वर्ड दस्तावेज़ को कंप्रेस और आकार कैसे कम करें

यह दोहराने की कोई आवश्यकता नहीं है कि माइक्रोसॉफ्ट वर्ड कितना महत्वपूर्ण है। वर्ड दस्तावेज़ लगभग हर जगह उपयोग में आते हैं और इस प्रकार, यह महत्वपूर्ण है कि हम सुनिश्चित करें कि वे हर समय लागू हों। एक समस्या जो लोगों को वर्ड दस्तावेज़ों के साथ आ सकती है, वह है उनका फ़ाइल आकार; यह कभी-कभी बहुत बड़ा हो सकता है। हालांकि यह कोई ऐसी समस्या नहीं है जिसका लोग बहुत बार सामना करते हैं, लेकिन यह जानना मददगार होता है कि यदि आप कभी भी अपने वर्ड दस्तावेज़ का आकार कम करना चाहते हैं तो आपको क्या करना चाहिए। इसलिए, इस लेख में, हम उन सभी उपायों पर चर्चा करेंगे जिन्हें आप अपने वर्ड दस्तावेज़ के फ़ाइल आकार को कम करने के लिए लागू कर सकते हैं।

वर्ड दस्तावेज़ के फ़ाइल आकार को कैसे कम करें?

यहां वह सब है जो आप अपने वर्ड दस्तावेज़ को कंप्रेस और आकार कम करने के लिए कर सकते हैं।

1. दस्तावेज़ में छवियों को कंप्रेस करें
2. फॉन्ट एम्बेड न करें
3. इसे .docx फ़ाइल के रूप में सहेजें
4. अपने दस्तावेज़ के लिए थंबनेल स्टोर न करें

1] दस्तावेज़ में छवियों को कंप्रेस करें

एक दस्तावेज़ पर शब्द केवल इतनी ड्राइव स्पेस खा सकते हैं, यह वे चित्र हैं जिन्हें आपने अपने दस्तावेज़ में अपलोड किया है जो स्पेस खाते हैं। इसे ठीक करने का एक तरीका है इन छवियों को कंप्रेस करना। यहां बताया गया है कि MS वर्ड में मीडिया आइटम कैसे कंप्रेस किए जा सकते हैं:

• अपने दस्तावेज़ में किसी चित्र पर क्लिक करें
• एक बार चयनित होने पर, वर्ड टास्कबार पर पिक्चर फॉर्मेटिंग विकल्पों का एक सेट दिखाई देगा। वहां आपको समायोजित नामक एक विकल्प दिखाई देगा जहां छवियों को कंप्रेस करने की सेटिंग है। उस पर क्लिक करें
• यह एक छोटा, अलग डायलॉग बॉक्स खोलेगा। पहली चीज जो आपको करनी है वह है केवल इस चित्र पर लागू करें बॉक्स को अनचेक करना क्योंकि, प्रभावी ढंग से आकार कम करने के लिए, हमें दस्तावेज़ में सभी चित्रों पर परिवर्तन लागू करने होंगे।
• चित्रों के कटे हुए क्षेत्रों को हटाएं बॉक्स को चेक रखें। कृपया ध्यान दें कि यहां हटाए गए क्षेत्र पुनर्स्थापना से परे होंगे
• रिज़ॉल्यूशन के तहत, अधिकांश विकल्प धुंधले हो जाएंगे। आपको डिफ़ॉल्ट रिज़ॉल्यूशन का उपयोग करें चुनने की सलाह दी जाती है

एक और तरकीब जो यहां काम आ सकती है, वह यह है कि आपको वर्ड में चित्रों को मीडिया ऑब्जेक्ट के रूप में सम्मिलित करना चाहिए, न कि केवल उन्हें कॉपी करके यहाँ पेस्ट करना। यह देखा गया है कि पूर्व करने पर फ़ाइल आकार छोटा होता है।

2] फॉन्ट एम्बेड न करें

एम्बेडेड फॉन्ट भी बड़े फ़ाइल आकार में योगदान दे सकते हैं, इसलिए ऐसा करने के विकल्प को अक्षम करना सहायक हो सकता है। यहां बताया गया है कि आप ऐसा कैसे कर सकते हैं:

