माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक में हस्ताक्षर कैसे जोड़ें और बदलें

आपके आउटलुक या जीमेल संदेश के अंत में एक हस्ताक्षर आपके ईमेल में पॉलिश जोड़ सकता है। ईमेल हस्ताक्षर एक नेटवर्किंग और प्रचार उपकरण हैं। यहां तक ​​कि एक साधारण हस्ताक्षर जिसमें आपका नाम, संपर्क जानकारी और वैकल्पिक रूप से आपकी वेबसाइट और व्यवसाय का पता शामिल है, बहुत कुछ कहता है।

यदि आप अपने ईमेल के लिए आउटलुक का उपयोग करते हैं, तो हस्ताक्षर बनाना बहुत आसान है। इसमें अधिक समय नहीं लगता है, लचीलापन प्रदान करता है, और आपको व्यवसाय और व्यक्तिगत संचार के लिए कई हस्ताक्षर प्रदान कर सकता है।

आउटलुक में सिग्नेचर कैसे जोड़ें

यदि आप सुनिश्चित नहीं हैं कि आउटलुक में एक हस्ताक्षर कैसे बनाया जाए, तो आपको पहले सेटअप स्क्रीन तक पहुंचना होगा। आप इस क्षेत्र को आउटलुक डेस्कटॉप एप्लिकेशन में दो अलग-अलग तरीकों से खोल सकते हैं।

• पहला तरीका फ़ाइल . क्लिक करना है> विकल्प> मेल . आपको हस्ताक्षर . के लिए विकल्प देखना चाहिए और बस उस बटन को दबाएं।

• सेटअप विंडो तक पहुंचने का दूसरा तरीका ईमेल कंपोजिशन स्क्रीन पर है। सम्मिलित करें . चुनें टैब, हस्ताक्षर ड्रॉपडाउन बॉक्स, और चुनें हस्ताक्षर .

ये दोनों तरीके आपको हस्ताक्षर और स्टेशनरी . तक पहुंचाएंगे स्क्रीन। यह वह जगह है जहां आप अपना हस्ताक्षर बनाएंगे और इसकी सेटिंग कॉन्फ़िगर करेंगे।

आउटलुक में सिग्नेचर कैसे बनाएं

आरंभ करने के लिए, आपका पहला हस्ताक्षर निर्माण, सुनिश्चित करें कि आप ई-मेल हस्ताक्षर . पर हैं सेटअप विंडो में टैब। फिर, इन चरणों का पालन करें।

1. ईमेल खाता चुनें यदि आपके पास एक से अधिक पते सेट अप हैं, तो आप दाईं ओर उपयोग करना चाहते हैं। याद रखें, आप एकाधिक खातों के लिए एकाधिक हस्ताक्षर बना सकते हैं।
2. नया क्लिक करें , जो एकमात्र सुलभ बटन होना चाहिए यदि अभी तक कोई अन्य हस्ताक्षर नहीं हैं।
3. अपने हस्ताक्षर को नाम दें . यह उतना ही महत्वपूर्ण है जितना कि यह आसान है यदि आप एक से अधिक हस्ताक्षर स्थापित करने की योजना बना रहे हैं। उदाहरण के लिए, आप नए संदेशों और उत्तरों के लिए या इन-ऑफ़िस और ऑफ़-ऑफ़िस संदेशों के लिए अलग-अलग हस्ताक्षर करना चुन सकते हैं। तो, एक सार्थक नाम का उपयोग करने का प्रयास करें जिसे आप एक नज़र में पहचान लेंगे।
4. ठीकक्लिक करें जब आप समाप्त कर लें।

हस्ताक्षर कैसे प्रारूपित करें

अब मजेदार हिस्सा आता है, टेक्स्ट एडिटर में एक स्टैंडआउट ईमेल सिग्नेचर बनाना। बेशक, आप केवल अपना नाम और संपर्क जानकारी डालकर इसे सरल बना सकते हैं। लेकिन आप फ़ॉन्ट शैली और आकार बदलने के लिए उपलब्ध टूल का उपयोग कर सकते हैं, टेक्स्ट को प्रारूपित कर सकते हैं, उसका रंग बदल सकते हैं और उसे बाएँ, दाएँ या केंद्र में संरेखित कर सकते हैं।

यदि आप उन समायोजनों को करना चाहते हैं, तो आप अपना हस्ताक्षर लिखने से पहले या बाद में टूल का उपयोग कर सकते हैं। हालांकि, ईमेल हस्ताक्षर . में अपना हस्ताक्षर लिखकर प्रारंभ करना सबसे आसान है पहले टेक्स्ट बॉक्स और बाद में परिवर्तन करना।

