आपके Outlook या Gmail संदेश के अंत में एक सिग्नेचर आपके ईमेल में पॉलिश जोड़ सकता है। ईमेल सिग्नेचर नेटवर्किंग और प्रचार उपकरण हैं। यहां तक कि एक साधारण सिग्नेचर जिसमें आपका नाम, संपर्क जानकारी, और वैकल्पिक रूप से, आपकी वेबसाइट और व्यावसायिक पता शामिल हो, बहुत कुछ कहता है।
यदि आप अपने ईमेल के लिए Outlook का उपयोग करते हैं, तो सिग्नेचर बनाना बेहद आसान है। इसमें ज्यादा समय नहीं लगता, लचीलापन प्रदान करता है, और आपको व्यावसायिक और व्यक्तिगत संचार के लिए कई सिग्नेचर प्रदान कर सकता है।
Outlook में सिग्नेचर कैसे जोड़ें
यदि आप अनिश्चित हैं कि Outlook में सिग्नेचर कैसे बनाया जाए, तो आपको पहले सेटअप स्क्रीन तक पहुंचना होगा। आप Outlook डेस्कटॉप एप्लिकेशन में इस क्षेत्र को दो अलग-अलग तरीकों से खोल सकते हैं।
- पहला तरीका है File > Options > Mail पर क्लिक करना। आपको Signatures का विकल्प दिखाई देगा और बस उस बटन को दबाएं।
- सेटअप विंडो तक पहुंचने का दूसरा तरीका ईमेल कंपोजिशन स्क्रीन पर है। Insert टैब चुनें, Signatures ड्रॉपडाउन बॉक्स, और Signatures चुनें।
ये दोनों विधियां आपको Signatures and Stationery स्क्रीन पर ले जाएंगी। यहीं आप अपना सिग्नेचर बनाएंगे और इसकी सेटिंग्स कॉन्फ़िगर करेंगे।
Outlook में सिग्नेचर कैसे बनाएं
शुरुआत में, अपने पहले सिग्नेचर निर्माण के लिए, सुनिश्चित करें कि आप सेटअप विंडो में E-mail Signature टैब पर हैं। फिर, इन चरणों का पालन करें।
- दाईं ओर उस email account का चयन करें जिसे आप उपयोग करना चाहते हैं यदि आपके पास एक से अधिक पते सेट अप हैं। याद रखें, आप कई अकाउंट्स के लिए कई सिग्नेचर बना सकते हैं।
- New पर क्लिक करें, जो एकमात्र सुलभ बटन होना चाहिए यदि कोई अन्य सिग्नेचर नहीं हैं।
- अपने सिग्नेचर को एक नाम दें। यह उतना ही महत्वपूर्ण है जितना कि यह आसान है यदि आप एक से अधिक सिग्नेचर सेट करने की योजना बना रहे हैं। उदाहरण के लिए, आप नए संदेशों और उत्तरों के लिए या इन-ऑफिस और आउट-ऑफ-ऑफिस संदेशों के लिए अलग-अलग सिग्नेचर रखना चुन सकते हैं। इसलिए, एक सार्थक नाम का उपयोग करने का प्रयास करें जिसे आप एक नज़र में पहचान सकें।
- समाप्त होने पर OK पर क्लिक करें।
सिग्नेचर को फॉर्मेट कैसे करें
अब मजेदार हिस्सा आता है, टेक्स्ट एडिटर में एक शानदार ईमेल सिग्नेचर बनाना। बेशक, आप इसे केवल अपना नाम और संपर्क जानकारी डालकर सरल रख सकते हैं। लेकिन आप फ़ॉन्ट स्टाइल और आकार बदलने, टेक्स्ट फॉर्मेट करने, उसका रंग बदलने, और इसे बाएं, दाएं, या केंद्र में संरेखित करने के लिए उपलब्ध टूल का उपयोग कर सकते हैं।
यदि आप उन समायोजनों को करना चाहते हैं, तो आप टाइप करने से पहले या बाद में टूल का उपयोग कर सकते हैं। हालांकि, अपने सिग्नेचर को Email Signature टेक्स्ट बॉक्स में पहले टाइप करके और बाद में परिवर्तन करके शुरू करना सबसे आसान है।
