टेक्स्ट आधारित डेटा फ़ाइलें आज दुनिया में डेटा संग्रहीत करने के सबसे सामान्य तरीकों में से एक हैं। ऐसा इसलिए है क्योंकि टेक्स्ट फ़ाइलें, सामान्य रूप से, अंतिम स्थान का उपभोग करती हैं और उन्हें स्टोर करना आसान होता है। शुक्र है, Microsoft Excel में CSV (अल्पविराम से अलग किए गए मान) या TSV (टैब से अलग किए गए मान) फ़ाइलों को सम्मिलित करना बहुत आसान है।
यदि आप किसी एक्सेल वर्कशीट में CSV या TSV सम्मिलित करना चाहते हैं, तो आपको केवल विशेष रूप से यह जानना होगा कि फ़ाइल में डेटा कैसे अलग किया जाता है। आपको आवश्यक रूप से डेटा के बारे में विवरण जानने की आवश्यकता नहीं है, जब तक कि आप उन मानों को स्ट्रिंग, संख्या, प्रतिशत और अधिक में पुन:स्वरूपित नहीं करना चाहते।
इस लेख में आप सीखेंगे कि अपने एक्सेल वर्कशीट में CSV या TSV फाइल कैसे डालें और खुद को कुछ समय बचाने के लिए आयात करने की प्रक्रिया में उस डेटा को कैसे रिफॉर्मेट करें।
एक्सेल वर्कशीट में CSV फ़ाइल कैसे डालें
इससे पहले कि आप अपने एक्सेल वर्कशीट में CSV फ़ाइल सम्मिलित कर सकें, आपको यह पुष्टि करने की आवश्यकता है कि डेटा फ़ाइल वास्तव में अल्पविराम से अलग की गई है (जिसे "अल्पविराम-सीमांकित" भी कहा जाता है)।
सत्यापित करें कि यह अल्पविराम से अलग की गई फ़ाइल है
ऐसा करने के लिए, विंडो एक्सप्लोरर खोलें और उस निर्देशिका पर नेविगेट करें जहां फ़ाइल संग्रहीत है। देखें . चुनें मेनू और सुनिश्चित करें कि पूर्वावलोकन फलक चुना गया है।
फिर, उस फ़ाइल का चयन करें जिसमें आपको लगता है कि अल्पविराम से अलग किया गया डेटा है। आपको टेक्स्ट फ़ाइल में डेटा के प्रत्येक भाग के बीच अल्पविराम दिखाई देना चाहिए।
नीचे दिया गया उदाहरण एक सरकारी डेटासेट से आता है जिसमें 2010 SAT कॉलेज बोर्ड के छात्र स्कोर परिणाम हैं।
जैसा कि आप देख सकते हैं, पहली पंक्ति हैडर लाइन है। प्रत्येक फ़ील्ड को अल्पविराम द्वारा अलग किया जाता है। उसके बाद की हर दूसरी पंक्ति डेटा की एक पंक्ति होती है, जिसमें प्रत्येक डेटा बिंदु अल्पविराम से अलग होता है।
यह एक उदाहरण है कि अल्पविराम से अलग किए गए मानों वाली फ़ाइल कैसी दिखती है। अब जब आपने अपने स्रोत डेटा के स्वरूपण की पुष्टि कर ली है, तो आप इसे अपने एक्सेल वर्कशीट में सम्मिलित करने के लिए तैयार हैं।
अपनी वर्कशीट में CSV फ़ाइल डालें
अपने एक्सेल वर्कशीट में सोर्स सीएसवी डेटा फाइल डालने के लिए, एक खाली वर्कशीट खोलें।
- डेटा चुनें मेनू से
- डेटा प्राप्त करें का चयन करें रिबन पर डेटा प्राप्त करें और रूपांतरित करें समूह से
- फ़ाइल सेचुनें
- पाठ्य/सीएसवी से चुनें
