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एक्सेल में CSV समस्याओं को हल करें: 5 सामान्य समस्याओं को ठीक करने के लिए चरण-दर-चरण मार्गदर्शिका

आजकल, CSV फ़ाइल प्रारूप अपनी सादगी और कॉम्पैक्टनेस के कारण बहुत लोकप्रिय है। CSV फ़ाइलों को मैनिपुलेट करना भी बहुत आसान है। लेकिन एक्सेल में CSV फ़ाइल के साथ काम करते समय, हमें कई समस्याओं का सामना करना पड़ता है। इस लेख में, हम चर्चा करेंगे कि एक्सेल में CSV फ़ाइल को कैसे ठीक करें और कुछ सामान्य समस्याओं को हल करें।

एक्सेल में CSV फ़ाइल की 5 प्रमुख समस्याओं को ठीक करना

इस अनुभाग में, हम 5 बहुत सामान्य समस्याओं पर चर्चा करेंगे जिनका सामना हमें एक्सेल में CSV फ़ाइल के साथ काम करते समय करना पड़ सकता है। प्रत्येक समस्या के लिए, हम एक से अधिक समाधान तैयार करेंगे ताकि आप उनमें से प्रत्येक को आजमा सकें और जांच सकें कि कौन सा आपकी समस्या को हल करता है। तो आइए सूची में पहली समस्या से शुरू करें।

1. CSV फ़ाइल का सारा डेटा एक्सेल में एक ही कॉलम में दिखाई दे रहा है

यह एक सामान्य समस्या है जिसे आपको एक्सेल में CSV फ़ाइलों के साथ काम करते समय ठीक करने की आवश्यकता हो सकती है। इस समस्या के कारण, जब हम एक्सेल में CSV फ़ाइल खोलते हैं, तो हम देखते हैं कि सभी डेटा एक ही कॉलम में दिखाया गया है। यह समस्या तब उत्पन्न होती है क्योंकि एक्सेल आपके विंडोज क्षेत्रीय सेटिंग्स में सेट लिस्ट सेपरेटर का उपयोग करके डेटा को कॉलम में विभाजित करता है। यह उत्तरी अमेरिका और कुछ अन्य स्थानों में कॉमा या सेमीकोलन हो सकता है (यूरोपीय देशों में)। फ़ाइल एक कॉलम में खुलती है जब कोई विशेष CSV फ़ाइल डिफ़ॉल्ट सेपरेटर के अलावा किसी अन्य डिलीमीटर का उपयोग करती है।

इस समस्या को हल करने के लिए हम 3 अलग-अलग दृष्टिकोण अपना सकते हैं।

1.1 CSV फ़ाइल में डिलीमीटर बदलना

हम CSV फ़ाइल में मैन्युअल रूप से डिलीमीटर सेट कर सकते हैं। ऐसा करने के लिए, नीचे दिए गए चरणों का पालन करें।

चरण:

  • सबसे पहले, CSV फ़ाइल को किसी भी टेक्स्ट एडिटर ऐप में खोलें। यहां, मैं नोटपैड का उपयोग कर रहा हूं।

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  • अब, टेक्स्ट एडिटर ऐप में डेटा देखें। देखें कि वे कॉमा (,) या सेमीकोलन (;) से अलग हैं या नहीं। मेरे मामले में, डेटा कॉमा से अलग हैं।

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  • अब एक्सेल को स्पष्ट रूप से बताने के लिए कि फ़ाइल में कौन सा सेपरेटर है, हमें पहली लाइन पर नीचे जैसा लिखना होगा। (नीचे चित्र देखें)

sep=,

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  • यदि आपकी फ़ाइल सेमीकोलन से अलग है, तो आपको sep=; लिखना होगा।
  • सेपरेटर को उचित रूप से परिभाषित करके, एक्सेल उन्हें ठीक से दिखाएगा।

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1.2 एक्सेल में CSV फ़ाइलें आयात करने के लिए डिलीमीटर विनिर्देश