टेक्स्ट को निखारें
टाइप करने के बाद सिग्नेचर में टेक्स्ट बदलने के लिए, बस टेक्स्ट चुनें और फ़ॉन्ट स्टाइल, आकार, फॉर्मेटिंग, या रंग में बदलाव करें। उदाहरण के लिए, हो सकता है आप अपना नाम बड़ा और एक सुंदर फ़ॉन्ट में दिखाना चाहें। या शायद आप अपने व्यवसाय का नाम और फोन नंबर अपनी कंपनी के रंगों में प्रदर्शित करना चाहें।
एक लिंक जोड़ें
Outlook डेस्कटॉप में अपना सिग्नेचर बनाते समय एक अच्छी सुविधा यह है कि यदि आप किसी वेबसाइट का लिंक जोड़ना चाहते हैं, तो एप्लिकेशन इसे आपके लिए स्वचालित रूप से करता है। उदाहरण के लिए, यदि आप "www." टाइप करना शुरू करते हैं और फिर बाकी URL, जब आप Enter कुंजी दबाते हैं, तो टेक्स्ट आपके लिए साइट से लिंक हो जाता है।
वैकल्पिक रूप से, आप Hyperlink बटन का उपयोग करके टेक्स्ट को स्वयं लिंक कर सकते हैं और एक अलग भाषा का उपयोग कर सकते हैं। यह आपको कोई भी टेक्स्ट लिखने और उसे लिंक करने की अनुमति देता है। उदाहरण के लिए, आप अपने कंपनी का नाम जैसा है वैसा दिखाना चाह सकते हैं लेकिन उसे कंपनी की वेबसाइट से लिंक कर सकते हैं।
ऐसा करने के लिए, इन चरणों का पालन करें:
- टेक्स्ट चुनें और एडिटर के शीर्ष पर Hyperlink बटन पर क्लिक करें।
- Link To के तहत सुनिश्चित करें कि Existing File or Web Page चुना गया है।
- शीर्ष पर प्रदर्शित करने के लिए टेक्स्ट की पुष्टि करें और फिर Address फ़ील्ड में URL दर्ज करें।
- OK पर क्लिक करें और आप तैयार हैं।
आप देखेंगे कि आप उसी बॉक्स में ईमेल से भी लिंक कर सकते हैं, जो आपके ईमेल पते को फॉर्मेट करने का एक और आसान तरीका है। आप एक विषय पंक्ति भी शामिल कर सकते हैं ताकि आप जान सकें कि संदेश ईमेल में आपके पते पर क्लिक करने वाले उपयोगकर्ता से है। बस ध्यान दें, उपयोगकर्ता संभवतः अपने एप्लिकेशन के साथ उस विषय पंक्ति को समायोजित कर सकता है।
एक इमेज डालें
अपने सिग्नेचर को अलग दिखाने का एक और शानदार तरीका एक इमेज डालना है। इसके लिए सबसे आम उपयोग आपकी कंपनी का लोगो है। और कई व्यवसाय वास्तव में आपके सिग्नेचर में अपने लोगो की आवश्यकता रखते हैं। किसी भी तरह, इसे जोड़ना उतना ही आसान है जितना लिंक जोड़ना।
अपने कर्सर को अपने सिग्नेचर में उस स्थान पर ले जाएं जहां आप इमेज चाहते हैं और Image बटन पर क्लिक करें। पॉपअप विंडो में अपनी फ़ाइल ब्राउज़ करें, इसे चुनें, और Insert दबाएं। बस, Outlook आपकी इमेज को आपके सिग्नेचर में डाल देता है।
यदि आप इमेज डालने के बाद महसूस करते हैं कि इसे कुछ फॉर्मेटिंग की आवश्यकता है, तो आप ऐसा भी कर सकते हैं। इमेज पर डबल-क्लिक करके फॉर्मेटिंग विंडो खोलें। फिर, आप आकार या रंग और रेखाओं को समायोजित कर सकते हैं, साथ ही वैकल्पिक टेक्स्ट दर्ज कर सकते हैं और इमेज को क्रॉप कर सकते हैं।