नोट:एक विकल्प के रूप में, आप सीधे रिबन पर टेक्स्ट/सीएसवी से भी चुन सकते हैं।
इससे फाइल ब्राउजर खुल जाएगा। उस स्थान पर ब्राउज़ करें जहां आपने CSV फ़ाइल संग्रहीत की है, उसे चुनें और आयात करें . चुनें ।
यह डेटा आयात विज़ार्ड खोलेगा। एक्सेल आने वाले डेटा का विश्लेषण करता है और पहली 200 पंक्तियों के आधार पर इनपुट डेटा फ़ाइल के प्रारूप के अनुसार सभी ड्रॉपडाउन बॉक्स सेट करता है।
आप निम्न में से किसी भी सेटिंग को बदलकर इस विश्लेषण को समायोजित कर सकते हैं:
- फ़ाइल की उत्पत्ति :यदि फ़ाइल ASCII या UNICODE जैसे किसी अन्य डेटा प्रकार की है, तो आप उसे यहाँ बदल सकते हैं।
- सीमांकक :यदि वैकल्पिक सीमांकक के रूप में अर्धविराम या रिक्त स्थान का उपयोग किया जाता है, तो आप उसे यहां चुन सकते हैं।
- डेटा प्रकार का पता लगाना :आप एक्सेल को केवल पहली 200 पंक्तियों के बजाय संपूर्ण डेटासेट के आधार पर विश्लेषण करने के लिए बाध्य कर सकते हैं।
जब आप डेटा आयात करने के लिए तैयार हों, तो लोड करें . चुनें इस खिड़की के नीचे। यह संपूर्ण डेटासेट को आपके रिक्त एक्सेल वर्कशीट में लाएगा।
एक बार जब आपके पास एक्सेल वर्कशीट में वह डेटा हो, तो आप उस डेटा, समूह पंक्तियों और स्तंभों को पुनर्व्यवस्थित कर सकते हैं, या डेटा पर एक्सेल फ़ंक्शन कर सकते हैं।
सीएसवी फ़ाइल को अन्य एक्सेल तत्वों में आयात करें
एक वर्कशीट वह सब नहीं है जिसमें आप सीएसवी डेटा आयात कर सकते हैं। अंतिम विंडो में, यदि आप इसमें लोड करें . चुनते हैं लोड के बजाय, आपको अन्य विकल्पों की सूची दिखाई देगी।
इस विंडो के विकल्पों में शामिल हैं:
- तालिका :यह डिफ़ॉल्ट सेटिंग है जो डेटा को एक खाली या मौजूदा वर्कशीट में आयात करती है
- पिवोटटेबल रिपोर्ट :डेटा को एक पिवट टेबल रिपोर्ट में लाएं जिससे आप आने वाले डेटा सेट को सारांशित कर सकें
- पिवट चार्ट :डेटा को सारांशित चार्ट में प्रदर्शित करें, जैसे कि बार ग्राफ़ या पाई चार्ट
- केवल कनेक्शन बनाएं :बाहरी डेटा फ़ाइल से एक कनेक्शन बनाता है, जिसका उपयोग आप बाद में एकाधिक कार्यपत्रकों पर टेबल या रिपोर्ट बनाने के लिए कर सकते हैं
PivotChart विकल्प बहुत शक्तिशाली है। यह आपको तालिका में डेटा संग्रहीत करने और फिर चार्ट या ग्राफ़ बनाने के लिए फ़ील्ड चुनने के चरणों को छोड़ देता है।
डेटा आयात प्रक्रिया के भाग के रूप में, आप एक ही चरण में उन ग्राफ़िक्स को बनाने के लिए फ़ील्ड, फ़िल्टर, लेजेंड और अक्ष डेटा चुन सकते हैं।
जैसा कि आप देख सकते हैं, जब एक्सेल वर्कशीट में सीएसवी डालने की बात आती है तो बहुत लचीलापन होता है।
एक्सेल वर्कशीट में TSV फाइल कैसे डालें
क्या होगा यदि आपकी आने वाली फ़ाइल अल्पविराम के बजाय टैब सीमांकित है?
