आउटलुक में मीटिंग कैसे प्रबंधित करें

यदि आप घर से काम कर रहे हैं, या अब कार्यालय लौट रहे हैं, तो समय के साथ हमेशा कुछ न कुछ होता रहा है, वह है बैठकें। महत्वपूर्ण विषयों पर चर्चा करने से, साक्षात्कार आयोजित करने से, एक से एक तक, और भी बहुत कुछ, किसी भी व्यवसाय या नौकरी के हिस्से में बैठकें शामिल होती हैं ताकि हर कोई गति प्राप्त कर सके और एक ही पृष्ठ पर बने रह सके।

हालाँकि, आपके पास जितनी अधिक बैठकें होंगी, आपका कैलेंडर उतना ही अधिक गन्दा हो सकता है। खैर, माइक्रोसॉफ्ट 365 में शामिल विंडोज 10 पर आउटलुक ऐप, मीटिंग्स को मैनेज करना आसान बनाता है। आप Outlook में मीटिंग कैसे प्रबंधित कर सकते हैं, इसके लिए हमारी पसंद यहां दी गई है।

शेड्यूलिंग सहायक का उपयोग करें

आउटलुक में मीटिंग्स को मैनेज करने के लिए हमारी नंबर एक पिक शेड्यूलिंग असिस्टेंट का उपयोग करना है। आउटलुक की यह अंतर्निहित विशेषता होम . पर क्लिक करके पाई जा सकती है टैब, उसके बाद नया ईमेल . के आगे नीचे तीर पर क्लिक करके और फिर मीटिंग . चुनना . फिर आपको शेड्यूलिंग सहायक . के लिए एक टैब ऊपर दिखाई देना चाहिए . इसे क्लिक करें।

शेड्यूलिंग सहायक को देखते हुए, लंबवत सलाखों वाला एक छायांकित क्षेत्र मीटिंग समय दिखाएगा जो आप चाहते हैं। आप समय को समायोजित करने के लिए बार को खींच सकते हैं। उपस्थित लोगों के उपलब्ध होने पर एक ग्रिड भी दिखाई देगा, आप देखेंगे कि आउटलुक उस मीटिंग के लिए समय और विरोधों की संख्या का भी सुझाव देगा यदि कोई हो।

शेड्यूलिंग सहायक यह सुनिश्चित करने में सहायता करता है कि मीटिंग में सभी एक ही पृष्ठ पर होंगे, और यह कि कोई विरोध नहीं है। यह उस समय को रोक देगा जब आपके सहकर्मी उपलब्ध नहीं होंगे, और आपको यह भी देखने देंगे कि मीटिंग रूम कब हैं और मीटिंग करते समय उपलब्ध नहीं हैं।

जल्दी से अपना कैलेंडर देखें

आउटलुक में मीटिंग्स के प्रबंधन के लिए अगला कदम आउटलुक के कैलेंडर का अपने लाभ के लिए उपयोग करना है। किसी ईमेल से मीटिंग में शामिल होने के लिए सहमत होने से पहले, आप यह देखने के लिए अपना कैलेंडर तुरंत देख सकते हैं कि आपका दिन या सप्ताह कैसे आकार ले रहा है, मासिक कैलेंडर देखने के लिए बस अपने माउस को कैलेंडर आइकन पर होवर करें। कैलेंडर त्वरित दृश्य के साथ, आप अपने ईमेल को छोड़े बिना अपना शेड्यूल देख पाएंगे।

एक बार जब आप आइकन पर होवर कर लेते हैं, तो आप सप्ताह के लिए आगामी मीटिंग और अपॉइंटमेंट देख सकेंगे। आप यह भी देख सकते हैं कि वे किन कमरों में और किस समय होते हैं। अगर आप चाहें, तो आप एक नज़र डालें . को भी चुन सकते हैं कैलेंडर के ऊपरी दाएं कोने में आइकन (स्क्रॉल बार के पास) झांकना डॉक आउट करने के लिए और जब आप अपने ईमेल पढ़ते हैं तो यह आपका अनुसरण करता है।

मीटिंग अनुरोध सुविधा का उपयोग अपने लाभ के लिए करें

हमारा अंतिम चयन आउटलुक में मीटिंग अनुरोध सुविधा से संबंधित है। इसके साथ, आपके पास मीटिंग अनुरोधों के जवाब देने का पूरा नियंत्रण होता है, जैसे ही आप उन्हें प्राप्त करते हैं, यह सुनिश्चित करते हुए कि आपके पास अपने कैलेंडर में सबसे अद्यतित जानकारी है। यह आपके इनबॉक्स को आमंत्रणों से भी साफ़ करने में भी मदद करता है।

इस सुविधा का उपयोग करने के लिए, आपको मीटिंग अनुरोध ईमेल खोलना होगा। आपको स्वीकार करना, संभावित या अस्वीकार करना देखना चाहिए। मीटिंग में उपस्थित लोगों को आपकी स्थिति जानने और कैलेंडर में जोड़ने के लिए उनमें से किसी एक पर क्लिक करें। यदि आप स्वीकार करते हैं, तो आप भेजने से पहले प्रतिक्रिया संपादित कर सकते हैं, प्रतिक्रिया अभी भेजें या प्रतिक्रिया न भेजें। इन विकल्पों से बैठक के आयोजक को बेहतर विचार करने में मदद मिलेगी कि कौन भाग लेने की योजना बना रहा है। अगर आप जवाब नहीं देते हैं, तो इसे आयोजित करने वाले व्यक्ति को पता नहीं चलेगा कि आप इसमें शामिल होने की योजना बना रहे हैं या नहीं।

बेशक, आप नए समय का प्रस्ताव . के विकल्प पर भी क्लिक कर सकते हैं बैठक के लिए वैकल्पिक समय प्रस्तावित करना। या, एक बार जब आप स्वीकार कर लेते हैं, तो आप अपने कैलेंडर से मीटिंग को संपादित कर सकते हैं, समय बदलने के लिए कह सकते हैं, इसे राइट-क्लिक करके।

कुछ अन्य सुविधाएं भी देखें

यद्यपि हमने विंडोज़ पर आउटलुक ऐप पर चर्चा की है, मीटिंग्स को प्रबंधित करने के कुछ अतिरिक्त तरीके भी हैं। ये वेब और आउटलुक मोबाइल के लिए आउटलुक को कवर करते हैं। जैसा कि जुलाई में घोषित किया गया था, वेब पर आउटलुक अब उपयोगकर्ताओं को संदेश, मीटिंग विवरण, सहभागी की प्रतिक्रियाओं आदि को प्रदर्शित करके मीटिंग आमंत्रणों पर अधिक नियंत्रण देता है। इस बीच, एंड्रॉइड पर आउटलुक, मीटिंग के लिए बेहतर योजना बनाने में आपकी मदद करने के लिए आपके कैलेंडर पर ईवेंट विवरण में प्रासंगिक जानकारी, जैसे ईमेल और फाइलें, दिखाता है। आउटलुक में मीटिंग्स को मैनेज करने के लिए निश्चित रूप से एक से अधिक तरीके हैं, तो हमें नीचे कमेंट करके बताएं कि आप अपनी मीटिंग्स को कैसे मैनेज करते हैं।