टेक्स्ट-आधारित डेटा फ़ाइलें आज दुनिया में डेटा संग्रहीत करने के सबसे सामान्य तरीकों में से एक हैं। ऐसा इसलिए है क्योंकि टेक्स्ट फ़ाइलें, सामान्य रूप से, कम जगह घेरती हैं और वे संग्रहीत करने में सबसे आसान होती हैं। शुक्र है, CSV (कॉमा सेपरेटेड वैल्यूज़) या TSV (टैब सेपरेटेड वैल्यूज़) फ़ाइलों को माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल में इंसर्ट करना बहुत आसान है।
यदि आप CSV या TSV को एक्सेल वर्कशीट में इंसर्ट करना चाहते हैं, तो आपको केवल यह जानने की आवश्यकता है कि फ़ाइल में डेटा विशेष रूप से कैसे अलग किया गया है। जब तक आप उन मानों को स्ट्रिंग्स, नंबर्स, परसेंटेज आदि में पुनः फॉर्मेट नहीं करना चाहते, तब तक आपको डेटा के विवरण जानने की आवश्यकता नहीं है।
इस लेख में आप सीखेंगे कि CSV या TSV फ़ाइल को अपनी एक्सेल वर्कशीट में कैसे इंसर्ट करें और आयात की प्रक्रिया में उस डेटा को कैसे पुनः फॉर्मेट करें, ताकि आपका कुछ समय बचे।
CSV फ़ाइल को एक्सेल वर्कशीट में कैसे इंसर्ट करें
इससे पहले कि आप CSV फ़ाइल को अपनी एक्सेल वर्कशीट में इंसर्ट कर सकें, आपको यह पुष्टि करने की आवश्यकता है कि डेटा फ़ाइल वास्तव में कॉमा सेपरेटेड है (जिसे "कॉमा-डिलिमिटेड" भी कहा जाता है)।
सत्यापित करें कि यह कॉमा सेपरेटेड फ़ाइल है
ऐसा करने के लिए, विंडो एक्सप्लोरर खोलें और उस डायरेक्टरी पर नेविगेट करें जहां फ़ाइल संग्रहीत है। व्यू मेनू चुनें और सुनिश्चित करें कि प्रीव्यू फलक चुना गया है।
फिर, उस फ़ाइल को चुनें जिसमें आपको लगता है कि कॉमा सेपरेटेड डेटा है। आपको टेक्स्ट फ़ाइल में डेटा के प्रत्येक टुकड़े के बीच एक कॉमा दिखाई देना चाहिए।
नीचे दिया गया उदाहरण एक सरकारी डेटासेट से आया है जिसमें 2010 SAT कॉलेज बोर्ड छात्र स्कोर परिणाम शामिल हैं।
जैसा कि आप देख सकते हैं, पहली पंक्ति हेडर पंक्ति है। प्रत्येक फ़ील्ड एक कॉमा से अलग है। उसके बाद की प्रत्येक पंक्ति डेटा की एक पंक्ति है, जिसमें प्रत्येक डेटा पॉइंट एक कॉमा से अलग है।
यह एक फ़ाइल का उदाहरण है जिसमें कॉमा सेपरेटेड वैल्यूज़ कैसी दिखती हैं। अब जब आपने अपने स्रोत डेटा के फॉर्मेटिंग की पुष्टि कर ली है, तो आप इसे अपनी एक्सेल वर्कशीट में इंसर्ट करने के लिए तैयार हैं।
CSV फ़ाइल को अपनी वर्कशीट में इंसर्ट करें
स्रोत CSV डेटा फ़ाइल को अपनी एक्सेल वर्कशीट में इंसर्ट करने के लिए, एक खाली वर्कशीट खोलें।
- मेनू से डेटा चुनें
- रिबन पर गेट एंड ट्रांसफॉर्म डेटा समूह से डेटा प्राप्त करें चुनें
- फ़ाइल से चुनें
- टेक्स्ट/CSV से चुनें