हम CSV फ़ाइल को आयात करने के लिए या तो टेक्स्ट इम्पोर्ट विज़ार्ड या पावर क्वेरी का उपयोग कर सकते हैं, बजाय इसे सीधे एक्सेल में खोलने के। दोनों ही मामलों में, हम डिलीमीटर निर्दिष्ट कर सकते हैं। आइए देखें कि पावर क्वेरी का उपयोग करते समय हम डिलीमीटर कैसे निर्दिष्ट कर सकते हैं।

चरण:

  • सबसे पहले, एक एक्सेल शीट खोलें। फिर Data टैब पर जाएं, वहां Get & Transform Data समूह पर, From Text/CSV पर क्लिक करें।

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  • परिणामस्वरूप, एक इम्पोर्ट डेटा डायलॉग बॉक्स खुलना चाहिए। अब अपनी CSV फ़ाइल चुनें और Import पर क्लिक करें।

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  • नतीजतन, नीचे दिए गए चित्र की तरह एक प्रीव्यू डायलॉग बॉक्स दिखाई देना चाहिए। आप देखेंगे कि उस डायलॉग बॉक्स पर, Delimiter चुनने का विकल्प है और आप साथ-साथ प्रीव्यू में देख सकते हैं कि यह कैसा दिखेगा। इसलिए प्रीव्यू को देखकर, आप सही डिलीमीटर चुन सकते हैं।

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  • और अंत में, Load पर क्लिक करें, और आप देखेंगे कि CSV फ़ाइल से डेटा एक अलग शीट पर टेबल के रूप में प्रदर्शित हो रहा है।

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  • यह आयातित टेबल मूल दस्तावेज़ से जुड़ा हुआ है। इसलिए यह हमेशा अपडेटेड डेटा दिखाएगा।

टेक्स्ट इम्पोर्ट विज़ार्ड एक्सेल की एक विरासत सुविधा है। इसलिए, एक्सेल 2016 संस्करण से, यह रिबन से एक्सेल विकल्प में चला गया है। इसलिए, सुविधा को सक्षम करने के लिए, इस लेख का पालन करें। इसे सक्षम करने के बाद, CSV फ़ाइल से डेटा आयात करने के लिए नीचे दिए गए चरणों का पालन करें।

चरण:

  • Data टैब में, Get Data > Legacy Wizards > From Text पर क्लिक करें।

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  • परिणामस्वरूप, एक इम्पोर्ट टेक्स्ट फ़ाइल विंडो खुलेगी। अब CSV फ़ाइल चुनें और Import पर क्लिक करें।

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  • उसके बाद, हमें डेटा आयात करने के लिए 3 चरण पूरे करने होंगे। पहले चरण में, Delimited विकल्प चेक करें और यदि आपके डेटा में हेडर है, तो My data has headers चेक करें। फिर Next पर क्लिक करें।

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  • दूसरे चरण में, हमें डिलीमीटर चुनना होगा और Next क्लिक करना होगा। यहां मैंने कॉमा चुना है।

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  • अंतिम चरण में, General कॉलम डेटा फॉर्मेट चुनें और Finish पर क्लिक करें।

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  • अब, इम्पोर्ट डेटा डायलॉग बॉक्स में, चुनें कि आप डेटा कहां रखना चाहते हैं और OK क्लिक करें।

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  • अंत में, आपको अंतिम परिणाम मिलना चाहिए।

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1.3 सेल को विभाजित करने के लिए टेक्स्ट टू कॉलम सुविधा का उपयोग करें

यह विधि तब लागू होती है जब आपने पहले ही CSV फ़ाइल को एक्सेल में आयात कर लिया है लेकिन यह अभी भी केवल एक ही कॉलम में प्रदर्शित हो रही है। हम टेक्स्ट को अलग करने और उन्हें कई कॉलम में वितरित करने के लिए टेक्स्ट टू कॉलम फीचर का उपयोग कर सकते हैं। विस्तार से जानने के लिए, संदर्भित लिंक का पालन करें। यहां मैं केवल दिखाऊंगा कि हम डिलीमीटर निर्दिष्ट करके एक कॉलम को कई में कैसे विभाजित कर सकते हैं। नीचे दिए गए चरणों का पालन करें।