पाठ में सुधार करें

हस्ताक्षर में टेक्स्ट टाइप करने के बाद उसे बदलने के लिए, बस टेक्स्ट का चयन करें और फ़ॉन्ट शैली, आकार, स्वरूपण या रंग में परिवर्तन करें। उदाहरण के लिए, हो सकता है कि आप चाहते हैं कि आपका नाम बड़ा और सुंदर फ़ॉन्ट में दिखाई दे। या शायद आप चाहते हैं कि आपका व्यवसाय नाम और फ़ोन नंबर आपकी कंपनी के रंगों में प्रदर्शित हो।

लिंक जोड़ें

आउटलुक डेस्कटॉप में अपना हस्ताक्षर बनाने की एक अच्छी विशेषता यह है कि यदि आप किसी वेबसाइट के लिए एक लिंक जोड़ना चाहते हैं, तो एप्लिकेशन आपके लिए यह स्वचालित रूप से करता है। उदाहरण के लिए, यदि आप "www" लिखना शुरू करते हैं। और फिर शेष URL, जब आप Enter . दबाते हैं कुंजी, टेक्स्ट आपके लिए साइट से लिंक है।

वैकल्पिक रूप से, आप टेक्स्ट को स्वयं लिंक कर सकते हैं और हाइपरलिंक . के साथ किसी भिन्न भाषा का उपयोग कर सकते हैं बटन। यह आपको अपनी पसंद का कोई भी टेक्स्ट लिखने और उसे लिंक करने की अनुमति देता है। उदाहरण के तौर पर, हो सकता है कि आप चाहते हों कि आपकी कंपनी का नाम जैसा है वैसा ही दिखाई दे, लेकिन उसे कंपनी की वेबसाइट से लिंक करें।

ऐसा करने के लिए, इन चरणों का पालन करें:

1. टेक्स्ट का चयन करें और हाइपरलिंक . पर क्लिक करें संपादक के शीर्ष पर बटन।
2. इससे लिंक करें . के अंतर्गत सुनिश्चित करें कि मौजूदा फ़ाइल या वेब पेज चूना गया।
3. शीर्ष पर प्रदर्शित होने वाले पाठ की पुष्टि करें और फिर पते . में URL दर्ज करें खेत।
4. ठीकक्लिक करें और तुम तैयार हो।

आप देखेंगे कि आप उसी बॉक्स में एक ईमेल से लिंक भी कर सकते हैं, जो आपके ईमेल पते को प्रारूपित करने का एक और आसान तरीका है। आप एक विषय पंक्ति भी शामिल कर सकते हैं ताकि आप जान सकें कि संदेश उस उपयोगकर्ता का है जिसने ईमेल में आपके पते पर क्लिक किया था। बस ध्यान दें, उपयोगकर्ता उस विषय पंक्ति को अपने स्वयं के आवेदन के साथ समायोजित कर सकता है।

एक छवि डालें

अपने सिग्नेचर को अलग दिखाने का एक और बढ़िया तरीका है एक इमेज इन्सर्ट करना। इसके लिए सबसे आम उपयोग आपकी कंपनी के लोगो के लिए है। और कई व्यवसायों को वास्तव में अपने लोगो को आपके हस्ताक्षर में होना चाहिए। किसी भी तरह से, इसे जोड़ना एक लिंक जोड़ने जितना ही आसान है।

अपने कर्सर को अपने हस्ताक्षर में उस स्थान पर ले जाएँ जहाँ आप छवि चाहते हैं और छवि . पर क्लिक करें बटन। पॉपअप विंडो में अपनी फ़ाइल के लिए ब्राउज़ करें, उसका चयन करें और सम्मिलित करें hit दबाएं . बस इतना ही, आउटलुक आपकी छवि को आपके हस्ताक्षर में सम्मिलित करता है।

यदि आप छवि डालने के बाद महसूस करते हैं कि यह कुछ स्वरूपण का उपयोग कर सकता है, तो आप यह भी कर सकते हैं। फ़ॉर्मेटिंग विंडो खोलने के लिए बस छवि पर डबल-क्लिक करें। फिर, आप आकार या रंग और रेखाओं को समायोजित कर सकते हैं, साथ ही वैकल्पिक पाठ दर्ज कर सकते हैं और छवि को क्रॉप कर सकते हैं।

