ईमेल को संचार का एक सुविधाजनक तरीका माना जाता है, लेकिन हम में से बहुत से लोग अपने इनबॉक्स को समझने की कोशिश करने की तुलना में बहुत अधिक समय व्यतीत करते हैं। उचित संगठन के बिना, आप पा सकते हैं कि ईमेल आपकी बचत से अधिक समय खर्च कर रहे हैं।
Microsoft के आउटलुक में कई विशेषताएं हैं जो इस समस्या को कम करने में मदद कर सकती हैं, लेकिन कई उपयोगकर्ता केवल उस कार्यक्षमता से अवगत नहीं हैं जो प्रोग्राम में छिपी हुई है। यह सुनिश्चित करने के लिए कि आपका इनबॉक्स यथासंभव अच्छी तरह से रखा गया है, कार्यक्षमता के इन बिट्स का उपयोग करें, ताकि आप अधिक महत्वपूर्ण मामलों पर ध्यान केंद्रित कर सकें।
ऐसा दृश्य ढूंढें जो आपको सूट करे
एक विशेषज्ञ आउटलुक उपयोगकर्ता बनने की दिशा में पहला कदम प्रोग्राम को आपके वर्कफ़्लो के अनुरूप बनाना है। आजकल लगभग हर कोई ईमेल का उपयोग करता है, लेकिन इसका मतलब यह नहीं है कि हम सभी इसे ठीक उसी तरह करते हैं। किसी और के लिए जो काम करता है वह आपके लिए काम नहीं कर सकता है, और इसलिए आउटलुक के डिफ़ॉल्ट लेआउट को अपने उपयोग के लिए सबसे उपयुक्त बनाने के लिए यह एक अच्छा विचार है।
देखें पर जाएं टैब यह देखने के लिए कि आपके लिए कौन से विकल्प उपलब्ध हैं। दृश्य बदलें बटन वर्तमान दृश्य . में अनुभाग आपको कुछ अलग विकल्प देगा, लेकिन यह व्यवस्था में खोदने लायक है और लेआउट अनुकूलन की बारीकियों में जाने के लिए अनुभाग।
उदाहरण के लिए, आप संदेश पूर्वावलोकन को बदलना चाह सकते हैं से 3 लाइन . तक , जो आपको किसी भी समय ईमेल की कम मात्रा का अधिक विस्तृत पूर्वावलोकन देगा. या, आप पठन फलक . सेट करना चाह सकते हैं करने के लिए बंद , जो आपको अलग-अलग ईमेल को एक नई विंडो के रूप में खोलने के पक्ष में कुछ आवश्यक स्क्रीन स्पेस बचाएगा, जब आप उनके माध्यम से पढ़ना चाहते हैं।
यहां कुंजी केवल यह पता लगाने के लिए है कि आपके द्वारा आउटलुक का उपयोग करने के तरीके के लिए सबसे उपयुक्त क्या है। चीजों को आजमाएं — यदि आप पाते हैं कि वे आपकी अपेक्षा के अनुरूप काम नहीं करते हैं तो इन सेटिंग्स को वापस उनके डिफ़ॉल्ट में बदलना उतना ही आसान है।
प्रक्रिया को स्वचालित करने के लिए नियमों का उपयोग करें
नियम आपके ईमेल को व्यवस्थित करने की दिशा में एक बेहतरीन पहला कदम हैं, क्योंकि एक बार जब वे स्थापित हो जाते हैं, तो वे आपके इनबॉक्स की जांच करने से पहले ही बहुत सारे लेगवर्क का ध्यान रखेंगे। नियमों के साथ आरंभ करने के लिए, होम . पर जाएं Outlook में टैब करें और नियम . पर नेविगेट करें> नियम और अलर्ट प्रबंधित करें ।
यहां से, नया नियम . पर क्लिक करें . आपको टेम्प्लेट का चयन, साथ ही स्क्रैच से शुरू करने के विकल्प दिखाई देंगे। फिलहाल, प्रस्ताव पर टेम्प्लेट के साथ रहना सबसे अच्छा है - अगली स्क्रीन पर नियम को आपकी पसंद के अनुसार अनुकूलित करने का पर्याप्त अवसर होगा। इस प्रदर्शन के प्रयोजनों के लिए, हम संदेश को किसी से एक फ़ोल्डर में ले जाएं का चयन करने जा रहे हैं ।
