माइक्रोसॉफ्ट टीम्स कैलेंडर कैसे काम करते हैं
माइक्रोसॉफ्ट टीम्स संगठनों या समूहों के लिए डिज़ाइन किया गया एक सहयोग टूल है और इस प्रकार समूह, या टीम, फोकस को ध्यान में रखकर संरचित है। आप अपने नियमित ईमेल से माइक्रोसॉफ्ट टीम्स समूह में लॉग इन कर सकते हैं, लेकिन अधिक बार नहीं, आपको एक कंपनी ईमेल सौंपा जाता है जिसका उपयोग आप टीम्स और अन्य संबंधित माइक्रोसॉफ्ट 365 ऐप्स और सेवाओं तक पहुंचने के लिए करते हैं।
माइक्रोसॉफ्ट टीम्स ऐप में एक मुख्य कैलेंडर होता है जो आपके पूरे समूह या संगठन को सौंपा जाता है। समूह के सदस्य इस कैलेंडर में मीटिंग या इवेंट जोड़ सकते हैं जो स्वचालित रूप से अन्य सदस्यों के कैलेंडर में दिखाई देते हैं। व्यक्तियों को कैलेंडर इवेंट या मीटिंग में भी जोड़ा जा सकता है यदि उनकी उपस्थिति आवश्यक है।
तकनीकी रूप से, अंतर्निहित (या डिफ़ॉल्ट) कैलेंडर को ग्रुप कैलेंडर कहा जाता है जबकि माइक्रोसॉफ्ट टीम्स के भीतर साझा किए गए बाहरी कैलेंडर शेयर्ड कैलेंडर होते हैं। हालांकि, ये शब्द अक्सर मिश्रित हो जाते हैं, और उनके बीच का अंतर धुंधला हो गया है।
माइक्रोसॉफ्ट टीम्स में कैलेंडर को शेयर्ड या ग्रुप शब्दों का उपयोग करने के बजाय अद्वितीय नामों से संदर्भित करना भ्रम से बचने के लिए एक अच्छा विचार है।
कैलेंडर को आउटलुक या अन्य शेड्यूलिंग सेवाओं जैसे Google कैलेंडर से माइक्रोसॉफ्ट टीम्स के भीतर भी साझा किया जा सकता है।
माइक्रोसॉफ्ट टीम्स शेयर्ड कैलेंडर इवेंट कैसे बनाएं
यहां एक इवेंट बनाने की प्रक्रिया है, जिसे माइक्रोसॉफ्ट टीम्स में मीटिंग कहा जाता है, जिसे अन्य समूह सदस्यों के साथ साझा किया जा सकता है और स्वचालित रूप से समूह कैलेंडर में जोड़ा जाता है।
यह उदाहरण विंडोज 10 माइक्रोसॉफ्ट टीम्स ऐप का उपयोग करता है, लेकिन ये निर्देश और उपयोग किए गए मेनू अन्य सभी संस्करणों में समान हैं।
माइक्रोसॉफ्ट टीम्स ऐप खोलें।
कैलेंडर चुनें।
नई मीटिंग पर क्लिक करें।
स्क्रीन के शीर्ष पर ड्रॉप-डाउन मेनू से उपयुक्त समय क्षेत्र चुनें।
आपको इस बात की चिंता करने की ज़रूरत नहीं है कि आपके टीम के सदस्य किस समय क्षेत्र में हैं क्योंकि आपकी मीटिंग का समय उनके लिए स्वचालित रूप से समायोजित हो जाएगा।
शीर्षक जोड़ें फ़ील्ड में अपनी मीटिंग का नाम टाइप करें।
आवश्यक उपस्थित लोग जोड़ें फ़ील्ड में, उन लोगों के नाम टाइप करें जिन्हें आप इवेंट के बारे में सूचित करना चाहते हैं। एक बार टाइप करना शुरू करने पर, नाम स्वचालित रूप से चयन के लिए दिखाई देने चाहिए।
