सिर्फ इसलिए कि आपको घर से काम करना है इसका मतलब यह नहीं है कि आप वास्तविक समय में एक साथ काम नहीं कर सकते। Google डॉक्स का उपयोग करके, आप अपनी टीम के सदस्यों के साथ आसानी से सहयोग कर सकते हैं, जिससे वे सभी एक दस्तावेज़ पर काम कर सकते हैं। प्रत्येक व्यक्ति देख सकता है कि बाकी टीम क्या कर रही है और सीधे डिजिटल पेज पर सुझाव और टिप्पणी कर सकता है। यहां कुछ तरीके दिए गए हैं जिनसे आप Google डॉक्स पर सहयोग कर सकते हैं।
साझा दस्तावेज़ का उपयोग करने के दो तरीके
साझा दस्तावेज़ों पर सहयोग करने के दो सबसे सामान्य तरीके हैं विचार-मंथन सत्र और एक समूह के रूप में एक साथ एक पेपर पर काम करना।
एक एकल दस्तावेज़ का उपयोग करके अपनी टीम के सदस्यों से विचार एकत्र करें जहाँ प्रत्येक व्यक्ति अपने विचारों को सूचीबद्ध कर सके।
यदि अंतिम रिपोर्ट को एक से अधिक व्यक्तियों द्वारा पूरा किया जाना है, तो प्रत्येक व्यक्ति को लिखने के लिए कागज का एक भाग सौंपा जा सकता है। हर कोई एक ही समय में दस्तावेज़ पर काम करने में सक्षम होगा, जबकि टीम का प्रत्येक सदस्य यह समीक्षा करने में सक्षम होगा कि अन्य क्या लिख रहे हैं और वास्तविक समय में टिप्पणी कर सकते हैं।
साझा कैसे करें
Google डॉक्स में किसी दस्तावेज़ पर सहयोग करने का पहला चरण दस्तावेज़ को उन लोगों के साथ साझा करना है जिन्हें आप एक्सेस करना चाहते हैं। आप प्रत्येक व्यक्ति को परियोजना में उनकी भूमिका के आधार पर अलग-अलग पहुंच प्रदान कर सकते हैं। पहुंच के तीन अलग-अलग स्तर हैं "संपादित कर सकते हैं," "टिप्पणी कर सकते हैं," और "देख सकते हैं।"
- कोई व्यक्ति जिसके पास "संपादित कर सकता है" विशेषाधिकार हैं, वह टीम के किसी अन्य सदस्य को शामिल किए बिना सीधे दस्तावेज़ में कोई भी बदलाव कर सकता है।
- जो लोग "टिप्पणी कर सकते हैं" वे दस्तावेज़ में सीधे बदलाव नहीं कर सकते। वे केवल वही टिप्पणियां जोड़ सकते हैं जहां वे अपने विचार साझा कर सकते हैं।
- एक "देख सकता है" पहुंच का स्तर व्यक्ति को यह देखने की अनुमति देता है कि बाकी सभी क्या कर रहे हैं लेकिन कोई बदलाव या टिप्पणी नहीं करते हैं।
यदि आप दस्तावेज़ के स्वामी हैं (अर्थात, आपने दस्तावेज़ बनाया है), तो आपके पास तीनों विशेषाधिकार होंगे। दस्तावेज़ पर काम करते समय, प्रत्येक व्यक्ति जिसके पास सामग्री खुली है, उसके परिवर्तन वास्तविक समय में किए जाएंगे। आप प्रत्येक योगदानकर्ता के लिए अलग-अलग रंग के कर्सर देखेंगे।
साझा दस्तावेज़ के साथ कार्य करना
एक बार जब आप दस्तावेज़ साझा कर लेते हैं या आपके साथ साझा कर दिया जाता है, तो यह आपका योगदान करने का समय है।
संपादन मोड
संपादन मोड में काम करते समय, आपके द्वारा दस्तावेज़ में किया गया कोई भी परिवर्तन तुरंत दिखाई देता है। बस अपना कर्सर वहां रखें जहां आप टेक्स्ट जोड़ना चाहते हैं और टाइप करना चाहते हैं। यह बिना किसी सूचना के किसी और को बदल देता है।
टिप्पणी करना
टिप्पणी करने से आप दस्तावेज़ में वर्चुअल स्टिकी नोट्स जोड़ सकते हैं। टिप्पणी करने के लिए:
1. पाठ के उस भाग को हाइलाइट करें जिस पर आप टिप्पणी करना चाहते हैं।
