Microsoft Outlook में मेलबॉक्स का आकार कैसे साफ़, छोटा और छोटा करें

माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक , आउटलुक या लाइव ईमेल सेवा के लिए क्लाइंट, ईमेल और अटैचमेंट को ऑफलाइन सेव करें। जैसे-जैसे आप ईमेल प्राप्त करते और भेजते हैं, डेटाबेस का आकार बढ़ता रहता है। हालांकि यह सुनिश्चित करता है कि इंटरनेट से कनेक्ट न होने पर आप ईमेल तक पहुंच सकते हैं, इसका मतलब यह भी है कि मेलबॉक्स का आकार बढ़ता रहता है। इस पोस्ट में, हम साझा करेंगे कि आप Microsoft आउटलुक में मेलबॉक्स के आकार को कैसे संकुचित और कम कर सकते हैं।

आउटलुक में मेलबॉक्स का आकार साफ, छोटा और छोटा करें

बड़ा मेलबॉक्स होने का नुकसान यह है कि यह अनुभव को धीमा कर देता है। किसी भी चीज़ को खोलने और खोजने में अधिक समय लगता है। इसके ऊपर, Office 365 जैसे ईमेल प्रदाता, मेलबॉक्स के अधिकतम आकार को सीमित करते हैं। इसका मतलब है कि जब तक आप Microsoft Outlook में मेलबॉक्स का आकार कम नहीं करते, आप कोई ईमेल भेज या प्राप्त नहीं कर सकते।

आउटलुक मेलबॉक्स का सारा डेटा कहाँ संग्रहीत किया जाता है

यदि आप POP या IMAP सुविधा का उपयोग करते हैं, तो सभी फ़ाइलें, ईमेल, फ़ोल्डर, संपर्क आदि Outlook डेटा फ़ाइल (.pst) में संग्रहीत होते हैं। यदि आप Office 365, Exchange, या Outlook.com खाते का उपयोग कर रहे हैं, तो मेलबॉक्स डेटा ऑफ़लाइन Outlook डेटा फ़ाइल (.ost) में उपलब्ध है। ईमेल और अटैचमेंट को मिटाने से मदद मिल सकती है, अगर आप सभी जानकारी को पीएसटी फ़ाइल में सेव करते हैं, तो यह अपने आप सिकुड़ती नहीं है।

नोट: हमने आउटलुक से फाइलों को हटाने के दो और तरीकों पर चर्चा की है। यदि आप उनका उपयोग करते हैं, और फिर मेलबॉक्स के फ़ाइल आकार को मैन्युअल रूप से कम करते हैं, तो इससे और मदद मिलेगी।

आउटलुक डेटा फ़ाइल (.pst) को संकुचित और कम करें

पीएसटी फ़ाइल के साथ लाभ यह है कि जब आप ईमेल हटाते हैं, तो यह स्वचालित रूप से पृष्ठभूमि में डेटाबेस को संकुचित कर देता है। कॉम्पैक्टिंग प्रक्रिया तब होती है जब आप आउटलुक का उपयोग नहीं कर रहे होते हैं। आप नीचे दिए गए चरणों का मैन्युअल रूप से पालन करके इसे कॉम्पैक्ट करना भी चुन सकते हैं:

1. आउटलुक खोलें, और उन वस्तुओं को हटा दें जिनकी आपको आवश्यकता नहीं है। जब आप हटाते हैं, तो फ़ाइलें "हटाए गए आइटम" फ़ोल्डर के अंदर चली जाती हैं। राइट-क्लिक करें और इसे खाली करें।
2. फ़ाइल>  खाता सेटिंग >खाता सेटिंग पर क्लिक करें ।
3. डेटा फ़ाइलें पर स्विच करें टैब। उस डेटा फ़ाइल का चयन करें जिसे आप कॉम्पैक्ट करना चाहते हैं। फिर सेटिंग . पर क्लिक करें ।
4. उन्नत टैब> आउटलुक डेटा फ़ाइल सेटिंग क्लिक करें।
5. आउटलुक डेटा फ़ाइल सेटिंग संवाद में, अभी संक्षिप्त करें क्लिक करें और फिर ठीक . क्लिक करें ।