चरण:

  • सबसे पहले, डेटा चुनें और फिर Data टैब पर जाएं। वहां से, डेटा टूल्स समूह से Text to Columns चुनें।

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  • अब, कन्वर्ट टेक्स्ट टू कॉलम विज़ार्ड में Delimited चुनें और Next क्लिक करें।

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  • अब चरण 2 में, डिलीमीटर के रूप में कॉमा चुनें और Next क्लिक करें।

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  • अंत में, गंतव्य सेट करें और Finish क्लिक करें।

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  • नतीजतन, आपके डेटा अपेक्षा के अनुरूप कॉलम में व्यवस्थित होंगे।

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और पढ़ें: एक्सेल में डिलीमीटर के साथ CSV कैसे खोलें (6 सरल तरीके)

2. एक्सेल CSV में अग्रणी शून्य रखना

एक और समस्या जिसका लोगों को सामना करना पड़ता है, वह है एक्सेल में खुलने पर CSV फ़ाइल के अग्रणी शून्य कट जाते हैं। इसके पीछे कारण यह है कि जब कोई फ़ाइल एक्सेल में खोली जाती है, तो इसे General फॉर्मेट में बदल दिया जाता है जो अग्रणी शून्य को हटा देता है। हम इस समस्या को दो तरीकों से हल कर सकते हैं।

2.1 टेक्स्ट इम्पोर्ट विज़ार्ड का उपयोग करना

जैसा कि हमने विधि 1.2 में टेक्स्ट इम्पोर्ट विज़ार्ड के मामले में देखा, CSV फ़ाइल से आयात करते समय, चरण 3 में, हम Column Date Format के रूप में General चुनते हैं। लेकिन अग्रणी शून्य को बरकरार रखने के लिए, हमें दूसरा विकल्प चुनना होगा। ऐसा करने के लिए, नीचे दिए गए चरणों का पालन करें।

चरण:

  • 2 के समान, टेक्स्ट इम्पोर्ट विज़ार्ड का उपयोग करके CSV फ़ाइल को एक्सेल में आयात करें और चरण 3 तक वही चीजें करें।
  • टेक्स्ट इम्पोर्ट विज़ार्ड के चरण 3 में, पहले, उस कॉलम को चुनें जिसमें अग्रणी शून्य हैं। फिर, Column data format में Text चुनें।

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  • फिर Finish पर क्लिक करें। आपको एक्सेल में वांछित अग्रणी शून्य मिलेंगे।

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2.2 पावर क्वेरी लागू करना

यदि आप कनेक्शन का उपयोग करके CSV फ़ाइल को एक्सेल में आयात करना चाहते हैं तो अग्रणी शून्य दिखाने के दो तरीके हैं।

2.2.1 टेक्स्ट फॉर्मेट में डेटा आयात करना

विधि 1.2 की तरह, जब पावर क्वेरी द्वारा डेटा लोड कर रहे हों, तो Data Type Detection बॉक्स से Do no detect data types चुनें।

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परिणामस्वरूप, एक्सेल में आयात करते समय अग्रणी शून्य काटे नहीं जाएंगे।

2.2.2 व्यक्तिगत कॉलम के लिए फॉर्मेट सेट करना

यदि आपका डेटा एक से अधिक फॉर्मेट में है, तो पिछली विधि काम नहीं करेगी। बल्कि, हमें प्रत्येक कॉलम के लिए फॉर्मेट सेट करना होगा। ऐसा करने के लिए, नीचे दिए गए चरणों का पालन करें।

चरण:

  • डेटा प्रीव्यू विंडो के नीचे Load पर क्लिक करने के बजाय, Transform Data पर क्लिक करें। एक विंडो इस तरह खुलनी चाहिए।

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  • अब, उस कॉलम को चुनें जिसमें संख्याएं हैं, और Data Type ड्रॉप-डाउन मेनू से, Text चुनें।

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  • अब यदि आप आयातित डेटा लोड करते हैं, तो अग्रणी शून्य बरकरार रहेंगे।