2. पृष्ठ के दाहिने किनारे पर दिखाई देने वाले छोटे प्लस चिह्न पर क्लिक करें।
3. अपनी टिप्पणी लिखें।
4. नीले टिप्पणी बटन पर क्लिक करें।
यदि आप किसी टिप्पणी का उत्तर देना चाहते हैं, तो टिप्पणी पर क्लिक करें और अपना उत्तर लिखें। एक बार टिप्पणी में समस्या का समाधान हो जाने के बाद, हो सकता है कि आप कॉपी को साफ रखने के लिए टिप्पणी को हटाना चाहें। बॉक्स में "समाधान" विकल्प पर क्लिक करें, और टिप्पणी गायब हो जाएगी।
किसी भी हटाई गई टिप्पणियों की समीक्षा करने के लिए, टिप्पणी आइकन पर क्लिक करें (इसमें पंक्तियों के साथ भाषण बुलबुले की तरह दिखता है)। वहां आप टिप्पणी और उसके साथ सभी इंटरैक्शन देखेंगे।
टिप्पणियों में एक अन्य उपयोगी उपकरण अन्य संपादकों को टैग करने की क्षमता है ताकि आप किसी प्रश्न या विचार को एक विशिष्ट व्यक्ति को निर्देशित कर सकें।
1. कमेंट बॉक्स में @ टाइप करें।
2. विकल्पों में से चुनें या उस व्यक्ति का ईमेल टाइप करें जिसे आप टैग करना चाहते हैं।
3. यदि यह एक विशिष्ट कार्य है जिसे आप उन्हें पूरा करना चाहते हैं, तो उनके नाम के आगे स्थित बॉक्स को चेक करें, और वे आइटम को पूरा करने और इसे हो गया के रूप में चिह्नित करने के लिए जिम्मेदार होंगे।
सुझाव मोड
सुझाव मोड दस्तावेज़ में सहयोग करने वाले लोगों को उस प्रतिलिपि में संपादन करने देता है जिसे स्वीकृत किया जाना है।
फ़ाइल में संपादन का सुझाव देने के लिए, अपने परिवर्तन सीधे दस्तावेज़ पर टाइप करें। आपके द्वारा किए गए परिवर्तन मूल पाठ से भिन्न रंग में दिखाई देते हैं। आप जो हटाते हैं उसे काट दिया जाता है, और संपादन की व्याख्या करने वाला एक टिप्पणी बॉक्स दाहिने हाशिये में दिखाई देता है।
पुनरीक्षण इतिहास
Google डॉक्स में संशोधन इतिहास का उपयोग करके, आप दस्तावेज़ के विभिन्न संस्करण देख सकते हैं और अलग-अलग समय में क्या परिवर्तन किए गए थे।
संशोधन इतिहास में, आप देख सकते हैं कि रंग-कोडिंग के माध्यम से किसने क्या परिवर्तन किए। आप किसी भी संस्करण का नाम बदल सकते हैं या पिछले संस्करणों को पुनर्स्थापित कर सकते हैं, उस बिंदु के बाद किए गए सभी परिवर्तनों को मिटा सकते हैं।
परिवर्तनों के इस इतिहास को खोजने के लिए:
1. फ़ाइल पर क्लिक करें।
2. "संस्करण इतिहास" पर होवर करें।
3. "संस्करण इतिहास देखें" पर क्लिक करें।
पिछले संस्करण को देखने के लिए, उस संस्करण के शीर्षक पर क्लिक करें। यदि आप उस संस्करण को पुनर्स्थापित करना चाहते हैं, तो पृष्ठ के शीर्ष पर स्थित नीले बटन पर क्लिक करें।
संस्करण का नाम बदलने के लिए उसके आगे तीन बिंदुओं पर क्लिक करें।
इतना ही। जैसा कि आप देख सकते हैं, Google डॉक्स में सहयोग करना आसान और सीधा है। सबसे अच्छी बात, यह सेवा मुफ़्त है, और आप इसका उपयोग अधिकतम 100 लोगों के साथ सहयोग करने के लिए कर सकते हैं। सहयोग के अलावा, आप Google डॉक्स में दो दस्तावेज़ों की तुलना भी कर सकते हैं और अपने दस्तावेज़ में सामग्री तालिका जोड़ सकते हैं। Google डॉक्स पर अधिक युक्तियों और युक्तियों के लिए, यहां Google डॉक्स ट्यूटोरियल की हमारी लाइब्रेरी देखें।