ईमेल संचार का एक सुविधाजनक तरीका माना जाता है, लेकिन हम में से कई लोग अपने इनबॉक्स को समझने की कोशिश में जितना चाहें उससे कहीं अधिक समय बिताते हैं। उचित संगठन के बिना, आप पा सकते हैं कि ईमेल आपके समय को बचाने के बजाय अधिक खर्च कर रहे हैं।
Microsoft के आउटलुक में कई विशेषताएं हैं जो इस समस्या को कम करने में मदद कर सकती हैं, लेकिन कई उपयोगकर्ता केवल उस कार्यक्षमता से अनजान हैं जो प्रोग्राम में छिपी हुई है। इन कार्यक्षमताओं का उपयोग यह सुनिश्चित करने के लिए करें कि आपका इनबॉक्स यथासंभव अच्छी तरह से रखा गया है, ताकि आप अधिक महत्वपूर्ण मामलों पर ध्यान केंद्रित कर सकें।
ऐसा व्यू ढूंढें जो आपको सूट करे
एक विशेषज्ञ आउटलुक उपयोगकर्ता बनने की दिशा में पहला कदम प्रोग्राम को अपने वर्कफ़्लो के अनुरूप बनाना है। लगभग हर कोई इन दिनों ईमेल का उपयोग करता है, लेकिन इसका मतलब यह नहीं है कि हम सभी इसे ठीक उसी तरह करते हैं। जो किसी और के लिए काम करता है वह आपके लिए काम नहीं कर सकता है, और इसलिए आउटलुक के डिफ़ॉल्ट लेआउट को अपने उपयोग के लिए सबसे उपयुक्त बनाने के लिए इसे अनुकूलित करना एक अच्छा विचार है।
View टैब पर जाएं यह देखने के लिए कि आपके लिए कौन से विकल्प उपलब्ध हैं। Current View अनुभाग में Change View बटन आपको कुछ अलग विकल्प देगा, लेकिन Arrangement और Layout अनुभाग में खुदाई करना अनुकूलन की बारीकियों में जाने के लिए बहुत लायक है।
उदाहरण के लिए, आप Message Preview को 3 Lines में बदलना चाह सकते हैं, जो आपको किसी भी समय कम मात्रा में ईमेल का अधिक विस्तृत पूर्वावलोकन देगा। या, आप Reading Pane को Off पर सेट करना चाह सकते हैं, जो व्यक्तिगत ईमेल को एक नई विंडो में खोलने के पक्ष में कुछ बहुत जरूरी स्क्रीन स्पेस बचाएगा जब आप उन्हें पढ़ना चाहते हैं।
यहां कुंजी बस यह पता लगाना है कि आपके आउटलुक उपयोग के तरीके के लिए सबसे उपयुक्त क्या है। चीजों को आजमाएं — यदि आप पाते हैं कि वे उतनी अच्छी तरह से काम नहीं करते जितनी आपने आशा की थी तो इन सेटिंग्स को उनके डिफ़ॉल्ट पर वापस बदलना उतना ही आसान है।
प्रक्रिया को स्वचालित करने के लिए नियमों का उपयोग करें
नियम आपके ईमेल को व्यवस्थित करने की दिशा में एक महान पहला कदम हैं, क्योंकि एक बार जब वे लागू हो जाते हैं, तो वे आपके इनबॉक्स की जांच करने से पहले ही बहुत सारे लेगवर्क का ध्यान रखेंगे। नियमों के साथ शुरुआत करने के लिए, आउटलुक में Home टैब पर जाएं और Rules > Manage Rules & Alerts पर नेविगेट करें।
यहां से, New Rule पर क्लिक करें। आपको टेम्पलेट्स का चयन दिखाई देगा, साथ ही स्क्रैच से शुरू करने के विकल्प भी। फिलहाल, ऑफ़र पर टेम्पलेट्स के साथ रहना सबसे अच्छा है - अगली स्क्रीन पर आपकी पसंद के अनुसार नियम को अनुकूलित करने के लिए पर्याप्त अवसर होगा। इस प्रदर्शन के उद्देश्यों के लिए, हम Move message from someone to a folder चुनने जा रहे हैं।
अब, नियम को एक उद्देश्य देने का समय है। मैं एक ऐसी प्रणाली स्थापित करना चाहता हूं जहां मुझे किसी अन्य MakeUseOf लेखक से प्राप्त कोई भी मेल सीधे एक प्राथमिकता फोल्डर में भेजा जाए। ऐसा करने के लिए, शर्तों की विंडो पर उस बॉक्स पर टिक करें जिसमें लिखा है with specific words in the sender's address। फिर, नीचे अनुभाग में specific words पर क्लिक करें - मैंने इसे makeuseof पर सेट किया ताकि यह केवल साइट के ईमेल खाते से भेजे गए ईमेल पर प्रतिक्रिया दे, लेकिन जाहिर है यह कुछ भी हो सकता है जो आप चाहते हैं - और फिर specified पर क्लिक करके और उस पर नेविगेट करके एक समझदार फोल्डर चुनें।
अगला, चुनें कि आप इस नियम द्वारा अलग रखे गए संदेशों के साथ क्या करना चाहते हैं, और ध्यान से विचार करें कि क्या आप stop processing more rules चाहते हैं या नहीं। आपके द्वारा सक्रिय अन्य नियमों के आधार पर, इस विकल्प को चेक रखने से बाद में संगठनात्मक समस्याएं हो सकती हैं। फिर, अपने अपवाद चुनें, और आप अपने नियम को नाम देने और सक्रिय करने के लिए तैयार होंगे। वहां से, यह आपके मेल को तब तक स्वचालित रूप से सॉर्ट करेगा जब तक आप इसे बंद नहीं करते।
