Microsoft Outlook से Google डॉक्स दस्तावेज़ कैसे प्रबंधित करें

माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक विंडोज के लिए अब तक का सबसे अच्छा ईमेल क्लाइंट है। यह आपको अपने सभी ईमेल प्रबंधित करने, संपर्क सूचियां सेट करने, मीटिंग की योजना बनाने, शेड्यूल और बहुत कुछ करने में मदद करता है। आप Google रीडर फ़ीड को पढ़ने के लिए भी Microsoft Outlook का उपयोग कर सकते हैं।

तो Google डॉक्स - अब तक उपलब्ध सर्वोत्तम ऑनलाइन कार्यालय अनुप्रयोगों में से एक है। Google डॉक्स आपको दस्तावेज़, स्प्रैडशीट, प्रस्तुतीकरण और आरेखण बनाने देता है और उन्हें आपके Google खाते में संग्रहीत करता है, ताकि आप दस्तावेज़ों को किसी भी कंप्यूटर से एक्सेस कर सकें।

यदि आप उपरोक्त दोनों सेवाओं का उपयोग करना पसंद करते हैं, तो हार्मनी का उपयोग क्यों न करें - दोनों सेवाओं को एकीकृत करने और डेस्कटॉप से ​​Google डॉक्स दस्तावेज़ों को प्रबंधित करने के लिए एक साधारण आउटलुक ऐड-इन।

Microsoft Outlook से Google डॉक्स दस्तावेज़ प्रबंधित करें

1. माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक के लिए हार्मनी ऐड-इन डाउनलोड करें

2. आपके द्वारा एप्लिकेशन इंस्टॉल करने के बाद, माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक शुरू करें और आप देखेंगे कि इंटरफ़ेस में एक नया साइडबार जोड़ा गया है जैसा कि नीचे दिखाया गया है:

3. अपना Google खाता क्रेडेंशियल दर्ज करें और "साइन इन" बटन दबाएं। एप्लिकेशन सामान्य जीमेल खातों के साथ-साथ Google Apps खातों के साथ भी काम करता है।

4. एक बार जब आप लॉग इन हो जाते हैं, तो आप आउटलुक साइडबार में अपने Google खाते में संग्रहीत दस्तावेजों की पूरी सूची देखेंगे।

Microsoft Outlook से अपने मौजूदा Google दस्तावेज़ों का संपादन

1. किसी दस्तावेज़ को संपादित करने के लिए, "क्रियाएँ" बटन पर क्लिक करें और मेनू विकल्पों में से "खोलें" चुनें।

2. यह आपका Google डॉक्स खाता माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक के "ब्राउज़िंग फलक" में खुल जाएगा। अपने Google खाता क्रेडेंशियल के साथ फिर से साइन इन करें

3. एक बार जब आप साइन इन हो जाते हैं, तो चयनित दस्तावेज़ Microsoft आउटलुक के ब्राउज़िंग फलक के अंदर लोड होगा जैसा कि नीचे दिखाया गया है:

4. अब आप दस्तावेज़ को संपादित कर सकते हैं जैसा कि आप सामान्य रूप से Google डॉक्स के अंदर करते हैं। आप अपने कंप्यूटर से या किसी वेब URL से चित्र जोड़ सकते हैं, टेक्स्ट, पैराग्राफ जोड़ सकते हैं, स्प्रेडशीट बना सकते हैं और ब्राउज़र से काम करते हुए Google डॉक्स के अंदर जो कुछ भी करते हैं, वह संभव है। एक बार जब आप दस्तावेज़ को संपादित कर लेते हैं, तो "सहेजें और बंद करें" दबाएं और परिवर्तन दस्तावेज़ में सहेजे जाएंगे।

