यदि आप अपने सभी या अधिकांश ईमेल को उसी तरह साइन करते हैं, तो आप एक ईमेल सिग्नेचर बना सकते हैं। यह व्यावसायिक संचार में व्यावसायिकता दिखाता है और एक डिजिटल बिजनेस कार्ड के रूप में कार्य करता है। एक अच्छी तरह से डिज़ाइन किया गया ईमेल सिग्नेचर लगभग किसी भी चीज़ के लिए एक प्रचार उपकरण के रूप में भी काम कर सकता है, जैसे व्यवसाय, वेबसाइट, ब्लॉग, या किताब।
हमने डेस्कटॉप के लिए Outlook में ईमेल सिग्नेचर कैसे जोड़ें, इस पर चर्चा की है। लेकिन क्या होगा यदि आप Office 365 में Microsoft Outlook Web App का उपयोग करते हैं? इस लेख में, हम आपको दिखाएंगे कि Office 365 में Outlook Web App में अपना सिग्नेचर कैसे जोड़ें, डालें, और बदलें।
चरण 1: Microsoft Office 365 में लॉग इन करें
Microsoft Outlook ऑनलाइन एक्सेस करने के लिए, Microsoft की Office साइट पर जाएं और अपने व्यक्तिगत Microsoft अकाउंट का उपयोग करके साइन इन करें। या आप अपने व्यवसाय या स्कूल Microsoft अकाउंट से लॉग इन कर सकते हैं।
फिर, Apps के तहत Outlook पर क्लिक करें।
चरण 2: Microsoft Outlook सेटिंग्स खोलें
विंडो के ऊपरी-दाएं कोने में Settings गियर आइकन पर क्लिक करें।
फिर, Settings पेन के नीचे View all Outlook settings पर क्लिक करें।
चरण 3: सेटिंग्स में ईमेल सिग्नेचर एक्सेस करें
Settings स्क्रीन पर, बाएं पेन में Mail पर क्लिक करें। फिर, मध्य पेन में Compose and reply पर क्लिक करें।
चरण 4: अपना ईमेल सिग्नेचर फॉर्मेट करें
Email signature बॉक्स में शीर्ष पर एक टूलबार होता है जो आपको अपने सिग्नेचर को फॉर्मेट करने की अनुमति देता है। आप टेक्स्ट को बोल्ड, इटैलिक, या अंडरलाइन कर सकते हैं, और टेक्स्ट के आकार और संरेखण को भी बदल सकते हैं।
जब हमने फॉर्मेटिंग टूलबार का परीक्षण किया, तो इसने हमारे द्वारा चुने गए फॉर्मेटिंग को सिग्नेचर की शुरुआत में लागू किया, चाहे कर्सर कहीं भी हो। इसलिए आपको अपना फॉर्मेट किया गया टेक्स्ट अपने सिग्नेचर की शुरुआत में रखना पड़ सकता है और फिर इसे वहां कॉपी और पेस्ट करना पड़ सकता है जहां आप इसे चाहते हैं।
चरण 5: एक Office 365 ईमेल सिग्नेचर जोड़ें
Email signature बॉक्स में आप जो टेक्स्ट चाहते हैं उसे दर्ज करें। यदि आप सुनिश्चित नहीं हैं कि क्या डालना है, तो बेहतरीन ऑनलाइन ईमेल सिग्नेचर जनरेटर हैं जो मदद कर सकते हैं।
Outlook Web App आपको अपने सिग्नेचर में एक छवि फ़ाइल डालने की अनुमति नहीं देता है। लेकिन आप किसी अन्य प्रोग्राम से एक छवि कॉपी कर सकते हैं और इसे अपने सिग्नेचर में पेस्ट कर सकते हैं। आपके द्वारा पेस्ट किया गया कोई भी टेक्स्ट या छवि कर्सर पर डाला जाता है, सिग्नेचर की शुरुआत में नहीं, जैसा कि हमने पिछले चरण में फॉर्मेटिंग के साथ चर्चा की थी।
