एक्सचेंज ऑनलाइन के साथ ऑफिस 365 बिजनेस, आपको (एक्सचेंज 2016 और 2019 की तरह) कॉर्पोरेट ईमेल सिग्नेचर सेटअप करने की क्षमता देता है, जो कंपनी के किसी भी उपयोगकर्ता या डिवाइस द्वारा भेजे गए किसी भी ईमेल पर लागू होता है। एक कंपनी-वाइड ईमेल सिग्नेचर सर्वर-साइड पर कॉन्फ़िगर किया जाता है, और इसलिए यह सुनिश्चित करता है कि आपकी कंपनी के सभी आउटगोइंग ईमेल मैसेज में आपके संगठन के लिए समान सिग्नेचर फॉर्मेट और विवरण होंगे, और उन विवरणों को सिग्नेचर में जोड़ने की क्षमता समाप्त हो जाती है जो आप नहीं चाहते थे।
हालांकि संगठन-वाइड ईमेल सिग्नेचर जोड़ने के कई लाभ हैं, दूसरी ओर इसकी कुछ सीमाएं भी हैं, जैसा कि नीचे बताया गया है।*
* नोट: इन सीमाओं को बायपास करने के लिए, आप CodeTwo या Exclaimer से थर्ड-पार्टी ऐप का उपयोग कर सकते हैं।
ऑफिस 365 या एक्सचेंज पर कंपनी-वाइड सिग्नेचर की सीमाएं:
- ईमेल लिखते समय उपयोगकर्ताओं को सिग्नेचर दिखाई नहीं देता।
- सिग्नेचर हमेशा ईमेल वार्तालाप के नीचे जोड़ा जाता है।
- आप सिग्नेचर में सीधे इमेज एम्बेड नहीं कर सकते। यदि आप इमेज का उपयोग करना चाहते हैं, तो आपको उस इमेज के लिए पब्लिक URL का उपयोग करना होगा।
- उपयोगकर्ताओं के पास अलग सिग्नेचर चुनने की क्षमता नहीं होती, यदि वे चाहें।
- HTML-फॉर्मेटेड ईमेल सिग्नेचर उन डिवाइस से भेजे जाने पर सही ढंग से प्रदर्शित नहीं होता जो आउटलुक को ईमेल क्लाइंट के रूप में उपयोग नहीं करते।
इस लेख में आपको एक्सचेंज ट्रांसपोर्ट नियमों (एक्सचेंज 2019 और 2016) का उपयोग करके सर्वर-साइड पर अपनी कंपनी के लिए ईमेल सिग्नेचर बनाने और कस्टमाइज़ करने के चरण-दर-चरण निर्देश मिलेंगे।
एक्सचेंज ऑनलाइन (ऑफिस 365 बिजनेस) में संगठन-वाइड ईमेल सिग्नेचर कैसे बनाएं।
- लॉगिन करें ऑफिस 365 एडमिन पोर्टल पर और Exchange पर क्लिक करें।
- एक्सचेंज एडमिन सेंटर में, बाएं पेन से Mail flow चुनें।
3. rules टैब पर प्लस + साइन पर क्लिक करें और Apply disclaimers चुनें।
- नए नियम पेज पर, नियम का नाम टाइप करें (जैसे "Company Signature")।
- Apply this rule if ड्रॉप-डाउन सूची से, The sender is located… चुनें।
- Inside the organization चुनें और OK पर क्लिक करें।
- Do the following ड्रॉप-डाउन सूची में, Append the disclaimer… चुनें (उसके बाद, आपको दाईं ओर Enter text और Select one विकल्प दिखाई देंगे।)
- Enter text लिंक पर क्लिक करके अपना सिग्नेचर कस्टमाइज़ करें।
- specify disclaimer text बॉक्स में, आप अपने कंपनी विवरण को प्लेन टेक्स्ट या HTML फॉर्मेट में इनपुट कर सकते हैं, और एक्टिव डायरेक्ट्री एट्रिब्यूट्स की पूर्वनिर्धारित सूची से प्रत्येक उपयोगकर्ता के लिए जानकारी स्वचालित रूप से प्राप्त करने के लिए कुछ विशेष एट्रिब्यूट्स का उपयोग कर सकते हैं। (Display Name, Title, Phone Number, Company Name, आदि)।
उदाहरण के लिए, यदि आप नीचे की तरह HTML फॉर्मेट में एक साधारण सिग्नेचर बनाना चाहते हैं…
...निम्न HTML कोड (बिना उद्धरण चिह्नों के) को specify disclaimer text बॉक्स में कॉपी और पेस्ट करें और फिर लाल अक्षरों वाले वाक्यों को अपनी जानकारी के अनुसार संशोधित करें। पूरा होने पर, OK पर क्लिक करें: *
"<p><br /> Best Regards,<br /><br /> <strong>%%DisplayName%%</strong><br />%%title%%<br /><br /><strong>%%Company%%</strong><br />Type your Company's Address here<br /><strong>Phone:</strong> %%PhoneNumber%%<br /><strong>Fax:</strong> 203 202 2011<br /><strong>email:</strong> %%Email%%<br /><br /></p>
<p><img src="Type here the Public URL of your Company Logo" width="150" height="150" /></p>
<p>We are committed to replying to all emails within 24 hours.</p>"
| * नोट्स - अतिरिक्त सहायता:
1. यदि आप HTML नहीं जानते हैं, तो आप अपने सिग्नेचर को HTML में डिजाइन करने के लिए मुफ्त ऑनलाइन "Word to HTML editor" का उपयोग कर सकते हैं। City 6b1. अपना सिग्नेचर कस्टमाइज़ करने के बाद, Select one लिंक पर क्लिक करें, और चुनें कि डिस्क्लेमर डाला न जा सके तो क्या करना है (फॉलबैक एक्शन)।
6b1. उपलब्ध फॉलबैक एक्शन में से एक निर्दिष्ट करें और OK पर क्लिक करें:
* नोट: यदि आप नियम को किसी विशिष्ट समय पर सक्रिय या निष्क्रिय करना चाहते हैं, या सिग्नेचर नियम में अतिरिक्त एक्शन और अपवाद जोड़ना चाहते हैं, तो More Options पर क्लिक करें और अपने परिवर्तन करें।
* नोट्स: |
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