आउटलुक से Google डॉक्स दस्तावेज़ साझा करना

यदि आप अक्सर लोगों के समूह के साथ दस्तावेज़ साझा करते हैं, तो यह सुविधा अत्यधिक सहायक होगी। दस्तावेज़ साझा करने के लिए, Microsoft आउटलुक में सद्भाव साइडबार से दस्तावेज़ का चयन करें और "क्रियाएँ" पर क्लिक करें। उपलब्ध विकल्पों में से, नीचे दिखाए अनुसार “साझा करें” चुनें:

यह एक पॉप अप विंडो खोलेगा। उन लोगों का ईमेल पता दर्ज करें जिनके साथ आप अपना Google दस्तावेज़ साझा करना चाहते हैं।

जैसा कि आप देख सकते हैं, ऐड-इन विंडो आपके Google खाते से ईमेल पते के लाइव सुझाव दिखाती है और इस प्रकार यदि आपको सहयोगियों या दोस्तों का सटीक ईमेल पता याद नहीं है तो यह कोई समस्या नहीं होगी। एक बार जब आप अपने दस्तावेज़ में सहयोगियों को जोड़ लेते हैं, तो आप चुन सकते हैं कि व्यक्ति दस्तावेज़ को संपादित कर सकता है या केवल उसे देख सकता है। आप नीचे दिखाए गए अनुसार "भूमिका विकल्प" पर क्लिक करके यह भूमिका निर्धारित कर सकते हैं:

आप दस्तावेज़ का नाम बदलने के लिए नाम बदलें विकल्प और दस्तावेज़ को तारांकित आइटम के रूप में चिह्नित करने के लिए स्टार विकल्प का उपयोग कर सकते हैं।

माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक से एक नया Google डॉक्स दस्तावेज़ बनाना

नया दस्तावेज़ बनाना भी आसान है, बस "नया" बटन पर क्लिक करें और उस दस्तावेज़ का प्रकार चुनें जिसे आप बनाना चाहते हैं।

यदि आप एक मौजूदा कार्यालय दस्तावेज़ अपलोड करना चाहते हैं, तो "अपलोड करें" बटन पर क्लिक करें और अपने कंप्यूटर में दस्तावेज़ स्थान पर नेविगेट करें। एक बार जब आप दस्तावेज़ बना लेते हैं, तो एप्लिकेशन Microsoft आउटलुक के ब्राउज़िंग फलक में Google डॉक्स संपादक खोल देगा और फिर आप टेक्स्ट जोड़ और संपादित कर सकते हैं जैसा कि आप सामान्य रूप से Google डॉक्स के अंदर करते हैं।

निष्कर्ष

माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक के लिए हार्मनी ऐड-इन उन वेब कर्मचारियों के लिए जरूरी है जो आउटलुक का उपयोग करते हैं और हमेशा अपने ईमेल क्लाइंट से Google डॉक्स दस्तावेज़ों को संपादित करने, साझा करने और बनाने के लिए एक तरीके की आवश्यकता होती है। यह उपयोगी है क्योंकि आपको केवल Google डॉक्स दस्तावेज़ साझा करने या संपादित करने के लिए एक नई ब्राउज़र विंडो खोलने की आवश्यकता नहीं है। कृपया ध्यान दें कि ईमेल के विपरीत, आप Google डॉक्स दस्तावेज़ को ऑफ़लाइन नहीं बना या संपादित कर सकते हैं - Microsoft आउटलुक में दस्तावेज़ लाने के लिए आपको एक सक्रिय इंटरनेट कनेक्शन की आवश्यकता होगी। कुल मिलाकर, एप्लिकेशन Google डॉक्स को Ms- आउटलुक के साथ समेकित रूप से एकीकृत करता है और इसमें कोई दोष या कमियां नहीं पाई जाती हैं।

क्या आप Google डॉक्स दस्तावेज़ों को डेस्कटॉप से ​​एक्सेस करने के लिए किसी टूल का उपयोग करते हैं? क्या आप अपनी दैनिक उत्पादकता में जोड़ने के लिए किसी अन्य आउटलुक प्लगइन का उपयोग करते हैं? कृपया अपने विचार और सुझाव कमेंट सेक्शन में साझा करें।