अपने कार्यालय के सहयोगियों के साथ बैठक के लिए सबसे अच्छा समय निकालना अक्सर आसान काम नहीं होता है। आपको पहले उनसे उनके सुविधाजनक समय के बारे में पूछना होगा और फिर सभी के लिए सबसे उपयुक्त समय पर पहुंचने के लिए इसे अपने शेड्यूल के साथ मिलाना होगा। कब मिलना है, यह तय करने का काम अपेक्षाकृत सरल है, अगर कम लोग उपस्थित हैं, हालांकि, अगर बैठक में अधिक लोगों की आवश्यकता है तो कैसे होगा। कुछ उपलब्ध नहीं होने या विभिन्न कारणों से लोगों को छोड़ने के साथ नौकरी वास्तव में कठिन हो जाती है। यह सारी प्रक्रिया आपको अपना बहुत सारा उत्पादक समय निवेश करने के लिए प्रेरित करती है, है न!
ढूंढने का समय एक ऐसा एप्लिकेशन है जो मीटिंग्स को तेज़ी से शेड्यूल करने में आपकी सहायता कर सकता है। माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक के लिए एक ऐड-इन , FindTime आपको एक व्यवस्थित दृष्टिकोण के साथ आसानी से बैठक का समय तय करने में मदद करता है और वह भी आपकी अधिक भागीदारी के बिना। ऐप स्वचालित रूप से आपको सुझाव देता है कि बैठक में भाग लेने के लिए आवश्यक लोगों के लिए कौन से दिन और समय सबसे अच्छा काम करते हैं। इसलिए, आपको सर्वसम्मति के समय पर आसानी से पहुंचने में मदद मिलती है। मीटिंग्स को तेज़ी से शेड्यूल करने का तरीका जानने के लिए नीचे पढ़ें।
आउटलुक पर माइक्रोसॉफ्ट फाइंडटाइम का उपयोग कैसे करें
फाइंडटाइम समय को व्यवस्थित करने में कटौती करता है। एक आयोजक के रूप में, आप सभी उपस्थित लोगों के लिए अपने चुने हुए समय का प्रस्ताव करते हैं और सभी को मतदान करने की अनुमति देते हैं। एक बार वोटिंग के माध्यम से आम सहमति बन जाने के बाद, FindTime आपकी ओर से मीटिंग आमंत्रण भेजता है, और इस प्रकार उस समय को समाप्त कर देता है जब आपको आम तौर पर लोगों के साथ समन्वय करने और सभी के लिए सर्वोत्तम समय पर पहुंचने में निवेश करना पड़ता है।
FindTime का उपयोग शुरू करने के लिए
पहला कदम FindTime को स्थापित करना है और ऐसा करने के लिए, आपको अनिवार्य रूप से Office 365 खातों में लॉगिन करना होगा। एक बार जब आप लॉग इन हो जाते हैं, तो आप ऑफिस स्टोर से फाइंडटाइम इंस्टॉल कर सकते हैं। एक बार स्थापित होने के बाद, आउटलुक को पुनरारंभ करें और आप आउटलुक स्क्रीन के ऊपरी दाएं कोने में स्थित फाइंडटाइम आइकन देख सकते हैं। नीचे दिखाए गए वेब पर आउटलुक और आउटलुक पर दिखने में अंतर पर ध्यान दें।
आउटलुक ऐप पर
वेब पर आउटलुक पर
इसलिए ऐप सेट अप करने के बाद, अब आप मीटिंग शेड्यूल करने के लिए एक नया ईमेल लिख सकते हैं या किसी मौजूदा ईमेल का जवाब दे सकते हैं।
उदाहरण के लिए, यदि आप किसी मौजूदा ईमेल का जवाब देकर सूचीबद्ध लोगों के साथ मीटिंग सेट करना चाहते हैं। "मीटिंग पोल के साथ जवाब दें" पर क्लिक करें।
एक पैनल खुलता है जिसके माध्यम से आप मीटिंग की अवधि का समय निर्धारित कर सकते हैं। पैनल के मध्य और निचले हिस्से से आप उन लोगों का शेड्यूल देख सकते हैं, जिन्हें आप मीटिंग के लिए आमंत्रित करना चाहते हैं। यहां आप कई समय स्लॉट चुन सकते हैं और उन्हें वोट देने के लिए कहने वाले लोगों को भेज सकते हैं।
लोगों की स्थिति को अलग-अलग रंगों से दर्शाया जाता है और उसी के आधार पर आप तय कर सकते हैं कि कौन सा मीटिंग स्लॉट सभी के लिए सबसे उपयुक्त है।
"अगला" पर क्लिक करें और आप "मीटिंग स्थान" जैसे शॉर्टलिस्ट किए गए समय स्लॉट और टैब देखते हैं। अब आप एक आमंत्रण करने के लिए तैयार हैं। आमंत्रण करने के लिए "ईमेल में सम्मिलित करें" पर क्लिक करें।
एक आमंत्रण करने के बाद, अपने संदेश इनबॉक्स विंडो पर "भेजें" पर क्लिक करें ताकि लोग आपके द्वारा चुने गए समय स्लॉट पर मतदान शुरू कर सकें। आमंत्रित सभी लोग ऑनलाइन पोल देख सकते हैं कि कौन किस समय के लिए मतदान कर रहा है। आप यह भी जान सकते हैं कि अन्य लोग आपके पसंदीदा स्लॉट के बारे में जानते हैं।
जैसे ही वोट आते हैं, आमंत्रण शेड्यूल हो जाता है और आपकी मीटिंग सेट हो जाती है। आयोजक को आमंत्रण की पुष्टि के बारे में एक ईमेल भी मिलता है।
नोट:प्राप्तकर्ताओं के पक्ष में, उन्हें फाइंडटाइम वेबसाइट पर वोट करने के लिए आपका आमंत्रण और इंटरनेट एक्सेस प्राप्त करने के लिए केवल एक ईमेल पते की आवश्यकता होती है। साथ ही, वे अपनी इच्छानुसार किसी भी डिवाइस से वोट कर सकते हैं। प्राप्तकर्ताओं को अपने पीसी या हैंडफ़ोन पर या किसी Office 365 खाते पर FindTime स्थापित करने की आवश्यकता नहीं है।
FindTime का उपयोग शुरू करने के लिए Findtime.microsoft.com पर जाएं और हमें बताएं कि क्या आपको Microsoft का यह नया ऐप पसंद है।