नोट: एक विकल्प के रूप में, आप रिबन पर सीधे टेक्स्ट/CSV से भी चुन सकते हैं।
यह फाइल ब्राउज़र खोलेगा। जहां आपने CSV फ़ाइल संग्रहीत की है वहां ब्राउज़ करें, इसे चुनें, और इंपोर्ट चुनें।
यह डेटा आयात विज़ार्ड खोलेगा। एक्सेल आने वाले डेटा का विश्लेषण करता है और इनपुट डेटा फ़ाइल के फॉर्मेट के आधार पर पहले 200 पंक्तियों के आधार पर सभी ड्रॉपडाउन बॉक्स सेट करता है।
आप निम्नलिखित सेटिंग्स को बदलकर इस विश्लेषण को समायोजित कर सकते हैं:
- फाइल मूल: यदि फ़ाइल ASCII या UNICODE जैसे किसी अन्य डेटा प्रकार की है, तो आप इसे यहां बदल सकते हैं।
- डिलीमीटर: यदि सेमीकॉलन या स्पेस का उपयोग वैकल्पिक डिलीमीटर के रूप में किया जाता है, तो आप इसे यहां चुन सकते हैं।
- डेटा प्रकार पहचान: आप केवल पहले 200 पंक्तियों के बजाय पूरे डेटासेट के आधार पर एक्सेल को विश्लेषण करने के लिए बाध्य कर सकते हैं।
जब आप डेटा आयात करने के लिए तैयार हों, तो इस विंडो के नीचे लोड चुनें। यह संपूर्ण डेटासेट को आपकी खाली एक्सेल वर्कशीट में लाएगा।
एक बार जब आपके पास वह डेटा एक्सेल वर्कशीट में आ जाता है, तो आप उस डेटा को पुनर्गठित कर सकते हैं, पंक्तियों और स्तंभों को समूहित कर सकते हैं, या डेटा पर एक्सेल फ़ंक्शन कर सकते हैं।
CSV फ़ाइल को अन्य एक्सेल तत्वों में आयात करें
वर्कशीट वह सब नहीं है जिसमें आप CSV डेटा आयात कर सकते हैं। अंतिम विंडो में, यदि आप लोड के बजाय लोड टू चुनते हैं, तो आपको अन्य विकल्पों की सूची दिखाई देगी।
इस विंडो में विकल्प शामिल हैं:
- टेबल: यह डिफ़ॉल्ट सेटिंग है जो डेटा को खाली या मौजूदा वर्कशीट में आयात करती है
- पिवटटेबल रिपोर्ट: डेटा को पिवट टेबल रिपोर्ट में लाएं जो आपको आने वाले डेटा सेट को सारांशित करने देती है
- पिवटचार्ट: डेटा को सारांश चार्ट में प्रदर्शित करें, जैसे बार ग्राफ या पाई चार्ट
- केवल कनेक्शन बनाएं: बाहरी डेटा फ़ाइल से एक कनेक्शन बनाता है, जिसका उपयोग आप बाद में एकाधिक वर्कशीट पर टेबल या रिपोर्ट बनाने के लिए कर सकते हैं
पिवटचार्ट विकल्प बहुत शक्तिशाली है। यह आपको डेटा को टेबल में संग्रहीत करने और फिर चार्ट या ग्राफ बनाने के लिए फ़ील्ड चुनने के चरणों को छोड़ देता है।
डेटा आयात प्रक्रिया के हिस्से के रूप में, आप उन फ़ील्ड, फ़िल्टर, लीजेंड, और एक्सिस डेटा को चुन सकते हैं जो एक ही चरण में उन ग्राफिक्स को बनाते हैं।
जैसा कि आप देख सकते हैं, एक्सेल वर्कशीट में CSV इंसर्ट करने के मामले में बहुत लचीलापन है।
TSV फ़ाइल को एक्सेल वर्कशीट में कैसे इंसर्ट करें
क्या होगा यदि आपकी आने वाली फ़ाइल कॉमा डिलिमिटेड के बजाय टैब डिलिमिटेड है?
