क्या आप नौकरी छोड़ने की योजना बना रहे हैं और यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि बाद में संदर्भ के लिए आपके सभी ईमेल की एक प्रति मिल जाए? या शायद आप सिर्फ बैकअप उद्देश्यों के लिए उन्हें एक्सपोर्ट करना चाहते हैं यदि आपकी आउटलुक PST फ़ाइल भ्रष्ट हो जाती है, जो अक्सर होता है।
किसी भी मामले में, अपने ईमेल का बैकअप लेना हमेशा एक अच्छा विचार है। भले ही आप आउटलुक.कॉम या जीमेल जैसी वेब सेवा का उपयोग कर रहे हों, फिर भी आउटलुक जैसे डेस्कटॉप क्लाइंट का उपयोग करके अपने सभी मेल डाउनलोड करना एक बुरा विचार नहीं है ताकि आपके पास यह स्थानीय रूप से संग्रहीत हो। माइक्रोसॉफ्ट और गूगल जैसे वेब सेवाएं और दिग्गज विफलता से प्रतिरक्षित लग सकते हैं, लेकिन आप कभी नहीं जानते कि कब कुछ विनाशकारी हो सकता है।
इस लेख में, मैं आपको दिखाऊंगा कि आउटलुक 2003, 2007, 2010, 2013 और 2016 में अपने आउटलुक ईमेल कैसे एक्सपोर्ट करें। मैं मैक के लिए आउटलुक का उपयोग करने की प्रक्रिया का भी उल्लेख करूंगा। यह ध्यान देने योग्य है कि वास्तविक इम्पोर्ट और एक्सपोर्ट विज़ार्ड सभी संस्करणों में लगभग समान है, लेकिन विज़ार्ड तक पहुंचने की प्रक्रिया बदल गई है।
आउटलुक से ईमेल एक्सपोर्ट करना
यदि आप आउटलुक 2003, 2007, 2010 या 2013 चला रहे हैं, तो इम्पोर्ट/एक्सपोर्ट विज़ार्ड तक पहुंचने की प्रक्रिया देखने के लिए आउटलुक संपर्कों को एक्सपोर्ट करने पर मेरी पोस्ट देखें। यदि आप आउटलुक 2016 चला रहे हैं, तो फाइल और ओपन एंड एक्सपोर्ट पर क्लिक करें।
दाएं हाथ के मेनू में, इम्पोर्ट/एक्सपोर्ट बटन पर क्लिक करें।
यह अब इम्पोर्ट/एक्सपोर्ट विज़ार्ड लाएगा, जो ऑफिस के सभी संस्करणों में समान दिखता है। शुरू करने के लिए, आप किसी फ़ाइल में एक्सपोर्ट करें चुनना चाहते हैं।
अगली स्क्रीन पर, आपको फ़ाइल का प्रकार चुनना होगा: या तो CSV (कॉमा सेपरेटेड वैल्यू) फ़ाइल या आउटलुक डेटा फ़ाइल (PST)। मैं आमतौर पर हमेशा PST का उपयोग करता हूं, ताकि इसे वापस आउटलुक में इम्पोर्ट करना आसान हो, लेकिन आप CSV चुन सकते हैं यदि आप ईमेल को किसी अन्य ईमेल क्लाइंट या एक्सेल या वर्ड जैसे प्रोग्राम में इम्पोर्ट करना चाहते हैं।
अगली स्क्रीन पर, आपको चुनना होगा कि आप क्या एक्सपोर्ट करना चाहते हैं। यदि आप अपने सभी ईमेल प्राप्त करना चाहते हैं, तो आप आमतौर पर इनबॉक्स चुनते हैं और सुनिश्चित करते हैं कि सबफ़ोल्डर शामिल करें चेक किया गया है। यदि आप केवल ईमेल का एक छोटा सबसेट चाहते हैं, तो आप फ़िल्टर बटन पर क्लिक कर सकते हैं और फिर एक्सपोर्ट करने के लिए ईमेल की संख्या कम करने के लिए विभिन्न मानदंड डाल सकते हैं।
अगला पर क्लिक करें और अब आपको अपनी CSV या PST फ़ाइल को सहेजने के लिए एक स्थान चुनना होगा। डुप्लिकेट को कैसे संभाला जाएगा, इससे संबंधित कई विकल्प हैं जिन्हें आप चुन सकते हैं।
अंत में, समाप्त पर क्लिक करें और आपको एक विंडो मिलेगी जो पूछेगी कि क्या आप वैकल्पिक पासवर्ड के साथ अपनी PST फ़ाइल की रक्षा करना चाहते हैं। यदि आप यहां पासवर्ड का उपयोग करने जा रहे हैं, तो ध्यान दें कि यह 16 वर्णों से अधिक होना चाहिए। साथ ही, ध्यान दें कि यह बहुत सुरक्षित नहीं है और सही सॉफ्टवेयर का उपयोग करके आसानी से हैक किया जा सकता है।
बस इतना ही। अब आपके पास एक CSV या PST फ़ाइल होनी चाहिए जिसमें आपके सभी ईमेल अंदर संग्रहीत हों। अब आप इस फ़ाइल को बैकअप के लिए सुरक्षित स्थान पर कॉपी कर सकते हैं।
मैक के लिए आउटलुक से ईमेल एक्सपोर्ट करें
यदि आप ऑफिस के मैक संस्करण चला रहे हैं, तो ईमेल एक्सपोर्ट करने की प्रक्रिया अलग है। वास्तव में, फ़ाइल प्रकार भी अलग है। मैक पर, आपके पास केवल एक विकल्प है: आउटलुक फॉर मैक आर्काइव फ़ाइल (.OLM)।
फाइल पर क्लिक करें और फिर एक्सपोर्ट।
एक डायलॉग पॉपअप होगा जहां आप चुन सकते हैं कि आप आर्काइव फ़ाइल में कौन से आइटम एक्सपोर्ट करना चाहते हैं। आप मेल, कैलेंडर, संपर्क, कार्य और नोट्स से चुन सकते हैं या आप किसी विशिष्ट श्रेणी में आइटम से चुन सकते हैं।
जारी रखें पर क्लिक करें और आपसे पूछा जाएगा कि आप फ़ाइल को कहां सहेजना चाहते हैं। मैक पर आउटलुक से एक्सपोर्ट करते समय बस इतना ही है। कोई अन्य विकल्प नहीं हैं।
एक बार आपके ईमेल एक्सपोर्ट हो जाने के बाद, आप उन्हें जीमेल जैसी किसी अन्य ईमेल सेवा में इम्पोर्ट करने के बारे में मेरी पोस्ट पढ़ सकते हैं, यदि आप स्विच करने की योजना बना रहे हैं।
