माइक्रोसॉफ्ट टीम्स एक ग्रुप कोलैबोरेशन सॉफ्टवेयर है जिसका उपयोग टीमों को दूरस्थ रूप से एक साथ काम करने में मदद के लिए किया जा सकता है। आप ऐप के भीतर चैट, वीडियो कॉल, और अन्य कोलैबोरेशन टूल पा सकते हैं। हम सभी प्रमुख सुविधाओं की व्याख्या करेंगे ताकि आप तय कर सकें कि यह उपयोग करने लायक है या नहीं।
आप माइक्रोसॉफ्ट टीम्स का मुफ्त में उपयोग कर सकते हैं, हालांकि बड़ी टीमें माइक्रोसॉफ्ट 365 बिजनेस के साथ प्रति उपयोगकर्ता भुगतान करके टीम्स के साथ-साथ सभी ऑफिस 365 ऐप्स तक पहुंच प्राप्त कर सकती हैं।
माइक्रोसॉफ्ट टीम्स क्या है और इसकी कौन सी विशेषताएं हैं?
इसके मूल में, माइक्रोसॉफ्ट टीम्स आपको माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस या किसी अन्य एकीकृत ऐप के साथ दूसरों के साथ ऑनलाइन प्रभावी ढंग से काम करने की अनुमति देता है। आप टीम मीटिंग, निजी कॉल, और बहुत कुछ जैसी विभिन्न सुविधाओं का लाभ भी उठा सकते हैं जिनकी हम नीचे विस्तार से व्याख्या करेंगे।
मीटिंग और कॉलिंग
माइक्रोसॉफ्ट टीम्स मीटिंग्स के साथ, आप आसानी से ऑनलाइन मीटिंग होस्ट या जॉइन कर सकते हैं, और मीटिंग कैसे प्रस्तुत की जाती है इसकी गति निर्धारित कर सकते हैं। इसका मतलब है कि चाहे आप एक-एक चैट चाहते हों, या 10,000 प्रतिभागियों तक के सम्मेलन चलाना चाहते हों, यह माइक्रोसॉफ्ट टीम्स की मीटिंग सुविधा से पूरी तरह संभव है।
आप एक मीटिंग सेट करके शुरू करते हैं और समय और तारीख निर्धारित करते हैं। फिर आप उन लोगों को आमंत्रण भेज सकते हैं जिन्हें आप पहले से उपस्थित देखना चाहते हैं। एक बार मीटिंग का समय होने पर, आप इसे तुरंत शुरू करने के लिए क्लिक कर सकते हैं और आमंत्रण वाले सभी लोग इसमें शामिल हो सकेंगे।
आप उन लोगों को भी मीटिंग के लिए आमंत्रण भेज सकते हैं जो आपकी टीम का हिस्सा नहीं हैं। मीटिंग में मौजूद लोग आवाज, वीडियो, या टेक्स्ट के माध्यम से चैट कर सकते हैं और एक दूसरे को फाइलें भेज सकते हैं। स्क्रीन शेयरिंग भी उपलब्ध है।
एक बार मीटिंग समाप्त हो जाने पर, आप एक दूसरे के साथ रिकॉर्डिंग और मीटिंग नोट्स साझा कर सकते हैं और अतिरिक्त जानकारी के लिए मीटिंग चैट में फॉलो अप कर सकते हैं।
चैट, कार्य सहयोग, और फ़ाइल साझाकरण
जबकि मीटिंग भविष्य की योजना बनाने या सभी को अपडेट करने के लिए एक शानदार जगह हो सकती है, आपके अधिकांश सहयोगी वर्कफ़्लो आपकी टीम चैट चैनलों के भीतर होंगे। टीम मालिक आसानी से अलग चैट चैनल बना सकते हैं, जिससे उपयोगकर्ताओं के लिए बातचीत को प्रासंगिक क्षेत्रों में रखना आसान हो जाता है।
प्रत्येक चैट चैनल में, टीम सदस्य अन्य उपयोगकर्ताओं का उल्लेख करने के लिए @मेंशन कमांड का उपयोग कर सकते हैं, माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस दस्तावेज़ों के लिंक साझा कर सकते हैं ताकि उन पर सहयोगात्मक रूप से काम किया जा सके, या छवियों, वीडियो, या अटैचमेंट जैसी अन्य सामग्री साझा कर सकते हैं। सभी चैट संदेश ऑनलाइन संग्रहीत होते हैं और आप पिछली बातचीत में जल्दी से खोज सकते हैं या महत्वपूर्ण संदेशों को बुकमार्क कर सकते हैं।
इसके अलावा, प्रत्येक माइक्रोसॉफ्ट टीम सदस्य माइक्रोसॉफ्ट टीम्स पर अन्य सदस्यों के साथ व्यक्तिगत निजी चैट और कॉल कर सकते हैं। इस तरह, आप अपनी टीम के लिए मुख्य चैट चैनलों में कार्यों पर एक साथ काम कर सकते हैं और अधिक विशिष्ट उद्देश्यों के लिए व्यक्तिगत रूप से दूसरों तक पहुंच सकते हैं।
एकीकृत ऐप्स और थर्ड-पार्टी कार्यक्षमता
