क्या आपको अपने Outlook संपर्कों को निर्यात करने की आवश्यकता है और यह नहीं जानते कि कहां से शुरू करें? चाहे आप कहीं और नया ईमेल खाता खोलना चाहते हों, एक Excel फाइल बनाना चाहते हों, या एक Access डेटाबेस पॉप्युलेट करना चाहते हों, अपने Outlook संपर्कों को निर्यात करना आपके विचार से आसान है।
यहां निर्यात प्रक्रिया में आपकी सहायता के लिए सरल चरण दिए गए हैं और फिर उस फाइल को अपने गंतव्यों में कैसे आयात करें।
Outlook से निर्यात करें
प्रक्रिया शुरू करने के लिए, File > Open & Export > Import/Export चुनें। जब अगली विंडो खुलती है, तो विकल्पों की सूची में Export to a file चुनें। आप तब दो फाइल प्रकारों में से चुन सकते हैं; Comma Separated Values (.csv) या Outlook Data File (.pst)।
Comma Separated Values विकल्प एक व्यापक रूप से उपयोग किया जाने वाला विकल्प है। यह आपको स्वच्छ संक्रमण के लिए फील्ड्स को मैप करने की अनुमति देता है और फाइल को डेटाबेस, स्प्रेडशीट्स, और अन्य विभिन्न क्लाइंट्स में आसानी से अपलोड या आयात किया जा सकता है। यदि आप अपने Outlook डेटा का एक साधारण बैकअप बनाना चाहते हैं, तो Outlook Data File ठीक काम करता है।
अगले चरण में, विकल्पों की सूची से Contacts फोल्डर चुनें और Next पर क्लिक करें। फिर आप देख सकते हैं कि फाइल आपके कंप्यूटर पर कहां सेव होगी और उसे दिया गया डिफ़ॉल्ट नाम। इन दोनों को बदला जा सकता है। Browse बटन पर क्लिक करके और स्थान ढूंढकर एक अलग स्थान चुनें। केवल नाम बदलने के लिए, आप इसे फाइल फील्ड में ही कर सकते हैं। पूरा होने पर, Next पर क्लिक करें।
आपको अपना निर्यात अंतिम रूप देने के लिए एक स्क्रीन दिखाई देगी, लेकिन यदि आवश्यक हो तो पहले Map Custom Fields बटन पर क्लिक कर सकते हैं। यह आपको अपनी फाइल में फील्ड्स को हटाने या बदलने की अनुमति देगा, लेकिन यह पूरी तरह से वैकल्पिक है। उदाहरण के लिए, यदि आपके कोई संपर्क Suffix फील्ड का उपयोग नहीं करते हैं, तो बस इसे चुनें और इसे बाईं ओर खींचकर फाइल से हटा दें।
विपरीत रूप से, यदि आप अपने संपर्कों द्वारा आमतौर पर उपयोग किए जाने वाले एक और फील्ड जैसे Web Page को जोड़ना चाहते हैं, तो उसे चुनें और दाईं ओर ले जाकर जोड़ें। आप वर्तमान मैपिंग कैसे प्रदर्शित होगी यह देखने के लिए Previous और Next बटन का भी उपयोग कर सकते हैं। जब आप पूरा कर लें, तो Finish बटन पर क्लिक करें और निर्यात संसाधित हो जाएगा।
Excel में आयात करें
एक बार जब आपके पास Excel खुला हो, तो संपर्क फाइल आयात करना बहुत आसान है। अपने मेनू में Data पर जाएं और From Text चुनें। यह आपको टेक्स्ट फाइल्स ब्राउज़ करने की अनुमति देगा। तो, बस उस स्थान पर नेविगेट करें जहां आपकी निर्यात की गई फाइल सेव है, इसे चुनें, और Open पर क्लिक करें।
फिर आप Text Import Wizard देखेंगे। यह आपकी फाइल प्रकार को पहचानेगा और आपको उस पंक्ति को समायोजित करने के विकल्प प्रदान करेगा जहां से डेटा आयात शुरू होना चाहिए और यदि आपकी फाइल में हेडर्स हैं तो एक चेकबॉक्स चिह्नित करें। अगले चरण में, आप विभिन्न डिलीमीटर्स का चयन करके अपने डेटा के पूर्वावलोकन की जांच कर सकते हैं। अंत में, आप प्रत्येक कॉलम के लिए डेटा फॉर्मेट सेट कर सकते हैं। इनमें से प्रत्येक विजार्ड चरण वैकल्पिक है। जब आप पूरा कर लें, तो Finish पर क्लिक करें।
Access में आयात करें
एक बार जब आप उस Access डेटाबेस में हों जहां आप अपने संपर्क जोड़ना चाहते हैं, तो External Data > Text File पर जाएं। फिर आप बस अपनी फाइल के लिए ब्राउज़ करेंगे और चुनेंगे कि आप अपने डेटाबेस में डेटा कहां चाहते हैं। आप डेटा को एक नई टेबल में आयात कर सकते हैं, आपके द्वारा चुनी गई टेबल में एक प्रति जोड़ सकते हैं, या डेटा स्रोत से लिंक कर सकते हैं।
Excel आयात प्रक्रिया के समान, आप डिलीमिटेड या फिक्स्ड चौड़ाई लेआउट के बीच चयन कर सकते हैं, सेपरेटर डिलीमीटर चुन सकते हैं, और फील्ड विकल्पों को समायोजित कर सकते हैं। अगला, आप अपनी प्राइमरी की चुन सकते हैं और जब आप पूरा कर लें तो Finish पर क्लिक करें।
