सिर्फ इसलिए कि आपको घर से काम करना पड़ता है इसका मतलब यह नहीं है कि आप रीयल-टाइम में एक साथ काम नहीं कर सकते। Google Docs का उपयोग करके, आप अपने टीम के सदस्यों के साथ आसानी से सहयोग कर सकते हैं, जिससे वे सभी एक दस्तावेज़ पर काम कर सकते हैं। प्रत्येक व्यक्ति देख सकता है कि बाकी टीम क्या कर रही है और डिजिटल पेज पर सीधे सुझाव और टिप्पणियां दे सकता है। यहां कुछ तरीके हैं जिनसे आप Google Docs पर सहयोग कर सकते हैं।
साझा दस्तावेज़ का उपयोग करने के दो तरीके
साझा दस्तावेज़ों पर सहयोग करने के दो सबसे आम तरीके हैं: ब्रेनस्टॉर्मिंग सत्र और एक पेपर पर एक समूह के रूप में एक साथ काम करना।
एक ही दस्तावेज़ का उपयोग करके अपनी टीम के सदस्यों से विचार इकट्ठा करें जहां प्रत्येक व्यक्ति अपने विचार सूचीबद्ध कर सकता है।
यदि एक से अधिक लोगों द्वारा अंतिम रिपोर्ट पूरी की जानी है, तो प्रत्येक व्यक्ति को पेपर का एक हिस्सा लिखने के लिए सौंपा जा सकता है। हर कोई एक ही समय में दस्तावेज़ पर काम करने में सक्षम होगा, जबकि प्रत्येक टीम सदस्य दूसरों द्वारा लिखे जा रहे को देखने और रीयल-टाइम में टिप्पणी करने में सक्षम होगा।
कैसे साझा करें
Google Docs में किसी दस्तावेज़ पर सहयोग करने का पहला कदम उन लोगों के साथ दस्तावेज़ साझा करना है जिन्हें आप इसे एक्सेस देना चाहते हैं। आप प्रत्येक व्यक्ति को उनकी परियोजना में भूमिका के आधार पर अलग-अलग एक्सेस दे सकते हैं। तीन अलग-अलग एक्सेस स्तर हैं: "संपादन कर सकते हैं," "टिप्पणी कर सकते हैं," और "देख सकते हैं।"
- "संपादन कर सकते हैं" विशेषाधिकार वाला कोई व्यक्ति टीम के किसी अन्य सदस्य को शामिल किए बिना दस्तावेज़ में सीधे कोई भी बदलाव कर सकता है।
- जो "टिप्पणी कर सकते हैं" वे दस्तावेज़ में सीधे बदलाव नहीं कर सकते। वे केवल टिप्पणियां जोड़ सकते हैं जहां वे अपने विचार साझा कर सकते हैं।
- "देख सकते हैं" एक्सेस स्तर व्यक्ति को यह देखने की अनुमति देता है कि बाकी सभी क्या कर रहे हैं लेकिन कोई बदलाव या टिप्पणी नहीं कर सकते।
यदि आप दस्तावेज़ के मालिक हैं (यानी, आपने दस्तावेज़ बनाया है), तो आपके पास सभी तीन विशेषाधिकार होंगे। दस्तावेज़ पर काम करते समय, जिस भी व्यक्ति के पास सामग्री खुली होगी, उसके परिवर्तन रीयल-टाइम में किए जाएंगे। आप प्रत्येक योगदानकर्ता के लिए अलग-अलग रंग के कर्सर देखेंगे।
साझा दस्तावेज़ के साथ काम करना
एक बार जब आप दस्तावेज़ साझा कर लेते हैं या आपके साथ कोई साझा कर देता है, तो अपना योगदान देने का समय आ गया है।
संपादन मोड
संपादन मोड में काम करते समय, आपके द्वारा दस्तावेज़ में किए गए कोई भी परिवर्तन तुरंत दिखाई देते हैं। बस अपना कर्सर वहां रखें जहां आप टेक्स्ट जोड़ना चाहते हैं और टाइप करें। यह किसी और को सूचना दिए बिना बदल जाता है।
टिप्पणी करना
टिप्पणी करना आपको दस्तावेज़ पर वर्चुअल स्टिकी नोट्स जोड़ने की अनुमति देता है। टिप्पणी करने के लिए:
1. उस टेक्स्ट के अनुभाग को हाइलाइट करें जिस पर आप टिप्पणी करना चाहते हैं।