अपने सिग्नेचर में इमेज को फॉर्मेट करने का एक और शानदार तरीका इसे लिंक करना है। इस तरह, आपका प्राप्तकर्ता बस लोगो पर क्लिक कर सकता है और सीधे आपकी कंपनी की वेबसाइट पर जा सकता है। ऐसा करने के लिए, इमेज जोड़ें और ऊपर दिए गए चरणों के साथ लिंक डालें।
बिजनेस कार्ड शामिल करें
शायद अन्य फॉर्मेटिंग टूल्स जितना सामान्य नहीं, लेकिन बिजनेस कार्ड जोड़ने का विकल्प उपलब्ध है। बस अपना कर्सर जहां आप चाहते हैं वहां रखें, Business Card बटन पर क्लिक करें, Look in ड्रॉपडाउन बॉक्स में स्थान चुनें, और OK पर क्लिक करें।
यदि आपके पास एक सेव किया हुआ बिजनेस कार्ड है जिसमें आपका नाम, नौकरी का शीर्षक, और कंपनी का नाम शामिल है, तो यह उन विवरणों को जल्दी से जोड़ने का एक सुविधाजनक तरीका है।
सिग्नेचर को कॉन्फ़िगर कैसे करें
अब आपको बस यह तय करना है कि इसका उपयोग कब किया जाना चाहिए। आप पहले ही इसे संलग्न करने के लिए ईमेल पता चुन चुके हैं, लेकिन इसमें और भी बहुत कुछ है। आप नए संदेशों, उत्तरों और फॉरवर्ड, या दोनों के लिए सिग्नेचर का उपयोग कर सकते हैं। और, आप प्रत्येक के लिए अलग-अलग बना सकते हैं।
उदाहरण के लिए, यदि आपके पास एक सिग्नेचर है जिसमें आपके नाम के साथ बहुत सारे विवरण शामिल हैं, तो आप जब केवल किसी को ईमेल का जवाब या फॉरवर्ड कर रहे हों तो वह सब शामिल नहीं चाह सकते। उस समय, आप केवल अपने पहले नाम के साथ एक साधारण "धन्यवाद" चाह सकते हैं।
तो, आप अपने नए ईमेल सिग्नेचर का नाम New messages क्षेत्र में रखेंगे और फिर एक और नया सिग्नेचर बनाएंगे और उसका नाम Replies/forwards बॉक्स में चुनेंगे। Outlook इन्हें डिफ़ॉल्ट रूप से आपके ईमेल में डाल देगा लेकिन आप भेजने से पहले उन्हें बदल सकते हैं।
Outlook में एक अलग सिग्नेचर का उपयोग कैसे करें
अब जब आपके डिफ़ॉल्ट सिग्नेचर सेट हो गए हैं, तो आपको कंपोज, रिप्लाई, या फॉरवर्ड करते समय उन्हें डालने की चिंता करने की आवश्यकता नहीं है। लेकिन क्या होगा यदि आप उस ईमेल में एक अलग सिग्नेचर उपयोग करना चाहते हैं?
नए संदेश विंडो में, Insert टैब पर क्लिक करें। फिर, Signatures ड्रॉपडाउन बॉक्स चुनें और उस सिग्नेचर को चुनें जिसे आप उपयोग करना चाहते हैं। आप देखेंगे कि आपकी पसंद आपके डिफ़ॉल्ट को बदलते हुए सीधे आपके ईमेल में आ जाती है।
Outlook में सिग्नेचर कैसे बदलें
आपके पास अब आपके सभी सिग्नेचर सेट अप हो सकते हैं, लेकिन आपको एहसास होता है कि आपको एक बदलाव करने की आवश्यकता है। मौजूदा सिग्नेचर को कैसे संपादित करें? यह इसे बनाने जितना ही सरल है।
एक बार फिर, File > Options > Mail पर क्लिक करके सिग्नेचर सेटअप विंडो तक पहुंचें। या ईमेल कंपोजिशन स्क्रीन पर, Insert टैब, Signatures ड्रॉप-डाउन बॉक्स चुनें, और Signatures चुनें।
फिर, Select signature to edit बॉक्स में सिग्नेचर का नाम चुनें। एडिटर के भीतर अपने परिवर्तन करें और फिर Save पर क्लिक करें।