Gmail में आयात करें
एक बार जब आप वेब पर अपने Gmail खाते में लॉग इन हो जाते हैं, तो शीर्ष बाएं से Gmail चुनें और Contacts पर क्लिक करें। जब आप संपर्क अनुभाग में पहुंचते हैं, तो More > Import चुनें। फिर CSV विकल्प चुनें। यदि आपको अपने Old Contacts अनुभाग में निर्देशित किया जाता है, तो वहां जाएं और आपको नेविगेशन से Import Contacts विकल्प दिखाई देगा। अपनी फाइल स्थान पर ब्राउज़ करें और Import पर क्लिक करें।
Yahoo! Mail में आयात करें
एक बार जब आप वेब पर अपने Yahoo! Mail खाते में लॉग इन हो जाते हैं, तो शीर्ष बाएं से संपर्क आइकन पर क्लिक करें। मुख्य स्क्रीन में आपके पास संपर्क आयात करने का विकल्प होता है। बटन पर क्लिक करें और फिर File Upload विकल्प के लिए Import पर क्लिक करें। अपनी फाइल के लिए ब्राउज़ करें और फिर Import पर क्लिक करें।
Outlook.com (Web) में आयात करें
यदि आपके पास एक फाइल है जिसे वेब के माध्यम से Outlook.com में आयात करने की आवश्यकता है, तो यह Gmail और Yahoo की तरह ही आसानी से काम करता है। एक बार लॉग इन होने पर, शीर्ष बाएं से ऐप्स आइकन चुनें और People पर क्लिक करें। Import contacts के तहत, Start import पर क्लिक करें, और अगली स्क्रीन पर Other पर क्लिक करें। फिर अपनी फाइल के लिए ब्राउज़ करें और Upload पर क्लिक करें।
Outlook (Desktop) में आयात करें
यदि आपको Outlook में संपर्क आयात करने की आवश्यकता होती है, उदाहरण के लिए यदि आपने एक नया खाता खोला है, तो यह निर्यात जितना ही आसान है। पहले, File > Open & Export > Import/Export चुनें। एक विंडो खुलेगी और विकल्पों की सूची में Import from another program or file चुनें। Comma Separated Values चुनें, Next पर क्लिक करें, और फिर अपनी फाइल के लिए ब्राउज़ करें।
आप डुप्लिकेट को बदलने, डुप्लिकेट की अनुमति देने, या बिल्कुल भी डुप्लिकेट आयात न करने के विकल्प चुन सकते हैं। Next पर क्लिक करें, सूची में Contacts चुनें, और फिर Next पर हिट करें। निर्यात प्रक्रिया की तरह ही, यदि आप चुनते हैं तो आप फील्ड्स को अलग तरीके से मैप कर सकते हैं और जब आप पूरा कर लें तो Finish पर क्लिक करें।
Mac में आयात करें
यदि आप वास्तव में चीजों को बदल रहे हैं और PC से Mac पर स्विच कर रहे हैं, तो आप अपने संपर्कों को स्थानांतरित करने के लिए Comma Separated Values फाइल का उपयोग कर सकते हैं। Mac पर संपर्क एप्लिकेशन खुला होने पर, अपने मेनू से File > Import चुनें। फिर अपने फाइल स्थान पर नेविगेट करें, यह मानते हुए कि आपने अपने दस्तावेज़ स्थानांतरित कर दिए हैं या अपनी फाइलों के लिए किसी अन्य स्टोरेज एवेन्यू का उपयोग कर रहे हैं, और Open पर क्लिक करें।
फिर आप फील्ड्स की मैपिंग देखेंगे, जिसे हेडर्स के बगल में तीरों का चयन करके समायोजित किया जा सकता है। उदाहरण के लिए, आप First Name के लिए हेडर के बजाय Nickname चुन सकते हैं। आप विशिष्ट आइटम आयात न करना भी चुन सकते हैं।
फिर आप चुन सकते हैं कि डुप्लिकेट होने पर नए, पुराने, या दोनों को रखना है। आप पुराने को नए के साथ अपडेट करने का निर्णय भी ले सकते हैं। बस शीर्ष से अपनी पसंद चुनें और यदि आप चाहते हैं कि यह सभी पर लागू हो, तो नीचे चेकबॉक्स चिह्नित करना सुनिश्चित करें। Next पर क्लिक करें और फिर Import।
अपने संपर्कों को स्थानांतरित करना आसान है
चाहे व्यवसाय में हो या व्यक्तिगत जीवन में, ऐसे समय होते हैं जब हमें अपने संपर्कों को इधर-उधर ले जाने की आवश्यकता होती है। जब Outlook से उन्हें निर्यात करने की बात आती है तो प्रक्रिया से अभिभूत न हों क्योंकि, जैसा कि आप देख सकते हैं, यह वास्तव में काफी सरल है।
क्या आपको कभी Outlook से संपर्कों को फाइल या किसी अन्य स्थान पर निर्यात करने में कोई समस्या हुई? नीचे अपना अनुभव शेयर करें ताकि अन्य पाठक इससे सीख सकें।
