क्या आप नौकरी छोड़ने की योजना बना रहे हैं और यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि आपको अपने सभी ईमेल की एक प्रति मिल जाए, यदि आपको बाद में उन्हें संदर्भित करने की आवश्यकता हो? या हो सकता है कि आप उन्हें केवल बैकअप उद्देश्यों के लिए निर्यात करना चाहते हैं यदि आपकी आउटलुक पीएसटी फ़ाइल दूषित हो जाती है, जो अक्सर होता है।
किसी भी मामले में, अपने ईमेल का बैकअप लेना हमेशा एक अच्छा विचार होता है। भले ही आप आउटलुक डॉट कॉम या जीमेल जैसी वेब सेवा का उपयोग कर रहे हों, फिर भी अपने सभी मेल को डाउनलोड करने के लिए आउटलुक जैसे डेस्कटॉप क्लाइंट का उपयोग करना एक बुरा विचार नहीं है ताकि आप इसे स्थानीय रूप से संग्रहीत कर सकें। वेब सेवाएं और Microsoft और Google जैसी दिग्गज कंपनियां विफलता के प्रति प्रतिरक्षित लग सकती हैं, लेकिन आप कभी नहीं जानते कि कब कुछ विनाशकारी हो सकता है।
इस लेख में, मैं आपको दिखाऊंगा कि आउटलुक 2003, 2007, 2010, 2013 और 2016 में अपने आउटलुक ईमेल कैसे निर्यात करें। यदि आप मैक के लिए आउटलुक का उपयोग कर रहे हैं तो मैं प्रक्रिया का भी उल्लेख करूंगा। यह ध्यान देने योग्य है कि वास्तविक आयात और निर्यात विज़ार्ड सभी संस्करणों में बिल्कुल समान है, लेकिन विज़ार्ड तक पहुंचने की प्रक्रिया बदल गई है।
आउटलुक से ईमेल निर्यात करना
यदि आप Outlook 2003, 2007, 2010 या 2013 चला रहे हैं, तो आयात/निर्यात विज़ार्ड प्राप्त करने की प्रक्रिया देखने के लिए Outlook संपर्कों को निर्यात करने के तरीके पर मेरी पोस्ट देखें। अगर आप आउटलुक 2016 चला रहे हैं, तो फाइल . पर क्लिक करें और खोलें और निर्यात करें ।
दाईं ओर के मेनू में, आयात/निर्यात . पर क्लिक करें बटन।
यह अब आयात/निर्यात विज़ार्ड लाएगा , जो Office के सभी संस्करणों में समान दिखता है। आरंभ करने के लिए, आप फ़ाइल में निर्यात करें . का चयन करना चाहते हैं ।
अगली स्क्रीन पर, आपको फ़ाइल का प्रकार चुनना होगा:या तो CSV (कॉमा सेपरेटेड वैल्यूज़) फ़ाइल या आउटलुक डेटा फ़ाइल (PST)। मैं आमतौर पर हमेशा पीएसटी का उपयोग करता हूं, ताकि आउटलुक में वापस आयात करना आसान हो, लेकिन यदि आप ईमेल को किसी अन्य ईमेल क्लाइंट या यहां तक कि एक्सेल या वर्ड जैसे प्रोग्राम में आयात करना चाहते हैं तो आप सीएसवी चुन सकते हैं।
अगली स्क्रीन पर, आपको यह चुनना होगा कि आप क्या निर्यात करना चाहते हैं। यदि आप अपने सभी ईमेल प्राप्त करना चाहते हैं, तो आप आमतौर पर इनबॉक्स . का चयन करते हैं और सुनिश्चित करें कि सबफ़ोल्डर शामिल करें की जाँच कर ली गयी है। यदि आप केवल ईमेल का एक छोटा उपसमूह चाहते हैं, तो आप फ़िल्टर . पर क्लिक कर सकते हैं बटन और फिर निर्यात करने के लिए ईमेल की संख्या को कम करने के लिए विभिन्न मानदंडों में डाल दिया।
अगला क्लिक करें और अब आपको अपनी CSV या PST फ़ाइल को सहेजने के लिए एक स्थान चुनना होगा। ऐसे कई विकल्प हैं जिन्हें आप उस सौदे से चुन सकते हैं कि कैसे डुप्लिकेट को संभाला जाएगा।
अंत में, समाप्त करें click क्लिक करें और आपको एक विंडो मिलेगी जिसमें पूछा जाएगा कि क्या आप अपनी पीएसटी फाइल को वैकल्पिक पासवर्ड से सुरक्षित रखना चाहते हैं। यदि आप यहां पासवर्ड का उपयोग करने जा रहे हैं, तो ध्यान दें कि यह 16 वर्णों से अधिक का होना चाहिए। साथ ही, ध्यान दें कि यह बहुत सुरक्षित नहीं है और इसे सही सॉफ़्टवेयर का उपयोग करके आसानी से हैक किया जा सकता है।
यह इसके बारे में। अब आपके पास एक CSV या PST फ़ाइल होनी चाहिए जिसमें आपके सभी ईमेल अंदर संग्रहीत हों। अब आप बैकअप के लिए इस फ़ाइल को किसी सुरक्षित स्थान पर कॉपी कर सकते हैं।
Mac के लिए Outlook से ईमेल निर्यात करें
यदि आप Office का Mac संस्करण चला रहे हैं, तो ईमेल निर्यात करने की प्रक्रिया भिन्न है। दरअसल, फाइल का प्रकार भी अलग होता है। Mac पर, आपके पास केवल एक विकल्प होता है:Mac के लिए Outlook संग्रह फ़ाइल (.OLM)।
फ़ाइल . पर क्लिक करें और फिर निर्यात करें ।
एक संवाद पॉपअप होगा जहां आप चुन सकते हैं कि आप कौन से आइटम संग्रह फ़ाइल में निर्यात करना चाहते हैं। आप मेल, कैलेंडर, संपर्क, कार्य और नोट्स में से चुन सकते हैं या आप किसी विशिष्ट श्रेणी में आइटम से चुन सकते हैं।
जारी रखें क्लिक करें और आपसे पूछा जाएगा कि आप फ़ाइल को कहाँ सहेजना चाहते हैं। यह इसके बारे में। मैक पर आउटलुक से निर्यात करते समय कोई अन्य विकल्प नहीं हैं।
एक बार जब आप अपने ईमेल निर्यात कर लेते हैं, तो आप मेरी पोस्ट पढ़ सकते हैं कि उन्हें जीमेल जैसी अन्य ईमेल सेवा में कैसे आयात किया जाए, अगर आप स्विच करने की योजना बना रहे हैं।