Microsoft Outlook केवल एक ईमेल सेवा से कहीं अधिक प्रदान करता है। इसमें एक कैलेंडर सुविधा है, जिसका उपयोग आप सहकर्मियों या क्लाइंट के साथ मीटिंग शेड्यूल करने के लिए कर सकते हैं।
आउटलुक में, आप सभी आमंत्रितों का उपलब्ध समय देख सकते हैं और ऐसा समय चुन सकते हैं जो सभी के लिए उपयुक्त हो। नीचे, हम बताएंगे कि आउटलुक में इस शेड्यूलिंग फीचर का उपयोग कैसे करें।
Outlook में एक नया ईवेंट कैसे बनाएं
1. कोई मीटिंग या ईवेंट सेट करने के लिए, नया संदेश . पर होवर करें> नई घटना का चयन करें ड्रॉपडाउन मेनू से, या कैलेंडर आइकन चुनें और फिर नया ईवेंट ।
2. पॉप-अप विंडो के साथ, आप अपने ईवेंट को शीर्षक दे सकते हैं, ईमेल पतों का उपयोग करके लोगों को आमंत्रित कर सकते हैं, एक तिथि और समय चुन सकते हैं, एक स्थान चुन सकते हैं और अपने ईवेंट का वर्णन कर सकते हैं।
आउटलुक में शेड्यूलिंग असिस्टेंट का उपयोग कैसे करें
1. जैसे ही आप आमंत्रितों को जोड़ते हैं, आउटलुक एक समय का सुझाव देगा जब सभी उपलब्ध हों। हालांकि, अगर आप अपना खुद का समय चुनना चाहते हैं, तो आप शेड्यूलिंग सहायक . पर क्लिक कर सकते हैं टैब के सबसे ऊपरी क्षैतिज कॉलम में।
2. अब आप सटीक समय देख सकते हैं कि आप और आपके सहभागी किसी मीटिंग के लिए उपलब्ध हैं। अनुपलब्ध समय नीले रंग में दिखाई देगा, और उपलब्ध समय खाली रहेगा।
3. नीला आयत चयनकर्ता ऐसे समय में दिखाई देगा जब सभी पक्ष उपलब्ध हों। उस आयत को सुविधाजनक समय पर खींचें, और फिर विंडो के ऊपरी-बाएँ कोने में संपन्न क्लिक करें।
Outlook में मीटिंग स्थान कैसे चुनें
आउटलुक आपको आपके ईवेंट के विवरण पर वापस रीडायरेक्ट करेगा, जहां आप किसी स्थान का चयन करके अपनी मीटिंग सेट करना समाप्त कर सकते हैं।
अगर आपकी टीम दूरस्थ रूप से काम करती है, तो आप ड्रॉपडाउन मेनू के सामने स्थित स्थान बार में URL चिपकाकर ऑनलाइन मीटिंग के बजाय ज़ूम या स्काइप का उपयोग कर सकते हैं।
लेकिन अगर आपकी टीम कार्यालय में है, तो आप मीटिंग रूम का चयन कर सकते हैं। ऐसा करने के लिए, एक स्थान जोड़ें . पर क्लिक करें> और कमरे ब्राउज़ करें ।
कमरे (आपके Office 365 व्यवस्थापक द्वारा सेट किए गए) रूम फ़ाइंडर . के अंतर्गत दिखाई देंगे दाहिने कॉलम पर, यह दर्शाता है कि वे मीटिंग के लिए उपलब्ध हैं या अनुपलब्ध, जिसे आप शेड्यूलिंग असिस्टेंट में चुनते हैं।
आपके द्वारा किसी स्थान का चयन करने के बाद, आपकी मीटिंग पूरी तरह से सेट हो गई है! बस भेजें . क्लिक करें , और आप अपने आमंत्रितों को अपनी मीटिंग की सूचना ईमेल करेंगे, जहां से वे स्वीकार या अस्वीकार कर सकते हैं।
क्या आपको आउटलुक में मीटिंग शेड्यूल करनी चाहिए?
आउटलुक में मीटिंग्स सेट करना मीटिंग की तारीख के बारे में अनावश्यक बैक-एंड-कम्युनिकेशन को कम कर सकता है। हालांकि, आप केवल आउटलुक में मीटिंग शेड्यूल कर सकते हैं यदि आमंत्रित व्यक्ति भी आउटलुक उपयोगकर्ता हैं।
इसलिए, यदि आप अपनी कंपनी के बाहर ऐसे क्लाइंट्स के साथ कई मीटिंग शेड्यूल करते हैं जो आउटलुक का उपयोग नहीं कर रहे हैं, तो आपके लिए एक अलग शेड्यूलिंग असिस्टेंट टूल का उपयोग करना बेहतर होगा।