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उम्मीद है यह आपकी समस्या हल कर देगा।

और पढ़ें: टेक्स्ट फ़ाइल को एक्सेल में स्वचालित रूप से कैसे आयात करें (2 उपयुक्त तरीके)

3. एक्सेल में CSV डेट फॉर्मेट समस्याओं को कैसे ठीक करें

कुछ मौके ऐसे होते हैं जब CSV को एक्सेल में बदलने के बाद, तारीखें गलत तरीके से दिखाई देती हैं। यहां हम CSV फ़ाइलों से डेटा आयात करते समय एक्सेल में डेट फॉर्मेट से संबंधित 3 प्रमुख समस्याओं पर चर्चा करेंगे।

3.1 दिन और महीनों का मिश्रण

यदि आयातित तारीखों का फॉर्मेट विंडोज क्षेत्रीय सेटिंग्स के समान नहीं है, तो दिन और महीने एक्सेल में मिश्रित हो सकते हैं। उदाहरण के लिए, 11 सितंबर, 2001 (09/11/2001) को 9 नवंबर, 2001 के रूप में प्रदर्शित किया जा सकता है। समस्या को हल करने के लिए, नीचे दिए गए चरणों का पालन करें।

चरण:

  • टेक्स्ट इम्पोर्ट विज़ार्ड के तीसरे चरण के दौरान, उस कॉलम को चुनें जिसमें तारीखें हैं।

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  • अब, कॉलम डेट फॉर्मेट में, Date चुनें फिर उपयुक्त डेट फॉर्मेट चुनें। उसके बाद, Finish पर क्लिक करें। परिणामस्वरूप, तारीखें सही ढंग से फॉर्मेट होंगी।

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3.2 कुछ मानों को तारीखों में बदलना

कभी-कभी, एक्सेल किसी संख्या या टेक्स्ट को तारीख समझ लेता है जब यह किसी डेट फॉर्मेट से काफी मिलता-जुलता होता है। उदाहरण के लिए, यदि आपके डेटा में jun2 जैसा टेक्स्ट है, तो एक्सेल इसे 2 जून समझेगा। इसके परिणामस्वरूप General फॉर्मेट से Date फॉर्मेट में अनावश्यक परिवर्तन हो सकते हैं। एक्सेल में इस CSV फ़ाइल समस्या को ठीक करने के लिए, नीचे दिए गए चरणों का पालन करें।

चरण:

  • टेक्स्ट इम्पोर्ट विज़ार्ड के तीसरे चरण के दौरान, उस कॉलम को चुनें जिसमें तारीख जैसे टेक्स्ट हैं।

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  • अब, Column Data Format के रूप में Text चुनें। आप देखेंगे कि इस बार चयनित कॉलम तारीख के बजाय टेक्स्ट के रूप में प्रदर्शित हो रहा है।

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3.3 तारीखों का गलत फॉर्मेटिंग

यदि आपकी तारीख ठीक से प्रदर्शित नहीं हो रही है, तो आप CSV फ़ाइल को एक्सेल में खोलकर भी तारीखों को फॉर्मेट कर सकते हैं। ऐसा करने के लिए, पहले CSV फ़ाइल को एक्सेल में खोलें और फिर नीचे दिए गए चरणों का पालन करें,

चरण:

  • सबसे पहले, उस कॉलम को चुनें जिसमें तारीखें हैं।
  • फिर, Format Cells डायलॉग बॉक्स खोलने के लिए, Ctrl + 1 दबाएं।
  • अब, Number टैब पर जाएं, और Category से Date चुनें।
  • Type से, अपना वांछित फॉर्मेटिंग चुनें।
  • अंत में, OK क्लिक करें।

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और पढ़ें: CSV को कॉलम के साथ एक्सेल में कैसे बदलें (5 तरीके)

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4. एक्सेल को संख्याओं को वैज्ञानिक संकेतन में प्रदर्शित करने से रोकें