यदि आप इस कैलेंडर इवेंट को उन लोगों के साथ साझा करना चाहते हैं जो आपके माइक्रोसॉफ्ट टीम्स समूह के भीतर नहीं हैं, या शायद माइक्रोसॉफ्ट टीम्स का उपयोग भी नहीं करते हैं, तो आप उनके पूरे ईमेल पते को उनके नाम के बजाय दर्ज करके ऐसा कर सकते हैं।
वैकल्पिक पर क्लिक करके उन समूह सदस्यों को जोड़ें जिन्हें आप मीटिंग के बारे में जानना चाहते हैं लेकिन उन्हें उपस्थित होने की आवश्यकता नहीं है।
एक बार मीटिंग बन जाने के बाद, सभी आमंत्रित पक्षों को उनके संबद्ध ईमेल पते पर एक निमंत्रण भेजा जाएगा।
इसके बाद, अपनी मीटिंग के लिए प्रारंभ और समाप्ति समय निर्दिष्ट करें।
मेनू खोलने के लिए दोहराता नहीं पर क्लिक करें और यदि आवश्यक हो तो मीटिंग को नियमित इवेंट बनाएं। उदाहरण के लिए, आप इस मीटिंग को हर सप्ताह के दिन, साप्ताहिक, या महीने में एक बार रखना चाह सकते हैं।
यदि आपकी मीटिंग आपकी कंपनी के माइक्रोसॉफ्ट टीम्स सेटअप के भीतर किसी विशेष श्रेणी के लिए विशिष्ट है तो चैनल जोड़ें पर क्लिक करें। उदाहरण के लिए, आप इसे मैनेजर्स चैनल के भीतर रखना चाह सकते हैं ताकि केवल उस चैनल का उपयोग करने वाले टीम सदस्यों को पता चले कि मीटिंग हो रही है।
यदि आप चाहें तो इनमें से कई फ़ील्ड खाली छोड़ सकते हैं।
अगला स्थान जोड़ें फ़ील्ड है। इसके नाम के बावजूद, यह वास्तव में भौतिक स्थान निर्दिष्ट करने के लिए नहीं है। इसके बजाय, यह कनेक्टेड माइक्रोसॉफ्ट टीम्स-इनेबल्ड रूम सिस्टम या कॉन्फ्रेंस फोन डिवाइस का चयन करने के लिए है।
यदि आपकी कंपनी ऐसे डिवाइस का उपयोग नहीं करती है, तो आपको इस फ़ील्ड को पूरा करने के बारे में चिंता करने की आवश्यकता नहीं है।
स्क्रीन के नीचे बड़े फ़ील्ड में, मीटिंग फ़ील्ड के लिए विवरण टाइप करें, अपनी मीटिंग का विवरण, मीटिंग एजेंडा, या उपस्थित लोगों के लिए एक संदेश दर्ज करें।
अंत में, भेजें पर क्लिक करें। यह इवेंट को आपके माइक्रोसॉफ्ट टीम्स कैलेंडर में जोड़ देगा और उन लोगों को आमंत्रित करेगा जिन्हें आपने जोड़ा है। एक बार जब वे RSVP कर देते हैं, तो इवेंट स्वचालित रूप से उनके कैलेंडर में भी जुड़ जाएगा।
यदि आपने इवेंट में किसी को नहीं जोड़ा है, तो आपको सहेजें बटन दिखाया जाएगा। यह केवल इवेंट को आपके व्यक्तिगत माइक्रोसॉफ्ट टीम्स कैलेंडर में सहेजेगा।
माइक्रोसॉफ्ट टीम्स शेड्यूलिंग असिस्टेंट क्या करता है?