माइक्रोसॉफ्ट टीम्स उपयोगकर्ताओं को अपनी टीम में बॉट या ऐप इंटीग्रेशन जोड़ने की भी अनुमति देता है। उदाहरण के लिए, माइक्रोसॉफ्ट टीम ट्रेलो ऐप आपकी टीम के भीतर एक नया टैब जोड़ देगा जिसका उपयोग आप ट्रेलो के भीतर हुई प्रगति को ट्रैक करने के लिए कर सकते हैं।
माइक्रोसॉफ्ट टीम्स अपने दम पर वीडियो कॉल संभाल सकता है, लेकिन यदि आपको ज़ूम के माध्यम से किसी से संपर्क करने की आवश्यकता है, तो आप यह जानकर खुश होंगे कि ज़ूम इंटीग्रेशन इसे माइक्रोसॉफ्ट टीम्स को छोड़े बिना करना बहुत आसान बनाता है।
या फ्रीहैंड के बारे में क्या? इसके साथ, आपकी टीम के उपयोगकर्ता चैट या मीटिंग के दौरान एक वर्चुअल व्हाइटबोर्ड एक्सेस कर सकते हैं जिस पर लिखा जा सकता है। यह छवियों को एनोटेट करने या बड़े सम्मेलनों के लिए विवरण समझाने के लिए एकदम सही है।
अनगिनत माइक्रोसॉफ्ट टीम्स इंटीग्रेशन उपलब्ध हैं और वे आपके सहयोगी जीवन को आसान बनाने के लिए एकदम सही हो सकते हैं। माइक्रोसॉफ्ट टीम्स के लिए विशेष रूप से अपने स्वयं के कस्टम ऐप बनाना संभव है। इस तरह, यदि आपकी एक बड़ी टीम है लेकिन आपको एक विशिष्ट फ़ंक्शन की आवश्यकता है, तो आप उस सुविधा को बनाने के लिए एक डेवलपर को नियुक्त कर सकते हैं।
माइक्रोसॉफ्ट टीम्स के साथ कैसे शुरुआत करें?
माइक्रोसॉफ्ट टीम्स के साथ शुरुआत करना बहुत आसान है। आइए देखें कि अपनी खुद की टीम कैसे बनाएं। उसके बाद, हम बताएंगे कि आप किसी टीम में कैसे शामिल हो सकते हैं।
- सबसे पहले, आपको माइक्रोसॉफ्ट टीम्स साइन-अप वेबसाइट पर जाना होगा और मुफ्त में साइन अप करना होगा। यदि आपके पास पहले से माइक्रोसॉफ्ट खाता है तो आप लॉग इन कर सकते हैं।
- अपनी टीम सेट करने के चरणों से गुजरें।
- अगला, प्रॉम्प्ट मिलने पर विंडोज ऐप डाउनलोड करें बटन पर क्लिक करें। वैकल्पिक रूप से, डाउनलोड पेज पर जाएं।
- माइक्रोसॉफ्ट टीम्स के लिए इंस्टॉलर चलाएं और फिर एक बार खुलने पर, अपने पहले से बनाए गए माइक्रोसॉफ्ट खाते में साइन इन करें। वेलकम टू टीम्स संदेश द्वारा संकेत मिलने पर जारी रखें पर क्लिक करें।
- आपको एक लिंक दिया जाएगा जिसे आप दूसरों के साथ साझा कर सकते हैं ताकि उन्हें अपनी टीम में आमंत्रित किया जा सके। यह आपको ईमेल भी किया जाएगा ताकि आप इसे बाद में किसी भी समय उपयोग कर सकें।
- समझ गया पर क्लिक करें और फिर ऑनबोर्डिंग प्रक्रिया से गुजरें। आपके पास कई टूलटिप्स पॉप अप होंगे जो बताएंगे कि चैनल, चैट, और मीटिंग कैसे काम करते हैं। बाईं ओर टैब पर ध्यान दें - इसका उपयोग आपकी टीम, नोटिफिकेशन, फ़ाइलें, और निजी बातचीत के बीच जल्दी से स्विच करने के लिए किया जाता है।
- यदि आपको किसी टीम में शामिल होने की आवश्यकता है, तो अपने टीम सदस्य से आमंत्रण मांगें और अपने ब्राउज़र में लिंक पर जाएं। यदि आवश्यक हो तो अपना विवरण दर्ज करें, और फिर अनुरोध भेजें पर क्लिक करें। एक बार अनुरोध स्वीकृत हो जाने पर, आप माइक्रोसॉफ्ट टीम्स में लॉग इन कर सकते हैं और ड्रॉपडाउन बॉक्स पर क्लिक करके उस टीम का चयन कर सकते हैं जिसमें आपको आमंत्रित किया गया था।
क्या माइक्रोसॉफ्ट टीम्स एकमात्र अच्छा टीम सहयोग सॉफ्टवेयर है?
वहां अनगिनत टीम सहयोग ऐप्स हैं, लेकिन केवल कुछ ही अक्सर माइक्रोसॉफ्ट टीम्स के प्रतिस्पर्धी माने जाते हैं।
अधिकांश उपयोगकर्ताओं के लिए, माइक्रोसॉफ्ट टीम्स प्रभावी ढंग से सहयोग करने के लिए पर्याप्त से अधिक होगा, लेकिन यदि आप संभावित विकल्पों के बारे में जानने में रुचि रखते हैं, तो माइक्रोसॉफ्ट टीम्स के सबसे बड़े प्रतिस्पर्धियों में से एक स्लैक है। यदि ये दोनों निशाने पर नहीं हैं तो कुछ अन्य बेहतरीन टीम सहयोग ऐप्स भी हैं।
