यदि आप कैच-ऑल मेलबॉक्स शब्द से परिचित नहीं हैं, तो यह एक ईमेल पता है जहां आप अपने डोमेन नाम वाले अमान्य ईमेल पतों पर भेजे गए ईमेल प्राप्त कर सकते हैं।
इसे और व्यावहारिक बनाने के लिए, मान लें कि आपका ईमेल पता grey101@example.com है, और किसी कारण से, आपका क्लाइंट gray101@example.com पर एक ईमेल भेजता है। ऐसी गलती के कारण ईमेल प्रेषक को वापस बाउंस हो जाएगा। लेकिन एक कॉन्फ़िगर किया गया कैच-ऑल मेलबॉक्स होने से ऐसे संदेश एक समर्पित इनबॉक्स में डिलीवर हो जाएंगे जिसे आप एक्सेस कर सकते हैं।
आइए देखें कि आप ऑफिस 365 में कैच-ऑल मेलबॉक्स कैसे बना सकते हैं।
ऑफिस 365 और "कैच-ऑल मेलबॉक्स" विकल्प
कई ऑफिस 365 ग्राहकों के बीच, कैच-ऑल मेलबॉक्स एक लोकप्रिय सुविधा है, मुख्य रूप से क्योंकि यह ईमेल पतों पर टाइपो होने पर व्यावसायिक-संबंधी जानकारी के नुकसान को रोकता है। दुख की बात है कि माइक्रोसॉफ्ट द्वारा इसका सीधा समर्थन नहीं किया जाता, संभवतः क्योंकि यह स्पैम ईमेल के लिए खामियां पैदा कर सकता है जो ऑफिस 365 मेल सिस्टम को ओवरलोड कर सकते हैं।
लेकिन इस चेतावनी का एक उपाय है, और हम आपको इसके बारे में बताने का इरादा रखते हैं। हालांकि, आपको ध्यान रखना चाहिए कि कैच-ऑल मेलबॉक्स केवल बाहरी डोमेन से भेजे गए ईमेल के लिए काम करते हैं। उस ने कहा, यहां कैच-ऑल मेलबॉक्स बनाने के चरण-दर-चरण निर्देश दिए गए हैं।
कैच-ऑल मेलबॉक्स का कॉन्फ़िगरेशन
एक्सचेंज ऑनलाइन वातावरण में कैच-ऑल मेलबॉक्स कॉन्फ़िगरेशन को लागू करने के लिए, हम तीन सरल सुविधाओं का प्रस्ताव करते हैं:
- डायनामिक डिस्ट्रीब्यूशन ग्रुप
- एक शेयर्ड मेलबॉक्स
- एक एक्सचेंज ऑनलाइन ट्रांसपोर्ट नियम
अंत में, आपको एक्सचेंज ऑनलाइन के लिए एक नए ट्रांसपोर्ट नियम की आवश्यकता होगी। यह नियम उन शर्तों को लागू करने के लिए जिम्मेदार होगा जिन पर कैच-ऑल मेलबॉक्स संचालित होता है।
चरण 1: डायनामिक डिस्ट्रीब्यूशन ग्रुप बनाना
पहला चरण एक डायनामिक डिस्ट्रीब्यूशन ग्रुप बनाना शामिल है। यह वितरण समूह आपके संगठन के सभी ऑफिस 365 ईमेल पतों को सूचीबद्ध करता है ताकि बाहरी डोमेन से ईमेल प्राप्त किए जा सकें। डायनामिक डिस्ट्रीब्यूशन ग्रुप बनाने के लिए, यहां अनुसरण करने के चरण हैं।
- ऑफिस 365 पोर्टल > शो ऑल > एक्सचेंज पर जाएं। एक्सचेंज पर क्लिक करने से आप एक्सचेंज एडमिनिस्ट्रेशन पैनल पर रीडायरेक्ट हो जाएंगे।
- एक्सचेंज पैनल पर, प्राप्तकर्ता > समूह चुनें।
- एक बार जब आप ऐसा कर लेते हैं, तो न्यू ऑफिस 365 ग्रुप ड्रॉप-डाउन मेनू पर + चिह्न ढूंढें और डायनामिक डिस्ट्रीब्यूशन ग्रुप चुनें।
- फिर प्राप्तकर्ता > समूह > डायनामिक डिस्ट्रीब्यूशन ग्रुप पर जाएं। ऐसा करने से एक नया फ़ील्ड खुलना चाहिए जिसमें आपको कुछ विवरण दर्ज करने की आवश्यकता होगी। अनिवार्य जानकारी डिस्प्ले नाम और उपनाम और सदस्य हैं। आप पहले दो के लिए एक ही नाम का उपयोग कर सकते हैं।
