अपने ऑफिस सहयोगियों के साथ मीटिंग के लिए सबसे अच्छा समय ढूंढना अक्सर आसान काम नहीं होता। आपको पहले उनके सुविधाजनक समय के बारे में पूछना होता है और फिर उसे अपने शेड्यूल से मिलान करके सभी के लिए सबसे उपयुक्त समय पर पहुंचना होता है। मीटिंग कब करनी है यह तय करना अपेक्षाकृत सरल है यदि अटेंडीज़ कम हैं, हालांकि, क्या होगा यदि मीटिंग में अधिक लोगों की आवश्यकता है। काम बस कुछ के उपलब्ध न होने या विभिन्न कारणों से लोगों के ड्रॉप आउट होने के कारण वास्तव में कठिन हो जाता है। यह पूरी प्रक्रिया आपके बहुत सारे उत्पादक समय का निवेश कराती है, है ना!
FindTime एक ऐसा एप्लिकेशन है जो आपको मीटिंग तेजी से शेड्यूल करने में मदद कर सकता है। Microsoft Outlook के लिए एक ऐड-इन, FindTime आपको एक व्यवस्थित दृष्टिकोण के साथ मीटिंग समय पर आसानी से निर्णय लेने में मदद करता है और वह भी आपकी अधिक भागीदारी के बिना। ऐप ऑटोमैटिकली आपको सुझाव देता है कि मीटिंग में शामिल होने के लिए आवश्यक लोगों के लिए कौन से दिन और समय सबसे अच्छा काम करते हैं। इस प्रकार, आम सहमति के समय पर बहुत आसानी से पहुंचने में आपकी मदद करता है। तेजी से मीटिंग शेड्यूल करने का तरीका जानने के लिए नीचे पढ़ें।
Outlook पर Microsoft FindTime का उपयोग कैसे करें
FindTime ऑर्गनाइज़िंग समय को कम करता है। एक ऑर्गनाइज़र के रूप में, आप सभी अटेंडीज़ को अपने चुने हुए समय प्रस्तावित करते हैं और सभी को वोट करने की अनुमति देते हैं। एक बार वोटिंग के माध्यम से आम सहमति हो जाने पर, FindTime आपकी ओर से मीटिंग आमंत्रण भेजता है, और इस प्रकार उस समय को समाप्त करता है जिसे आपको आमतौर पर लोगों के साथ समन्वय करने और सभी के लिए सबसे अच्छा समय तय करने में निवेश करना पड़ता है।
FindTime का उपयोग शुरू करने के लिए
पहला चरण FindTime इंस्टॉल करना है और ऐसा करने के लिए, आपको अनिवार्य रूप से Office 365 अकाउंट में लॉगिन करना होगा। एक बार लॉग इन करने के बाद, आप Office स्टोर से FindTime इंस्टॉल कर सकते हैं। एक बार इंस्टॉल हो जाने पर, Outlook रीस्टार्ट करें और आप Outlook स्क्रीन के ऊपरी दाएं कोने पर स्थित FindTime आइकन देख सकते हैं। Outlook और Outlook on the Web पर दिखने में अंतर पर ध्यान दें जो नीचे दिखाया गया है।
Outlook ऐप पर
Outlook on the web पर
तो ऐप सेट अप होने के बाद, अब आप मीटिंग शेड्यूल करने के लिए एक नया ईमेल लिख सकते हैं या मौजूदा ईमेल का जवाब दे सकते हैं।
उदाहरण के लिए, यदि आप मौजूदा ईमेल का जवाब देकर सूचीबद्ध लोगों के साथ मीटिंग सेट करना चाहते हैं। "Reply with Meeting Poll" पर क्लिक करें।
एक पैनल खुलता है जिसके माध्यम से आप मीटिंग अवधि समय सेट कर सकते हैं। पैनल का मध्य और निचला भाग आपको उन लोगों का शेड्यूल देखने की अनुमति देता है जिन्हें आप मीटिंग के लिए आमंत्रित करना चाहते हैं। यहां आप कई टाइम स्लॉट चुन सकते हैं और उन्हें शामिल लोगों को वोट करने के लिए भेज सकते हैं।
लोगों की स्थिति अलग-अलग रंगों द्वारा दर्शाई जाती है और उसी के आधार पर आप तय कर सकते हैं कि कौन सा मीटिंग स्लॉट सभी के लिए सबसे उपयुक्त है।
"Next" पर क्लिक करें और आप शॉर्टलिस्ट किए गए टाइम स्लॉट और "meeting location" जैसे टैब देखते हैं। अब आप आमंत्रण बनाने के लिए तैयार हैं। आमंत्रण बनाने के लिए "Insert to email" पर क्लिक करें।
आमंत्रण बनाने के बाद, अपने मैसेज इनबॉक्स विंडो पर "send" पर क्लिक करें ताकि लोग आपके द्वारा चुने गए टाइम स्लॉट पर वोट करना शुरू कर सकें। आमंत्रित सभी लोग ऑनलाइन पोल देख सकते हैं कि कौन किस समय के लिए वोट कर रहा है। आप दूसरों को अपने पसंदीदा स्लॉट के बारे में भी जानने दे सकते हैं।
जैसे ही वोट आते हैं, आमंत्रण शेड्यूल हो जाता है और आपकी मीटिंग सेट हो जाती है। ऑर्गनाइज़र को आमंत्रण कन्फर्मेशन के बारे में एक ईमेल भी मिलता है।
नोट: प्राप्तकर्ताओं की तरफ, उन्हें बस आपका आमंत्रण प्राप्त करने के लिए एक ईमेल एड्रेस और FindTime वेबसाइट पर वोट करने के लिए इंटरनेट एक्सेस की आवश्यकता होती है। साथ ही, वे जिस डिवाइस से चाहें वोट कर सकते हैं। प्राप्तकर्ताओं को अपने PC या फोन पर FindTime इंस्टॉल करने की आवश्यकता नहीं है, या उस मामले के लिए Office 365 अकाउंट की भी नहीं।
FindTime का उपयोग शुरू करने के लिए findtime.microsoft.com पर जाएं और हमें बताएं कि क्या आपको Microsoft का यह नया ऐप पसंद आया।