श्रेणियों के साथ विभाजित करें और जीतें
जबकि नियम आपके ईमेल के थोक से निपटने का एक शानदार तरीका हैं, कुछ संगठनात्मक कार्यों के लिए मानवीय नजर की आवश्यकता होती है। श्रेणियों का कड़ाई से उपयोग इस प्रक्रिया को सुव्यवस्थित करने में मदद कर सकता है, जिससे आप मेल को जल्दी और सटीक रूप से वर्गीकृत कर सकते हैं। अपनी श्रेणियों को सेटअप करने के लिए, आउटलुक में Home टैब के Tags अनुभाग पर जाएं और Categorize > All Categories पर नेविगेट करें।
यहां, आपको वर्तमान में मौजूद सभी श्रेणियों का विवरण दिखाई देगा। वे रंगों की एक सरल प्रणाली पर डिफ़ॉल्ट होंगे, इसलिए आप शायद उन प्रविष्टियों को संपादित करके शुरू करना चाहेंगे। उन्हें थोड़ा अधिक उपयोगी बनाने के लिए, एक श्रेणी पर क्लिक करके उसे हाइलाइट करें, उसका नाम बदलें ताकि वह उस प्रकार के मेल के लिए प्रासंगिक हो जिसे आप प्राप्त करेंगे, और ड्रॉपडाउन से एक शॉर्टकट कुंजी असाइन करें जिसे आप याद रखेंगे।
इन सेटिंग्स के साथ, आप प्राप्त होने पर अपने ईमेल को जल्दी और आसानी से व्यवस्थित करने में सक्षम होंगे। बस अपने इनबॉक्स में एक विशेष संदेश को हाइलाइट करें और आपके द्वारा अभी असाइन किए गए उपयुक्त शॉर्टकट का उपयोग करें। अब आप आउटलुक खोज बार में उस श्रेणी का नाम दर्ज करके किसी विशेष श्रेणी के तहत टैग किए गए सभी संदेशों को देख पाएंगे।
खोज बार का उपयोग करें
अपने ईमेल को व्यवस्थित रखने का रहस्य आगे की योजना है - थोड़ा सा काम समय से पहले बाद में होने वाली परेशानियों को रोक सकता है। हालांकि, ऐसे समय जरूर आएंगे जब कोई ईमेल भटक जाएगा और आपकी सावधानीपूर्वक बनाए गए फोल्डर्स या श्रेणियों में इसका कोई संकेत नहीं होगा। उस मामले में, खोज बार को बुलाना बुद्धिमानी है।
आउटलुक की खोज कार्यक्षमता उतनी ही फुर्तीली है जितनी कि यह पूरी है। अपने इनबॉक्स के ऊपर फ़ील्ड में एक खोज शब्द दर्ज करें, और यह जल्दी से उस शब्द के सभी उदाहरण प्रस्तुत करेगा जो यह पा सकता है, चाहे वह विषय शीर्षक में हो या ईमेल के बॉडी में। यह विशेष रूप से उपयोगी हो सकता है यदि आप किसी विशिष्ट ईमेल का एक विशेष विवरण याद कर सकते हैं जिसे आप सामान्य माध्यमों से नहीं ढूंढ सकते।
यह याद रखने योग्य है कि खोज गति पूर्ण इनबॉक्स के साथ धीमी होने वाली है। यदि आप ऐसी स्थिति में काम कर रहे हैं, तो आउटलुक की पहुंच वाले हर एक ईमेल के बजाय विशेष फोल्डर्स खोजना उचित हो सकता है। ऐसा करने के लिए, खोज बार के दाईं ओर ड्रॉपडाउन मेनू का उपयोग करके अपने दायरे को सीमित करें। अधिक गहराई से समायोजन के लिए, Search टैब के Refine अनुभाग पर जाएं।
Outlook.com का उपयोग करना याद रखें
आउटलुक का ऑनलाइन संस्करण डेस्कटॉप संस्करण की सभी घंटियों और सीटी के साथ नहीं आ सकता है, लेकिन यह तथ्य कि यह वेब ब्राउज़र वाले किसी भी डिवाइस से आसानी से सुलभ है, इसका मतलब है कि इसे अनदेखा नहीं किया जाना चाहिए। यदि आपको अपने वर्कस्टेशन से दूर होने पर एक पल की सूचना पर अपने ईमेल तक पहुंचने की आवश्यकता है, तो यह एक पूरी तरह से स्वीकार्य विकल्प है।
हालांकि, वेब-आधारित आउटलुक में केवल ईमेल जांचने से ज्यादा कुछ है। अपनी स्क्रीन के ऊपरी दाएं कोने में Settings cog पर क्लिक करके, आप एक बहुत व्यापक सेट Options तक भी पहुंच पाएंगे जो चलते-फिरते काफी आसान हो सकते हैं। साथ ही वही ड्रॉपडाउन मेनू आपको अपने Rules और Categories तक पहुंच देगा।
यह जानकर कि आप कहीं से भी अपने आउटलुक ईमेल तक पहुंच सकते हैं, इसे एक Rule के साथ जोड़ा जा सकता है ताकि आप अपने कंप्यूटर से दूर होने पर भी अपने इनबॉक्स को पतला करने में मदद कर सकें। यदि आपका नियमित आवागमन है, तो अपने बस या ट्रेन की सवारी को दिन शुरू होने से पहले अपने इनबॉक्स का आकलन करने के लिए एक सुविधाजनक समय में बदलना संभव हो सकता है।
आउटलुक का उपयोग करके अपने ईमेल को व्यवस्थित रखने के लिए क्या आपके पास कोई बढ़िया टिप है? नीचे कमेंट सेक्शन में हमें इसके बारे में बताएं।
