Microsoft Outlook विंडोज के लिए अब तक का सबसे अच्छा ईमेल क्लाइंट है। यह आपके सभी ईमेल मैनेज करने, कॉन्टैक्ट लिस्ट सेटअप करने, मीटिंग्स प्लान करने, शेड्यूल और बहुत कुछ करने में मदद करता है। आप Microsoft Outlook का उपयोग Google Reader फीड्स पढ़ने के लिए भी कर सकते हैं।
Google Docs भी - अब तक उपलब्ध सर्वोत्तम ऑनलाइन ऑफिस एप्लिकेशन में से एक है। Google Docs आपको डॉक्यूमेंट्स, स्प्रेडशीट्स, प्रेजेंटेशन और ड्रॉइंग बनाने देता है और उन्हें आपके Google अकाउंट में स्टोर करता है, ताकि आप किसी भी कंप्यूटर से डॉक्यूमेंट्स एक्सेस कर सकें।
यदि आप उपरोक्त दोनों सेवाओं का उपयोग करना पसंद करते हैं, तो क्यों न Harmony का उपयोग करें - दोनों सेवाओं को इंटीग्रेट करने और डेस्कटॉप से Google Docs डॉक्यूमेंट्स को प्रबंधित करने के लिए एक सिंपल Outlook ऐड-इन।
Microsoft Outlook से Google Docs डॉक्यूमेंट्स प्रबंधित करें
- Microsoft Outlook के लिए Harmony ऐड-इन डाउनलोड करें।
- एप्लिकेशन इंस्टॉल करने के बाद, Microsoft Outlook शुरू करें और आप देखेंगे कि इंटरफेस में एक नया साइडबार जोड़ा गया है जैसा कि नीचे दिखाया गया है:
- अपने Google अकाउंट क्रेडेंशियल डालें और "Sign in" बटन दबाएं। एप्लिकेशन सामान्य Gmail अकाउंट के साथ-साथ Google Apps अकाउंट के साथ भी काम करता है।
- एक बार लॉग इन करने के बाद, आप अपने Google अकाउंट में स्टोर किए गए डॉक्यूमेंट्स की पूरी सूची Outlook साइडबार में देखेंगे।
Microsoft Outlook से अपने मौजूदा Google डॉक्यूमेंट्स एडिट करें
- किसी डॉक्यूमेंट को एडिट करने के लिए, "Actions" बटन पर क्लिक करें और मेनू विकल्पों से "Open" चुनें।
- यह आपके Google Docs अकाउंट को Microsoft Outlook के "ब्राउजिंग पेन" में खोलेगा। फिर से अपने Google अकाउंट क्रेडेंशियल से साइन इन करें।
- एक बार साइन इन करने के बाद, चयनित डॉक्यूमेंट Microsoft Outlook के ब्राउजिंग पेन के अंदर लोड हो जाएगा जैसा कि नीचे दिखाया गया है:
- अब आप डॉक्यूमेंट को सामान्य रूप से एडिट कर सकते हैं जैसे आप Google Docs के अंदर करते हैं। आप अपने कंप्यूटर से या वेब URL से इमेज जोड़ सकते हैं, टेक्स्ट, पैराग्राफ जोड़ सकते हैं, स्प्रेडशीट बना सकते हैं और वह सब कुछ कर सकते हैं जो आप ब्राउज़र से काम करते समय Google Docs के अंदर करते हैं। एक बार डॉक्यूमेंट एडिट हो जाने पर, "Save and close" दबाएं और परिवर्तन डॉक्यूमेंट में सेव हो जाएंगे।
Outlook से Google Docs डॉक्यूमेंट शेयर करें