- सदस्य जोड़ने के लिए, सभी प्राप्तकर्ता प्रकार चुनें और सेव पर क्लिक करें।
अब, आपने आधिकारिक तौर पर अपना डायनामिक डिस्ट्रीब्यूशन ग्रुप बना लिया है; अब, आपको एक शेयर्ड मेलबॉक्स सेट अप करने की आवश्यकता है।
चरण 2: शेयर्ड मेलबॉक्स सेट अप करना
सेट अप करने में दूसरा चरण एक शेयर्ड मेलबॉक्स है। क्योंकि एक संगठन में कई प्राप्तकर्ता होते हैं, उन्हें कैच-ऑल मेलबॉक्स के माध्यम से आने वाले ईमेल देखने के लिए एक साझा स्थान की आवश्यकता होती है। इस स्थान को शेयर्ड मेलबॉक्स कहा जाता है। इसे सेट अप करने का तरीका यहां दिया गया है:
- ऑफिस 365 पोर्टल > ग्रुप्स > शेयर्ड मेलबॉक्स > + पर जाकर एक नया शेयर्ड मेलबॉक्स बनाएं।
- फिर ऑफिस 365 पोर्टल > ग्रुप्स > शेयर्ड मेलबॉक्स पर जाएं और एक शेयर्ड मेलबॉक्स जोड़ें। यहां, अपना डोमेन नाम और एडमिन का ईमेल पता जोड़ें और ऐड पर क्लिक करें।
- दिखाई देने वाले टैब में, नेक्स्ट स्टेप्स पर क्लिक करें, और इस मेलबॉक्स में सदस्य जोड़ें चुनें। इस पर क्लिक करें और उन उपयोगकर्ताओं को जोड़ें जो शेयर्ड मेलबॉक्स में होंगे। यहां अपने डायनामिक ग्रुप का उपयोग करें।
- सभी सदस्यों को जोड़ने के बाद, सेव पर क्लिक करें, और बस। आपका मेलबॉक्स पूरी तरह सेट हो गया है। अब, आपके और आपके कैच-ऑल मेलबॉक्स के बीच केवल एक्सचेंज ऑनलाइन ट्रांसपोर्ट नियम बचा है।
चरण 3: एक्सचेंज ऑनलाइन ट्रांसपोर्ट नियम बनाना
अब आपके पास उन लोगों की डायनामिक सूची के साथ आपका शेयर्ड मेलबॉक्स है जिन्हें आप उस पर चाहते हैं; अब निम्नलिखित चरणों का उपयोग करके अपने कैच-ऑल के लिए नियम बनाने का समय है।
- नेविगेशन मेनू पर जाएं और शो ऑल > एक्सचेंज > मेल फ्लो > स्वीकृत डोमेन चुनें।
- यहां ऑफिस 365 पोर्टल > शो ऑल > एक्सचेंज > मेल फ्लो > स्वीकृत डोमेन > इंटरनल रिले चुनें।
- अपने डोमेन के तहत इंटरनल रिले चुनना सुनिश्चित करें। यह एक महत्वपूर्ण चरण है क्योंकि यह वही है जो आपके ट्रांसपोर्ट नियम को काम करता है। इसलिए इस चरण को छोड़ना नहीं है।
- फिर नेविगेशन पैनल पर वापस जाएं, और मेल फ्लो > नियम > + > नया नियम बनाएं पर क्लिक करें और अपने नए नियम का नाम कैच-ऑल रखें। अब, आपको एप्लिकेशन मानदंड बनाने की आवश्यकता है।
- यदि प्रेषक स्थित है पर जाएं, और संगठन के बाहर चुनें।
- फिर अंत में निम्नलिखित करें > संदेश को रीडायरेक्ट करें चुनें और कैचऑल चुनें। इसके साथ, आपने आधिकारिक तौर पर अपना कैच-ऑल मेलबॉक्स बनाने में कामयाबी हासिल कर ली है।
एक्सचेंज ऑनलाइन वातावरण कैसे काम करता है (आधिकारिक बनाम इंटरनल रिले)
जब भी कोई सार्वजनिक डोमेन नाम ऑफिस 365 में पंजीकृत होता है, तो डोमेन को स्वीकृत डोमेन माना जाता है। एक्सचेंज ऑनलाइन सर्वर खुद को पंजीकृत सार्वजनिक डोमेन नाम पर एकमात्र प्राधिकारी मानता है।