वैकल्पिक रूप से, आप एक मुफ्त ईमेल जनरेटर ऐप का उपयोग करके एक डिज़ाइन कर सकते हैं और इसे यहां पेस्ट कर सकते हैं।
अपने सिग्नेचर को ईमेल में स्वचालित रूप से शामिल करने के लिए दो विकल्प हैं:
- अपने सिग्नेचर को मेरे द्वारा लिखे गए सभी नए संदेशों पर स्वचालित रूप से शामिल करने के लिए, Automatically include my signature on new messages that I compose बॉक्स चेक करें।
- मेरे द्वारा अग्रेषित या उत्तर दिए गए संदेशों पर अपने सिग्नेचर को स्वचालित रूप से शामिल करने के लिए, Automatically include my signature on messages I forward or reply to बॉक्स चेक करें।
क्योंकि Outlook Web App में केवल एक सिग्नेचर अनुमत है, सिग्नेचर नए ईमेल और उत्तरों और अग्रेषित संदेशों के लिए समान है। Outlook डेस्कटॉप ऐप आपको उत्तरों और नए ईमेल के लिए अलग-अलग सिग्नेचर रखने की अनुमति देता है।
Save पर क्लिक करें और Compose and reply डायलॉग बॉक्स को बंद करने के लिए ऊपरी-दाएं कोने में X पर क्लिक करें।
यदि आप दोनों Outlook Web App और Outlook डेस्कटॉप ऐप का उपयोग करते हैं, तो एक में बनाया गया सिग्नेचर दूसरे में उपलब्ध नहीं होगा। आपको प्रत्येक ऐप में अलग से एक सिग्नेचर बनाना होगा। वेब ऐप केवल आपको एक सिग्नेचर बनाने की अनुमति देता है। लेकिन आप Outlook डेस्कटॉप ऐप में एक डिफ़ॉल्ट सिग्नेचर और कई वैकल्पिक सिग्नेचर बना सकते हैं।
चरण 6: अपने ईमेल सिग्नेचर को स्वचालित रूप से डालें
यदि आपने अपने सिग्नेचर को सभी नए ईमेल में स्वचालित रूप से डालने के लिए चुना है, तो जब आप New message पर क्लिक करेंगे तो आपको संदेश बॉडी में अपना सिग्नेचर दिखाई देगा।
चरण 7: अपने ईमेल सिग्नेचर को मैन्युअल रूप से डालें
यदि आपने Outlook Web App में अपने सभी ईमेल संदेशों में अपने सिग्नेचर को स्वचालित रूप से जोड़ना नहीं चुना है, तो आप ईमेल के शीर्ष पर मेनू बटन पर क्लिक करके और Insert Signature चुनकर मैन्युअल रूप से जोड़ सकते हैं।
सिग्नेचर ईमेल संदेश में डाला जाता है और कर्सर संदेश बॉडी की शुरुआत में रखा जाता है। बस प्राप्तकर्ता(ओं) और एक विषय पंक्ति जोड़ना न भूलें।
चरण 8: Office 365 में Outlook ईमेल सिग्नेचर बदलें
Office 365 में Outlook Web App में अपना सिग्नेचर बदलने के लिए, बस Settings में Compose and reply स्क्रीन पर वापस जाएं और Email signature बॉक्स में सामग्री बदलें।
आपका संशोधित सिग्नेचर इस बिंदु से सभी नए ईमेल, उत्तरों, और अग्रेषण में डाला जाएगा।
ईमेल सिग्नेचर के साथ पेशेवर रूप से संवाद करें
ईमेल सिग्नेचर आपको व्यक्तिगत रूप से एक अच्छा व्यक्तिगत या पेशेवर प्रभाव बनाने की अनुमति देते हैं, आसानी से और जल्दी। बस सुनिश्चित करें कि आप अपने ईमेल सिग्नेचर के साथ गलत प्रभाव नहीं डालते।
