Microsoft Outlook में मेलबॉक्स आकार को साफ, कॉम्पैक्ट और कम कैसे करें

Microsoft Outlook, Outlook या Live ईमेल सेवा के लिए क्लाइंट, ईमेल और अटैचमेंट को ऑफलाइन सहेजता है। जैसे-जैसे आप ईमेल प्राप्त करते हैं और भेजते हैं, डेटाबेस का आकार बढ़ता रहता है। जबकि यह सुनिश्चित करता है कि आप इंटरनेट से कनेक्ट न होने पर ईमेल एक्सेस कर सकते हैं, इसका मतलब यह भी है कि मेलबॉक्स का आकार बढ़ता रहता है। इस पोस्ट में, हम साझा करेंगे कि आप Microsoft Outlook में मेलबॉक्स आकार को कैसे कॉम्पैक्ट और कम कर सकते हैं।

Outlook में साफ करें, कॉम्पैक्ट करें और मेलबॉक्स आकार कम करें

बड़े मेलबॉक्स का नुकसान यह है कि यह अनुभव को धीमा कर देता है। कुछ भी खोलने और खोजने में अधिक समय लगता है। इसके अलावा, Office 365 जैसे ईमेल प्रदाता मेलबॉक्स के अधिकतम आकार को सीमित करते हैं। इसका मतलब है कि जब तक आप Microsoft Outlook में मेलबॉक्स आकार को कम नहीं करते, आप कोई ईमेल भेज या प्राप्त नहीं कर सकते।

Outlook मेलबॉक्स का सारा डेटा कहां संग्रहीत होता है

यदि आप POP या IMAP सुविधा का उपयोग करते हैं, तो सभी फाइलें, ईमेल, फोल्डर, संपर्क आदि Outlook Data File (.pst) में संग्रहीत होते हैं। यदि आप Office 365, Exchange, या Outlook.com खाते का उपयोग कर रहे हैं, तो मेलबॉक्स डेटा Offline Outlook Data File (.ost) में उपलब्ध होता है। ईमेल और अटैचमेंट हटाने से मदद मिल सकती है, लेकिन यदि आप सभी जानकारी PST फाइल में सहेजते हैं, तो यह अपने आप सिकुड़ती नहीं है।

नोट: हमने Outlook से फाइलें हटाने के दो और तरीकों पर चर्चा की है। यदि आप उनका उपयोग करते हैं, और फिर मैन्युअल रूप से मेलबॉक्स का फाइल आकार कम करते हैं, तो यह और मदद करेगा।

Outlook Data File (.pst) को कॉम्पैक्ट और कम करें

PST फाइल का फायदा यह है कि जब आप ईमेल हटाते हैं, तो यह पृष्ठभूमि में डेटाबेस को स्वचालित रूप से कॉम्पैक्ट करता है। कॉम्पैक्टिंग प्रक्रिया तब होती है जब आप Outlook का उपयोग नहीं कर रहे होते हैं। आप नीचे दिए गए चरणों का पालन करके इसे मैन्युअली भी कॉम्पैक्ट कर सकते हैं:

1. Outlook खोलें, और उन आइटम्स को हटाएं जिनकी आपको आवश्यकता नहीं है। जब आप हटाते हैं, तो फाइलें "Deleted Items" फोल्डर के अंदर चली जाती हैं। राइट-क्लिक करें और इसे खाली करें।
2. File > Account Settings > Account Settings पर क्लिक करें।
3. Data Files टैब पर स्विच करें। कॉम्पैक्ट करने के लिए डेटा फाइल चुनें। फिर Settings पर क्लिक करें।
4. Advanced टैब > Outlook Data File Settings पर क्लिक करें।
5. Outlook Data File Settings डायलॉग में, Compact Now पर क्लिक करें और फिर OK पर क्लिक करें।

PST फाइल आकार के आधार पर, इसे कॉम्पैक्ट करने में कई मिनट लग सकते हैं।

Offline Outlook Data File (.ost) को कॉम्पैक्ट और कम करें

कई ईमेल खाते डेटा संग्रहीत करने के लिए Offline Outlook Data File का उपयोग करते हैं। OST या Offline Outlook Data File, PST या Outlook Data File के समान है एक अपवाद के साथ। आप Offline Outlook Data File (.ost) से इम्पोर्ट या एक्सपोर्ट नहीं कर सकते।

1. File > Account Settings, Account Settings पर क्लिक करें।
2. Data Files टैब पर, उस डेटा फाइल पर क्लिक करें जिसे आप कॉम्पैक्ट करना चाहते हैं, और फिर Settings पर क्लिक करें।
3. Advanced टैब > Outlook Data File Settings पर क्लिक करें।
4. Outlook Data File Settings डायलॉग में, Compact Now पर क्लिक करें और फिर OK पर क्लिक करें।

Mail Cleanup Tool का उपयोग करें

Outlook एक अंतर्निहित मेल क्लीनअप टूल प्रदान करता है, या आप Outlook Attachment Cleanup टूल का उपयोग पुराने और बड़े संदेशों को खोजने के लिए कर सकते हैं जिन्हें आप हटा सकते हैं या PST फाइल में ले जा सकते हैं। यह ईमेल सर्वर के साथ विरोधाभास करने वाले ईमेल की प्रतिलिपि को भी हटा सकता है। कभी-कभी हम सर्वर से फाइलें हटाते हैं, लेकिन वे अभी भी क्लाइंट पर उपलब्ध होती हैं जो जगह घेरती हैं।

Mailbox Cleanup टूल चलाएं

1. File > Tools > Mailbox Cleanup पर क्लिक करें।
2. View Mailbox Size, Find items older than, Find items bigger than, View Deleted Items Size, Empty Deleted Items folder, View Conflicts Size, या Empty Conflicts चुनें ताकि आप अपना वांछित कार्य कर सकें।

Outlook में Clean Up Conversation Tool का उपयोग करें

Outlook for Office 365, Outlook 2019, Outlook 2016 Office for business, Outlook 2013 और अन्य में वार्तालापों को साफ करने के लिए एक टूल है। वार्तालाप या ईमेल थ्रेड्स एक ही चीज हैं। "Conversation tool" स्मार्ट है। यह प्रत्येक संदेश की सामग्री का मूल्यांकन करेगा, और यदि ईमेल का कोई भाग किसी पूर्वावलोकन संदेश में उपलब्ध है, तो यह इसे हटा देगा।

मेलबॉक्स आकार को कॉम्पैक्ट और कम करने के लिए आपके पास तीन और विकल्प हैं

• Clean Up चयनित वार्तालाप पर जांच करता है।
• Folder clean up चयनित फोल्डर की समीक्षा करता है।
• Clean Up Folder & Subfolders सबफोल्डर पर भी जांच करता है।

ये Microsoft Outlook में मेलबॉक्स आकार को कॉम्पैक्ट और कम करने के लिए सबसे अच्छे सुझाव हैं। हालांकि, हमेशा सुनिश्चित करें कि आप गलती से आवश्यक फाइलों को न हटाएं।

अगला पढ़ें: Microsoft Outlook को ऑप्टिमाइज़ और तेज़ कैसे करें।