Microsoft Outlook सिर्फ एक ईमेल सेवा से कहीं अधिक प्रदान करता है। इसमें एक कैलेंडर सुविधा है, जिसका उपयोग आप सहकर्मियों या ग्राहकों के साथ मीटिंग शेड्यूल करने के लिए कर सकते हैं।
Outlook में, आप सभी आमंत्रितों के उपलब्ध समय देख सकते हैं और एक ऐसा समय चुन सकते हैं जो सभी के लिए काम करे। नीचे, हम बताएंगे कि Outlook में इस शेड्यूलिंग सुविधा का उपयोग कैसे करें।
Outlook में एक नया इवेंट कैसे बनाएं
1. मीटिंग या इवेंट सेट करने के लिए, New Message पर होवर करें > ड्रॉपडाउन मेनू से New Event चुनें, या कैलेंडर आइकन चुनें और फिर New Event।
2. पॉप-अप विंडो के साथ, आप अपने इवेंट का शीर्षक दे सकते हैं, ईमेल पतों का उपयोग करके लोगों को आमंत्रित कर सकते हैं, तारीख और समय चुन सकते हैं, स्थान चुन सकते हैं, और अपने इवेंट का वर्णन कर सकते हैं।
Outlook में शेड्यूलिंग असिस्टेंट का उपयोग कैसे करें
1. जैसे ही आप आमंत्रितों को जोड़ते हैं, Outlook एक ऐसा समय सुझाएगा जब हर कोई उपलब्ध होगा। हालांकि, यदि आप अपना समय चुनना चाहते हैं, तो आप टैब्स के शीर्ष क्षैतिज कॉलम में Scheduling Assistant पर क्लिक कर सकते हैं।
2. अब आप देख सकते हैं कि आप और आपके उपस्थित लोग मीटिंग के लिए कब उपलब्ध हैं। अनुपलब्ध समय नीले रंग में दिखाई देंगे, और उपलब्ध समय खाली रहेंगे।
3. नीला आयत चयनकर्ता उस समय पर दिखाई देगा जब सभी पक्ष उपलब्ध हों। उस आयत को सुविधाजनक समय पर खींचें, और फिर विंडो के ऊपरी-बाएं कोने में Done पर क्लिक करें।
Outlook में मीटिंग स्थान कैसे चुनें
Outlook आपको आपके इवेंट के विवरण पर वापस ले जाएगा, जहां आप मीटिंग सेटअप को पूरा करने के लिए स्थान चुनकर खत्म कर सकते हैं।
यदि आपकी टीम दूरस्थ रूप से काम करती है, तो आप ऑनलाइन मीटिंग्स के लिए Zoom या Skype का उपयोग कर सकते हैं URL को ड्रॉपडाउन मेनू के विपरीत स्थान बार में पेस्ट करके।
लेकिन अगर आपकी टीम ऑफिस में है, तो आप मीटिंग रूम चुन सकते हैं। ऐसा करने के लिए, Add a location > Browse more rooms पर क्लिक करें।
कमरे (आपके Office 365 प्रशासक द्वारा सेट) दाएं कॉलम में Room Finder के तहत दिखाई देंगे, यह दर्शाते हुए कि वे Scheduling Assistant में आपके द्वारा चुनी गई मीटिंग के लिए उपलब्ध हैं या अनुपलब्ध।
स्थान चुनने के बाद, आपकी मीटिंग पूरी तरह से सेट हो गई है! बस Send पर क्लिक करें, और आप अपने आमंत्रितों को अपनी मीटिंग की सूचना ईमेल करेंगे, जहां से वे या तो स्वीकार या अस्वीकार कर सकते हैं।
क्या आपको Outlook में मीटिंग शेड्यूल करनी चाहिए?
Outlook में मीटिंग सेट अप करने से मीटिंग की तारीख के बारे में अनावश्यक संचार कम हो सकता है। हालांकि, आप केवल Outlook में मीटिंग शेड्यूल कर सकते हैं यदि आमंत्रित भी Outlook उपयोगकर्ता हैं।
इसलिए, यदि आप अपनी कंपनी के बाहर ग्राहकों के साथ कई मीटिंग शेड्यूल करते हैं जो Outlook का उपयोग नहीं कर रहे हैं, तो आप एक अलग शेड्यूलिंग असिस्टेंट टूल का उपयोग करके बेहतर होंगे।
