आज मैं आपको Microsoft Outlook को कस्टमाइज़ करने के कुछ टिप्स दूंगा। अलग-अलग लोगों की अलग-अलग ज़रूरतें होती हैं और वे Microsoft Outlook को तदनुसार कस्टमाइज़ कर सकते हैं। File मेनू के तहत Microsoft Outlook में बहुत सारे विकल्प उपलब्ध हैं जिनका उपयोग आप अपनी इच्छानुसार Outlook की अपनी कॉपी को कस्टमाइज़ करने के लिए कर सकते हैं।
Microsoft Outlook को कैसे कस्टमाइज़ करें
File > Options के तहत उपलब्ध कई सुविधाओं में से, यहां कुछ कॉन्फ़िगरेशन विकल्पों की सूची है जिनका मैं हमेशा उपयोग करता हूं।
Outlook में Live Preview सक्षम करें
General के तहत उपलब्ध, इस विकल्प को चालू करने से आप देख सकते हैं कि जब आप विभिन्न फ़ॉर्मेटिंग शैलियों पर होवर करते हैं तो आपका ईमेल कैसा दिखाई देगा। यह आपको वास्तविक समय में पूर्वावलोकन करने में मदद करता है इससे पहले कि आप वास्तव में चयन पर फ़ॉर्मेटिंग लागू करें। विकल्प को सक्षम करने से आपका काफी समय बचता है। यह विकल्प डिफ़ॉल्ट रूप से चयनित है।
Outlook में Spelling सक्षम करें
Mail विकल्पों के तहत उपलब्ध, Always Check Spelling before Sending सक्षम करने से आपको वर्तनी की जांच स्वचालित रूप से करने में मदद मिलती है जैसे ही आप Send बटन दबाते हैं। यह विशेष रूप से मदद करता है यदि आप मैन्युअल रूप से वर्तनी जांच करना भूल जाते हैं। जब आप वहां हैं, तो आपको यह भी सुनिश्चित करना चाहिए कि आप Ignore Original Messages in Reply or Forward सक्षम करें। दूसरा विकल्प आपको दूसरों द्वारा आपको संदेश भेजते समय की गई गलतियों से गुजरने की अतिरिक्त परेशानी से बचाता है।
उत्तर और फॉरवर्ड पर मूल संदेशों को इंडेंट करें
आप उत्तर पर मूल संदेशों को बंद करना चुन सकते हैं लेकिन इसके परिणामस्वरूप गलतफहमी हो सकती है क्योंकि प्राप्तकर्ता यह नहीं समझ पाएंगे कि आप किस संदेश का उत्तर दे रहे हैं। परंपरा हमेशा उत्तरों और फॉरवर्ड में मूल संदेशों को शामिल करने और इंडेंट करने की रही है। मूल संदेश को शामिल करने से दूसरों को संदर्भ समझने में मदद मिलती है, इंडेंट करने से यह स्पष्ट होता है कि कौन सा भाग मूल है। डिफ़ॉल्ट विकल्प Include Text है। इसे "Include and Indent" में बदलें।
Outlook में Time Zone सेट करें
Time Zone सेट करने से आपको मीटिंग्स और अन्य घटनाओं से बेहतर तरीके से निपटने में मदद मिलती है। यह और भी बेहतर है जब आप दो अलग-अलग Time Zone निर्दिष्ट करते हैं - एक अपने स्थानीय समय के लिए और दूसरा अपने ग्राहकों के Time Zone की जांच करने के लिए (ग्राहकों का संदर्भ उदाहरण के लिए है)।
Time Zone सेट अप करने का विकल्प File -> Options के Calendar सेक्शन के तहत दिया गया है। मैं प्रत्येक Time Zone के लिए एक कस्टम नाम (लेबल) दर्ज करने की भी सिफारिश करूंगा ताकि कैलेंडर में Time Zone को समझना आपके लिए आसान हो जाए।
Outlook में Auto Add Contacts To Address Book
इस विकल्प को सक्षम करने से संपर्क एड्रेस बुक में जुड़ जाते हैं भले ही आप उन्हें मैन्युअली जोड़ना भूल जाएं। जब आप इस विकल्प को सक्षम करते हैं, यदि आप To, CC, और BCC में एक संपर्क नाम टाइप करते हैं, और यदि वह संपर्क आपकी एड्रेस बुक में मौजूद नहीं है, तो Outlook इसे आपकी एड्रेस बुक में जोड़ देगा। आप बाद में इसे अपनी इच्छानुसार वर्गीकृत और समूहित कर सकते हैं। आप इस सुविधा को File -> Options के Contacts सेक्शन के तहत पाएंगे। Microsoft Outlook द्वारा इस सुविधा का उपयोग करके आपकी एड्रेस बुक में जोड़े गए संपर्क Contacts View में होने पर Suggested Contacts के तहत दिखाई देंगे।
Outlook में ईमेल भेजने में देरी करें
डिफ़ॉल्ट कॉन्फ़िगरेशन Outlook को जैसे ही आप Send दबाते हैं ईमेल भेजता है। यह, निश्चित रूप से, आपको Send पर क्लिक करते समय इंटरनेट से जुड़े होने की आवश्यकता होती है। कुछ मामलों में, हम कुछ याद करते हैं और चाहते हैं कि हमने ईमेल में कुछ जोड़ा या नहीं लिखा होता जो भेजा गया था। संदेश वास्तव में आपके आउटबॉक्स छोड़ने से पहले कुछ समय पाने के लिए, File -> Options के Advanced के तहत Send Immediately When Connected को अनचेक करें। यह सुनिश्चित करता है कि आपका संदेश अगले ऑटो Send/Receive के लिए समय होने तक आउटबॉक्स में पड़ा रहता है।
ये Microsoft Outlook को कस्टमाइज़ करने के लिए उपलब्ध कई विकल्पों में से कुछ हैं। कृपया उन विकल्पों को साझा करें जिनका आप नियमित रूप से उपयोग करते हैं।