PST फ़ाइल के आकार के आधार पर, इसे संकुचित होने में कई मिनट लग सकते हैं।

एक ऑफ़लाइन आउटलुक डेटा फ़ाइल (.ost) को संकुचित और कम करें

कई ईमेल खाते डेटा संग्रहीत करने के लिए ऑफ़लाइन Outlook डेटा फ़ाइल का उपयोग करते हैं। OST या ऑफलाइन आउटलुक डेटा फाइल एक अपवाद के साथ पीएसटी या आउटलुक डेटा फाइल के समान है। आप किसी ऑफ़लाइन Outlook डेटा फ़ाइल (.ost) से आयात या निर्यात नहीं कर सकते हैं।

1. क्लिक करें फ़ाइल > खाता सेटिंग, खाता सेटिंग ।
2. डेटा फ़ाइलों पर टैब पर क्लिक करें, उस डेटा फ़ाइल पर क्लिक करें जिसे आप संक्षिप्त करना चाहते हैं, और फिर सेटिंग . क्लिक करें ।
3. उन्नतक्लिक करें टैब> आउटलुक डेटा फ़ाइल सेटिंग ।
4. आउटलुक डेटा फ़ाइल सेटिंग संवाद में, अभी संक्षिप्त करें  क्लिक करें और फिर ठीक . क्लिक करें ।

मेल क्लीनअप टूल का उपयोग करें

आउटलुक एक इनबिल्ट मेल क्लीनअप टूल प्रदान करता है, या आप पुराने और बड़े संदेशों को खोजने के लिए आउटलुक अटैचमेंट क्लीनअप टूल का उपयोग कर सकते हैं जिन्हें आप पीएसटी फ़ाइल में हटा सकते हैं या स्थानांतरित कर सकते हैं। यह ईमेल सर्वर से विरोध करने वाले ईमेल की कॉपी को भी हटा सकता है। कभी-कभी हम सर्वर से फ़ाइलें हटा देते हैं, लेकिन वे अभी भी क्लाइंट के कब्जे वाली जगह पर उपलब्ध होती हैं।

मेलबॉक्स क्लीनअप टूल चलाएँ

1. फ़ाइल> टूल्स > मेलबॉक्स क्लीनअप क्लिक करें।
2. अपना वांछित कार्य करने के लिए मेलबॉक्स का आकार देखें, इससे पुराने आइटम ढूंढें, इससे बड़े आइटम ढूंढें, हटाए गए आइटम का आकार देखें, हटाए गए खाली आइटम फ़ोल्डर, विरोध आकार देखें, या खाली संघर्ष चुनें।

आउटलुक में क्लीन अप कन्वर्सेशन टूल का उपयोग करें

ऑफिस 365 के लिए आउटलुक, आउटलुक 2019, आउटलुक 2016 बिजनेस के लिए ऑफिस, आउटलुक 2013 और अन्य के पास बातचीत को साफ करने का एक टूल है। वार्तालाप या ईमेल थ्रेड एक ही चीज़ हैं। "बातचीत उपकरण" स्मार्ट है। यह प्रत्येक संदेश की सामग्री का मूल्यांकन करेगा, और यदि किसी पूर्वावलोकन संदेश में ईमेल का हिस्सा उपलब्ध है, तो वह इसे हटा देगा।

Microsoft Outlook में मेलबॉक्स के आकार को छोटा और छोटा करने के लिए आपके पास तीन विकल्प और विकल्प हैं

• चुनी गई बातचीत की जांच साफ़ करें.
• फ़ोल्डर क्लीन अप चयनित फ़ोल्डर की समीक्षा करता है।
• फ़ोल्डर और सबफ़ोल्डर साफ़ करें सबफ़ोल्डर पर भी जाँच करता है।

Microsoft आउटलुक में मेलबॉक्स के आकार को कम करने और कम करने में आपकी मदद करने के लिए ये सबसे अच्छी युक्तियाँ हैं। हालांकि, हमेशा सुनिश्चित करें कि आप गलती से उन फ़ाइलों को नहीं हटाते हैं जो आवश्यक हैं।

आगे पढ़ें :माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक को कैसे अनुकूलित और तेज करें।