जब भी CSV फ़ाइलों में संख्याएं बड़ी होती हैं, उन्हें एक्सेल में आयात करने के बाद, वे सामान्य रूप से वैज्ञानिक संकेतन में प्रदर्शित होती हैं। उदाहरण के लिए, यदि CSV फ़ाइल में संख्या 12345678 है, तो इसे 1.2×10^7 के रूप में दिखाया जाएगा।

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यदि आप नहीं चाहते कि आपकी संख्याएं उस तरह प्रदर्शित हों, तो आप नीचे चर्चा किए गए 3 समाधानों में से किसी का भी पालन कर सकते हैं।

4.1 लंबी संख्याओं को टेक्स्ट के रूप में आयात करना

टेक्स्ट इम्पोर्ट विज़ार्ड के माध्यम से आयात करते समय, आप कॉलम फॉर्मेट को Text बना सकते हैं (नीचे चित्र में दिखाया गया है)

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परिणामस्वरूप, आपको संख्याएं पूर्ण रूप में मिलेंगी।

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4.2 एक्सेल में संख्याओं का फॉर्मेटिंग बदलना

यदि आपने पहले ही अपना डेटा एक्सेल में आयात कर लिया है, तब भी आप वैज्ञानिक रूप से व्यक्त संख्याओं को उनके पूर्ण रूप में प्रदर्शित कर सकते हैं। आपको बस संख्या फॉर्मेट को General से Number में बदलने की आवश्यकता है।

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4.3 कॉलम को चौड़ा करना

यदि आप अभी भी समस्या का सामना करते हैं, तो बस कॉलम आकार को चौड़ा करने का प्रयास करें। उम्मीद है, यह संख्याओं को उनके पूर्ण रूप में प्रदर्शित करेगा।

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और पढ़ें: एक्सेल में CSV फ़ाइल फॉर्मेट करना (2 उदाहरणों के साथ)

5. एक्सेल में CSV फ़ाइलें सेव न होने को कैसे ठीक करें

कई बार हमें एक्सेल में CSV फ़ाइलें सेव करने में समस्याओं का सामना करना पड़ता है। एक्सेल में CSV फ़ाइल में इस समस्या को ठीक करने के लिए, यहां हम पांच अलग-अलग समाधानों पर चर्चा करेंगे जिन्हें आप एक्सेल में CSV फ़ाइल सेव करते समय लागू कर सकते हैं।

5.1 एक्सेल में CSV फ़ाइल सेव करने के लिए CSV UTF-8 फॉर्मेट चुनना

यह सुनिश्चित करने का एक प्रभावी तरीका है कि माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल में CSV फ़ाइलों में बिना किसी डेटा को मिटाए या खोए सभी आवश्यक अपडेट हैं, उन्हें CSV UTF-8 फ़ाइल फॉर्मेट में सेव करना है। यह देखने के लिए नीचे दिए गए चरणों का पालन करें कि हम उस फॉर्मेट में फ़ाइलों को कैसे सेव कर सकते हैं।

चरण:

  • सबसे पहले, CSV फ़ाइल को एक्सेल में खोलें और वांछित परिवर्तन करें।
  • फिर, File टैब पर जाएं, और Save As चुनें।
  • फिर, वह स्थान चुनें जहां फ़ाइल स्टोर की जाएगी।
  • अंत में, ड्रॉप-डाउन मेनू से, CSV UTF-8 चुनें।

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  • फिर अपनी फ़ाइल का नाम रखें और Save विकल्प पर क्लिक करें।

5.2 यूनिकोड फ़ाइल के रूप में सेव करके परिवर्तनों को सेव करना

माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल CSV UTF-16 (Unicode Text) फॉर्मेट में फ़ाइलों को सेव करने का भी समर्थन करता है। UTF-8 के समान, यह फ़ाइल फॉर्मेट आपकी CSV फ़ाइल में आवश्यक समायोजन करता है जबकि वर्णों और प्रतीकों को बनाए रखता है। इस तरह फ़ाइल को सेव करने के लिए, नीचे दिए गए चरणों का पालन करें।

चरण:

  • पिछले उदाहरण की तरह, पहले तीन चरणों के समान करें।
  • फिर, ड्रॉपडाउन मेनू से, Unicode Text चुनें और फिर Save पर क्लिक करें।

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5.3 एक्सेल की सेटिंग्स बदलना

आपके एक्सेल सेटिंग्स के कुछ भाग CSV फ़ाइलों को एक्सेल में ठीक करने के लिए ठीक से कॉन्फ़िगर नहीं हो सकते हैं, जो बताता है कि आपको CSV फ़ाइलों को स्टोर करने में परेशानी क्यों हो रही है। अपनी फ़ाइल को सही ढंग से ठीक करने और समस्याओं को रोकने के लिए नीचे दिए गए निर्देशों का पालन करें।

चरण:

  • माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल में, File > Options चुनें।

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  • उसके बाद, Advanced विकल्प चुनें।
  • 'Use System Separators' विकल्प को अनचेक करें।
  • अंत में, Decimal Separator को Dot (.) और Thousands Separator को Comma (,) पर सेट करें। फिर OK क्लिक करें।

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  • फिर अपनी फ़ाइल को CSV फॉर्मेट में सेव करें और देखें कि समस्या हल हुई या नहीं।

5.4 माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल को अपडेट करना

एक्सेल में CSV फ़ाइल सेव करने की समस्या को ठीक करने के लिए, यदि आपको अभी भी अपनी CSV फ़ाइल सेव करने में परेशानी हो रही है तो माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल को नवीनतम संस्करण में अपडेट करने का प्रयास करें। यह ऐप के दोषों और गड़बड़ियों को ठीक करना चाहिए और यह गारंटी देनी चाहिए कि आपको एक्सेल की एक कार्यात्मक कॉपी मिली है। माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल को अपडेट करने के लिए, नीचे दिए गए चरणों का पालन करें।

चरण:

  • File टैब > Account > Update Options पर जाएं।
  • अब ड्रॉप-डाउन मेनू से, Update Now/Enable Updates पर क्लिक करें।

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  • फिर एक्सेल को पुनः लॉन्च करें और देखें कि समस्या हल हुई या नहीं।

5.5 माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल को पुनर्स्थापित करना

इस बिंदु पर करने के लिए एकमात्र चीज़ पीसी से एक्सेल को अनइंस्टॉल करना और एक नया संस्करण पुनर्स्थापित करना है। ऐसा करके, आप यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि सॉफ़्टवेयर सही ढंग से इंस्टॉल है और कोई सिस्टम संसाधन गायब नहीं हैं। एक्सेल को अनइंस्टॉल करने के लिए नीचे दिए गए चरणों का पालन करें।

चरण:

  • सबसे पहले, Control Panel पर जाएं और Programs के तहत Uninstall a Program पर क्लिक करें।

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  • फिर Microsoft 365/Microsoft Excel खोजें, फिर उस पर राइट-क्लिक करें।

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  • अंत में, Uninstall पर क्लिक करें और फिर प्रॉम्प्ट पर निर्देशों का पालन करें।

उम्मीद है, यह उन सभी मुद्दों को हल कर देगा जिनका आप एक्सेल में CSV फ़ाइलें सेव करते समय सामना कर रहे हैं।

और पढ़ें: एक्सेल में CSV फ़ाइल कैसे देखें (3 प्रभावी तरीके)

याद रखने योग्य बातें

  • ऊपर चर्चा की गई पहली समस्या को हल करने के लिए आपके पास एक टेक्स्ट एडिटर (जैसे नोटपैड) होना चाहिए।

निष्कर्ष

यह इस लेख का अंत है। मुझे आशा है, यह लेख एक्सेल में CSV फ़ाइल से संबंधित सभी समस्याओं को ठीक करने में मदद करेगा। यदि आपको यह लेख उपयोगी लगता है, तो कृपया इसे अपने दोस्तों के साथ साझा करें। इसके अलावा, यदि आपके कोई और प्रश्न हैं तो हमें बताएं। अंत में, Excel पर अधिक रोमांचक लेखों के लिए कृपया Exceldemy पर जाएं।

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