कंप्यूटर पर माइक्रोसॉफ्ट टीम्स में मीटिंग बनाते समय दिखाया गया शेड्यूलिंग असिस्टेंट विकल्प इवेंट बनाने या संपादित करने का एक वैकल्पिक तरीका है। यह एक अधिक विज़ुअल यूजर इंटरफ़ेस का उपयोग करता है जो स्क्रीन के बाईं ओर विकल्पों को प्रदर्शित करता है और आपको अपने माउस से एक समय अवधि का चयन करने देता है जो स्वचालित रूप से शेड्यूल में परिवर्तन करता है।
शेड्यूलिंग असिस्टेंट का वास्तविक लाभ यह है कि यह समूह के सभी सदस्यों के शेड्यूल को प्रदर्शित करता है। इससे यह देखना आसान हो जाता है कि हर कोई किस समय और दिन उपलब्ध है और समूह के सदस्यों से यह पूछने की परेशानी दूर हो जाती है कि उन्हें कौन सा समय सबसे अच्छा लगता है।
शेड्यूल केवल शेड्यूलिंग असिस्टेंट के भीतर दिखाई देंगे यदि उन्हें एडमिन या अन्य उपयोगकर्ताओं द्वारा माइक्रोसॉफ्ट टीम्स में दर्ज किया गया है। यदि आपका संगठन शेड्यूल प्रबंधित करने के लिए माइक्रोसॉफ्ट टीम्स का उपयोग नहीं करता है, तो यह सुविधा उपयोगी नहीं होगी।
माइक्रोसॉफ्ट टीम्स का शेड्यूलिंग असिस्टेंट एक पूरी तरह से वैकल्पिक टूल है, हालांकि कुछ लोग इसे डिफ़ॉल्ट मीटिंग निर्माण विकल्प पर पसंद कर सकते हैं।
माइक्रोसॉफ्ट टीम्स कैलेंडर आमंत्रण कैसे स्वीकार करें
एक बार जब आपको माइक्रोसॉफ्ट टीम्स कैलेंडर में एक मीटिंग में जोड़ा जाता है, तो आपको लगभग तुरंत ईमेल के माध्यम से एक निमंत्रण प्राप्त होना चाहिए।
जब आप यह ईमेल प्राप्त करते हैं, तो निमंत्रण स्वीकार करने के लिए "माइक्रोसॉफ्ट टीम्स मीटिंग में शामिल हों" लिंक पर क्लिक करें। माइक्रोसॉफ्ट टीम्स ऐप खुलता है और आपको इवेंट में जोड़ता है। यदि आपके पास माइक्रोसॉफ्ट टीम्स इंस्टॉल नहीं है, तो आपको इसे इंस्टॉल करने के लिए प्रेरित किया जाता है।
यदि आपको कोई निमंत्रण प्राप्त नहीं हुआ है, तो इवेंट निर्माता से जांचें कि क्या उन्होंने सही ईमेल पते का उपयोग किया है। आप अपने स्पैम या जंक मेल फ़ोल्डर की भी जांच कर सकते हैं।
कुछ ईमेल सेवाएं आपको इन माइक्रोसॉफ्ट टीम्स इवेंट को अपने स्वयं के कैलेंडर सिस्टम में जोड़ने के लिए प्रेरित कर सकती हैं। आप चाहें तो ऐसा कर सकते हैं लेकिन आपको अभी भी निमंत्रण स्वीकार करने के लिए ईमेल में टेक्स्ट लिंक पर क्लिक करना होगा।
आउटलुक टीम्स इवेंट निर्माण और साझाकरण का उपयोग कैसे करें
माइक्रोसॉफ्ट टीम्स का उपयोग करने के लिए एक माइक्रोसॉफ्ट अकाउंट की आवश्यकता होती है। आमतौर पर, आपकी कंपनी या संगठन आपको एक नया माइक्रोसॉफ्ट अकाउंट प्रदान करेगा जिसका उपयोग माइक्रोसॉफ्ट टीम्स और विभिन्न अन्य माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस सेवाओं तक पहुंचने के लिए किया जा सकता है।
इस माइक्रोसॉफ्ट अकाउंट से जुड़े ईमेल का उपयोग आउटलुक में लॉग इन करने के लिए किया जा सकता है और, चूंकि इस अकाउंट का उपयोग टीम्स तक पहुंचने के लिए भी किया जाता है, आउटलुक में बनाए गए कैलेंडर मीटिंग स्वचालित रूप से माइक्रोसॉफ्ट टीम्स के साथ सिंक हो सकते हैं।
इसके लिए काम करने के लिए, आपको आउटलुक और माइक्रोसॉफ्ट टीम्स के लिए एक ही माइक्रोसॉफ्ट अकाउंट का उपयोग करने की आवश्यकता है। उदाहरण के लिए, आप अपने व्यक्तिगत आउटलुक ईमेल अकाउंट का उपयोग कार्य माइक्रोसॉफ्ट टीम्स कैलेंडर के लिए इवेंट बनाने के लिए नहीं कर सकते।
