इस ट्यूटोरियल में ऑफिस 365 में शेयर्ड मेलबॉक्स बनाने और सेटअप करने के विस्तृत निर्देश हैं और शेयर्ड मेलबॉक्स पर यूजर्स को एक्सेस कैसे दें। ऑफिस 365 में, शेयर्ड मेलबॉक्स को लाइसेंस की आवश्यकता नहीं होती और इन्हें आउटलुक फॉर डेस्कटॉप या आउटलुक फॉर वेब में एक स्वतंत्र मेलबॉक्स के रूप में नहीं जोड़ा जा सकता।
एक शेयर्ड मेलबॉक्स कंपनी की टीम (जैसे 'Sales' टीम) को एक केंद्रीय ईमेल पता (जैसे "sales@company.com") रखने की अनुमति देता है, जहां टीम के सदस्य कंपनी के अन्य नियोक्ताओं या ग्राहकों से ईमेल प्राप्त कर सकते हैं और उनका उत्तर दे सकते हैं।
वास्तव में, एक शेयर्ड मेलबॉक्स का उपयोग एक ही समूह से संबंधित कई लोग (जैसे 'Sales' ग्रुप) द्वारा किया जा सकता है, पब्लिक ईमेल एलियास (जैसे 'sales@company.com') के माध्यम से प्राप्त ईमेल को मॉनिटर और जवाब देने के लिए। इसका मतलब है कि जब ग्रुप का कोई यूजर शेयर्ड मेलबॉक्स से नया संदेश भेजता है या उसका जवाब देता है, तो वह पब्लिक ईमेल एलियास (जैसे 'sales@company.com') का उपयोग करके अपना संदेश भेजता है, न कि अपने व्यक्तिगत ईमेल पते का।
ऑफिस 365 में शेयर्ड मेलबॉक्स कैसे जोड़ें।
ऑफिस 365 में शेयर्ड मेलबॉक्स बनाने के लिए:
- 1. लॉगिन करें ऑफिस 365 एडमिन सेंटर पर और Groups -> Shared mailboxes पर जाएं।
2. Add a shared mailbox पर क्लिक करें।
- 3. शेयर्ड मेलबॉक्स के लिए एक Name टाइप करें (जैसे 'Sales'), और फिर शेयर्ड मेलबॉक्स का ईमेल पता टाइप करें ('sales@company.com')।
- 4. अब Add members to this mailbox पर क्लिक करें।
- 5. अंत में उन यूजर्स को चुनें जिन्हें आप शेयर्ड मेलबॉक्स में एक्सेस देना चाहते हैं और Save पर क्लिक करें। *
* अतिरिक्त सहायता: शेयर्ड मेलबॉक्स के सदस्यों को यह देखने देने के लिए कि अन्य सदस्यों ने इस मेलबॉक्स की ओर से या इसके रूप में क्या भेजा है, शेयर्ड मेलबॉक्स की Sent Items सेटिंग्स पर Edit पर क्लिक करें और निम्न विकल्पों को ON सेट करें।
- Copy items sent as this mailbox
- Copy items sent on behalf of this mailbox
- 6. बस। आमतौर पर, जब आप उन यूजर(एस) के लिए आउटलुक रिस्टार्ट करते हैं जिनके पास शेयर्ड मेलबॉक्स पर अनुमतियां हैं, तो शेयर्ड मेलबॉक्स आउटलुक के फोल्डर्स पेन पर दिखाई देगा। यदि ऐसा नहीं होता है, तो आगे बढ़ें और शेयर्ड मेलबॉक्स को मैन्युअली जोड़ें, इस ट्यूटोरियल में निर्देशों का पालन करके: आउटलुक डेस्कटॉप और वेब ऐप में शेयर्ड मेलबॉक्स कैसे सेटअप करें।
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