यदि आप घर से काम कर रहे हैं, या अब ऑफिस लौट रहे हैं, तो समय के साथ कुछ हमेशा आवर्ती रहा है वह है मीटिंग। महत्वपूर्ण विषयों पर चर्चा करने, इंटरव्यू आयोजित करने, वन-टू-वन, और बहुत कुछ से, किसी भी व्यवसाय या नौकरी का हिस्सा मीटिंग शामिल है ताकि हर कोई गति प्राप्त कर सके और एक ही पेज पर रह सके।
आपकी जितनी अधिक मीटिंग्स होंगी, उतना ही आपका कैलेंडर गड़बड़ हो सकता है। खैर, Windows 10 पर Outlook ऐप, Microsoft 365 में शामिल, मीटिंग्स को प्रबंधित करना आसान बनाता है। यहां मीटिंग्स को Outlook में प्रबंधित करने के लिए हमारे पिक्स हैं।
Scheduling Assistant का उपयोग करें
Outlook में मीटिंग्स प्रबंधित करने के लिए हमारा नंबर एक पिक Scheduling Assistant का उपयोग करना है। Outlook की यह बिल्ट-इन सुविधा Home टैब पर क्लिक करके, New Email के बगल में नीचे तीर पर क्लिक करके और फिर Meeting चुनकर पाई जा सकती है। आपको तब शीर्ष पर Scheduling Assistant के लिए एक टैब दिखाई देना चाहिए। इस पर क्लिक करें।
Scheduling Assistant को देखते हुए, छायांकित क्षेत्र में ऊर्ध्वाधर बार उन मीटिंग समय को दिखाएंगे जो आप चाहते हैं। आप समय को समायोजित करने के लिए बार्स को खींच सकते हैं। एक ग्रिड यह भी दिखाएगा कि उपस्थित लोग कब उपलब्ध हैं, आप देखेंगे कि Outlook उस मीटिंग के लिए समय और संघर्षों की संख्या का सुझाव भी देगा यदि कोई हो।
Scheduling Assistant यह सुनिश्चित करने में मदद करता है कि मीटिंग में हर कोई एक ही पेज पर होगा, और कोई संघर्ष नहीं होगा। यह उन समय को ब्लॉक कर देगा जब आपके सहकर्मी उपलब्ध नहीं हैं, और मीटिंग रूम कब उपलब्ध हैं और कब नहीं, यह देखने देगा जब मीटिंग बना रहे हों।
अपने कैलेंडर को त्वरित रूप से देखें
Outlook में मीटिंग्स प्रबंधित करने के लिए अगला है Outlook के Calendar को अपने लाभ के लिए उपयोग करना। ईमेल से मीटिंग में शामिल होने के लिए सहमत होने से पहले, आप जल्दी से अपने कैलेंडर को देखकर देख सकते हैं कि आपका दिन या सप्ताह कैसे आकार ले रहा है, बस Calendar आइकन पर अपना माउस होवर करके मासिक कैलेंडर देखें। कैलेंडर क्विक व्यू के साथ, आप अपने ईमेल छोड़े बिना अपना शेड्यूल देख पाएंगे।
एक बार जब आप आइकन पर होवर करते हैं, तो आप सप्ताह के लिए आगामी मीटिंग्स और अपॉइंटमेंट देख पाएंगे। आप यह भी देख सकते हैं कि वे किन कमरों में होते हैं, और किस समय। यदि आप चाहते हैं, तो आप कैलेंडर के ऊपरी दाएं कोने में (स्क्रॉल बार के पास) Dock the peek आइकन का चयन करके झांक को डॉक आउट कर सकते हैं और इसे अपने साथ अनुसरण करवा सकते हैं जैसे आप अपने ईमेल पढ़ते हैं।
मीटिंग अनुरोध सुविधा का अपने लाभ के लिए उपयोग करें
Outlook में मीटिंग्स प्रबंधित करने के लिए हमारा अंतिम पिक मीटिंग अनुरोध सुविधा से संबंधित है। इसके साथ, आपके पास मीटिंग अनुरोधों का जवाब देने का पूरा नियंत्रण होता है जैसे आप उन्हें प्राप्त करते हैं, यह सुनिश्चित करते हुए कि आपके कैलेंडर में सबसे अद्यतन जानकारी है। यह आपके इनबॉक्स को आमंत्रणों से साफ करने में भी मदद करता है।
इस सुविधा का उपयोग करने के लिए, आपको मीटिंग अनुरोध ईमेल खोलना होगा। आपको Accept, Tentative, or Decline देखना चाहिए। उनमें से किसी एक पर क्लिक करके मीटिंग उपस्थित लोगों को अपनी स्थिति बताएं, और इसे कैलेंडर में जोड़ें। यदि आप स्वीकार करते हैं, तो आप Edit the Response before Sending, Send the Response Now or Do Not Send a Response कर सकते हैं। ये विकल्प मीटिंग आयोजक को इस बात का बेहतर अंदाजा लगाने में मदद करेंगे कि कौन भाग लेने की योजना बना रहा है। यदि आप जवाब नहीं देते हैं, तो जिस व्यक्ति ने इसे आयोजित किया है, वह नहीं जान पाएगा कि आप भाग लेने की योजना बना रहे हैं या नहीं।
बेशक, आप Propose New Time विकल्प पर क्लिक करके मीटिंग के लिए वैकल्पिक समय प्रस्तावित कर सकते हैं। या, एक बार जब आप स्वीकार कर लेते हैं, तो आप इसे अपने कैलेंडर से संपादित कर सकते हैं, समय बदलने के लिए कहें, उस पर राइट-क्लिक करके।
कुछ अन्य सुविधाओं की भी जांच करें
हालांकि हमने Windows पर Outlook ऐप पर चर्चा की है, मीटिंग्स को प्रबंधित करने के कुछ अतिरिक्त तरीके भी हैं। ये Outlook for the web और Outlook mobile को कवर करते हैं। जुलाई में घोषित अनुसार, Outlook on the web अब यूजर्स को मीटिंग आमंत्रणों पर अधिक नियंत्रण देता है संदेशों, मीटिंग विवरण, उपस्थित लोगों की प्रतिक्रियाओं, और बहुत कुछ प्रदर्शित करके। Android पर Outlook, इस बीच, आपके कैलेंडर पर इवेंट विवरण में ईमेल और फ़ाइलों जैसी प्रासंगिक जानकारी दिखाता है ताकि आप मीटिंग्स के लिए बेहतर योजना बना सकें। निश्चित रूप से Outlook में मीटिंग्स प्रबंधित करने के एक से अधिक तरीके हैं, इसलिए नीचे कमेंट करके हमें बताएं कि आप अपनी मीटिंग्स कैसे प्रबंधित करते हैं।
