपकी सभी शंकाओं को दूर कर दिया है? आप अपने इनबॉक्स को साफ-सुथरा और ईमेल की अनूठी प्रतियों के साथ व्यवस्थित रखने के लिए कभी-कभी इस टूल का उपयोग करने का प्रयास कर सकते हैं।