2. पृष्ठ के दाएं किनारे पर दिखाई देने वाले छोटे प्लस चिह्न पर क्लिक करें।
3. अपनी टिप्पणी टाइप करें।
4. नीले टिप्पणी बटन पर क्लिक करें।
यदि आप किसी टिप्पणी का जवाब देना चाहते हैं, तो टिप्पणी पर क्लिक करें और अपना उत्तर टाइप करें। एक बार टिप्पणी में मुद्दा हल हो जाने पर, आप कॉपी को साफ रखने के लिए टिप्पणी को हटाना चाह सकते हैं। बॉक्स में "हल करें" विकल्प पर क्लिक करें, और टिप्पणी गायब हो जाएगी।
किसी भी हटाई गई टिप्पणी की समीक्षा करने के लिए, टिप्पणी आइकन पर क्लिक करें (यह एक स्पीच बबल जैसा दिखता है जिसमें रेखाएं होती हैं)। वहां आप टिप्पणी और उसके साथ सभी इंटरैक्शन देखेंगे।
टिप्पणियों में एक और आसान उपकरण अन्य संपादकों को टैग करने की क्षमता है ताकि आप किसी विशिष्ट व्यक्ति को कोई प्रश्न या विचार निर्देशित कर सकें।
1. टिप्पणी बॉक्स में @ टाइप करें।
2. विकल्पों में से चुनें या उस व्यक्ति का ईमेल टाइप करें जिसे आप टैग करना चाहते हैं।
3. यदि यह एक विशिष्ट कार्य है जिसे आप उन्हें पूरा करना चाहते हैं, तो उनके नाम के बगल में स्थित बॉक्स पर टिक करें, और वे आइटम को पूरा करने और इसे पूर्ण के रूप में चिह्नित करने के लिए जिम्मेदार होंगे।
सुझाव मोड
सुझाव मोड दस्तावेज़ पर सहयोग करने वाले लोगों को कॉपी में संपादन करने देता है जिन्हें स्वीकृत करना होगा।
फ़ाइल में संपादन का सुझाव देने के लिए, अपने परिवर्तनों को सीधे दस्तावेज़ पर टाइप करें। आपके द्वारा किए गए परिवर्तन मूल टेक्स्ट से अलग रंग में दिखाई देते हैं। आप जो हटाते हैं वह कटा हुआ होता है, और दाएं मार्जिन में एक टिप्पणी बॉक्स दिखाई देता है जो संपादन की व्याख्या करता है।
संशोधन इतिहास
Google Docs में संशोधन इतिहास का उपयोग करके, आप दस्तावेज़ के विभिन्न संस्करण देख सकते हैं और विभिन्न समय पर क्या परिवर्तन किए गए थे।
संशोधन इतिहास में, आप रंग-कोडिंग के माध्यम से देख सकते हैं कि किसने क्या परिवर्तन किए। आप किसी भी संस्करण का नाम बदल सकते हैं या पिछले संस्करणों को पुनर्स्थापित कर सकते हैं, उस बिंदु के बाद किए गए सभी परिवर्तनों को मिटा सकते हैं।
परिवर्तनों का यह इतिहास खोजने के लिए:
1. फ़ाइल पर क्लिक करें।
2. "संस्करण इतिहास" पर होवर करें।
3. "संस्करण इतिहास देखें" पर क्लिक करें।
पिछले संस्करण को देखने के लिए, उस संस्करण के शीर्षक पर क्लिक करें। यदि आप उस संस्करण को पुनर्स्थापित करना चाहते हैं, तो पृष्ठ के शीर्ष पर नीले बटन पर क्लिक करें।
संस्करण का नाम बदलने के लिए संस्करण के बगल में तीन बिंदुओं पर क्लिक करें।
बस इतना ही। जैसा कि आप देख सकते हैं, Google Docs में सहयोग करना आसान और सीधा है। सबसे अच्छी बात यह है कि सेवा मुफ्त है, और आप इसका उपयोग 100 लोगों तक के साथ सहयोग करने के लिए कर सकते हैं। सहयोग के अलावा, आप Google Docs में दो दस्तावेज़ों की तुलना भी कर सकते हैं और अपने दस्तावेज़ में सामग्री तालिका जोड़ सकते हैं। Google Docs पर अधिक टिप्स और ट्रिक्स के लिए, यहां Google Docs ट्यूटोरियल की हमारी लाइब्रेरी देखें।