प्रक्रिया ज्यादातर पिछले अनुभाग की तरह ही है, लेकिन आप सीमांकक का उपयोग करना चाहेंगे टैब . चुनने के लिए ड्रॉपडाउन बॉक्स ।
साथ ही, याद रखें कि जब आप डेटा फ़ाइल के लिए ब्राउज़ कर रहे होते हैं, तो एक्सेल स्वचालित रूप से मान लेता है कि आप एक *.csv फ़ाइल की तलाश कर रहे हैं। इसलिए फ़ाइल ब्राउज़र विंडो में, फ़ाइल प्रकार को सभी फ़ाइलें (*.*) में बदलना याद रखें *.tsv प्रकार की फ़ाइल देखने के लिए।
एक बार जब आप सही सीमांकक का चयन कर लेते हैं, तो किसी भी एक्सेल वर्कशीट, पिवट चार्ट, या पिवट रिपोर्ट में डेटा आयात करना ठीक उसी तरह काम करता है।
डेटा ट्रांसफ़ॉर्म कैसे काम करता है
डेटा आयात करें विंडो में, यदि आप डेटा रूपांतरित करें . चुनते हैं लोड करें . चुनने के बजाय , यह Power Query Editor विंडो खोलेगा।
यह विंडो आपको इस बात की जानकारी देती है कि एक्सेल अपने द्वारा आयात किए जा रहे डेटा को स्वचालित रूप से कैसे परिवर्तित करता है। यह वह जगह भी है जहां आप सुधार कर सकते हैं कि आयात के दौरान वह डेटा कैसे परिवर्तित हो जाता है।
यदि आप इस संपादक में एक कॉलम का चयन करते हैं, तो आपको रिबन में ट्रांसफ़ॉर्म सेक्शन के तहत अनुमानित डेटा प्रकार दिखाई देगा।
नीचे दिए गए उदाहरण में, आप देख सकते हैं कि एक्सेल ने मान लिया था कि आप उस कॉलम के डेटा को एक पूर्ण संख्या प्रारूप में बदलना चाहते हैं।
आप डेटा प्रकार के आगे नीचे तीर का चयन करके और अपनी पसंद के डेटा प्रकार का चयन करके इसे बदल सकते हैं।
आप इस संपादक में स्तंभों को एक स्तंभ का चयन करके और उसे उस स्थान पर खींचकर भी पुन:क्रमित कर सकते हैं जहां आप इसे अपनी कार्यपत्रक में जाना चाहते हैं।
अगर आपकी आने वाली डेटा फ़ाइल में हेडर पंक्ति नहीं है, तो आप पहली पंक्ति को हेडर के रूप में उपयोग करें बदल सकते हैं करने के लिए प्रथम पंक्ति के रूप में शीर्षलेखों का उपयोग करें ।
आम तौर पर, आपको कभी भी Power Query Editor का उपयोग नहीं करना चाहिए, क्योंकि Excel आने वाली डेटा फ़ाइलों का विश्लेषण करने में बहुत अच्छा है।
हालाँकि, यदि वे डेटा फ़ाइलें डेटा स्वरूपित करने के तरीके में असंगत हैं या आप अपनी कार्यपत्रक में डेटा के प्रकट होने के तरीके को पुनर्व्यवस्थित करना चाहते हैं, तो Power Query Editor आपको ऐसा करने देता है।
क्या आपका डेटा MySQL डेटाबेस में है? उस डेटा को लाने के लिए एक्सेल को MySQL से कनेक्ट करना सीखें। यदि आपका डेटा पहले से ही किसी अन्य एक्सेल फाइल में है, तो कई एक्सेल फाइलों में डेटा को एक फाइल में मर्ज करने के तरीके भी हैं।