पुराने Outlook संस्करण में इनबिल्ट बैकअप फीचर "Outlook Add-in: Personal Folders Backup" था, जो नए संस्करणों में उपलब्ध नहीं है। इस पोस्ट में बताएंगे कि Microsoft Outlook PST डेटा फाइल का ऑटोमैटिक बैकअप कैसे लें। यह ओपन-सोर्स थर्ड-पार्टी प्लगइन OutlookBackupAddin के माध्यम से संभव है।
Outlook PST डेटा फाइल का ऑटोमैटिक बैकअप
महत्वपूर्ण जानकारी
Outlook डेटा दो प्रकार की फाइलों में स्टोर करता है - PST और OST। दोनों ईमेल, कैलेंडर, कॉन्टैक्ट्स सेव करते हैं, लेकिन:
- OST: IMAP या Exchange प्रोटोकॉल उपयोग करते समय बनता है
- PST: POP3 अकाउंट कॉन्फ़िगर करते समय बनता है
OST फाइल की सबसे बड़ी समस्या: इसे केवल मूल कंप्यूटर पर, उसी ईमेल और यूजर प्रोफाइल के साथ पुनः उपयोग किया जा सकता है। दूसरे PC पर उपयोग नहीं कर सकते। फॉर्मेट करने पर भी काम नहीं करेगा। Account Settings > Data Files में जाकर फाइल प्रकार चेक कर सकते हैं।
OutlookBackupAddin इंस्टॉल और कॉन्फ़िगर करें
- OutlookBackupAddin डाउनलोड करके इंस्टॉल करें
- .NET Framework 4.0 इंस्टॉल होना चाहिए
- Outlook 2010 बिना सर्विस पैक के उपयोग कर रहे हैं तो VSTO रनटाइम इंस्टॉल करें
इंस्टॉल होने के बाद रिबन बार पर "Backup" टैब उपलब्ध होगा।
सेटिंग्स कॉन्फ़िगर करें
ऐड-ऑन की सेटिंग्स विंडो खोलें और कॉन्फ़िगर करें:
- बैकअप के लिए PST फाइल्स चुनें
- टाइम इंटरवल (दिनों में) सेट करें
- टारगेट फोल्डर चुनें
- "backupexecutor.exe" फाइल का स्थान बताएं
Save बटन पर क्लिक करें और Outlook से बाहर निकलें।
जैसे ही आप बाहर निकलेंगे, बैकअप प्रक्रिया शुरू हो जाएगी और Outlook PST डेटा फाइलों की बैकअप कॉपी बन जाएगी। फाइलों को दूसरे कंप्यूटर पर कॉपी करें, Outlook इन्हें पहचान लेगा।
ग्रुप पॉलिसी सपोर्ट
संगठन में इस ऐड-इन का उपयोग करके ऑटोमैटिक बैकअप के लिए ग्रुप पॉलिसी सपोर्ट उपलब्ध है।
- इंस्टॉलेशन फोल्डर में ADMX फोल्डर होता है जिसमें GPO टेम्पलेट होता है
- इन फाइलों को %systemroot%\PolicyDefinitions में कॉपी करें
- Group Policy खोलें और नई पॉलिसी बनाएं:
User Configuration\ Policies\ Administrative Templates\ Outlookbackup addin settings
- यहां प्रीफिक्स टाइप, काउंटडाउन, डेस्टिनेशन आदि परिभाषित करें
अनइंस्टॉल करने पर
यदि उपयोग बंद करना चाहते हैं, तो BackupExecutor.exe /unregister कमांड चलाएं। प्रोग्राम इंस्टॉलेशन फोल्डर में उपलब्ध है।
सीधे डिलीट करने पर निम्न रजिस्ट्री कीज़ डिलीट करें:
HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Microsoft\Office\Outlook\Addins\Codeplex.BackupAddIn HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Wow6432Node\Microsoft\Office\Outlook\Addins\Codeplex.BackupAddIn
OutlookBackupAddin को GitHub से डाउनलोड कर सकते हैं।