• MS वर्ड पर ऊपरी-दाएं कोने से फ़ाइल पर क्लिक करें > विकल्प और बाएं साइडबार से सहेजें पर क्लिक करें
• इस दस्तावेज़ को सहेजते समय निष्ठा बनाए रखें के तहत, सुनिश्चित करें कि फ़ाइल में फॉन्ट एम्बेड करें बॉक्स अनचेक रहे
• यदि आपको फॉन्ट एम्बेड करने की आवश्यकता महसूस होती है, तो उस बॉक्स को चेक करें लेकिन आगे दस्तावेज़ में उपयोग किए गए केवल वर्ण एम्बेड करें (फ़ाइल आकार कम करने के लिए सर्वोत्तम) और सामान्य सिस्टम फॉन्ट एम्बेड न करें चुनें

इससे आपको फ़ाइल आकार के साथ काफी मदद मिलनी चाहिए।

3] इसे .docx फ़ाइल के रूप में सहेजें

माइक्रोसॉफ्ट ने वर्ड 2007 में .docx प्रारूप पेश किया, इसलिए यदि आप अभी भी उससे पुराने संस्करण का उपयोग कर रहे हैं तो आप अपने फ़ाइल प्रारूप को बदलने का प्रयास कर सकते हैं, जो मुझे लगता है कि .doc से .docx है। फ़ाइल पर जाएं और फिर जानकारी। यहां, आपको एक कन्वर्ट विकल्प दिखाई देगा। उस पर क्लिक करें और बाद के प्रॉम्प्ट में ओके पर क्लिक करें। .docx फ़ाइल अनिवार्य रूप से एक .ZIP फ़ोल्डर के रूप में कार्य करती है जो बड़ी मात्रा में डेटा को अपेक्षाकृत छोटे आकार की फ़ाइल में कंप्रेस करने में सक्षम है।

4] अपने दस्तावेज़ के लिए थंबनेल स्टोर न करें

यह ऐसा कुछ नहीं है जो आप ज्यादातर लोगों को करते हुए पाएंगे, लेकिन इस विषय पर चर्चा करते समय इसका उल्लेख करना उचित है। MS वर्ड पर, आप एक वर्ड दस्तावेज़ के लिए एक थंबनेल छवि सहेज सकते हैं, ताकि जब इसे फ़ाइल मैनेजर में देखा जाए, तो आप एक पूर्वावलोकन प्राप्त कर सकें और बेहतर पहचान सकें कि कौन सी फ़ाइल कौन सी है। यदि यह विकल्प चालू पाया जाता है, तो आप अपने फ़ाइल आकार में उल्लेखनीय वृद्धि देख सकते हैं। यह सुनिश्चित करने के लिए नीचे दिए गए चरणों का पालन करें कि ऐसा नहीं है और यदि है, तो इसे कैसे अक्षम किया जा सकता है:

• फ़ाइल > जानकारी पर क्लिक करें। गुण ड्रॉप-डाउन पर क्लिक करें और आगे उन्नत गुण चुनें
• इस अगले डायलॉग बॉक्स से, सभी वर्ड दस्तावेज़ों के लिए थंबनेल सहेजें बॉक्स को अनचेक करें और ओके पर क्लिक करके इस परिवर्तन को सहेजें

इस बात की बहुत कम संभावना है कि यह विकल्प आपके सिस्टम पर सक्षम हो। इसे अक्षम करने का एक वैकल्पिक तरीका इस रूप में सहेजें फ़ाइल मैनेजर बॉक्स से है जहां आप सुनिश्चित कर सकते हैं कि थंबनेल सहेजें बॉक्स चयनित नहीं है।

यदि उपर्युक्त कोई भी विधि किसी भी सहायता की नहीं है और आपको अपने वर्ड फ़ाइल के आकार को थोड़ा और कम करने की आवश्यकता है, तो आप हमेशा इसे कंप्रेस कर सकते हैं। विभिन्न कंप्रेशन स्तर आकार को अलग-अलग तरीके से कम करते हैं और दस्तावेज़ गुणवत्ता को अलग-अलग प्रभावित करते हैं, इसलिए आपको इसे समझदारी से करने की सलाह दी जाती है।

वर्ड फ़ाइलों को ऑनलाइन मुफ्त में कैसे कम करें?

वर्ड दस्तावेज़ कंप्रेशन के लिए सबसे अधिक उपयोग किए जाने वाले कुछ ऑनलाइन टूल SmallPDF और WeCompress हैं। आप एक मुफ्त फ़ाइल कंप्रेशन सॉफ़्टवेयर का भी उपयोग कर सकते हैं।

हमें उम्मीद है कि यह पोस्ट आपके लिए मददगार थी!