अपने हस्ताक्षर में एक छवि को प्रारूपित करने का एक और बढ़िया तरीका इसे लिंक करना है। इस तरह, आपका प्राप्तकर्ता आपकी कंपनी की वेबसाइट पर सीधे लोगो और सिर पर क्लिक कर सकता है। ऐसा करने के लिए, छवि जोड़ें और उपरोक्त चरणों के साथ लिंक डालें।

बिजनेस कार्ड शामिल करें

जबकि शायद अन्य स्वरूपण टूल की तरह सामान्य नहीं है, व्यवसाय कार्ड जोड़ने का विकल्प उपलब्ध है। बस अपना कर्सर वहां रखें जहां आप इसे चाहते हैं, व्यावसायिक कार्ड पर क्लिक करें बटन, इसमें देखें . में स्थान चुनें ड्रॉपडाउन बॉक्स, और ठीक . क्लिक करें ।

यदि आपके पास एक व्यवसाय कार्ड सहेजा गया है जिसमें आपका नाम, नौकरी का शीर्षक और कंपनी का नाम शामिल है, तो उन विवरणों को जल्दी से जोड़ने का यह एक सुविधाजनक तरीका है।

हस्ताक्षर कैसे कॉन्फ़िगर करें

अब आपको बस यह तय करना है कि इसका उपयोग कब किया जाना चाहिए। आपने इसे संलग्न करने के लिए ईमेल पता पहले ही चुन लिया है, लेकिन और भी बहुत कुछ है। आप नए संदेशों, उत्तरों और अग्रेषण, या दोनों के लिए हस्ताक्षर का उपयोग कर सकते हैं। और, आप प्रत्येक के लिए अलग-अलग बना सकते हैं।

उदाहरण के लिए, यदि आपके पास एक हस्ताक्षर है जिसमें आपके नाम के साथ बहुत अधिक विवरण शामिल है, तो हो सकता है कि आप किसी को ईमेल का उत्तर देते या अग्रेषित करते समय वह सब शामिल न करना चाहें। उस समय, आप इसके बजाय अपने पहले नाम के साथ बस एक साधारण "धन्यवाद" चाह सकते हैं।

इसलिए, आप अपने नए ईमेल हस्ताक्षर का नाम नए संदेशों . में रखेंगे क्षेत्र और फिर एक और नया हस्ताक्षर बनाएं और जवाब/अग्रेषित करें . में उसका नाम चुनें डिब्बा। आउटलुक डिफ़ॉल्ट रूप से इन्हें आपके ईमेल में सम्मिलित करेगा लेकिन आप इन्हें भेजने से पहले इन्हें बदल सकते हैं।

Outlook में भिन्न हस्ताक्षर का उपयोग कैसे करें

अब जब आपने अपने डिफ़ॉल्ट हस्ताक्षर सेट कर लिए हैं, तो आपको संदेश लिखते, उत्तर देते या अग्रेषित करते समय उन्हें सम्मिलित करने के बारे में चिंता करने की आवश्यकता नहीं है। लेकिन क्या होगा यदि आप उस ईमेल में किसी भिन्न हस्ताक्षर का उपयोग करना चाहते हैं?

नई संदेश विंडो में, सम्मिलित करें . क्लिक करें टैब। फिर, हस्ताक्षर . चुनें ड्रॉपडाउन बॉक्स और उस हस्ताक्षर को चुनें जिसका आप उपयोग करना चाहते हैं। फिर आप डिफ़ॉल्ट की जगह अपनी पसंद को सीधे अपने ईमेल में पॉप होते देखेंगे।

आउटलुक में सिग्नेचर कैसे बदलें

हो सकता है कि आपने अभी अपने सभी हस्ताक्षर सेट कर लिए हों, लेकिन महसूस करें कि आपको एक बदलाव करने की आवश्यकता है। आप किसी मौजूदा हस्ताक्षर को कैसे संपादित करते हैं? यह एक बनाने जितना ही आसान है।

एक बार फिर, फ़ाइल . क्लिक करके हस्ताक्षर सेट अप विंडो तक पहुंचें> विकल्प> मेल . या ईमेल संरचना स्क्रीन पर, सम्मिलित करें . चुनें टैब, हस्ताक्षर ड्रॉप-डाउन बॉक्स, और चुनें हस्ताक्षर ।

फिर, संपादित करने के लिए हस्ताक्षर का चयन करें . में हस्ताक्षर का नाम चुनें डिब्बा। संपादक में अपने परिवर्तन करें और फिर सहेजें . क्लिक करें ।