यदि आप अक्सर लोगों के समूह के साथ डॉक्यूमेंट शेयर करते हैं, तो यह फीचर बेहद मददगार होगा। किसी डॉक्यूमेंट को शेयर करने के लिए, Microsoft Outlook में Harmony साइडबार से डॉक्यूमेंट चुनें और "Actions" पर क्लिक करें। उपलब्ध विकल्पों से, नीचे दिखाए अनुसार "Share" चुनें:
यह एक पॉपअप विंडो खोलेगा। उन लोगों के ईमेल एड्रेस डालें जिनके साथ आप अपना Google डॉक्यूमेंट शेयर करना चाहते हैं।
जैसा कि आप देख सकते हैं, ऐड-इन विंडो आपके Google अकाउंट से ईमेल एड्रेस के लाइव सुझाव दिखाती है और इस प्रकार यह कोई समस्या नहीं होगी यदि आपको सहयोगियों या दोस्तों का सटीक ईमेल एड्रेस याद नहीं है। एक बार जब आप अपने डॉक्यूमेंट में सहयोगी जोड़ लेते हैं, तो आप चुन सकते हैं कि व्यक्ति डॉक्यूमेंट को एडिट कर सकता है या केवल देख सकता है। आप नीचे दिखाए अनुसार "Role options" पर क्लिक करके इस भूमिका को सेट कर सकते हैं:
आप डॉक्यूमेंट का नाम बदलने के लिए रीनेम विकल्प का उपयोग कर सकते हैं और डॉक्यूमेंट को स्टार्ड आइटम के रूप में मार्क करने के लिए स्टार विकल्प का उपयोग कर सकते हैं।
Microsoft Outlook से एक नया Google Docs डॉक्यूमेंट बनाएं
एक नया डॉक्यूमेंट बनाना भी आसान है, बस "New" बटन पर क्लिक करें और उस डॉक्यूमेंट का प्रकार चुनें जिसे आप बनाना चाहते हैं।
यदि आप एक मौजूदा ऑफिस डॉक्यूमेंट अपलोड करना चाहते हैं, तो "Upload" बटन पर क्लिक करें और अपने कंप्यूटर में डॉक्यूमेंट के स्थान पर नेविगेट करें। एक बार डॉक्यूमेंट बन जाने के बाद, एप्लिकेशन Microsoft Outlook के ब्राउजिंग पेन में Google Docs एडिटर खोलेगा और फिर आप सामान्य रूप से टेक्स्ट जोड़ और एडिट कर सकते हैं जैसे आप Google Docs के अंदर करते हैं।
निष्कर्ष
Microsoft Outlook के लिए Harmony ऐड-इन उन वेब वर्कर्स के लिए जरूरी है जो Outlook का उपयोग करते हैं और हमेशा अपने ईमेल क्लाइंट से Google Docs डॉक्यूमेंट्स को एडिट, शेयर और बनाने का एक तरीका चाहते थे। यह उपयोगी है क्योंकि आपको Google Docs डॉक्यूमेंट को शेयर या एडिट करने के लिए सिर्फ एक नई ब्राउज़र विंडो खोलने की आवश्यकता नहीं है। कृपया ध्यान दें कि ईमेल के विपरीत, आप Google Docs डॉक्यूमेंट को ऑफलाइन बना या एडिट नहीं कर सकते - आपको Microsoft Outlook में डॉक्यूमेंट लाने के लिए एक एक्टिव इंटरनेट कनेक्शन की आवश्यकता होगी। कुल मिलाकर, एप्लिकेशन Google Docs को MS-Outlook के साथ सहजता से इंटीग्रेट करता है और इस तरह की कोई खामियां या कमियां नहीं मिलीं।
क्या आप डेस्कटॉप से Google Docs डॉक्यूमेंट्स एक्सेस करने के लिए किसी टूल का उपयोग करते हैं? क्या आप अपनी दैनिक उत्पादकता में जोड़ने के लिए किसी अन्य Outlook प्लगइन का उपयोग करते हैं? कृपया कमेंट सेक्शन में अपने आइडिया और सुझाव शेयर करें।
