आज मैं आपको Microsoft Outlook . को अनुकूलित करने के तरीके के बारे में कुछ सुझाव दूंगा . अलग-अलग लोगों की अलग-अलग जरूरतें होती हैं और वे अपने हिसाब से माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक को कस्टमाइज कर सकते हैं। फ़ाइल मेनू के अंतर्गत Microsoft Outlook के पास बहुत से विकल्प उपलब्ध हैं जिनका उपयोग आप अपनी इच्छानुसार Outlook की अपनी प्रतिलिपि को अनुकूलित करने के लिए कर सकते हैं।
माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक को कैसे अनुकूलित करें
फ़ाइल> विकल्प के अंतर्गत उपलब्ध कई सुविधाओं में से, यहाँ कुछ कॉन्फ़िगरेशन विकल्पों की सूची दी गई है जिनका मैं हमेशा उपयोग करता हूँ।
आउटलुक में लाइव पूर्वावलोकन सक्षम करें
सामान्य के तहत उपलब्ध, इस विकल्प को चालू करने से आप देख सकते हैं कि जब आप विभिन्न स्वरूपण शैलियों पर होवर करते हैं तो आपका ईमेल कैसा दिखाई देगा। इससे आपको चयन के लिए वास्तव में स्वरूपण लागू करने से पहले रीयल-टाइम में पूर्वावलोकन करने में मदद मिलती है। विकल्प को सक्षम करने से आपका काफी समय बचता है। विकल्प डिफ़ॉल्ट रूप से चुना जाता है।
आउटलुक में वर्तनी सक्षम करें
मेल विकल्पों के अंतर्गत उपलब्ध, भेजने से पहले हमेशा वर्तनी जांच लें . को सक्षम करना जैसे ही आप भेजें . दबाते हैं, स्वचालित रूप से वर्तनी की जांच करने में आपकी सहायता करता है बटन। यह विशेष रूप से मदद करता है यदि आप मैन्युअल रूप से वर्तनी की जांच करना भूल जाते हैं। जब आप वहां हों, तो आपको यह भी सुनिश्चित करना चाहिए कि आपने उत्तर में मूल संदेशों को अनदेखा करें या अग्रेषित करें को सक्षम किया है . दूसरा विकल्प आपको उन गलतियों से गुजरने की अतिरिक्त परेशानी से बचाता है जो दूसरों ने आपको संदेश भेजते समय की थीं।
जवाब देने और अग्रेषित करने पर मूल संदेशों को इंडेंट करें
आप उत्तर देने पर मूल संदेशों को बंद करना चुन सकते हैं लेकिन इसके परिणामस्वरूप गलतफहमी हो सकती है क्योंकि प्राप्तकर्ता यह नहीं समझ सकते हैं कि आप किस संदेश का उत्तर दे रहे हैं। परंपरा हमेशा मूल संदेशों को उत्तरों और आगे में शामिल करने और इंडेंट करने की रही है। जबकि मूल संदेश को शामिल करने से दूसरों को संदर्भ समझने में मदद मिलती है, इंडेंटिंग से यह स्पष्ट हो जाता है कि कौन सा हिस्सा मूल है। डिफ़ॉल्ट विकल्प है टेक्स्ट शामिल करें . इसे "शामिल करें और इंडेंट करें" . में बदलें ।
आउटलुक में समय क्षेत्र सेट करें
टाइम ज़ोन सेट करने से आपको मीटिंग और अन्य इवेंट से बेहतर तरीके से निपटने में मदद मिलती है। यह तब और भी बेहतर होता है जब आप दो अलग-अलग समय क्षेत्र निर्दिष्ट करते हैं - एक आपके स्थानीय समय के लिए और दूसरा आपके ग्राहकों के समय क्षेत्र की जांच करने के लिए (उदाहरण के लिए ग्राहकों का संदर्भ है)।
समय क्षेत्र सेट करने का विकल्प कैलेंडर . के अंतर्गत दिया गया है फ़ाइल -> विकल्प . का अनुभाग . मैं आपके द्वारा बनाए गए प्रत्येक समय क्षेत्र में एक कस्टम नाम (लेबल) दर्ज करने की भी सिफारिश करूंगा ताकि आपके लिए कैलेंडर में समय क्षेत्र को समझना आसान हो जाए।
आउटलुक में पता पुस्तिका में संपर्कों को स्वतः जोड़ें
इस विकल्प को सक्षम करने से पता पुस्तिका में संपर्कों को जोड़ने में मदद मिलती है, भले ही आप उन्हें मैन्युअल रूप से जोड़ना भूल जाएं। जब आप इस विकल्प को सक्षम करते हैं, यदि आप To, CC, और BCC में संपर्क नाम टाइप करते हैं, और यदि वह संपर्क आपकी पता पुस्तिका में मौजूद नहीं है, तो आउटलुक इसे आपकी पता पुस्तिका में जोड़ देगा। आप बाद में इसे अपनी इच्छानुसार वर्गीकृत और समूहित कर सकते हैं। आपको यह सुविधा संपर्क . के अंतर्गत मिलेगी फ़ाइल -> विकल्प . का अनुभाग . इस सुविधा का उपयोग करके Microsoft Outlook द्वारा आपकी पता पुस्तिका में जोड़े जाने वाले संपर्क सुझाए गए संपर्क के अंतर्गत दिखाई देंगे जब आप संपर्क दृश्य में हों।
आउटलुक में ईमेल भेजने में देरी
जैसे ही आप भेजें hit दबाते हैं, डिफ़ॉल्ट कॉन्फ़िगरेशन Outlook को ईमेल भेजता है . बेशक, जब आप भेजें . पर क्लिक करते हैं तो आपको इंटरनेट से कनेक्ट होने की आवश्यकता होती है . कुछ मामलों में, हमें कुछ याद आता है और काश हमने भेजे गए ईमेल में कुछ जोड़ा या नहीं लिखा होता। संदेश वास्तव में आपका आउटबॉक्स छोड़ने से पहले कुछ समय पाने के लिए, कनेक्ट होने पर तुरंत भेजें un को अनचेक करें उन्नत . के अंतर्गत की फ़ाइल -> विकल्प . यह सुनिश्चित करता है कि आपका संदेश आउटबॉक्स में तब तक रहता है जब तक कि अगले ऑटो भेजने/प्राप्त करने का समय नहीं हो जाता।
ये आपके लिए Microsoft Outlook को अनुकूलित करने के लिए उपलब्ध कई विकल्पों में से कुछ हैं। कृपया उन विकल्पों को साझा करें जिनका आप नियमित रूप से उपयोग करते हैं।