यदि आवश्यक हो तो आप इस क्षेत्र से भी अपने हस्ताक्षर का नाम बदल सकते हैं। नाम बदलें क्लिक करें , इसे एक नया नाम दें, और सहेजें . क्लिक करें ।

सिग्नेचर बिजनेस ईमेल से ज्यादा के लिए होते हैं

आप ऐसी स्थिति में हो सकते हैं जहां आपकी कंपनी के पास ईमेल हस्ताक्षर और स्वरूपण के लिए सख्त नियम हैं। या आप केवल पेशेवर कारणों से अपने हस्ताक्षर सरल रखना पसंद करते हैं। लेकिन ईमेल हस्ताक्षर केवल व्यवसाय के लिए नहीं हैं और Outlook द्वारा प्रदान किए जाने वाले टूल से आप अपने व्यक्तिगत ईमेल को मज़ेदार और रचनात्मक बना सकते हैं।

यहां कुछ ही सुझाव दिए गए हैं।

आपके द्वारा मित्रों और परिवार को भेजे जाने वाले ईमेल में कुछ हॉलिडे चीयर जोड़ें। आप छुट्टियों की एक प्यारी सी छवि में पॉप कर सकते हैं, एक सुखद समापन जोड़ सकते हैं, और उत्सव के रंगों के साथ अपने हस्ताक्षर को सजा सकते हैं।

उद्धरण के साथ प्रेरणा, प्रेरणा, या अच्छे पुराने हास्य को शामिल करें। आप Outlook में फ़ॉर्मेटिंग टूल से किसी भी शब्द को फैंसी या मज़ेदार बना सकते हैं।

फ़ुटबॉल, बास्केटबॉल या बेसबॉल सीज़न के लिए अपनी टीम भावना दिखाएं। आप अपनी पसंदीदा टीम की एक तस्वीर सम्मिलित कर सकते हैं, उसे उनकी आधिकारिक वेबसाइट से लिंक कर सकते हैं, और एक अच्छे प्रभाव के लिए टीम के रंगों का उपयोग कर सकते हैं।

और अधिक विकल्पों के लिए, अपने ईमेल को विशिष्ट बनाने के लिए इन ईमेल हस्ताक्षर जेनरेटर पर एक नज़र डालें।

आपका ऑनलाइन आउटलुक हस्ताक्षर

यदि आप कभी-कभी वेब पर अपने आउटलुक खाते तक पहुँचते हैं, तो आप वहाँ भी एक डिफ़ॉल्ट हस्ताक्षर जोड़ सकते हैं। हां, वेब पर आउटलुक डेस्कटॉप पर आउटलुक के समान नहीं है, लेकिन यह एक ऐसी चीज है जिसे वे दोनों साझा करते हैं। आउटलुक, हॉटमेल और माइक्रोसॉफ्ट की ईमेल सेवाओं के बीच अंतर के बारे में अधिक जानें।

1. गियर आइकन पर क्लिक करें अपनी सेटिंग खोलने के लिए ऊपर दाईं ओर.
2. सभी आउटलुक सेटिंग्स देखें Select चुनें तल पर।
3. मेल चुनें बाईं ओर और फिर लिखें और उत्तर दें .

जबकि आप वर्तमान में आउटलुक साइट पर केवल एक हस्ताक्षर बना और उपयोग कर सकते हैं, फिर भी आप इसे प्रारूपित कर सकते हैं, चित्र और लिंक जोड़ सकते हैं और इसे संदेश प्रकार में कॉन्फ़िगर कर सकते हैं।

अपना आउटलुक ईमेल सिग्नेचर बनाने के लिए समय निकालें

व्यावसायिक ईमेल के लिए, हस्ताक्षर एक ही समय में सरल, आकर्षक और उपयोगी हो सकते हैं। वे आपके प्राप्तकर्ताओं को आपकी संपर्क जानकारी देखने और आपकी कंपनी की वेबसाइट पर जाने का एक आसान तरीका प्रदान करते हैं। व्यक्तिगत ईमेल के लिए, हस्ताक्षर अद्वितीय, मजेदार और मनोरंजक हो सकते हैं। वे व्यक्तित्व और भावना दिखा सकते हैं।

इसलिए अपना आउटलुक ईमेल हस्ताक्षर बनाने के लिए समय निकालना हमेशा इसके लायक होता है।

यदि आपको अपने व्यावसायिक हस्ताक्षर के लिए थोड़ी और सहायता की आवश्यकता है, तो संपूर्ण पेशेवर ईमेल हस्ताक्षर बनाने के लिए हमारी युक्तियां देखें।