आप इस क्षेत्र से अपने सिग्नेचर का नाम बदल सकते हैं यदि आवश्यक हो। Rename पर क्लिक करें, इसे एक नया नाम दें, और Save पर क्लिक करें।
सिग्नेचर केवल व्यावसायिक ईमेल के लिए नहीं हैं
आप ऐसी स्थिति में हो सकते हैं जहां आपकी कंपनी के ईमेल सिग्नेचर और फॉर्मेटिंग के लिए सख्त नियम हों। या आप केवल व्यावसायिक कारणों से अपने सिग्नेचर को सरल रखना पसंद करते हैं। लेकिन Outlook द्वारा प्रदान किए गए टूल्स के साथ, आप अपने व्यक्तिगत ईमेल को मजेदार और रचनात्मक बना सकते हैं।
यहां कुछ सुझाव दिए गए हैं।
दोस्तों और परिवार को भेजे जाने वाले ईमेल में कुछ छुट्टी की खुशी जोड़ें। आप एक प्यारी छुट्टी की इमेज डाल सकते हैं, एक खुशहाल समापन जोड़ सकते हैं, और उत्सव के रंगों के साथ अपने सिग्नेचर को सजा सकते हैं।
एक उद्धरण के साथ प्रेरणा, प्रेरणा, या अच्छे पुराने हास्य को शामिल करें। आप Outlook में फॉर्मेटिंग टूल्स के साथ किसी भी शब्द को फैंसी या मजेदार बना सकते हैं।
फुटबॉल, बास्केटबॉल, या बेसबॉल सीजन के लिए अपनी टीम भावना दिखाएं। आप अपनी पसंदीदा टीम की तस्वीर डाल सकते हैं, इसे उनकी आधिकारिक वेबसाइट से लिंक कर सकते हैं, और एक शांत प्रभाव के लिए टीम के रंगों का उपयोग कर सकते हैं।
और अधिक विकल्पों के लिए, अपने ईमेल को अलग दिखाने के लिए इन ईमेल सिग्नेचर जनरेटर्स पर एक नज़र डालें।
आपका ऑनलाइन Outlook सिग्नेचर
यदि आप कभी-कभी वेब पर अपने Outlook अकाउंट को एक्सेस करते हैं, तो आप वहां एक डिफ़ॉल्ट सिग्नेचर भी जोड़ सकते हैं। हां, वेब पर Outlook डेस्कटॉप पर Outlook के समान नहीं है, लेकिन यह एक चीज है जिसे वे दोनों साझा करते हैं। Outlook, Hotmail, और Microsoft की ईमेल सेवाओं के बीच अंतर के बारे में अधिक जानें।
- ऊपर दाएं कोने में गियर आइकन पर क्लिक करके अपनी सेटिंग्स खोलें।
- नीचे View All Outlook Settings चुनें।
- बाएं Mail चुनें और फिर Compose and reply।
जबकि आप वर्तमान में Outlook साइट पर केवल एक सिग्नेचर बना और उपयोग कर सकते हैं, आप अभी भी इसे फॉर्मेट कर सकते हैं, इमेज और लिंक जोड़ सकते हैं, और इसे संदेश प्रकार के लिए कॉन्फ़िगर कर सकते हैं।
अपना Outlook ईमेल सिग्नेचर बनाने के लिए समय निकालें
व्यावसायिक ईमेल के लिए, सिग्नेचर एक ही समय में सरल, आकर्षक और उपयोगी हो सकते हैं। वे आपके प्राप्तकर्ताओं को आपकी संपर्क जानकारी देखने और आपकी कंपनी की वेबसाइट पर जाने का एक आसान तरीका देते हैं। व्यक्तिगत ईमेल के लिए, सिग्नेचर अद्वितीय, मजेदार और मनोरंजक हो सकते हैं। वे व्यक्तित्व और भावना दिखा सकते हैं।
इसलिए अपना Outlook ईमेल सिग्नेचर बनाने के लिए समय निकालना हमेशा इसके लायक होता है।
यदि आपको अपने व्यावसायिक सिग्नेचर के लिए थोड़ी और मदद की आवश्यकता है, तो सही पेशेवर ईमेल सिग्नेचर बनाने के लिए हमारे सुझाव देखें।