प्रक्रिया पिछले अनुभाग की तरह ही है, लेकिन आप डिलीमीटर ड्रॉपडाउन बॉक्स का उपयोग करके टैब चुनना चाहेंगे।
साथ ही, याद रखें कि जब आप डेटा फ़ाइल के लिए ब्राउज़ कर रहे हों, तो एक्सेल स्वचालित रूप से मान लेता है कि आप *.csv फ़ाइल ढूंढ रहे हैं। इसलिए फाइल ब्राउज़र विंडो में, फ़ाइल प्रकार को सभी फ़ाइलें (*.*) में बदलना याद रखें ताकि *.tsv प्रकार की फ़ाइल दिखाई दे।
एक बार जब आप सही डिलीमीटर चुन लेते हैं, तो किसी भी एक्सेल वर्कशीट, पिवटचार्ट, या पिवट रिपोर्ट में डेटा आयात करना बिल्कुल उसी तरह काम करता है।
ट्रांसफॉर्म डेटा कैसे काम करता है
इंपोर्ट डेटा विंडो में, यदि आप लोड चुनने के बजाय डेटा ट्रांसफॉर्म करें चुनते हैं, तो यह पावर क्वेरी एडिटर विंडो खोलेगा।
यह विंडो इस बात की जानकारी देती है कि एक्सेल आयात किए जा रहे डेटा को स्वचालित रूप से कैसे परिवर्तित करता है। यह वह जगह भी है जहां आप आयात के दौरान उस डेटा के परिवर्तित होने के तरीके को बदल सकते हैं।
यदि आप इस एडिटर में एक कॉलम चुनते हैं, तो आपको रिबन में ट्रांसफॉर्म सेक्शन के तहत अनुमानित डेटा प्रकार दिखाई देगा।
नीचे दिए गए उदाहरण में, आप देख सकते हैं कि एक्सेल ने मान लिया कि आप उस कॉलम में डेटा को संपूर्ण संख्या फॉर्मेट में बदलना चाहेंगे।
आप डेटा प्रकार के बगल में डाउन एरो चुनकर और अपनी पसंद का डेटा प्रकार चुनकर इसे बदल सकते हैं।
आप इस एडिटर में एक कॉलम चुनकर और उसे उस स्थिति में खींचकर जहां आप इसे अपनी वर्कशीट में चाहते हैं, कॉलम को पुनः क्रमबद्ध भी कर सकते हैं।
यदि आपके आने वाले डेटा फ़ाइल में हेडर पंक्ति नहीं है, तो आप पहली पंक्ति को हेडर के रूप में उपयोग करें को हेडर को पहली पंक्ति के रूप में उपयोग करें में बदल सकते हैं।
आम तौर पर, आपको कभी भी पावर क्वेरी एडिटर का उपयोग करने की आवश्यकता नहीं होनी चाहिए, क्योंकि एक्सेल आने वाली डेटा फ़ाइलों का विश्लेषण करने में काफी अच्छा है।
हालांकि, यदि वे डेटा फ़ाइलें इस बात में असंगत हैं कि डेटा कैसे फॉर्मेट किया गया है या आप अपनी वर्कशीट में डेटा कैसे दिखाई देता है इसे पुनर्गठित करना चाहते हैं, तो पावर क्वेरी एडिटर आपको ऐसा करने देता है।
क्या आपका डेटा MySQL डेटाबेस में है? एक्सेल को MySQL से जोड़कर उस डेटा को लाने का तरीका जानें। यदि आपका डेटा पहले से ही किसी अन्य एक्सेल फ़ाइल में है, तो एकाधिक एक्सेल फ़ाइलों में डेटा को एक फ़ाइल में मर्ज करने के तरीके भी हैं।