यह आउटलुक ऐप्स और वेब अनुभव दोनों के साथ किया जा सकता है और पूरी प्रक्रिया लगभग वैसी ही है जैसा आप ऊपर दिखाए अनुसार माइक्रोसॉफ्ट टीम्स के भीतर मीटिंग बनाते हैं।
आउटलुक के भीतर कैलेंडर तक पहुंचने के लिए, बस बाएं मेनू के नीचे कैलेंडर आइकन पर क्लिक करें। एक बार कैलेंडर खुलने पर, इवेंट निर्माण प्रक्रिया शुरू करने के लिए एक दिन पर क्लिक करें।
यदि आप आउटलुक में बनाए गए इवेंट को टीम्स में रजिस्टर करना चाहते हैं, तो आपको टीम्स मीटिंग के बगल में स्विच को सक्रिय करना होगा, जो कमरे या स्थान की खोज करें टेक्स्ट के साथ पाया जा सकता है। यदि आप नहीं करते हैं, तो माइक्रोसॉफ्ट टीम्स शेयर्ड कैलेंडर कार्यक्षमता सक्रिय नहीं होगी और इवेंट केवल आपके आउटलुक कैलेंडर शेड्यूल में एक बुनियादी इवेंट होगा।
माइक्रोसॉफ्ट टीम्स में किसी अन्य कैलेंडर को कैसे साझा करें
जबकि माइक्रोसॉफ्ट टीम्स में अपनी अंतर्निहित कैलेंडर सुविधा है, आउटलुक, Google, या किसी अन्य शेड्यूलिंग सेवा से अतिरिक्त कैलेंडर आयात करना भी संभव है जो अपने कैलेंडर के लिए एक साझा करने योग्य वेब पता प्रदान करता है।
यह उपयोगी हो सकता है यदि आपकी टीम माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस पारिस्थितिकी तंत्र के बाहर इवेंट प्रबंधित करने के लिए किसी अन्य ऐप या सेवा का उपयोग कर रही है।
यह उदाहरण Google कैलेंडर का उपयोग करता है, लेकिन प्रक्रिया अन्य ऐसी सेवाओं के लिए समान है।
हमेशा की तरह वेब ब्राउज़र में Google कैलेंडर खोलें।
अपने माउस कर्सर को कैलेंडर नाम पर होवर करें ताकि इसके नाम के दाईं ओर तीन डॉट्स दिखाई दें। मेनू खोलने के लिए तीन डॉट्स पर क्लिक करें।
सेटिंग्स पर क्लिक करें।
इस कैलेंडर का सार्वजनिक URL के तहत वेब पते पर क्लिक करें और इसे अपने क्लिपबोर्ड पर कॉपी करने के लिए Ctrl + V दबाएं।
माइक्रोसॉफ्ट टीम्स खोलें और उस समूह या चैट पर जाएं जिसमें आप कैलेंडर जोड़ना चाहते हैं।
स्क्रीन के शीर्ष पर + प्रतीक पर क्लिक करें।
वेबसाइट पर क्लिक करें।
अपने कैलेंडर के पते को URL फ़ील्ड में पेस्ट करें।
आप टैब नाम फ़ील्ड में टाइप करके इसके लिए एक कस्टम नाम भी जोड़ सकते हैं और चुन सकते हैं कि क्या आप इस टैब के बारे में चैनल पर पोस्ट करें के बगल में बॉक्स को चेक करके समूह को कैलेंडर के जुड़ने के बारे में सचेत करना चाहते हैं।
सहेजें पर क्लिक करें।
आपका कैलेंडर अब माइक्रोसॉफ्ट टीम्स के भीतर साझा किया जाएगा और इस नए कस्टम टैब में सभी द्वारा देखा जा सकेगा।
माइक्रोसॉफ्ट टीम्स मीटिंग को कैसे संपादित करें
माइक्रोसॉफ्ट टीम्स मीटिंग को संपादित करने के लिए जिसे आपने बनाया है या जिस तक आपकी पहुंच है, आपको बस माइक्रोसॉफ्ट टीम्स ऐप के भीतर अपने कैलेंडर से उस पर क्लिक करना होगा और उपयुक्त फ़ील्ड में परिवर्तन करना होगा।
आप उपस्थित लोगों को जोड़ या हटा सकते हैं, समय या स्थान बदल सकते हैं, और इवेंट का नाम और विवरण भी संपादित कर सकते हैं। बस पूरा होने पर अपडेट भेजें पर क्लिक करना सुनिश्चित करें ताकि परिवर्तन सहेजे जाएं।
यदि परिवर्तन आपके या आपके टीम के सदस्यों के लिए दिखाई नहीं दे रहे हैं, तो ऐप को पूरी तरह से बंद करने और फिर से खोलने का प्रयास करें।
आप आउटलुक में कैलेंडर पर इवेंट खोलकर और फिर संपादित करें पर क्लिक करके टीम्स इवेंट को भी संपादित कर सकते हैं।