इसलिए, यदि आप पंजीकृत सार्वजनिक डोमेन से ईमेल भेजने का प्रयास करते हैं, तो एक्सचेंज ऑनलाइन सर्वर ग्लोबल एड्रेस लिस्ट (GAL) के माध्यम से प्राप्तकर्ता के पते की तलाश करेगा। यदि पता मौजूद है, तो संदेश अपने गंतव्य तक पहुंचा दिया जाएगा। हालांकि, यदि यह पता लगाता है कि पता GAL पर मौजूद नहीं है, तो प्रेषक को एक संदेश मिलेगा जिसमें बताया जाएगा कि प्राप्तकर्ता मौजूद नहीं है।
इस समस्या को हल करने के लिए, आपको पंजीकृत डोमेन नाम को डिफ़ॉल्ट आधिकारिक से इंटरनल रिले में बदलना होगा। इस मामले में, यदि आपका प्रेषक किसी गैर-मौजूद प्राप्तकर्ता को ईमेल भेजता है, तो एक्सचेंज ऑनलाइन जानता है कि संदेश को 'अन्य मेल इन्फ्रास्ट्रक्चर' पर अग्रेषित करना है बजाय प्रेषक को त्रुटि संदेश भेजने के। यदि आपने अपने संगठन के लिए एक से अधिक सार्वजनिक डोमेन नाम पंजीकृत किए हैं, तो आपको प्रत्येक डोमेन सेटिंग को आधिकारिक से इंटरनल रिले में अलग-अलग बदलना होगा।
जैसा कि हमने पहले उल्लेख किया है, एक्सचेंज ऑनलाइन डिफ़ॉल्ट रूप से कैच-ऑल मेलबॉक्स सुविधा का समर्थन नहीं करता है। इसका मतलब है कि आपको हमारे द्वारा वर्णित विधि का उपयोग करना होगा। अन्य विधियां भी हैं, जैसे कोड। लेकिन, हर कोई अपनी प्रोग्रामिंग भाषाओं को नहीं जानता, इसलिए हमें लगता है कि सीधे सामान पर टिके रहना आपके लिए आसान है।
क्या कैच-ऑल मेलबॉक्स का उपयोग करने का कोई नकारात्मक पहलू है?
ऑफिस 365 पर कैच-ऑल मेलबॉक्स का उपयोग करने में एक या दो जोखिम हो सकते हैं। इन जोखिमों में सबसे स्पष्ट यह है कि यह मेलबॉक्स ईमेल सिस्टम और उससे जुड़े खातों पर संभावित फ़िशिंग हमलों की अनुमति दे सकता है।
उदाहरण के लिए, बाहरी स्रोत किसी संगठन के भीतर ज्ञात खाता नामों को लक्षित कर सकते हैं और दुर्भावनापूर्ण इरादे वाले ईमेल को उन इनबॉक्स में निर्देशित कर सकते हैं। चूंकि ईमेल स्वचालित रूप से उन खातों में निर्देशित होंगे बजाय त्यागे जाने के, यह एक महत्वपूर्ण सुरक्षा जोखिम पैदा करेगा, जिसके परिणामस्वरूप खाता स्वामी की जानकारी के बिना संवेदनशील जानकारी संगठन के बाहर भेजी जा सकती है।
अब अपने ईमेल मिस न करें
हम आपके संगठन के लिए कैच-ऑल मेलबॉक्स कॉन्फ़िगर करने के महत्व पर पर्याप्त जोर नहीं दे सकते। ये मेलबॉक्स गलत वर्तनी या गलत टाइप किए गए ईमेल पतों की जीवन नौकाएं हैं। उनके सौजन्य से, आप अपने डोमेन के साथ पंजीकृत ईमेल पतों पर की गई मामूली त्रुटियों के कारण महत्वपूर्ण ईमेल गायब होने को अलविदा कह सकते हैं।
हर जीवन नौका की तरह जो एक छेद से डूब सकती है जो बहुत अधिक पानी अंदर आने देती है, कैच-ऑल मेलबॉक्स भी कई स्पैम संदेशों के कारण खराब हो सकते हैं जो वे अंदर आने देते हैं। इसलिए, अपने विकल्पों पर विचार करें और अपने संगठन के लिए कैच-ऑल मेलबॉक्स स्थापित करने का निर्णय लेने से पहले खुद को तैयार करें।