अब, नियम को एक उद्देश्य पूरा करने का समय आ गया है। मैं एक ऐसी प्रणाली स्थापित करना चाहता हूं जहां मुझे किसी अन्य MakeUseOf लेखक से प्राप्त कोई भी मेल सीधे प्राथमिकता वाले फ़ोल्डर में भेजा जाता है। ऐसा करने के लिए, शर्तों विंडो पर बॉक्स को चेक करें जो प्रेषक के पते में विशिष्ट शब्दों के साथ पढ़ता है . फिर, नीचे दिए गए अनुभाग में विशिष्ट शब्दों पर क्लिक करें — मैंने इसे makeuseof . पर सेट किया है इसलिए यह केवल साइट से ईमेल खाते से भेजे गए ईमेल का जवाब देगा, लेकिन जाहिर है कि यह कुछ भी हो सकता है - और फिर निर्दिष्ट पर क्लिक करके एक समझदार फ़ोल्डर का चयन करें। और उस पर नेविगेट करना।
इसके बाद, चुनें कि आप उन संदेशों के साथ क्या करना चाहते हैं जिन्हें यह नियम अलग रखता है, और ध्यान से विचार करें कि आप अधिक नियमों को संसाधित करना बंद करना चाहते हैं या नहीं . आपके पास कौन से अन्य नियम सक्रिय हैं, इस पर निर्भर करते हुए, इस विकल्प को टिक करने से बाद में संगठनात्मक समस्याएं हो सकती हैं। फिर, अपने अपवादों का चयन करें, और आप अपने नियम को नाम देने और उसे सक्रिय करने के लिए तैयार होंगे। वहां से, जब तक आप इसे बंद नहीं करते, यह स्वचालित रूप से आपके मेल के माध्यम से क्रमबद्ध हो जाएगा।
श्रेणियों के साथ विभाजित और जीतें
जबकि नियम आपके अधिकांश ईमेल से निपटने का एक शानदार तरीका है, कुछ संगठनात्मक कार्यों के लिए मानवीय नज़र की आवश्यकता होती है। श्रेणियों का सख्त उपयोग इस प्रक्रिया को सुव्यवस्थित करने में मदद कर सकता है, जिससे आप मेल को जल्दी और सटीक रूप से वर्गीकृत कर सकते हैं। अपनी श्रेणियां सेट करने के लिए, टैग . पर जाएं होम . का अनुभाग Outlook में टैब करें और वर्गीकृत करें . पर नेविगेट करें> सभी श्रेणियां ।
यहां, आप वर्तमान में मौजूद सभी श्रेणियों का एक संक्षिप्त विवरण देखेंगे। वे रंगों की एक सरल प्रणाली के लिए डिफ़ॉल्ट होंगे, इसलिए हो सकता है कि आप शुरुआत में उन प्रविष्टियों को संपादित करना चाहें। उन्हें थोड़ा और उपयोगी बनाने के लिए, किसी श्रेणी को हाइलाइट करने के लिए उस पर क्लिक करें, उसका नाम बदलकर उस मेल के प्रकार से संबंधित रखें जो आपको प्राप्त होगी और इसे एक शॉर्टकट कुंजी असाइन करें जिसे आप ड्रॉपडाउन से याद रखेंगे।
इन सेटिंग्स के साथ, आप अपने ईमेल प्राप्त करते ही उन्हें जल्दी और आसानी से व्यवस्थित करने में सक्षम होंगे। बस अपने इनबॉक्स में किसी विशेष संदेश को हाइलाइट करें और उपयुक्त शॉर्टकट का उपयोग करें जिसे आपने अभी-अभी असाइन किया है। अब आप किसी विशेष श्रेणी के अंतर्गत टैग किए गए सभी संदेशों को केवल Outlook खोज बार में उस श्रेणी का नाम दर्ज करके देख पाएंगे।
सर्च बार का उपयोग करें
अपने ईमेल को व्यवस्थित रखने का रहस्य आगे की योजना है - समय से पहले थोड़ा सा काम सिरदर्द को बाद में उत्पन्न होने से रोक सकता है। हालांकि, कई बार ऐसा होता है जब कोई ईमेल भटक जाता है और आपके किसी भी सावधानीपूर्वक बनाए गए फ़ोल्डर या श्रेणियों में इसका कोई संकेत नहीं होता है। उस स्थिति में, खोज बार पर कॉल करना बुद्धिमानी है।
आउटलुक की खोज कार्यक्षमता उतनी ही फुर्तीला है जितनी कि यह पूरी तरह से है। अपने इनबॉक्स के ऊपर के क्षेत्र में एक खोज शब्द दर्ज करें, और यह उस शब्द के सभी उदाहरणों को शीघ्रता से प्रस्तुत करेगा जो इसे मिल सकता है, चाहे वह विषय शीर्षक में हो या ईमेल के मुख्य भाग में हो। यह विशेष रूप से उपयोगी हो सकता है यदि आप किसी विशिष्ट ईमेल के किसी विशेष विवरण को याद रख सकते हैं जिसे आप सामान्य माध्यमों से नहीं ढूंढ सकते हैं।
यह याद रखने योग्य है कि पूर्ण इनबॉक्स के साथ खोज गति धीमी होने वाली है। यदि ऐसी स्थिति है जिसके साथ आप काम कर रहे हैं, तो यह विशेष फ़ोल्डरों को खोजने के लायक हो सकता है, बजाय इसके कि हर एक ईमेल आउटलुक की पहुंच हो। ऐसा करने के लिए, अपने दर्शनीय स्थलों को संकीर्ण करने के लिए खोज बार के दाईं ओर स्थित ड्रॉपडाउन मेनू का उपयोग करें। अधिक गहन बदलावों के लिए, परिष्कृत करें . पर जाएं खोज . का अनुभाग टैब।
Outlook.com का उपयोग करना याद रखें
आउटलुक के ऑनलाइन संस्करण में डेस्कटॉप संस्करण की सभी घंटियाँ और सीटी नहीं हो सकती हैं, लेकिन यह तथ्य कि यह वेब ब्राउज़र वाले किसी भी उपकरण से आसानी से पहुँचा जा सकता है, इसका मतलब है कि इसे अनदेखा नहीं किया जाना चाहिए। यदि आप अपने कार्यस्थल से दूर होने पर एक पल की सूचना पर अपने ईमेल एक्सेस करना चाहते हैं, तो यह पूरी तरह से स्वीकार्य विकल्प है।
हालाँकि, वेब-आधारित आउटलुक में ईमेल की जाँच करने के अलावा और भी बहुत कुछ है। सेटिंग कॉग . पर क्लिक करके अपनी स्क्रीन के ऊपरी दाएं कोने में, आप विकल्प के एक बहुत व्यापक सेट तक पहुंचने में भी सक्षम होंगे जब आप यात्रा पर हों तो यह बहुत आसान हो सकता है। साथ ही वही ड्रॉपडाउन मेनू आपको अपने नियमों . तक पहुंच प्रदान करेगा और श्रेणियां ।
यह जानते हुए कि आप अपने आउटलुक ईमेल को कहीं से भी एक्सेस कर सकते हैं, इसे एक नियम . के साथ जोड़ा जा सकता है अपने कंप्यूटर से दूर रहते हुए भी अपने इनबॉक्स को पतला करने में आपकी मदद करने के लिए। यदि आपके पास नियमित यात्रा है, तो दिन शुरू होने से पहले अपने इनबॉक्स का आकलन करने के लिए अपनी बस या ट्रेन की सवारी को सुविधाजनक समय में बदलना संभव हो सकता है।
क्या आपके पास अपने ईमेल को व्यवस्थित रखने के लिए आउटलुक का उपयोग करने के लिए एक अच्छी युक्ति है? हमें इसके बारे में नीचे टिप्पणी अनुभाग में बताएं।